Center for Økonomi & HR Side 1 af 5 HR-afdelingen Din naturlige samarbejdspartner!

Transkript

1 Center for Økonomi & HR Side 1 af 5 Sammenskrivning af gruppedrøftelse om Trivsels- og ledelsesevaluering fra Arbejdsmiljødagen Hvordan har den elektroniske del af evalueringen fungeret hos jer? 1 Det har fungeret OK det var dog ikke tydeligt at der var to forskellige evalueringer. Det er en udfordring med elektronisk besvarelse for fx udekørende enheder. 2 Alle har haft adgang til PC, så teknisk har det fungeret godt. Der har dog været for kort tid til det elektroniske. 3 Minusser: Svært at komme ind i skemaet, skemaet gik i kludder halvvejs, der manglede en bekræftelse på at skemaet var indsendt, ikke alle opdagede at der var to skemaer, nogle troede at de skulle udfylde word-skemaet på intranettet, loginproblemer for ledere og medarbejdere, som allerede havde en brugerprofil på Safetynet. De skulle ikke bruge cpr, som instruktionen sagde. Der var tvivl om, hvorvidt man var anonym, når man skulle skrive cpr.nr. Der var medarbejdere, som ikke arbejder i kommunen længere, som fik skemaet, dvs. ikke opdaterede lister. Hvilke muligheder og udfordringer oplever I omkring processen? Arbejde videre med de medarbejdere der ikke dagligt har adgang til en PC. Opmærksomhed på at skabe mulighed for at besvare. Ledergruppens trivsel bør være separat fra afdelingens rapport, således at der er et tydeligt billede af lederens arbejdsmiljø. Svært for nogle medarbejdere at besvare spørgsmål om lederens evne til at samarbejde på tværs. På én arbejdsplads er størstedelen af medarbejderne frivillige, men de indgår ikke i evalueringerne. Det er ikke så konstruktivt med en besvarelse, som udelukkende er kvantitativ den kvalitative del mangler. Uklart hvad der skal ske på baggrund af resultaterne. Hvordan kan denne evaluering bidrage til udviklingen af god ledelse og trivsel hos jer? Kan pege på noget, der ikke fungerer i enheden. Anonym besvarelse giver ikke mulighed for at tage fat i de enkelte medarbejderes synspunkter. Mangler drøftelse efter evalueringen endnu ikke noget indtryk/billede af resultatet overordnet. Ledernes trivsel er usynlig. Stressniveau på ledelsesniveau bliver ikke evalueret. Fokus på arbejdsmiljøet. -

2 Center for Økonomi & HR Side 2 af 5 Mange savnede mulighed for at svare ej relevant eller ved ikke. Plusser: Hurtig respons fra HR i forhold til spørgsmål. Tilpas længde på skemaet. 4 Der har været for lidt fokus på opgaven kunne have ønsket et pop-op vindue. Det har fungeret godt. 5 OK, da der var flere tilfælde af, at kolleger ikke kunne finde ud af, hvordan de kom videre. 6 Meget forskelligt. Svært at komme ind på evalueringerne. Andre kan gå ind med cpr.nr. på medarbejdere evalueringen var åben i 14 dage. 7 Ikke alle opdagede at der var to skemaer. Utryghed om, hvorvidt det nu også var anonymt. Nogle havde problemer med login. Ledelsesevalueringen kunne ikke trækkes på enkelte afdelinger, men kun på hele området. 8 Fint generelt. Problematisk hos de afdelinger, som ikke har adgang til PC er. 9 Udfordring hos de decentrale enheder med adgang til PC samt tid til besvarelse. Individuelle rykkere? Smartere system med link-adgang? 10 Det har været noget af en udfordring bl.a. at tyde skemaet ledelsesevaluering, Det er en udfordring at få alle til en PC. En HR-medarbejder, som kan hjælpe med at analysere ledelsesevalueringen, og se det fra et andet perspektiv. Problematisk at anvende cpr.nr.. Adgangsforhold til PC'er. Udfordring hvor seriøs er opgaven nyt påfund fra direktionen Spørgsmål kunne misforstås. Mangler dialogen, som der var ved den gamle evaluering. Det giver overordnet god mening at lave evalueringerne. Giver mulighed for god og konstruktiv dialog mellem medarbejdere og ledelse. Efterbehandling af evalueringen er vigtig, så man får afklaret, hvad der menes med diverse spørgsmål. Kan vi høre nogle af dem, der ikke har svaret, om hvorfor de ikke har svaret? Er det utryghed omkring anonymitet? Er det mulighed at differentiere spørgsmål? Der var startvanskeligheder. Nogle er blevet smidt af under processen. Hvem evaluerer Kræver en højere svarprocent for at have et reelt arbejdsredskab. Tage en dialog på et P-møde/MED-møde. I øvrigt et stort problem at 25 % ikke kan anbefale vores kommune som arbejdsplads. Et øjebliksbillede. Ingen indflydelse Forkert redskab. - Anonymitet: mange vil ikke svare, hvis den ikke er anonym. Ved hjælp af den gode dialog mellem ledelse og medarbejdere kan det vise hvilke områder lederen skal udvikle, og hvad medarbejderne kan arbejde med i forhold til at støtte lederen og arbejdspladsen. Ved de røde punkter, her udtaler en leder at han vil tage det op i MED. Derefter arbejde

3 Center for Økonomi & HR Side 3 af 5 da der er en del svære og utydelige spørgsmål (akademisk??) Sommetider er der en del der har svaret tror folk har været i tvivl om spørgsmålets betydning 11 Nogle har været forvirrede over at der var to undersøgelser, men ellers har det været ok. Især for dem der bruger PC i det daglige. 12 Hvis man er vant til at arbejde med PC er det lettere. Ord som silo har været svært at begribe for en køkkenpige/pædagogmedhjælper. 13 Der manglede en vejledning til dem, som i forvejen var på Safetynet. Cp.-indtastningen er der mange som har reageret på. Evalueringerne forsvandt i strømmen af opgaver og mails. Relevansen var ikke stor nok. 14 Selvejende institutioner har ikke kunnet deltage. Folk har overvejende deltaget! 15 Det er en barriere at skulle bruge sit cpr.nr. Det er det elektroniske, der også er en del af problemet, nogen kan have svært ved at få tid til opgaven. 16 Ønske om fortsat anonymitet. I de enheder med store forandringsprocesser, er det ikke muligt at sammenligne næste gang. Opkvalificering af spørgeskema man? Her har der også været problemer, for hvem evaluerer hvem? Giver mulighed for at drøfte emnerne fra undersøgelsen. Anonymiteten kan give udfordringer, men andre mener at det er bedst med anonymitet. Tidspres. At den har ligger så tæt op ad en højtid. At der har været mange andre centrale opgaver at beskæftige sig med. Nogle af spørgsmålene var ret kryptiske. Det kan være svært at placere vurderingerne/kritikken på det rigtige niveau. Anonymitet blev et stort tema som afspejler tilliden til ledelsen og den generelle utryghed. Spørgsmålene har været svære at besvare for nogle. Mangfoldighed/nuancerne er ikke med i et skema. Udfordring i forhold til adgang til PC. Information måske som APP. Det var nødvendigt at skulle uddybe skriftligt, for at gå videre. Der mangler svarmuligheden: Ved ikke. (neutralt svar) Det er ikke alle spørgsmål, der er med disse i en positiv retning. Lederne skal kunne evaluere hinanden. Det sætter det på dagsordenen i MED.- systemet, fokus på den gode dialog. Klarhed om organisationens samlede trivsel og mulighed for dialog. Problemer med anonymitet og samtidig ved vi at så snart der skal navn på, så bliver svaret et andet. Hvorfor er besvarelsesprocenten så lav? Revurderer modellen. Mulighed for noget tværgående?? Hvis det bliver brugt det vides ikke om resultatet bliver brugt til noget? Det virker som om at Faxe Kommune som organisation kan sætte flueben ved at man nu har gennemført evalueringen. At den bliver en del af det MED og arbejdsmiljøarbejde, som allerede foregår. Målsætning i den giver mulighed for god ledelse og trivsel. Den er ikke nem, at skabe dialog ud fra. Kilde til frustration.

4 Center for Økonomi & HR Side 4 af 5 både med hensyn til spørgsmål og svarmuligheder. Start forfra næste gang og lad denne være en test af det elektroniske spørgeskema. 17 Længere forberedelsestid så medarbejderne, der ikke til daglig bruger PC kan sætte sig ind i arbejdsgangen. Dette kunne øge svarprocenten. 18 Udfordringer: Ikke alle har adgang til PC, og er vant til at bruge dem. Det tyder på, at der er en fejl i optællingssystemet særligt i trivselsdelen. Medarbejderudsagn stemmer ikke med den elektroniske opgørelse. Nogle af spørgsmålene rammer ikke bredt nok det gør det svært for nogle grupper af medarbejdere at svare. Flot grafik og brugervenligt. 19 Enkelte har fundet, at indtastning af det fulde cpr.nr er ubehageligt, og påvirker oplevelsen af anonymitet. Arbejde med at forklare, hvordan undersøgelsen er/sikre anonymitet. lige relevante for alle arbejdspladser. Inddel eventuelt i niveauer kommunen som helhed + spørgsmål målrettet de enkelte arbejdspladser. Der har været lidt konflikt omkring anonymiteten, når man også skal oplyse cpr.nr. Udformningen af spørgsmålene bør laves i samarbejde med en medarbejdergruppe, så tænkningen kommer fra begge sider. Mulighed for bedre efterbehandling og opfølgning, hvis den bliver åben. Vi har fået god hjælp undervejs + god procesplan. Vi vil gerne fastholde dette koncept nogle gange i træk, så vi kan sammenligne resultaterne. Det er svært at arbejde med, når det er anonymt. Det er meget overordnede spørgsmål. Hvis de forrige spørgsmål tages til efterretning, og evalueringen målrettes den enkelte arbejdsplads vil evalueringen være et langt bedre redskab. Vigtigt at forberede en kommende åben evaluering. Der er utryghed omkring at skulle stå åbent frem i en evaluering. Spørgsmålene var meget overordnede/generelle og bliver derfor ikke særlig nærværende. Og måske for ligegyldige. Brug af ord og begreber som fx siloer det er ikke tydeligt for alle, hvad de beskriver og svarene bliver derfor for usikre. Der mangler svarmuligheden Ved ikke Der har været en timing-udfordring. Vigtigt at formålet med undersøgelsen er klart. At tidspunktet (forår 2014) i forhold til organisatoriske ændringer m.v. giver uhensigtsmæssige svar fx i forhold til stress. Det kunne for nogle arbejdspladser have været en fordel at kunne vælge kvartal, fx lægge det i fjerde kvartal. 18 Forholdsvis meget bøvl, da adgangen er Udskød processen, for kort varsel i forhold til Nedslagspunkter, som kan anvendes i dialog

5 Center for Økonomi & HR Side 5 af 5 for dårlig. Forslag: brug egen adgangskode. Ønske om trivselsundersøgelse i den samlede ledergruppe. Ønske om en spørgsmålskategori, som hedder Ved ikke eller Ikke relevant. 19 Hele undersøgelsen skulle komme fortløbende. Mange har svaret, men det er en udfordring at komme til en PC for nogle. Ønske om en spørgsmålskategori, som hedder Ved ikke eller Ikke relevant. 20 Korrekt registrering af antal ansatte. Overordnet fungerede det fint det praktiske. Problemer med to faner/spørgeskemaer i samme undersøgelse. 21 Der bør være en Ved ikke eller Ikke relevant -knap. Længere drøftelse om fordele/ulemper omkring anonymitet. tilbagemeldingerne. Opmærksom på, at det et øjebliksbillede. Tænke det ind i årshjul, som det ene afløser det andet. Anonymitet kan give et skævt billede i forhold til deltagelsesprocent. Fokus på trivslen hele året. Oplevelse af både godt at den er anonym men også oplevelse af at det ikke er godt, grundet mangler efterfølgende. Man får ikke fulgt op på/diskuteret og evalueret. Kræver en god intro besvarelserne er situationsafhængige. Det er okay, når man er tryg ved PC. Lidt forvirrende hvis PC-kendskab ikke er så godt. Men bedre end papirformatet. Godt med vejledning. Tidspunktet før påske ikke optimalt bør koordineres med P-møde i afdelingen. Stress bør defineres eller spørges til i en anden form, fx arbejdspres overbebyrdet. Begrebet siloer har givet anledning til forvirring. med medarbejderne gerne i forlængelse af en MUS. Give nogle tendenser om, hvad der kan arbejdes videre med. Arbejdes med i forhold til ledelsesgrundlag. Synliggøre både afdelingsleder og overordnet leder. At fastholde (være opmærksomme) på det gode. Begrebsforvirring i forhold til begreber som centre, siloer, ledelsesniveauer, m.v. Problematisk med for mange spørgsmål. Gør efterbearbejdning svær. Opleves som overfladiske spørgsmål. Proces med formidling, svar, afrapportering og videre bearbejdning i afdelingerne bør være sammenhængende og kort. Åbne op for dialog sætte lys på blinde pletter eller skjulte problematikker. Inddrage alle medarbejdere ejerskab. Inddrages i APV handleplaner.