Brugervejledning til Pronestor

Transkript

1 Brugervejledning til Pronestor HUSK altid at følge den nyeste version af manualen som kan downloades via Agro Food Parks hjemmeside. Pronestor er det værktøj, du skal bruge for at booke mødelokaler og forplejning i Agro Food Park 13 og 15. Værktøjet er webbaseret, og findes på adressen Når du laver en bestilling sender systemet en bekræftelsesmail til dig. Du får også mails, hvis du retter/sletter bestillinger. Adgang til værktøjet / personlig tilpasning: Besøg hjemmesiden Den første gang, du logger på systemet, skal du klikke på Glemt adgangskode?. Indtast din mailadresse og Send Du modtager herefter en adgangskode på mail, som du nu kan bruge på loginsiden (dit brugernavn er magen til din mailadresse). Adgangskoden kan rettes under fanebladet Mine indstillinger : Bemærk: Man kan fra denne side ligeledes hente en Outlook Add-in installationsfil. Læs mere om brug af Pronestor via Outlook i afsnittet Brug af Pronestor via Outlook. 1

2 Opret en mødebooking Vælg fanen Mødebestillinger og derefter Ny mødebestilling. Angiv mødets navn (i feltet i øverste venstre hjørne.) Hvis mødet ikke skal vises på informationsskærmen i forhallen, skal du trykke på Privat møde Valg af mødeejer: o Mødeejer vælges INDEN valg af lokale o Dit eget navn er sat som standard o Hvis du skal skifte mødeejer skal du gøre det inden du vælger lokale. Du skifter mødeejer øverst til højre: Klik på pil ned Skriv navn på mødeejer (du kan kun vælge personer fra egen virksomhed og som du er forbundet med). Vælg dato og tidspunkt Vælg lokation / mødelokale (Agro Food Park 13 eller 15) o o o o o I venstre hjørne (med blå skrift) står den lokation, du selv sidder i og som dermed er din standard For at ændre lokation, klik på lokationens navn i venstre hjørne Her kan du skifte mellem de respektive lokationer eller vælge at lede efter et lokale i flere lokationer samtidig. (P.t. kan du vælge Agro Food Park 13, 15 eller begge. (Bemærk, at lokationen Axelborg ikke kan vælges.)) Når du har foretaget dit valg, klik Gem I listen med lokaler kan du nu klikke på det ønskede lokale for yderligere lokaleinformation klik på 2

3 Flere muligheder under fanen FILTER: Via den blå fane Filter i venstre side af skærmen findes også følgende ekstra funktioner: - Kapacitet : Her kan du søge på et bestemt antal pladser - Kriterier : Her kan du vælge hvilket udstyr, mødelokalet skal have. Fx projektor eller videolink (videokonference) Ønskes stort sammenlagt lokale - Lokalerne INVENT og PRODUCE i Agro Food Park 15 kan lægges sammen til ét stort lokale, med plads til 43 i hesteskoopstilling og op til 80 personer i biografopstilling (uden borde). - Ønsker du at booke dette sammenlagte lokale, skal du booke lokalet INVENT (ML2) + PRODUCE (ML3) sammenlagt (Du skal altså IKKE booke INVENT eller PRODUCE hver for sig). - Det er obligatorisk at booke assistance fra viceværterne under Kantinevarer. Viceværterne fjerner væggen mellem de to lokaler, stiller stole og borde op som ønsket, og genetablerer de to lokaler efter endt møde. Bemærk at bookingen af viceværtassistance skal bekræftes hos viceværtsteamet, før bestillingen kan betragtes som endeligt godkendt. Viceværtassistance afregnes til kr. 500,- ex. moms pr. påbegyndt time. Viceværterne registrerer selv den anvendte tid, som du vil kunne se på din faktura. Viceværtassistance er tilgængelig fra kl (fredag dog kun til kl ). Assistance udenfor disse tidspunkter skal aftales særskilt. Udstyr valg af ekstraudstyr i mødelokalet Det er muligt at bestille diverse ekstraudstyr til dit møde, fx projektor, højttalere og andet (Se fanen Udstyr og vælg den ønskede ressource). 3

4 Bestilling af forplejning For mødeforplejning, klik på fanen Kantinevarer i topmenuen. Klik på for at få en nærmere beskrivelse af hvert produkt. Bemærk at alle priser der fremgår af Pronestor er ex. moms. Leveringstidspunkt: Under Vælg tidspunkt for levering kan du ændre serveringstidspunkt for hver enkelt vare (se nedenstående billede). Afholder du et heldagsmøde vælger du fx kl til formiddagsbuffet, kl til frokost i gæstekantinen og kl til eftermiddagsbuffet. Bekræft altid ved klik på Bestil : Når du har valgt dine kantinevarer til et givent tidspunkt, bekræfter du dette, ved at trykke på Bestil. Herefter kan du vælge nyt leveringstidspunkt og varer til dette. HUSK - hvis du har flere lokationer til samme møde, at vælge de varer der passer til den aktuelle lokation.. Bestillingsfrist: Deadline for bestilling er den foregående hverdag kl Enkelte varer kan have længere leveringsfrist, f.eks. gæsteplatter og lagkage m.m. Dette er angivet under hvert enkelt produkt. 4

5 OBS! OBS! OBS! Bestilte varer er ALTID til afhentning i kantinen Med mindre du på forhånd har bestilt levering til et lokale eller hvis du har bestilt formiddags-, frokost- og eftermiddagsbuffeter, skal de bestilte varer altid afhentes i den pågældende bygnings kantine. Ønsker du levering, opdækning eller servering i lokalet, skal du altid booke Assistance fra kantinen AFP13 eller Assistance fra kantinen AFP15. Dette gøres under fanen Kantinevarer Assistance koster,-kr. 8,50 ex. moms pr.påbegyndt minut. Kantinen registrerer efterfølgende selv den anvendte tid, som du vil kunne se på din faktura. HUSK - Personalet i kantinen skal godkende din bestilling af assistance før den kan betragtes som bekræftet. Assistance skal bestilles senest to hverdage før og inden kl Bestilling af assistance fra viceværter eller kantinepersonale Assistance bestilles under fanen Kantinevarer Viceværterne kan bestilles til opstilling af borde og stole, sammenlægning af INVENT og PRODUCE samt lign. praktiske opgaver i forbindelse med dit møde. Kantinenepersonalet kan bestilles til levering af forplejning i mødelokale, til at dække op m.m. Bestil 1 stk. af den ønskede assistance. Viceværter og kantinepersonale registrerer selv den realiserede tid, de anvender til opgaven. Afslut altid din bestilling med klik på Bestil. 5

6 Mødebestilling Afslut / Check ud: Bestillingen afsluttes ved at klikke på fanebladet Check ud. Nedenstående billede, eksempel 1 (starten af det) kommer frem scroll ned for at se hele bestillingen Ændringer foretages ved at klikke på blyanten Ved behov for ekstra information til bestillingen se næste side samt eksempel 2 Eksempel 1 Til brugere som IKKE er ansat i Landbrug & Fødevarerkoncernen eller SEGES: Du kan i dette felt enten: taste eget internt projektnummer et andet referencenummer som du ønsker skal fremgå af fakturaen eller blot taste 00. Til SEGES-medarbejdere, som anvender Navision til økonomistyring: Det er af hensyn til fakturering meget vigtigt at du udfylder betalingsinformationerne helt korrekt. Feltet skal derfor altid udfyldes således: o Finanskonto (4 cifre) som mødet skal bogføres på i Navision (4110 for interne møder / 4158 for eksterne) o Afdelingsnummer (3 cifre) o Projektnummer (4 cifre) Angiv tallene som her: XXXX-XXX-XXXX. Det er vigtigt at du bruger bindestreger imellem tallene og ikke mellemrum! 6

7 Har du behov for at give ekstra informationer om ordren til køkkenet eller viceværterne, kan du indtaste dem i de følgende felter (eksempel 2): Eksempel 2 Til egne interne noter, som ikkekan ses af andre end dig selv. Du kan tilføje en note for en vare, ved at klikke på blyanten, fx Én glutenallergiker deltager i mødet. Hvis du har bestilt assistance fra viceværter eller kantinepersonalet skal du angive præcist hvad du ønsker deres hjælp til, fx: Bordopstilling til 5 grupper á 5 personer eller Opdækning og servering i lokalet. Når du er færdig, og har sikret dig, at alt er korrekt, klik på Udfør booking. 7

8 Rettelse / sletning af en booking Rettelser/sletninger kan foretages af den bruger, der har oprettet mødet. (Tilhører du Landbrug & Fødevarer-koncernen, kan rettelser/sletninger også foretages af dem i din afdeling, der er oprettet i systemet som Sekretærer med rettigheder til at ændre på dine vegne.) Start med at finde mødet i Pronestor-oversigtsbilledet: o Klik på fanebladet Mødebestillinger o Find det møde, der skal rettes eller slettes o Du har forskellige filtre til rådighed for at finde mødet: dato, lokation, ejer/kontakt: Slette et møde: Ønsker du at slette mødet, skal du klikke på ikonet papirkurv på mødets linje (under kolonnen Handling ), og efterfølgende bekræfte: Bemærk: Sker sletningen senere end den forgående hverdag kl , bliver den bestilte forplejning alligevel faktureret. Rette et møde: Hvis det blot er tidspunktet / dato, der skal rettes, klik på ikonet med den grønne pil (i kolonnen Handling ). Indtast det nye tidspunkt på omlægningsassistanten. Du kan også lave en review af hele ordren ved at klikke på blyantsikonet (i kolonnen Handling ). Her kan du rette fanerne Lokaler, Kantinevarer og Check ud efter de principper, der er beskrevet ovenover under punktet Oprettelse af en booking. Kopiere et møde: Det er muligt at kopiere et møde på et andet tidspunkt / andre tidspunkter. Det nye møde / de nye møder vil få de samme karakteristika som det oprindelige, blot på et andet tidspunkt / andre tidspunkter. Klik på ikonet med de to grønne pile (i kolonnen Handling ). Følg assistanten. Det nye møde / de nye møder kan selvfølgeligt tilpasses efterfølgende (se punktet Ret møde ovenover). 8

9 Brug af Pronestor via Outlook Der findes et ADD-IN til Outlook, der gør at Pronestor kan anvendes via Outlook. (For Landbrug & Fødevarerkoncernens medarbejdere, gælder dette for de brugere som er omlagt til Office 2016.) Alle andre brugere af Pronestor kan installere et ADD-ON til egen Outlook fra menupunktet Mine indstillinger (Se side 1). Bemærk at Agro Food Park kan ikke være behjælpelig med installation af dette modul eller support til dette modul, men henviser i stedet til Ligesom i Webmodulet, vil du få en bekræftelsesmail, når du laver en bestilling. Du får også mails, hvis du retter/sletter bestillinger. Nedenfor finder du en beskrivelse af hvordan Pronestor fungerer via Outlook. Første gang du bruger Pronestor via Outlook, skal du logge ind i Pronestor: a. Klik på fanen Tilføjelsesprogrammer b. Klik på punktet Pronestor og derefter Log ind c. Læg mærke til at du kan skifte sprog i øverste venstre hjørne af det fremkomne skærmbillede. Du logger ind med din adgangskode til Pronestor og trykker dernæst på Log ind. Hvis du ikke kan huske dit password til Pronestor, kan bestille et nyt, via web-grænsefladen (se side 1). 9

10 Sådan booker du ét mødelokale uden forplejning: a. Opret mødet sådan som du plejer at oprette møder i Outlook, dvs. angivelse af emne og mødetidspunkt vent med at klikke Gem og luk eller Send b. Klik på punktet Bestil lokale under Lokaler og ressourcer c. Vælg ønskede rum (læg mærke til at du kun kan vælge mellem ledige lokaler) d. Angiv valid betalingskode se mere om betalingsinformation i næste afsnit Sådan booker du et mødelokale med udstyr og forplejning. Dette er VIGTIGT for medarbejdere i koncernen Landbrug & Fødevarer! e. Klik på Udfør booking. f. Klik Gem og luk hvis det er en aftale eller Send hvis det er en mødeindkaldelse. Bemærk at du også kan bestille udstyr på samme måde som beskrevet ovenfor. Her skal du blot bruge knappen Bestil udstyr i stedet. 10

11 Sådan booker du et mødelokale med udstyr og forplejning: a. Opret mødet sådan som du plejer at oprette møder i Outlook, dvs. angivelse af emne og mødetidspunkt vent med at klikke Gem og luk eller Send b. Klik på punktet Tilføj bestillinger c. Klik på punktet Tilføj bestillinger d. Du kan nu klikke på de(t) mødelokale(r) du ønsker dig. Som udgangspunkt, ser du kun de lokaler i den lokation, du er oprettet i hvis du ønsker at se flere lokaler, eller ønsker du f.eks kun at se lokaler, der har videofaciliteter, skal du trykke på knappen Filter Her kan du vælge: o Kapacitet : Her kan du finde et lokale med et bestemt antal pladser. o Lokationer : Her kan du skifte mellem de bygninger der vises eller vælge at lede efter et lokale i flere bygninger samtidig: (P.t. kan du vælge Agro Food Park 13, 15 eller begge (bemærk, at lokationen Axelborg ikke kan vælges endnu).) o Kriterier : Her kan du vælge et lokale med bestemt udstyr, fx projektor eller videolink (videokonferenceudstyr) e. Forplejning: - Ønsker du forplejning til mødet, skal du klikke på fanen Kantinevarer. Her kan du lave en bestilling på forplejning til dit møde. Klik på for at få en nærmere beskrivelse af dem. Bemærk at alle priser der fremgår af Pronestor er ex. moms. 11

12 OBS! OBS! OBS! Øverst i vinduet kan du ændre serveringstidspunkt for hver enkelt vare. Er det et heldagsmøde vælger du fx kl til formiddagsbuffet, kl til frokost i gæstekantinen og kl til eftermiddagsbuffet. Når du har valgt dine kantinevarer til et givent tidspunkt, bekræfter du dette, ved at trykke på Bestil. Herefter kan du vælge nyt leveringstidspunkt og varer til dette. HUSK at vælge de varer der passer til den aktuelle lokation, hvis du under fanen Lokaler har valgt flere lokationer. Med mindre andet på forhånd er bestilt i Pronestor er alle varer til afhentning i kantinen i Agro Food Park 13 eller 15. (Buffeter er undtaget, herunder formiddags-, frokost- og eftermiddagsbuffeter) Såfremt du ønsker levering, opdækning eller servering i lokalet, skal du også booke Assistance fra kantinen AFP13 eller Assistance fra kantinen AFP15. Assistance koster kr. 500,- ex. moms pr. time. Kantinen registrerer efterfølgende selv den anvendte tid, som du vil kunne se på din faktura (pris pr. minut er kr. 8,50,- ex moms.) Kantinepersonalet skal godkende din bestilling af assistance før den kan betragtes som bekræftet. Assistance skal bestilles senest to hverdage før og inden kl HUSK at deadline for bestilling er den foregående hverdag kl Der kan være længere frist på enkelte varer, fx gæsteplatter og lagkage m.m. Disse er angivet under hvert enkelt produkt. f. Bestilling af assistance for viceværter eller kantinepersonale: Det er også under fanen Kantinevarer at du bestiller assistance fra viceværter eller kantinepersonalet. Viceværterne kan bookes til at opstille borde og stole, hvis INVENT og PRODUCE skal lægges sammen til ét lokale og lign. praktiske opgaver. kantinens personale kan bestilles til at levere i eget mødelokale, til at dække op m.m. 12

13 Bestil 1 stk. af den assistance du ønsker. Viceværter og kantinepersonale registrerer selv den realiserede tid anvendt til opgaven. Når du er færdig med at vælge assistance, klik på Bestil. g. Check ud: Bestillingen afsluttes ved at klikke på fanebladet Check ud. Brugere som ikke er ansat i Landbrug & Fødevarerkoncernen eller SEGES kan i dette felt enten taste deres eget interne projektnummer, et andet referencenummer som de ønsker skal fremgå af fakturaen eller blot taste 00. Særligt til medarbejdere fra SEGES i Skejby som anvender Navision til økonomistyring: Det er af hensyn til fakturering meget vigtigt at du udfylder betalingsinformationerne helt korrekt. Feltet skal derfor altid udfyldes således: o Finanskonto (4 cifre) som mødet skal bogføres på i Navision (4110 for interne møder / 4158 for eksterne) o Afdelingsnummer (3 cifre) o Projektnummer (4 cifre) Angiv tallene som her: XXXX-XXX-XXXX. Det er vigtigt at du bruger bindestreger imellem tallene og ikke mellemrum! Når du er færdig, klik på Udfør Booking. Sådan flytter man et møde: Et møde kan flyttes præcis på samme måde som du plejer at flytte møder på i Outlook. Det er dog VIGTIGT at bemærke at flytter du mødet til en dag hvor det mødelokale du har valgt, er optaget, vil du få en mail, der fortæller at 13

14 der er foretaget en ændring i din booking. I den mail vil dit mødelokale været streget ud, og du skal derfor knytte et nyt mødelokale til din bookning. Hvordan du gør det, beskrives i afsnittet Funktionen Ret bestillinger, nedenfor. Sådan slettes et møde: Et møde i Pronestor, kan slettes på præcis samme måde, som du normalt sletter møder i Outlook. Bemærk: Sker sletningen senere end den forgående hverdag kl , bliver den bestilte forplejning alligevel faktureret. Ret bestillinger : Med funktionen Ret bestillinger, har du mulighed for at vælge et nyt lokale, ændre forplejning, eller vælge udstyr: a. Dobbeltklik på det møde du vil rette. Du kan rette tidspunkt, lokale og forplejning sådan b. Klik på funktionen Ret bestillinger Du bliver mødt af et skærmbillede, som ligner det skærmbillede, du også får, når du laver en ny bestilling. Her kan du dog se de valg du allerede har foretaget dig: c. Du kan nu bestille lokale, kantinevarer og udstyr på samme møde, som ved oprettelse af nyt møde. Læg mærke til, at hvis du har haft rykket mødet til en anden dato, kan det være at det lokale du valgte, ikke er ledigt mere. Det ville kunne ses ved at det navnet på lokalet er markeret med rødt, og ikke med et grønt flueben, som i skærmbilledet ovenover. d. Vælg Check ud, når du har foretaget ønskede ændringer. Har du fået bestilt for mange kantinevarer, kan disse redigeres, efter du har valgt Check ud blyanten kan bruges for at redigere antal, mens 14

15 skraldespanden kan bruges for at slette den pågældende vare helt e. Vælg Udfør booking, for at gemme dine ændringer. Avancerede funktioner i Outlook: a. Funktionen Mine indstillinger (se side 1), kan også nås via Outlook-grænsefladen. Dette gøres ved at klikke på Tilføjelsesprogrammer Indstillinger Indstillinger. Herfra kan du også starte web-grænsefladen og foretage en synkronisering af dine Pronestormøder (skal KUN gøres, hvis du har flyttet nogle pronestormøder fra din mobil eller via exchange.lf.dk) b. Knappen Deltagere, som ligger ved siden aflokaler og Kantinevarer, kan bruges til at tilføje deltagere til dit møde. De bliver dog ikke inviteret via Outlook, men man vil kunne se på mødet i Pronestor, at de er inviteret. Dette kan bruges til dokumentation eller gæsteregistrering ved mødeankomst. c. Punktet Vis detaljer, som ligger umiddelbart under Udfør booking, kan bruges til at sætte yderligere detaljer på dit møde. Herunder vil du fx finde punktet Infoskærm, hvor du kan vælge at mødet ikke skal vises på skærmen, eller vælge hvilket kontaktnavn der skal stå ved mødet, samt ændre start- og sluttidspunkt, hvis der skal vises et andet start- eller sluttidspunkt, end det du har booket. 15

16 d. Det er muligt at kopiere et møde på et andet tidspunkt / andre tidspunkter. Det nye møde / de nye møder vil få de samme karakteristika som det oprindelige, blot på et andet tidspunkt / andre tidspunkter. Du kopierer et Pronestor-møde i Outlook, på samme møde som du ellers kopierer møder i Outlook (CTRL-C/CTRL-V, eller hold CTRL-tasten neden, mens du trækker valgte møde hen på ønskede placering) e. Dine rettigheder til andres kalendere i Outlook, hænger ikke nødvendigvis sammen med dine rettigheder i Pronestor, men har du rettighed til at booke møder for en given person både i Outlook og Pronestor, vil du kunne dette. 16

17 Support Har du brug for support til Pronestor, kan du altid kontakte: AFP Facility, for funktionelle spørgsmål (fx programmet giver ikke mulighed for at bestille det, jeg ønsker ). o Mail: reception@agrofoodpark.dk o Telefon: Ansatte i Landbrug & Fødevarer-koncernen inkl. SEGES-medarbejdere kan desuden kontakte: o Din afdelingskoordinator eller o SEGES It-ServiceDesk for tekniske spørgsmål (fx det virker ikke! Kan jeg få adgang til at se min kollegas bookinger osv.): Mail: servicedesk@seges.dk Telefon: