F O T D A N M A R K B E S T Y R E L S E S M Ø D E

Transkript

1 REFERAT 2014 F O T D A N M A R K B E S T Y R E L S E S M Ø D E Dato: :15 Sted: Silkeborg

2 Deltagerfortegnelse Godkendelse Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat fra møde den 25. marts Nyt navn til FOTdanmark Forslag til vedtægtsændringer for FOTdanmark Ny Systemunderstøttelse Genbrug fra eksisterende systemer i FOT-systemudvikling Drøftelse Rammer for kommissorier for fora/grupper i FOTdanmark Orientering Evaluering af FOTdanmarks repræsentantskabsmøde Aftale om ny FOT-forretningsmodel Aftale med KL om kommunal finansiering af FOT systemunderstøttelse Mundtlig orientering om FOT-datas anvendelse ift. ny randzonelov Eventuelt Evaluering af dagens møde SIDE 2

3 Deltagerfortegnelse Deltagere Flemming Christensen, Silkeborg Kommune Eske Groes, KL Søren Reeberg Nielsen, Geodatastyrelsen Thorben Brigsted Hansen, Geodatastyrelsen Morten Nordahl Møller, Geodatastyrelsen Jens Hollænder, Geodatastyrelsen/FOTdanmark Marianne Knudsen, Geodatastyrelsen/FOTdanmark Charlotte Malling KL/FOTdanmark Inge Flensted, KL/FOTdanmark (referent) Afbud Stefan Birkebjerg Andersen, Odense Kommune SIDE 3

4 1. Godkendelse 1.1. Godkendelse af dagsorden MDR cma Det indstilles, at dagsordenen godkendes Punktet om FOT-systemunderstøttelse behandles som pkt. 1.5 på dagsordenen. Der gives under evt. en kort status for årets fotoflyvninger. Bestyrelsen godkendte med disse ændringer dagsordenen Godkendelse af referat fra møde den 25. marts 2014 MDR cma Det indstilles, at referatet godkendes. Bestyrelsen godkendte referatet 1.3. Nyt navn til FOTdanmark SAG cma Det indstilles: At bestyrelsen godkender navnet GeoDanmark som nyt navn til foreningen At bestyrelsen godkender, at sekretariatet går i gang med arbejdet om ny visuel identitet for foreningen (logo), kommunikation af nyt navn samt revidering af hjemmeside At bestyrelsen drøfter hvilke input bestyrelsen ønsker at give videre til Bysted angående arbejdet med ny visuel identitet Bestyrelsen godkendte GeoDanmark som nyt navn til foreningen. SIDE 4

5 Det skal overvejes, hvorledes relaterede produkter/systemer omtales med det nye navn (eks FOT-data, FOT-system), disse betegnelser godkendes af bestyrelsen, inden der arbejdes videre med identitet. Der skal arbejdes med såvel genkendelighed som nye rammer og tiltag. Bestyrelsen godkendte med disse bemærkninger, at der arbejdes videre med logo og kommunikation af det nye navn indenfor den aftalte ramme. Bestyrelsen ønsker, at det fortsat skal signaleres, at der er tale om et fællesoffentligt samarbejde. Bestyrelsen forelægges forslag om identitet såvel visuelt som i tekst Forslag til vedtægtsændringer for FOTdanmark MDR Jeh Det indstilles at bestyrelsen diskuterer og beslutter om vetoretten skal afskaffes og gennemgår forslag til vedtægtsændringer og beslutter om forslaget kan tiltrædes eventuelt med specifikke ændringer, eller om endelig tiltrædelse skal udskydes til mødet den 9. september Bestyrelsen drøftede vetoretten og eventuelle konsekvenser af dens afskaffelse. Bestyrelsen besluttede at bibeholde vetoretten. Der foretages ændringer i vedtægterne, således at anvendelse af vetoretten primært skal søges undgået ved afklaring af aktuelle spørgsmål, sekundært skal varsles mindst 8 dage før det repræsentantskabsmøde, hvor den vil blive anvendt Bestyrelsen besluttede herudover følgende ændringer i vedtægterne: pkt ang. nedsættelse af udvalg: sætningen udvalgene kan ikke tillægges beslutningskompetence fjernes, spørgsmålet afklares i kommissorier for udvalgene. Bilag under afsnit Ajourføring af data : udtrykket Et kommunalt medlem rettes flere steder til Et medlem I samme afsnit rettes alle forpligtigelser til skal Der foretages konsekvensændringer af navneændring Ny Systemunderstøttelse SAG INF SIDE 5

6 Det indstilles at bestyrelsen: tager orienteringen om det forløbne arbejde til efterretning drøfter konsekvenser for den samlede tidsplan for projektet på baggrund af nuværende kendskab til forløbet godkender, at kontrakten med Strand og Donslund indgås som den foreligger, og at der foretages de nødvendige budgetmæssige ændringer. godkender en overordnet projektorganisering for afklaring af de forrentningsmæssige krav til ny systemunderstøttelse, der er opbygget således: o FOT bestyrelsen er styregruppe o der nedsættes en referencegruppe, der får ansvar for at følge forløbet, spare med projektgruppen i fornødent omfang samt udarbejdeindstilling til bestyrelsen /styregruppen om forretningsmæssige krav til ny systemunderstøttelse, o projektgruppe bestående af de 2 projektledere, samt et antal medlemmer udpeget af hhv. KL og GST. Projektgruppen har ansvaret for udarbejdelse af rapport om de forretningsmæssige krav til ny systemunderstøttelse. Konsulenten støtter projektgruppen som proceskonsulent og med etablering af nødvendig dokumentation. Bestyrelsen tog orientering om det forløbne arbejde til efterretning. Bestyrelsen har stort fokus på tidsplanen for dette store arbejde og vil sikre størst mulig fremdrift. Bestyrelsen godkender tidsforbruget og procesplan i det afgivne tilbud fra Strand & Donslund. Afsnittet i tilbuddet om projektledelse tilrettes de vedtagne forhold inden underskrift. Bestyrelsen besluttede følgende ledelse af projektet: Bestyrelsen er styregruppe Bestyrelsen udpeger en primær kontaktperson fra hhv. stat og kommunerne, som projektlederne i forløbet kan drøfte tvivlsspørgsmål med Referencegruppen kan anvendes til sparring i det omfang projektlederne finder det fornødent. Referencegruppens bemanding udmeldes af parterne snarest. Projektgruppen har ansvaret for afklaring af de forretningsmæssige krav samt udarbejdelse af indstilling til styregruppe. Projektgruppen udpeges senest 1. juni. SIDE 6

7 1.6. Genbrug fra eksisterende systemer i FOT-systemudvikling MDR jeh, maknu Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at følgende punkt tilføjes under pejlemærke 3.2 i FOTdanmarks arbejdsprogram : Som led i kravspecifikationsarbejdet og efter bestyrelsens godkendelse af de forretningsmæssige krav, foretages en vurdering af relationer til eksisterende fællesoffentlige løsninger, herunder om elementer fra sådanne systemer med fordel kan indgå i en ny FOT-systemunderstøttelse. Referatet fra Repræsentantskabsmødet er godkendt med følgende formulering: Med udgangspunkt i arbejdet med det nye FOT-system stillede et medlem forslag om, at FOT-bestyrelsen skulle arbejde aktivt for et endnu tættere samarbejde med de øvrige offentlige geodata-aktører i DK (bl.a. Miljøportalen/DAI, Plansystem.dk, FKG, Vejdirektoratet). Bestyrelsen svarede, at når der er etableret et kravgrundlag for det nye FOT-system vil det være naturligt at undersøge om elementer af eksisterende fællesoffentlige infrastrukturer/systemer kan genbruges. Forslaget vil blive indarbejdet i arbejdsprogrammet. Bestyrelsen besluttede på den baggrund at bede projektlederne for den ny systemunderstøttelse indarbejde i projektplanen, hvornår og hvordan det vil være optimalt at foretage overvejelser om relationer til og genbrug af elementer fra eksisterende fællesoffentlige løsninger. Spørgsmålet behandles igen på bestyrelsesmøde i september. SIDE 7

8 2. Drøftelse 2.1. Rammer for kommissorier for fora/grupper i FOTdanmark SAG INF Det indstilles at bestyrelsen drøfter procedure og skabelon for udarbejdelse af kommissorier for foreningens projektgrupper og faste fora. Skabelon for faste fora og udvalgte projektgrupper tilføjes emnet Leverance. Skabelonen danner grundlag for kommissorier for de faste fora og grupper, hvor det besluttes nødvendigt. Skabelonen udfyldes efter behov i hver enkelt situation. Formand for faste fora og projektgrupper godkendes af bestyrelsen. I sekretariatsudvalget kan formanden suppleres af et andet medlem end formanden, hvis der skønnes et behov, dog således at størrelsen af udvalget stadig sikrer en god fremdrift. Bestyrelsen godkendte med disse overvejelser, at sekretariatet arbejder videre med kommissorier. SIDE 8

9 3. Orientering 3.1. Evaluering af FOTdanmarks repræsentantskabsmøde 2014 SAG CLC Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.2. Aftale om ny FOT-forretningsmodel MDR Jeh Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering om aftale mellem KL og Geodatastyrelsen om bevillingsoverførsel mellem kommunerne og Geodatastyrelsen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.3. Aftale med KL om kommunal finansiering af FOT systemunderstøttelse SAG cma Det indstilles, at bestyrelsen tager sagen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.4. Mundtlig orientering om FOT-datas anvendelse ift. ny randzonelov MDR jeh SIDE 9

10 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog den mundtlige orientering til efterretning 3.5. Eventuelt MDR cma Bestyrelsen tog orientering om afvikling af årets fotoflyvning til efterre t- ning 3.6. Evaluering af dagens møde MDR cma Bestyrelsen takkede for et veltilrettelagt møde i Silkeborg. SIDE 10