Vejledning: Praktisk anvendelse af aftalen Interaktive tavler og AV-udstyr

Transkript

1 Vejledning: Praktisk anvendelse af aftalen Interaktive tavler og AV-udstyr Juli 2014

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Sortiment Hvordan køber jeg ind? Hvordan opgør jeg mit behov? Teknisk afklaring med leverandørerne Hvilken leverandør kan jeg tildele? FAQ ofte stillede spørgsmål Yderligere information... 6

3 1 Indledning SKI ønsker at hjælpe kommende brugere af rammeaftale Interaktive tavler og AV-udstyr med at anvende aftalen, som trådte i kraft medio juni Du kan finde mere hjælp, materiale og information om aftalen her: side med oplysninger og værktøjer om aftalen Sortimentsbrochure findes på 2. Sortiment Sortimentet omfatter 14 forskellige typer produktløsninger indenfor: interaktive tavler interaktive projektorer projektorer Infoskærme og digital signage professionel kvalitet Skærmudstyr af konsumer kvalitet Aftalen har fokus på samlede løsninger, eksempelvis køb af en samlet løsning med montering, men enkelte produkter, eksempelvis projektorer og infoskærme, kan købes enkeltvist uden montering. Hver produktløsning findes i en række varianter (f.eks. flere størrelser skærme, typer af projektorer eller montering med forskellige typer beslag). Du kan, såfremt du har købt en produktløsning på aftalen, tilkøbe kompatibel: montering service (aftaler og timepriser) tilbehør kurser reservedele Tilkøb er ikke omfattet af forpligtelsen, dvs. du har som kunde ret, men ikke pligt til at købe kompatible tilkøb på aftalen. 3. Hvordan køber jeg ind? Køb på aftalen består grundlæggende af tre trin: 1) Du skal opgøre dit behov Det betyder, at du skal vide hvilke(-n) type produktløsning, du ønsker at købe, samt hvor meget du ønsker at købe for (produktløsninger inklusive tilkøb). Se også punkt 4. 2) Du tildeler den relevante leverandør Valget af leverandør afhænger af, hvilken type produktløsning du har valgt, samt om anskaffelsens værdi for den konkrete type produktløsning er under/over kr. a. Er anskaffelsens værdi under kr. tildeles der direkte til den angivne leverandør 1 b. Er anskaffelsens værdi på kr. eller derover skal du pr. produktløsning tildele via simpelt miniudbud (ca. 14 dage)

4 For beskrivelse af, hvordan processen skal foregå, se rammeaftalens bilag D: Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling og Miniudbud. 3) Levering Leverancer skal leveres inden for 14 dage fra tidspunktet for bestilling, med mindre du aftaler andet med leverandøren. Levering er gratis til det anviste lokale og inkluderer bortskaffelse af emballage. 4. Hvordan opgør jeg mit behov? Forud for et indkøb, skal du opgøre dit behov. Dette skal altid ske med udgangspunkt i den konkrete produktløsning, som du ønsker at anskaffe. Du kan altså ikke plukke fra forskellige produktløsninger på tværs af rammeaftalen uanset, om disse er tildelt samme leverandør. Din opgørelse af behov, kan f.eks. basere sig på: - Formålet med anskaffelsen Har I allerede tilsvarende udstyr, hvor der f.eks. er behov for software kompatibilitet, således at f.eks. undervisningsmaterialer, skal kunne bruges på det nye udstyr. - Teknisk krav til udstyr Såfremt I f.eks. har særlige krav til placeringen af udstyret, den fysiske beskaffenhed/robusthed, såfremt udstyret f.eks. skal anvendes i børnevenlige-miljøer - Økonomi Såfremt I f.eks. har et fastlagt budget til brug for anskaffelsen, som ikke må overskrides, og som har betydning for behovsopgørelsen. Du må gerne i din behovsopgørelse tage hensyn til, at I forventeligt kan få en mere omfattende løsning såfremt I vælger én produktløsning fremfor en anden altså hvor I får mest for pengene. 5. Teknisk afklaring med leverandørerne Du kan forud for din behovsopgørelse søge vejledning hos leverandørerne i form af teknisk afklaring. Ved den tekniske afklaring kan du eksempelvis få afklaret; - om løsningens funktionaliteter lever op til jeres behov og forventninger - om løsningen fysisk kan placeres på det sted, du ønsker - hvilke elementer, der skal indgå i løsningen, herunder hvilke varianter hovedproduktet skal indkøbes i, eller hvilke tilkøb der skal indgå, f.eks. el-og net-installation, timepris på særlig tilpasset montering eller serviceaftaler, som du skal påregne - hvilke ting I bør tage højde for i evt. nærmere aftale omkring tids- og prøveplan - forhold som kunden skal stå for, f.eks. tilgængeligheden af strømstik, medmindre elarbejde tilkøbes I den tekniske afklaring kan der uden ekstra omkostning indgå en besigtigelsesydelse, som medfører, at du som kunde kan få leverandøren ud og besigtige den eller de tiltænkte placering(er). Du kan som kunde foretage teknisk afklaring indtil du er i stand til at identificere den produktløsning med evt. tilkøb, som kan opfylde jeres behov, hvorefter du tildeler som direkte tildeling eller miniudbud afhængigt af anskaffelsens forventede omfang.

5 6. Hvilken leverandør kan jeg tildele? For at sikre mest direkte konkurrence på priser og kvalitet, er der tildelt leverandører per produktløsning. Leverandørerne tildeles for hele rammeaftalens løbetid. Når f.eks. Leverandør X er tildelt som Leverandør 1 for produktløsning 1, så har Leverandør X for produktløsning 1 retten til kundens direkte tildeling i hele rammeaftalens løbetid. Produktløsning Direkte tildeling Deltager ved miniudbud 1 Standard interaktiv tavle-pakkeløsning (inkl. softwarepakke uden krav om kompatibilitet) AUDIO-VISUELTCENTRUM 2 Avanceret interaktiv tavle-pakkeløsning (inkl. softwarepakke uden krav om kompatibilitet) 3 Standard interaktiv tavle-pakkeløsning (inkl. softwarepakke kompatibel med Smart Notebook) 4 Avanceret interaktiv tavle-pakkeløsning (inkl. softwarepakke kompatibel med Smart Notebook) Standard interaktiv tavle-pakkeløsning (inkl. softwarepakke kompatibel med Active Inspire) Avanceret interaktiv tavle-pakkeløsning (inkl. softwarepakke kompatibel med Active Inspire) Standard interaktiv projektor med pen-touch (inkl. softwarepakke), mulighed for tilkøb af pakkeløsninger Produktløsning 8 er udgået Nordisk Skoletavle Fabrik Nordisk Skoletavle Fabrik Nordisk Skoletavle Fabrik Nordisk Skoletavle Fabrik 9 Projektorer (ekskl. montering), mulighed for tilkøb af pakkeløsninger 10 Samlet digital signage-pakkeløsning (inkl. hostet softwarepakke, monitor og grafisk opsætning) Basis infoskærmssystem-løsning (inkl. hostet softwarepakke), mulighed for tilkøb af monitorer Professionelle monitorer, m/u montering 13 Smart-TV af konsumer kvalitet til afvikling af webindhold, inkl. montering Stor format monitor - uden touch (konsumer kvalitet) til møderums-/undervisningsformål, inkl. montering Stor format monitor - med touch (konsumer/professionel kvalitet) til møderums-/undervisningsformål, inkl. montering

6 7. FAQ ofte stillede spørgsmål Spørgsmål Hvilke produkter, kan jeg købe på aftalen? Svar På kan du finde et katalog over alle produkter på aftalen. Er alle produkterne standard eller kan jeg få dem tilpasset, som jeg ønsker? Kan jeg købe en løsning, som er kompatibel med den løsning, som jeg allerede har? Kan jeg købe reservedele til mit eksisterende udstyr? Kontakt leverandørerne for teknisk afklaring. Eksempelvis rummer kravspecifikationen en række muligheder for, at få monteringen tilpasset til kundens behov, f.eks. placering Ja, det kan du, hvis fabrikatet findes på aftalen. Du har ret til at basere din behovsopgørelse på, at din nye anskaffelse skal være kompatibel med det udstyr, som du allerede har. Som udgangspunkt nej, idet sortimentet kun omfatter reservedele til produkter købt på aftalen. Men du kan eksempelvis købe en projektor, og bede leverandøren montere denne i forbindelse med en eksisterende interaktiv tavle-løsning. Og herefter kan du naturligvis købe kompatible projektor-lamper her til. Hvor og hvordan bestiller jeg? Du bestiller ved at sende leverandøren /brev: - Direkte tildeling Bestil direkte hos leverandøren tildelt den produktløsning, som svarer til dit behov - Miniudbud Bestil direkte hos leverandøren med den laveste pris Se for kontaktoplysninger Skal jeg lave miniudbud? Kan jeg lave et miniudbud på tværs af produktløsningerne Hvis din anskaffelse af en konkret type produktløsning estimeres til at være over kr Ja, så skal du i miniudbud. Nej, miniudbud gennemføres per produktløsning. 8. Yderligere information Hvis du har brug for hjælp til at købe ind på aftalen, skal du kontakte din kommunes indkøbsansvarlige. Du kan læse mere om rammeaftalen på ski.dk og du er altid velkommen til at kontakte SKI s Kundeservice på telefon , hvis du har spørgsmål til rammeaftalen.