(Omsorgs- og ansvarserklæring, ansøgning om navngivning og navneændring samt anmodning om begravelse

Transkript

1 Brugervejledning til PersonSAG til håndbog Brugervejledning til PersonSAG (Omsorgs- og ansvarserklæring, ansøgning om navngivning og navneændring samt anmodning om begravelse og ligbrænding) Indholdsfortegnelse Indhold 1. Indledning Hvor finder du PersonSAG? Generelt for Det blå PersonSAG - (omsorgs- og ansvarserklæring, navngivning og navneændring) Navigation og hjælp Stambjælken og dens indhold Rettighedsstyring Hvordan ser du dine myndighedssogne i PersonSAG? Hvornår er en erklæring/ansøgning færdigsigneret? Sortér dine oversigter Søg Fejl i registrering Sager der ikke kan behandles i den blå PersonSAG Processen for anmeldelser med samtykke Fejl i ansøgerens indtastning Oplysninger i Vent Manglende opdatering af indlæste anmeldelser Arkivering i PersonSAG Links til ofte stillede spørgsmål Omsorgs- og ansvarserklæring Myndighedens modtagne O/A-erklæringer Oversigt over O/A-erklæringer Om O/A-erklæringen Afgørelse/registrering I Sønderjylland Ansøgning om navngivning Myndighedens modtagne ansøgninger om navngivning Oversigt over ansøgninger om navngivning Om ansøgningen Om navngivningen...28 Brugervejledning til PersonSAG 1

2 5.4.1 Berigtigelse af det ønskede navn Afgørelse/registrering I Sønderjylland Ansøgning om navneændring og navneændring på vielsesdagen Myndighedens modtagne ansøgninger om navneændring Oversigt over ansøgninger om navneændring Om ansøgningen Om betalingen Om navneændringen Berigtigelse af den ønskede navnændring Afgørelse/registrering Om vielsen Berigtigelse af vielsesmyndighed Knapper til færdigbehandling af navneændringssager Hvis en sag skal fjernes fra forsiden I Sønderjylland Dødsattester og anmodninger hvordan behandles de? Dødsattester i PersonSAG Dødsattester indberettet digitalt via lægen (SEI) Dødsattest på papir Dødsattester vedhæftet en anmodning Dødsattest annulleret Dødsattest rettet Dødsattester, du ikke kan indtaste i PersonSAG Anmodninger i PersonSAG Den digitale anmodning fra borger.dk Anmodning på papir Anmodninger, du ikke skal registrere i PersonSAG Hvis der er flere anmodninger på én person Ændringer på gemte begravelser/bisættelser Ikke standard sager Dødsfald og begravelse gennemgang af den brune PersonSAG Struktur Hvor finder du hjælp på siden? Stambjælken og dens indhold Sagsforløb og navigation punkt for punkt Indkomne ansøgninger...58 Brugervejledning til PersonSAG 2

3 8.4.2 Om afdøde Om Anmelder Gejstlig medvirken Den kirkelige handling Begravelse/Ligbrænding Krematorium/Kirkegård Send afgørelse/afvis Hvem skal have afgørelsen pr. brev? Personregistrering ( Overfør til PERSON ) Indtast/se dødsattest Indtast anmodning Søg Fejl i registrering Bemyndigelse - Rettighedsstyring Indstilling personlig opsætning Lister Døds- og begravelsesattest fra PersonSAG Fra borgernes anmodninger til relevante myndigheder...75 Brugervejledning til PersonSAG 3

4 1. Indledning Vejledningen til PersonSAG er til dig, som personregisterfører og begravelsesmyndighed, der modtager sager i PersonSAG. Her får du et indblik i de forskellige skærmbilleder, viden om funktionalitet, og om hvordan du skal betjene PersonSAG. Det er IKKE er en vejledning i sagsbehandling, der fortsat følger de almindelige regler herom, jf. forvaltningslov, offentlighedslov, navnelov, børnelov og begravelseslov samt lov om anmeldelse af fødsler og dødsfald. Vejledningen er beregnet som et opslagsværk, så du kan få svar på dine spørgsmål relateret til betjening af systemet på et specifikt område. PersonSAG dækker to forskellige systemer: Områderne for omsorgs- og ansvarserklæring, navngivning og navneændring dækker et system, Det blå PersonSAG og er beskrevet i et afsnit for sig med generelle beskrivelser af funktionalitet fx. struktur, navigation mv. Dødfald og begravelse ligger i den anden del af PersonSAG, Det brune PersonSAG, og beskrevet i to særskilte afsnit, dels om hvordan du behandler dødsattester og anmodninger, dels en gennemgang af de menupunkter i Det brune PersonSAG, som du skal anvende for at behandle en sag. Afsnittene fordeler sig som følger: Generelt for omsorgs- og ansvarserklæring, navngivning og navneændring afsnit 3 Omsorgs- og ansvarserklæringen afsnit 4 Navngivning afsnit 5 Navneændring afsnit 6 Dødsfald og begravelse afsnit 7 og 8 Hvis der gælder særlige forhold for Sønderjylland, bliver de beskrevet i slutningen af hvert kapitel eller afsnit. 2. Hvor finder du PersonSAG? PersonSAG er det elektroniske sagsbehandlingssystem for dig som personregisterfører og begravelsesmyndighed. Det er her du modtager alle digitale omsorgs- og ansvarserklæringer, ansøgninger om navngivning, ansøgninger om navneændringer og anmodninger om begravelse/ligbrænding. Har du fået tildelt adgang til PersonSAG og er logget på en Kirkenet-PC, finder du Personsag ved at åbne internettet (fx Explorer) og skrive: personsag/ Tryk herefter Enter. I øverste højre hjørne vil du se, at du automatisk er logget på som dig. BEMÆRK: Da PersonSAG indeholder personfølsomme og fortrolige oplysninger, er det blevet endnu vigtigere at logge dig af din pc, når du forlader den. Ellers har alle direkte adgang til systemet. Brugervejledning til PersonSAG 4

5 3. Generelt for Det blå PersonSAG - (omsorgs- og ansvarserklæring, navngivning og navneændring) 3.1 Navigation og hjælp PersonSAG er opbygget i moduler, som du kan tilgå, når du er på forsiden. Til venstre findes menuen (1), i midten adgang til samtlige moduler (2), øverst faneblade til modulerne (3). Du kan tilgå det enkelte modul alle tre steder fra. Når du er gået ind i et modul, vil det derimod være naturligt at skifte til et andet modul via fanebladene. Der er et modul til sagsbehandling hvert af områderne: Omsorgs- og ansvarserklæring Navngivning Navneændring (herunder navneændring på bryllupsdagen) Begravelse (eller bisættelse) Driftsmeddelelser og hjælpetekster Når driftsmeddelelser vises bør du orientere dig. Hvis der er driftsmeddelelser, vil du kunne se det øverst på forsiden af PersonSAG (5). På alle sider i PersonSAG, kan du altid hente hjælp til, hvordan du læser sidens indhold og anvender den specifikke sides funktionalitet. Du finder hjælpen ved at aktivere pilen i den blå bjælke placeret yderst til højre på siden (4). Brugervejledning til PersonSAG 5

6 Når du har trykket på pilen, ser det ud som vist nedenfor. Når du vil lukke den ned, trykker du igen på pilen: 1 Pile og cirkler Du kan navigere ved hjælp af pilene inde i en konkret sagsbehandling, dvs. når du har valgt en sag. Du kan også navigere ved hjælp af cirklerne: Cirklernes farve fortæller dig også, hvor du befinder dig i en sag. I billedet ovenfor befinder du dig på oversigt 3, der er markeret med gul. Antallet af cirkler afhænger af det specifikke sagsområde. Fx er der ved navneændring på bryllupsdagen et lidt længere sagsforløb end ved almindelige navneændringer, fordi sagen også involverer oplysninger om vielsen. 3.2 Stambjælken og dens indhold På hver oversigt under hver sag vil du altid kunne se stambjælken øverst, der fortæller dig, hvilken person sagen omhandler. Oplysningerne er trukket fra CPR. Brugervejledning til PersonSAG 6

7 For en omsorgs- og ansvarserklæring er stambjælken særligt gavnlig, fordi den giver dig oplysninger om moren og barnets fødselsregistrering, der er en forudsætning for at du kan færdigbehandle en omsorgs- og ansvarserklæring (1). 1 For en navngivning er stambjælken særlig gavnlig fordi, den fortæller dig om barnet er fødselsregistreret, og om der er registreret en far i CPR (2). Hvis der ikke er, står der Far findes ikke i CPR i feltet Far. Det kræver særlig opmærksomhed i din sagsbehandling. Der kan muligvis være en digital omsorgs- og ansvarserklæring i PersonSAG, som du skal færdigbehandle før ansøgningen om navngivning. 2 For en navneændring er stambjælken gavnlig, fordi du her kan se, hvilken person navneændringen gælder og personens nuværende navn (3) trukket fra CPR. Mellemnavnet står med kursiv. Du kan også se, hvorvidt det nuværende navn er verificeret og af hvilken myndighed. Endelig kan du se, om din myndighed er den rette: Nederste række hedder enten Bopælssogn eller Fødselsregistreringssted (Sønderjylland). BEMÆRK at oplysninger, der bliver registreret efter en erklæring eller ansøgning er indsendt til PersonSAG, bliver ikke opdateret i PersonSAG, se mere herom i afsnit 3.11 Manglende opdatering af indlæste anmeldelser. 3 Brugervejledning til PersonSAG 7

8 3.3 Rettighedsstyring Rettighedsstyringen i PersonSAG for omsorgs- og ansvarserklæring, navngivning og navneændring følger rettighederne i PERSON. Den rolle, som du har i PERSON, giver dig tilsvarende rettigheder i PersonSAG. Se evt. mere om, hvilke roller der er i Personhåndbogen. Bemærk: I PERSON (under Administration Ajourfør rolle ), vil du opleve, at der er en WNKkode (WNK04411) tilknyttet dit/dine sogne. Det er denne kode, der styrer rettighederne for Den blå personsag og den må derfor IKKE slettes. Kun provsten og person-supporten kan slette og genoprette koden. PersonSAG for begravelse og bisættelse har sin egen rettighedsstyring, se under afsnit Bemyndigelse - Rettighedsstyring Hvordan ser du dine myndighedssogne i PersonSAG? Du har adgang til alle sager i de myndigheder, som du har en rolle til i PERSON. Vær derfor opmærksom på feltet myndighed, før du behandler en sag, hvis du er tilknyttet flere myndigheder. BEMÆRK: Hvis du har adgang til flere sogne, fx fordi du ferieafløser i et nabosogn, skal du være opmærksom på, at du kun behandler det andet sogns sager i de perioder, hvor du rent faktisk afløser dér. 3.4 Hvornår er en erklæring/ansøgning færdigsigneret? En erklæring/ansøgning er færdigsigneret, når alle de personer, der skal samtykke i sagen, har gjort det. At erklæringer/ansøgninger er færdigsigneret, er en forudsætning for, at du kan behandle en sag. Kun færdigsignerede erklæringer/ansøgninger vises på hovedoversigten for det enkelte område, fx. Navngivning. Alle øvrige sager kan du kun fremsøge under Søg. Søgefunktionalitet findes i venstremenuen for hvert område. Se evt. mere i afsnit 3.6 Søg. Brugervejledning til PersonSAG 8

9 Hvis den eller de personer, der skal samtykke i stedet vælger at afvise erklæringen/ansøgningen, kommer sagen ikke på din hovedoversigt, da sagen ikke skal sagsbehandles. 3.5 Sortér dine oversigter Det kan være brugbart at sortere dine oversigter for at danne overblik, derfor kan du sortere ved at klikke på kolonneoverskrifterne på dine hovedoversigter, dvs. de oversigter du ser, når du aktiverer enten Navneændring, Navngivning og Omsorg/Ansvar, se et eksempel nedenfor. De viste erklæringer står i CPR-nummerorden, men du kan også sortere dem efter myndighed, mors navn, fars navn eller modtagelsesdato ved at klikke på kolonneoverskriften (1). Du skifter tilbage til CPR-nummerorden ved at klikke på kolonneoverskriften CPR. 1 Brugervejledning til PersonSAG 9

10 3.6 Søg For at søge på en sag skal du først gå ind under det pågældende hovedområde, eksempelvis Navneændring. Her vil du finde Søg i venstre menuen. Du kan kun fremsøge dine egne myndighedssager. Alle provster kan desuden fremsøge alle sager i provstiet, og sekretærer under oplæring kan fremsøge sager, som de ikke har skriverettigheder til. Du kan enten søge på CPR-nummer eller på referencenummer, eller på sager fra et bestemt tidsrum med en bestemt status, se næste side. Afviste sager viser de sager, som er afvist af myndigheden. Ved søgning vises også de sager, som ikke har nogen rigtig myndighed tilknyttet. De har myndighedskode 0000 eller Sådanne sager kan du ikke behandle, men den kan være gavnlig at kunne fremsøge, hvis pågældende boger henvender sig og ønsker status. 3.7 Fejl i registrering På alle oversigter finder du Fejl i registrering i venstremenuen (1). Den kan være gavnlig, hvis der er en fejl i en erklæring eller ansøgning. Du kan muligvis forsøge rette op på fejlen ved at genindlæse erklæringen eller ansøgningen ved at trykke på CPR-nummeret, når du befinder dig på oversigten Fejl i registrering. 1 Brugervejledning til PersonSAG 10

11 3.8 Sager der ikke kan behandles i den blå PersonSAG Det er ikke alle erklæringer og ansøgninger, som du kan behandle i PersonSAG. Scenarierne kan fx være, at borgeren ikke kan indtaste en digital anmeldelse under de givne omstændigheder, eller at du ikke kan behandle nogle digitalt anmeldte erklæringer/ansøgninger, som du har modtaget i PersonSAG, se nedenfor. I disse tilfælde må du registrere sagen direkte i CPR/PERSON på baggrund af en papirblanket. Situationen kan være: Når og hvis: Ansøgningen involverer en samtykke fra en person, som ikke har CPR-nummer eller adgang til NemID. Vedrører: Alle digitale ansøgninger. Ansøgeren er ikke i stand til at benytte en digital løsning på grund af funktionsnedsættelse, og at du på den baggrund har fritaget ansøgeren for at anvende den digitale selvbetjening. Erklæringen/ansøgningen vedrører en person, der bor uden for Danmark. Navngivningen eller navneændringen kræver samtykke fra samtlige bærere af navnet. Navngivningen eller navneændringen kræver samtykke fra både en pleje- og en stedforælder eller flere plejeforældre hhv. stedforældre. Ansøgningen om navneændring vedrører et barn mellem 12 og 14 år Alle digitale ansøgninger. Alle digitale ansøgninger. Ansøgninger om navngivning og navneændring. Ansøgninger om navngivning og navneændring. Ansøgninger om navneændring. Brugervejledning til PersonSAG 11

12 3.9 Processen for anmeldelser med samtykke Nedenfor ser du et eksempel på, hvordan oplysningerne fra en omsorgs- og ansvarserklæring kommer ind i PersonSAG. Forløbet starter med borgerens indtastning fra en selvbetjeningsløsning på borger.dk. Her har borgeren også kunne få nærmere beskrivelser af, hvordan den specifikke formular udfyldes trin for trin, samt regler, tidsfrister mv. Det er i store træk det samme, der sker for alle digitale erklæringer/ansøgninger (i det blå Person- SAG ), der kræver samtykke. Proces for O/A erklæring Udfyld erklæring og samtykke/signering via borger.dk Indsendelse af O/A erklæring PersonSAG modtager O/A og Personregisterfører sagsbehandler Meddelelse om afgørelse/evt. videresendt til Statsforvaltningen Mor (eller far) O/A erklæring Meddelelse om afgørelsen til Digital Post PersonSAG O/A erklæring Far (eller mor) med link til signering CPR/PERSON Evt. videresend til Statsforvaltningen Signer/afvis/bortfalder Anmelderen logger sig på selvbetjeningsløsningen med NemID. (For en Omsorgs- og ansvarserklæring kan både mor og far være anmelder). Anmelderen udfylder relaterede oplysninger, herunder CPR-numre, s og oplysninger om betaling, hvis det er påkrævet. Efter udfyldning af formularen signerer anmelder til sidst. Ud fra de oplysninger, som anmelderen har givet, afgør systemet, om der er nogle, der skal give sit samtykke til ansøgningen. Dette vil eksempelvis være tilfældet, hvis der er fælles forældremyndighed, hvis barnet tillægges navn fra pleje- eller stedforældre, hvis navneændringen berører et barn mellem 15 og 17 år, eller hvis ansøgeren skal tillægges navn fra pleje- eller stedforældre, fra ægtefælle eller samlever. For erklæringer og ansøgninger, der kræver samtykke bliver der herefter sendt en til den eller de, der skal give sit samtykke. Den eller de personer, der skal give sit samtykke, logger sig på med NemID og kan herefter enten afvise eller acceptere ansøgningen/erklæringen. Når en sag er færdigsigneret, dvs. indeholder alle de nødvendige signeringer, modtager du sagen i PersonSAG på din oversigt. Herefter kan du behandle ansøgningen eller erklæringen. Hvis Brugervejledning til PersonSAG 12

13 sagen ikke er færdigsigneret af alle de relaterede personer, vil du kun kunne søge sagen frem under det specifikke sagsområde (se under afsnit 3.6 Søg), men du kan ikke færdigbehandle den. Når du har behandlet den og har klikket på Gem, send, CPR/PERSON, bliver en kopi af afgørelsen sendt digitalt til ansøgerens/ansøgernes e-boks. Samtidig bliver oplysningerne automatisk registreret i CPR/PERSON Fejl i ansøgerens indtastning Hvis anmelderen har angivet en forkert adresse på den, der skal give sit samtykke, modtager den samtykkende part ikke en med et link til at signere. BEMÆRK: Hvis anmelderen har angivet et forkert CPR-nummer på den, der skal samtykke, vil den samtykkende part ikke have adgang til formularen (han/hun vil få beskeden: Du har ikke adgang til at redigere i denne formular ). Det er selvfølgelig af sikkerhedsgrunde kun en person med nøjagtig det CPR-nummer, der er opgivet i ansøgningen, som kan signere Oplysninger i Vent Når du overfører til PERSON kan du få en information fra PERSON om, at der ligger oplysninger i Vent. Du kan komme videre ved at trykke OK og derefter at trykke Gem/Send til CPR/Person igen. Dette gælder eks. for navngivning på et barn, der har en dåb i Vent eller for en navneændring på en person, der har en vielse i Vent Manglende opdatering af indlæste anmeldelser De oplysninger, som du ser på din oversigt i PersonSAG viser forholdene, som de var på tidspunktet for indsendelsen. Hvis oplysningerne herefter bliver opdateret i CPR/PERSON, sker der ingen opdatering i PersonSAG. - I stambjælken for en navngivning betyder det eksempelvis, at der måske mangler en far, eller der står Ej far i CPR-kolonnen under Far, selvom der ér registret en far i CPR/PERSON. - I stambjælken for et nyfødt barn står der måske, at barnet ikke er fødselsregistreret, selvom barnet ér fødselsregistreret. - I stambjælken for navnet på en navneændringsansøgning står der måske, at personen ikke er verificeret, selvom personens navne faktisk ér verificeret. Dette kræver, som led i din sagsbehandling, ekstra opmærksomhed og sammenholdelse af oplysninger i PERSON og PersonSAG. Husk at du skal foretage kontrollen inden du færdigbehandler sagen Arkivering i PersonSAG Alle sager, der bliver indlæst/og eller registreret i PersonSAG bliver automatisk arkiveret i det antal år, det er påkrævet for den pågældende erklæring eller ansøgning. Du vil således altid kunne søge en sag frem, der er behandlet i PersonSAG, herunder alle sager, der er gemt, afvist, lukket/sendt til statsforvaltningen ér aktiveret digitalt, og du behøver derfor IKKE at arkivere samme oplysninger i et papirarkiv. Se også afsnit 3.6 Søg. Brugervejledning til PersonSAG 13

14 3.13 Hvor finder du yderligere spørgsmål til PersonSAG? Du kan finde brugbare links på personforum: Omsorgs- og ansvarserklæringer Navngivninger Navneændringer Brugervejledning til PersonSAG 14

15 4. Omsorgs- og ansvarserklæring 4.1 Myndighedens modtagne O/A-erklæringer På denne hovedoversigt for omsorgs- og ansvarserklæringer ser du de færdigsignerede erklæringer, som er modtaget i din myndighed. 2 1 Oversigten indeholder først og fremmest CPR, der er CPR-nummeret på det barn, der er indsendt en omsorgs- og ansvarserklæring for. Dernæst den myndighed, barnet er tilknyttet fra CPR. Mor og Far indeholder navnene på de forældre, der er indtastet som forældre i erklæringen. Vær generelt opmærksom på datoen anført under Modtaget (1): For at personregisterføreren kan behandle erklæringen, skal erklæringen nemlig være modtaget senest ca. 14 dage efter fødslen. Forældrene bliver orienteret om dette under selvbetjeningsløsningen på borger.dk Du åbner en sag ved at klikke på CPR-nummeret. Fejl i registrering og Søg (2) finder du desuden i venstremenuen, se nærmere under afsnit 3.6 Søg og 3.7 Fejl i registrering. Brugervejledning til PersonSAG 15

16 4.2 Oversigt over O/A-erklæringer At der er indgivet flere erklæringer for samme barn, sker sjældent, men vises i så fald på denne oversigt. Det sker, når forældrene har tastet forkert første gang og prøver at sende en ny. Oversigten vil vise alle indkomne ansøgninger om navngivning på barnet, også hvis de ikke er færdigsignerede. 1 2 Stambjælken (1) Øverst på siden vises stambjælken (1), hvor du kan se, hvilket barn det drejer sig om. Oplysninger er, som forholdene ser ud, da sagen kom ind i PersonSAG. Bemærk: her kan du også se, om barnet allerede er fødselsregistreret. Hvis ikke det er, skal du registrere fødslen i PERSON, før du færdigbehandler faderskabet i PersonSAG. Vær opmærksom på, at oplysninger ikke bliver opdateret i PersonSAG efter indsendelse af den digitale erklæring, se mere herom i afsnit 3.11 Manglende opdatering af indlæste anmeldelser. Oversigten (2) 'Erklæringer': antallet af erklæringer du har modtaget, som bliver vist i den nummerorden, de modtages. Mor og Far : navne på de personer, der ønskes registreret på barnet. Modtaget : Hvis kolonnen Modtaget indeholder dato betyder det, at ansøgningen er færdigsigneret, som vist i erklæring Nr 2, og du kan færdigbehandle den. Brugervejledning til PersonSAG 16

17 Hvis der ingen dato er skal du afvente den sidste signering på den erklæring med mindre, der ud for erklæringens status står Udløbet. Det fortæller dig, at der er gået mere end 14 dage fra erklæringen blev indsendt. Den er derfor forældet og kan ikke anvendes. Status er afhængig af, hvor sagen er i processen: Dato: alle relevante signaturer er modtaget på nævnte dato. Afsl.-dato : sagen er afsluttet på den nævnte dato. 'Stat.- dato': sagen er sendt til Statsforvaltningen på nævnte dato.. 'Afv.- dato': sagen er afvist på nævnte dato. 'Ej barn': hvis de angivne forældre fra erklæringen ikke er registreret som forældre i CPR på ansøgningstidspunktet. 'Obs. foræld.': erklæringen indeholder to mødre eller to fædre. 'Luk dato': sagen er lukket på den nævnte dato og kan ikke anvendes længere. 'Fejl': der var en teknisk fejl, da du forsøgte at gemme sagen. Udløbet : I det viste eksempel er den første erklæring, Nr 1 udløbet, og denne erklæring kan derfor ikke anvendes. En erklæring udløber, hvis ansøgningen ikke er færdigsigneret senest 14 dagen efter den første signering. Hvis du ønsker at se en specifik sag: Tryk på Nr. Brugervejledning til PersonSAG 17

18 4.3 Om O/A-erklæringen Denne oversigt giver dig flere detaljer i en specifik erklæring, se eksemplet på næste side. Om erklæringen (1) og Fra CPR (2) Om erklæringen viser borgerens indtastede oplysninger. Fra CPR viser oplysningerne trukket fra CPR/PERSON. Vær særlig opmærksom på: Morens CPR nummer: Under Om erklæringen er CPR-nummeret på den kvinde, som har logget på selvbetjeningen med sin NemID. Under Fra CPR vises CPR-nummeret på barnets mor, som det er registreret i CPR. Oplysninger nedenunder er hentet ved at slå samme CPR-nummer op. Farens CPR-nummer: Processen ligner mors CPR-nummer, blot vil den almindelige situation være, at der ikke er registreret en far i CPR. Derfor vil der normalt ikke stå et nummer i feltet fra CPR. Derimod vil følgende fremgå: Ingen far i CPR. Anmelderoplysninger er:. Det betyder, at PersonSAG har slået den far op i CPR, som er oplyst i ansøgningen og viser dennes oplysninger. Er der et CPR-nummer i begge kolonner, skal du tjekke, at der er overensstemmelse mellem dem. Også for faren kan der være oplysninger vedr. værgemål. BEMÆRK: CPR-numrene SKAL VÆRE IDENTISKE fra de indtastede oplysninger og oplysninger fra CPR. Hvis de ikke er det, vil du se CPR-nummeret markeret med RØDT i kolonnen for de indtastede oplysninger i PersonSAG. Vær også opmærksom på at sammenholde oplysningerne for civilstand. Herunder markeringer for værgemål, separation samt fraskilt og dato for civilstanden. Vær generelt opmærksom på: En erklæring fra to personer af samme køn skal videre til Statsforvaltningen. Hvis ikke begge forældre er fyldt 18 år, skal sagen også sendes videre til Statsforvaltningen. Brugervejledning til PersonSAG 18

19 1 2 Brugervejledning til PersonSAG 19

20 4.4 Afgørelse/registrering På afgørelsen ser du først gentagede oplysninger (1) fra de tidligere oversigter på erklæringen. Det nye er: At feltet Anmærkning (2) er forudfyldt med datoen fra den sidste og færdigsignerede erklæring, der i det viste eksempel er indsendt af faren (samme dato ser du under rubrikken Disse signeringer kræves på ansøgningen (3) under Signatur modtaget ). Den anmærkning er i reglen tilstrækkeligt, men der er også mulighed for at ændre eller skrive en anmærkning selv: stil dig i anmærkningsfeltet og slet det er er forudfyldt og/eller skriv. Brugervejledning til PersonSAG 20

21 Under Disse signeringer kræves på ansøgningen (3) ser du alle de, der skal samtykke på erklæringen, dvs. den der oprindelig har udfyldt erklæringen ( Ansøger ), samt hvem den er sendt til signering ved (dvs. den eller de, der skal give samtykke). Bemærk hvis der mangler en dato i feltet Signatur modtaget for den person, der skal samtykke, kan du ikke færdiggøre din sagsbehandling og må afvente, at der kommer en signatur, der så bliver vist med dato i feltet. Ansøger har desuden indtastet adresse på både sig selv og den samtykkende part. Disse kan være relevante for dig at kontrollere, hvis fx ansøgeren påstår, at den samtykkende part ikke har modtaget en til signering. Ansøgeren kan også selv tjekke disse oplysninger ved at åbne og printe kvitteringen på de indtastede oplysninger, som han/hun har modtaget fra borger.dk. For en god ordens skyld bør du lige kigge ovenfor, hvorvidt de personer, som har indsendt ansøgningen, er de samme, som bliver forældre til barnet efter færdigbehandling af sagen. 4 knapper til færdigbehandling Når du er klar til at færdigbehandle sagen, er der fire knapper nederst: Gem, send, CPR/PERSON : Når du trykker denne knap, foretager du registrering af omsorgs- og ansvarserklæringen i CPR/PERSON, sådan som der er ansøgt. Derudover fjerner et tryk på denne knap sagen fra din forside. Når du trykker denne knap, sender systemet en afgørelse til begge forældres digitale post. Det er således ikke nødvendigt at sende en attest eller en kopi af erklæringen til forældrene. Send til Statsforvaltningen : Når du trykker på denne knap, sendes hele sagen til Statsforvaltningen. Dette skal du gøre, hvis det i henhold til lovgivningen er Statsforvaltningens sag. Blandt andet: Hvis erklæringen er modtaget for sent Hvis én af forældrene ikke er myndig eller er under værgemål Hvis mor er separeret Hvis mor har været gift med en anden mand uden at være separeret inden for de sidste 10 måneder Hvis erklæringen er indgivet af to personer af samme køn Når du sender sagen til Statsforvaltningen, får du samtidig mulighed for at skrive en besked og vedhæfte bilag til Statsforvaltningen. Sagen bliver hermed fjernet fra din forside i PersonSAG, men du vil kunne finde sagen frem igen ved at søge, se afsnit 3.6 Søg. Afvis Sag : Hvis du anvender denne knap, er det, fordi du må afvise sagen af juridiske grunde, altså med baggrund i det gældende regelsæt. Bemærk: I så fald har ansøgerne krav på et afslag. Hvis de kræver det, skal afslaget også være skriftligt. Men det vil nok oftest være den bedste løsning at tale om tingene. PersonSAG foretager sig intet udover bagved at markere ansøgningen som afvist og at fjerne sagen fra forsiden. Luk Sag : Hvis du trykker på denne knap, er det, fordi sagen ikke kan overføres af tekniske grunde. Et eksempel kunne være den situation, hvor forældrene giftes hurtigt efter fødslen, og morens nye civilstand derfor spærrer for registrering af O/A. I så fald må du tilknytte forældrene direkte i CPR/PER- SON og lukke sagen. Du kan også afvise erklæringer, når de samme forældre har indgivet flere enslydende O/A erklæringer for samme barn. Når du klikker på linket Se afgørelse (4) lige under de fire knapper, kan du se afgørelsen, som den også ser ud for forældrene, der modtager den i deres digitale post, når du trykker Gem/Send CPR/PERSON. Brugervejledning til PersonSAG 21

22 Afgørelsen bliver først forsynet med sagsbehandlernavn og dato, når du har gemt og sendt til CPR/PERSON. 4.5 I Sønderjylland Da omsorgs- og ansvarserklæringer altid kommer til fødselsregistreringsmyndigheden, kommer erklæringerne for børn fra Sønderjylland direkte til kommunens personregisterfører. Brugervejledning til PersonSAG 22

23 5. Ansøgning om navngivning 5.1 Myndighedens modtagne ansøgninger om navngivning På denne hovedoversigt for navngivning, ser du alle ansøgninger om navngivning som er modtaget i din myndighed. Ansøgningen kommer først på din hovedoversigt for navneændringer, når den eller de personer, der skal signere, har gjort det. Hvis en ansøgning ikke er færdigsigneret, kan du kun finde den ved at fremsøge sagen under Søg. Se afsnit 3.6 Søg. 2 1 Oversigten indeholder først og fremmest CPR, der er CPR-nummeret på det barn, der er indsendt en ansøgning om navngivning for. Dernæst den myndighed, barnet er tilknyttet fra CPR. Mor og Far indeholder navnene på de forældre, der er indtastet som forældre i ansøgningen. Vær særlig opmærksom på O/A (1): Der er sat en markering i kolonnen O/A, hvis der er indsendt en digital omsorgs- og ansvarserklæring for barnet. Du åbner en sag ved at klikke på CPR-nummeret. Fejl i registrering og Søg finder du desuden i venstremenuen, se nærmere under afsnit 3.6 Søg og 3.7 Fejl i registrering. Brugervejledning til PersonSAG 23

24 5.2 Oversigt over ansøgninger om navngivning På Oversigt over ansøgninger om navngivning kan du se, hvis der er indgivet flere ansøgninger for samme barn. Det sker, når forældrene har tastet forkert første gang og prøver at sende en ny. Oversigten vil vise alle indkomne ansøgninger om navngivning på barnet, også hvis de ikke er færdigsignerede. 1 2 Stambjælken (1) Øverst vises stambjælken (1), hvor du kan se, hvilket barn det drejer sig om. Her fremgår barnets CPRnummer, og hvem forældrene er i CPR. Bemærk: Hvis der ingen far er i feltet Far, betyder det, at der ikke var registreret en far på barnet, da ansøgningen blev indsendt. Her gælder, at du først skal registrere faderskabet i PersonSAG, for de O/A-erklæringer, som er indsendt digitalt. For at tjekke dette skal du gå ind på din hovedoversigt over navngivning, se afsnit 5.1 Myndighedens modtagne ansøgninger om navngivning. Vær opmærksom på, når du har registreret faderskabet efter ansøgning om navngivning er indsendt bliver disse oplysninger ikke opdateret i PersonSAG, se mere herom i afsnit 3.11 Manglende opdatering af indlæste anmeldelser. Bemærk også oplysningerne om fødselsregistreringen. Barnet skal være fødselsregistreret, før navngivningen kan behandles. Oversigten (2) 'Ansøgninger': antallet af ansøgninger du har modtaget, som bliver vist i den nummerorden, de modtages. Ansøger : navnet på den person, der har ansøgt. Brugervejledning til PersonSAG 24

25 Modtaget : Hvis kolonnen Modtaget indeholder dato betyder det, at ansøgningen er færdigsigneret, som vist i ansøgning Nr 2, og du kan færdigbehandle den. Hvis der ingen dato er, skal du afvente den sidste signering med mindre, der ud for ansøgningens status står Udløbet, se under ansøgning Nr 1. Det fortæller dig, at der er gået mere end 14 dage fra første signering. Den er derfor forældet og kan ikke anvendes. 'Status' er afhængig af, hvor sagen er i processen: Dato: alle relevante signaturer er modtaget på nævnte dato. Afsl.-dato : sagen er afsluttet på den nævnte dato. 'Stat. og dato': sagen er sendt til Statsforvaltningen på nævnte dato. 'Afv.- dato': sagen er afvist på nævnte dato. 'Ej barn': hvis de angivne forældre fra ansøgningen ikke er registreret som forældre i CPR på ansøgningstidspunktet. 'Luk dato': sagen er lukket på den nævnte dato og kan ikke anvendes længere. 'Fejl': der var en teknisk fejl, da du forsøgte at gemme sagen. Udløbet : hvis sagen ikke er signeret senest 14 dagen efter ansøgeren har indsendt den, se Nr1 ansøgning, er den udløbet og kan ikke anvendes længere. Hvis du ønsker at se en specifik ansøgning: Tryk på Nr.. Brugervejledning til PersonSAG 25

26 5.3 Om ansøgningen Om ansøgningen giver dig flere detaljer i en specifik ansøgning om navngivning, se næste side. Fra ansøgningen (1) og Fra CPR (2). Fra ansøgningen viser borgerens indtastede oplysninger. Fra CPR viser oplysningerne trukket fra CPR/PERSON. Vær særlig opmærksom på: Morens og farens CPR nummer: I kolonnen Fra ansøgningen (1) er CPR-numrene på den kvinde og mand, som har logget på selvbetjeningen med deres NemID. I kolonnen Fra CPR (2) er CPR-numrene på barnets mor og far, som det er registreret i CPR. Oplysninger derunder er hentet ved at slå samme CPR-numre op. Under Fra CPR er morens og farens navne delt op i for-, mellem- og efternavn, som de er registreret i CPR. Det er markeret, om de nuværende navne er verificeret og af hvilken myndighed, eller om de ikke er verificeret. Således fremgår det, hvis du bare kan bruge morens og farens navn i den videre sagsbehandling. Der er desuden adresser på både ansøger og den samtykkende part i kolonne (1). De kan være relevante for dig at kende, hvis ansøgerne mener, at de ikke har modtaget en mail til at samtykke, eller en kvittering for deres indsendte oplysninger. BEMÆRK: CPR-numrene SKAL VÆRE IDENTISKE mellem oplysninger under Fra ansøgningen og oplysninger Fra CPR. Hvis de ikke er det, vil du se det forkerte CPR-nummer, markeret med RØDT Fra ansøgningen, der er indtastet af moren eller faren. Vær også opmærksom på forældremyndighed og markeringer for værgemål. Brugervejledning til PersonSAG 26

27 1 2 Brugervejledning til PersonSAG 27

28 5.4 Om navngivningen Her finder du følgende oplysninger: Fornavn : Her vises det ansøgte fornavn. Under fornavnet vises feltet Om valg af fornavn, hvis ansøger har valgt et fornavn, som ikke var godkendt, da vedkommende udfyldte ansøgningen. Når det er tilfældet, skal ansøger give oplysninger om det ønskede navn. Mellemnavn : Her vises det ønskede mellemnavn, hvis et sådant er ønsket. Ellers er feltet tomt. Under mellemnavnet vil der altid være et felt Tilknytning til mellemnavn. Her vises, hvilket valg ansøgeren har truffet. Mulighederne er: Bæres eller har været båret af forældre Bæres eller har været båret af pleje- eller stedforældre Bæres eller har været båret af bedsteforældre Bæres eller har været båret af olde-/tipoldeforældre Fornavn Andet Når ansøger har valgt tilknytning Fornavn, vises feltet Om valg af mellemnavn, hvis det ansøgte fornavn ikke er godkendt. I så fald må ansøger angive en begrundelse for sit valg. Det skal ansøger også, når tilknytning Andet er valgt. Efternavn : Her vises det ønskede efternavn. Under efternavnet vil der altid være et felt, Tilknytning til efternavn. Her vises, hvilket valg ansøgeren har truffet. Mulighederne er de samme som ved mellemnavn, dog ikke tilknytningen Fornavn Berigtigelse af det ønskede navn Oversigten her giver dig indblik i den ønskede navngivning. Øverst finder du tilknytningen til den eller de navne barnet skal have som grundlag for din sagsbehandling. Brugervejledning til PersonSAG 28

29 Dernæst oplysninger om hvordan det ønskede fulde navn er (1), dvs. dét der er ansøgt om, og hvordan det kommende fulde navn vil blive (3). Det er i udgangspunktet det samme, der står i disse felter Hvis du dog i samråd med ansøger har opdaget en fejl i det ansøgte ønskede fulde navn, kan du berigtige, dvs. rette. Herefter vil feltet Kommende fulde navn afspejle den rettelse du laver: Hvornår skal du berigtige? Hvis fejlen er mindre, herunder at det ønskede navn eksempelvis er skrevet med lille forbogstav, skal du berigtige navnet. Det betyder også, at ansøger ikke behøver at indsende en ny ansøgning. Under berigtigelsen laves den mindre rettelse, og du skal tilføje en bemærkning til sagen, som vist i eksemplet ovenfor (4). Derudover kan du vedhæfte et bilag til sagen (5). Hvis fejlen er af større art, eksempelvis at der er to navne i efternavnet, og det ene skulle have været et mellemnavn, skal du også berigtige. MEN her skal du sørge for at vedlægge ansøger/ansøgeres dokumentationen for berigtigelsen, evt. i form af en , se (5). For alle sager om berigtigelse gælder, at du skal have afklaret med samtlige ansøgere til den specifikke sag, at de er indforstået med berigtigelsen. Påfør evt. en bemærkning (4). Brugervejledning til PersonSAG 29

30 Sådan gør du: Markér Der skal berigtiges i det ansøgte se (2). Herefter vil du kunne få adgang til de forskellige navnefelter. I venstre kolonne vises navnet der søges. I højre kolonne vises hele navnet, som det er søgt, og det er her, du skal slette/rette. Når du trykker Gem, vil det nu være det berigtigede navn, du arbejder videre med i din sagsbehandling. Tryk evt. Tilknyt bilag, hvorefter du har mulighed for at vedhæfte forskellige fil-typer, se nedenfor, og tryk herefter Upload. BEMÆRK: Du vil ikke kunne se de ændrede oplysninger i PersonSAG i feltet Ønskede fulde navn, MEN den slår igennem på ansøgers kvittering af hans/hendes indtastede oplysninger. Brugervejledning til PersonSAG 30

31 5.5 Afgørelse/registrering I Om det ønskede navn for (1) gentages oplysninger fra de tidligere oversigter i ansøgningen. I Disse signeringer kræves på ansøgningen (2) ser du, hvem der oprindelig har udfyldt ansøgningen ( Ansøger ), samt hvem der har signeret ansøgningen herefter. Hvor mange der skal signere en ansøgning sættes automatisk af systemet ud fra de oplysninger ansøger har indtastet, og PersonSAG viser hvem, dette drejer sig om. I viste eksempel er der to, idet der er fælles forældremyndighed (den der har udfyldt ansøgningen - og den ansøgningen er sendt til signering ved). Bemærk dato under Signatur modtaget, hvis der ingen dato er, mangler signeringen. Der er desuden adresser på både ansøger og den samtykkende part. De kan være nyttige for dig at kende, hvis du har brug for at kontakte borgeren i forbindelse med hans/hendes ansøgning. Feltet Der skal angives en anmærkning i PERSON (3), er normalt ikke aktivt. Du skal aktivere det, hvis du ønsker at angive en anmærkning. Det er kun nødvendigt at angive en anmærkning ved navngivning, når der er taget et fornavn til mellemnavn. 4 knapper til færdigbehandling Når du er klar til at færdigbehandle sagen, skal du anvende en af fire knapper: Gem, send, CPR/PERSON : Når du trykker på denne knap, foretager du registrering af den ønskede navngivning i CPR/PERSON sådan, som der er søgt. Derudover fjerner et tryk på denne knap sagen fra din forside. Brugervejledning til PersonSAG 31

32 Endelig sendes der, når du trykker på denne knap, en afgørelse til anmelderens e-boks. Det er således ikke nødvendigt at sende en attest til forældrene. Send til Statsforvaltningen : Når du trykker denne knap, sendes hele sagen til Statsforvaltningen. Dette skal du gøre, når en navngivning i henhold til Navneloven, Navnebekendtgørelsen eller Navnevejledningen skal behandles af Statsforvaltningen. Når du sender sagen til Statsforvaltningen, får du samtidig mulighed for at skrive en besked og vedhæfte et bilag til Statsforvaltningen. Sagen bliver hermed fjernet fra din forside i PersonSAG. Afvis Sag : Hvis du anvender denne knap, er det, fordi du må afvise sagen af juridiske grunde, altså med baggrund i det gældende regelsæt. Bemærk: I så fald har ansøgerne krav på et afslag. Hvis de kræver det, skal afslaget også være skriftligt. Vi anbefaler, at du først og fremmest taler med borgeren. PersonSAG foretager sig intet udover bagved at markere ansøgningen som afvist og at fjerne sagen fra forsiden. Luk Sag : Hvis du trykker på denne knap, er det, fordi sagen ikke kan overføres af tekniske grunde. Det kan være tilfældet med de overskydende ansøgninger, hvis de samme forældre har indgivet flere ansøgninger for samme barn. Når du klikker på linket Se afgørelse (4) lige under de fire knapper, kan du se afgørelsen i pdf. format, som den også ser ud for ansøger/ansøgerne som modtager afgørelsen i den digitale post, når du trykker Gem/Send CPR/PERSON. Afgørelsen bliver først forsynet med sagsbehandlernavn og dato, når du har gemt og sendt til CPR/PERSON. Se eksemplet på afgørelse i pdf. format på næste side. Brugervejledning til PersonSAG 32

33 Brugervejledning til PersonSAG 33

34 5.6 I Sønderjylland Ansøgningen sendes til behandling hos rette myndighed på følgende måde: Hvis barnet er fødselsregistreret i en sønderjysk kommunes personregister, sendes ansøgningen til dette personregister. Er barnet fødselsregistreret af en anden myndighed, sendes ansøgningen til bopælssognet på ansøgningstidspunktet og behandles dér. Et sønderjysk sogn kan således modtage ansøgninger om navngivning, hvis barnets fødsel er registreret uden for Sønderjylland og er flyttet til Sønderjylland. Brugervejledning til PersonSAG 34

35 6. Ansøgning om navneændring og navneændring på vielsesdagen 6.1 Myndighedens modtagne ansøgninger om navneændring På denne hovedoversigt for navneændringer ser du alle ansøgninger om navneændring også i forbindelse med vielser, som er modtaget i din myndighed. Ansøgningen kommer først på din hovedoversigt for navneændringer, når alle de relaterede parter i sagen har signeret. Hvis en ansøgning ikke er færdigsigneret, kan du kun finde den ved at fremsøge sagen under Søg, se afsnit 3.6 Søg. 1 2 Oversigten indeholder først og fremmest CPR på den person ansøgningen gælder. Dernæst den myndighed, ansøger er tilknyttet fra CPR. Navn indeholder navnene på den person, der er søgt om navneændring for. Modtaget viser datoen for den sidste påkrævede signatur for ansøgningen. Hvis systemet har registreret, at der mangler en eller flere signeringer vises ansøgningen ikke på denne hovedoversigt. Sendt viser en markering, når du har sendt navnændringen til vielsesmyndigheden. Vær særlig opmærksom på Gebyr (1) samt Vielse og Sendt (2): I kolonnen Gebyr er der flere muligheder: OK betyder, at PersonSAG kan finde den gebyrindbetaling, der er sket i forbindelse med denne ansøgning om navneændring.? betyder, at PersonSAG ikke kan vurdere, hvorvidt der er betalt korrekt eller ej. Det betyder, at du må foretage sagsbehandling og finde ud af, hvordan betalingen så er sket og/eller om der skal betales. Hvis der skal betales for den digitalt ansøgte navneændring, og der ikke er betalt, skal sagen afvises og borgeren skal indsende en ny ansøgning. Afvist betyder, at ansøger har afvist at betale. Ansøgerens begrundelse for dette ser du inde i sagsbehandlingen i menupunktet Om betalingen. Kolonnen Vielse angiver vielsesdatoen, ansøger har oplyst (2). Kolonnen Sendt angiver den dato, sagen er sendt til vielsesmyndigheden (2). Du åbner en sag ved at klikke på CPR-nummeret. Brugervejledning til PersonSAG 35

36 6.2 Oversigt over ansøgninger om navneændring På oversigten Oversigt over ansøgninger om navneændring kan du se, hvis der er indgivet flere ansøgninger om navneændring for samme person. Det sker, når ansøger har tastet forkert og prøver at sende en ny. På oversigten vises både færdigsignerede og ikke-færdigsignerede ansøgninger. 1 2 BEMÆRK særligt oplysninger i stambjælken (1). Her kan du se, hvem navneændringen gælder og personens nuværende navn. Efternavn, Fornavn Mellemnavn, således at et mellemnavn, som er registreret i CPR som mellemnavn, står med kursiv. I stambjælken får du også oplysning om, hvorvidt det nuværende navn er verificeret og af hvilken myndighed. Endelig kan du se, om din myndighed er den rette: Nederste række hedder enten Bopælssogn eller Fødselsregistreringssted (Sønderjylland). Oversigten (2) 'Ansøgninger': antallet af ansøgninger du har modtaget, som bliver vist i den nummerorden, de modtages. Ansøger : navnet på den person, der ansøger. Modtaget : Hvis kolonnen Modtaget indeholder dato betyder det, at ansøgningen er færdigsigneret, som vist i ansøgning Nr 1, og du kan færdigbehandle den. Brugervejledning til PersonSAG 36

37 Hvis der ingen dato er, skal du afvente den sidste signering med mindre, der ud for ansøgningens status står Udløbet, se under ansøgning Nr 2. Den ansøgning er forældet og kan ikke anvendes, fordi der er gået mere end 14 dage fra indsendelsestidspunktet. 'Status' er afhængig af, hvor sagen er i processen: 'Dato': Ansøgningen er modtaget på nævnte dato og skal behandles. 'Ej barn': Navneændring gælder et barn, hvis ansøger(e) ikke er registreret som forældre til barnet i CPR. 'Afsl. dato': Ansøgningen er behandlet og afsluttet på nævnte dato. 'Afv. dato': Ansøgningen er afvist på nævnte dato og kan ikke anvendes længere. 'Stat'. dato': Ansøgningen er sendt til Statsforvaltningen på nævnte dato. 'Luk dato': Ansøgningen er lukket på nævnte dato og kan ikke anvendes længere. 'Fejl': Ansøgningen er fejlet og kan ikke anvendes. Udløbet : hvis ansøgningen ikke er færdigsigneret senest 14 dagen efter ansøgeren har indsendt den, er den udløbet. Hvis du vil se en bestemt ansøgning, tryk da på CPR-nummeret. 6.3 Om ansøgningen På næste side ser du en mere detaljeret oversigt over en ansøgning om navneændring. Her er der tale om en navneændring uden vielse Hvis der var tale om en navneændring på bryllupsdagen, ville der være en cirkel 6 Om Vielse. Der er ansøgt om en navneændring på et barn under 18, hvilket ses i stambjælken øverst udfor barnets CPR-nummer. Oversigten indeholder som titlerne også siger kolonnen Oplysninger fra borgerens ansøgning (1) fra ansøgerens indtastning og kolonnen Oplysninger fra CPR (2). Forældrenes navne i kolonne (2) er inddelt i Fornavn, Mellemnavn og Efternavn, og det oplyses, hvorvidt navnet er verificeret og af hvem. Derudover fremgår kontaktoplysninger. Oplysningerne om mor står først; nedenunder er oplysningerne om far. Vær opmærksom på, at der altid bliver trukket oplysninger fra CPR om forældre, også når det gælder en navneændring for personer over 18 år. Det er valgt ud fra den betragtning, at forældrenes navne kan have betydning i navnesager. Hvis ansøgningen kun gælder en voksen, vises alene oplysninger fra CPR, ligesom kontaktoplysninger til den voksne ansøger vises ovenover. Brugervejledning til PersonSAG 37

38 1 2 Brugervejledning til PersonSAG 38

39 6.4 Om betalingen På denne side oplyses betalingsforhold: Som udgangspunkt er en navneændring gebyrbelagt. Hvorvidt en navneændring er gebyrbelagt eller ej er sat af systemet ud fra de oplysninger ansøger har indtastet. Samtidig navneændring Hvis ansøgeren har oplyst, at navneændringen ansøges på baggrund af flere i familien/plejefamilien, er det en Samtidig navneændring. I det tilfælde har ansøgeren også oplyst CPR-nummeret på det familiemedlem, der har betalt, og skal derfor ikke selv betale gebyr. Cpr-nummeret på den person betalingen er sket ses i nedenstående eksempel (1). PersonSAG har kontrolleret om der findes en betaling på angivne CPR-nummer ( Betaling findes eller Betaling findes ikke ) samt datoen for denne (2). PersonSAG kan dog ikke kontrollere, hvorvidt personerne er i familie. Det skal du som led i din sagsbehandling undersøge. 1 2 Barns navneændring som følger forælders navneændring Hvis ansøgeren har oplyst, at navneændringen følger en forælders tidligere navneændring, har ansøgeren også oplyst CPR-nummeret på den forælder, som tidligere har fået navneændring, og skal derfor ikke betale gebyr. PersonSAG kontrollerer om der findes en betaling på angivne CPR-nummer i PersonSAG ( Betaling findes eller Betaling findes ikke ) samt datoen for denne. PersonSAG kan dog ikke kontrollere, om der er sket en navneændring eller hvorvidt personerne er i familie. Det skal du som led i din sagsbehandling undersøge. Brugervejledning til PersonSAG 39

40 Navneændring på vielsesdagen Ud fra ansøgernes indtastede oplysninger, finder PersonSAG ud af, om der skal betales for denne navneændring. Systemet ved, når der er tale om en navneændring på vielsesdagen ud fra borgers indtastning, og der er søges om et fælles navn, samt at vielsesdatoen ikke er ældre end tre måneder. Ansøger mener ikke, der skal betales Endelig kan ansøger have oplyst, at vedkommende ikke mente, at der skulle betales for denne navneændring. Hvis ansøger har afvist gebyret, vil der stå Afvist på din hovedoversigt i feltet Gebyr. I så fald skal ansøger redegøre for dette. Denne korte redegørelse må danne udgangspunkt for din sagsbehandling. Der er mulighed for at indsætte en kort sagsbehandlingsbemærkning vedr. betalingen. 6.5 Om navneændringen Oversigten viser detaljer om det ønskede navn, se næste side. Er der ikke ønsket nogen ændring i et af navnene, vises det blankt. Fornavn : Her vises det ansøgte fornavn, hvis der er søgt om et ændret fornavn. Under fornavnet kan der være et felt Om valg af fornavn. Dette felt vises, når ansøger har valgt et fornavn, som ikke var godkendt, da vedkommende udfyldte ansøgningen. Når det er tilfældet, skal ansøger give oplysninger om det ønskede navn. Mellemnavn : Her vises det ønskede mellemnavn, hvis et sådant er ønsket. Ellers er feltet tomt. Under mellemnavnet vil der altid være et felt Tilknytning til mellemnavn. Her vises, hvilket valg ansøgeren har truffet. Mulighederne er: Bæres eller har været båret af forældre Bæres eller har været båret af pleje- eller stedforældre Bæres eller har været båret af bedsteforældre Bæres eller har været båret af olde-/tipoldeforældre Bæres af ægtefælle Bæres af samlever Sletning af mellemnavn Fornavn Andet Når ansøger har valgt tilknytning Fornavn, vises feltet Om valg af mellemnavn, hvis det ansøgte ikke er et godkendt fornavn. I så fald må ansøger begrunde sit valg. Det skal ansøger også, når tilknytning Andet er valgt. Efternavn : Her vises det ønskede efternavn. Under efternavnet vil der altid være et felt Tilknytning til efternavn. Her vises, hvilket valg ansøgeren har truffet. Mulighederne er de samme som ved mellemnavn, dog ikke tilknytningen Fornavn og tilknytningen Sletning af mellemnavn Berigtigelse af den ønskede navnændring Oversigten her giver dig indblik i den ønskede navneændring. Øverst finder du tilknytningen til den eller de navne der er ansøgt om som grundlag for din sagsbehandling. Brugervejledning til PersonSAG 40

41 Dernæst det ønskede fulde navn (1), dvs. dét der er ansøgt om, og hvordan det kommende fulde navn vil blive (2). Det er i udgangspunktet det samme, der står i disse felter. Hvis du dog i samråd med ansøger har opdaget en fejl i det ansøgte ønskede fulde navn, kan du berigtige, dvs. rette. Herefter vil feltet Kommende fulde navn, afspejle den rettelse du laver Hvornår skal du berigtige? Hvis fejlen er mindre, herunder at det ønskede navn eksempelvis er skrevet med lille forbogstav, skal du berigtige navnet. Det betyder også, at ansøger ikke behøver at indsende en ny ansøgning. Under berigtigelsen laves den mindre rettelse, og du kan eventuelt tilføje en bemærkning til sagen. Derudover kan du vedhæfte et bilag til sagen. Hvis fejlen er af større art, eksempelvis at der er to navne i efternavnet, og det ene skulle have været et mellemnavn, kan du også berigtige. MEN her skal du sørge for at vedlægge ansøger/ansøgeres dokumentationen for berigtigelsen, evt. i form af en . For alle sager om berigtigelse gælder, at du skal have afklaret med samtlige ansøgere til den aktuelle sag, at de er indforstået med berigtigelsen. Brugervejledning til PersonSAG 41

42 Sådan gør du: Markér Der skal berigtiges i det ansøgte se (2). Herefter vil du kunne få adgang til de forskellige navnefelter. I venstre kolonne vises navnet der søges. I højre kolonne vises navnet også, og det er her, du skal slette/rette. Når du trykker Gem, vil det nu være det berigtigede navn, du arbejder videre med i din sagsbehandling. Tryk evt. Tilknyt bilag (5), hvorefter du har mulighed for at vedhæfte forskellige fil-typer, se nedenfor, og tryk herefter Upload. Brugervejledning til PersonSAG 42

43 6.6 Afgørelse/registrering Det er på oversigten Afgørelse/registrering at du træffer din afgørelse om navneændring, hvad enten det drejer sig om en navneændring med eller uden vielse, se nedenstående. Øverst finder du oplysninger gentaget fra tidligere oplysninger. Disse signeringer kræves på ansøgningen I nævnte oversigt ser du, hvem der oprindelig har udfyldt ansøgningen ( Ansøger ), samt hvem der har signeret ansøgningen. Bemærk dato i Signatur modtaget, hvis der ingen dato er, mangler signeringen. Der er desuden adresser på både ansøger og den samtykkende part. De kan være nyttige for dig at kende, hvis du har behov for at kontakte borgeren i forbindelse med ansøgningen. Brugervejledning til PersonSAG 43

44 Hvem der skal signere en ansøgning, afgøres automatisk af systemet ud fra de oplysninger ansøger har indtastet, og PersonSAG viser hvem, dette drejer sig om. Der er eksempelvis flere, hvis navneændringen tilhører et barn mellem 15 og 17 år, eller hvis personen skal tillægges navn fra pleje- eller stedforældre, fra ægtefælle eller samlever. Derfor skal du i en sagsbehandling også vurdere, hvorvidt ansøger har oplyst korrekte forhold og korrekt tilknytning til det ønskede navn. Eksempel: ansøger har valgt Andet i tilknytning til det ønskede navn, men skulle have valgt Ægtefælle. Når der er valgt Andet, kræver PersonSAG ikke signering fra en ægtefælle, og anmelder bliver nød til at sende en ny ansøgning. Ved navneændring skal du angive en anmærkning i CPR/PERSON. Det gør du ved at sætte markering ud for den mulighed, som er nemmest for dig. Du kan enten vælge mellem én af de tre øverste eller skrive én selv, som vist i eksemplet nedenfor. BEMÆRK Når det gælder navneændring i forbindelse med vielse, vil der kun skulle signeres af den kommende ægtefælle, når der er tale om, at ansøger ønsker et eller flere af sin kommende ægtefælles navn(e). Nå du vælger én af de tre øverste muligheder, skal du kun udfylde teksten i de firkantede parenteser, se på næste side. For hver firkantet parentes, er der et vindue du kan skrive i. Brugervejledning til PersonSAG 44

45 Her ser du det vindue, der åbnes efter at du har valgt mulighed nummer to, hvor du skal udfylde Ansøger og og stk.. I det blå vindue øverst vises den færdige anmærkning. 4 knapper til færdigbehandling Når det gælder en ansøgning om navneændring uden vielse kan du anvende én af fire knapper til din færdigbehandling: Gem, send, CPR/PERSON : Når du trykker på denne knap, foretager du registrering af navneændringen i CPR/PERSON sådan, som der er søgt. Derudover fjerner et tryk på denne knap sagen fra din forside. Endelig sendes der, når du trykker på denne knap, en afgørelse til ansøgerens e-boks. Det er således ikke nødvendigt at sende en attest til ansøgeren. Send til Statsforvaltningen : Når du trykker på denne knap, sendes hele sagen til Statsforvaltningen. Dette skal du gøre, når en navngivning i henhold til Navneloven, Navnebekendtgørelsen eller Navnevejledningen skal behandles af Statsforvaltningen. Når du sender sagen til Statsforvaltningen, får du samtidig mulighed for at skrive en besked og vedhæfte et bilag til Statsforvaltningen. Sagen bliver hermed fjernet fra din forside i PersonSAG. Brugervejledning til PersonSAG 45

46 Afvis Sag : Hvis du anvender denne knap, er det, fordi du må afvise sagen af juridiske grunde, altså med baggrund i det gældende regelsæt. Bemærk: I så fald har ansøgerne krav på et afslag. Hvis de kræver det, skal afslaget også være skriftligt. Men det vil nok oftest være den bedste løsning at tale om tingene. PersonSAG foretager sig intet udover bagved at markere ansøgningen som afvist og at fjerne sagen fra forsiden. Luk Sag : Hvis du trykker på denne knap, er det, fordi sagen ikke kan overføres af tekniske grunde. Du kan også bruge denne knap til de overskydende ansøgninger, hvis der er flere enslydende ansøgninger om navneændring for samme person. Når du klikker på linket lige under de fire knapper, kan du se den afgørelse, som sendes til ansøgeren/ansøgerne, når du gemmer i CPR/PERSON. Når du gemmer i CPR/PERSON, forsynes den med sagsbehandlernavn og dato. 6.7 Om vielsen Når der er tale om navneændring i forbindelse med en vielse, vil der være en side mere, Om vielsen (cirkel 6), se herunder: Her vil du først se en repetition af det ansøgte navn. Herefter skal du berigtige vielsesmyndigheden Berigtigelse af vielsesmyndighed Du skal altid berigtige vielsesmyndigheden. Der kan være usikkerhed om, det er et sogn eller en kommune; kontakt da ansøgeren. Først ser du ansøgerens indtastede vielsesdato, herefter ansøgers indtastede vielsesmyndighed. I eksemplet ovenfor ses en korrekt oplyst vielsesmyndighed Brugervejledning til PersonSAG 46

47 Det foregår i praksis således: Først vælger du myndighedstypen ved at sætte prik i henhold til ansøgers indtastede oplysninger. Når du skriver de første bogstaver af myndighedsnavnet, vil valgmulighederne vise sig ved sogn eller kommune. Det er ikke nok at skrive, du SKAL vælge én af mulighederne. Ved valg af Anden vielsesmyndighed vises et felt med fri tekst. Under Anden vielsesmyndighed gælder eksempelvis Anerkendte trossamfund. Her skal du printe en pdf-fil, som du kan underskrive og sende pr. brev til den pågældende myndighed; dog kun hvis det er en dansk myndighed. Først efter berigtigelsen kan du aktivere knappen Godkend/Send vielsesmyndighed. Herefter sender PersonSAG automatisk en meddelelse om navneændringen til den valgte vielsesmyndighed (ligesom i PERSON, da du skulle sende en attestation af navneændring til vielsesmyndigheden). I denne meddelelse vil vielsesdatoen og det kommende fulde navn fremgå. Når du har godkendt en navneændring og sendt til vielsesmyndigheden vil du kunne se at der sat en markering under Vielse på din hovedoversigt over navneændringer, se nedenfor. BEMÆRK Du kan komme ud for, at borgeren har fortrudt navneændringen og/eller at vielsen bliver aflyst. Derfor vil du kunne afvise sagen i stedet for at gemme. Se også beskrivelsen af de knapper, du kan gøre brug af i afsnit 6.8 Knapper til færdigbehandling af navneændringssager. BEMÆRK også at du først kan gemme og sende sagen til Person via knappen Gem/Send CPR/PER- SON efter vielsesdagen. 6.8 Knapper til færdigbehandling af navneændringssager Under berigtigelse af vielsesmyndigheden finder du oplysninger på den kommende ægtefælle og herefter de knapper, du kan vælge at aktivere til din færdigbehandling af sagen. De fire af knapperne er dem, der er beskrevet i det foregående kapitel ( Afvis ansøgning, Gem, send, CPR/PERSON, Luk sag og Send til Statsforvaltning. Fælles for disse knapper er at, når de aktiveres, vil sagen ikke længere være at finde på din forside under Navneændringer. Herefter vil du kun kunne søge sagen frem, se evt. under Søgninger, afsnit 3.6 Søg. Brugervejledning til PersonSAG 47

48 Knappen Godkend, send vielsesmyndighed, knytter sig udelukkende til navneændringer ved vielsen og den dertilhørende berigtigelse af vielsesmyndighed, beskrevet i det foregående afsnit. BEMÆRK Ved navneændring i forbindelse med vielse er det ikke muligt at bruge knappen Gem, send, CPR/PERSON før vielsesdagen. Det skyldes, at du først må aktivere den, når du har sikret dig, at vielsen er registreret i CPR/PERSON. 6.9 Hvis en sag skal fjernes fra forsiden Det kan ske, at en sag skal fjernes fra forsiden. Det kunne være en sag, som ikke kan håndteres i PersonSAG (f. eks. udland), men hvor dødsattesten alligevel er kommet i PersonSAG. Eller det kan være sager, som ikke kan overføres til PERSON, eksempelvis fordi der ved en fejl er valgt en fremtidig hændelsesdato for begravelsen. I de tilfælde kan man, når dødsfald hhv. begravelse er registreret korrekt i PERSON, fjerne en sag fra listen på forsiden ved at vælge Fjern sag fra listen på siden, Indtast/Se dødsattest I Sønderjylland Ansøgningen sendes til behandling hos rette myndighed på følgende måde: Hvis personen, som skal have navneændring, er fødselsregistreret i en sønderjysk kommunes personregister, sendes ansøgningen til dette personregister. Er vedkommende fødselsregistreret af en anden myndighed, sendes ansøgningen til bopælssognet på ansøgningstidspunktet og behandles dér. Et sønderjysk sogn kan således modtage ansøgninger om navneændring, hvis personens fødsel er registreret uden for Sønderjylland, og vedkommende er flyttet til Sønderjylland. Brugervejledning til PersonSAG 48

49 7. Dødsattester og anmodninger hvordan behandles de? 7.1 Dødsattester i PersonSAG Dødsoplysninger bliver indlæst i PersonSAG på to måder, dels via lægernes indberetningssystem (SEI - Statens Serum Instituts Elektroniske Indberetningssystem), dels indtastet direkte i PersonSAG af dig som begravelsesmyndighed. De fleste dødsattester kommer elektronisk via SEI i PersonSAG. Du kan også opleve, at en indscannet dødsattest er vedhæftet en anmodning om begravelse og bisættelse. Vær opmærksom på, at en sådan scanning ikke har den fornødne juridiske status til, at du kan dødsregistrere eller sende afgørelser på den baggrund. Grundlæggende gælder, at der kun findes to typer originale dødsattester, som du kan anvende til grund for din afgørelse: 1) En dødsattest, der er indgået digitalt til PersonSAG. 2) En original dødsattest, der foreligger på papir. For alle dødsattester, som du modtager på papir, skal disse indsendes til Statens Serum Institut månedligt i original Dødsattester indberettet digitalt via lægen (SEI) Ved et dødsfald skal lægen udfylde en dødsattest. Lægens elektroniske dødsattest overføres elektronisk til PersonSAG. Det vil sige, at dødssted og dødsdag samt oplysning om, hvilken påtegning lægen har angivet på dødsattesten fremgår af PersonSAG. Påtegningerne svarer til påtegningerne på papirattesterne, hvor liget er frigivet ved påtegning A eller B, og liget ikke er frigivet ved påtegning C. I det sidstnævnte tilfælde kræves, at politiet frigiver liget. Denne frigivelse kan ikke ske digitalt. Kommer lægens dødsattest på papir før den elektroniske, indtaster du denne. Når der er kommet enten en digital dødsattest eller en digital anmodning om begravelse i PersonSAG til begravelsesmyndigheden, kommer der påmindelse om det til begravelsesmyndighedens sognepostkasse Dødsattest på papir Når du modtager en dødsattest på papir, skal du som begravelsesmyndighed indtaste den i PersonSAG. Se evt. hvordan i afsnit Indtast/se dødsattest. Du kan godt opleve, at dødsattesten samtidig er blevet elektronisk indberettet, og så vil det fremgå af PersonSAG øverst i stambjælken på det pågældende CPR-nummer Dødsattester vedhæftet en anmodning Det kan tænkes, at anmelder har indscannet en dødsattest og vedhæftet den til begravelsesanmodningen i PersonSAG. Det vil i reglen være tilstrækkeligt til at påbegynde en sagsbehandling, MEN du må IKKE sende afgørelsen uden at have den originale dødsattest i hænde Dødsattest annulleret En sjælden gang kan det ske, at lægen taster et forkert CPR-nummer. Da lægens dødsregistrering afstedkommer, at afdøde dødsregistreres i CPR/PERSON, vil den kirkebogsførende sognepræst og sognet i disse tilfælde blive kontaktet pr. , da det er meget vigtigt, at dødsfaldet fortrydes i CPR/PERSON STRAKS. En annulleret dødsattest vil fremgå af PersonSAGs forside i stambjælken øverst. Brugervejledning til PersonSAG 49

50 7.4.5 Dødsattest rettet Det kan forekomme andre fejl i dødsattesterne end et forkert CPR-nummer. Får du besked pr. , om, at en dødsattest er rettet, skal fejlen eventuelt rettes direkte i CPR/PERSON. Rettelsen kan f. eks. vedrøre dødsdatoen. Rettelsen foretages i PERSON under Ret/fortryd Civilstand Dødsattester, du ikke kan indtaste i PersonSAG Der er enkelte forhold, hvor du ikke kan indtaste og registrere en dødsattest i PersonSAG. Det gælder når: Et barn er dødfødt - her skal du registrere dødsfaldet direkte i PERSON Et dødsfald er sket i udlandet her skal dødsfaldet registreres af Folkeregistret En person uden CPR-nummer her skal du først udtage et administrativt CPR i PERSON, hvor dødsfaldet også registreres. Se også afsnit 7.6 Ikke standard sager. Hvad gør du med anmodningen? Når du således ikke finder dødsattesten i PersonSAG, skal du indtaste dødsfaldet og begravelsen i PER- SON direkte. Hvis anmodningen alligevel havner i PersonSAG, når dødsfaldet er sket i udlandet, og dødsattesten er registreret af Folkeregistret, kan du færdiggøre sagen i PersonSAG. Du skal dog være opmærksom på, at du overfør Skifteretten skal supplere med en række oplysninger som mangler på afgørelsen, herunder adresse og civilstandsforhold. Det er som regel bedre, hvis anmodningen i disse tilfælde kommer på papir. Når du forsøger at sende afgørelsen, vil PersonSAG påpege, at der ikke er registreret en dødsattest og vil da bede om bekræftelse på, at registreringen af dødsfaldet er sket på anden vis. Her skal du markere i nedenstående felt og herefter sende og gemme. Dødsfødsler må aldrig behandles i PersonSAG. Brugervejledning til PersonSAG 50

51 7.4 Anmodninger i PersonSAG En anmodning om begravelse og bisættelse kan indtastes digitalt af en anmelder via borger.dk eller fra en bedemand via et begravelsessystem eller af dig på baggrund af en anmodning på papir Den digitale anmodning fra borger.dk En borger kan anmode om begravelse eller ligbrænding ved indsendelse af en digital begravelsesanmodning via se eksempel herunder. Borgeren kan også give tredjepart, eksempelvis en bedemand, fuldmagt til at indtaste anmodningen på sine vegne. En sådan fuldmagt er primært et anliggende mellem bedemand og borger, og du har som begravelsesmyndighed ikke behov for at se denne, medmindre der er en konkret mistanke om, at der ikke foreligger en sådan fuldmagt eller at en fuldmagt misbruges. Sådan gør, den person, der indtaster anmodningen på borger.dk 1. Indtaster oplysninger på anmelder, se herunder: 2. Hvis der også skal udfyldes oplysninger om en anden kontaktperson, kan det gøres ved at markere forneden (1), og formularen folder sig ud med nye indtastningsfelter. 1 Brugervejledning til PersonSAG 51

52 3. På næste side skal der indtastes oplysninger om afdøde, herunder CPR-nummer, adresse, telefonnummer, dødsdato og dødssted. Desuden skal afdødes civilstand vælges. Bemærk: Hvis indtasteren IKKE kender CPR-nummeret på afdøde, kan der indtastes en fødselsdato på afdøde. Men den digitale anmeldelse kan så ikke sendes via borger.dk, og den der indtaster får besked om, at han/hun i stedet kan printe en formular med de oplysninger, som nu er udfyldt. På næste side vælger anmelder begravelsesform og sted og kan tilføje en kommentar. 4. Under den kirkelige handling vælges, om der skal være en præst, og om der allerede er truffet aftale med denne. På samme side kan der vedlægges et bilag fra afdødes skriftlige ønsker til begravelse. 5. Ved signeringen med NemID bekræftes, at anmodningen ikke strider mod afdødes kendte ønsker. I PersonSAG vil du herefter kunne se anmelderen og den person, der i praksis har indtastet anmodningen, der vil fremgå under menupunktet Om anmelder. En sådan digitalt indtastet anmodning kan du uden videre behandle i PersonSAG. Det kan forekomme, at der i anmodningen ikke er oplyst, hvem der skal foretage den kirkelige handling hvor og hvornår. Det er dog en forudsætning, at begravelsesmyndigheden skal oplyses om disse forhold på anden vis Anmodning på papir Nogle borgere kan ikke indtaste en anmodning om begravelse eller ligbrænding digitalt. Falder borgeren ind under undtagelsesbestemmelserne for obligatorisk digital selvbetjening, kan du godtage en anmodning på papir. Det gælder eksempelvis når den eller de involverede borgere: Mangler NemID Mangler CPR-nummer Har et fysisk handicap, en kognitiv funktionsnedsættelse eller en psykisk lidelse Er uden it-kompetencer, har sprogvanskeligheder eller er svært ordblinde Se evt. mere på borger.dk For de anmodninger, der skal registreres i Personsag, skal du indtaste oplysninger om anmelderen og om selve afgørelsen i Personsag. Brugervejledning til PersonSAG 52

53 7.4.3 Anmodninger, du ikke skal registrere i PersonSAG Følgende anmodninger skal ikke registreres og behandles i PersonSAG: - Når kremering, jordfæstelse og/eller urnenedsættelse skal foregå i udlandet, (samt Færøerne og Grønland) - Når asken skal anbringes på en ikke godkendt begravelsesplads/kirkegård - Når afdøde skal på anatomisk institut Hvis du alligevel oplever, at en anmodning er kommet ind i personsag skal du kontakte Person-supporten. Se også afsnit 7.6 Ikke standard sager Hvis der er flere anmodninger på én person Hvis du har modtaget flere anmodninger på én person, skal du vurdere hvilken anmodning, du mener, er den rette og de øvrige afvises. Du finder anmodningerne under Indkomne anmodninger i venstre menu. Du afviser ved at gå ind under menupunktet Send afgørelse/afvis, hvor du så kommer til billedet herunder. Vælg afvis anmodning og på næste billede sæt en markering og gem. Du kan også lade afvisningen ske automatisk. Det sker når afgørelsen skal sendes, hvor du vil blive spurgt til, om du vil markere dem, der skal afvises. Hvis du ved en fejl kommer til at afvise en sag, er der mulighed for at fortryde dette Gå ind på Sendt afgørelse/afvis, og tryk på Fortryd afvisning, se nedenstående. Brugervejledning til PersonSAG 53

54 7.5 Ændringer på gemte begravelser/bisættelser Hvis der er oplysninger, der er ændret efter du har gemt en afgørelse, er sagen låst for redigering i PersonSAG. I så fald skal du rette direkte i PERSON. 7.6 Ikke standard sager Der er en nogle sager, der ikke skal registreres i PersonSAG, se skema: Sag PersonSAG CPR/PERSON Dødsfald Begravelse Dødsfald Begravelse Dødfødsler X X Liget eller asken skal til udlandet (og Færøerne og Grønland) Liget eller urnen skal anbringes på en ikke-godkendt begravelsesplads (X) X X (X) X X Liget skal på anatomisk institut (X) X X Personer uden CPR-nummer X X Dødsfald i udlandet X X Brugervejledning til PersonSAG 54

55 Disse sager skal som udgangspunkt registreres og gennemføres direkte i PERSON. Når dødsattesterne (x) trods dette havner i PersonSAG, fordi de bliver indberettet via lægens elektroniske indberetningssystem, skal du lukke sagen. I sager hvor liget eller asken skal til udlandet indgår begravelsesanmodningen ikke digitalt. Tilsvarende gælder i forhold til sager, hvor liget eller urnen ikke skal anbringes på en godkendt begravelsesplads. Brugervejledning til PersonSAG 55

56 8. Dødsfald og begravelse gennemgang af den brune PersonSAG 8.1 Struktur På forsiden vil du se alle sager i de sogne, hvor du har rettigheder som begravelsesmyndighed, se eksempel nedenfor. Her fremgår de anmodninger og/eller dødsattester, som foreligger digitalt, hvad enten de er indtastet direkte i PersonSAG, eller de kommer fra en digital anmodning. Ligeledes fremgår en digital dødsfaldsindberetning fra SEI, ligesom den også vil fremgå her, hvis du selv har indtastet den Venstremenu (1) indeholder følgende: Forside : Bringer dig til forsiden. Sagsbehandling : Bringer dig enten til listen over begravelsesanmodninger i den konkrete sag eller, hvis der kun er én, direkte til den ene anmodning. Sagsbehandling åbner undermenuen, der viser de forskellige skridt i sagsbehandlingen. Indtast anmodning : Her indtaster du, hvis du har fået en anmodning om begravelse eller ligbrænding på papir. Er anmodningen indtastet, tilgår du den gennem Søg eller gennem forsiden. Indtast/Se dødsattest : Modtager du en dødsattest på papir, kan du indtaste den her. Er den registreret allerede, kan du se, hvad den indeholder. Det er en god idé at begynde sagsbehandlingen her. Menupunktet skal ikke bruges af begravelsesmyndigheder i Sønderjylland. Annuller dødsattest : Knappen anvendes kun, hvis du har fået meddelelse om, at en dødsattest skal annulleres. Fejl i registrering viser, hvor overførslen til PERSON er fejlet, se afsnit Fejl i registrering Søg : Her kan du fremsøge enten anmodninger om en bestemt person eller anmodninger, som er indkommet inden for et bestemt tidsrum i dit arbejdsområde. Brugervejledning til PersonSAG 56

57 Lister : Her finder du muligheden for at danne flettelister, eksempelvis til Alle Helgen, se afsnit Lister. Administration åbner en undermenu: Under Indstilling kan du vælge, inden for hvilket område præster, kirker og kirkegårde skal vises som standard, samt din underskrift på attester, jf. afsnit Indstilling personlig opsætning. Under Bemyndigelse kan du tildele bemyndigelse til andre. Du kan også se, hvem du har bemyndiget, samt hvem du er bemyndiget af, se mere under Bemyndigelse - Rettighedsstyring. Oversigt over dødsfald Oversigt over dødsfald giver et overblik over det antal sager m.v., som du har som begravelsesmyndighed. Vær opmærksom på sognet! Vær opmærksom på, at du kun arbejder med sager, hvor du er tilknyttet som begravelsesmyndighed. Hvis du har fået adgang i et andet sogn fx for at træde til ved ferie o.l., betyder det ikke, at du altid har ret til at udøve begravelsesmyndighed i dette sogn. Er der flere dødsfald, kan du sortere dem efter kolonneoverskrifter. Således vil du for eksempel kunne vise dødsfaldene i sognerækkefølge eller i alfabetisk rækkefølge. CPRnr : Viser CPR-nummeret på afdøde. Et klik på CPR-nummeret åbner sagen, såfremt der er indtastet en anmodning. Navn : Viser afdødes adresseringsnavn i CPR. Sogn : Viser myndighedskoden for afdødes bopælssogn Anmodn.: Viser antallet af digitale anmodninger om begravelse og ligbrænding. Når afgørelsen er sendt, vises teksten Afgjort. Dødsatt.: Viser om der foreligger en digital dødsattest for afdøde, samt hvilken lægelig påtegning den har. SBL : Viser om afdøde havde løst sognebånd. I givet fald vises brugerinitialerne på den præst, der er løst sognebånd til. Denne præst har automatisk fået en om dødsfaldet. 8.2 Hvor finder du hjælp på siden? Uanset hvor du befinder dig i den brune PersonSAG finder du hjælp i form af en vejledningstekst i en brun boks til højre på siden, se (1) Stambjælken og dens indhold Du tilgår en sag ved at klikke på afdødes CPR-nummer på forsiden. Du kan også indtaste CPR-nummeret i det menupunkt, der hedder Søg. Når du er inde i en sag, vil stambjælken indeholde oplysninger på den person, hvis sag du arbejder med. Oplysningerne stammer fra CPR samt eventuelt oplysninger fra dødsattesten. Herunder: CPR-nummer. Adresseringsnavnet fra CPR. Dødsattest oplysning. Bopælssogn ifølge CPR. Brugervejledning til PersonSAG 57

58 Dødsattest: om der er registreret en dødsattest, og hvilken påtegning den har. Er der registreret en dødsattest, er dødsfaldet også registreret i CPR/PERSON. Medlemskab ifølge CPR. 8.4 Sagsforløb og navigation punkt for punkt Du kan både navigere ved at trykke Næste, Forrige eller ved at anvende venstremenu for at hoppe direkte til et specifikt sted i sagen, se beskrivelsen af de forskellige menupunkter i det følgende Indkomne ansøgninger Antallet af anmodninger vises her. Oftest vil der kun være én, men hvis flere har indtastet eller der har været fejl i den eller de første anmodninger vil du se dem her på en nummereret oversigt. For at gå ind på en ansøgning skal du trykke på Nr.. Brugervejledning til PersonSAG 58

59 8.4.2 Om afdøde På denne side Om afdøde har du i venstre kolonne Fra anmodning oplysningerne, som de er indtastet i anmodningen. I højre kolonne Fra CPR har du oplysningerne om afdøde, som de står i CPR. Bemærk at oplysningerne om: Dødsdato, Civilstand og Ægtefælle/partner kun vil fremgå, når dødsattesten er indberettet til PersonSAG, enten fra SEI eller af begravelsesmyndigheden. Mangler disse oplysninger, bliver du nødt til at kontakte bl.a. Skifteretten med de manglende oplysninger. OG hvis der er uoverensstemmelser mellem de indtastede oplysninger og de oplysninger der er trukket fra CPR, skal du vurdere, om det er CPR-oplysninger, du kan arbejde videre på. Der kan være knyttet bilag til anmodningen, som du kan se, når du klikker på linket her. Brugervejledning til PersonSAG 59

60 Bilagsknappen optræder også under Gejstlig medvirken og Begravelse/ligbrænding og viser altid alle bilag til anmodningen. Et klik på Næste bringer dig til oplysninger om anmelderen Om Anmelder På siden Om anmelder, se neden for, kan du se, hvem der har anmodet om begravelse/ligbrænding. Hvis den er indsendt af en bedemand (der sker baggrund af en fuldmagt fra nærmeste pårørende), kan du også se oplysninger om ham eller hende under Anmodningen er indtastet af. Har anmelderen oplyst en anden kontaktperson, vil det også fremgå af denne side. Et tryk på Næste bringer dig til siden Gejstlig medvirken. Brugervejledning til PersonSAG 60

61 8.4.4 Gejstlig medvirken På siden, Gejstlig medvirken, se nedenfor, skal begravelsesmyndigheden for første gang træffe afgørelse. Men inden da får du oplyst, hvad der er oplyst i anmodningen omkring medlemskab og gejstlig medvirken. Du får også at vide, hvorvidt det i anmodningen er oplyst, at der er truffet en aftale med en præst om den kirkelige handling. Til forklaring: På den digitale anmodningsformular kan anmelderen ikke bestille en kirkelig handling. Forudsætningen er, at anmelder nu som før aftaler den kirkelige handling med præsten. Du kan derfor angive oplysninger om den kirkelige handling, hvis der allerede er truffet aftale om en kirkelig handling med en præst. Er der ikke truffet en sådan aftale, skal anmelderen efterlevere den kirkelige handlings hvem, hvad, hvor til dig på anden vis - f. eks. via telefon. Ud fra oplysningerne og sagens omstændigheder skal du nu som før - tage stilling til afdødes medlemskab og ønske om, hvorvidt en præst skal medvirke ved begravelsen/bisættelsen. Her skal BEMÆRK: Indtil du når siden Send afgørelse/afvis senere i sagsbehandlingsforløbet, er de markeringer, du sætter kun foreløbige. Først, når afgørelsen er sendt, kan du ikke længere rette. du markere udfor den korrekte situation. Afgørelsen skal selvfølgelig baseres på begravelsesloven. Du kan finde links til regelgrundlaget under Aktuelle links på forsiden af PersonSAG. Et klik på Næste bringer dig til siden om Den kirkelige handling. Brugervejledning til PersonSAG 61

62 8.4.5 Den kirkelige handling Hvis der allerede er indtastet oplysninger om den kirkelige handling, vil disse oplysninger vises øverst på denne side. Du kan rette disse indtastede oplysninger, hvis du er blevet gjort opmærksom på, at noget er ændret siden anmodningen er indtastet. Fremgår den kirkelige handling ikke af anmodningen, som vist nedenfor, og skal der være en kirkelig handling, indtaster du oplysningerne. BEMÆRK Er felterne Sted eller Præst ej ansat udfyldt med et sted, som findes på listen over kirker, eller en præst, som er ansat, skal du slette felterne og vælge oplysningerne i drop-down-listerne. Dato kan vælges fra en kalender. Tidspunkt : Ved tidspunktet er det vigtigt, at du husker kolon. Kirke eller Sted : Det er vigtigt, at du bruger kirkefeltet, så vidt muligt. Er anmodningen indkommet digitalt, bliver du eventuelt nødt til at slette, hvad der står i stedfeltet, for at kirkefeltet bliver aktivt. Kirkefeltet er en drop-down-liste. For at afgrænse valgmulighederne på listen, kan du indtaste begyndelsesbogstavet. Brugervejledning til PersonSAG 62

63 I dine personlige indstillinger kan du begrænse visningen i drop-down-listen til de sogne, hvori de kirker og kapeller du oftest bruger, se afsnit Indstilling personlig opsætning. Den begrænsning kan du selvfølgelig slå fra, hvis der er behov. Det gøres ved at klikke på Alle. Derefter vises alle kirker på listen. Præst : Det er vigtigt, at du bruger feltet Præst, hvor det er muligt. Er anmodningen indkommet digitalt, bliver du eventuelt nødt til at slette, hvad der står i feltet Præst ej ansat, for at feltet Præst bliver aktivt. Præstefeltet er et drop-down-felt. Du kan dog indtaste begyndelsesbogstav for at afgrænse valgmulighederne på listen. Se eventuelt afsnit Indstilling personlig opsætning. Statistik vælges. Det som du registrerer på denne side bliver sidenhen gemt i PERSON. Et klik på Næste bringer dig videre til siden, Begravelse/ligbrænding Begravelse/Ligbrænding Begravelsesmyndighedens afgørelse om, hvorvidt der skal være jordfæstelse eller ligbrænding, og om asken i givet fald kan spredes over åbent hav, træffes på denne side. Der oplyses om, hvad der er oplyst i anmodningen om dette forhold. Under Afdøde skal, sætter du prik ud fra de indtastede oplysninger øverst. Husk, at den prik du sætter kun er en kladde indtil du gemmer sagen under Send afgørelse. Afgørelsen træffes ud fra sagens samlede omstændigheder og skal ske efter begravelseslovens regler. Et klik på Næste bringer dig videre til Krematorium/kirkegård. Brugervejledning til PersonSAG 63

64 8.4.7 Krematorium/Kirkegård På denne side kan du rette krematorium og kirkegård, som er forud fyldt fra den indtastede anmodning. Krematoriet og kirkegården vælges i så fald fra en drop-down-liste. Ved at indtaste det første bogstav, kan du hurtigt flytte markøren hen i nærheden af det ønskede valg. I dine personlige systemindstillinger kan du udpege, inden for hvilket område kirkegården typisk vælges. Den begrænsning kan du selvfølgelig slå fra, hvis der er behov, ved at klikke på Alle. Under Supplerende bemærkninger.. har du mulighed for at indtaste oplysninger, som er relevante for andre parter, men som ikke fremgår ellers. For eksempel, hvis afdødes civilstand ikke fremgår i sagen, hvis der er uoverensstemmelser mellem oplysninger fra CPR og anmodning og hvor du ellers skønner det nyttigt. Der kan også allerede være indtastet en bemærkning i den digitale anmodning fra bedemand eller anmelder. I de tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at informere andre f.eks. kirketjener, graver eller kirkegård om indholdet i beskeden. Sønderjylland: Hvis kommunens personregister har registreret dødsfaldet hurtigere, end den elektroniske dødsattest er registreret, mangler skifteretten oplysninger om afdødes civilstand. Oplys den i feltet Supplerende oplysninger Er der ikke valgt brænding kan krematorium ikke vælges. Tilsvarende er det, når der er valgt askespredning - dér kan kirkegård ikke vælges. Et tryk på Næste bringer dig til siden Send afgørelse/afvis Send afgørelse/afvis Denne side er kernen i sagsbehandlingen og kommunikationen mellem flere parter. Hvor de prikker, du tidligere har sat i afgørelserne var kladde og sagtens kunne ændres, er de endelige, når du klikker på Send afgørelse. Et klik på Send afgørelse sammenfatter begravelsesmyndighedens afgørelse på anmodningen og sender den til: Brugervejledning til PersonSAG 64

65 Anmelderens e-boks, såfremt denne har et CPR-nummer. En bedemand, som er tilsluttet løsningen vil også modtage en status for afgørelsen. Skifteretten. Den valgte kirkegård og krematorium, hvis disse er tilsluttet. Den folkekirkepræst, der skal forestå den kirkelige handling. Kirken hvori den kirkelige handling skal foregå. Kommunens sociale udvalg, hvor kommunen stadig ønsker det. Derfor er det vigtigt at sende afgørelsen så snart den er truffet!! Men det er også vigtigt, at du kontrollerer afgørelsen, inden du sender, da det ikke er muligt at rette efterfølgende. BEMÆRK Send afgørelse danner en printfil! Endnu har ikke alle parter et elektronisk system, der kan modtage oplysninger elektronisk. Hvis PersonSAG opdager det, danner Send afgørelse en pdf-fil med adresserede blanketter til kirkegård og krematorium, der ikke kan modtage elektronisk. Derudover dannes et eksemplar uden adresse, som fx kan bruges til en præst fra et andet trossamfund Hvem skal have afgørelsen pr. brev? En præst i et andet trossamfund og en folkekirkepræst, der ikke er ansat, skal have afgørelsen pr. brev, da den indeholder personfølsomme oplysninger, og det ikke er muligt at sende sikker . Kirkegårde og krematorier, der ikke er tilsluttet PersonSAG, skal have besked på gammeldags måde på papir. PersonSAG ved, hvilke det er og vil automatisk danne en pdf-fil, der skal puttes i en kuvert og sendes, når du vælger knappen Se afgørelse. Du kan se, at afgørelsen er sendt, når knappen Send afgørelse er grå. Er der flere anmodninger, er det en selvfølge, at man må afvise én anmodning, hvis man imødekommer en anden. At afvise en anmodning medfører ikke, at PersonSAG foretager sig noget overfor anmelderen. Det er antagelsen bag systemet, at man har talt sig til rette ligesom tidligere. Er det ikke tilfældet, har anmelder krav på et afslag, som må udfærdiges skriftligt. Der er visse forudsætninger for, at du kan sende en afgørelse. De væsentligste er: Afdøde skal være registreret død Der skal være registreret en kirkelig handling (hvis ønsket) Afgørelses- knapperne skal være markeret. Statistik markeringen skal være udfyldt. Hvis der er en påtegning C, skal du have originalen med politiets påtegning. Er der flere anmodninger til samme dødsfald, vil du blive spurgt om, hvorvidt de andre anmodninger skal markeres som afvist. Se også afsnit Hvis der er flere anmodninger på én person. Brugervejledning til PersonSAG 65

66 Et klik på Næste bringer dig til siden personregistrering i CPR/PERSON Personregistrering ( Overfør til PERSON ) PersonSAG er et sagsbehandlingssystem, som også kommunikerer beskeder om dødsfaldet ud til relevante myndigheder og parter, se også afsnit 8.6 Fra borgernes anmodninger til relevante myndigheder. Ligeledes kan PersonSAG modtage oplysninger fra krematorium og kirkegård. Det fremgår derfor også på denne side, om krematoriet har tilbagemeldt brændingsdato og nummer, og om kirkegården har tilbagemeldt, at afdøde nu er jordfæstet. Du kan indtaste oplysningerne på denne side. Når de relevante oplysninger er samlet, kan du trykke Overfør til PERSON, og begravelsen vil blive gemt i CPR/PERSON. BEMÆRK: PersonSAG kan kun ajourføre CPR/PERSON én gang (pr. afdød). Det er derfor vigtigt, at alle oplysningerne er til stede førend ajourføringen sker. Eventuelle efterfølgende rettelser skal du gøre direkte i PERSON. Når du trykker Overfør til PERSON fjernes sagen fra Oversigt over dødsfald på forsiden. Brugervejledning til PersonSAG 66

67 Herefter kan du opleve at skulle tage stilling til nogle valgmuligheder eller meddelelser. Her bliver du eventuelt bedt om at præcisere, hvilke oplysninger der skal gemmes i CPR/PERSON. BEMÆRK: Når du har sendt afgørelsen, vent på kvitteringen med rød skrift og på at knappen Send afgørelse bliver grå, før du går videre. Når sagen er gemt i CPR/PERSON, vil myndigheden fremgå som Digital Indberetning, og om anmelderen vil der stå: Se PersonSAG. Samspillet mellem PersonSAG og PERSON fungerer som oftest sådan, at der vises steder og præster, som er tilknyttet samme myndighed, som den, der er valgt i anmodningen. Du vælger ved at trykke Brugervejledning til PersonSAG 67

68 Vælg i boksen, som kommer frem. Du kan også vælge at søge på begyndelsen af stedets eller præstens navn. Du kan også vælge at søge på begyndelsen af stedets eller præstens navn. Du kan bevæge dig op og ned i listen med steder hhv. præster ved hjælp af pilene eller den grå bjælke til højre i vinduet Indtast/se dødsattest Når du modtager en dødsattest på papir, er det hensigtsmæssigt først at kontrollere på forsiden, om der allerede er kommet en elektronisk dødsattest. Det vil sige, om der står et bogstav i kolonnen Dødsatt. ud for afdøde. Står der et bogstav, behøver du ikke gøre mere med papirdødsattesten, da bogstavet henviser til, at der allerede er indgået en digital dødsattest, og at denne allerede er registreret i CPR/PERSON. Såfremt der ikke står et bogstav, vælger du menupunktet Indtast/se dødsattest. Her udfylder du CPRnummeret på afdøde og klikker Hent oplysninger. Du vil herefter blive præsenteret for oplysninger om den person, som du er ved at dødsregistrere. Tjek venligst, at det er den rette! Herefter skal du indtaste fire oplysninger fra papirdødsattesten. Oplysningerne er: Dødssted Dødsdato Bogstav for lægens påtegning af attesten. Er der påtegning både i C og D, vælges D, hvis du vælger C, får du en rød tekst, hvorpå der står, at politiet har frigivet liget. Eventuelt Anmærkning. Anmærkningen gemmes i CPR/PERSON. Anmærkningen udfyldes blandt andet, hvis dødsdatoen er findedatoen. Bemærk: Ved påtegning C er liget ikke frigivet. Liget skal være frigivet af politiet, før afgørelsen sendes. Politiet kan meddele frigivelsen igennem påtegning D på papirdødsattesten eller på anden måde, dog ikke digital. Brugervejledning til PersonSAG 68

69 Når du har klikket Gem, gemmes dødsfaldet ikke blot i PersonSAG, men også i CPR/PERSON. Hvis du skal finde en død uden bopælsadresse i Danmark, kan du finde vedkommende og tilknytte vedkommende til dit sogn, når du har søgt afdøde frem med funktionen Indtast/Se dødsattest. I Sønderjylland må dødsattest ikke indtastes af sognet. En papirdødsattest sendes, nu som før, til kommunens personregister, medmindre den også foreligger elektronisk i PersonSAG. Dette ses på, om der på forsiden fremgår et bogstav i kolonnen Dødsattest Indtast anmodning Du indtaster en anmodning om begravelse/bisættelse på baggrund af en anmodning på papir. Det der skal oplyses er kun det, som andre aktører skal vide og ikke alle anmodningens felter skal udfyldes. Derfor skal kun udvalgte forhold fra anmeldelsen indtastes, dvs. oplysninger om anmelder samt om din afgørelse. Efter indtastning behandles anmodningen i PersonSAG på samme måde som en digital anmodning, der er indsendt via Sådan gør du: - I venstre menu vælges Indtast anmodning - Herefter indtastes afdødes personnummer, eller, hvis anmelder ikke har personnummer, sætter du markering i Anmelder har ikke personnummer og vælger at indtaste anmelderoplysninger. - Tryk hent oplysninger. - Et kontrolvindue kommer frem. - Hvis anmelder ikke er kontaktperson, sætter du hak og udfylder oplysninger om kontaktpersonen. - På efterfølgende side indsætter du ægtefællens oplysninger. Disse skal udfyldes, hvis afdøde er gift, registreret partner eller enke/enkemand. Er der ingen ægtefælle, levnes siden blank og gemmes. Du må ikke udfylde oplysningerne om ægtefælle, hvis afdøde var fraskilt, partnerskabet ophævet eller ægteskabet omstødt. Herefter udfyldes anmodningen trin for trin jævnfør punkt Brugervejledning til PersonSAG 69

70 Søg PersonSAG arkiverer alle sager, der er digitalt anmeldt for dødsfald og begravelser/bisættelser. Derfor kan du søge dem frem, hvilket du gør her: Du kan søge alle sager i den eller de sogne, som du er bemyndiget til: Indtast et specifikt CPR-nummer og/eller anvend felterne for Dato. Hent oplysninger. Når du har søgt, vil du se alle de anmodninger, der er indsendt på samme person Fejl i registrering I menupunktet til venstre finder du Fejl i registrering. Brugervejledning til PersonSAG 70

71 Under kolonnen Fejl registreret ved finder du følgende sagstyper: CPR-registrering: Viser sager, hvor afdøde havde bopæl i dit sogn, men hvor registreringen af dødsattest fejlede. Der er i det væsentlige to grunde til dette, som du skal kontrollere i PERSON: Der er en hændelse i VENT. Løsningen er at bede den myndighed, der har oprettet ventehændelsen, om at foretage den nødvendige registrering hhv. at slette hændelsen i VENT. Herefter kan dødsfaldet gemmes ved et klik på CPR-nummeret her på fejllisten. Der er en CPR-hændelse, som har dato efter dødsdatoen. Dette er ofte en flytning. Løsningen er at bede den registrerende myndighed om at fortryde hændelsen. Herefter kan dødsfaldet gemmes ved et klik på CPR-nummeret her på fejllisten. PERSON-registrering: Viser sager, hvor overførsel af begravelse i PERSON fejlede. Dette skyldes typisk ét af disse problemer: 1. Der er valgt en begravelsesdato, der ligger før dødsdatoen 2. Der er sendt en afgørelse med mangelfulde oplysninger, som du nu prøver at overføre til PERSON 3. Hændelsesdatoen for den kirkelige handling er ikke nået endnu 4. Personen er ikke registreret død. 5. Der mangler oplysning om brændingsnummer og brændingsdato på siden Personregistrering Løsningen på punkt 1 og 2 er at lukke sagen og registrere dem direkte i PERSON. Løsningen på punkt 3 er at vente, til den kirkelige handling har fundet sted. Løsningen på punkt 4 er at undersøge årsagen og gøre det fornødne. Løsningen for punkt 5 er at afvente tilbagemeldingen fra krematoriet og udfylde felterne. Herefter kan sagen gemmes på ny ved tryk på personnummeret Bemyndigelse - Rettighedsstyring Rettighedsstyring til Dødsfald og begravelse er meget anderledes end rettighedsstyringen til den blå PersonSAG. Styringen af rettighederne foregår under menupunktet, Administration og Bemyndigelse, se herunder: Brugervejledning til PersonSAG 71

72 2 1 Den kirkebogsførende sognepræst er begravelsesmyndighed og kan tildele og fratage rettigheder i PersonSAG. Provster har ikke muligheder for at tildele rettigheder, ud over i eget sogn, men kan kontakte Personsupporten, hvis der opstår akut behov. HUSK derfor at tildele rettigheder inden ferie og fravær og at slette disse rettigheder igen når ferie og fravær ophører. Sådan bemyndiger du Under Initialer (1) skiver du brugerinitialerne på den person, der skal have tildelt rettighed. Klik herefter Søg. Herefter skal du vælge enten Forespørgsel (ret til at kigge) eller Opdatering (til at foretage registreringer og ajourføre). Klik herefter Tilføj bruger. Nu er personen tilføjet og er nu bemyndiget til at arbejde i PersonSAG for dødsfald og begravelse under den kirkebogsførende sognepræsts bemyndigelse. Sådan sletter du en bemyndigelse Når du skal slette en bemyndigelse klikker du på personens brugerinitialer (2). Herefter vil du blive spurgt om, du ønsker at slette en rettighed, vælg da, ja og gem Indstilling personlig opsætning PersonSAG tager udgangspunkt i, at hver begravelsesmyndighed kun ser de begravelsesanmodninger og dødsattester, som er relevante for den enkelte myndighed. Ligeledes har begravelsesmyndigheden mulighed for at lave nogle personlige indstillinger af systemet, som gør det nemmere for den enkelte myndighed at navigere i PersonSAG. Dette kan gøres under menupunktet Administration. Ved brug af Indstillinger kan PersonSAG opsættes til ikke at vise alle kirker, kirkegårde og præster, men blot de kirker m.v., som der hyppigst arbejdes med. Brugervejledning til PersonSAG 72

73 Således kan hver bruger via angivelse af sogne- og/eller provstikoder vælge sine egne standardindstilling for: Kirker Kirkegårde Præster På siden er der også et vindue, hvor du skal skrive, hvad der skal stå under din underskrift på en dødsog begravelsesattest, f. eks.: Navn Navnsen, sognepræst eller e.b. Navn Navnsen, kordegnevikar. Reglerne for dette er de samme, som i PERSON. Hvis du har vanskeligt ved at se hele sagsbehandlingsbilledet på en side og hele tiden skal rulle med skærmen for at få vist det nederste af skærmbilledet, herunder Forrige og Næste knapperne, så kan det være nødvendigt at foretage ændringer i skærmindstillingen på computeren f.eks. fra 125 % til 100 %. Dette skal være udfyldt, før du kan sende en afgørelse Lister Det er muligt at udtrække lister, f. eks til brug ved Alle Helgen. Her anvendes menupunktet Lister. Listesøgningen søger på: Personer, som er registreret i PersonSAG i forbindelse med dødsfald eller begravelse, som har haft sidste bopæl i det valgte sogn. Personer, hvor der ved den kirkelige handling er valgt en kirke med tilknytning til sognet. Det er en forudsætning, at kirken er valgt fra kirkefeltet. Brugervejledning til PersonSAG 73

74 I feltet Sognekode vælger du for de sogne, hvor du har rettigheder i PersonSAG, enkeltvis eller for alle sammen. Knappen Dan flettefil danner en flettefil. Hvordan den anvendes, er beskrevet i en vejledning, som du finder på PersonForum. Følgende oplysninger er indeholdt i flettefilen: Afdødes personnummer Afdødes navn Afdødes Adresse Dødsdato Dato for den kirkelige handling Om jordfæstelse, brænding eller brænding med askespredning Kirkegård Præst Anmelders navn Anmelders relation til afdøde Anmelders adresse, fordelt på tre linjer Afdødes bopælssogn Brugervejledning til PersonSAG 74

75 8.5 Døds- og begravelsesattest fra PersonSAG Fra siden Personregistrering kan begravelsesmyndigheden udstede en døds- og begravelsesattest, selv om begravelsesoplysningerne endnu ikke er gemt i PERSON. Attestudstedelse fra PersonSAG skal være undtagelsen, og funktionen skal blot imødekomme pårørendes akutte behov for en døds- og begravelsesattest allerede før de sidste oplysninger er kommet tilbage fra kirkegård/krematorium og før begravelsen er endelig gemt i PERSON. Attesten må imidlertid pt. kun bruges, når selve dødsfaldet er registreret igennem PersonSAG. Attestudstedelse i PersonSAG sker igennem flere trin: 1. Tryk på knappen Dan attest/dansk. Dette vil få PersonSAG til at samle oplysninger sammen. PersonSAG har ikke oplysninger om en persons fødselsregistreringssted; dette skal derfor indtastes manuelt i den efterfølgende dialogboks i overensstemmelse med CPR/PERSON. I visse tilfælde, hvor dødsfaldet af en eller anden grund ikke er behandlet igennem PersonSAG, spørger PersonSAG også efter dødsdato og dødsregistreringssted. Dette skal udfyldes i overensstemmelse med papirdødsattesten eller CPR (dødsdato) hhv. CPR (dødsregistreringssted). Attesten dannes herefter én gang for alle. 2. Når attesten er dannet, ændres knappen til Se attest/dansk. Knappen bringer nu den færdigudfyldte attest frem. Den printes på A4 attestpapir. Sønderjyske forhold: Når afgørelsen skal sendes, og dødsfaldet ikke er registreret af kommunen pga. lukkedage, kan sognet blive nødt til at fortælle PersonSAG, at afdøde er registreret død i CPR for at komme videre. Dette må kun gøres, når dødsattesten foreligger. Vær også opmærksom på, at der ikke må udstedes døds- og begravelsesattest, når der hverken er en elektronisk dødsattest i PersonSAG eller dødsfaldet er ajourført i personregisteret af kommunens personregisterfører. Dette skal kontrolleres før attestudstedelse! 8.6 Fra borgernes anmodninger til relevante myndigheder PersonSAG er opbygget, så det kan kommunikere med andre relevante myndigheder og parter i processen. PersonSAG kommunikerer bl.a. med: Skifteretten Det sociale udvalg (i de kommuner, der fortsat ønsker informationen om et dødsfald blandt kommunens borgere) Krematorierne Kirkegårde Derudover er der samspil med sognebåndsløserprotokollen, CPR/PERSON og endelig fra sundhedsvæsenet, dvs. Sundhedsvæsenets Elektroniske Indberetningssystem (SEI). Brugervejledning til PersonSAG 75

76 Processen ser således ud fra oplysningernes indtastning til endelig færdigbehandling: Præst E-boks Anmelder, herunder pårørende eller bedemand indtaster oplysninger. PersonSAG modtager de digitale anmodninger om begravelse/ligbrænding. 2. Lægen indberetter en digital dødsattest, som er indsendt via Sundhedsvæsenets Elektroniske Indberetningssystem (SEI) (ELLER du indtaster dødsattesten direkte i PersonSAG) Herefter gør PersonSAG følgende: 3. Sammenholder oplysninger fra anmodningen med oplysninger fra CPR og visse oplysninger om eventuel sognebåndsløsning (fra SBL-protokollen). 4. Sender herefter en kvittering af anmelders indtastning til hans/hendes e-boks, såfremt anmelderen har et CPR-nummer. 5. Sender begravelsesmyndighedens afgørelse til anmelderens e-boks, jf. ovenstående. 6. Sender forskellige adviser til bl.a. præsten som skal forestå en kirkelig handling eller i forbindelse med, at der foreligger en ny sag i form af en begravelsesanmodning eller en dødsattest. 7. Sender en kopi af afgørelsen til skifteret og kommune. 8. Formidler anmodning og afgørelse til kirkegårds- og krematoriesystemer. 9. Meddeler status vedrørende anmodningen/afgørelsen til de bedemandssystemer, som er tilsluttet den digitale løsning. 10. Overfører oplysninger om dødsfaldet, den kirkelige handling, krematorium og kirkegård til CPR/PERSON Kerneopgaven i forhold til PersonSAG er, at du som begravelsesmyndighed er i stand til at sagsbehandle og træffe afgørelser via de indtastede oplysninger og skærmdialogen i PersonSAG. PersonSAG forenkler og automatiserer visse dele af arbejdsgangen, herunder: Brugervejledning til PersonSAG 76