Vedtægter. Balle Y s Men s Club. Medlem af Y s Men International. Motto: At vedkende sig den pligt, der følger med enhver ret

Transkript

1 Balle Y s Men s Club Medlem af Y s Men International Vedtægter Motto: At vedkende sig den pligt, der følger med enhver ret Vedtaget af klubben den

2 Balle Y s Men s Club Vedtægter 1 af 10 Indhold 1. Vedtægternes anvendelse Mødevirksomhed Klubmøder Medlemsoptagelse Forslag til nye medlemmer Gæstemedlemmer Medlemsoptagelse Nyt medlem fra en anden klub Kontingent Valg Valg til præsidiet Valg af revisor Valgbarhed til præsidiet (bør flyttes frem som 5.1) Præsidieskift og skift af udvalgsposter Generalforsamling Ordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling Vedtagelse på generalforsamling Tegning og hæftelse Tegning af klubben Hæftelse Ledernes opgaver Præsidiet Udvalgene Ansvar og kompetence Udvalgsaktiviteter Udvalgsmateriale Klubbens hjemmeside Klubtilskud og gaver Ophør af medlemskab Vedtægtsændring Klubbens ophør Ikrafttrædelse... 9 Bilag... 9

3 Balle Y s Men s Club Vedtægter 2 af Vedtægternes anvendelse Disse vedtægter giver anvisning på, hvordan klubbens aktiviteter skal gennemføres. Formålet er dels at vejlede skiftende ledelser og dels at sikre kontinuiteten i klubbens virke. Vedtægterne kan undtagelsesvis fraviges. Hvis ét eller flere klubmedlemmer ønsker det, skal fravigelsen begrundes. 2. Mødevirksomhed 2.1 Klubmøder Klubbens møder afholdes almindeligvis 2 gange om måneden på mandage i ulige uger i månederne august til juni. Møderne skal veksle nogenlunde ligeligt mellem interne- og eksterne møder. På det interne møde behandles klubbens forretninger og arbejdsopgaver. Det eksterne møde er mødet, hvor medlemmerne møder aktuelle gæstetalere, eller opsøger oplevelser, hvor de findes. Præsidiet kan skriftligt indkalde medlemmerne til særlige møder. En henvendelse via e- mail er at betragte som en skriftlig henvendelse. 3. Medlemsoptagelse 3.1 Forslag til nye medlemmer Alle klubbens medlemmer bør til stadighed bringe navne frem på mulige nye medlemmer. Forslag til nye medlemmer meddeles medlemsudvalgets formand, der introducerer forslagene for klubbens medlemmer på et internt klubmøde. Herefter har det enkelte klubmedlem 7 dages indsigelsesfrist. Præsidenten skal sikre, at eventuelle fraværende klubmedlemmer får samme indsigelsesfrist. Hvis et klubmedlem har indsigelse, bortfalder forslaget. Indsigelse skal ikke begrundes, og den der har indsigelse, kan tilkendegive overfor præsidenten, at vedkommende ønsker at være anonym. Hvis særlige forhold taler herfor, kan et emne til nyt medlem indbydes af et klubmedlem til et eksternt klubmøde uden forudgående opfyldelse af vilkårene nævnt i foranstående afsnit. Alle klubmedlemmer skal i så fald have besked om dette forinden mødet. Alle klubmedlemmer har stadigvæk ret til indsigelse med vilkår som nævnt i foranstående afsnit, men med en indsigelsesfrist på 7 dage efter det aktuelle eksterne klubmøde. 3.2 Gæstemedlemmer Gæsten gøres bekendt med bevægelsens formål og klubbens virke og inviteres første gang til et klubmøde, hvor toastmasteren byder gæsten velkommen. Gæster betaler ikke kontingent.

4 Balle Y s Men s Club Vedtægter 3 af Medlemsoptagelse Efter en passende tid som gæst, f.eks. 3-4 møder, rettes forespørgsel til gæsten om, hvorvidt vedkommende ønsker at blive medlem af klubben. Såfremt gæsten siger ja til at blive medlem, bestemmer præsidiet det klubmøde, hvor optagelse finder sted. Præsidenten optager det nye medlem ved oplæsning af et chartringsskrift, hvori bl.a. formålsparagrafferne er indeholdt. Herefter underskriver det nye medlem klubbens optagelsesblanket. Til sidst udleveres til det nye medlem: Et Y s Men s emblem. Et eksemplar af klubbens love og vedtægter. Adressebogen. Y s Men sangbogen. 3.4 Nyt medlem fra en anden klub Såfremt et medlem af en anden klub flytter til Silkeborg, kan dette medlem automatisk optages som medlem i Balle Y s Men s Club. Klubbens medlemmer har dog samme indsigelsesret, som nævnt i Kontingent Optagelsesgebyr (den internationale charterafgift) betales af klubben. Til klubben betaler medlemmerne et kontingent, der hvert år fastsættes på generalforsamlingen. Kontingentet betales månedsvis forud. Medlemmer med orlov fra klubben betaler et kontingent, der svarer til det ordinære kontingent minus betalingen for spisningen. Årskontingentet fordeles på 10 måneder, idet der ikke betales kontingent i månederne juli og august. 5. Valg 5.1 Valg til præsidiet På et internt klubmøde i januar er der valg til næste klubårs præsidium, hvortil der indkaldes med mindst 7 dages varsel, enten ved annoncering i klubprogrammet eller skriftligt til hvert medlem. Der vælges blandt de valgbare medlemmer, først vicepræsident, derefter skatmester eller sekretær såfremt enten skatmester eller sekretær ønsker at stoppe, eller der er forslag til en ny. Præsidiet fremkommer på mødet med opstilling over de medlemmer, der er valgbare. Alle må fremkomme med kandidatforslag på mødet. Disse forslag kan være baseret på henvendelse til kandidaten forinden mødet fra præsidium eller andre medlemmer.

5 Balle Y s Men s Club Vedtægter 4 af 10 Indeværende års vicepræsident bliver præsident i det efterfølgende år. Skatmester og sekretær kan hvert år betragtes som genvalgt, med mindre der senest 1. januar kommer andre forslag til én af disse poster. Skatmester eller sekretær skal senest 1. januar meddele, hvis vedkommende ikke ønsker at fortsætte. Men skatmester og sekretær kan ikke udskiftes samme år. Præsidenten udtræder af præsidiet efter at have været præsident ét år. I stedet vælges et menigt præsidiemedlem der sidder i ét år. 5.2 Valg af revisor Der vælges 2 revisorer. Revisorerne må ikke samtidigt være medlem af præsidiet, eller være ansvarlig for et udvalgs regnskab, hvis dette skal revideres af klubbens revisorer. 5.3 Valgbarhed til præsidiet (bør flyttes frem som 5.1) Alle klubmedlemmer er valgbare til præsidiet undtagen: Medlemmer der i samme periode er afgivet til region, sektion eller distrikt. Medlemmer der har været medlem af præsidiet indenfor de seneste 2 år. Medlemmer der efter præsidiets bedømmelse kan komme med gyldig grund til vægring inden 1. januar. Medlemmer der af præsidiet er tildelt permanent fritagelse. Det påhviler præsidiet at meddele til disse medlemmer inden 1. januar, at de ikke har pligt til at komme med gyldig grund til vægring. Nye medlemmer, idet et medlem skal have været medlem i 15 måneder inden opstilling til præsidiet. Medlemmer der har særligt arbejdskrævende opgaver i den aktuelle periode, eksempelvis opgaven som formand for cykelsponsorudvalget. Hvorvidt en arbejdsopgave er så arbejdskrævende, at den beretter til fritagelse for valg til præsidiet afgøres af præsidiet, der bør træffe afgørelsen i samarbejde med det enkelte medlem. 5.4 Præsidieskift og skift af udvalgsposter Præsidieskift og skift af udvalgsposter er formelt 1. juli, reelt foregår det på første interne møde i august. Cykelsponsorudvalget og programudvalget har dog skift af medlemmer 1. januar. Programudvalget (med vicepræsidenten som formand) lægger derfor program for den periode, hvor vicepræsidenten er præsident. Skatmesteren har ansvar for kassen og regnskabet fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. maj. 6. Generalforsamling 6.1 Ordinær generalforsamling Den ordinære generalforsamling afholdes på et forlænget internt møde i maj/juni, hvortil der indkaldes med mindst 4 ugers varsel ved annoncering i klubprogrammet eller skriftligt

6 Balle Y s Men s Club Vedtægter 5 af 10 til hvert medlem. Indkomne forslag skal være præsidiet i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen. Hvis der er indkomne forslag, skal dagsorden indeholdende disse forslag, sendes eller udleveres til alle medlemmer senest 1 uge før generalforsamlingen. Generalforsamlingens dagsorden er: Valg af dirigent Mundtlige beretninger: - Præsidiets beretning. - Beretning fra samtlige udvalgsformænd. Skatmesteren fremlægger klub- og bevillingskassens reviderede regnskab til godkendelse for perioden 1. maj til 30. april, der er klubbens regnskabsår. Udvalg der har aktiviteter af økonomisk art, fremlægger revideret regnskab til godkendelse. Regnskab der ifølge udvalgets vedtægter skal revideres af andre end klubbens revisorer, fremlægges til orientering. Forslag til budget for det nye klubår, samt fastsættelse af kontingent. Indkomne forslag. Eventuelt. Sekretæren skal sikre, at alle beretninger og regnskaber er udarbejdet i digital form, og arkiveres på intranettet i indeværende klubår. 6.2 Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når præsidiet indkalder hertil, eller når mindst 1/3 af klubbens medlemmer overfor præsidiet skriftligt begrunder anmodningen. 6.3 Vedtagelse på generalforsamling Vedtagelse på en generalforsamling sker ved almindelig stemmeflerhed, se dog 12, Vedtægtsændring og 13, Klubbens ophør. I tilfælde af stemmelighed, skal dirigenten, hvis forslaget opretholdes, stille forslaget til afstemning på ny. Hvis der også ved 2. afstemning er stemmelighed, er forslaget bortfaldet. Skriftlig afstemning skal finde sted, hvis blot ét medlem begærer det. På generalforsamlingen har hvert medlem én stemme. Der kan stemmes ved fuldmagt. 7. Tegning og hæftelse 7.1 Tegning af klubben Klubben tegnes af præsidenten eller af 2 medlemmer af præsidiet. Ved køb, afhændelse eller pantsætning af fast ejendom, tegnes klubben af det samlede præsidium, efter at spørgsmålet har været forelagt og vedtaget med almindelig stemmeflertal på et internt klubmøde. 7.2 Hæftelse For de af klubben indgåede aftaler, hæfter klubben med sin formue, mens de enkelte medlemmer ikke på nogen måde hæfter personligt.

7 Balle Y s Men s Club Vedtægter 6 af Ledernes opgaver 8.1 Præsidiet Kompetence og ansvar Vigtige beslutninger og beslutninger, der ændrer væsentligt på hidtidig praksis, skal tages af klubben på et internt klubmøde. Præsidiet afgør, hvilke beslutninger der har ovennævnte karakter. Ved præsidieskift skal de afgående medlemmer overdrage periodens relevante papirdokumenter til de nye medlemmer i ordnet form, og sikre at relevante digitale dokumenter arkiveres i intranettets arkiv Præsidenten Præsidenten har den overordnede ledelse af klubben og dens arbejde, og skal i overensstemmelse med klubbens formål, søge at inspirere medlemmerne til aktiv tjeneste og godt kammeratskab. Præsidenten har bl.a. følgende opgaver: Indkalder til præsidiemøder de nødvendige antal gange i klubåret. Præsidenten leder alle møder i præsidieregi. Udfører hvad der i øvrigt naturligt hører ind under præsidentens arbejde Vicepræsidenten Vicepræsidenten søger ved deltagelse i præsidie-, udvalgs-, og distriktsmøder, at forberede sig til hvervet som præsident. Vicepræsidenten har bl.a. følgende opgaver: Overtager præsidentens arbejde ved præsidentens fravær. Er formand for programudvalget i den periode, hvor programmet for dennes præsidentperiode udarbejdes, altså tiltræder som formand et halvt år før præsidentperioden. Meddeler til præsidiet forslag til udvalgenes sammensætning for næste klubår efter klubbens valgmøde i januar. Sammensætningen skal foretages sådan, at posterne så vidt muligt går på skift. Dog skal der tages sådanne hensyn, at det sikres, at opgaverne kan løses på en for klubben og den enkelte tilfredsstillende måde. Bl.a. derfor bør medlemmerne spørges, forinden forslaget fremsættes Sekretæren Sekretæren forestår klubbens korrespondance eksternt og internt. Sekretæren har bl.a. følgende opgaver: Sørger for, at toastmasteren har en dagsorden inden mødets begyndelse. Hvis mødet vil få et indhold, der kræver toastmasterens forberedelse inden mødet, skal sekretæren foranledige, at toastmasteren får de fornødne oplysninger. Sikrer, at der registreres mødedeltagelse ved interne klubmøder. Registrerer resultater fra valg og generalforsamling. Skriver beslutningsreferat fra alle præsidemøder.

8 Balle Y s Men s Club Vedtægter 7 af 10 Skriver udgående korrespondance efter aftale med præsidenten og registrerer og besvarer indgående korrespondance. Fører medlemskartotek med medlemmernes personlige data samt hverv indenfor Y sdom. I tilfælde af at et medlem flytter, sendes oplysningerne til nærmeste klub, hvis medlemmet ønsker det. Sender efter hvert møde eventuelt uddelt skriftligt materiale til fraværende medlemmer. Udfører, hvad der naturligt hører til sekretærens arbejde, herunder deltagelse i møder, der er nødvendigt for det tildelte erhverv Skatmesteren Skatmesteren er ansvarlig for klubkassen og bevillingskassen. Hvis skatmesteren er i tvivl om, hvorledes en postering eller en transaktion skal ske, skal skatmesteren søge afklaring hos præsidenten. Skatmesterens opgaver fremgår af bilag 1 Skatmesterens opgaver Toastmaster Toastmasteren møder i god tid inden mødet og skal sammen med skafferen sørge for: At bordkort er delt ud. Bannere er sat på bordet. Toastmasterklokke er på plads. At gæster og talere bliver modtaget af den, der har inviteret vedkommende. Hvis den, der har inviteret ikke er kommet, er dette toastmasterens opgave Revisorer Revisorerne reviderer klubbens og de øvrige udvalgs regnskaber. Revisorerne har bl.a. følgende opgaver: Gennemgår og påtegner klubbens regnskaber herunder også de enkelte udvalgs regnskaber inden generalforsamlingen. Udfører hvad der i øvrigt henregnes under en revisors arbejde. 9. Udvalgene 9.1 Ansvar og kompetence Udvalgene er ansvarlig overfor præsidiet. Udvalgene bør derfor løbende orientere præsidiet om arbejdet. Det kan f.eks. ske ved, at præsidiet får tilsendt kopi af udvalgets mødereferater. Udvalgsaktiviteter, der kan få væsentlig betydning for klubben eller afviger fra normal praksis, skal forelægges præsidiet til godkendelse. I tvivlstilfælde påhviler det udvalgsformanden at forespørge præsidenten, hvor langt udvalgets beføjelse rækker. 9.2 Udvalgsaktiviteter Hvis ét eller flere klubmedlemmer i- eller udenfor udvalget, rejser tvivl om et udvalgs opgaver, skal der udarbejdes en målsætning for udvalget der skal godkendes af præsidiet.

9 Balle Y s Men s Club Vedtægter 8 af Udvalgsmateriale Ved skift af udvalgsformand skal den afgående formand overdrage periodens relevante papirdokumenter til den nye formand i ordnet form, og sikre at relevante digitale dokumenter arkiveres i intranettets arkiv. Desuden skal påbegyndte opgaver der videreføres i det nye klubår, afdækkes og fremlægges for den nye formand. 9.4 Klubbens hjemmeside Hjemmesiden forvaltes af en webmaster, der som udvalgene er ansvarlig over for præsidiet. Webmasterens kompetencer til offentliggørelse af data, bl.a. i forhold til persondataloven, er beskrevet i bilag 2: Bestemmelser vedrørende personoplysninger på hjemmesiden. 10. Klubtilskud og gaver Der gives tilskud til møder og andre aktiviteter, samt til gaver efter retningslinier som angivet i bilag 3 Klubtilskud og gaver. 11. Ophør af medlemskab Udmeldelse skal ske skriftligt til præsidenten. Medlemskab kan efter præsidiets afgørelse fortabes ved: Fravær ved 3 på hinanden følgende klubmøder uden afbud. Ved at være i kontingentrestance for mere end 3 måneder efter at være blevet gjort opmærksom på restancen. Efter udmeldelse eller fortabelse af medlemskab kan dette genoprettes, såfremt eventuelle økonomiske mellemværender bringes i orden. 12. Vedtægtsændring Til ændring af klubbens vedtægter kræves, at forslag herom er optaget på dagsordenen på en behørigt indvarslet generalforsamling, og at den vedtages af 2/3 af de fremmødte klubmedlemmer. Ændring af bilag til vedtægterne kan foretages af præsidiet. Tidspunkt og årsag til en ændring skal fremgå af bilaget. Umiddelbart efter at en ændring er foretaget, skal den meddeles alle klubmedlemmer. En ændring kan til enhver tid tilbageføres eller justeres på basis af en flertalsbeslutning på et internt klubmøde. 13. Klubbens ophør Klubben ophæves, såfremt dette vedtages på en generalforsamling af 2/3 af de fremmødte medlemmer, eller såfremt betingelserne for international godkendelse bortfalder. Ved klubbens ophør tilfalder dens midler lokalt kirkeligt ungdomsarbejde.

10 Balle Y s Men s Club Vedtægter 9 af Ikrafttrædelse Ovenstående vedtægter er vedtaget på klubbens generalforsamling d. 03. juni 2013 og er gældende fra 1. juli Præsident Peter Gamst Bilag Bilag 1: Skatmesterens opgaver Bilag 2: Bestemmelser vedrørende personoplysninger på hjemmesiden Bilag 3: Gaver Love og nærværende vedtægter skal sammen med bilagene være tilgængelige på intranettet i biblioteket Præsidiet/Love og vedtægter.