Referat. DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6.

Transkript

1 Referat. Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 13. november 2014 kl Sted : SPICE kulturcafé Udsendt : 7. november 2014 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Eventuelt Med venlig hilsen Mødedeltagere: Ole Aaris, Mette Maimburg, Ellen Corfits, Niels V. Andersen, Per Friis, Leif Hartmann, Søren Knudsen, Mohammad Hadid, Ove Brix Therkildsen, Mikael Hansen og Christian Skovfoged.. Afbud: Palle Agø. 1248

2 Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol Den lille positive De fleste bidrog med gode historier fra livet i HAB Protokol fra mødet den 9. oktober 2014 Underskrevet Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager Forretningsudvalgsmøderne punkt Ingen møder afholdt Nyt fra BL og LBF Afdelingerne 1, 4, 5, 7, 12, 34 og 56 - Ellen Afdelingerne 2, 3, 6, 8, 10, 11, 16 og 45 - Niels Afdelingerne samt 38,39 og 48 Per Friis Afdelingerne 24,26,27,29 samt 31,35,37,40 og 44 Ove Afdelingerne 13,14,15,17,25,30 og 55 Mohammad Afd Mette Afdelingerne 33 og 42 Leif Afdeling 51 Ole Afdelingerne 61, 62, 63, 64, 65 og 66 - Palle Administrativ orientering Ole gennemgik nyt fra BL og LBF. NB: P.t. intet nyt om solceller evt. aktiviteter i HAB sættes i bero. Folder om digital post til udlændinge bestilles ved BL. Afd. 18: OBS på kommunikation mellem beboere og håndværkere. Afd. bestyrelsesmøde i 40. Beboerne ønsker skred i renoveringen se under punkt 3. Skema A på byrådsmøde i december. Ad pkt Konference om CSR-indsats i udsatte boligområder. Afholdes 12. november 2014 med HAB og foreningen Nydansker som initiativtagere. BL og foreningen Nydansker er indgået i et projektsamarbejde finasieret af Ministeriet for By-, Bolig- og Landdistrikter. CSR skal mere tydeligt på dagsordenen, og foreningen Nydansker har lavet et koncept, som de gerne ser afprøvet i HAB i samarbejde med vore samarbejdspartnere. Rigtig god konference. De deltagende virksomheder roste HAB for initiativet og vil gerne deltage i projektet. En del virksomheder, som ikke kunne deltage i konferencen, havde også meldt positivt tilbage. Der arbejdes videre med de forskellige interessenter. Den 24. oktober meddelte Ministeriet for By-, Bolig- og Landdistrikter HAB tilsagn om tilskud til startboliger. Vi havde søgt om 16 og fik tilsagn om 8 (+/- én). Det betyder tilskud til en social vicevært i 15 timer pr. uge. Tilsagnet er givet for en 15-årig periode. Vi er nu i dialog med kommunen om muligheden for at de vil bruge resten altså 7/8 til et yderligere lokalt tilbud til unge med et særligt behov. Det kan måske så udløse en fuldtidsstilling. Der er aftalt møde med kommunens repræsentanter til den 1. december. Primo oktober rettede vi skriftligt henvendelse til Ældresagen her i Haderslev og tilbød dem bustransport til Varberg med opsamling forskellige steder i byen, fremvisning af lejligheder i afd. 26 og blog 15, fortælling om HAB og de aktiviteter og muligheder der er specielt i Varberg, middag i 1249

3 SPICE og så bus retur. Det har en enig bestyrelse i Ældresagen takket ja til, så efter møde med bestyrelsen fra afd. 26 er det besluttet at arrangementet løber af stablen i januar Besøget afvikles den 21. januar fra kl HAB har af Nybolig Erhverv fået tilbudt en grund på kvm, beliggende Lindedal 22B her i Haderslev. Pris forhandlet ned til 1.5 mill kr. ex. moms. Vi har haft rådgiver til at lave et estimat, og med den grundpris er der god økonomi i at bygge eks. 35 huse á ca. 100 kvm. Udfordringen er kommunens anlægsbudget og 2 %-reglen. Ejeren af grunden vil ikke indgå en aftale om et betinget skøde i eks. 3 år. Derfor må vi nok erkende, at vi ikke kan tage imod det gode tilbud p.t., hvis vi snakker familieboliger. En anden mulighed var et HAB-aktivitetscenter med involvering af Realdania, fonde m.m. Alle HAB s aktiviteter kunne foldes ud her. Drøftes med kommunen på ovennævnte møde den 1. december. Kan måske indgå i kommunens planer omkring boliger til socialt udsatte og hjemløse HAB bidrager i år til Haderslevs julebelysning med 1.500,- kr. Afd. 7. Den fælles afdelingsbestyrelse i 4,5, 7 og 12 har haft møde og overvejer strategien frem mod forårets afdelingsmøder. Afdelingsbestyrelsen har lavet en uofficiel rundspørge. Vi har besluttet at bringe spørgsmålet om afd 7 s sammenlægning med de øvrige 3 afd. er op på forårets ordinære afdelingsmøde. Formanden underrettes. Herefter en debat omkring referater fra afdelingsbestyrelsesmøder. Tages op på kommende info-/intromøder. Temaet tages op på de aktuelle work-shops for bestyrelsesmedlemmer. Domea/Haderslev Boligselskab og HAB Kaj Ringsted, Erik Lønne, Ole og Christian - mødtes forud for fællesmødet med økonomiudvalget den 20. oktober. Vi drøftede, om der kunne være snitflader eller platforme, hvor vi evt. kunne samarbejde. Vi enedes om at indlede drøftelser omkring et evt. fremtidigt samarbejde. Mere på mødet. Lisa og Christian skal den 20. november til møde på Campus Kolding. Der har været afholdt møder i HAB med en repræsentant for Syddansk Universitet i Kolding. HAB vil gerne indlede et samarbejde og om muligt få en studerende/kandidat in house til at håndtere forud definerede og ad hoc opgaver. Som indledning til en ny PR-strategi har Sune holdt et 2 timers møde med ADformation. Vi ved og vidste, at vi gør mange ting rigtige og har nogle gode og rigtige ideer. Men kan der bygges ovenpå og gør vi det, vi synes er rigtigt godt nok og i den rigtige mængde? Referat fra mødet er vedhæftet. Vi kan drøfte det på mødet. Et forslag kunne være, at der blev lavet et oplæg til strategidagen den 22. februar. UC Syd har på baggrund af vores proaktive indsats og uddeling af folder til uddannelsesinstitutionen henvendt sig. De vil gerne indgå et samarbejde. Poul Erik er i dialog omkring omfanget m.m. Niels har været drivkraften til folderen vejledning til oprettelse af digital post. Den er omdelt til sekretariaterne i helhedsplanerne, Ældresagen og de ansvarlige for de forskellige IT-caféer der er i HAB. Det tidligere bestyrelseslokale er nu indrettet med 2 arbejdspladser og mødefaciliteter til 7-8 personer. Fremadrettet vil arbejdspladserne blive brugt af udlejning, Sune, praktikanter, personer i jobtræning, evt. projektansatte m.m. Den adm. ledelse, teknisk afd. og servicelederne har evalueret den nu ét år gamle organisering af servicemedarbejderne og deres arbejde. Hele vejen rundt, var der enighed om, at fortsætte med den nuværende organisation. Den vil fortsat blive fulgt tæt, så vi hele tiden yder den bedste service til den bedste pris, ligesom vi hele tiden vil sikre os, at de rette kompetencer er tilstede. Aktuelt går servicemedarbejderne nu ind i deres vinterperiode, og hen over sommeren er der lavet en to-do liste, som der nu tages aktion på tværs af de daglige grupper. Opgaver som tidligere blev udført af eksterne. Teknisk afd. udfærdiger en skrivelse til alle afdelingsformænd om evalueringen på samme måde, som de for ét år siden blev orienteret om ordningens ikrafttrædelse. 1250

4 En drøftelse af, om afdelingerne skal deltage i evalueringen. Enighed om, at evalueringen af organisationen alene var et administrationsanliggende. Besluttet at afdelingsbestyrelserne og beboerne spørges omkring service i en kommende beboerundersøgelse. Indsatsen evalueres i øvrigt løbende i tæt dialog med beboerrepræsentanterne. P.t. er 7 afdelingsbestyrelser i et uddannelsesforløb på Udviklingscenter Syd. Evalueringerne efter 2. work-shop er fra instruktøren meget lovende. HAB var inviteret til at holde et indlæg omkring lokalt samarbejde i.f.m. en landskonference i Haderslev Idrætscenter den 4. november under temaet socialt udsatte og hjemløse. Nogle afd. er sender lokale meddelelser ud på papir med HAB s officielle logo. Det er tidligere bestemt, at det ikke er måden at gøre det på. Modtageren får det indtryk, at indholdet kommer fra administrationen. Adm. udfærdiger en skabelon til brevhoved for den enkelte afd. og udsender det til afdelingsformanden. Lisa og Christian er blevet en del af Haderslev kommunes erhvervsleder-mentorkorps. På baggrund af weekendens ulykke i Frederikshavn, hvor en del af en boligblok under facaderenovering styrtede sammen, valgte vi at være proaktive. Straks mandag mødtes repræsentanter fra HAB, rådgiveren og entreprenøren ved afd. 18 og udsendte herefter samme dag en meddelelse til alle beboere, hvoraf det fremgik, at de ikke havde grund til bekymring. Ydermere fik alle beboere mulighed for om tirsdagen i tidsrummet fra kl at møde op på Centralen og møde en rådgiver fra Rambøll. Ikke én mødte op så skrivelsen må have gjort gavn. Spiritusbevillingen i SPICE har lige været til juridisk vurdering hos BL og dette er tilsynsmyndigheden underrettet om. Det grønne sjak er nomineret til årets sociale virksomhed 2014 blandt i alt 4. Afgøres ved et arrangement den 27. november i SE Arena. Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering Status renoveringer Bilag udsendt - ingen Tidl. Administrationsbygning på Rådmandsvej Se nedenfor Eseebase resultat deludbud Afd. 40 status. HAB deltog i indeværende uge i et møde med kommune og Rambøll på Rådhuset. Gåskærgade 7 er kategoriseret bevaringsværdigt. Arbejdet speedes nu op udvalgsbehandles i kommunen ultimo januar. På kommende bestyrelsesmøde sagsfremstiller Rambøll afd. 40 projektet for bestyrelsen til godkendelse. Ad pkt Siden sammenlægningen af Sydbo og HAB har Sydbo s tidligere administrationsbygning på Rådmandsvej stået ubenyttet hen. Bygningen er en del af afd. 4 og har indtil nu indbragt en årlig leje på ,- kr. Vi har forespurgt først LBF og senere Økonomistyrelsen om der er forhindringer for, at vi kan anvende og udleje bygningen som familiebolig. Vi har modtaget svar og der er ingen forhindringer. Afdelingsbestyrelsen er underrettet. Indstilling: Administrationen indstiller, at vi iværksætter den fornødne ombygning og får lejemålet oprettet i EG-bolig m.h.p. udlejning. 1251

5 Afdelingen har henlæggelser til renoveringen. Dagsordenens punkt 4 Økonomi Restancesager Oversigt omdelt. Pr. 13. november ingen skyldige advokatsager. Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling Bestyrelsesevaluering fortsat Ønsker/emner? Ole modtager gerne Afd. 26 udlejning efter særlige kriterier Generalforsamling dagsorden, køreplan m.m. emner. Se nedenfor Udkast til dagsorden og foreløbig tidsplan udsendt Ref.: Godkendt af bestyrelsen. Spisning fastsættes til kl Medlemsbladet Se nedenfor - Godkendt Afdelingsmøder 2015 Bilag udsendt - Udsat Ændring af regnskabsår Godkendt Afd. 27 blok 4,5,6 og 7. Udlejning efter særlige kriterier Se nedenfor Godkendt Kommende møder Bestyrelsesmøder sidste halvår /12 Bestyrelsesmøder første halvår /1, 5/2, 5/3, 9/4, 7/5 og 4/6 Regnskabsmøde 18. december 2014 kl Juleafslutning 17. december kl Nytårskur 8. januar 2015 kl Generalforsamling januar 2015 Strategiseminar for bestyrelse og direktion 22. februar Ad pkt Gennem en årrække har beboerne/bestyrelsen i afd. 26 fremsat ønsker om, at afdelingen kan få en status, så de beboere, som flytter ind, er blevet tildelt efter særlige kriterier. Afd. 26 står foran en renovering og har som et meget stort aktiv elevator i alle opgangene og ligger tæt på busstoppested og indkøbsmuligheder. Derfor er afd. 26 meget velegnet til ældre (over 50 år) og gangbesværede. HAB får tillige endnu et godt botilbud i kommunen, og det kan være med til at minimere lejetab på grund af tomgang. Udlejningsregler er en kompetence, som ligger i organisationsbestyrelsen, med efterfølgende godkendelse hos tilsynsmyndigheden. Det er hjemlet i almenboliglovens 60 omkring fleksibel udlejning. Administrationen indstiller, at lejlighederne i blok 26 tildeles efter særlige kriterier 1252

6 Ad pkt Medlemsbladet udkommer 4 gange årligt og en tilkendegivelse af, om det er det rette, vil vi få, når vi gennemfører beboertilfredshedsundersøgelsen i foråret For at få det mest optimale blad, er det vigtigt, at al forarbejdet er gjort bedst muligt, og at den ansvarshavende kan stå på mål for indholdet. På seneste direktionsmøde, hvor Ole deltog, drøftede vi følgende forslag ud fra, at bestyrelsen har det strategiske ansvar, mens det taktiske og operationelle ansvar ligger hos administrationen: Korrekturlæsning foretages i administrationen, indholdet valideres af Ole og Christian, og Christian er ansvarshavende redaktør. Det indstilles, at forslaget vedtages. Ad pkt Afviklingen af afdelingsmøderne har traditionelt været afviklet over mange aftener, og bemandingen fra administrationen har været det muliges kunst. For at udnytte ressourcerne bedst muligt, har vi lavet et forslag, hvor vi afvikler afdelingsmøderne over 7 aftener, og så har vi sat personale fra teknisk afdeling på der, hvor vi mener, det er påkrævet. Møderne afvikles typisk i to tempi på dagen eks og Der er så fællesspisning fra kl Vi har flere forespørgsler ude, men vi har endnu ikke fundet et egnet sted. Det indstilles at afviklingen af afdelingsmøderne ændres som ovenfor anført. Christian oplyste, at administrationen ikke havde fået tilbagemeldinger fra steder, hvor afdelingsmøderne evt. kunne holdes, hvorfor det ikke havde været muligt at lave en økonomisk beregning. Udsættes til næste bestyrelsesmøde. Ad pkt HAB har regnskabsår 1. september til 31. august. Dette giver nogle unødige ekstraopgaver i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, f.eks. periodisering af lån, afstemninger m.v. Derfor ønskes regnskabsåret ændret til 1. oktober til 30. september. Godkender bestyrelsen dette, aflægges der et 13 måneders regnskab i 2014/2015. Ligeledes vil det betyde, at generalforsamlingen fremover bliver i uge 8, i stedet for uge 4, og afdelingsmøderne/budgetmøderne holdes senest med udgangen af maj. Det kræver også en vedtægtsændring om ændring af regnskabsåret, som skal godkendes på generalforsamlingen den 22. januar Det indstilles af regnskabsåret ændres til 1. oktober til 30. september. Ad pkt De nyrenoverede blokke 4,5,6 og 7 i afd. 27 forventes at blive taget i brug primo For allerede 1253 nu at få fokus på dels udlejningen - for om muligt at kunne imødegå tomgang og dermed lejetab - og dels

7 beboersammensætningen, vil det være ønskeligt, at udlejningen af disse blokke blev omfattet af reglerne omkring fleksibel udlejning. Det vil betyde, at lejlighederne kan tilbydes ressourcestærke personer med fast arbejde i kommunen. Det kan være personer, der p.t. er bosiddende i kommunen, personer der p.t. pendler til job i kommunen eller personer, der flytter til kommunen, fordi de netop har fået job. Derudover bør der overvejes også at give fortrinsret til ældre og gangbesværede, idet boligerne opfylder dagens standard for tilgængelighed. Dette vil dog fjerne lidt fokus fra afd. 26 Administrationen indstiller, at lejlighederne i blok 4,5,6 og 7 tildeles efter særlige kriterier Dagsordenens punkt 6 Eventuelt Folder fra Holst advokater Folder omkring Almene boliger. Flere eksemplarer bestilles Konstitueringsmøde efter GF Bestyrelsen holder konstitueringsmøde på første møde efter GF Ole Aaris Mette Maimburg Ellen Corfits Palle Agø Niels V. Andersen Leif Hartmann Ove Brix Therkildsen Per Friis Søren Knudsen Mohammad Hadid Mikael Hansen Christian Skovfoged 1254