Danmarks Filatelist Forbund

Transkript

1 Danmarks Filatelist Forbund The Danish Philatelic Federation Jagtvej 74, 1.sal Postboks København N Tlf Fax Giro danfil@danfil.dk Referat af BESTYRELSESMØDE 3/2006 Danmarks Filatelist Forbund (DFF) Torsdag d. 28. juli 2006 kl på Hotel Plaza, Odense Til stede: Erik Vermeij (EV), Niels Erik Thunbo Pedersen (NEP), Lilian Boye- Hansen (LBH), Ken S. Jørgensen (KSJ), Søren Chr. Jensen (SCJ), Gert Guttenberg (GG) samt Ib Krarup Rasmussen (IKR) Afbud fra: Torben Mehl Jørgensen (TMJ) NEP var ikke ankommet ved mødets start, derfor blev punkterne på dagsordenen ikke behandlet i rækkefølge. Referatet er dog efter dagsordenens rækkefølge. 1. Godkendelse af referat a. Referat fra bestyrelsesmøde 2, 2006 blev kort gennemgået og godkendt. Referatet havde dog foreligget sent, hvilket bestyrelsen udtrykte sin utilfredshed med. Referatet skal for fremtiden foreligge så betids, at det kan tjene som et redskab for bestyrelsens arbejde b. KSJ anførte, at det ville være en god ide for fremtiden at afslutte referatet med en huskeliste over arbejdsopgaver, der manglede at blive foretaget. Dette var der tilslutning til. 2. Regnskab a. NEP gennemgik det færdige regnskabet for 2005/06, som med evt. mindre justeringer var klar til aflevering til revisor. Der var konstateret et driftsunderskud på 166 t.kr. samt afskrivninger og kursreguleringer på minus 139, hvilket giver et samlet regnskabsresultat på minus 305 t.kr. Kursreguleringerne var udenfor bestyrelsens kontrol. Forklaringen på det store driftsunderskud var i særdeleshed merudgifter til DFT (trykning og porto) i forhold til budget samt initialomkostninger til fremtidig egen desktopproduktion. b. Det tidligere vedtagne budget for 2006/07, 2007/08 samt 2008/09 blev udsat for mindre justeringer. c. Regnskab for dubletcirkulationen. Der ville foreligge et regnskab fra dubletlederen indenfor 8 dage. De opakkumulerede underskud for de to foregående regnskabsår på i alt kr skal indkorporeres i det aktuelle årsregnskab sammen med resultatet fra den nuværende årsregnskab for dubletcirkulationen

2 3. Repræsentantskabsmøde a. Den tidligere forelagte køreplan for repræsentantskabsmødet 25/ blev gennemgået. Det konstateredes, at DFFs klubber var blevet orienteret om afholdelsen af repræsentantskabsmødet ved brev ultimo maj samt om fristen for indsendelse af forslag til 31. juli. b. I DFT nr. 4, som vil udkomme primo august, vil dagsordenen for repræsentantskabsmødet blive optrykt. Dagsordenen blev gennemgået og godkendt c. Regnskab og beretning skal offentliggøres i DFT nr. 6, som udkommer primo oktober d. Input til bestyrelsens beretning skal være EV i hænde senest 1. september. EV sammenskriver. Beretningen skal være færdigskrevet til tryk 15. september e. Vedr. valg til bestyrelsen. Mulige kandidater til afløsning for de bestyrelsesmedlemmer, der træder tilbage, blev diskuteret. f. Indslag i repræsentantskabsmøde. Det blev besluttet at søge gennemført en paneldiskussion lørdag formiddag med emnet: Åben klasse. SCJ arrangerer denne paneldiskussion. g. Der vil ikke blive noget fredagsarrangement der vil dog være mulighed for overnatning. IKR arrangerer. h. Vedr. dirigent. EV forespørger Niels Valdal 4. Vedtægtsændringer a. EV udarbejder forslag til ændring af DFFs vedtægter vedr. valgperioden for bestyrelsesmedlemmer. Ændringen foreslås at være 4 år i stedet for 2 år, således at man undgår den uhensigtsmæssighed, at ikke hele bestyrelsen er på valg ved hvert repræsentantskabsmøde b. Som følge af nedlæggelsen af DFU skal der foretages konsekvensrettelser i DFFs vedtægter. Desuden skal der indføres et særligt medlemskab for børn og unge under 18 år, med et særligt (lavt) kontingent. Det foreslås, at kontingentstørrelsen skal være 50% af kontingentet for A-medlemmer. c. Danmarksmedlemmer internetklub-medlemmer. Der indføres ikke et særligt Danmarksmedlemsskab. Det står derimod enhver (evt. klub) frit for at oprette en særlig klub, baseret på internettet, med særligt klubkontingent samt A-kontingent til DFF. DFF vil ikke iværksætte en egen internetklub. 5. DFU a. LBH orienterede om nedlæggelse af DFU på dennes ekstraordinære generalforsamling pr. 19. juni 2006 b. Likividationsregnskab forelå fra likvidator Benny Andresen (BA). c. IKR får afklaret hos BA, om DFUs årsregnskab for 2005 var blevet godkendt på DFUs ordinære generalforsamling, samt sikrer ved forespørgsel hos BA, at der ikke er passive poster.

3 d. Provenuet fra likvidationen af DFU overføres til DFFs konto og hensættes på statuspost øremærket aktiviteter for børn og unge. e. Det tidligere DFUs bankkonti skal nedlægges f. Vedr. fremtiden. Dannelsen af et særligt udvalg med ungdomsarbejdet som tema blev diskuteret. SCJ fik til opgave at formulere et kommissorium for et sådant udvalg. Udvalgets præcise sammensætning blev henlagt til bestemmelse for den nye bestyrelse. Det blev dog understreget, at formanden for udvalget skulle udgå fra DFFs bestyrelse, samt at udvalgets opgaver ikke var at udføre praktisk ungdomsarbejde, men at iværksætte initiativer, planer mm. g. Artikel i DFT nr. 4 vedrørende opløsningen af DFU blev gennemlæst, diskuteret og tilrettet. h. IKR indkalder alt resterende materiale tilhørende DFU til Forbundskontoret. 6. DFT a. IKR redegjorde for at rundsendt revideret budget for produktionen af DFT for 2006/07 og 2007/08 væsentligt var baseret på ændret papirgramvægt, som betød besparelser i trykning af tidsskriftet, men især havde betydning for forsendelse af DFT til udlandet b. DFT nr. 3 som indeholdt kluboplysninger var færdigtrykt og afleveret til distribution c. DFT nr. 4 var 95% færdigredigeret og ville blive trykt ca. 1. august og afleveret til distribution 7. august. IKR konstaterede, at den nye produktionsmåde med egen desktop-produktion havde været af et betragteligt arbejdsomfang, men at samarbejdet med den nye medredaktør Torben Lethraborg forløb perfekt samt at der resten af 2006 ville blive udgivet et nyt DFT hver ca. den 1. i måneden, således at der i 2006 bliver udgivet i alt 9 numre. d. IKR orienterede om, at der i DFT nr. 4 var optrykt en række læserbreve om især afstempling af danske frimærker e. EV fortalte, at der havde været mange forespørgsler fra DFFs medlemsklubber om, hvorfor DFT ikke var udkommet i maj måned IKR henviste til at alle klubformænd i brev ultimo maj havde fået underretning herom, samt at der løbende pr. telefon og mail var givet forklaring til dem, der måtte ønske det. 7. DFFs hjemmeside a. IKR underrettede om, at TMJ i øjeblikket var ved at foretage en ny opdatering af hjemmesiden. b. Bestyrelsen konstaterede, at den hidtidige opdatering af hjemmesiden havde været utilfredsstillende. SCJ fik til opgave at præsentere et oplæg med budget for fremtidig drift af hjemmesiden. 8. Nordia 2007

4 a. EV orienterede om, at en forespørgsel til en medlemsklub om evt. at afvikle en Nordiaudstilling i 2007 under dansk regi var blevet trukket tilbage 9. Meddelelser a. Aktuelle medlemstal til og med 1. juli 2006 forelå og blev taget til efterretning. b. SCJ orienterede om at der pr. var tilmeldt 450 rammer til DJURS 20 c. NEP orienterede om korrespondance fra Tåstrup og Omegns Frimærkeklub (TOF) vedr. åbent brev om postvæsernes deltagelse med stand på klubudstillinger. Punktet havde været behandlet på forrige bestyrelsesmøde og IKR havde udfærdiget brev til TOF, som aftalt. Brevene havde krydset hinanden. Læserbrevet, DFFs svar samt aftalen med Post Danmark bliver offentliggjort i DFT nr. 5. EV sender omtalte aftale til IKR d. EV var blevet indbudt til jubilæer i Odense Frimærke Klub. IKR tilbyder omtale i DFT. 10. Frimærker i Forum a. NEP og IKR orienterede om arbejdets forløb i FIFs styregruppe og markedsføringsudvalg, b. IKR koordinerer ungdomssområdet på messen c. Der vil være en mindre forbundsstand på årets Frimærker i Forum som væsentligst bemandes af IKR 11. Nyt fra dommerstyrelsen a. SCJ gennemgik fortegnelsen over fremtidige udstillinger i Danmark. Listen vil blive renskrevet. Han konstaterede, at der på nuværende tidspunkt ikke var planlagt nationale udstillinger i 2007, 2008, 2009 samt b. Horsens Filatelistklub afholder national udstilling i 2011 c. KPK afholder national udstilling i 2012 d. Jørgen Jørgensen er indtrådt som dansk repræsentant i FIPs kommission for motiv e. IKR orienterede om, at der var allerede havde tilmeldt sig ca. 20 deltagere til Team Danfil arrangementerne i Vejle 26. august og København 2. september 12. Verden på mærkerne a. KSJ orienterede om, at den forløbne sæson var forløbet meget tilfredsstillende. Projektets formål: at skabe interesse for at samle frimærker blandt børn var nået til overmål, idet der i sæsonen 2005/06 var distribueret frimærker mm. til mere end 250 skoleklasser eller mere end børn b. IKR orienterede om, at projektet med at sammenknytte skoleklasser med repræsentanter for DFFs medlemsklubber også havde været en

5 succes, som dog kunne udbygges. I DFT nr. 5 vil der både være en situationsrapport fra et konkret skolebesøg samt en opsamlende artikel om projektets forløb fra start med opfordring til DFFs medlemsklubber om at slutte op om projektet med konkrete aktiviteter. 13. DFFs bibliotek a. Opsætning af bøger var tilendebragt og registrering påbegyndt. Der kunne nu udlånes bøger fra biblioteket. Annoncering herom i DFT nr Internationale relationer a. EV orienterede. Der vil være et nordisk formandsmøde under Nordia 06 i Helsingfors, samt FEPA møder umiddelbart inden FIP kongres under verdensudstillingen i Malaga i Spanien i begyndelsen af oktober. Næste møde 11. november 2006 kl. 13 på DFFs kontor (samtidigt med Frimærker i Forum). Liste over manglende arbejdsopgaver: