7. Valg af et bestyrelsesmedlem: Claus Hvidman er på valg - modtager genvalg

Transkript

1 Page 1 of 7 7. april 2013 Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år 3. Fremlæggelse af revideret regnskab for Schoutgårdens fællesarealer fremlæggelse af Det Grønne Udvalgs forslag til renovering af Schoutgårdens kransbeplantning og øerne i græsplænerne (ved bestyrelsesmedlem Pia Lindinger). Forslaget er vedlagt 5. Fremlæggelse af budget for Valg af kasserer: Lone Carstensen er på valg modtager genvalg 7. Valg af et bestyrelsesmedlem: Claus Hvidman er på valg - modtager genvalg 8. Valg af et bestyrelsesmedlem: Per Skipper er på valg - modtager genvalg 9. Valg af revisor: Per Fuglsang er på valg modtager genvalg 10. Valg af en suppleant Jutta Hørlyck modtager genvalg 11. Valg af en suppleant bestyrelsen foreslår Mette Groth-Andersen 12. Varmemester Theis Jørgensen orienterer om dels tekniske muligheder for at finde lækage i varmesystemet i vore huse, dels om mulighed for at beskytte sig mod stort vandtab ved en installationsændring 13. Indkomne forslag - der er ikke indkommet forslag 14. Eventuelt Formanden bød de fremmødte beboere velkommen til generalforsamling nr. 36 og udtrykte glæde over fremmødet. Herefter gik man over til dagsordenens punkter. Ad 1 Valg af dirigent Bestyrelsen foreslog Mette Groth-Andersen til dirigent. Dette blev enstemmigt vedtaget. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig i henhold til vedtægterne. Til stede var repræsentanter for 24 huse. Heraf var 3 huse repræsenteret ved fuldmagt. Ad 2 Bestyrelsens beretning om 2012 Beretningen var - ligesom de foregående år - opdelt i 4 afsnit, således at er der var mulighed for at stille spørgsmål og komme med kommentarer efter hvert afsnit. I referatet vil spørgsmål/kommentarer og svar være skrevet med kursivskrift, så det fremgår, hvad der er beretning, og hvad der er diskussion.

2 Page 2 of 7 1) De grønne arealer m.m. Schoutgården er et grønt miljø, så selvom vi bor tæt, er der jo lys, luft og grønt omkring os. Bestyrelsen er helt bevidst om, at vi skal bibeholde vores Grønne Look men intet varer evigt. En del af jer har sikkert bemærket at et af træerne mod Kirkevej mistede toppen i den kraftige blæst for 14 dage siden. Heldigvis kom ingen til skade denne gang. Bestyrelsen vil opfordre generalforsamlingen til at tage godt imod det forslag til fornyelse, som Det Grønne Udvalg har udarbejdet i samråd med erfarne gartner-specialister. Pia Lindinger fortæller mere om det under dagsordenens punkt 4. Der var ingen kommentarer til dette punkt. 2) Kedelcentralen m.m. Driften af vores kedelcentral har været udramatisk i Kasserer Lone Carsensen vil fortælle om leasingkontrakten, der udløber i 2013, under dagsordenens punkt 3. Desværre har vi stadigvæk en utæthed i centralvarmesystemet. Den er ikke så voldsom, som vi har set de foregående år ca. 80 l i døgnet. Hidtil har alle lækager været i de enkelte huse, så vi er overbevist om, at det også er tilfældet denne gang. Der henvises i øvrigt til dagsordenens punkt 12. Der var ikke kommentarer til dette punkt. 3) Øvrigt Sommerfest Der blev afholdt en yderst vellykket kombination af schoutmarked og gårdfest lørdag den 16. juni Der var 90 muntre gæster ved middagen. Vi holder traditionen vedlige med et nyt schoutmarked og gårdfest lørdag den 22. juni Fastelavnsfest Den 10. februar blev der afholdt tøndeslagning med 50 deltagere i alle aldre og udklædninger. Det flotte vejr gjorde dagen ekstra vellykket. De 2 fastelavnstønder samt flere bægre fastelavnspunch og pølser blev nedlagt under megen munterhed. Der skal lyde en stor tak til Claus, Johnny, Theis, Pia og andre flinke hjælpere for jeres indsats ved sammenkomsterne. Vores hjemmeside Bjarne Erbs i hus nr. 26 har oprettet en sektion i hjemmesiden, som kun beboere i Schoutgården har adgang til. Det betyder rent praktisk, at hvert hus har eget brugernavn og password. En meddelelse om, hvordan man kommer ind på denne sektion, er lagt i jeres postkasse. Den nye sektion indeholder også mulighed for, at man som beboer kan skrive kommentarer - f.eks hvis I har ting, som I vil sælge, bytte eller forære bort. I opfordres til - i forbindelse med at I opdaterer jeres brugernavn/password at oplyse jeres e- mail-addresse. Det vil gøre det hurtigere og nemmere at sende information til jer. Beboere uden addresse modtager fortsat information på papir.

3 Page 3 of 7 Hvorfor flager vi??? Vi har som beboere mulighed for at få hejst flaget på Schoutgårdens flagstang, når vi har en anledning hertil. Det er en tjans som vore flinke flagmestre Kjeld og Torkild tager meget seriøst. Men så kommer der løbende spørgsmål fra alle uinviede hvorfor flager vi egentlig? Det kan man nu se på hjemmesiden. Når man kontakter flagmestrene, sørger de for, at Mette Groth- Andersen får beskeden, så hun kan lægge oplysningen ind på hjemmesiden. Oplysningen fjernes automatisk dagen efter begivenheden. 4) Afsluttende bemærkninger. Vi har set på mulighederne for at installere elektriske solceller på vore huse, men lønsomheden af en installation i Schoutgården er for ringe. Der er udsendt en meddelelse til alle huse, hvor man kan se hvorfor. Til slut: Bestyrelsen, gartneren, varmemestrene og mange engagerede beboere arbejder for, at det skal være attraktivt at bo i Schoutgården. Bestyrelsen opfordrer beboerne til at støtte op om denne indsats, så det fortsat er et attraktivt sted. Der var ikke kommentarer til dette punkt. Ad 3 Fremlæggelse af det reviderede regnskab for 2012 Kasserer Lone Carstensen gennemgik kort det reviderede regnskab, som var udsendt med indkaldelsen til generalforsamlingen, og forklarede noterne i detaljer. Resultatopgørelsen viser et overskud på ,00 kr., som foreslås overført til foreningens formue, der herefter udgør ,00 kr. På forespørgsel om, hvorvidt der findes en øvre/nedre grænse for formuens størrelse, blev svaret, at dette ikke findes. På forespørgsel om, hvorvidt varmebidraget vil blive nedsat, når leasingkontrakten udløber til september blev svaret, at Pia Lindinger vil komme med et forslag til realisering af besparelsen i forbindelse med fremlæggelse af Det Grønne Udvalgs forslag til renovering af beplantningen under dagsordenens punkt 4. Regnskabet blev taget til efterretning. Ad 4 Det Det Grønne Udvalgs forslag til renovering af Schoutgårdens kransbeplantning og øerne i græsplænerne. Schoutgårdens beplantning er på grund af alder ved at vokse os over hovedet. Ved generalforsamlingen i 2012 blev det besluttet at nedsætte et Grønt Udvalg som skulle kortlægge muligheder og priser for renovering af bevoksningen. Udvalget består af: Pia Lindinger Hus nr. 13 Jutta Hørlyck Hus nr. 7 Susanne Fuglsang Hus nr. 15 Jette Hagetoft Hus nr. 17 Aase Jensen Hus nr. 61 Alle er velkommen til at deltage, hvis man har gode ideer eller ønsker.

4 Page 4 of 7 Vi er meget tilfredse med gartner Kents daglige vedligeholdelse af de grønne områder, men da beplantningen som nævnt - er ved at vokse os over hovedet, har udvalget været meget ude at kigge på beplantningen og har fundet, at der skal gribes drastisk ind nu, hvis vores bebyggelse fortsat skal se præsentabel ud. Udvalget har rådført sig med vores gartner Kent samt et professionelt gartnerfirma, som siger, at randområderne (hække og store træer) ikke har været passet korrekt fra starten. De sidste 2 år er der gennemsnitligt brugt kr. pr. år til vedligeholdelse af de grønne områder. I 2013 vil der skulle bruges kr. med den nuværende vedligeholdelsesplan bl.a. udgift til beskæring af træer, som alligevel skal fældes om få år. Udvalget foreslår en 5-års plan med fokus på nedskæring, fældning og genetablering samt fjernelse af øerne på græsplænerne. Men i første omgang fokuseres der på en 2-års plan, hvor de mest nødvendige ting vil blive foretaget, bl.a. renovering af randbeplantningen. Planen for de første 2 år ser således ud: Forår 2013 Hækkene ved stierne mod Hartkornsvej klippes til jorden; oprydning af ikke tilhørende planter, bortkørsel af affald Fældning og bortkørsel af 6 egetræer mod Lodsgården Opstamning af fyr mod Kirkevej Efterår 2013 Fjernelse af øerne ved Lodsgården Barkflis i de nedlagte øer Etablering af 9 frugttræer (8-/10-årige træer med kirsebær, æbler, blommer) Vinter 2014 Randhækkene beskæres kraftigt cm og renses for ikke ønsket beplantning Forår /sommer 2014 Fjernelse af øerne ved Kirkevej Barkflis i de nedlagte øer Løft (opstamning) af egetræer Udgifterne til den foreslåede plan for 2013 er på kr., hvoraf en del af finansieringen tages fra foreningens formue. I 2014 vil udgifterne beløbe sig til kr., der finansieres gennem fastholdelse af de nuværende fællesudgifter samt udnyttelse af leasingbesparelsen fra fyrene. Det er udvalgets mål, at tidsforbruget - og dermed udgifterne - på vedligeholdelse af de grønne områder efter 5-års planens gennemførelse bliver mindre. Pia pointerede, at randhækkene efter nedklipningen ikke vil se pæne ud, men i løbet af 2-3 år vil de være vokset op igen. På forespørgsel om, hvorvidt Lodsgården kan vinde hævd på den del af Schoutgårdens areal, der findes på deres side af den nuværende hæk, svarede formanden, at bestyrelsen har haft et autoriseret landmålerfirma til at foretage en opmåling, og at der er nedrammet skelpæle, samt at bestyrelsen har haft en god dialog med Lodsgården om sagen,så Lodsgården vil ikke vinde hævd på det areal.

5 Page 5 of 7 Beboeren i nr. 8 roste Det Grønne Udvalg for et flot arbejde og en god analyse, men fandt det var uheldigt at blande besparelsen fra leasingafgiften ind i udgifterne til vedligeholdelse af det grønne område. Hertil svarede formanden, at kassereren ville sikre, at der er overblik over økonomien i opgaven. Til bemærkning om, at der i løbet af 2-3 år vil vokse ukrudt op i flislaget omkring træerne, hvor øerne er fjernet, så det vil kræve ekstra vedligeholdelse, svarede Pia, at udvalget vil tage dette ad notam. Til spørgsmål om hvorvidt udvalget havde tænkt på, at det kunne betyde mere vejstøj for beboerne, medens de nedklippede hække mod Hartkornsvej endnu var lave, svarede Pia, at det havde udvalget tænkt på. Beboeren i nr. 1 bad udvalget være opmærksom på, at der ved nedklipning af inderhækken mod Hartkornsvej kunne være risiko for, at området angribes af ukrudt. Pia tog udtalelsen ad notam og vil melde tilbage til nr. 1 efter rådføring med gartnerfirmaet Der var enighed om, at Det Grønne Udvalg skal fortsætte, og der var flertal for, at de foreslåede planer skal sættes i værk. Ad 5 Fremlæggelse af budget for 2013 Lone gennemgik kort budgettet, der var udsendt med indkaldelsen. Budgettet viser et underskud for 2013 på kr., hvilket skyldes udgift til gartnerfirmaet. Beløbet vil blive reguleret ved årets udgang som følge af vedtagelsen af Det Grønne Udvalgs forslag. Varme-, fælles-, og vedligeholdelseskonto-bidrag samt kontingent er uforandret 2.325,00 kr. pr. måned pr. hus. Budgettet blev taget til efterretning. Ad 6 Valg af Kasserer Lone Carstensen blev enstemmigt genvalgt. Ad 7 Valg af et bestyrelsesmedlem Claus Hvidman blev enstemmigt genvalgt. Ad 8 Valg af et bestyrelsesmedlem Per Skipper blev enstemmigt genvalgt. Ad 9 Valg af revisor Per Fuglsang blev enstemmigt genvalgt. Ad 10 Valg af en suppleant Jutta Hørlyck blev enstemmigt genvalgt. Ad 11 Valg af en suppleant bestyrelsen foreslog Mette Groth-Andersen Mette Groth Andersen blev enstemmigt valgt.

6 Page 6 of 7 Grundejerforeningens bestyrelse ser herefter således ud: På valg i Formand Bent Tersbøl 2014 Kasserer Lone Carstensen 2015 Bestyrelsesmedlem Claus Hvidman 2015 Bestyrelsesmedlem Pia Lindinger 2014 Bestyrelsesmedlem Per Skipper 2015 Suppleant Jutta Hørlyck 2014 Suppleant Mette Groth-Andersen 2014 Revisor Morten Erri 2014 Revisor Per Fuglsang 2015 Ad 12 Tekniske muligheder for lækagesøgning i varmesystemet i vore huse. Varmemester Theis Jørgensen oplyste om to muligheder og viste skitser af de to installationsmuligheder: En varmeveksler, der installeret koster ca kr. pr. hus. Men varmeveksleren er ikke afprøvet i vores bebyggelse, og fylder meget i rummet under trappen. Et manometer, der installeret koster ca kr. pr. hus. Det er afprøvet i vores bebyggelse, og det er nemt at betjene. Manometeret skal monteres af et VVS-firma, men den fingernemme gør det selv mand kan evt. selv indkøbe og installere manometeret. Man kan skrive sig på en liste hos Jutta Hørlyck, hus no. 7, hvis man er interesseret i at få installeret et manometer på sit varmesystem. Derefter vil Jutta indhente pristilbud fra to VVSfirmaer. Resultatet vil blive lagt ind på hjemmesiden. Ad 13 Indkomne forslag Der var ikke indkommet forslag.i rette tid, men hus nr. 66 havde indsendt et forslag om etablering af en overdækning ved hoveddøren. Der kan således ikke stemmes om forslaget Det blev oplyst, at en sådan ændring af bebyggelsens udseende formelt skal vedtages af en generalforsamling og derefter godkendes af Kommunen. Hus nr. 66 blev henvist til at få udarbejdet en bygningstegning af overdækningen, gerne af en arkitekt. Derefter kan bestyrelsen evt. få en forhåndsgodkendelse af Kommunen, hvorefter projektet kan forelægges på en generalforsamling for vedtagelse. Ad 14 Eventuelt Mette Groth-Andersen, hus nr. 8, havde erfaret, at der er et rakethul i det nylagte tag på deres carport og udtrykte skuffelse over, at ingen havde vedstået sig uheldet. Det blev påpeget at uheldet ikke nødvendigvis var forårsaget af Schoutgårdens beboere, men måske af et af nabohusene. Per Skipper foreslog, at Mette kunne melde det til sit forsikringsselskab. Annelise, hus nr. 21 gav, udtryk for, at de ofte har problemer med kloakken. Hertil svarede Lone, at kloakken skal spules igennem, hvis der er problemer, og at der findes en højtryksspuler til låns i varmekælderen. Hvis dette ikke kan klare problemet, skal der et professionelt firma på.

7 Page 7 of 7 Herefter takkede dirigenten for god ro og orden. Formanden takkede afslutningsvis dirigenten for veludført hverv. Generalforsamlingen sluttede kl o O o