ARBEJDSPAKKEN Drifts- & Serviceaftale mellem samlet ejendomsområde og institutioner Møde nr. 1 den Indholdsfortegnelse

Transkript

1 ARBEJDSPAKKEN Drifts- & Serviceaftale mellem samlet ejendomsområde og institutioner Møde nr. 1 den Indholdsfortegnelse 1. PRÆSENTATIONSRUNDE PRÆSENTATION AF DET OVERORDNEDE PROJEKT & HIDTIDIGE FORLØB ARBEJDSPAKKENS BESKRIVELSE DRØFTELSE AF STANDARDKONCEPT FOR DRIFTS- OG SERVICEAFTALE NÆSTE MØDE... 4 GULDBORGSUND KOMMUNE DELTAGERE:... 5 CENTER PARK OG EJENDOMME RÅDHUSET PARKVEJ NYKØBING F DOKNR SAGSNR. 14/1070 SAGSBEHANDLER: MARIANNE THØGERSEN DIR Dok møde ARBEJDSPAKKEN DRIFTS- OG SERVICEAFTALE Side 1

2 SIDE 2/5 1. Præsentationsrunde En kort præsentation af deltagere i arbejdspakken. 2. Præsentation af det overordnede projekt & hidtidige forløb SRPE gennemgik udleverede materiale på mødet som indeholdt følger: - Hvilke visioner der ligger bag processen for optimering af ejendomsdrift. - Hvad er det for en opgaven som vi har fået. - Hvad betyder Brutto model - Ejendomscenter Guldborgsund på den lange bane. - Hvad er en faseplan og hvad er der planlagt i faseplan. Faseplan vil i processen erstattes af en egentlig tidsplan. - Eksempel på case fra et udvalgt område i kommunen. Processen for Optimering af ejendomsdriften, er nu i den forberedende fase og nuværende status er som følger: Det hidtidige forløb har været som følger: 7/ afholdtes workshop med deltagelse af repræsentanter udpeget af kommunens 11 centerchefer Efterfølgende blev der nedsat en Projektgruppe- med repræsentanter udpeget af centercheferne - som på baggrund af resultat fra workshoppen og erfaringer fra hhv. Køge og Høje Taastrup Kommune overfor Direktionen har udarbejdet oplæg til samling af ejendomsdriften Direktionen har på møde , behandlet det af Projektgruppen fremsendte forslag til organisering af en samlet ejendomsdrift, hvorefter sagen blev sendt i høring i MED-organisationen, som blev afsluttet Hovedudvalget behandler sagen på møde I uge 15 (8-12. april) vil sagen blive forelagt fagudvalgene Den vil sagen blive forlagt for Økonomiudvalgets til endelig godkendelse. 3. Arbejdspakkens beskrivelse Arbejdspakken er sammensat med udvalg af repræsentanter fra et udsnit af forskellige enheder i organisationen. Værdier for projektets proces vil foregå med værdier som åbenhed og dialogbaseret. I beskrivelse af arbejdspakken fremgår det, hvad gruppen skal levere: Standard koncept for drifts- og serviceaftale mellem samlet ejendomsområde og institutionerne. Det tilsigtes, standardkonceptet for standard driftsog serviceleverance udgør ca. 80% af den samlede leverance og en individuel aftale målrettet den enkelte institutions behov udgør ca. 20% af den samlede leverance. 2

3 SIDE 3/5 Der blev stillet spørgsmål omkring fremtidig placering af økonomi for driften. Udgangspunktet er, at opgaver og økonomi hænger sammen. Økonomien følger således med de opgaver som flyttes til et eventuelt ejendomscenter. 4. Drøftelse af standardkoncept for drifts- og serviceaftale I processen skal det fremmandes, at der tænkes helhedssynet til formål for den samlede gevinst ikke kun gevinsten for mig. Resultatet skal samtidig afspejle den virkelige og foranderlige verden. Ved drøftelse af koncept for drifts- og serviceaftale var der enighed om, at snitfladen mellem drift og service er svær at afgrænse og endda svær at adskille. Derfor vil der være opmærksomhed på, at få afdækket en rammeaftale hvor der først bliver fokuseret på overskrifter og det skal bestræbes, at kunne dække alle områder frem for, at der skal udarbejdes 5-6 forskellige aftaler. Det er ikke afgørende at aftalen præcis kan dække 80% af drifts- og serviceydelser. Service Drift Ved drøftelse af særlige ydelser for de enkelte institutioner kan det være svært, at afdække området. Der bør lægges vægt på dialogbaseret drøftelse af disse ydelser mellem den enkelte institution og et ejendomscenter. Og samtidig en løbende dialog omkring justering af serviceniveauet ud fra en drøftelse af nødvendigheden af service op imod manglende service. Er det nødvendigt service? Justering Manglende service identificeres På mødet blev vendt flere opmærksomhedspunkter. Blandt andet om der er indtænkt et så kaldt vagt korps ind i ejendomscentret ved akut opståede opgaver. I 3

4 SIDE 4/5 den forbindelse blev nævnt mulighed for at etablere et ejendomssupport lignende IT-afdelingens IT-support. På mødet blev der etableret nogle minigrupper som fik følgende opgave til næste møde den 10. april 2014: - Katia, Sheila og Allan skal komme med et oplæg til organisering af kontaktfladen omkring indgåelse af drifts- og serviceaftaler. - Finn, Lars og Alex skal komme med et oplæg til standardkoncept for en driftsaftale og gerne med afsæt i udleverede udkast til drifts- og serviceaftale. - Sheila, Dan og Marianne skal komme med et oplæg til standardkoncept for serviceydelser herunder særlige ydelser og gerne med afsæt i udleverede udkast til drifts- og serviceaftale. Næste møde er den 10. april Det forventes at der afholdes endnu et møde hvor der i gruppen afklares justeringer for oplæg til endelig drifts- og serviceaftale til videre behandling. Det blev samtidig aftalt, at gruppen vil blive indkaldt såfremt der vil være justeringer i drifts- og serviceaftale. 5. Næste møde Næste møde finder sted den 10. april 2014, kl , mødelokale 2, i blok D, 1. sal. Foreløbig dagsorden: 1. Temperaturmåling på dialogen omkring projektet v/alle 2. Præsentation af koncept for hvordan kontaktflade mellem ejendomscenter og institutioner kan organiseres v/katia, Sheila og Allan 3. Præsentation af standard rammeaftale for driftsaftale mellem ejendomscenter og institutioner v/finn, Alex og Lars 4. Præsentation af koncept for standard rammeaftale service-aftale, herunder særlige ydelser v/sheila, Dan og Marianne 5. Drøftelse til udkast for en samlet standard drifts- og serviceaftale 6. Den videre proces. 7. Eventuelt 8. Næste møde? 4

5 SIDE 5/5 Deltagere: Søren Petersen, Ejendomme & Projekter (tovholder) Dan Kristiansen indtræder i gruppen som substitut for Carsten B. Petersen Østre Skole Allan Wriedt, Saxenhøj Alex Jørgensen, Fritid Katia Bøgedal, Ældreområdet Distrikt Vest Sakskøbing Sheila Maarup, Stubbekøbing Børnehave Finn Wulff, Nr. Vedby Skole indtræder i gruppen som substitut for Erik Jensen, Stubbekøbing Skole Marianne Thøgersen, Ejendomme & Projekter 5