Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 21. juni 2011 kl , Kronprinsessegade 14, Kantinen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Susan Sagnsby, Monia Stoltz og Anders Brøgger Mødeleder: Indstillings- og drøftelsespunkter Referat 1. Referater Referat af konstituerende bestyrelsesmøde 6. juni 2011 indstilles til godkendelse og underskrift. Referat af forretningsudvalgsmøde den 9. juni 2011 er vedlagt til orientering. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt i revisionsprotokollen siden seneste bestyrelsesmøde. 3. Indstilling Samarbejdsaftale om fremtidigt domicil med Boligkontoret Danmark Bestyrelsen besluttede på bestyrelsesmødet den 10. maj at indlede et samarbejde med Boligkontoret Danmark om fælles nyt domicil. Dette samarbejde vil i sagens natur også komme til at indeholde samarbejde på andre fronter, herunder løbende sparring mellem de to forretningsudvalg / bestyrelser / direktioner og gensidig ad hoc støtte til løsning af særlige opgaver. Derfor har forretningsudvalget og direktionen drøftet det fremtidige samarbejde med Boligkontorets forretningsudvalg og direktion og er nået frem til vedlagte samarbejdsaftale, som forretningsudvalget indstiller til godkendelse. 4. Indstilling forsikringspolitik I en forsikringspolitik kan bestyrelsen fastlægge retningslinjer for, hvad der skal forsikres. Endvidere fastlægges en arbejdsdeling på forsikringsområdet mellem bestyrelse, administration og forsikringsmægler. Det indstilles, at bestyrelsen vedtager det vedlagte udkast til forsikringspolitik og herunder de beskrevne retningslinjer for, hvad der forsikres / ral 1/14

2 5. Drøftelse indkøbsfunktion Administrationen har taget hul på strategi-initiativet vedr. indkøb og er i samarbejde med Boligkontoret Danmark ved at etablere en indkøbsfunktion. Blandt indkøberens opgaver vil umiddelbart være dels den videre kortlægning og analyse af indkøbsområdet, dels at gå i gang med helt åbenbare områder at koordinere 3B s indkøb på.. Vedlagte notat om indkøb (samt tidligere fremlagte PP er om indkøbsanalyse og strategiinitiativ) indstilles til drøftelse. 6. Indstilling om gæstebilletter til afdelingsbestyrelserne i forbindelse med Almene Boligdage De almene boligdage har i år både en lukket del og en åben udstilling. Den lukkede del er forbeholdt boligorganisationer og administrative medarbejdere og indeholder foredrag, workshops, ekskursioner samt udstillingen. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at det er bestyrelsen og ledergruppen, der tilmeldes den lukkede del af almene boligdage. Den åbne del er for offentligheden og koster 85 kr. for at komme ind. Boligorganisationerne har imidlertid mulighed for at købe billetter med rabat. Billetterne bliver kun debiteret 3B, hvis de bliver benyttet. Forretningsudvalget har drøftet, om 3B skal give alle afdelingsbestyrelser med påhæng mulighed for at se udstillingen. På baggrund heraf indstiller forretningsudvalget, at 3B bestiller et antal billetter som sammen med et brev fra organisationsbestyrelsen sendes til afdelingsbestyrelserne. Udgiften afholdes over driftsbudgettet. 7. Indstilling vedr. Kursuskatalog Vedlagte notat indeholder dels en evaluering af kurser i 2010 / 2011, dels indstilling om kurser for det kommende år. Kursusudvalget valgte sidste år at tilbyde kortere kurser, flere lokale kurser og flere værkstedprægede kurser. Endelig har kursusudvalget valgt at tilbyde skræddersyede kurser holdt ude i de enkelte afdelinger / ral 2/14

3 Samlet set har det været en succes. Generelt har tilbagemeldingerne være meget positive, men der har dog været et stærkt ønske om lidt længere tid samt ønske om flere fortsætterkurser i de håndværksprægede kurser. I vil der blive udbudt i alt 14 forskellige kurser, hvoraf nogle gentages flere gange. I alt bliver det til 21 kursusarrangementer. I evalueringerne skal fremover indgå, om tidspunktet på dagen er passende, og om deltagerne foretrækker kurser i lokalområdet eller centralt. Endelig lægges en Quickpoll på 3B om, hvad tid skal kurserne holdes. Kurserne markedsføres i et kursuskatalog, der sendes ud i september, samt på X3B og i Kanal 3B. Cirka tre uger før kurset, sendes mail ud til medlemmerne af afdelingsbestyrelserne. Ca. en uge før kurset sendes bekræftelsesmail ud til deltagerne. Her afsøges også særlige behov og ønsker. Beskrivelse af de 14 kurser fremgår af notatet. Kursusudvalget indstiller kursusprogrammet til bestyrelsens godkendelse. Byggesager 8. Trækningsretssager 6074 Lønstrupgård (Køkken og badmodernisering) Projektet består af individuel køkken, garderobeskabs og badeværelses modernisering. Der er pt. 53 forhåndstilkendegivelser til individuel køkkenmodernisering, 28 til garderobeskabe og 34 til modernisering af badeværelser/toiletter. Der er blandt afdelingens knap 270 boliger flere forskellige indretninger for køkken og bad. Det blev på afdelingsmødet den 15. september 2008 vedtaget, at der kan optages et fælleslån i afdelingen til individuel modernisering på henholdsvis kr. til køkkener og garderobeskabe samt kr. til badeværelser. Dette vil svare til modernisering af ca / ral 3/14

4 77 køkkener og garderobeskabe samt ca. 97 badeværelser. Da arbejderne ligger inden for foreningens retningslinjer for trækningsret, indstiller administrationen, at der ydes egen trækningsret til forbedringsarbejderne, dvs.: kr. pr. lejemål til køkkener, svarende til kr. (77 køkkener) kr. pr. lejemål til badeværelser, svarende til kr. (97 badeværelser). Dette svarer til et samlet beløb på kr. Der henvises i øvrigt til vedlagte indstilling fra Byggeafdelingen Toftegaard (Køkkenmodernisering) Toftegård er bygget i 1952 (1992). En del køkkener er de oprindelige. Der har tidligere været gennemført to individuelle moderniseringsomgang for køkkener, senest i Afdelingsbestyrelsen har d. 9. marts 2010 besluttet at gennemføre yderligere en omgang individuelle modernisering af køkkener På baggrund af dette har der været følgende forhåndstilkendegivelser fra beboerne: 70 køkkener I flytteboliger forventes samtidig en årlig mængde på: 40 køkkener Afdelingsbestyrelsen er blevet forelagt vedlagte budget og finansieringsforslag. Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde d. 31. maj 2011, hvor afdelingsmødet enstemmigt godkendte budgettet og finansieringsforslaget. På baggrund heraf søges der om tilskud fra egen trækningsret. Da arbejderne ligger indenfor foreningens retningslinjer for egen trækningsret indstiller administrationen, at der / ral 4/14

5 ydes egen trækningsret til forbedringsarbejderne, dvs kr. pr. lejemål til køkkener, svarende til i alt kr. Der henvises i øvrigt til vedlagte indstilling fra Byggeafdelingen Martinsgård (Køkkenmodernisering) Martinsgård er bygget i 1955 (1998). En del køkkener og badeværelser er de oprindelige. Der har tidligere været gennemført to individuelle moderniseringsomgange for køkkener, senest i Afdelingsbestyrelsen har d. 4. maj 2011 besluttet at gennemføre yderligere en omgang individuelle modernisering af køkkener. På baggrund af dette har der været følgende forhåndstilkendegivelser fra beboerne: 10 køkkener I flytteboliger forventes samtidig en årlig mængde på: 15 køkkener Afdelingsbestyrelsen er blevet forelagt vedlagte budget og finansieringsforslag, som fremlægges til afstemning på ekstraordinært afdelingsmøde d. 7. juni På baggrund heraf søges der om tilskud fra egen trækningsret. Da arbejderne ligger indenfor foreningens retningslinjer for egen trækningsret indstiller administrationen, at der ydes egen trækningsret til forbedringsarbejderne, dvs kr. pr. lejemål til køkkener, svarende til i alt kr. Der henvises i øvrigt til vedlagte indstilling fra Byggeafdelingen Kaysergården (Nye vinduer) Kaysergården er bygget i Vinduer, døre, tagrender, nedløb og udvendige fuger er de oprindelige. Afdelingsbestyrelsen har d. 11. april 2011 besluttet at / ral 5/14

6 gennemføre fælles renovering af klimaskærmen. Arbejdet ønskes udført august oktober Udskiftning af: Ovenlysvinduer Facadevinduer Terrassedøre Tagrender og nedløb Udvendige bløde fuger Reparation af murværk Afdelingsbestyrelsen har vedtaget vedlagte budget og finansieringsforslag d. 6. juni (fremlægges til afstemning på ekstraordinært afdelingsmøde d. 28. juni 2011) Da arbejderne ligger inden for foreningens retningslinjer for egen trækningsret, indstiller administrationen, at der ydes egen trækningsret til forbedringsarbejderne. Normal praksis i denne type sager er, at der kun ydes op til kr. bolig i trækningsret, men på grund af de særlige forhold der gør sig gældende i afdelingen indstilles, at der ydes kr. pr. bolig, således at der i alt ydes kr. Der henvises i øvrigt til vedlagte indstilling fra Byggeafdelingen Porthuset (altaner) Afdelingen har for år tilbage ønsket at få gennemført et altanprojekt, men på daværende tidspunkt havde afdelingen en række udeståender som blandt andet betød, at KSB på grund af afdelingens økonomi måtte hjælpe med at afvikle afdelingens underskudssaldo. Derfor blev altanprojektet sat i bero. Nu er afdelingens økonomi blevet bedre og der er ikke udlejningsproblemer. Afdelingen har ganske vist et højt lejeniveu (ca kr. pr. m2), men det giver ikke udlejningsproblemer, hvilket kan tilskrives, at ejendommen er beliggende på Vesterbro. Projektet er beskrevet i vedlagte notat og omfatter alle lejligheder fra 1. sal til kvist, i alt 32 lejemål. Projektet / ral 6/14

7 er godkendt på afdelingsmøde i september Da arbejderne ligger inden for foreningens retningslinjer for egen trækningsret, indstiller administrationen, at der ydes egen trækningsret til forbedringsarbejderne, dvs. op til kr. bolig i trækningsret, hvilket svarer til i alt kr. 9. Projektforslag / økonomi samt navn for Grønningen I forlængelse af magelægningen mellem Københavns Kommune og Hørgården III blev der på 3Bs bestyrelsesmøde den 23. marts 2010 bevilliget kr inkl. moms til udarbejdelse af et skitseprojekt for området. For at sikre en helhedsløsning med de øvrige udearealer på trekantsgrunden er Schul Landskabsarkitekter, der er rådgiver på de nye almene boliger og plejecenteret, blevet inddraget i nærværende projekt. Arealet er internt blevet døbt Grønningen og udgør 2.058m 2 i trekantsgrundens nordøstlige hjørne. Grønningen skal udgøre et fælles grønt opholdsareal for alle 3Bs afdelinger i området. Græsarealet mellem Grønningen og Hørgården I samt Gadekærret inddrages i området via beplantning og belægninger, og det rekreative rum spændes dermed ud mellem den grønne bakke og Hørgårdens facade. Projektets samlede økonomi udgør kr ,50 Alle beløb er inkl. moms. I henhold til beslutning på 3Bs bestyrelsesmøde den 23. marts 2010 fordeles udgifter til den løbende drift forholdsmæssigt mellem Hørgården I, II, III, AlmenBolig+ boligerne på trekantsgrunden og den nye Almen- Bolig+ bebyggelse på Sundholm Syd. Projektet for Grønningen tænkes udført sideløbende med de øvrige byggerier af plejecenter og almene boliger på trekantsgrunden, således at det samlede område står klar til ibrugtagning december / ral 7/14

8 Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender, at området navngives Grønningen samt indstiller at der bevilliges kr ,50 inkl. moms til gennemførelse af vedlagte projekt vedtaget af Hørgårdens Haveklub. For yderligere information se vedlagte bilag. 10. Princip for fremtidssikringssager Bestyrelsen behandlede på møde d. 27. januar 2011 sag om Boligaftalen og konsekvenser for 3B og vedtog at ansætte en medarbejder i Byg til at arbejde med fremtidssikringssager, så vi kunne gå i gang med at screene afdelingerne for at udarbejde flere fremtidssikringssager. Uanset om vi laver en gennemarbejdet helhedsplan, eller vi laver den som en light udgave, vil der dog blive tale om udgifter til eksterne rådgivere til at få udarbejdet forundersøgelser, skitseprojekter etc., og dette kan ofte være et problem for især de mindre afdelinger, eller hvis der er uenighed i afdelingen, om at igangsætte en fremtidssikringssag. Der opleves en stor usikkerhed i afdelingsbestyrelserne, og afdelingsmødet, om at afsætte midler af denne størrelse til et projekt, som man ikke ved hvad er, og som er usikkert om det gennemføres. Samtidigt er der en tidsmæssig problemstilling, idet midler ofte ikke er budgetsat, og man kan ikke vente til næste års budget med at igangsætte processen. Samme problematik gælder udgifter til honorar for byggeafdelingens timer. Derfor finansieres projektleder for fremtidssikrings løn i dag af arbejdskapitalen, modsat de andre projektlederes løn der finansieres ved at hjemtage byggesagshonorar. Problemet om finansiering kan være med til at forsinke projekter væsentligt, eller helt at hindre dem. Administrationen indstiller derfor, at organisationsbestyrelsen træffer en principiel beslutning om, at der afsættes midler fra dispositionsfonden til udlæg til / ral 8/14

9 dækning af rådgiverhonorar, forundersøgelser, mødeudgifter med mere i forbindelse med fremtidssikring. Midlerne er et udlæg, som skal dækkes af den kommende byggesag. Såfremt sagen ikke bliver til noget, vil omkostningerne dog skulle dækkes af dispositionsfonden, så afdelingen ikke belastes. Beløbsrammen for udlæg fastsættes for det enkelte projekt, og skal særskilt godkendes af bestyrelsen inden igangsætning. 11. Fremtidssikringssager Lønstrupgård Fremtidssikringsprojektet i Lønstrupgård blev igangsat ultimo Projektet er igangsat på grund at skader på betonfacaden i Lønstrupgård, hvor der i øjeblikket undersøges om facaden kan renoveres med en overflade behandling eller om det er nødvendigt med en ny klimaskærm. Udfaldet af disse betonundersøgelser vil være afgørende for omfanget at projektet. Betonundersøgelsernes resultater ligger klar ved udgangen af Projektet ligger i forlængelse af de to gennemførte etaper af helhedsplanen for Lønstrupgård, som bl.a. indeholdt udskiftning af vinduer, altandøre og stigestrenge, renovering af kloakrør og brønde, isolering af gavle, hybelsammenlægning samt opførelse af beboerhus Der er i projektet blevet udarbejdet et overblik over de udfordringer, muligheder og fremtidssikringspotentialer Lønstrupgård står over for. Der afholdes et beboerdebatmøde 7. juni, hvorefter der udarbejdes en handleplan for Lønstrupgård. Når resultatet af betonundersøgelserne foreligger tilknyttes en rådgiver, hvorefter der udarbejdes et projektforslag med økonomi. Det samlede projektmateriale samles i en helhedsplan der indsendes til prækvalifikation hos Landsbyggefonden. I forbindelse med et fremtidssikringsprojektet er der en række udgifter til forundersøgelser og udarbejdelse af skitseforslag til fremtidssikring. På grund af processen er det ved projektets opstart uklart, hvad udfaldet af / ral 9/14

10 projektet bliver. Med den principielle godkendelse af fremtidssikringssager er det besluttet, at bestyrelsen afholder udgifterne for fremtidssikringer over dispositionsfonden, så afdelingerne stilles lige i forhold til muligheden for at få udarbejdet en fremtidssikring. Når og hvis sagen får bevilling fra Landsbyggefonden overføres udgifterne til byggesagen og pengene tilbagebetales til dispositionsfonden. I Lønstrupgård forventes følgende udgifter: Rådgiverhonorar skitseprojekt kr. Forundersøgelser for tagboliger kr. Tryk, mindre undersøgelser og mødeudgifter kr. I alt kr. inkl. moms På baggrund af overstående indstiller administrationen, at der afsættes kr. til udlæg i forbindelse med fremtidssikring af Lønstrupgård. Beløbet dækkes af dispositionsfonden og tilbagebetales ved godkendelse af endeligt projekt i LBF. Vestergårdsvej I afd Vestergårdsvej er der planlagt tætning af kælderydervægge og kloakrenovering siden 2005, efter at Københavns Kommunes bemærkninger om afdelingens vedligeholdelsesplan og henlæggelsesniveau. I maj 2007 blev der afholdt licitation, men man besluttede ikke at sætte projektet i gang, da det lå over afdelingens muligheder for finansiering. Fremtidssikringsprojektet i Vestergårdsvej blev igangsat i efteråret Projektet er igangsat fordi de ovenstående arbejder er meget omfattende og har følgearbejder og at det er en god idé at se på, om andre projekter bør medtages samtidigt. Udover tætning af kældervægge og kloakrenovering, ses der på forbedring af udearealer og affaldshåndtering, opgange og mulighed for lejlighedssammenlægning. I forbindelse med et fremtidssikringsprojektet er der en række udgifter til forundersøgelser og udarbejdelse skitseforslag til fremtidssikring. På grund af processen / ral 10/14

11 er det ved projektets opstart uklart, hvad udfaldet af projektet bliver. Med den principielle godkendelse af fremtidssikringssager er det besluttet, at bestyrelsen afholder udgifterne for fremtidssikringer over dispositionsfonden, således at afdelingerne stilles lige i forhold til muligheden for at få udarbejdet en fremtidssikring. Når og hvis sagen får bevilling fra Landsbyggefonden overføres udgifterne til byggesagen og pengene tilbagebetales til dispositionsfonden. I Vestergårdsvej forventes følgende udgifter: Rådgiverhonorar skitseprojekt kr. Tryk, mindre undersøgelser og mødeudgifter kr. I alt kr. inkl. moms På baggrund af overstående indstiller administrationen, at der afsættes kr. til udlæg i forbindelse med fremtidssikring af Vestergårdsvej. Beløbet dækkes af dispositionsfonden og tilbagebetales ved godkendelse af endeligt projekt i LBF. 12. Navn til Amagerfælledvej Bestyrelsen har tidligere på møde d behandlet en sag om navn til den nye AlmenBolig+ afdeling på Amagerfælledvej 135, hidtil kaldet Trekantgrunden. Her blev det taget til efterretning, at Københavns Kommune har navngivet deres institution for Bostedet Amagerfælledvej. Efter en intern konkurrence i 3B blev det foreslået, at afdelingen kom til at hedde Grønnegården, Grønnehaven eller Grønnehuset. Der var dog ingen af disse navne, der faldt i bestyrelsens smag. Lars Emanuel foreslog på mødet, at afdelingen skulle hedde Manilagården. Beslutningen blev samtidig delegeret til FU og at der skulle indsendes forslag inden d , hvilket vi beklageligvis ikke har nået / ral 11/14

12 Siden har Hans Peter Nielsen foreslået, at afdelingen skulle hedde Fælledsvinget. 3B har efterfølgende set i de gamle kort og fundet, at der på det areal, hvor Remisevænget Nord har deres parkeringsplads, lå der et Signalhus, som givet har været et hus med et mindre tårn til at afgive signaler. Der er ingen andre stednavne eller bygninger på kortene lige i nærheden. Der er kollegium i Ørestad City, der hedder Signalhuset. Vi foreslår derfor, at afdelingen bliver navngivet Signalgården, idet den peger tilbage på noget historisk og fordi facaderne faktisk er temmelig synlige, og gør opmærksomme på sig selv med de aluminiumsfarvede facadeplader. Forretningsudvalget har på sit møde den 9. juni drøftet de forskellige forslag og indstiller på baggrund heraf, at afdelingen navngives Signalgården. 13. Navngivning ny almenbolig+ afdeling på Gl. Klausdalsbrovej Den kommende nye AlmenBolig+ afdeling på Gl. Klausdalsbrovej i Herlev skal navngives. Husene er lavenergiboliger og er præfabrikerede bokse af træ, som samles ovenpå hinanden, dermed er de meget miljøvenlige, eller rettere meget lidt miljøbelastende under opførelsen, og der er en meget høj grad af styring af affald under byggeprocessen samaf arbejdsmiljøet. Administrationen har spurgt boligforeningens ene æresmedlem Bjarne Kaspersen-Hansen, idet han har et stort kendskab til Herlev. Der har tidligere ligget et gammelt teglværk på grunden, og nabohuset, der er i dag er hovedhuset i Herlev Privatskole, blev oprindeligt bygget som bolig til teglværksejeren. På baggrund heraf foreslås, at afdelingen navngives Teglværkshaven / ral 12/14

13 Forretningsudvalget har også drøftet sagen på sit møde den 9. juni og indstiller på baggrund heraf, at afdelingen navngives Teglværkshaven Orienteringspunkter 14. Ledige boliger og lejetab Vedlagt oversigt over ledige boliger pr. 30. april, hvor lejetabet afholdes af dispositionsfonden. Det samlede lejetab udgør pr. 30. april ,25 kr. Som det fremgår af oversigten, er der ledige boliger i Egedalsvænge og Dyvekevænget. I Egedalsvænge er der 12 ledige ungdomsboliger. En aftale er indgået med DTU, så de i forbindelse med studiestart august 2011 får flere ungdomsboliger til udlejning. To boliger i Dyvekevænget har været i tilbud til mange ansøgere, og der har været sendt lejekontrakt til flere, som alligevel ikke har villet leje boligerne. Boligerne er dog lejet ud fra den 15. maj. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15. Bestyrelsesmøde/seminar 16. og 17. september Bestyrelsen afholder i lighed med tidligere år et kombineret bestyrelsesmøde og bestyrelsesseminar. Mødet afholdes den 16. og 17. september på Rungstedgård med overnatning. Bestyrelsesmødet afholdes fredag den 16. september fra kl. 16 til 20. Bestyrelsesseminaret afholdes lørdag fra kl. 9 til 16. Forretningsudvalget drøftede temaerne for seminaret på sit seneste møde, og indstiller at temaerne bliver Kompetenceforhold repræsentantskab / bestyrelse / forretningsudvalg / direktion / afdelings / ral 13/14

14 bestyrelser Strategiarbejdet, herunder udbredelsen og implementeringen af strategien 16. Status for ansøgning om prækvalifikationer i forbindelse med boligsociale helhedsplaner Bestyrelsen har tidligere bemyndiget administrationen til at søge om prækvalifikation til udarbejdelse af egentlige ansøgninger om boligsociale helhedsplaner. Arbejdet med at søge om nye og fortsætte eksisterende boligsociale indsatser er nu i gang. Der vedlægges en orientering om status på dette arbejde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Orientering fra formand / direktion / andre Fra formanden: BL Landsrepræsentantskabsmøde Fra direktionen: L208 Fradrag for hjælp og istandsættelse i hjemmet Område Herlev status Standard lejekontrakt i forbindelse med servicearealer i Københavns Kommune Boligaftalen i Københavns Kommune og Hørgården Andre: 18. Øvrigt / ral 14/14