Referat af organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 3. juni 2015 kl i Servicecenter Svendborg, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg.

Transkript

1 Boligselskabet BSB Egebjerg af organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 3. juni 2015 kl i Servicecenter Svendborg, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Egebjerg Orientering fra formanden Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Boligselskabets budget Godkendelse af styringsrapport Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Valg af kredsdelegerede til BL Forvaltningsrevision årlig opfølgning Udlejningsforhold Personaleforhold Generel orientering Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn (VN) Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Domeas Landskonference Tjørnevej i Hundstrup Gemalvænget i Kirkeby Kærvej 10 i Vester Skerninge Bykort LUKKET PUNKT Boligorganisationens afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Næste møde Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Orla K. Hansen, formand Else S. Hansen, næstformand - Afbud Ellinor Hummel Magnhild Andersen Svend Erik Johansen Øvrige deltagere: Martin Skytte, Kundechef Domea Lise Jørgensen, Servicekoordinator Domea Domea Servicecenter Svendborg, den 29. juni 2015 Side 1 af 13

2 1 Boligselskabet BSB Egebjerg 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orla Hansen bød velkommen specielt til de nye medlemmer af bestyrelsen. Der var afbud fra Else S. Hansen grundet hendes sygdom. Der var enighed om, at sende en hilsen/buket til Else. Martin Skytte orienterede de nye medlemmer omkring afholdelse af organisations- og repræsentantskabsmøder som i BSB Egebjerg sker på samme dag/tid. Martin Skytte ønskede at tilføje 2 ekstra punkter til dagsordenen punkt 1.20 & Dette blev godkendt. Orla Hansen orienterede omkring de mange møder der har været afholdt i årets løb. Der har lige været afholdt møde i styregruppen for Servicecenter Svendborg omkring nye skilte, flag, måtter, gardiner mv. Orla Hansen gav udtryk for, at den nye struktur i Domea 2015 er en god ting med gode besparelser, så han tror på en god fremtid. Der har ligeledes været møde omkring sammenlægninger af afdelingerne, så BSB Egebjerg fremover kun har en afdeling Der var stiftende afdelingsmøde i april 2015, hvor der blev valgt ny afdelingsbestyrelse i På afdelingsmødet var emnet valg af antenneudbyder. Sydfyns Intranet blev enstemmigt valgt. Orla Hansen orienterede om et godt samarbejde med SEF, og at der lige var underskrevet kontrakter med de ændringer Boligselskabet havde. Der vil komme en informationsbus rundt på de forskellige adresser fra SEF. Der har været flere møder omkring Fjernvarmen i Ulbølle/Vester Skerninge/Ollerup, BSB Egebjerg har tilkendegivet at være med. Martin Skytte er valgt ind i bestyrelsen i Fjernvarmen. Orla Hansen har ligeledes haft kontakt til Stenstrup Fjernvarme, igen omkring de 27 lejemål på Hasselvænget, samt den dispensation der kunne søges ved Svendborg Kommunen vedr. ej udførelse af vejrkompensation. Denne dispensation forventes af Rambøll, at kunne reducerer tilslutningsbidraget pr. lejemål med ca ,-. Der er pt. for få tilmeldinger fra øvrige parcelhuse rundt om Hasselvænget, men grundet den modtagne dispensation fra Svendborg Kommune, arbejder Stenstrup Fjernvarme pt. på endnu en tilmeldingsrunde på de berørte vænger i området. Fjernvarmen sender fremover besked til Orla Hansen når der sker noget. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Side 2 af 13

3 Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Indstilling følges, hvorved fordeling af honorar fortsætter som hidtil. 1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2014 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendte regnskabet. 1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2014 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Der er ingen anmærkninger eller kommentarer til protokollen og den regnskabsmæssige praksis er korrekt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev godkendt. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Side 3 af 13

4 Årsberetningen blev godkendt. Martin Skytte orienterede omkring brugen af dispositionsfond og arbejdskapitalen, samt mødet d. 2. juni omkring Isyn. Ejendomspersonalet skal i den forbindelse hjælpe Årstidernes Arkitekter med tegningsmateriale omkring forår 2016 eventuelt allerede efterår Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2016 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Administrationen har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der budgetteres med jævn udvikling af indtægter og udgifter. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Boligselskabets budget blev godkendt. 1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Selskabets styringsrapport blev gennemgået og godkendt. 1.8 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Side 4 af 13

5 Jeres boligorganisation kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanten vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 1 repræsentant til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Organisationsbestyrelsen indstiller, at formanden vælges til Domeas repræsentantskab. 1.9 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at organisationsbestyrelsen udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Organisationsbestyrelsen vælger Orla Hansen og Ellinor Hummel til at deltage i regionsmøder Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Det blev besluttet, at Orla Hansen og Ellinor Hummel vælges som kredsdelegerede til BL Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Side 5 af 13

6 Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Indstillingen blev godkendt af bestyrelsen Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 208 personer. Heraf har 41 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 144 personer. Heraf har 135 personer for tiden valgt at stå i bero. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Fraflytningsprocent ,79 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning Personaleforhold Generel orientering Der er ikke sket tiltrædelser eller fratrædelser i den forgangne periode. Der er indgået ny overenskomst med BL-ESL samt ny lokalaftale for for ejendomspersonalet. Til lokalaftalen hører Bilag nr. 1. vedr. vagtordning samt Bilag nr. 2 vedr. udkaldsordning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Orienteringen blev taget til efterretning Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn (VN) Nærværende punkt er ved en fejl medtaget i denne dagsorden. Punktet var med på dagsordenen d Det indstilles, at bestyrelsen ser bort fra dette punkt. Orienteringen blev taget til efterretning. Side 6 af 13

7 1.15 Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Som arbejdsgiver skal man etablere en arbejdsmiljøorganisation (tidligere kendt som sikkerhedsorganisation), hvis virksomheden har mere end 10 medarbejdere. Mange boligorganisationer i Domeas administration har imidlertid færre end 10 medarbejdere og er således ikke forpligtet til at etablere en arbejdsmiljøorganisation. For at sikre samtlige medarbejdere lige vilkår og muligheder i relation til sikkerheds- og sundhedsarbejdet er der derfor etableret en fælles arbejdsmiljøorganisation for samtlige ca. 700 medarbejdere i såvel Domea som de administrerede boligorganisationer. Hermed sikres kommunikation, vidensdeling og vidensopsamling på tværs af alle ansættelsessteder, og der sikres en struktur for arbejdsmiljøindsatsen, som hænger naturligt sammen med virksomhedens ledelsesstruktur mv. Strukturen i AMO Hvert servicecenter udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med kundechefen som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant (indtil samtlige boligorganisationer og ansatte serviceres og ledes fra lokale servicecentre vil det som overgangsordning gælde, at der etableres arbejdsmiljøgrupper for hver enkelt kunde-/driftschefs ledelsesområde, uanset om dette er organiseret som et servicecenter). Domeas administration udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med en stabschef som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljøudvalget er et overordnet organ og omfatter i alt 7 personer: En arbejdsgiverrepræsentant udpeget af Domeas direktion (formand) En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne vest for Storebælt En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne øst for Storebælt AM-repræsentanten for Domeas administrative medarbejdere En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne vest for Storebælt En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne øst for Storebælt Arbejdslederen fra den administrative arbejdsmiljøgruppe Arbejdsmiljøgruppe skal arbejde for at løse lokale sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer. Arbejdsmiljøgruppen skal løbende iagttage sikkerheden og sundheden for at forhindre, at der opstår problemer. Arbejdsmiljøgruppen mødes efter behov og mindst én gang i kvartalet. Arbejdsmiljøudvalget varetager for hele virksomheden de funktioner og opgaver, som i henhold til gældende lovgivning og AT-vejledninger er henlagt til arbejdsmiljøudvalget. Der gennemføres en lovpligtigt årlig arbejdsmiljødrøftelse gennemføres hvert år i 4. kvartal. Valg og valgbarhed mv. Enhver medarbejder uden ledelsesmæssige beføjelser har stemmeret ved valg af AM-repræsentant, og enhver medarbejder, som har været ansat i mere end 12 måneder med mere end 10 timer/uge er valgbar. AM-repræsentanter er fremover ordinært på valg i første kvartal i lige år. AM-repræsentanter nyder beskyttelse på lige fod med tillidsrepræsentanter. Side 7 af 13

8 Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning gives økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt som AM-repræsentanter. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i AM-regi. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning betyder, at alle udgifter vedrørende AM-repræsentanter hvert år fordeles efter antallet af medarbejdere ud i alle de boligafdelinger som er omfattet af den fælles AMO. Domea dækker dog alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere, der vælges som AM-repræsentanter. En del af den normale administrationsydelse Den fælles AMO understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer AMO i eget regi vil derimod selv skulle understøtte dette. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Martin Skytte orienterede lidt omkring AMO og hvad den indebærer. Martin Skytte er arbejdsleder, og ejendomsmester Jens Svensson (Hjerteparken) er valgt som arbejdsmiljørepræsentant. Jens Svensson tager rundt til ejendomspersonalet, og ser/sikre at sikkerheden/sundheden er i orden. Orienteringen blev taget til efterretning. Martin og Jens afholder AMO møder min. 4 gange årligt Domeas Landskonference 2015 Domeas Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 19. og 20. juni 2015 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning Tjørnevej i Hundstrup Jf. organisationsbestyrelsesmøde d. 02. juni 2014, punkt 1.20, genoptages drøftelse vedr. evt. salg af boliger på Tjørnevej i Hundstrup. Bestyrelsens seneste beslutning var, at afvente henvendelse fra Svendborg Kommune. Svendborg Kommune her ved flere lejligheder spurgt Martin Skytte, om et evt. salg af Tjørnevej kan komme på tale, da 3 ud af de 7 boliger har stået ledige/ tomgang rigtigt længe jf. nedenstående oversigt. Ved gennemgang af beboerliste pr. 12. maj 2015, har Martin Skytte konstateret følgende ledige/ tomgangs boliger: Side 8 af 13

9 Tjørnevej 6A, ledig/tomgang siden = 4 år og 2 mdr. Tjørnevej 6B, ledig/tomgang siden = 3 år og 9 mdr. Tjørnevej 8A, ledig/tomgang siden = 5 år og 5 mdr. Martin Skytte har fået udarbejdet en opgørelse over gæld vedr. de 7 boliger på Tjørnevej som incl. andel af forbedringsarbejder beløber sig til kr ,- pr. 31/ (vedlagt som bilag) hertil skal dog lægges udgift til frikøb af SEF s fiberkabler som samlet beløber sig til kr ,- som afskrives over 6 år med kr ,- pr. år, startende fra 1. sep Ejendomsmægler Ulrich Nielsen fra Nybolig Erhverv har på opfordring af Martin Skytte foretaget en værdibetragtning af boligerne på Tjørnevej, som vedlægges som bilag. Nybolig vurderer boliger til ca. 1,8 1,9 mill. kr. med en 1. gangs salgspris på. Kr ,-, dog må en evt. kommende handel forventes i et noget lavere niveau. Spørgsmålet er nu, om administrationen på vegne af BSB Egebjerg skal rette en skriftlig henvendelse til Svendborg Kommune med anmodning om salg eller om bestyrelsen fortsat ønsker at afvente henvendelse fra Svendborg Kommune. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovenstående og evt. tager beslutning om igangsætning af salg af de 7 boliger på Tjørnevej i Hundstrup, ved skriftlig henvendelse/ansøgning til Svendborg Kommune. Der blev drøftet et eventuelt salg af boligerne på Tjørnevej, der var enighed i bestyrelsen om, at Martin Skytte henvender sig til Svendborg Kommune, for igangsætning af processen vedr. salg af de 7 boliger i Hundstrup 1.18 Gemalvænget i Kirkeby Ved tidligere møder og samtaler med Kim Christoffersen og Jan Carlsson v/ Svendborg Kommune har Kommunen givet udtryk for ønske om ommærkning af ældreboligerne på Gemalvænget, til familieboliger. Martin Skytte har givet klart udtryk for, at hvis det var på bekostning af deres fritagelse for anvisnings- og betalingspligten, så var BSB Egebjerg ikke interesseret. Svendborg Kommune er nu vendt tilbage med fortsat ønske om ommærkning men med fastholdelse af deres anvisnings- og betalingsforpligtelser, da de mener en ommærkning vil lette udlejningssituationen. Ved gennemgang af beboerliste pr. 12. maj 2015, har Martin Skytte konstateret følgende ledige / tomgang ældreboliger på Gemalvænget: Gemalvænget 3, ledig/tomgang siden = 1 år og ca. 2 mdr. Gemalvænget 4, ledig/tomgang siden = 1 år. Gemalvænget 5, ledig/tomgang siden = 2 år og 2 mdr. Gemalvænget 6, frigjort/opsagt pr Gemalvænget 8, ledig/tomgang siden = 1 år. Gemalvænget 12, frigjort/opsagt pr Gemalvænget 16, ledig/tomgang siden = 4 mdr. Der er i alt 11 boliger på Gemalvænget, heraf er p.t. 5 boliger tomme og 2 boliger er frigjort / opsagte. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovenstående henvendelse fra Svendborg Kommune og evt. træffer beslutning om igangsætning af ommærkning af ældreboligerne på Gemalvænget, dog med fortsatte forpligtelser fra Svendborg Kommune. Side 9 af 13

10 Der blev drøftet en eventuel ommærkning af ældreboligerne på Gemalvænget, bestyrelsen var enig om, at tilgodese kommunens ønske, men fastholder krav om fortsat kommunal anvisning samt økonomisk forpligtigelse fra Svendborg Kommunen Kærvej 10 i Vester Skerninge Centerleder Hasse Jacobsen, på støttecentret Kærvej 10 BSB Egebjerg, har rettet henvendelse til Domea for afklaring af evt. ombygning af værelser på Kærvej 10. Kærvej 10 er oprindeligt opført med 4 værelser (2 værelser i hver gavl) alle med tilknytning til fælles ophold (stue og køkken) i midten af huset. Værelse 1 og 2 (A & B) er i dag lejet af Svendborg Kommune og benyttes til kontorfaciliteter. Værelse 3 & 4 (C & D) har i en længere periode stået tomme, grundet den uhensigtsmæssige indretning (små værelser med fælles køkken, bryggers og forgang). Centerleder Hasse Jacobsen spørger nu, om det er muligt at BSB Egebjerg vil ombygge / sammenlægge værelse 3 & 4 (C & D) således at dør mod fællesrum og dør mod bryggers lukkes, bryggers og eksist. bad i værelse C ombygges til nyt køkken, så værelserne i fremtiden kommer til at fremstå som en 2 vær. ældrebolig på ca. 93 m2, med egen indgang? Hasse Jacobsen spørger, om BSB Egebjerg har mulighed for at påtage sig den økonomiske del af projektet? Martin Skytte vurderer at ombygningen ca. vil beløbe sig til mellem ,- og ,- kr. Bestyrelsen kan evt. vurderer om man vil betale hele ombygningen eller om man ønsker at tildele et fast beløb hvor Svendborg Kommune betaler resten? Nærmere orientering gives på mødet. Tegning er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovenstående samt konkret beslutter hvilken udmelding administrationen skal give til Centerleder Hasse Jacobsen. Martin Skytte orienterede kort omkring mulighederne for en eventuel ombygning af 2 eksisterende værelser til en lejlighed, og gennemgik den medsendte tegning. Bestyrelsen eniges om, at man ønsker en mere konkret skitse (som minimere den store entre) samt et tilhørende prisoverslag fra et arkitektfirma. Martin Skytte tager kontakt til en arkitekt omkring ovennævnte. Prisniveau for arkitekt mellem kr ,- som tages fra dispositionsfonden Bykort På mødet den blev der drøftet en eventuel interesse i at få lavet et oversigts/bykort for BSB Egebjerg. Vi har nu fået skitse samt priser på et bykort. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovenstående samt tager beslutning om der skal bestilles oversigts/bykort til BSB Egebjerg. Martin Skytte orienterede og fremviste materiale/priser omkring oversigts/bykort for alle adresser i BSB Egebjerg. Bestyrelsen var enig om, at dette var en god idé, og besluttede, at Martin Skytte kunne gå videre Side 10 af 13

11 med det. Udgiften på ca. kr ,- incl. moms tages fra dispositionsfonden LUKKET PUNKT 2 Boligorganisationens afdelinger 2.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2014 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 81-12: overskud på kr Afdeling 81-51: overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Afdelingernes årsregnskaber blev godkendt. 2.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2016 vedlægges som bilag. Administrationen har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Budget for afdeling er gennemgået og godkendt af den samlede afdelingsbestyrelse. Afdeling 81-52: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr ,- og indebærer en lejeregulering på gns. 1,24 % (2,21% for gl. afd og 1,20% for gl. afd ) pr. 01. januar Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 01. sep Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingens driftsbudget for kommende regnskabsår. Afdelingsbudgettet blev godkendt. Side 11 af 13

12 Orla Hansen udtrykte bekymring for det generelle huslejeniveau i BSB Egebjerg, og udtrykte dermed bekymring for udlejningen i fremtiden. Hvad kan der gøres for at hjælpe boligafdelingen i fremtiden? Martin Skytte bemærkede, at bestyrelsen indirekte har hjulpet boligafdelingen, ved deres tildeling af kr pr. år i 5 år til drift og vedligeholdelse. Dette kan bestyrelsen vælge at fortsætte med i fremtiden?? 2.3 Orientering om driftsforhold Martin Skytte er nu valgt ind i bestyrelsen for det ny etablerede fjernvarme selskab for Ollerup, Vester Skerninge og Ulbølle. Martin Skytte giver en kort status vedr. dette. Udbud af Lars Ole Møller, vedr. 3 tage på Hostrupvej (jf. DV-plan) har givet en besparelse til afdelingen på ca. kr ,- ift. tidligere tagrenoveringer. Der indkøbes ny plæneklipper i år og ny traktor til næste år, jf. afsatte midler i DVplan. Orla K. Hansen og Martin Skytte har deltaget i møder med SEF (Sydfyns Elforsyning) samt gennemgået og underskrevet kollektiv foreningsaftale samt entreprise aftale vedr. etablering og levering af fibernet til alle boliger i BSB Egebjerg. Leveringen af fibernet til alle boliger sker pr. 1. sep jf. omdelt brev fra SEF. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Martin Skytte har deltaget i 2 bestyrelsesmøder i Fjernvarmen Ulbølle/Vester Skerninge/Ollerup. Projektforslag skal sendes til Svendborg Kommunen ultimo juni Næste møde Vi indkalder til næste møde. 4 Eventuelt Intet til eventuelt. Mødet sluttet kl et godkendt Side 12 af 13

13 Orla Hansen Formand Svendborg den 29. juni 2015 MSK/LIJ Side 13 af 13