Væksthus Midtjylland Temamøde om offentlig salg. Lars Kjær Kuhlmann, Partner

Transkript

1 Væksthus Midtjylland Temamøde om offentlig salg Lars Kjær Kuhlmann, Partner

2 Agenda Om KuCon Zohnesenklint ApS Hvad kræves der for at sælge til det offentlige? Spillereglerne Offentlig salg kend din kunde Offentlige udbud hvad og hvordan Tilbuddet skal udarbejdes - >Bid Management Spørgsmål

3 Hvem er jeg? 42 år, Gift med Anne som er Skolelærer, 3 børn, bor i Åbyhøj Cand.oecon. Driftsøkonomi fra Aarhus Universitet 1998 CISCO Certified Sales Expert, Prince2 certificeret, ITIL v2, Shipley Primære arbejdsområder: offentlig udbud, offentlige ordretildelinger, offentlig salg, forretningsudvikling, Bid Management, Contract Management Erhvervserfaring: Chefkonsulent i Finansministeriet/SKI med ansvar for bl.a. IT aftaler og velfærdsteknologi Bid Manager hos Systematic Public, Healthcare & National Intelligence Salgschef og forretningsleder for offentlig salg og projekter hos EnergiMidt Sales Director og KAM Public hos Danske Telecom/Clearwire/SkyLine (ELRO) Salgschef og Business Manager hos Swedia Networks/Eltel Networks Consultant Cap Gemini Ernst & Young Telecom Media & Networks Product Manager hos TDC Erhverv, CPE

4 Om KuCon/Zohnesen & Klint Partnerbaseret organisation bestående af tidligere SKI konsulenter Cand.oecon. Lars Kjær Kuhlmann, Partner, tidligere Kundepartner og Chefkonsulent i SKI Cand.merc.jur. Mikael Klint, Partner, tidligere Kontraktansvarlig og Chefkonsulent i SKI Cand.jur. Marlene Frederiksen, Associeret, tidligere udbudskonsulent og teamleder i SKI Advisory Board: Nicolai Dragsted, Advokat Bird & Bird Michael Karvø, Direktør CEDI Søren Bo Christiansen, Sektionschef ATP, tidligere udbudschef i SKI Michael Sørensen, Adm. Dir. Landis + Gyr

5 Vores kunder Offentlige organisationer: Laver/styrer EU udbud Rådgiver og udfører aftræk på rammeaftaler fx SKI-aftaler Hjælper og sparrer om udbuds/indkøbsstrategi Contract Management Matchmaker med leverandører til givne behov Kursusafholdelse / rådgivning Private leverandører: Bid Management og tilbudsskrivning på offentlige udbud og komplekse private tilbud salgsstrategi/go-to-market strategi Generel forretningsudvikling Understøtter opsalg på rammeaftaler fx SKI aftaler Matchmaker med offentlige kunder Kursusafholdelse / Rådgivning fx rådgiver for DI Handels medlemmer

6 Offentlige referencer 2014 KuCon Zohnesenklint har alene her i 2014 tildelt offentlige kontrakter for estimeret 500 mio. kr. via tildelinger/mini-udbud på rammeaftaler eller EU-udbud. Nedenfor er et udpluk af de organisationer vi har arbejdet for i 2014: Vallensbæk Kommune Hjørring Kommune Vesthimmerland Kommune Lejre Kommune Esbjerg Kommune Faxe Kommune Greve Kommune FåborgMidtFyn Kommune Nordfyn Kommune Odder Kommune Viborg Kommune Tønder Kommune Vejen Kommune Fredericia Kommune Aalborg Kommune Rebild Kommune Forsvarets Efterretningstjeneste Eksportkreditfonden Danmarks Radio Social og integrationsministeriet SKI Statens og Kommunernes Indkøbsservice Fødevarestyrelsen Københavns Universitet Beskæftigelsesministeriet Socialstyrelsen Det nationale forskningscenter for arbejdsmiljø

7 Private referencer Af konkurrencehensyn offentliggør vi aldrig vores private referencer, men vi har bl.a. hjulpet med at lave salgsstrategi og/eller lave tilbud/besvare udbud for virksomheder indenfor følgende brancher: Software og cloud (ERP system leverandører, ESDH leverandører, LMS etc.) Telecom og it-hardware (LAN/WAN/Security integratorer) Medico og Healthcare Velfærdsteknologi Konsulentydelser (it-konsulenter, management konsulenter etc.) Vikarydelser Energiselskaber Rengøring Facility Management Møbelindustrien (levering af møbler til offentlige institutioner)

8 Hvad er det offentlige marked? 98 kommuner Kommunale indkøbsfælleskaber Centrale indkøbscentraler SKI Statens Indkøb Regionerne, herunder hospitaler Staten Ministerier, Styrelser, Direktorater Forsvaret, Politi, Universiteter Halv offentlige selskaber A/S ATP, Københavns Lufthavne, DR Forsyningsvirksomheder DONG, SEAS-NVE, NRGi Selvejende institutioner VIA UC, Metropol ESTIMERET ÅRLIG INDKØBSVOLUMEN PÅ CA 300 MIA. KR.

9 Hvad kræves der for at sælge til det offentlige? Man skal have produktet / ydelsen Have en målrettet strategi vedr. at man ønsker at sælge til det offentlige Strategien skal forankres på topledelsesniveau Have en vis tålmodighed, der er tit lange beslutningsgange Have, eller tilegne sig, et vis modenhedsniveau Kendskab til spillereglerne indenfor offentlig salg, samt dynamikkerne indenfor det offentliges indkøbsmønstre Kan alle så egentlige sælge til det offentlige? Svaret er et rungende JA

10 Udbudsreglerne og tilbudsloven Er spillereglerne indenfor alt offentlig salg og tilbud EU Tærskelværdier varer og tjenesteydelser: Statslige myndigheder: kr. Regioner, kommuner, halvoffentlige virksomheder: kr. Forsyningsvirksomheder: kr. Delydelser/varer (80/20 reglen): EUR Det er kontraktens hovedgenstand der afgør klassificeringen udbudsretligt Den generelle annonceringspligt : kr. (tilbudsloven)

11 Udbuds- og annonceringsregler Reglerne gælder alle offentlige og halvoffentlige virksomheder Omfattende regelsæt, som skal sikre konkurrence i offentligt indkøb Der er EU-udbudspligt: Hvis kontrakten er over tærskelværdien Uden kontrakt: Varer typisk 1 års volumen Uden kontrakt: Tjenesteydelser typisk 4 års volumen Der er Annonceringspligt: hvis værdien af en kontrakt er større end kr. MANTRA: Ligebehandling, gennemsigtighed, proportionalitet, ikke-diskriminering, saglighed 11

12 Hvornår skal en opgave i udbud? For at afgøre om et indkøb eller en opgave skal i EUudbud, må ordregiveren se på, om den forventede værdi af kontrakten typisk inden for en fireårig periode (eksklusive moms) overstiger tærskelværdien. Det er derfor af stor betydning, at kontraktværdien beregnes korrekt.

13 Tærskelværdi beregning Ved vurderingen af om en kontrakt ligger over eller under tærskelværdien, må du som myndighed og udbyder se på den forventede værdi af kontrakten eksklusiv moms. Du skal anvende dit bedste skøn, og alle optioner og muligheder for forlængelse skal regnes med. Som udgangspunkt må du beregne kontraktværdien for hele kontraktens løbetid. Er der ikke et tilstrækkeligt grundlag for at foretage et fornuftigt skøn, kan der være behov for at undersøge markedet nærmere, hvor andre indkøberes erfaring kan indgå i vurderingen. Du skal som ordregiver kunne dokumentere, at du har udvist et fornuftigt skøn.

14 Eksempel på Tærskelværdi beregning En kommune ønsker at indgå en kontrakt om levering af IT udstyr ved to leveringer over tre år. kommunen skal ved hver levering betale kr., hvilket betyder, at den samlede kontraktværdi udgør 1,2 mio. kr. Dermed overstiger opgaven ikke tærskelværdien, og opgaven skal altså ikke i EU-udbud. Indeholder kontrakten tillige en option på køb af mere IT udstyr skal den maksimale værdi af denne option regnes med. Udgør denne fx kr., bliver den samlede kontraktværdi 1,5 mio. kr. Med en sådan option vil den samlede opgave overstige tærskelværdien, og dermed skal opgaven i EU-udbud. Det gælder, uanset om kommunen til sin tid vælger at benytte sig af optionen eller ej. 14

15 Vi tager den lige igen Køb over EU Udbud Køb under national annoncering (hvis en kommune/region) Køb under direkte køb hos leverandører på saglige kriterier 2014/12/2 Dato

16 Faserne i et begrænset udbud (UBD s art. 38, 3) Udbuds bekendtgørelse Prækvalifikationsfasen Ventefasen Udbudsfasen Kontraktfasen Udbudsgivers web 37 dage Fra få dage Udbud.dk til flere TED måneder Netværk Kunderelation Betalingsovervågning Op 40 til dage 52 dage Fra få dage til flere måneder efter stand-still

17 Forskellige typer af udbud Offentlige udbud Udbudsmaterialet Begrænset udbud PQ Udbudsmaterialet Rammekontrakter (EU udbudt) Direkte tildeling miniudbud (Kravspecifikation) Tildeling Konkurrencepræget dialog PQ Dialog Udbudsmaterialet Udbud efter forhandling Udbud Forhandling Projektkonkurrencer PQ Projekt/forhandling Udbudsmateriale

18 Hvornår bruges hvad? Udgangspunktet er at man skal bruge offentlig/begrænset udbud eller aftræk på en rammeaftale Udbud efter forhandling hvis: kan kun bruges i begrænset omfang, for eksempel, hvis man i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud kun har opnået såkaldte uantagelige tilbud, eller hvis man som udbyder ikke har modtaget nogle bud overhovedet Konkurrencepræget dialog hvis: Der er tale om en særlig kompleks kontrakt, hvor udbyder ikke er i stand til at præcisere de tekniske, retlige eller finansielle forhold i forbindelse med projektet. Udbyder er i en situation, hvor den mener, at det ikke vil være muligt at indgå en kontrakt via et offentligt eller begrænset udbud Projektkonkurrence udbyder har som udgangspunkt ikke pligt til at indgå kontrakt, og udbyder derudover har ret til at forhandle med konkurrencedeltagerne. Aftræk på rammeaftale Hurtigere end traditionelle EU udbud, lavere transaktionsomkostninger og kendte kontraktparadigmer

19 National annoncering (500K -> M1,5K) Reglerne om annonceringspligt skal skabe gennemsigtighed om offentlige indkøb uden samtidigt at indføre administrativt tunge procedurekrav. Ordregiver er frit stillet til at tilrettelægge og gennemføre proceduren, som ordregiver finder det hensigtsmæssigt. Ordregiver skal dog sørge for, at tilbudsgivere bliver udvalgt på grundlag af objektive, saglige og ikke-diskriminerende kriterier. Ordregiver skal også sørge for, at tilbudsgiverne ikke bliver forskelsbehandlede. Selvom udbudsdirektivets regler ikke gælder, er der ikke noget til hinder for, at ordregiver følger procedurerne i direktivet helt eller delvist. Uanset hvordan proceduren tilrettelægges, skal ordregiveren sørge for, at der er gennemsigtighed, og at alle interesserede virksomheder behandles fair og lige og har adgang til de samme oplysninger om tildelingsprocessen. Det giver virksomhederne de samme vilkår, når de udarbejder deres tilbud.

20 Krav til annonceringen Annoncen skal som minimum indeholde: En beskrivelse af opgaven Kontaktoplysningen Fristen for, hvornår tilbud eller anmodninger om deltagelse senest skal være modtaget Adressen, hvortil tilbud eller anmodninger om deltagelse skal sendes Kriterier for tildeling af kontrakten Annonceres på udbud.dk og/eller egen web

21 Under Gennemsigtighedsprincippet om offentlige indkøb gælder stadig Ordregiver skal dog sørge for, at tilbudsgivere bliver udvalgt på grundlag af objektive, saglige og ikke-diskriminerende kriterier. Ordregiver skal også sørge for, at tilbudsgiverne ikke bliver forskelsbehandlede. Selvom udbudsdirektivets regler ikke gælder, er der ikke noget til hinder for, at ordregiver følger procedurerne i direktivet helt eller delvist. Uanset hvordan proceduren tilrettelægges, skal ordregiveren sørge for, at der er gennemsigtighed, og at alle interesserede virksomheder behandles fair og lige og har adgang til de samme oplysninger om tildelingsprocessen. I praksis? Det er her at der skal SÆLGES Dato

22 Offentlig salg kend din kunde eksempel: X-købing Kommune Gennemsnits kommune indbyggere 10% arbejder i kommunen, 10% af disse på rådhuset Indkøbsbudget på ca. 750 mio. kr. Ca elektroniske fakturaer pr. år Ca unikke leverandører De 20% største udgør ca. 80% af indkøbsvolumen Ca. 180 udbudspligtige områder = 45 udbudspligtige områder pr. år Gennemsnitlig 2,5 udbudskonsulenter, dvs. hver konsulent skal stå for ca. 18 udbud pr. år. Er EU-udbud koster som en tommelfingerregel et sted imellem kr. at afholde = mio. kr./året (ved. gennemsnit på 375K) I virkelighedens verden ser vi vel en omkring 5 offentlige udbud pr. år pr. kommune 1000$ spørgsmålet er så: hvad med resten?

23 Den offentlige indkøbers udfordring Off. kunder EU regler Indkøbsmetode Ressourceforbrug Staten Kommuner Regioner Halvoffentlige Indkøb under tærskelværdi Indkøb under/over tærskelværdig Aftræk på EUudbudt rammeaftale Indkøb over Tærskelværdi EU-Udbud Minimalt tids- og ressourceforbrug. Uscreenede leverandører Mindre tids- og ressourceforbrug. Kvalificerede leverandører. Stort tids- og ressourceforbrug. Kræver store udbudskompetencer hos kunden

24 Hvordan angriber jeg min black-box?

25 Utallige indgange Centraladministrationen / rådhuset Økonomi Indkøb IT HR/Stabe Teknisk afdeling Natur og miljø Veje og ejendomme Etc. Kultur og erhverv Ældreplejen Skole Dagtilbud Beskæftigelse Social Familie

26 Angrebsflanker EU-udbud > 1,5 mio Tilegnelse af viden Direkte salg < 500K Kontraktudløb, kontraktforlæn gelse etc. Direkte salg/opsalg Det påhviler ALTID den offentlige part at reglerne er overholdt

27 Offentlige udbud Først lidt film mbjbvq0g 2014/12/2 Dato

28 Vær opmærksom på at udbuddet kommer Sørg for hvis muligt at have kontakt med kunden inden udbuddet byg relation Benyt muligheden for teknisk afklaring eller dialog du bliver IKKE inhabil Spørg kunden hvornår han påtænker at gå i udbud Læs de officielle referater, budgetter osv. Her står en guldgrube af informationer Overvåg selv på udbudsgivers hjemmeside, udbud.dk, TED databasen osv. sæt dig ind i hvilke søgeord eller CPV koder (Common Procurement Vocabulary) der er relevante for dig

29 Lær at læse bekendtgørelser Del I: Ordregivende myndighed Del II: Kontraktens genstand Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger III.1)Kontraktbetingelser III.2.1)De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister III.2.2)Økonomisk og finansiel kapacitet III.2.3)Teknisk kapacitet Del IV: Procedure Offentlig/begrænset, tildelingskriterier Del VI: Supplerende oplysninger

30 Del III - Egnethedskriterier De kriterier man skal kunne dokumentere opfyldt for at være egnet til at byde III.2.1) De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister Tro-og love erklæring, serviceattest, forsikringspolicer III.2.2) Økonomisk og finansiel kapacitet Økonomisk kapacitet: Fx relevant omsætning, nøgletal (husk proportionalitetsprincippet) Typisk de sidste 3 årsregnskaber III.2.3)Teknisk kapacitet Referencer indenfor området, referencer generelt, ofte spørges efter kundekontakt, ordrestørrelse, levereingsformer -> typisk indenfor de sidste 3 år

31 IV - Procedurer Tildelingskriterier - De kriterier man konkurrerer på Overordnet set 2 modeller: Laveste pris En række minimumskrav der skal overholdes Konkurrenceudsættelse udelukkende på pris Økonomisk mest fordelagtige tilbud: Pris» Underkriterier Kvalitet Levering & Service Miljø Exit Etc. Dato

32 TED europæiske udbud Hands on på udbudsbekendtgørelser ID=5B4B0E71F65C58C55C8F2CFCDE0DD1C4.backendA1 Udbud.dk nationale udbud og tilbud Kommunale hjemmesider Dato

33 Andre steder at finde relevante opgaver /12/2 Dato

34 Vælg den rette tilbudskonstellation Udbudsdirektivets art. 47 stk. 2: en ansøger kan basere sig på en anden enheds formåen uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem aktøren selv og disse enheder. Aktøren skal i så fald godtgøre over for ordregiver, at han råder over de nødvendige ressourcer -> støtteerklæringer Tilbudsmuligheder Byde alene 100% styr på processen og ressourcer Byde i konsortium Musketereden én for alle alle for én Solidarisk hæftelse Byde med underleverandører (eller som underleverandør) Kan udskiftes i processen Back to back problematikken

35 Planlæg din tilbudsproces Lav en tidsplan inklusive forventet ressourcetræk og evt. decision gates Sørg for at få nok ressourcer, og de rette ressourcer Sørg for at få afklaret roller/ansvar Aflæs kundens officielle tildelingskriterier og endnu bedre de uofficielle tildelingskriterier (Hot Buttons/Pains) Ghosting af konkurrenterne (hvis man kender dem) Sørg for at få forankring i topledelsen En EU udbudsbesvarelse vil være temmelig ressourcetungt for virksomheden, der skal tages mange strategiske beslutninger Hav god tid -> gå i gang i god tid Gennemtrævl hele materialet, strukturer det, uddeleger arbejdspakker etc > Udpeg en Bid Manager eller hyr en professionel Bid Manager

36 Dokument Udfyldes Indhold LEAD Reviewer Kommentar Udbudsbetingelser BM Vægtningsbilag BM Rammeaftalen BO bilag A : Liste over Kunder bilag B : Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling og Miniudbud. BO bilag B1: Miniudbudsbetingelser Mængdekøb BO bilag B2: Miniudbudsbetingelser Komponentkøb med løsningsbeskrivelse BO bilag B3: Miniudbudsbetingelser Løsningskøb med resultatansvar BO bilag B4: Miniudbudsbetingelser Kompetencekøb BO bilag B5: Miniudbudsbetingelser Kombinationskøb BO bilag C0: Leveringsaftale Direkte tildeling bilag C0.1 : Leverancen bilag C1: Leveringsaftale Mængdekøb bilag C1.1 : Leverancen bilag C1.2 : Leverandørens tilbud bilag C1.3 : Tro- og loveerklæring bilag C1.4 : Dokumentation for afløftning af udbudspligt bilag C2: Leveringsaftale Komponentkøb med løsningsbeskrivelse bilag C2.1 : Kundens opgavebeskrivelse bilag C2.2 : Leverandørens tilbud bilag C2.3 : Tro- og loveerklæring bilag C2.4 : Dokumentation for afløftning af udbudspligt bilag C3: Leveringsaftale Løsningskøb med resultatansvar bilag C3.1 : Kundens opgavebeskrivelse bilag C3.2 : Leverandørens tilbud bilag C3.3 : Prøver bilag C3.4 : Tro- og loveerklæring Udbudsbetingelser v 1-0 Side 4 af 21 bilag C3.5 : Dokumentation for afløftning af udbudspligt bilag C4: Leveringsaftale Kompetencekøb bilag C4.1 : Kundens opgavebeskrivelse bilag C4.2 : Leverandørens tilbud bilag C4.3 : Tro- og loveerklæring bilag C4.4 : Dokumentation for afløftning af udbudspligt bilag C5: Leveringsaftale Kombinationskøb bilag C5.1 : Kundens opgavebeskrivelse bilag C5.2 : Leverandørens tilbud bilag C5.3 : Prøver bilag C5.4 : Tro- og loveerklæringbilag C5.5 : Dokumentation for afløftning af udbudspligt bilag D : Rapportering til SKI bilag F : Substitution, addition og prisregulering BO bilag G : SKI s E-katalog og E-handel bilag H : CSR bilag I : Konsortier bilag J : 2014/12/2 Adgang til SKI.dk Dato Tro-og loveerklæring JA BO

37 Dokument Udfyldes Indhold LEAD Reviewer Kommentar bilag E : Kravspecifikation Ark Bilag E Tilbudsliste - Kommunikaktion_Producent_Tilbudsgiver Producent X Producent Y Producent Z Ark - Producent og leverandøroplysninger Ja - Unified communikation Ja - Audio visuelt udstyr Ja - Smartphones Ja - Gateways Ja - PBX Ja - OAS Ja - DECT og IP-terminaler Ja - Mgt. Produkter og komm. Udstyr Ja Bilag E Tilbudsliste - Sikkerhed_Producent_Tilbudsgiver Producent X Producent Y Producent Z Ark - Producent og leverandøroplysninger Ja - Firewalls Ja - VPN Ja - BVS Ja - CSS Ja - IDPS Ja - security appliances Ja - Mgt. Produkter IT-sikkerhed Ja Bilag E Tilbudsliste - Netvaerk_Producent_Tilbudsgiver Producent X Producent Y Producent Z Ark - Producent og leverandøroplysninger Ja - Switche Ja - Routere Ja - Trådløse komponenter Ja - Datacenter servere Ja - Storage Ja - DCIM tools Ja - Datacenterløsninger Ja Bilag E Tilbudsliste - Tilbehoer_Producent_Tilbudsgiver Producent X Producent Y Producent Z Ark - Producent og leverandøroplysninger Ja - Tilbehør kommunikationsudstyr Ja - Tilbehør IT-sikkerhedsprodukter Ja - Tilbehør netværk og datacenter Ja Bilag E Tilbudsliste - Tilknyttede ydelser_tilbudsgiver BO - Leverandøroplysninger Ja Sæt en pris - Juniortekniker Ja - Tekniker Ja - Ekspert Ja - Infrastruktur arkitekt Ja - Projektleder Ja

38 Dato

39 Husk principperne indenfor offentlig udbud Gennemsigtighedsprincippet Fx ikke indforståede modeller Ligebehandlingsprincippet Alle skal have adgang til samme informationer, alle skal have samme tidsfrister etc. Saglighedsprincippet Kun relevante emner tages op Proportionalitetsprincippet Det skal være rimelighed i det som man spørger om, stiller krav om ift. opgaven, det skal være proportionelt ikke-diskrimineringsprincippet Giver vel sig selv

40 Tjeklisten 1. Have produktet/ydelsen som det offentlige efterspørger 2. Have/udarbejde en målrettet offentlig strategi Tilkøbe eller tilegne sig et vis modenhedsniveau Kende udbudsreglerne/tilbudsloven Kende kunderne, deres ansvarsområder og deres handlemulighede4 4. Skab troværdighed, sørg for at netværke og besøge dine kunder 5. Allier dig med specialister når man besvarer et udbud At besvare et EU-udbud kan være en yderst kompleks og tidskrævende affære Stiller høje krav til ressourcer og spidskompetencer i en begrænset periode Stiller høje krav til review og kvalitetssikring for konditionalitet F. Tålmodighed Der KAN være lange forretningsgange før der skabes omsætning

41 Lad os trække det tilbage igen på startup niveau: Det offentlige efterspørger i hele tiden varer og ydelser Husk, de vil rigtigt gerne snakke med jer Kom på hylden Få solgt et eller andet til den offentlige organisation (under 500K) Direkte til Børnehaven Direkte til Ældreområdet Direkte til personaleafdelingen osv. Har de ikke det konkrete behov, så spørg hvornår de har det Bliv shortlistet, blåstemplet, preferred Vær ikke bange for at bryde udbudsreglerne den offentlige organisation har entydigt ansvaret for at de er overholdt

42 DET ultimative gode råd Man kan ikke få en gris til at flyve.. Men man kan få den til at blive en fandens hurtig gris

43 Skulle du have lyst til at vide mere? Læs mere her: / Lars Kjær Kuhlmann lars@kucon.dk / lkk@zohnesenklint.dk tlf Domicil Åbogade 15, 3. sal, 8200 Århus N.