Alle rettigheder ifølge gældende lov om ophavsret forbeholdes. Det er ikke tilladt at kopiere denne e-bog.

Transkript

1

2

3 Projektlederens værktøj Af Bjarne Kousholt 1. udgave, 1. oplag 2011 Nyt Teknisk Forlag 2011 Forlagsredaktør: Henrik Larsen, Omslag: Henrik Stig Møller Tegninger: Tommy Kinnerup, Henrik Stig Møller og Mette Nielsen Grafisk tilrettelæggelse: Henrik Stig Møller Dtp: Mette Nielsen ISBN: Bestillingsnummer: Alle rettigheder ifølge gældende lov om ophavsret forbeholdes. Det er ikke tilladt at kopiere denne e-bog. Til denne bog har vi oprettet en hjemmeside, som du finder på ovennævnte adresse. På hjemmesiden finder du figurer, tjeklister og skabeloner, som du kan downloade og benytte i dit arbejde eller dine studier. Tjeklisterne og skabelonerne kan du fx løbende udbygge, så de svarer til de behov og krav, som du konkret oplever i dine projekter. Dit login består af den kode, som du finder her på siden, plus din adresse. God fornøjelse Find figurer, tjeklister og skabeloner på Benyt koden: 51CE90 som login. Nyt Teknisk Forlag Vigerslev Allé Valby info@nyttf.dk

4 Forord Projektlederens værktøj er opbygget med en fast, stram disposition for hvert af de 112 værktøjer, som bogen indeholder. Formålet med bogen er, at præsentere de vigtigste hands-on værktøjer, som den udøvende projektleder har brug for. På teoretisk sikker grund og med referencer til de vigtigste internationale standarder og normer for projektledelse er der værktøjsbeskrivelser, tjeklister og direkte anvendelige skabeloner. Med ordet værktøj menes i denne sammenhæng en model af virkeligheden, som anviser en måde at angribe sidstnævnte på, men som ikke mindst indfører et fælles sprog og dermed letter kommunikationen. Som et eksempel kan nævnes risikoanalysen. Uden værktøjet risikoanalysen kan man godt tale om projektets risici, men det bliver ukonkret. Benytter man værktøjet, får man dels en opskrift på, hvordan risikoanalysen udføres, men man får også sat nogle betegnelser på: sandsynlighed og konsekvens samt en grafisk metode til at visualisere projektets risici. Værktøjet gør, at vi kan gå i dybden med problemerne, og forskellige mennesker kan drøfte disse og udveksle erfaringer på et konkret niveau. Bogen indeholder beskrivelse af de mange værktøjer, som projekt- og forandringslederen har brug for. Beskrivelserne af de enkelte værktøjer er korte og skrevet, så læsere med mange forskellige tilgange kan forstå dem. Projektlederens værktøj er ment som en formelsamling til grundlæggende lærebøger i projekt- og forandringsledelse, fx forfatterens egen Projektledelse Teori og praksis og Forandringsledelse og Forandringskommunikation, som der henvises til fra værktøjerne for den bruger, der ønsker at læse mere om det teoretiske fundament for disse. Projektledelse Teori og praksis Forandringsledelse og Forandringskommunikation Bogen er således ikke skrevet til at kunne stå alene, men forudsætter, at man har en vis basis viden, men kan anvendes på studiet også. På bogens webside ligger de digitale udgaver af værktøjerne til direkte brug. Der er tjeklister, som man selv kan bygge videre på og skabeloner, der direkte kan benyttes, når projektledelsens forskellige dokumenter skal skrives.

5 Projektlederens værktøj indeholder 7 kapitler, hvoraf de første 6 er en spejling af kapitlerne i Projektledelse Teori og praksis, mens det syvende og sidste kapitel indeholder værktøjer om forandringsledelse. De syv kapitler er som følger: 1. Projekter og projektledelse 2. Standarder og normer for projektledelse 3. Projektlederen 4. Vidensbanken 4.1 Sammenhæng og koordinering 4.2 Styring af omfang og indhold 4.3 Planlægning og styring af tid 4.4 Planlægning og styring af omkostninger 4.5 Kvalitetsledelse 4.6 Personaleledelse 4.7 Styring af kommunikation 4.8 Risikostyring 4.9 Styring af indkøbsaftaler 5. Videregående projektledelse 6. Projektet i virksomheden 7. Forandringsledelse Ved starten af hvert kapitel er der en oversigt, der illustrerer sammenhængen mellem kapitlets værktøjer. I hvert værktøj henvises der hvis relevant til de tre vigtigste internationaler organisationer for standarder og normer indenfor projektledelse: PMI, Project Management Institute IPMA, International Project Management Association PRINCE2 (OGC), Projects IN Controlled Environments (Office of Government Commerce) Referencerne er givet til disse tre organisationers internationale publikationer på engelsk, idet evt. danske oversættelser og afledte skrifter altid bliver senere opdateret end de internationale. Det er således IPMA s ICB (IPMA Competence Baseline), der henvises til og ikke den danske NCB (National Competence Baseline). Endelig skal det nævnes, at der hvor intet andet er nævnt, tænkes på en traditionel vandfaldsprojektmodel, som vist på figuren nedenfor Projektmodel De fleste af værktøjerne kan dog også benyttes ved iterativ/agil projektgennemførelse. Forlag og forfatter vil gerne sige tak til IBC for uvurderligt review og feedback. Ris og ros til denne første udgave er meget velkomne, og kan mailes til forlaget på hl@nyttf.dk God fornøjelse med bogen! Bjarne Kousholt August 2011 bjarnek@researchfirm.dk og

6 Indhold 1.0 Projekter og projektledelse Projektets elementer Klassificering af projektet Projektets og produktets livscyklus Projektmodeller Projektets organisering i virksomheden Projektets omgivelser og rammer Mikkelsen & Riis projektmodel: 5 x 5 modellen Projekttrekanten Standarder og normer for projektledelse PMI Project Management Institute IPMA International Project Management Association PRINCE Projektlederen Projektlederens opgaver Den rigtige projektleder Projektlederens magtmidler Projektlederens personlige egenskaber Mintzbergs lederroller Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) Belbins team roller Adizes fire roller Blake og Mouton Ledergitteret Hersey og Blanchard Situationsbestemt ledelse Emotionel Intelligens Kulturel forståelse Ledelse på distance Håndtering af politik Håndtering af modgang og stress Projektlederens byrdekurve Vidensbanken Oversigt over området Sammenhæng og koordinering Sammenhæng og koordinering Projektautorisationen (Project Charter) Projektledelsesplanen (Project Management Plan) Vedligehold Oversigt over området Styring af omfang og indhold Styring af omfang og indhold Målhierarki Forventningsafdækning Brainstorming Brainwriting De seks tænkehatte Workshop Scope Statement Business Case Cost/Benefit analyse Sensitivitetsanalyse GAP-Analyse Ændringsstyring Afleveringsforretningen Vedligeholdelsesomkostninger Oversigt over området Planlægning og styring af tid Planlægning og styring af tid Projektnedbrydning (PBS/WBS) Tidsplan Kritisk sti (CPM) Milepælsplanlægning Styring af projektets tid Oversigt over området Planlægning og styring af omkostninger Planlægning og styring af omkostninger Successiv kalkulation Delfi metoden Styring af projektets omkostninger med EVM Oversigt over området Kvalitetsledelse Kvalitetsledelse Kvalitetsparametre PDCA-cirklen Six Sigma Kvalitetsledelsesplanen Fiskebensdiagrammet (Ishikawa diagrammet) FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) Pareto diagrammet Review 284 5

7 4.6.0 Oversigt over området Personaleledelse Personaleledelse Projektets organisation Arbejds- og ansvarsfordeling (RACI) Personaleplanen Projektteamets livscyklus Kick-off møde Projektevaluering Mentoring Coaching Oversigt over området Styring af kommunikation Styring af kommunikation Interessentanalysen Kommunikationsplanen Retorik ANSVA-modellen Mødeledelse Forhandlingsteknik Statusrapportering Kommunikationspyramiden Spørgehjulet Konflikttrappen Ikke Voldelig Kommunikation (IVK) Motiverende Kommunikation Oversigt over området Risikostyring Risikostyring SWOT analyse Risikoanalysen Videregående projektledelse BCG Matrix Projektkontor Scrum Lean Projektet i virksomheden Projektkultur Projektmodenhed CMMI Projektmodenhed OPM Projektmodenhed P3M Beslutningsmodeller Forandringsledelse Forandringspyramiden Herzbergs motivationsfaktorer Bidrag-belønningsmodellen Forandringskurven for den enkelte Det Optimale Stimulationsniveau (OSN) Kotters Forandringsmetode Forandringskoncept: EFQM Business Excellence Forandringskoncept MSP Forandringskoncept Forandringshjulet Eksekvering 485 Stikord Oversigt over området Styring af indkøbsaftaler Styring af indkøbsaftaler Planlægning af Indkøb Leverandørstyring 408 6