Kontrakt mellem DGI Nordsjælland og Halsnæs Kommune

Transkript

1 Hillerød november 2016 Kontrakt mellem DGI Nordsjælland og Halsnæs Kommune Stålmand triatlon event DGI Nordsjælland og Halsnæs Kommune indgår et 3 årigt samarbejde om at udvikle og drifte triatlon eventet Frederiksværk Stålmand, hvori forankringen i Halsnæs Kommune trinvis udfases via økonomi og medarbejderresurser. Efter dette 3 årige samarbejde vil DGI Nordsjælland i 2020 være overordnet driftsoperatør med det lokale forenings- og erhvervsliv som primære aktører. Det er til enhver tid hensigten, at en eller flere lokale foreninger skal kunne overtage drift og risiko, hvis muligt. Med denne kontrakt overdrages ejerskab af og rettigheder til Frederiksværk Stålmand fra Halsnæs Kommune til DGI Nordsjælland. Såfremt DGI Nordsjælland ophæver kontrakten inden udløb føres ejerskabet tilbage til Halsnæs Kommune. Formål: Det overordnede formål er at gøre Halsnæs Kommune til en endnu mere attraktiv kommune at besøge eller bosætte sig i. Stålmand eventet har til hensigt at involvere og aktivere lokalbefolkningen i Halsnæs Kommune, som vil favne de anbefalinger, som er blevet givet i idrætsrapporten for Halsnæs Kommune udarbejdet af Idan i Den lange distance skal appelere til supermotionister samt triatlon-netværket i hele Danmark. Den korte distance skal appellere bredere til borgerne i kommunen samt erhvervslivet. På begge disse voksendistancer udbydes desuden en stafet, hvormed 2 eller 3 personer kan dele triatlonen mellem sig, så flere har mulighed for at deltage. Børnedistancerne skal sammen med skole-samarbejdet appellere til børn og unge, og på den måde kan vi få skabt en endnu bedre historie på skoler samt på institutioner. Ydermere understøtter indsatsen arbejdet med folkeskolereformens krav om bevægelse for skolebørn. Samlet set er målet løbende i kontraktperioden at udbygge deltagergruppen på alle udbudte distancer. Samlet giver dette Halsnæs Kommune mulighed for, at DGI kan facilitere samarbejde omkring træningsforløb med skoler/uddannelsesinstitutioner, forenings- og erhvervsliv. På den måde bliver eventet rodfæstet endnu mere i lokalområdet. DGI Nordsjælland Frederiksværksgade 3400 Hillerød Tlf

2 Dato: Eventet afholdes den første søndag i september måned i 2017, 2018 og Dog betinget af at der ikke er dato-sammenfald med øvrige triatlon events i lokalområdet. DGI Nordsjælland har ansvar for: Projektledelse, herunder Ledelsen af planlægningen af Frederiksværk Stålmand. Indkaldelse af opstartmøde samt løbende planlægnings- og koordineringsmøder;herunder deltagelse i statusmøder en gang om måneden (fysiske eller skype),og mailkorrespondance. Møder fastlægges fra gang til gang og kan imåneden op til eventet have en øgetmødefrekvens. Evaluering af event til Halsnæs Kommune som kan forelægges UVE. Evaluering af eventet med deltagere, foreninger/hjælpere, sponsorer og andre samarbejdspartnere. Fastsættelse af målsætning, distancer samt deltagergebyr fra år til år. Markedsføring DGI har ansvar for markedsføring overfor potentielle deltagere og tilgodeser i dette arbejde såvel DGI som Halsnæs Kommunes designmanual. DGI udarbejder kommunikationsplan som bilag til kontrakten. Denne plan eftersendes senest medio november ved tiltrædelse af kontrakt. DGI har ansvaret for at lave ny hjemmesideløsning og varetage opdatering og drift af denne. Ny hjemmeside og/eller anden mulighed for tilmelding vil være i luften den 14. november Ved markedsføring bruges altid Stålmandslogo. Når relevant bruges DGI logo og Halsnæs Kommune logo. DGI sikrer ydermere markedsføring til sponsorer, foreninger, erhvervsliv og deltagere. Dette gennemføres via: Stålmand i TRI-kalender Facebook: Frederiksværk stålmand, alle os der elsker TRI og relevante DGI FB sider. Hjemmeside: Andre relevante sociale medier Flyers Posters DGI Nordsjælland digitale nyhedsbreve Artikler i lokale aviser Digitalt indhold til banner i gågade og byrumsstandere Side 2

3 Tilladelser og booking Udarbejdelse af indhold til kommunale tilladelser, som Halsnæs Kommune sikrer godkendelse af. Ansøgninger og opnåelse af tilladelser fra politi, Vejdirektoratet, Beredskab og Naturstyrelsen. Sikkerhed Livreddere (herunder båd og boards) Beredskab/samaritter Trafikofficials Ruteafmærkning/Skilte Afspærringsmateriel Lukning af lokalbane Måtte på rampe i havn Afvikling af event Oprettelse af tilmeldingssite Varetagelse af al tilmelding Startnumre/nummerark Tidtagning Resultatformidling Opstilling af event Oprydning Anskaffelse af materiel og personale til afvikling Hegn Toiletter Vagt, hvis dette er nødvendigt i forbindelse med afvikling Cykelstativer Bøjer Flag i målområde Speaker Borde + stole i start- og målområde Telte til start- og målområde Musik/lyd Fotograf Side 3

4 Forplejning Energiprodukter (gel og barer) Frugt Forplejning af deltagere Forplejning til hjælpere Vand til deltagere og hjælpere Hjælpere/foreningsliv Hvervning og kontakt til hjælpere/foreningsliv Koordinering af hjælpere Aflønning af hjælpere Sponsorer Koordinering af sponsorer Diverse Planlægge og opstille målområde for deltagere og publikum Badehætter til voksne deltagere Medajler til voksne Medajler til børn Præmier til deltagere Ophavsret til billeder således, at Halsnæs Kommune frit kan bruge dem Halsnæs Kommune har ansvar for: Kommunikation Halsnæs Kommune forpligter sig til at udsende kommunikation og markedsføring til kommunale ansatte og borgere jævnfør den fælles kommunikationsplan. I forhold til designmanualen, så går Halsnæs Kommune i tidlig dialog med DGI om designudtrykket, og Halsnæs Kommune udarbejder på baggrund af dette en forkortet udgave af deres designmanual. Halsnæs Kommune sikrer generel information omkring event samt varsling af aflukkede kommunale arealer samt ruter og parkeringsforhold. Halsnæs Kommune benytter sig af kommunale kommunikationsveje som: Facebooksider: Oplev Halsnæs og Pressemeddelelser løbende ved behov Avisartikler i lokale aviser Side 4

5 Kommunalt fællesnet til alle kommunale ansatte Forældre intra der gives tilladelse til 1 opslag i august måned Nyhedsbreve til kommunens sommerhusejere Nyhedsbreve til kommunens erhvervsliv Tilladelser og booking DGI indkalder og sætter dagsorden for opstartsmøde med relevante aktører i Halsnæs Kommune i januar måned hvert år. Ved opstartsmøde afklares, hvem der sidder i projektgruppen for Frederiksværk Stålmand det givne år; kontaktpersoner og konkret tilknytning til projektet. Det drøftes på opstartsmøde, hvilke omkringliggende veje, der af sikkerhedsmæssige årsager aflukkes. Halsnæs Kommune godkender, på ansøgning fra DGI tilladelser omkring løberute og cykelrute. Start og målområde: Frederiksværk lystbådehavn er startsted og her, hvor svømmedistancen for voksne deltagere foregår. Målområdet forsøges placeret i Frederiksværk bymidte omkring Torvet/Gjethuset. Det tilstræbes endvidere, at opløb af Ministålmand sker samme sted som stålmand og stålsprint. Tilladelser godkendes efter ansøgning fra DGI senest 2 måneder før afvikling af Halsnæs Kommune. Kommunale arealer beskrevet og ansøgt af DGI, bookes i kommunens interne kalender, således at ingen andre arrangementer kan afholdes på samme sted ved afvikling. Sikkerhed Halsnæs Kommune forsøger at tilrettelægge den kommunale fejning af veje, således at cykelruten er fejret op til løbsafvikling. Så fremt DGI finder det nødvendigt at feje yderligere op til til event afvikling, vil det kræve betaling fra DGI. Diverse Halsnæs Kommune yder tilskud til kommunale ansatte, der deltager ved event (2017 fuldt tilskud), og synlighed omkring dette. Påtænkes der tilbud om overnatning i forbindelse med eventet, udarbejder Halsnæs Kommune dette samt sørger for markedsføring. Side 5

6 Øvrige aftaler Kommunal støtte til event: 2017: kr 2018: kr 2019: I forlængelse af Halsnæs Kommunes økonomiske udfasning af eventet vil DGI gennem kontraktperioden fremskrive sponsorindtægter, deltagerantal og deltagergebyr for også i fremtiden at gøre eventet bæredygtigt. Overskudsdeling: I det følgende beskrives princippet for økonomisk overskudsfordeling Halsnæs Kommune og DGI Nordsjælland imellem. Overskud forstås her som samlede indtægter for hhv. kommunal støtte, deltagerbetalinger og sponsorater til event, der overstiger de samlede omkostninger til afvikling af event inklusiv medarbejderudgifter hos DGI Nordsjælland. Overskud fordeles med en andel til Halsnæs Kommune, der er proportionel med kommunens økonomiske støtte i forhold til den samlede omsætning for det givne års event. Eksempel: I 2017 støtter Halsnæs Kommune eventet med kr. Hvis den samlede omsætning bliver kr. og overskuddet bliver kr., så modtager Halsnæs Kommune i 2017 ¼ af overskuddet = kr., da kommunen har bidraget med ¼ af omsætningen. Genforhandling af kontrakt Såfremt deltagerantallet i år 1 (2017) ikke som minimum rammer deltagerantallet i år 0 (2016), genforhandles kontrakten. Ophævelse af kontrakt i kontraktens løbetid Der tages forbehold for Byrådet i Halsnæs Kommunes årlige beslutning om budget. Det er en betingelse forud for ophævelse af kontrakt, at der gives forudgående skriftlig advarsel herom. Side 6

7 Generelt om aftalen mellem Halsnæs Kommune og DGI Eventuelle ændringer, som parterne er enige om at ændre, indskrives efter aftale i projektplan således at alle parter er informeret og kender status. Ændringer af allerede offentliggjorte ruter skal ske i så god tid, at deltagerne ikke mærker nævneværdigt til det. Mere information DGI Nordsjælland: Christina Valskov, projektleder Stålmand, DGI Nordsjælland, christina.valskov@dgi.dk, tlf Signe Nyby, Udviklingskonsulent DGI Triatlon, signe.nyby@dgi.dk, Inge Karlshøj, Direktør DGI Nordsjælland, Inge.Karlshoej@dgi.dk, tlf Lene Wiehe, Teamleder, Projekt- og Udviklingsafdelingen, lene.wiehe@dgi.dk, tlf Rikke Hedensted, DGI Nordsjælland administration, rikke.hedensted@dgi.dk, tlf Kontraktunderskrift den 24. november 2016, af Per Frost Henriksen, Formand, DGI Nordsjælland Helge Friis, Udvalgsformand Udvikling, Vækst og Erhverv, Halsnæs Kommune Side 7