Vejledning i brug af CPOP databasen

Transkript

1 Vejledning i brug af CPOP databasen Indledning... 2 Log på databasen... 3 Muligheder i databasen... 4 Patientoplysninger... 6 CPOP Ergoterapeut protokol CPOP Fysioterapeut protokol CPOP Neuropaediater protokol CPOP Operations protokol CPOP Röntgen protokol Bilag Ansøgning om oprettelse som bruger i CPOP registret Ansøgning om ændring af bruger rettigheder i CPOP registret Annullering af bruger rettigheder i CPOP registret Denne Vejledning er opdateret juni 2013

2 Indledning Comporto delen er den danske indtastningsdel af 3C databasen i CPOP. Det er den del af databasen, hvor det er muligt at registrere information i de forskellige protokoller, ændre informationerne og at søge specifikke data. Computo delen, er den del hvor det er muligt at skabe rapporter over udviklingen i den fysioterapeutiske og ergoterapeutiske protokol. Oprettelse af brugere Skemaerne udfyldes af den enkelte bruger, og sendes til den regionale CPOP koordinator/kontaktperson i din region. Herefter oprettes brugere centralt i CPOP, og den enkelte bruger modtager oplysninger med personligt log in. Udfyld ansøgning Underskrives af Regional kontaktperson Sendes til brugeroprettelse Oprettelse af bruger Centralt Log in er personligt og oplysningerne i databasen skal opfattes og behandles som journal materiale. Side 2

3 Log på databasen Gå ind på Tryk på 3C login under Links Skriv dit Användernamn og Löseord, som du har fået fra den koordinerende fysioterapeut Vælg Comporto i rullelisten, for at komme ind i indtastningsdelen. Vælg Computo i rullelisten, så kommer du ind hvor du kan hente ud rapporter. Du skal slå blokering af pop up vinduer fra på din pc, når du skal til at hente ud rapporter frem. Side 3

4 På første siden mødes du af en besked om at indlogning skal ske med SmartCard Dette gælder kun for de svenske brugere og ikke de danske brugere. Se derfor bort fra dette og gå direkte op og klik i rullelisten: Muligheder i databasen I databasen findes følgende protokoller: - CPOP Ergoterapeut protokol - CPOP Fysioterapeut protokol - CPOP Neuropaediater protokol - CPOP Operations protokol - CPOP Patientoplysninger - CPOP Röntgen protokol Alle brugere har læse- og skrive rettigheder til alle protokoller i din region. I protokollerne er det muligt at indsatse nye data (Registrere post) og arbejde med tidligere indtastede data (Søg post). Normalt vil det kun være den fagperson, der har indtastet data, som vil ændre egne data. Når der er udfyldt en ny protokol, indtastes der en ny protokol, det er vigtigt ikke at ændre den tidligere protokol, da de gamle data slettes. Vælg i rullelisten hvilken protokol, du vil arbejde med. Side 4

5 Første gang et barn registreres skal man starte med at oprette barnet i protokollen patientoplysninger. Det skal kun gøres en gang, og du skal tjekke om barnet allerede er oprettet, inden du evt. selv gør det. For at gemme informationerne skal du altid bruge gem / spara knappen, aldrig Enter tasten. Når du skal flytte dig fra felt til felt, kan du klikke på feltet med musen eller gå frem med tabulator knappen. I rullelister, kan du klikke med musen, for at få hele listen frem, klik derefter på det alternativ som du ønsker. Du kan også scrolle i rullelisten og ændre alternativ ved at anvende piletasterne eller ved at trykke for forbogstavet for det ønskede alternativ. Hvis du anvender musen, så vær omhyggelig med at se, om du har valgt det rigtige alternativ, når du forlader ruden. Svarruder kan du markere / krydse af ved at klikke med musen eller ved at trykke på mellemrumstasten. Side 5

6 Patientoplysninger Vælg CPOP Patientoplysninger i menuen øverst til højre. Herefter vises siden CPOP Patientoplysninger Hvis du ønsker at oprette et nyt barn i CPOP, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden, eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Søg post. Side 6

7 CPOP Personoplysninger Nye data Hvis du ønsker at oprette et nyt barn i CPOP, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden for personoplysninger (se forrige side), eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Børnene oprettes i databasen på deres personnummer og navn. Samtykke til deltagelse i CPOP skal afgives skriftlig på samtykke erklæringerne, som findes på Når du har indtastet alle data, trykker du på Gem. Herefter vises denne side: Side 7

8 CPOP Personoplysninger Se eller ændre data Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Søg post. Herefter vises denne side Det er muligt at søge på alle felter i protokollen. Indtast dit søgeord og tryk på Søg Herefter vises en liste over søge resultater. Du kan nu se indholdet i en af posterne ved at klikke på ikonet under Vis eller ændre indholdet i posten ved at klikke på ikonet under Opdater. Side 8

9 Hvis du vælger Vis vises data i protokollen, uden at du kan ændre data. Hvis du vælger Opdater vises data i protokollen, så du har mulighed for at ændre data. Når du har indtastet dine ændringer trykker du på Opdater nederst på siden. Dine ændringer er nu gemt. De eneste felter du ikke må ændre er felterne Personnummer, Efternavn og Fornavn. Hvis disse felter skal ændres skal du kontakte koordinatoren eller kontaktpersonen i din region. Du kan med søgefunktionen få lister over alle børn fra en bestemt kommune, eller alle børn der følges på et sygehus. Du kan sortere listerne ved at trykke på en af overskrifterne for eksempel Kommune Du kan eksportere dine søgeresultater til en Textfil eller en Excel fil. Eksempel: Excel fil Tryk på Excel fil (xls) Herefter vælger du Gem eller Åbn. Excel filen ser sådan her ud: Side 9

10 Side 10

11 CPOP Ergoterapeut protokol Vælg CPOP Ergoterapeut protokol i menuen øverst til højre Herefter vises siden CPOP Ergoterapeut protokol Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden, eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Søg post. Side 11

12 CPOP Ergoterapeut protokol Nye data Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden for den ergoterapeutiske protokol (se forrige side), eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Børnene er oprettet i databasen på deres personnummer og navn. Derfor skal du starte med at søge barnets informationer. Indtast Personnummer og tryk Søg Herefter vises en datarude, hvor du skal vælge det barn, du vil indtaste data på. Marker personnummer og navn, herefter trykkes på Hämta Side 12

13 Nu hentes barnets navn til protokollen og data bliver gemt under personnummeret. Siden ser nu sådan her ud: Du kan nu indtaste dine data i databasen. Når du har indtastet alle data, trykker du på Gem. Herefter vises denne side: Side 13

14 CPOP Ergoterapeut protokol Se eller ændre data Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Søg post. Herefter vises denne side. Det er muligt at søge på alle felter i protokollen. Indtast dit søgeord og tryk på Søg Herefter vises en liste over søge resultater. Du kan nu se indholdet i en af posterne ved at klikke på ikonet under Vis eller ændre indholdet i posten ved at klikke på ikonet under Opdater. Side 14

15 Du kan med søgefunktionen få lister over alle børn fra en bestemt kommune, eller alle børn der har et bestemt MACS niveau. Du kan sortere listerne ved at trykke på en af overskrifterne for eksempel Kommune. Du kan eksportere dine søgeresultater til en Textfil eller en Excel fil. Eksempel: Excel fil Tryk på Excel fil (xls) - Herefter vælger du Gem eller Åbn. Excel filen ser sådan her ud: Side 15

16 CPOP Fysioterapeut protokol Vælg CPOP Fysioterapeut protokol i menuen øverst til højre Herefter vises siden CPOP Fysioterapeut protokol Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden, eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Søg post. CPOP Fysioterapeut protokol Nye data Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden for den ergoterapeutiske protokol (se forrige side), eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Børnene er oprettet i databasen på deres personnummer og navn. Derfor skal du starte med at søge barnets informationer. Indtast Personnummer og tryk Søg Herefter vises en datarude, hvor du skal vælge det barn, du vil indtaste data på. Marker personnummer og navn, herefter trykkes på Hämta Nu hentes barnets navn til protokollen og data bliver gemt under personnummeret. Side 16

17 Siden ser nu sådan her ud: Du kan nu indtaste dine data i databasen. Når du har indtastet alle data, trykker du på Gem. Herefter vises en side med teksten Posten er gemt! Du kan se yderligere illustrationer på siderne under CPOP Ergoterapeut protokol CPOP fysioterapeut protokol Se eller ændre data Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Søg post. Herefter vises denne side. Det er muligt at søge på alle felter i protokollen. Indtast dit søgeord og tryk på Søg - Herefter vises en liste over søge resultater. Side 17

18 Du kan nu se indholdet i en af posterne ved at klikke på ikonet under Vis eller ændre indholdet i posten ved at klikke på ikonet under Opdater. Du kan med søgefunktionen få lister over alle børn fra en bestemt kommune, eller alle børn der har et bestemt GMFCS niveau. Du kan sortere listerne ved at trykke på en af overskrifterne for eksempel Kommune. Du kan eksportere dine søgeresultater til en Textfil eller en Excel fil. Du kan se yderligere illustrationer på siderne under CPOP Ergoterapeut protokol Side 18

19 CPOP Neuropaediater protokol Vælg CPOP Neuropaediater protokol i menuen øverst til højre Herefter vises siden CPOP Neuropaediater protokol Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden, eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Søg post. CPOP Neuropaediater protokol Nye data Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden for den neuropædiatriske protokol (se forrige side), eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Børnene er oprettet i databasen på deres personnummer og navn. Derfor skal du starte med at søge barnets informationer. Indtast Personnummer og tryk Søg Side 19

20 Herefter vises en datarude, hvor du skal vælge det barn, du vil indtaste data på. Marker personnummer og navn, herefter trykkes på Hämta Nu hentes barnets navn til protokollen og data bliver gemt under personnummeret. Side 20

21 Siden ser nu sådan her ud: Du kan nu indtaste dine data i databasen. Når du har indtastet alle data, trykker du på Gem. Herefter vises denne side: Side 21

22 CPOP Neuropaediater protokol Se eller ændre data Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Søg post. Herefter vises denne side. Det er muligt at søge på alle felter i protokollen. Indtast dit søgeord og tryk på Søg Herefter vises en liste over søge resultater. Side 22

23 Du kan nu se indholdet i en af posterne ved at klikke på ikonet under Vis eller ændre indholdet i posten ved at klikke på ikonet under Opdater. Du kan med søgefunktionen få lister over alle børn fra en bestemt kommune, eller alle børn der har et bestemt diagnose. Du kan sortere listerne ved at trykke på en af overskrifterne for eksempel Lægens fornavn. Du kan eksportere dine søgeresultater til en Textfil eller en Excel fil. Eksempel: Excel fil Tryk på Excel fil (xls) Side 23

24 Herefter vælger du Gem eller Åbn. Excel filen ser sådan her ud: Side 24

25 CPOP Operations protokol Vælg CPOP Operations protokol i menuen øverst til højre Herefter vises siden CPOP Operations protokol Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden, eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Søg post. Side 25

26 CPOP Operations protokol Nye data Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden for den neuropædiatriske protokol (se forrige side), eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Børnene er oprettet i databasen på deres personnummer og navn. Derfor skal du starte med at søge barnets informationer. Indtast Personnummer og tryk Søg Herefter vises en datarude, hvor du skal vælge det barn, du vil indtaste data på. Marker personnummer og navn, herefter trykkes på Hämta Nu hentes barnets navn til protokollen og data bliver gemt under personnummeret. Side 26

27 Siden ser nu sådan her ud: Du kan nu indtaste operationerne i databasen. Foreløbigt skal du bare skrive operationen i feltet og markere om operationen er udfør på højre eller venstre side. Funktionen Søg operation fungerer ikke endnu. Du kan få flere felter frem, ved at trykke på feltet Angiv flere operationer Når du har indtastet alle operationer, trykker du på Gem. Side 27

28 Herefter vises denne side: CPOP Operations protokol Se eller ændre data Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Søg post. Herefter vises denne side. Det er muligt at søge på alle felter i protokollen. Indtast dit søgeord og tryk på Søg Side 28

29 Herefter vises en liste over søge resultater. Du kan nu se indholdet i en af posterne ved at klikke på ikonet under Vis eller ændre indholdet i posten ved at klikke på ikonet under Opdater. Du kan med søgefunktionen få lister over alle børn fra en bestemt kommune, eller alle børn der har et bestemt operation. Du kan sortere listerne ved at trykke på en af overskrifterne for eksempel Lægens fornavn. Du kan eksportere dine søgeresultater til en Textfil eller en Excel fil. Se eksempel under Den Ergoterapeutiske protokol eller Den Neuropaediatriske protokol. Side 29

30 CPOP Röntgen protokol Vælg CPOP Röntgen protokol i menuen øverst til højre Herefter vises siden CPOP Röntgen protokol Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden, eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Søg post. CPOP Röntgen protokol Nye data Hvis du ønsker at oprette en ny protokol, altså indtaste nye data, skal du blive på forsiden for den neuropædiatriske protokol (se forrige side), eller vælge Registrere post, som får forsiden frem. Børnene er oprettet i databasen på deres personnummer og navn. Søgefunktionen på Røntgen protokollen fungerer endnu ikke, så derfor skal du starte med at indtaste Personnummer, Fornavn og Efternavn. Side 30

31 Hvis du trykker på søg, vises denne fejl meddelelse Tryk Enter og indtast Personnummer, Fornavn og Efternavn. Du kan nu indtaste data i databasen. Angiv RI og AI uden at skrive % eller grader. Når du har indtastet alle informationer, trykker du på Gem. Herefter vises denne side: Side 31

32 CPOP Röntgen protokol Se eller ændre data Hvis du ønsker at se eller ændre data i en allerede oprettet post, tast Søg post. Herefter vises denne side. Det er muligt at søge på alle felter i protokollen. Indtast dit søgeord og tryk på Søg Herefter vises en liste over søge resultater. Du kan nu se indholdet i en af posterne ved at klikke på ikonet under Vis eller ændre indholdet i posten ved at klikke på ikonet under Opdater. Side 32

33 Du kan med søgefunktionen få lister over alle børn fra en bestemt kommune, eller alle børn der har et bestemt RI. Du kan sortere listerne ved at trykke på en af overskrifterne for eksempel Lægens fornavn. Du kan eksportere dine søgeresultater til en Textfil eller en Excel fil. Se eksempel under Den Ergoterapeutiske protokol eller Den Neuropaediatriske protokol. Side 33

34 Bilag 1 Ansøgning om oprettelse af bruger i CPOP databasen Brugernavn og kode er personligt og må ikke videregives til andre personer. Alle brugere skal ansøge om at få adgang til databasen med vedlagte skema. Informationerne i skemaet er nødvendige for at administrere brugeradgang og for at sikre kommunikation til brugerne. Brugernes adgang skal godkendes af en kontaktperson på en af de fire børneafdelinger i Region Syddanmark, som har kendskab til brugeren. Godkendelsen gælder for Region Syddanmark og ikke de øvrige regioner. Ansøger eller kontaktpersonen angiver om brugeren skal have både skrive- og læserettighed eller bare læserettighed. Ansøgningen sendes herefter til den register ansvarlige for CPOP. Den koordinerende fysioterapeut opretter brugeren og sender information om adgangsoplysninger, sikkerhedsrutiner og manual til databasen til brugeren. Hvis der senere er behov for at ændre tilladelsen anvendes skemaet Ansøgning om ændring af bruger rettigheder. Hvis en bruger ikke længere skal have adgang til databasen, anvendes skemaet Annullering af bruger rettigheder. Begge skemaer sendes til den koordinerende fysioterapeut. Databasens sikkerhed lever op til Sundhedsstyrelsens og Datatilsynets krav. Kommunikation med databasen over internettet er krypteret på samme måde som meddelelser med banker og skattemyndigheder. Brugernavn og adgangskode kan af sikkerhedsmæssige årsager ikke leveres per mail, men sendes med almindelig post. Manualen er opdateret juni 2013 Side 34

35 Ansøgning om oprettelse som bruger i CPOP registret Udfyldes af ansøger: Fornavn Efternavn Titel Arbejdsplads Arbejdsadresse Postnr. By Arb. Arb. Telefon Mobil telefon Underskrift Udfyldes af CPOP koordinator/kontaktpersonen i din region: Skrive- og læserettighed Kun læserettighed Navn Titel Dato Underskrift Skemaet sendes til CPOP koordinator/kontaktpersonen i din region. Side 35

36 Ansøgning om ændring af bruger rettigheder i CPOP registret Udfyldes af ansøger: Fornavn Efternavn Titel Arbejdsplads Arbejdsadresse Postnr. By Arb. Arb. Telefon Mobil telefon Underskrift Beskrivelse af den ønskede ændring Udfyldes af CPOP koordinator/kontaktpersonen i din region: Ændringen godkendes Navn Titel Dato Underskrift Skemaet sendes til CPOP koordinator/kontaktpersonen i din region. Side 36

37 Annullering af bruger rettigheder i CPOP registret Udfyldes af ansøger: Fornavn Efternavn Titel Arbejdsplads Arbejdsadresse Postnr. By Arb. Arb. Telefon Mobil telefon Underskrift Skemaet sendes til CPOP koordinator/kontaktpersonen i din region. Side 37