Bilag Aftenskoleregnskaber m. forvaltningens bemærkninger (udsendes)

Transkript

1 Meddelelser a) Brev fra Konkurrencestyrelsen b) Orientering om sager fra Kultur- og Fritidsudvalgets augustmøde c) Aftenskoleregnskaber 2001 Aftenskoleregnskaber m. forvaltningens bemærkninger (udsendes) Margit Karlsen deltog i pkt. 1, c Til efterretning 10% regnskaber I forbindelse med ændring af Folkeoplysningsloven i 2000, skulle aftenskolerne fra 2001 afsætte 10% af deres tilskud til debskabende aktiviteter. vedtog eventuelle yderligere regler for anvendelse af 10% s midlerne, skulle afvente gennemgang af de indsendte regnskaber for I forbindelse med regnskabsaflæggelse for 2001 har aftenskolerne indsendt regnskab for afholdelse af 10% af deres tilskud til debskabende aktiviteter. Der er 7 aftenskoler der har afholdt debskabende aktiviteter og 6 aftenskoler der ikke har. Regnskab for de afholdte aktiviteter fremgår af vedlagte bilag. Margit Karlsen deltager i mødet under dette punkt. Oversigt over afholdte 10% debskabende aktiviteter incl. bilag fra aftenskolerne (udsendes) der ikke fastsættes yderligere regler for de 10% til debskabende

2 aktiviteter, end dem der er fasts i loven. s beslutning Udvalget vedtog følgende: Ikke forbrugte 10% pulje midler overføres så vidt muligt til lønpuljen for aftenskoler, ikke forbrugt 10% pulje beløb på 500 kr. og derover skal tilbagetales af den enkelte forening, og foreningerne skal fremsende evaluering og regnskab for hvert enkelt arrangement. Drøftelse af den folkeoplysende voksenundervisning har tidligere drøftet forslag til retningslinier for tilskud til folkeoplysende voksenundervisning. På baggrund af s første drøftelse er der følgende uafklarede spørgsmål vedrørende retningslinierne. skal tage endelig stilling til, om beregning af tilskud til et kalenderår, skal foregå på baggrund af den seneste afsluttede sæson (1/8 til 31/7) eller det seneste afsluttede regnskab (1/1 til 31/12). Aftenskolerne er blevet hørt, og har ingen bemærkninger til, beregning af tilskud sker på baggrund af seneste afsluttede sæson. Hvis beregningen foregår på baggrund af den seneste afsluttede sæson, foreslår Kulturforvaltningen udbetaling af tilskuddet opdeles i 6 rer, januar, februar, marts og oktober, november, december. Ved aflæggelse af regnskab, skal der således aflægges regnskab for tilskud udbetalt i efteråret af det ene kalenderår og for tilskud udbetalt i foråret af det andet kalenderår. Tidsplanen vil se således ud: DATO 1. oktober 2002 Ansøgning om tilskud for kalenderåret 2003, på baggrund af senest afsluttede sæson (incl. foreløbig regnskab for perioden ) 1. januar 2003 Udbetaling af 1. re af tilskud for april 2003 Aflæggelse af regnskab for (Sidste gang på kalenderår) 1. oktober 2003 Ansøgning om tilskud for kalenderåret oktober 2003 Aflæggelse af regnskab for perioden (Tilskud udbetalt august, september,

3 oktober 2002, og januar, februar, marts 2003) FREMOVER 1. oktober Ansøgning om tilskud for det følgende kalenderår, samt regnskab for foregående år, og indeværende år. skal tage endelig stilling til, om brøken for instrumentalundervisning skal være 5/7, 1/2 eller 1/3. Der er udarbejdet en oversigt med forskellige beregninger, der viser, hvilke konsekvenser der er for den øvrige undervisning ved valg af brøk for instrumentalundervisningen. (Beregningen er foretaget udfra regnskabstallene 2000, og tilskuddet er s til kr. som et fiktivt tal. Det endelige budget for 2003 er endnu ikke fastlagt). Endelig skal tage stilling til, om der skal fastsættes en øvre grænse for holdstørrelse for tilskud til instrumentalundervisning. Kulturforvaltningen vil foreslå grænsen sættes til 5. Margit Karlsen deltager i mødet under dette punkt. Beregning med forskellige brøker til instrumentalundervisning (udsendes) Forslag til retningslinier for tilskud til Folkeoplysende voksenundervisning (udsendes) Kommunalbestyrelsen for så vidt angår retningslinierne. udvalget fortsætter sin ideologiske drøftelse holdstørrelsen for instrumentalundervisning sættes til max 5 personer brøken for instrumentalundervisning fastsættes til 5/7 tilskud til et kalenderår, beregnes på baggrund af den seneste afsluttede sæson ( ) tilskuddet udbetales i 6 rer (januar, februar, marts og oktober, november, december) retningslinierne indstilles til kommunalbestyrelsens godkendelse s beslutning Holdstørrelsen for instrumentalundervisning fastsættes til 5. Brøkstørrelsen ved beregning af tilskud til instrumentalundervisning fastsættes til 5/7. Perioden der lægges til grund for beregning af tilskud er den 1. august 31. juli.

4 Udbetaling af tilskud sker i 6 rer i månederne januar, februar, marts, oktober, november og december. Retningslinierne blev vedtaget med de på mødet faldne bemærkninger. Godkendelse af Ballerup Midt Punkt Ballerup Midt Punkt er en nystiftet fodboldklub med 15 medlemmer. Heraf er 9 bosiddende i Ballerup Kommune. Foreningen har foreløbigt ikke søgt om tilskud eller anvisning af baner og/eller haltid. Ifølge bekendtgørelse nr. 990 af 3. november 2000 skal en folkeoplysende forenings vedtægt indeholde oplysninger om : 1) Foreningens formål 2) Valg til bestyrelsen og antallet af bestyrelsesmedlemmer 3) Regnskabs og formueforhold, herunder valg af revisor 4) Foreningens hjemsted 5) Betingelser for medlemskab 6) Tegningsret for foreningen 7) Procedure for vedtægtsændringer 8) Anvendelse af foreningens eventuelle overskud ved ophør Forvaltningen er af den opftelse, foreningens vedtægter lever op til bekendtgørelsens krav, og har ingen bemærkninger til vedtægterne iøvrigt. Ansøgning fra Ballerup Midt Punkt (udsendes) Vedtægter for Ballerup Midt Punkt (udsendes) Det foreslås, foreningen godkendes, og s beslutning Godkendelse uds indtil foreningen tilretter sine vedtægter efter de på mødet faldne bemærkninger. Godkendelse af DSU Ballerup

5 Foreningen har tidligere fået bevilget et årligt aktivitetstilskud, men har tilsyneladende ligget stille i nogle år. Foreningen dækker områderne Ballerup, Ledøje-Smørum og Værløse kommuner. Foreningen har oplyst have 22 medlemmer, hvoraf 16 er bosiddende i Ballerup Kommune. Kulturforvaltningen er af den opftelse, foreningens vedtægter lever op til bekendtgørelsens krav. I Folkeoplysningslovens 1 står der, Loven skal..sikre tilskud mv. til den fri folkeoplysende virksomhed, der bygger på fællesskab og de enkelte initiivtageres idégrundlag. I 14 står der, formålet med det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde er med udgangspunkt i aktiviteten og i det forpligtende fællesskab styrke folkeoplysningen og dermed medlemmernes evne og lyst til tage ansvar for eget liv og til deltage aktivt og engageret i samfundslivet. Det fremgår endvidere af loven, foreningens formål skal ligge inden for lovens 1, og derudover skal foreningens virksomhed opfylde formålsbestemmelserne i 14. Udvalget skal tage stilling til om DSU Ballerup opfylder lovens krav til godkendelse som folkeoplysende forening. Vedtægter for DSU Ballerup (udsendes) udvalget tager stilling til godkendelsen s beslutning Godkendt med de på mødet faldne bemærkninger Anvisning i Ballerup Idrætspark

6 Ansvaret for anvisning af kommunale lokaler påhviler i henhold til Folkeoplysningsloven. Det praktiske omkring anvisninger i Ballerup Idrætspark foretages af stadionkontoret i samarbejde med brugerrådet for idrætsparken i henhold til de beslutninger, der tages i. Ballerup Kommune har pladsgaranti for så vidt angår institutionspladser. I Skovlundeområdet skal der pr. 1. august 2002 anvises plads til ca. 80 børn mere. Disse fordeles mellem Fridrætten, der har til huse i BAK og Puls 96 lokaler, med 40 børn og Ellekilde med 40 børn. Placeringen af yderligere 40 børn på Fridrætten forudsætter, der frigives yderligere nogle lokaler i klubhuset dels til aktivitetsrum og dels til personalerum, som personalet har krav på. Løsningen på anvisningsproblemet er kædet sammen med løsningen af SIF Fodbolds behov for øgede klublokaler og letikklubbernes gamle ønske om blive placeret direkte ved letikstadion. Der er således fra de involverede foreninger opbakning til følgende forslag: 1) Ballerup Atletik Klub og Puls 96 flyttes til nyt klubhus, der etableres på letikstadion. Lokalfordeling sker som hidtil 2) SIF Fodbold anvises lokalerne som hidtil har huset BAK og Puls 96 til anvendelse i aftentimerne efter kl samt i weekends 3) SIF Fodbold endvidere anvises det lokale, som hidtil har været anvendt som mandskabsrum for Ballerup Idrætsparks personale, som nu flyttes 4) Fridrætten anvender som hidtil de lokaler, som har huset BAK og Puls 96 og derudover de 2 lokaler, der frigøres ved flytningen af letikklubberne samt kiosken, der ligeledes frigøres. Fridrætten kan efter aftale med SIF Fodbold også anvende lokalerne udenfor de aftalte tidspunkter, altså på hverdag efter kl og i weekends. Der har været afhold møder med de involverede parter og, som ovenfor nævnt, er de indforståede med ændringerne, som foreslået. Skitse med overblik over den nuværende og den kommende lokalefordeling. sagen drøftes

7 s beslutning Punktet blev behandlet som nr. 1 på dagsordenen. Forslaget blev taget til efterretning og vedtaget Møde med foreningerne Formand og næstformand for har i januar 2002 indgået aftale om, der i november 2002 skal afholdes et møde med forningslivet om værdigrundlaget i foreningerne. Der skal fastsættes en do for arrangementet, samt besluttes hvem der skal indbydes til deltage. Endelig skal udvalget drøfte indholdet for arrangementet. På udvalgets juni-møde vedtog man, udvalgets forslag til beretning for foreninger skal drøftes med foreningerne på en temadag i efteråret. Udvalget bør overveje lade denne drøftelse være ét af emnerne på samme møde. sagen drøftes Folkeoplysningsudvaglets beslutning Beretnings-arbejdsgruppen fastsætter snarest do for og form på møde(r) med foreningerne i november. Gruppen fremlægger forslag til dagsorden på næste møde i. Forhøjelse af nøglelokaleafgift

8 Foreninger med anvist nøglelokale d.v.s. lokale hvortil kun den pågældende forening har adgang, betaler årligt 800 kr. i nøglelokaleafgift. Enkelte foreninger deler et lokale i fællesskab mod neds betaling. Kultur- og fritidsudvalget har besluttet indstille til Kommunalbestyrelsen, nøglelokaleafgiften fra 2003 forhøjes til kr. pr. forening, hvilket svarer nogenlunde til det beløb afgiften ville udgøre, hvis den løbende var blevet reguleret med 3%/år, som kommunens øvrige takster. Det indstilles samtidig, stigningen fremover fastsættes til 3%.. Baggrund er, beløbet p.t. er uændret siden indførelsen i 1991, og ikke længere har den ønskede effekt, nemlig foreninger afmelder lokaler ved manglende brug/beholv. I henhold til Folkeoplysningslovens er beslutningskompetencen vedr. opkrævning af gebyrer og herunder fastsættelse af gebyrets størrelse henlagt til Kommunalbestyrelsen. har imidlertid en lovbestemt udtaleret i sagen. Kommunalbestyrelsen udvalget afgiver udtalelse i sagen beslutning Udvalget tilslutter sig forhøjelsen, men ønsker neds betaling ved flere brugere i samme lokale. Samtid finder udvalget, man bør overveje andre muligheder for kontrol af benyttelse af lokaler. Anvisning lokale på Tapeten Udvalget skal tage stilling til fremtidig anvisning af foreningslokale på Tapeten. Lokalet er beliggende på 1. sal og har hidtil været benyttet af Privradioklubben VOLVO,. Klubben er p.g.a af manglende brug af lokale er blevet bedt om fraflytte pr. 31. august 2002 Kultuforvaltningen har ajourført ventelisten for foreninger, der ønsker nøglelokale i

9 kommunen. Af foreningerne på ventelist er lokalet kun aktuelt for EDR Ballerup. Derudover har Managementgruppen forespurgt om mulighed for yderligere 1 lokale på Tapeten. Liste over foreninger, der ønsker et kommunalt lokale anvist (udsendes) udvalget tager stilling til hvem der skal have lokalet anvist s beslutning Lokalet anvises midlertidigt til EDR, uden ret til foretage bygningsændringer. Anvisning af lokale på Skovlunde Gl. Skole I forbindelse med inddragelse af Ellekildegård i Skovlunde til institutionspladser, er foreninger der hidtil har haft til hus på Ellekildegård forsøgt genhuset andre steder. Skovlunde Skakklub har ca. 40 medlemmer, hvoraf de 25 er børn og unge. Kulturforvaltningen har forhandlet med DUI Skovlunde og Skovlunde Skakklub om muligheden for give plads til skakklubben på Skovlunde gl. Skole, som DUI Skovlunde har haft anvist i mange år. Det er lykkedes få plads til begge foreninger, under forudsætning af, et lokale på 1. salen overdrages til skakklubben. Dette lokale er oprindeligt anvist til DSU Ballerup, der dog ikke har benyttet lokalet i et par år, ligesom foreningen ikke har søgt om aktivitetstilskud, siden DSU har dog ikke meddelt forvaltningen, lokalet ikke har været benyttet ligesom foreningen har betalt den opkrævede nøglelokaleafgift. Lokalet har i DSU s fravær været benyttet af DUI til aktiviteter for foreningens medlemmer. DSU Ballerup har imidlertid netop søgt om fornyet godkendelse og forventes ville genoptage sine aktiviteter på Skovlunde Gl. Skole Under henvisning til DSU manglende brug af lokalet gennem de sidste par år, foreslår Kulturforvaltningen, det omtalte lokale overdrages til Skovlunde Skak Klub. Samtidig vil forvaltningen arbejde på finde et alterniv lokale til DSU Ballerup, hvis foreningen har behov herfor.

10 Afslutningsvis skal det oplyses, forvaltningen p.t. ikke har været i kontakt med DSU Ballerup om ovenstående. Man vil forsøge få en udtalelse fra foreningen inden mødet. Kulturforvaltningens not af 12. august 2002 (udsendes) Kulturforvaltningen foreslår sagen drøftes s beslutning DUI Skovlunde og Skakklub anvises huset fordelt som i den foreslåede løsning. DSU frages dermed et lokale på 1. sal. Forslag til Udviklingspulje har tidligere rådet over en Start- og Udviklingspulje på ca kr. årligt. Puljen blev ved et lovindgreb afskaffet pr. 1. april Der er forts et behov for kunne yde økonomisk støtte til projekter og nyskabende initiiver blandt foreningerne i Ballerup Kommune. Såfremt foreningerne vil udforske nye grænser eller iværksætte andre initiiver end hidtil, kræver dette meget energi. Der skal dels være lyst og initiiv blandt lederne, men her ud over skal der som regel findes risikovillig kapital til det nye og dette kan være den afgørende barriere der forhindrer afprøvningen af det nye. Med henblik på understøtte nye folkeoplysende initiiver i Ballerup kommune foreslås oprettes en særlig pulje indenfor folkeoplysningsudvalgets samlede ramme til nedenstående. Puljen skal efter ansøgning uddeles til aktiviteter, der i bred forstand fremmer foreningslivets engagement og fællesfølelse overfor det omgivende samfund. Tilskudsmidlerne skal fungere som gødningen, der får fællesskaber små som store, idrætslige som kulturelle, blandt børn såvel som voksne eller på tværs af alle skel til gro for skabe aktive fællesskaber.

11 Puljen, der foreslås fasts til kr årligt fordeles af folkeoplysningsudvalget efter nærmere retningslinier, der fastsættes af udvalget. Kommunalbestyrelsen sagen drøftes s beslutning Sagen udsættes. Undersøges nærmere Sager på lukket møde Konkretisering af budgetbesparelse på kr. Evaluering af seminar den 26. maj 2002