Høringsnotat Aarhus Kommunes tilslutning til Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS)

Transkript

1 Høringsnotat Aarhus Kommunes tilslutning til Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS) Høringsproces Borgmesterens Afdeling har udarbejdet indstilling til Magistraten om Aarhus Kommunes tilslutning til Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS). Efter aftale i direktørgruppen den 20. januar, har indstillingen været sendt i en kort høring i magistratsafdelingerne. Der er indkommet høringssvar fra alle magistratsafdelinger. Høringssvarene fra MSB, MSO og MBU kan ikke anbefale tilslutning, og fremfører en række argumenter herfor. Høringssvaret fra MTM kan generelt anbefale tilslutning, men påpeger en række opmærksomhedspunkter. MKB har ingen bemærkninger. Generelt Borgmesterens afdeling har forståelse for en række af de fremførte betænkeligheder, som også er søgt beskrevet i indstillingen. Borgmesterens Afdeling vurderer dog, at de overordnede politiske og strategiske hensyn, der taler for tilslutning til FLIS, vejer tungere. Indstillingen til Magistraten er præciseret, så det fremgår, at det indstilles, at Borgmesterens Afdeling bemyndiges til, at Aarhus Kommune tilslutter sig FLIS. Desuden er det præciseret, at den varige finansiering findes uden forringelser på velfærdsområderne. Endelig er indstillingen forkortet væsentligt, så der stilles skarpt på de overordnede politiske og strategiske hensyn, der er bærende for indstillingen. Borgmesterens Afdelings mere konkrete bemærkninger til høringssvarene fremgår af underbilag. Side 1 af 5 BORGMESTERENS AFDELING Økonomistyring og Finans Aarhus Kommune Økonomistyring og Finans Rådhuset, Rådhuspladsen Aarhus C Telefon: Direkte telefon: finans@ba.aarhus.dk Direkte vkh@aarhus.dk Sag: 16/ Sagsbehandler: Vivi Knudsgaard Helstrup Jesper Jørgensen

2 UNDERBILAG Side 2 af 5 Borgmesterens Afdelings mere konkrete bemærkninger til temaerne i de indkomne høringssvar: Uklar implementeringsstrategi Der kritiseres i nogle af høringsvarerne, at der ikke foreligger en implementeringsstrategi for FLIS. Borgmesterens Afdeling vil efterfølgende, i samarbejde med magistratsafdelingerne forankret i Økonomistyregruppen, sikre et implementeringssetup, som på forsvarlig IT-sikkerhedsmæssigvis understøtter og muliggør fælles brug af FLIS-data til bl.a. en samlet ledelsesinformationsløsning til Byrådet om fagområderne i FLIS. Manglende relevans i den daglige styring Der kritiseres i nogle af høringsvarerne, at FLIS ikke har relevans i den daglige styring. Borgmesterens Afdeling anerkender at FLIS, i sit nuværende udviklingsstadie, primært bidrager med muligheden for mellemkommunale sammenligninger på overordnet niveau. FLIS er et redskab, som KL kan anvende i politiske forhandlinger med regeringen eller udvalgte ressortministerier. Den forretningsmæssige værdi af FLIS også i den daglige styring udspringer dermed af et lær af de bedste-perspektiv, hvor FLIS på tværs af kommuner vil kunne bidrage til identifikation af læringspotentialer, som via den eksisterende ledelsesinformation og styringskæde skal omsættes, så det får relevans i den daglige styring. FLIS styrker altså Byrådet i styringsopgaven og bistår den øverste ledelse i understøttelsen heraf. Manglende valide data og ressourcer til validering Der kritiseres i nogle af høringsvarerne, at datakvaliteten i FLIS ikke er tilstrækkelig høj, og at det kræver mange ressourcer at foretage den nødvendige datavalidering. Borgmesterens Afdeling anerkender at FLIS i endnu højre grad end i dag vil sætte datakvalitet og validering på dagsordenen, og at dette vil være resursekrævende for afdelingerne og Borgmesterens Afdeling, hvorfor der i indstillingen til valideringsopgaven foreslås afsat 1 mio. kr. over to år. Borgmesterens Afdeling har noteret sig, at der i høringssvar peges på, at der vil skulle anvendes op til et årsværk til validering af et dataområde. Borgmesterens Afdeling er enig i, at der vil skulle anvendes ressourcer til validering af data, omfanget af ressourceanvendelse vil formentlig variere fra dataområde til dataområde samt afhænge af kvaliteten af de data, der registreres i de for dataområdet relevante fagsystemer.

3 Som KL har tilskrevet kommunerne, så har det strategisk betydning for kommunerne generelt set, at FLIS kan bruges til ledelsesinformation kommunerne imellem og forhandlingstaktisk over for Regeringen. Borgmesterens Afdeling tager til efterretning at der i høringssvarene fremhæves, at registreringspraksis i eksisterende fagsystemer kan forbedres, og at dette jf. høringsvarerne i dag korrigeres i de lokale datavarehuse, hvilket for nuværende derfor resulterer i forkerte FLIS-data for Aarhus Kommune (idet FLIS ikke indeholder denne datavarehus-korrektion). Side 3 af 5 Det er Borgmesterens Afdelings opfattelse, at data skal rettes i fagsystemerne og, at der er et ansvar over for fællesskabet i forhold til, at data i fagsystemer er i orden (valide). Borgmesterens Afdeling ser derfor dette, som et argument for igangsættelse af valideringsopgaven og korrektionen af data i Aarhus Kommunes fagsystemer, da det har en forretningsmæssig værdi, at der er korrekte data i fagsystemerne, upåagtet Aarhus Kommunes brug af FLIS. Forskellige definitioner og opgørelsesmetoder Der kritiseres i nogle af høringsvarerne, at der imellem FLIS og de lokale ledelsesinformationsløsninger i Aarhus Kommune anvendes forskellige definitioner og opgørelsesmetoder. Borgmesterens Afdeling anerkender behovet for harmonisering på tværs af kommuner og internt i Aarhus Kommune i forhold til FLIS. Ved tilslutning til FLIS kan Aarhus Kommune påvirke FLIS og de øvrige kommuner, ligesom vi på andre områder kan tage ved lære af andres definitioner og opgørelsesmetoder, samt registreringspraksis. Der vil dog også være situationer, hvor det er relevant at anvende både de definitioner som bruges i Aarhus Kommunes interne styring og de definitioner, som understøtter sammenligning med andre kommuner. Manglende åbenhed Der kritiseres i et af høringssvarene, at FLIS mangler åbenhed og der forespørges om det inden for tilslutningsaftalen vil være muligt overfor borgere og virksomheder at offentliggøre rapporter og data i egne systemer, publikationer og kommunens open data-program. Borgmesterens Afdeling kan bekræfte, at ovenstående vil være muligt. Byrådet kan altså fx beslutte at den ledelsesinformation, der gives til Byrådet baseret på FLIS-data for Aarhus Kommune og andre kommuner offentliggøres på kommunens hjemmeside eller lignende, ligesom data på overordnet niveau kan stilles til rådighed for open data-programmet. Manglende kontrol med resursetræk til valideringsopgaven Der kritiseres i et af høringssvarene, at Aarhus Kommune på begæring fra FLIS skal stille de nødvendige ressourcer til rådighed for implementeringen af FLIS, herunder valideringen. Med bemyndigelsen af Borgmesterens Afdeling til FLIS-tilslutning igangsættes, i tæt koordination med Københavns og

4 Odense Kommune, en drøftelse med KL og KOMBIT om en række tekniske forhold i tilslutningsaftalen, herunder dette forhold. Der vil som led i drøftelserne med KOMBIT inddrages juridiske kompetencer. Side 4 af 5 Tilpasning af IT-miljø Der kritiseres i et af høringssvarene, at kontrakten forpligtiger Aarhus Kommune til tilpasning af IT-miljøet i Aarhus Kommune på foranledning af FLIS. Med bemyndigelsen af Borgmesterens Afdeling til FLIS-tilslutning igangsættes, i tæt koordination med Københavns og Odense Kommune, en drøftelse med KL og KOMBIT om en række tekniske forhold i tilslutningsaftalen, herunder dette forhold idet Borgmesterens Afdeling er principielt enige i det uhensigtsmæssige i den rejste problemstilling. Det skal dog bemærkes at Aarhus Kommune for nuværende opfylder FLIS krav til IT-miljøet, ligesom der vil kunne laves løsninger, som ikke påvirker den generelle IT-bruger i Aarhus, da det kun er få udviklingsbrugere, der skal have direkte adgang til FLIS. Udgifter til FLIS Det fremføres i flere af høringssvarene, at der er store udgifter forbundet med tilslutningen til FLIS. Borgmesterens Afdeling er enig i, at der er tale om betydelige beløb, men der er også tale om et stort og kompliceret projekt, som naturligvis har været og igen bliver konkurrenceudsat, og hvor KL, KOMBIT og alle kommunerne bag FLIS har en stærk interesse i at sikre den økonomisk mest fordelagtige løsning. Borgmesterens Afdeling gør opmærksom på, at det vil indebære en større belastning af de store kommuner, og at det ikke kan være i Aarhus Kommunes interesse, at udgifterne til FLIS finansieres direkte af KL. Kontingentet til KL udgør et fast beløb pr. indbygger, mens prisstrukturen for FLIS er sådan, at der gives de store kommuner en rabat, som er begrundet i stordriftsfordele. Finansiering af udgiften. Det kritiseres i tre af høringssvarene, at der ikke er anvist varig finansiering af udgifterne til FLIS, men kun finansiering af udgifterne i 2016 og Borgmesterens Afdeling er indstillet på i 2017 at anvise en varig finansiering, som ikke vil berøre de borgernære områder. Der ses flere muligheder herfor, men det er endnu for tidligt at lægge sig fast herpå. Finansieringen vil enten blive anvist inden for eget budget eller som følge af direkte, ikkebudgetterede gevinster, der opstår som følge af et stærkere tværgående arbejde med datavalidering. Erfaringerne fra en række tidligere projekter viser, at der er ganske store økonomiske gevinster forbundet med en målrettet indsats for at rette fejl i data. Fx er der fundet betydelige millionbeløb i forbindelse med sikring af, at kommunen hjemtager korrekt moms, i forbindelse med gennemgang af regi-

5 streringer i CPR-registeret samt sikring af at kommunen får opkrævet den mellemkommunale refusion, vi er berettiget til osv. Senest er der i samarbejde med Dataproces i december 2015 foretaget en gennemgang af, om alle almene boliger er registeret i ejendomsstamdataregisteret med korrekt ejerkode. Der er fundet et mindre antal ejendomme, som ikke var korrekt registreret, og opretningen heraf betyder alt andet lige en varig forøgelse på 3,5 million kroner af det beløb Aarhus Kommune modtager via den mellemkommunale udligning. Side 5 af 5 Borgmesterens afdeling vil nu i samarbejde med magistratsafdelingerne sætte yderligere fokus på området, og forventer, at der kan findes ret betydelige årlige millionbeløb. I det omfang, der findes gevinster, der vedrører de decentraliserede områder, vil beløbene komme disse områder til gode. Men en del af de gevinster, der forventeligt kan opnås vedrører kommunens indtægtsbudgetter eller ikke decentraliserede udgiftsbudgetter. De forventede gevinster vil som hovedregel ikke være en direkte konsekvens af arbejdet med implementering af FLIS, men der vil at være betydelige synergieffekter, og den datavalidering, der skal ske i forbindelse med implementeringen af FLIS vil kunne understøtte, at der opnås de forventede gevinster.