9. oktober 2012 kl , Kulturstyrelsen, H C Andersens Boulevard 2, 1553 København V

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "9. oktober 2012 kl. 13.00-15.00, Kulturstyrelsen, H C Andersens Boulevard 2, 1553 København V"

Rebecca Kvist
8 år siden
Visninger:

1 REFERAT MØDETITEL Digitalisering af Bygningsfredningsarkivet informations- og spørgemøde TID OG STED 9. oktober 2012 kl , Kulturstyrelsen, H C Andersens Boulevard 2, 1553 København V DAGSORDEN Velkommen Introduktion til arkivet Besigtigelse af arkivet Udbudsbetingelserne Kravspecifikationen Spørgsmål 10. OKTOBER 2012 KULTURSTYRELSEN CENTER FOR BIBLIOTEK, MEDIER OG DIGITALISERING H.C. ANDERSENS BOULEVARD KØBENHAVN V TELEFON MØDEDELTAGERE Fra udbyder: Kim Minor Funk, Styrelsen for Slotte og Ejendomme Vibe Ødegaard, Kulturstyrelsen Kristine Hoff Meyer, Kulturstyrelsen POST@KULTURSTYRELSEN.DK Repræsentanter fra: Dansk Scanning Scanning.dk Iron Mountain A/S Data Scanning A/S Recall A/S Konkat Det Kongelige Bibliotek Statens Arkiver FORHINDREDE Ingen REFERENT Kristine Hoff Meyer DIREKTE KHM@KULTURSTYRELSEN.DK

10 Kravspecifikationen 14.20 Spørgsmål 10. OKTOBER 2012 KULTURSTYRELSEN CE

2 1. Under besigtigelsen af arkivet blev der spurgt til, hvordan Kulturstyrelsen havde målt arkivet op, og hvordan man definerer en hyldemeter. Kulturstyrelsen har opereret med et cirka mål indtil nu, men spørgsmålet giver anledning til en præcisering. Kulturstyrelsen definerer en hyldemeter som 100 cm kompakt arkivmateriale. Kulturstyrelsen vil hurtigst muligt foretage en ny opmåling af arkivet baseret på denne definition, og vender tilbage med mere information i uge Leverandørerne udtrykte ønske om selv at få lov at opmåle arkivet og foretage en mere grundig besigtigelse. Kulturstyrelsen vil gerne imødekomme dette ønske. Allerede efter mødet fik leverandørerne derfor adgang til arkivet og mulighed for at måle op. Der afholdes endnu en besigtigelse med mulighed for opmåling d. 26. oktober kl Leverandører, som ønsker at benytte sig af denne mulighed, kan kontakte Kristine Hoff Meyer på khm@kulturstyrelsen.dk. 3. Hvor mange sager er der i arkivet? Det ved Kulturstyrelsen ikke. Sagerne varierer meget i størrelse, og kan fylde alt fra et ganske tyndt læg til flere hyldemeter. I pilotprojektet er scannet ca. 130 hyldemeter, hvilket har resulteret i ca journalsager. 4. Kan Statens Arkiver byde på opgaven, selvom de har gennemført et pilotprojekt? Giver det dem ikke en fordel? Konkurrencen er åben, så Statens Arkiver kan byde på opgaven. Kulturstyrelsen gør hvad der er muligt for at eliminere evt. konkurrencefordele, som Statens Arkiver måtte have. 5. Findes der en rapport om resultatet af pilotprojektet? Nej, der er ikke udarbejdet en rapport på basis af pilotprojektet. De erfaringer, som Kulturstyrelsen har gjort sig, har dannet baggrund for udformning af ud- SIDE 2

Kulturstyrelsen vil hurtigst muligt foretage en ny opmåling af arkivet baseret på denne definition, og vender tilbage med mere information i uge 43. 2.

3 budsmaterialet. Desuden svarer Kulturstyrelsen gerne på spørgsmål om pilotprojektet. Spørgsmål sendes skriftligt til 6. Kan Leverandørerne få adgang at se det allerede digitaliserede materiale? Ja, Kulturstyrelsen vil gerne give adgang til at se de digitaliserede dokumenter, som er resultatet af pilotprojektet. Nogle få af PDF filerne er uploadet til styrelsens websted Fredede og Bevaringsværdige Bygninger. Man kan derfor starte med at kigge på følgende links: Rådmand Halds Gård, Århus: Hotel Frederiksværk: Havnepakhuset i Dragør: Det fulde materiale findes endnu kun lokalt i styrelsen. Hvis Leverandøren gerne vil have adgang til at browse igennem det fulde materiale, kan man få adgang til dette i forbindelse med besigtigelse af arkivet d. 26. oktober 2012 kl Tilmelding til Kristine Hoff Meyer, khm@kulturstyrelsen.dk. 7. Hvilke dele af arkivet ønsker Kulturstyrelsen digitaliseret, hvis man ikke kan få det hele for 3 millioner? Må Leverandøren selv bestemme? Nej, Kulturstyrelsen vil udpege, hvilke dele der skal digitaliseres. Der må ikke sorteres i materialet. Kulturstyrelsen ønsker at få digitaliseret hele kommuner ad gangen, dvs. alt materiale indenfor en kommune. Vi starter fra en ende af med Københavns Kommune. Bemærk at Københavns Kommune ikke er pakket i arkivkasser, og derfor kan kræve ekstra opmærksomhed i forbindelse med transport. Kulturstyrelsen har ikke ressourcer til at rydde op i arkivet før udlevering til digitalisering. Materialet afhentes, som det er, og leveres tilbage i samme orden. SIDE 3

Nogle få af PDF filerne er uploadet til styrelsens websted Fredede og Bevaringsværdige Bygninger. Man kan derfor starte med at kigge på følgende links: Rådmand Halds Gård, Århus: https://www.

4 8. Der blev spurgt ind til opgaven med gennemsyn for oplysninger af personlig karakter. Hvilken grad af tolerance har Kulturstyrelsen er det godt nok, hvis Leverandøren fanger 80 %, 90 % - eller er kravet at materialet er 100 % renset for personoplysninger? Ja, kravet er at materialet er 100 % renset for personoplysninger. Bemærk Kontraktens afsnit Hvad er erfaringerne fra pilotprojektet med hensyn til gennemsyn for personoplysninger? Hvordan er det gjort, og hvor meget tid har det taget? Hvor meget materiale har man fundet, som er blevet undtaget for offentliggørelse? I pilotprojektet er alle dokumenter manuelt gennemlæst. Statens Arkiver oplyser at det har taget ca. 1 time per arkivkasse. Resultatet fra pilotprojektet er, at ca. 5 % af de skannede dokumenter er markeret med Må ikke offentliggøres i metadata. 10. Der blev spurgt til, hvorfor Kulturstyrelsen har valgt tildelingskriteriet Laveste pris? Kulturstyrelsen har valgt tildelingskriteriet Laveste pris fordi vi har vurderet, at opgaven og den ønskede kvalitet er så velbeskrevet i kravspecifikationen, at det er vanskeligt at finde målbare kvalitetskriterier, som kunne udsættes for konkurrence. 11. Er der krav til tidsplanen ud over at projektet skal påbegyndes senest 1. februar 2013? Nej, det står Leverandørerne frit for at planlægge projektets tidsplan, så det passer til deres specifikke produktionsapparat. 12. Hvorfor er der ikke krav til opbevaring af materialet, mens det er i Leverandørens varetægt? Kulturstyrelsen har valgt ikke at stille helt specifikke krav til Leverandørernes opbevaringslokaler. I kravspecifikationens afsnit 11 Sikkerhed og korrekt behandling af arkivalierne er der et generelt formuleret krav om at Leverandøren udviser den størst mulige agtpågivenhed mens arkivalierne er i dennes varetægt. SIDE 4

Ja, kravet er at materialet er 100 % renset for personoplysninger. Bemærk Kontraktens afsnit 2.3.3. 9. Hvad er erfaringerne fra pilotprojektet med hensyn til gennemsyn for personoplysninger?

5 I kontraktens afsnit 5.2 Kundens kontrol og godkendelse specificeres det, at Kulturstyrelsen kan aflægge uanmeldt besøg hos Leverandøren med henblik på at kontrollere, at arkivalierne håndteres og opbevares betryggende. Kristine Hoff Meyer Projektleder SIDE 5

Kulturstyrelsen kan aflægge uanmeldt besøg hos Leverandøren med

Relaterede dokumenter

DIGITALISERING AF BYGNINGSFREDNINGSARKIVET BILAG 2 KRAVSPECIFIKATION INDHOLDSFORTEGNELSE 27. SEPTEMBER 2012

DIGITALISERING AF BYGNINGSFREDNINGSARKIVET BILAG 2 KRAVSPECIFIKATION INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Opgaven...2 2 Krav til klargøring og håndtering...2 3 Gennemsyn for personoplysninger...4 4 Filformater og opløsning...5