Den generelle kontrolinstruks

Transkript

1 Den generelle kontrolinstruks Generelle retningslinjer for forberedelse, gennemførsel og afrapportering af fysisk kontrol af landbrug og gartneri mv. Februar 2013 jáåáëíéêáéí=ñçê=c ÇÉî~êÉêI=i~åÇÄêìÖ=çÖ=cáëâÉêá k~íìêbêüîéêîëíóêéäëéå=

2 Kolofon Den generelle kontrolinstruks Generelle retningslinjer for forberedelse, gennemførsel og afrapportering af fysisk kontrol af landbrug og gartneri mv. Denne instruks er udarbejdet af Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri i 2013 Fotograf(er): Lars Horn / Baghuset Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V Tlf.: Fax: mail@naturerhverv.dk Websted: ISBN (Tryk) ISBN (Web) =

3 Indholdsfortegnelse Indledning og læsevejledning... 3 Kapitel 1 - NaturErhvervstyrelsen som kontrolmyndighed Opgaver og retsgrundlag Kontrolopgaver og -principper... 4 Kapitel 2 - Forberedelse af kontrollen Sagsmateriale Kontroludstyr Kontrollørens sikkerhed... 7 Kapitel 3 - Retssikkerhedsloven Baggrund og formål Varsling Brevtyper Varslet kontrol (14-dages varsling) Uvarslet kontrol Sammenfaldskontroller Kontrol ved eventuelle lovovertrædelser Mistanke om strafbare lovovertrædelser Forbud mod selvinkriminering Kapitel 4 - Retningslinjer for færden i husdyrbesætninger Den veterinære status for en besætning Almindelig hygiejne Færdsel i besætninger med smitsomme husdyrsygdomme Skærpet hygiejne ved alvorlige smitsomme husdyrsygdomme Kontrollører, der selv har en besætning Besøgsprotokoller Tidsintervaller mellem besætningsbesøg Kapitel 5 - Retningslinier for kontrol af planter og jordprøver Generelt Særlige tilfælde Kapitel 6 - God kontroladfærd Kontrollørens identifikation Kontrollens formål og omfang Høflighed og myndighed Håndtering af vanskelige situationer Kapitel 7 - Kontrollørens forpligtigelser (forvaltningsloven) Notatpligt (også ved indsigelser) Partsrepræsentation Afgørelser, også afgørelser på stedet = 1

4 7.4 Vejledningspligten Tavshedspligten Inhabilitet Kapitel 8 - Brug af digital kamera Hvornår anvendes fotos? De forvaltningsmæssige forhold Andre overvejelser ved fotografering Kapitel 9 - Kontrollørens øvrige forpligtigelser Overtrædelse af andre regler inden for Fødevareministeriets område Overtrædelse af reglerne vedr. krydsoverensstemmelse Overtrædelse af reglerne vedr. hygiejne Forholdsregler ved livstruende forhold Kapitel 10 - Lokalafdelingens afrapportering af den fysiske kontrol OK-sager Hvis kontrollen ikke kan gøres færdig på stedet Overtrædelsessager, høring Høring på stedet Skriftlig høring Høring fra den faglige enhed Prøvetagning Særlige frister for sager under krydsoverensstemmelseskontrollerne Lokalafdelingernes frister for sagshåndtering Retursager, kvalitetssikring og revision Kapitel 11 - Klage- og retssager m.v Klageadgang Aktindsigt efter forvaltningsloven og offentlighedsloven Retssager Mediernes deltagelse i udgående kontrolbesøg Bilag 1 - Eksempel på notatark Bilag 2 samtykkeerklæring ved mediedeltagelse

5 Indledning og læsevejledning Denne instruks beskriver de generelle retningslinjer for, hvordan NaturErhvervstyrelsens jordbrugskontrollører er forpligtet til at forberede, udføre og rapportere kontrol. Retningslinjerne går på tværs af kontrolordningerne og gælder således for alle ordninger inden for landbrug og gartneri mv.. Det faglige indhold i de enkelte kontroller er beskrevet i de faglige instrukser. Den Generelle Kontrolinstruks er baseret på de relevante regler fra forvaltningsloven, offentlighedsloven, retssikkerhedsloven samt de administrative retningslinjer, der gælder i NaturErhvervstyrelsen, herunder veterinære og plantesundhedsmæssige forholdsregler samt god kontrolløradfærd. Hele instruksens indhold er en del af den generelle kompetence, som er obligatorisk for alle NaturErhvervstyrelsens kontrollører. Instruksen er ikke udtømmende i detaljer. Den angiver principper og retningslinjer, som er belyst med eksempler. På nogle generelle områder henvises der til mere detaljerede instrukser. Det gælder fx vedr. sikkerhedsforskrifter og registrering af kontrollen i diverse IT-systemer. Kontrolinstruksen er skrevet for NaturErhvervstyrelsens kontrollører og er tilgængelig for offentligheden via NaturErhvervstyrelsens hjemmeside. Der kan være yderligere oplysninger og interne dataprogrammer, som personer uden for NaturErhvervstyrelsen ikke har adgang til, hvorfor der her i instruksen kun er henvisning hertil. Den Generelle Kontrolinstruks revideres årligt. Evt. rettelser/ændringer i løbet af året vil blive offentliggjort på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside samtidigt med, at kontrollørerne modtager ændringerne i en kontrolmeddelelse. Denne instruks træder i kraft den 1. februar Samtidigt ophæves den tidligere generelle kontrolinstruks. Ansvaret for instruksen og dens ajourføring ligger i Center for Kontrol, Koordinering (koordinering@naturerhverv.dk).

6 Kapitel 1 - NaturErhvervstyrelsen som kontrolmyndighed 1.1 Opgaver og retsgrundlag NaturErhvervstyrelsen er en offentlig myndighed under Fødevareministeriet og udfører forvaltning på basis af lovgivningen, herunder bestemmelserne i forvaltningsloven, offentlighedsloven og retssikkerhedsloven. Lovgivningen omfatter ud over national lovgivning også EU-regler og andre internationale regler. Opgaverne er fastlagt i bekendtgørelse nr. 669 af 25. juni om NaturErhvervstyrelsens opgaver og beføjelser. NaturErhvervstyrelsen er med til at skabe rammerne for at danske landmænd, virksomheder, gartnere og fiskere bedst muligt kan arbejde i og med naturen. Det sker gennem regulering, tilskud og kontrol. Årligt gennemfører styrelsen cirka kontroller, heraf cirka vedr. landbrug og gartneri. Her kontrollerer vi for at sikre, at reglerne inden for blandt andet økologi, gødning, dyrevelfærd og EU s landbrugsstøtte overholdes. NaturErhvervstyrelsen har kontorer rundt i hele landet, hvor Jordbrugskontrollørerne er knyttet til NaturErhvervstyrelsens regionale kontorer i Ringsted, Odense, Vejen, Herning, og Randers. Enhederne i NaturErhvervstyrelsen i København fastlægger det faglige indhold i kontrollerne og har ansvaret for koordinering og prioritering af kontrolopgaverne i de lokale afdelinger. De tværgående kontrolforhold samt koordineringen af kontrollens planlægning og udførelse varetages af Center for Kontrol, Enhed for Koordinering. 1.2 Kontrolopgaver og -principper Kontrolopgaverne rekvireres på 3 måder: Egne opgaver, rekvireret af NaturErhvervstyrelsens faglige enheder Opgaver rekvireret af andre myndigheder, fx Fødevarestyrelsen, Miljøstyrelsen og Naturstyrelsen Opgaver rekvireret af private organisationer, fx brancheorganisationer, som indgår en aftale med NaturErhvervstyrelsen om udførelse af en kontrol NaturErhvervstyrelsens kontrol bygger på en række grundlæggende principper, som indebærer, at kontrollen skal være: Fagligt velfunderet og veldokumenteret Effektiv i relation til formål og ressourceindsats Ensartet på tværs af geografiske områder og uafhængig af den enkelte kontrollør Forebyggende Sanktionerende i det fornødne omfang Værdiskabende for kunderne Kontrollen skal være tillidsvækkende i forhold til det politiske niveau, offentligheden, nationale og internationale revisionsmyndigheder, erhvervet og den enkelte kunde. Det forudsætter: 4

7 Pålidelighed (nøgterne og dækkende observationer og målinger) Dokumentation (af metoder og resultater) Gennemskuelighed (klare og korrekte begrundelser ved afgørelser) Professionelle og velkvalificerede kontrollører (fagligt og forvaltningsmæssigt) = 5

8 Kapitel 2 - Forberedelse af kontrollen Det er afdelingslederens ansvar, at kontrollen udføres effektivt og inden for de fastlagte frister. Det er kontrollørernes ansvar, at de enkelte fysiske kontroller forberedes grundigt, så de bliver af høj kvalitet og giver mindst mulig gene for kunden. Faglige spørgsmål afklares med den faglige enhed og så vidt det er muligt sker det inden kontrolperiodens start. Spørgsmål vedrørende prioriteringer af kontrollerne eller ændringer af kontrolfrister drøftes på koordineringschefmøder eller direkte med Enhed for Koordinering. Kontrolløren skal først og fremmest forberede sig fagligt til en fysisk kontrol ved at sætte sig ind i instruks(er) og kontrolrapport(er) samt det materiale og de oplysninger, der findes på den pågældende sag. Kontrolløren skal også være opmærksom på, om der er udsendt ændringer og præciseringer til instruksen i form af kontrolmeddelelser. Derudover omfatter forberedelsen også: Fastlæggelse af kontroltidspunkt, inkl. sammenlægning af flere kontroller i samme besøg Overholdelse af varslingsregler Tidsforbrug bør tilrettelægges så varigheden af den fysiske kontrol på stedet er så kort som det er muligt uden at gå på kompromis med de faglige krav til kontrollen Kørsel Frister for kontrollens start og afslutning Frister for afrapportering Information om retssikkerhedsloven (se kapitel 3) Overvej om der er information om NaturErhvervstyrelsens øvrige arbejde, som kan have interesse for kunden 2.1 Sagsmateriale Det er vigtigt, at kontrolløren inden den fysiske kontrol sætter sig ind i sagsmaterialet på den konkrete sag. Materialet kan findes enten i fysisk eller elektronisk form, og afhænger af den enkelte kontrolordning, men der kan fx være tale om: Udskrift over kundens kontroller (klient-udskrift) Udtræksårsag Kontrolgrundlag, bl.a. ansøgningsoplysninger og besætningsoplysninger Markkort Bedrifts- og virksomhedsoversigter Tidligere kontrolrapporter, inkl. tidligere afgørelser De fagspecifikke kontrolinstrukser beskriver, hvilket sagsmateriale kontrolløren skal anvende ved den pågældende kontrol. 6

9 2.2 Kontroludstyr Til flere og flere kontroller skal der anvendes en bærbar pc. Andet kontroludstyr er fx GPS, prøvetagningsudstyr, vægt, digitalt kamera, kikkert, måleudstyr, værktøj eller redskaber af forskellig slags, overtræksdragter og desinfektionsmiddel. Hvad der skal medbringes, er beskrevet i de fagspecifikke kontrolinstrukser. For anvendelse af digitalt kamera henvises til kapitel 8. Til nogle større ordninger er der udarbejdet foldere, der beskriver kontrollen, som udleveres i forbindelse med kontrolbesøget. Herudover er der lavet en generel brochure, hvor der gives en overordnet præsentation af NaturErhvervstyrelsen og det arbejde der gennemføres af styrelsen. 2.3 Kontrollørens sikkerhed NaturErhvervstyrelsen har fastsat regler for medarbejdernes sikkerhed, herunder for jordbrugskontrollørerne. Som led i forberedelsen til en fysisk kontrol, bør kontrolløren overveje, om kontrollen giver anledning til at træffe særlige foranstaltninger. Sikkerhedsreglerne findes på intranettet, hvor man blandt andet kan finde en udgivelse vedr. sikkerhedsforskrifter for kontrollører og prøvetagere, som indeholder mange konkrete anvisninger 1. Det er Arbejdsmiljøudvalget for lokalafdelingerne, der er ansvarligt for sikkerhedsforskrifterne og ajourfører informationerne på intranettet. 1 Den nuværende placering er: NaturErhvervstyrelsen»fagligt»kontrol»kontrolinstrukser = 7

10 Kapitel 3 - Retssikkerhedsloven 3.1 Baggrund og formål Siden januar 2005 har loven om retssikkerhed 2 været gældende. Formålet med loven er at sikre borgerens rettigheder, når myndigheder anvender tvangsindgreb. NaturErhvervstyrelsens fysiske kontrol betragtes normalt som et tvangsindgreb. Loven øger virksomhedens retssikkerhed ved blandt andet at stille krav i forhold til varsel, bistand, repræsentation og skriftlig information. Retssikkerhedsloven stiller følgende krav til den kontrollerende myndighed: At virksomheden normalt er varslet om kontrollen 14 dage før. At virksomheden får en begrundelse for, hvorfor kontrollen foretages. At virksomheden har ret til bistand ved fysisk kontrol på stedet. At kontrolløren fremviser legitimation ved kontrol på stedet (det skal ske uopfordret). At kontrolløren dokumenterer kontrolresultatet (kontrolrapport, prøvetagningsrapport el.lign.). At virksomheden ikke tvinges til at afgive oplysninger til egen ugunst ved mistanke om strafbare forhold (forbud mod selvinkriminering). Alle private virksomheder er beskyttet af retssikkerhedsloven. Offentlige virksomheder eller lokaler på private virksomheder med fuld offentlig adgang (fx butikslokaler) er i princippet ikke omfattet af loven. Kontrol, der alene foretages i det fri eller på marker, er heller ikke omfattet af retssikkerhedsloven. Skal der under en markkontrol imidlertid hentes dokumenter eller elektroniske oplysninger i stalde og andre bygninger, træder retssikkerhedsloven i kraft. Af hensyn til en enkel og praktisk administration har NaturErhvervstyrelsen valgt, at al fysisk kontrol falder inden for retssikkerhedslovens beskyttelse. Dog er kontrol rekvireret af virksomheden ikke omfattet af varslingsreglerne i retssikkerhedsloven. Ved kontrol udført for en privat organisation gælder retssikkerhedsloven som udgangspunkt heller ikke. I disse tilfælde afhænger praksis af aftalen mellem den private organisation og NaturErhvervstyrelsen. NaturErhvervstyrelsen har trykt en folder om retssikkerhedsloven. Den er sendt til alle lokale afdelinger og udleveres ved den fysiske kontrol. Genoptryk bestilles hos Koordinering. 3.2 Varsling Det væsentligste i retssikkerhedsloven er kravet om at varsle og begrunde kontrollen. Begrundelsen skal forklare lovhjemmel og den konkrete anledning til en kontrol. Disse krav opfyldes ved at sende et varslingsbrev (betegnet retssikkerhedsbrev) mindst 14 dage før kontrollen hos virksomheden. Der er dog nogle væsentlige undtagelser fra kravet om 14 dags varsel, som bortfalder, når: 2 Lov nr. 442 af 9. juni 2004 om retssikkerhed ved forvaltningens anvendelse af tvangsindgreb og oplysningspligter 8

11 formålet med kontrollen forspildes ved varsling der er tale om EU-kontroller, som skal gennemføres uvarslet i henhold til EU-regler, eller i visse tilfælde med højst 48 timers varsel. For NaturErhvervstyrelsen betyder det, at der skal gives 14 dages varsel på hovedparten af Miljøs og Økologis kontroller, samt på en del af kontrollerne inden for planteområdet. Håndtering af retssikkerheden ved sammenfaldskontroller er beskrevet i afsnit Brevtyper NaturErhvervstyrelsen har udarbejdet 2 typer af breve i forbindelse med varslingsreglerne: Varslingsbreve (retssikkerhedsbrev), der udsendes 14 dage før kontrollen. Informationsbreve (retssikkerhedsbrev) ved uvarslet kontrol, der udleveres på stedet, når kontrollen begynder. Brevene findes som skabeloner i Captia under følgende navne: KONTROL_Retssikkerhedsbrev_Uvarslet_kontrol_juni_2012 KONTROL_Retssikkerhedsbrev_Varslet_kontrol_juni_2012 Herudover er der lavet særlige retssikkerhedsbreve til KO-kontrollen samt flere specifikke kontroller, hvilket er nærmere beskrevet i de relevante instrukser Varslet kontrol (14-dages varsling) Varslingsbrevet (retssikkerhedsbrevet) er en standardskrivelse, der udfyldes med kundens navn, dato og tidspunkt for den fysiske kontrol samt kontroladressen. Hvis kontrollen med sikkerhed kun omfatter dele af kundens bedrift/virksomhed, anføres det i brevet. Udsendelsen af varslingsbrevet (retssikkerhedsbrevet) registreres i Captia. Formålet med kontrollen Både retslige og faktuelle formål med den fysiske kontrol skal angives i brevet. Den faktuelle årsag vælges blandt mulighederne på side 1. Der skal kun være én begrundelse for kontrollen (fx stikprøvekontrol). Lovgrundlag for kontrollen afkrydses i bilaget, og hvis der er tale om flere samtidige varslede kontroller hos kunden, anføres det også. Bemærk især, at: Kontrolkampagner er kontrol af ét eller flere temaer på flere virksomheder. Fast periodisk kontrol er relevant i forbindelse med varslingsbrevet, når der jævnligt udføres varslet kontrol på virksomheden. Ved opfølgende kontrol skal der henvises til den tidligere kontrol. Ved kontrol, som udføres som konsekvens af en anmeldelse fra en borger, organisation eller virksomhed, skal anmelderen forud være gjort bekendt med, at hans eget navn/organisation/virksomhed vil blive oplyst over for den anmeldte. NaturErhvervstyrelsens medarbejder skal gøre opmærksom på dette, når han eller hun modtager anmeldelsen. Det er som altovervejende hovedregel NaturErhvervstyrelsens pligt at oplyse navnet på anmelderen over for den anmeldte. Anmelderen kan dog være anonym. = 9

12 Sagsbehandleren må så vurdere, om der skal udføres en kontrol på baggrund af henvendelsen. Materiale Når NaturErhvervstyrelsen ønsker, at kunden skal have materiale klar ved kontrollen, skrives det ind i varslingsbrevet. Miljø og Økologi har i deres standardbreve givet information både om retssikkerhedsloven og om det materiale, kunden skal have klar ved kontrollen. Ret og pligt (bistand) Det skal respekteres, at kunden har ret til bistand, men bistanden skal være til stede på det tidspunkt, der var varslet for start af kontrollen. Er den ikke det, kan kontrolløren vælge straks at gå i gang, og henvise til, at tidspunktet har været kendt 14 dage i forvejen. Er der tale om små og uforudsigelige forsinkelser, må kontrolløren være fleksibel. Evt. kan kontrolløren påbegynde kontrollen på de områder hvor bistandens manglende tilstedeværelse er uproblematisk. Indsigelse Kunden har ret til at modsætte sig tidspunktet for den varslede kontrol ved at gøre indsigelse senest 8 dage efter varslingsbrevets dato. Indsigelsen kan ske både mundtligt og skriftligt, og den skal være begrundet. Hvis der kommer en indsigelse, anbefales det at tage telefonisk kontakt til kunden. Har kunden tungtvejende grunde, må der findes en ny dato. Den kan være på et hvilket som helst tidspunkt uanset 14-dages-reglen, når blot kunde og kontrollør er enige om det. Det kan fx være næste dag, hvis det passer ind i kontrollørens planlægning. Der sendes ikke nyt brev. Hvis kunden ikke har tungtvejende grunde til indsigelsen og ikke foreslår et egnet tidspunkt i nær fremtid, bør indsigelsen afvises. Afvisningen skal være begrundet og indeholde klagevejledning. Kunden kan forlange en skriftlig begrundelse. Lokalafdelingerne kan i disse tilfælde få råd af Jura. Tungtvejende grunde kan være sygdom, hospitalsindlæggelse, rejse og lignende, hvor aflysning vil belaste kunden urimeligt. Tandlægebesøg, frisørbesøg, fridag el.lign. er normalt ikke tungtvejende nok. Indsigelser modtaget senere end 8 dage efter varslingsbrevets dato vil normalt ikke blive taget til følge. Det anbefales at ringe til kunden, hvis årsagen til, at de 8 dage er overskredet, er uklar. Hvis der gøres indsigelse, registreres varslingsbrevet, indsigelsen og evt. efterfølgende korrespondance i Captia. Hvilke konsekvenser får varslingsbrevet for kontrolplanlægningen? 14 dages varsling stiller større krav til planlægning af kontrol i lokalafdelingerne, da man må arbejde med mindst 2 og helst 3 ugers planlægning af de kontroller, der skal varsles. Lokalafdelingen bør kontakte kunden telefonisk, inden varslingsbrevet sendes, for at minimere omfanget af indsigelser. Under telefonsamtalen gøres der opmærksom på, at kunden har krav på 14 dages varsling, og at den vil modtage brev om kontrollen. Hvis kunden er indstillet på at kontrollen sker inden for de 14 dage, er der intet i vejen for at aftale en tidligere dato. 10

13 Det skal så fremgå af varslingsbrevet ved at man lader feltet "efter aftale" blive stående. Ellers slettes det. Det kan være nødvendigt at rette indsigelsesfristen på 8 dage, hvis den aftalte kontrol finder sted før de 8 dage er udløbet Uvarslet kontrol Ved uvarslet fysisk kontrol anvendes retssikkerhedsbrevet om uvarslet kontrol. Retssikkerhedsbrevet udskrives på begge sider af brevpapiret og er primært beregnet til at udfylde i hånden. Det udleveres til kunden afkrydset på forsiden og bagsiden ved kontrollens begyndelse. Formålet På forsiden afkrydses årsagen til den fysiske kontrol. Ved en opfølgende kontrol henvises der til den tidligere kontrol. Hvis en virksomhed er blevet anmeldt for en overtrædelse, skal navnet på anmelderen stå ud for afkrydsningsboksen. Er anmelderen anonym, skal det nævnes. På bagsiden afkrydses det relevante lovgrundlag. Er der tale om flere kontroller, afkrydses lovgrundlaget for alle kontrollerne. Materiale Kunden har pligt til at medvirke ved kontrollen, herunder at give adgang til at kontrollere væksthuse, marker, dyr, tekniske anlæg, dokumenter, elektroniske data og lignende. Kontrolløren har også ret til kopi af dokumenter og kopi eller udskrift af elektroniske data og lignende samt til at udtage prøver, hvor det er relevant. Ret og pligt (bistand) Hvis kunden tilkalder bistand i anledning af kontrollen, har kontrolløren ikke pligt til at vente på, at den ankommer, men kontrolløren skal dog udvise en vis fleksibilitet. Gennemføres kontrollen uden bistand, og kunden protesterer over det, skal det fremgå af kontrolrapporten både at kontrollen skete mod kundens ønske og hvorfor. Begrundelsen for ikke at vente kan være, at formålet med kontrollen forspildes ved udsættelse, eller at effektiviteten forringes væsentligt. Uanset kontrolresultat registreres kontrollen, hvis den gennemføres mod kundens ønske. Hvis kunden ønsker en skriftlig begrundelse, registreres korrespondancen mellem kontrolløren og kunden imellem. På kontrolrapporten, som kunden modtager, skal det afkrydses, at retssikkerhedsbrevet om den uvarslede kontrol er udleveret. IndsigelsePå visse ordninger forspildes kontrollens formål, hvis der gives et varsel, fordi dette giver mulighed for at ændre forholdene på stedet. Derfor er kontrollen uvarslet. Ved EUkontroller skal kontrollen normalt gennemføres uvarslet, men efter to forgæves besøg kan kontrollen varsles, men kontrollen skal i så fald gennemføres inden for 48 timer. På areal- og dyrekontroller giver reglerne endvidere mulighed for, at kontrollerne forudanmeldes med op til 48 timer, hvis kunden ligger på en ikke landfast ø, som tidsmæssigt tager lang tid at komme til og fra. Som udgangspunkt skal et 48-timers varsel ske mandag, tirsdag eller onsdag, så kontrollen kan ske inden for 48 timer (man ringer således ikke til en virksomhed på en ikke landfast ø fredag for at varsle et kontrolbesøg mandag). Men hvis man kommer i kontakt med enkunde fredag, og det ikke er muligt at gennemføre kontrollen samme dag, så kan de 48 timer tælles i hverdage, men man bør dog i sådanne tilfælde forsøge at gennemføre kontrollen mandag. 11 =

14 For at undgå at 48-timers reglen overskrides, bør kontrolløren ikke indtale besked om forestående kontrolbesøg på en telefonsvarer, og heller ikke lægge sedler om kontrolbesøg og foldere ind ad brevsprækken, hvis ingen er til stede under et uanmeldt kontrolbesøg. Kunden skal have en god begrundelse for at få udsat en uvarslet kontrol. Tungtvejende grunde kan være sygdom, hospitalsindlæggelse, rejse og lignende, hvor aflysning vil belaste kunden urimeligt. Tandlægebesøg, frisørbesøg, fridag, gæster el. lign. er normalt ikke tungtvejende nok. Hvis kunden ikke har tungtvejende grunde til at opnå udsættelse, skal kontrolløren oplyse om, at kunden er forpligtet til efter EU-reglerne at give adgang til kontrollen. Under alle omstændigheder skal den fysiske kontrol gennemføres inden for 48 timer fra den første uvarslede kontakt til kunden. Hvis det ikke er muligt at gennemføre hele kontrollen ved første møde med kunden, skal kontrolløren søge at få udført det mest risikofyldte område af kontrollen, og så udføre resten hurtigst muligt derefter. Hvis det slet ikke er muligt at påbegynde kontrollen, skal kontrollen gå i gang inden for 48 timer. Udebliver kunden fra en forudanmeldt kontrol (areal eller dyr), hvor kontrolløren og kunden har aftalt starttidspunkt, er det fortsat 48-timersreglen regnet fra første kontakt til landmanden, der er gældende. Kunden skal oplyses om, at han ikke må nægte kontrol. Ved nægtet kontrol forstås tilfælde, hvor kontrolløren har kontaktet kunden, og det inden for 48 timer i normal arbejdstid ikke er muligt at gennemføre kontrollen. Hvis en ansøger af EUstøtte nægter adgang til kontrol vedr. støtten, skal kontrolløren orientere om, at nægtet kontrol kan medføre bortfald af hele tilskuddet. Hvis kunden forsat nægter kontrol, kan to løsninger vælges: Afdelingslederen skal have besked med det samme. Afdelingslederen kontakter virksomheden telefonisk og bekræfter, at det kan få betydning for virksomhedens tilskud. Hvis virksomheden indvilliger i, at kontrollen kan gennemføres, genbesøges virksomheden inden 48 timer fra vores første henvendelse til virksomheden Der udleveres/sendes anbefalet et brev, hvor af konsekvenserne ved nægtet kontrol og de relevante regelhenvisninger fremgår. I brevet fremgår en varsling af et kontrolbesøg inden 48 timer fra vores første henvendelse til virksomheden. Der er udarbejdet brevskabeloner til sådanne breve inden for inden for enkelte kontrolområder (f.eks. mærkningskontrollen). Hvis virksomheden forsat nægter kontrol, kontaktes den faglige enhed, der tager stilling til den videre procedure Sammenfaldskontroller Sammenfaldskontrol (at der samtidigt gennemføres kontrol af flere ordninger) kan i relation til varslet/uanmeldte kontroller betyde, at der skal tages særlige hensyn. Er der tale om kontroller inden for samme type af varsling, dvs. enten varsling med 14 dage eller uvarslet, anvendes det relevante brev. Ved to eller flere varslede kontroller anvendes ét standardbrev for 14-dages varsling. 12

15 Hvis sammenfaldskontrollen består af en varslet og en uvarslet kontrol, vælger NaturErhvervstyrelsen af hensyn til en enkel administration at anvende begge typer af breve: Ved den varslede kontrol udsendes varslingsbrevet og ved den uvarslede kontrol udleveres informationsbrevet på stedet, når kontrollen begynder. Eksempel: Hvis der er tale om en sammenfaldskontrol mellem gødningsregnskab og EUdyrekontrol, varsles kun gødningsregnskabskontrollen med brev. I forhold til EUdyrekontrollen skal kontrolløren udlevere informationsbrevet om uvarslet kontrol på stedet og forklare landmanden, hvorfor denne kontrol ikke er varslet. Påbegyndelse af ny kontrol Hvis en kontrol på en juridisk enhed udløser kontrol på en anden juridisk enhed, gælder retssikkerhedsloven også her, hvorfor retssikkerhedsbrevet skal udleveres. 3.4 Kontrol ved eventuelle lovovertrædelser Mistanke om strafbare lovovertrædelser Under en kontrol kan kontrolløren få en konkret og velbegrundet mistanke om, at virksomheden har begået noget strafbart. Hvis kontrolløren vurderer, at det kan blive en politisag, suspenderes virksomhedens normale pligt til at oplyse sagen. Strafbare forhold omfatter kun tilfælde, hvor man kan få frihedsstraf eller bøde, herunder også administrative bøder udstedt af NaturErhvervstyrelsen. Det drejer sig både om overtrædelser af straffeloven og af særlovgivningen (eksempelvis alle de love, som NaturErhvervstyrelsen kontrollerer). Denne bestemmelse bliver kun sjældent aktuel under kontrollørernes kontrol. Bestemmelsen omfatter nemlig ikke overtrædelser, der medfører andre administrative sanktioner end bøder, dvs. tilfælde hvor kontrolløren er i gang med at kontrollere fx: betingelserne for udbetaling af støtte økologisk autorisation betingelserne for godkendelse af eksport/import/salg af varer Bestemmelserne omfatter heller ikke forhold, der kan give: indskærpelser advarsler forbud påbud I alle disse tilfælde kan kontrollen fortsætte uændret, selvom der findes nok så mange fejl. Virksomheden er fortsat forpligtet til at bistå kontrollen med at tilvejebringe oplysninger. Sagens oplysning Som tommelfingerregel kan en kontrollør med rimelighed mistænke en kunde for at have begået en strafbar lovovertrædelse, når en sag er så oplyst, at den kan overgives til politiet eller et bødeforlæg kan fremsendes. Det vil sjældent være aktuelt for kontrolløren, da det først er efter, at kontrol og høring er afsluttet, at det overhovedet er aktuelt at bedømme, om bødeforlæg kan komme på tale. Denne bedømmelse sker normalt i den faglige enhed og ikke, mens kontrolløren udfører den fysiske kontrol. 13 =

16 Normalt bliver det derfor heller ikke aktuelt at indhente det, der hedder "informeret samtykke" til at fortsætte kontrollen. Se afsnit Der er dog enkeltstående tilfælde, hvor kontrolløren med rimelig grund mistænker en kunde for at have begået en strafbar lovovertrædelse. Et eksempel, der af og til forekommer, er der, hvor kontrolløren mener, at dyreværnsreglerne bliver overtrådt. I sådan en situation henvender man sig som man altid gør til politiet, og anmoder dem om at gå ind i sagen. Forinden bør kontrolløren drøfte sagen med afdelingslederen eller den faglige enhed. I tilfælde, hvor der er mistanke om massivt strafbare lovovertrædelse, kontakter kontrolløren på stedet den faglige enhed, som kontrolordningen vedrører, se afsnit Forbud mod selvinkriminering Retssikkerhedsloven præciserer princippet om forbud mod selvinkriminering, der gælder i forvejen. Dette begreb betyder, at ingen kan pålægges at give oplysninger, så man afslører sig selv som lovovertræder eller kaster en mistanke om strafbare forhold på sig selv. Man har altså ikke pligt til at medvirke til kontrolmæssig afklaring af en lovovertrædelse, der kan medføre straf (frihedsstraf eller bøde, herunder administrative bødeforlæg). En kontrollør kan derfor ikke kræve oplysninger ved konkret mistanke om et strafbart forhold eller anmode om udtalelser herom. Bemærk, at en kontrollør har pligt til at vejlede en person, som måtte være i gang med at foretage selvinkriminering. Kunden kan dog selv vælge at forsætte med at give oplysninger, hvilket kræver et skriftligt samtykke (informeret samtykke). Dette samtykke kan altid tilbagekaldes af kunden, men da kun med virkning for efterfølgende oplysningsindsamling. Kontrolløren vil dog kun sjældent komme i en situation, hvor forbud mod selvinkriminering bliver relevant. Som i situationen ovenfor (om mistanke om strafbare overtrædelser, der medfører frihedsstraf eller bøde) vil sagen som regel ikke være så tilstrækkeligt oplyst, at den kan overdrages til politiet, eller der kan udstedes et bødeforlæg. 14

17 Kapitel 4 - Retningslinjer for færden i husdyrbesætninger For at undgå at husdyrsygdomme bliver spredt, fordi kontrollørerne færdes på bedrifterne, er det nødvendigt at undersøge, om der er veterinære problemer på ejendomme udvalgt til kontrol. 4.1 Den veterinære status for en besætning Før en kontrol på en bedrift med husdyr, slås besætningen op i CHR, hvor ejendommens sygdomsstatus kan ses (bl.a. for anmeldepligtige husdyrsygdomme). Gå ind på hvor følgende skærmbilledet vises: Vælg "Besætning" og indtast herefter CHR-nummer. Nu får man en oversigt over forskellige oplysninger om besætningen. 15 =

18 Hvis CHR-nummeret er ukendt, kan man vælge "CHR" på forsiden og søge på fx navn og adresse. Man kan også søge bredere, fx i et interval af postnumre (sammen med mindst én anden oplysning), men det kan tage nogen tid. Hvis der står: "Veterinære problemer: Nej", kan ejendommen uden videre besøges. Er bedriftens BVD-status "Ikke-fri": Se da afsnit Er der i rubrikken "Veterinære problemer" angivet "Ja", og hvis årsagen er andre sygdomme end BSE, salmonella og BVD, skal fødevareregionen kontaktes før besøg i besætningen. I tilfælde af, at der udbryder en alvorlig, smitsom husdyrsygdom, vil Fødevarestyrelsen udsende en pressemeddelelse og informere yderligere på styrelsens hjemmeside.. I disse tilfælde kan der være restriktioner i forhold til besætninger, der i øvrigt er fri for veterinære problemer, og der vil derfor på hjemmesiden være oplysninger om, hvor sikkerhedszonerne uden om den angrebne besætning ligger. Se afsnit Det er ikke altid muligt på forhånd at vide, om kontrollen medfører kontakt med dyr. Hvis det ved begyndelsen af kontrollen viser sig, at der bliver kontakt med dyr og man ikke i forvejen har undersøgt besætningens sundhedsstatus, skal kontrolløren på stedet bede om oplysninger om besætningens sundhedsstatus. Spørgsmål og svar om besætningens sundhedsstatus skal noteres i kontrolrapportens bemærkningsfelt. Hvis der ikke er veterinære problemer, kan den fysiske kontrol på stedet fortsætte. Hvis kontrolløren først ved kontrollens påbegyndelse opdager, at en besætning er under offentligt tilsyn for en smitsom husdyrsygdom, afbrydes kontrollen. Grunden til afbrydelsen skal skrives i kontrolrapportens bemærkningsfelt. Rene planteavlsbedrifter kan have modtaget og spredt husdyrgødning fra bedrifter med dyr på en eller flere marker. Hvis gødningen ikke er nedpløjet/nedharvet, skal kontrolløren overholde reglerne for almindelig hygiejne ved færdsel på disse marker. 16

19 4.2 Almindelig hygiejne Hygiejnereglerne følger Fødevarestyrelsens retningslinjer. Der skelnes mellem almindelig og skærpet hygiejne. Skærpet hygiejne anvendes ved udbrud af alvorlige, smitsomme husdyrsygdomme(se afsnit 4.4). Kontrolløren kommer under kontrollen jævnligt i stalde, forrum, foderlader eller lignende eller kommer på anden måde direkte i kontakt med en besætning. Ved alle den slags besætningsbesøg skal almindelig hygiejne som minimum overholdes. Dette indebærer: Der skal anvendes gummistøvler eller andet fodtøj, der kan rengøres og desinficeres, eller engangsstøvleovertræk, der efterlades på ejendommen. Fodtøjet vaskes og sprayes desuden med desinfektionsopløsning inden ejendommen forlades, også selv om der har været anvendt supplerende engangsmateriale. I besætningen anvendes enten a) besætningens eget tøj, b) overtrækstøj, der vaskes ved mindst 60 C inden anvendelse i en anden besætning eller c) overtrækstøj til engangsbrug, der efterlades på ejendommen. Under besøg i stalde skal kontrolløren endvidere bære engangshovedbeklædning, det kan fx være hætten på engangsdragten. Ved besøg bør fodergange så vidt muligt ikke betrædes. Berøring af dyr bør kun ske, såfremt det er påkrævet. Der skal altid vaskes hænder efter besøg, også selv om der har været anvendt supplerende engangsmateriale (plasthandsker el.lign.). Udstyr eller værktøj, der har været i kontakt med dyr, gødning eller andet, skal vaskes og desinficeres inden anvendelse i en anden besætning. Brugt engangsudstyr skal efterlades på ejendommen. Som desinfektionsmiddel kan Virkon S anvendes i en 1 % opløsning. Hvis bedriften desuden har indført specielle hygiejneforanstaltninger, skal disse følges. Det kan fx være krav om at anvende bedriftens overtrækstøj og fodtøj, eller krav om at kontrolløren går i bad, før kontrollen begyndes. 4.3 Færdsel i besætninger med smitsomme husdyrsygdomme En række smitsomme sygdomme er anmeldepligtige, dvs. at de skal anmeldes til Fødevarestyrelsen. Der gælder særlige regler for færdsel på ejendomme med smitsomme sygdomme, og bedrifterne kommer under offentligt tilsyn. Der skelnes imellem alvorlige, smitsomme sygdomme (se afsnit 4.4) og øvrige anmeldepligtige sygdomme. 17 =

20 Oversigt over restriktioner ved ejendomme under offentligt tilsyn (OT) for øvrige anmeldepligtige husdyrsygdomme Besætningsstatus Færdsel i stuehus og på marker uden afgræsning og husdyrkontakt i øvrigt 1) Færdsel i stald og øvrige områder med husdyrkontakt, herunder afgræssede marker og gylleforurenede områder Ejendom under offentligt tilsyn (OT) pga. BSE Ingen restriktioner Ingen restriktioner fra FVST. Der anvendes almindelig hygiejne. Ejendom under offentligt tilsyn (OT) pga. salmonella 2) Ingen restriktioner Der anvendes almindelig hygiejne, herunder at fodtøj rengøres og desinficeres efter besøg og overtrækstøj vaskes inden anvendelse i anden besætning Ejendom under offentligt tilsyn (OT) pga. andre sygdomme BVD, status ikke-fri (der er kun anmeldepligt, men ikke offentligt tilsyn for denne sygdom) Ingen restriktioner Ingen restriktioner Besøg kræver tilladelse fra fødevareregionen. Om muligt 12 timers karantæne i forhold til BVD-frie besætninger samt fåre- og svinebesætninger. 1) Normalt er eventuelle smitstoffer i husdyrgødning nedbrudt en måned efter udbringning på marken og markerne kan herefter regnes som "uden husdyrkontakt i øvrigt". 2) For salmonella gælder generelt, at man skal være opmærksom på risiko for smitte til mennesker. 4.4 Skærpet hygiejne ved alvorlige smitsomme husdyrsygdomme Hvis der udbryder alvorlige smitsomme husdyrsygdomme i Danmark eller relevante nabolande, skal reglerne om skærpet hygiejne overholdes. Mund- og klovesyge, klassisk svinepest, afrikansk svinepest, Swine Vesicular Disease, Aviær Influenza og Newcastle Disease betragtes som alvorlige smitsomme husdyrsygdomme. På grund af sygdommenes smittefarlighed og/eller økonomiske konsekvenser vil der for disse sygdomme gælde særlige regler, som i krisesituationer vil blive publiceret bl.a. på Fødevarestyrelsens hjemmeside og i brancheregi. Ved skærpet hygiejne forstås følgende: Kun absolut nødvendig fysisk kontrol udføres Der vil evt. være restriktioner på besøg, således at det kun er tilladt at aflægge ét besøg pr. dag i besætninger med modtagelige dyr Der må kun anvendes gummistøvler eller andet fodtøj, der kan rengøres og desinficeres, samt engangsstøvleovertræk og -kittel, der efterlades på ejendommen Fodtøj vaskes og dyppes i desinfektionsopløsning, også fodtøj anvendt under engangsovertræksstøvler Der kan være krav om skift af brugt tøj under overtrækstøj eller om 48 timers karantæne inden ny besætning med sygdomsmodtagelige dyr besøges Håndvask efter besøg. Der kan være krav om bad inden ny besætning med sygdomsmodtagelige dyr besøges 18

21 Hjul og hjulkasser oversprøjtes med desinfektionsmiddel, når ejendommen forlades Oversigt over restriktioner ved udbrud af alvorlige, smitsomme husdyrsygdomme Den ejendom, der har udbrud af sygdommen (er under offentligt tilsyn (OT)) Ejendomme inden for en 3 km-zone Ejendomme i 3 km- til 10 kmzonen Uden for 10 kmzonen Besøg kræver tilladelse fra fødevareregionen (tilladelse vil i praksis ikke blive givet). Undgå besøg Skærpet hygiejne, se ovenfor Skærpet hygiejne, se ovenfor Som det ses, skal man ved udbrud af alvorlige, smitsomme husdyrsygdomme anvende skærpet hygiejne i hele landet. I en afstand af minimum 3 km fra sygdommens udbrud indstilles al fysisk kontrol indtil nærmere instruks foreligger. 4.5 Kontrollører, der selv har en besætning Kontrollører, der selv har en besætning, skal i forhold til denne besætning anvende samme forholdsregler som ved besøg i andre besætninger, dvs. skift af fodtøj og overtrækstøj, håndvask mv. Hvis en kontrollør har en besætning med smitsomme husdyrsygdomme eller alvorlige smitsomme husdyrsygdomme, er man forpligtiget til at underrette sin nærmeste leder, som herefter afgør om kontrolløren fortsat kan udføre fysisk kontrol. For kontrollørens ophold i eget stuehus uden kontakt til besætningen gælder ingen restriktioner, medmindre fødevareregionen har bestemt noget andet. 4.6 Besøgsprotokoller Kontrolløren er på anmodning frakunden forpligtet til at indskrive sig i besøgsprotokollen. Kontrolløren er kun pligtig til at indskrive sig i besøgsprotokoller og lign., som andre besøgende (fx dyrlæger og konsulenter) indskriver sig i. 4.7 Tidsintervaller mellem besætningsbesøg Generelt gælder det, at besætningsbesøg altid bør respektere sygdomsstatus som fx SPF/MS. For svin og fjerkræ bør avlsbesætninger besøges før slagtebesætninger etc. I tvivlstilfælde kan brancheorganisationerne ofte vejlede. Nogle bedrifter med særlige kontrolregler kan kræve timers interval ved besøg på andre besætninger. Ved planlægning af fysisk kontrol skal besøgsregler og karantænetider, der er fastlagt af SPFselskabet og for PIC-besætninger, overholdes. Ved kontrollens begyndelse undersøger kontrolløren, om besætningens sundhedsstatus medfører specielle krav om særlige besøgsregler. Ved besøg på besætninger uden specielle karantæneregler, hvor der er kontakt med dyr eller stald, må kontrolløren højst foretages kontrol på én fjerkræbesætning eller én svinebesætning 19 =

22 pr. dag. Det er også vigtigt at være opmærksom på, om der eventuelt har været kontakt med fjerkræ eller svin i forbindelse med kontrol i kvægbesætninger. Er der ingen hjemme på ejendommen, og kontrolløren ikke har været andre steder på bedriften, end postbuddet ville komme, kan han godt køre videre til næste bedrift, der skal kontrolleres. Hvis man har haft kontakt med husdyr under udlandsbesøg, bør enhver kontakt til danske husdyr undgås inden for de første 48 timer efter ankomsten til Danmark. 20

23 Kapitel 5 - Retningslinier for kontrol af planter og jordprøver 5.1 Generelt Når der gennemføres kontroller af levende planter på gartnerier, planteskoler og lignende steder, skal det ske på en måde, så risikoen for overførsel af planteskadegørere minimeres. Inden kontrollen gennemføres skal det sikres, at fodtøj, værktøj mv. er rengjort og desinficeret. Der skal altid vaskes eller desinficeres hænder inden en ny kontrol påbegyndes. Der må ikke anvendes tøj, som kan tænkes at overføre planteskadegørere. Ved tilrettelæggelsen af dagens inspektioner skal de "reneste" virksomheder besøges først. Det kan fx være producenter af certificerede planter eller småplanteproducenter. Disse virksomheders interne procedurer med hensyn til hygiejne og smitteforebyggelse skal som minimum altid følges. Spørg evt. virksomhedens kontaktperson, inden inspektionen påbegyndes. Hvis der under avlskontrollen i en planteproducerende virksomhed konstateres angreb af karantæneskadegørere eller der er begrundet mistanke herom, og der er risiko for at skadegøreren kan flyttes, skal der tages forholdsregler for at sikre, at det ikke sker. Det betyder at hænder, fodtøj og værktøj rengøres/vaskes og desinficeres inden virksomheden forlades. Til desinfektion af fodtøj, værktøj m.v. kan anvendes Virkon S i en 1 % opløsning eller et tilsvarende middel. Vådservietter med alkohol/klorhexidin eller tilsvarende anvendes til desinfektion af hænder og kan også anvendes til desinfektion af værktøj. 5.2 Særlige tilfælde Planteskadegørere som fx pepinomosaikvirus, potato spindle tuber viroid (kartoffeltenknoldviroid) og Clavibacter michiganensis subsp. michiganensis (tomatgulbakteriose) spredes meget let ved kontaktsmitte. Ved inspektion i virksomheder med fund af eller mistanke om disse skadegørere, skal der tages særlige forholdsregler for at undgå smittespredning: Anvende nyvasket tøj, som ikke har været anvendt til andre former for plantekontrol efter vask Vaske og desinficere hænder både før og efter udtagningen Anvende rengjort fodtøj Anvende engangsovertrækstøj, dvs. kedeldragt, overtrækssko og latex-handsker Efter udtagning af hver prøve anvendes nye latex-handsker og værktøj desinficeres Brugt engangsudstyr skal efterlades på virksomheden Inden man udtager jordprøver til kontrol for kartoffelcystenematoder, rengøres støvler jordspyd og tragt. Kontrollørens støvler skal være rene og fri for jord ved fremmøde hos avleren Jordspyddet og tragten skal rengøres grundigt inden anvendelse på hvert areal. Det skal således rengøres mellem hvert enkelt areal eller mark hos en avler for at forhindre smitteoverførsel og usikkerhed omkring placering af evt. nematoder 21 =

24 Ved marksyn af læggekartofler skal der inden kontrollen påbegyndes, rengøres og desinficeres støvler, stok og bukser (hvis muligt) etc. med anerkendt desinfektionsmiddel. 22

25 Kapitel 6 - God kontroladfærd 6.1 Kontrollørens identifikation Kontrolløren skal medbringe identitetskort, der dokumenterer ansættelse i NaturErhvervstyrelsen. Kortet bæres synligt eller vises uopfordret ved kontrollens begyndelse. Hvis der deltager andre fra NaturErhvervstyrelsen i den fysiske kontrol (fx medarbejdere fra Nyropsgade), gælder der også et identifikationskrav. Et visitkort kan evt. anvendes, hvis medarbejderen ikke har et identitetskort. I øvrigt skal kunden have oplyst, hvorfor andre medarbejdere deltager i kontrollen. Er der ingen personer på bedriften/virksomheden, kan kontrollen kun gennemføres, hvis det på forhånd er aftalt, eller hvis kontrolløren på stedet kan indgå en aftale over telefonen med ejeren eller ansatte på bedriften/virksomheden. Ved kontrol på fjerntliggende marker skal det aftales med ejeren/brugeren eller ansatte, hvis det er nødvendigt for kontrolløren at færdes på markerne. En besigtigelse fra vejen kræver ingen forudgående aftale. 6.2 Kontrollens formål og omfang Når kontrollen påbegyndes, oplyser kontrolløren om formål ved at henvise til varslings- eller informationsbrev (se afsnit 3.2). Hvis det er nødvendigt, uddybes brevets indhold. Kontrolløren informerer om, hvilke dokumenter og fysiske lokaliteter der er brug for at se for at kunne udføre en dækkende kontrol. Endvidere anslår kontrolløren, hvor langt tid kontrollen vil tage, herunder om det vil strække sig over flere dage. Desuden aftales det med kunden, hvilken hjælp eller tilstedeværelse kontrolløren har brug for under kontrollen. Kontrolløren afklarer, om der skal tages særlige hensyn ved sin færden på bedriften, fx i relation til forebyggelse af smittefare eller tilrettelæggelse af besøgsrækkefølgen ved flere besætninger med forskellig sundhedsstatus. 6.3 Høflighed og myndighed Kontrolløren optræder som repræsentant for en myndighed og har naturligvis pligt til at udøve sin myndighed, dvs. efterprøve om virksomheden opfylder de krav til lovgivningen, som den er forpligtet til. Efterprøvningen skal ske professionelt. Kontrolløren skal vise almindelig høflighed og gøre sit bedste for at kontrollen kan gennemføres smidigt og til mindst mulig gene for kunden, uden derved at gå på kompromis med de faglige krav til kontrollen. Navnlig ved uvarslede besøg kan der være behov for, at kunden får lidt tid til at indstille sig på at skulle afbryde sit igangværende arbejde og fx ændre allerede indgåede aftaler for denne dag. Kontrollen kan kun betragtes som gennemført, hvis alle relevante punkter i kontrolrapporten bliver udfyldt. Det er derfor vigtigt, at kontrolløren kan kommunikere ordentligt med den kontrollerede. Det betyder, at kontrolløren skal gøre sit til, at kontrollen foregår i en venlig og 23 =

26 omgængelig atmosfære, også selv om den kontrollerede måske i enkelte tilfælde ikke viser den ønskede samarbejdsvilje. 6.4 Håndtering af vanskelige situationer Langt de fleste fysiske kontroller foregår på en rolig og tilfredsstillende måde. I spændte situationer kan der opstå misforståelser og vanskeligheder i kommunikationen. Det er vigtigt, at kontrolløren bidrager til, at det ikke udvikler sig til en konflikt. Det gælder om at bevare roen, fokusere på kundens konkrete og relevante oplysninger og i øvrigt ikke lade sig provokere. Opstår der alligevel en uenighed eller en konflikt kan følgende teknikker være til hjælp: Kontrolløren identificerer uenigheden/konflikten som et fælles problem en fælles opgave og ikke en kamp Kontrolløren giver udtryk for sin opfattelse og holdning og stiller spørgsmål i forhold til konflikten Kontrolløren afgrænser konflikten gør den så lille som muligt og tager "et skridt ad gangen" samt eventuelt fokusere på positive forhold Kontrolløren fokuserer på konflikten ikke på personen Kontrolløren beskriver de handlinger eller opfattelser hos kunden, som han/hun oplever som problematiske undgår at vurdere Kontrolløren får kunden til at gøre rede for sine interesser, opfattelser, holdninger, ønsker og følelser i forhold til konflikten Kontrolløren sikrer sig og får bekræftet, at alt vigtigt nu er blevet sagt Kontrolløren sammenfatter sit billede af kundens interesser, opfattelser, holdninger, ønsker og følelser Kontrolløren og kunden træffer en fælles beslutning "om og hvordan" man kommer videre en "arbejdskontrakt" Hvis kunden anvender nedsættende udtryk om kontrolløren som person eller om NaturErhvervstyrelsen, skal kontrolløren gøre opmærksom på, at hans/hendes grænse overskrides, hvis det fortsætter. Det er nødvendigt at gøre kunden klar over, at det er uacceptabelt med angreb på personen eller myndigheden, og at konsekvensen vil være en afbrudt kontrol. Kører konflikten alligevel op, eller fremsættes der direkte trusler om vold, kan kontrolløren vælge at forlade stedet. Afbrydelsen rapporteres til afdelingslederen eller den faglige enhed. Kontrolløren kan ligeledes kontakte tillidsmand, HR eller Koordinering, hvis der er behov for opfølgende foranstaltninger, herunder at politianmelde kunden. Hvordan kontrollen gøres færdig, aftales herefter mellem afdelingslederen og den faglige enhed. Hvis kontrolløren på forhånd forventer en vanskelig situation, evt. konflikt med kunden, bør han/hun tale med sin afdelingsleder om det. Det kan evt. være en idé, at to kontrollører udfører kontrollen sammen. 24

27 Kapitel 7 - Kontrollørens forpligtigelser (forvaltningsloven) Rammerne for at udføre en kontrol og ud fra den træffe en afgørelse hører under forvaltningsloven. Forvaltningsloven gælder for alle dele af den offentlige forvaltning. Loven handler om, at forvaltningsmyndighederne skal træffe rigtige og lovlige afgørelser, og om hvordan borgerne opnår retssikkerhed. Loven regulerer forholdet mellem forvaltningen og borgeren og sikrer borgeren nogle grundlæggende rettigheder, der skal forhindre, at magtmisbrug finder sted i forbindelse med myndighedsudøvelsen. Loven er en minimumslov, hvilket betyder, at myndigheden til hver en tid skal overholde reglerne, men godt kan skabe en bedre retsstilling for borgeren, end hvad loven foreskriver. I det omfang NaturErhvervstyrelsen udfører kontrol for en privat organisation på basis af en kontrolaftale, gælder forvaltningslovens principper som udgangspunkt ikke. I kontrolaftalen mellem NaturErhvervstyrelsen og den private organisation vil der være en beskrivelse af de forhold, som NaturErhvervstyrelsens kontrollør skal udføre sit arbejde efter, f.eks. om der skal foretages høring og ydes vejledning. Som hovedregel vil disse forhold være detaljeret beskrevet i en instruks udarbejdet af den private organisation, men det afhænger af den indgåede aftale med den private organisation. NaturErhvervstyrelsen kan dog ikke gennemtvinge en kontrol for en privat organisation, hvis den pågældende virksomhed ikke ønsker at medvirke. Hvad angår aktindsigt henvises til kapitel Den private organisation har pligt til at holde sine medlemmer/leverandører underrettet om den kontrolaftale, der er indgået med NaturErhvervstyrelsen. 7.1 Notatpligt (også ved indsigelser) Hvis der skrives bemærkninger i kontrolrapporten, der beskriver faktiske omstændigheder, fx iagttagelser af fysiske forhold, skal de være præcist formuleret og objektive. Præcise, detaljerede og objektive notater, der er foretaget straks, giver en mere kvalificeret sagsbehandling. I en eventuel senere retssag vil notaterne kunne styrke de vidneudsagn, kontrolløren eller sagsbehandleren afgiver. Notatpligten gælder for en sag, hvor der træffes afgørelse og gælder alle oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der har eller kan have betydning for sagens afgørelse og som ikke allerede fremgår af sagens dokumenter. Det gælder uanset på hvilken måde oplysningerne er tilgået sagen (mundtlige oplysninger elle hvis myndigheden på anden måde er bekendt med oplysninger). Formålet med notatpligten er: Myndighederne skal have overblik over sagen og kunne dokumentere alle oplysninger og ekspeditioner. Alle oplysninger, der bidrager til sagens bevismæssige grundlag og/eller til at skabe klarhed med hensyn til sagens faktiske omstændigheder, skal noteres ned. Hensynet til aktindsigt. Borgerens ret til aktindsigt (det vil sige retten til at se dokumenter og registreringer) kan ikke håndhæves, hvis oplysningerne ikke er noteret ned. 25 =