Studieservice. Ledelsesgrundlag. Indhold 1. Organisationsplan 2. God ledelse i Studieservice 3. Studiechef 6. Afdelingsledere / sekretariatsleder 7

Transkript

1 15. oktober 2014 Studieservice Ledelsesgrundlag Indhold 1 Organisationsplan 2 God ledelse i Studieservice 3 Studiechef 6 e / sekretariatsleder 7 Ledergruppen 8 Daglige ledere 8 Koordinatorer 8 Bilag Tværgående ledelsesopgaver 9 1

2 Sekretariat NN sekretariatsleder Interne stabsfunktioner Sekretariatsbetjening af udd. rådet. Eksamensuregelmæssigheder Akkreditering / kvalitet De studerende i centrum STUDIESERVICE Morten Hansen Studiechef Studievalg FYN Peter Præstegaard Centerchef Studenterservice Stefan Knudsen Eksamen Anne Daugbjerg Optagelse Jacob Jensen Studieservice Byerne Analyse Studenterservice SU SPS SDU-Elite Vejledning International service Mortensen Registrering af studiedata KOT UKOT Kandidat optag Full Degree optag SDU-E Midlertidigt uden Birgit Jahn, Esbjerg Ann Marie Sindt Lauridsen, Kolding Karina M. Skellgaard Sønderborg/ Flensborg Henrik Bahne Analyser WhiteBook Studenterhuset 2

3 God Ledelse i Studieservice Formål: Formålet med formuleringen af God ledelses i Studieservice er: at udfolde Ledelseskodeks for Syddansk Universitet i Studieservice at skabe grundlaget for en helhedsorienteret Ledelse, der sikrer styring og koordination af opgaver i henhold til de strategiske mål, kundernes behov, eksterne krav (lovgivning) og behov for udvikling af Studieservice. at adressere identificerede behov for ledelse i Studieservice i et 360-graders perspektiv at skabe rammerne for og medvirke til at sikre en attraktiv arbejdsplads, hvor medarbejderne og lederne trives. Ledelse: En dynamisk og foranderlig omverden stiller store krav til Studieservice, til medarbejdere og til ledere. Ledelse afspejler sig ikke kun i ledernes handlinger men kommer til udtryk i alt som foregår i Studieservice. Ledelse udfoldes i relationen og i samspillet mellem medarbejdere, imellem medarbejdere og ledere og igen imellem ledere. Ledelsen har et særligt ansvar for at sikre god ledelse, men alle i Studieservice er ansvarlige for at vi lykkes med det. Ledelse i Studieservice bygger på tillid til og anerkendelse af hinanden og hinandens roller og af mangfoldigheden af kompetencer. Vi respekterer hinandens arbejdsopgaver og deres betydning for helheden. Det bygger på åbenhed i form af synlig ledelsesstil hvor rammer og ressourcer er kendte. Rammer og vilkår i ledelsen Den samlede portefølje af opgaver forener medarbejderne i Studieservice. Alle beslutninger træffes ud fra et helhedssynspunkt, hvor Studieservices og SDU s samlede interesse altid går forud for den enkelte afdelings. Det er lederens ansvar at skabe de bedst mulige rammer og vilkår for løsningen af Studieservices opgaver, samt ud fra en helhedsorienteret betragtning at sikre en optimal fordeling af opgaver og ressourcer. Det er lederens ansvar at sikre, at afdelingens medarbejdere har de nødvendige kompetencer og den nødvendige information til at udføre opgaven; pligten til at holde sig informeret er lige så stor som retten til at blive informeret. 3

4 Det er essentielt, at der i Studieservice fastholdes et højt og fyldestgørende informationsniveau samt en struktureret og pålidelig intern videndeling, hvor alle ser det som en pligt både at videregive og opsøge information hos kolleger i og på tværs af afdelingerne. Målet er, at opgaveløsningen bliver så helhedsorienteret som mulig. Ledelsen arbejder kontinuerligt på at tilvejebringe den nødvendige systemunderstøttelse, herunder IT-udstyr, til sikring heraf. Ledelsen arbejder målrettet på at sikre et trygt og bæredygtigt arbejdsmiljø, hvor medarbejderne trives og har gode udviklingsmuligheder. Medarbejdere og ledere har en fælles forpligtelse til at sikre et godt arbejdsklima og høj motivation. Ledelsen opdyrker gode rammebetingelser gennem løbende dialog og pleje af relationer til vores eksterne interessenter Nærhed i den daglige ledelse Anerkendelse: Mangfoldighed er en af Studieservices styrker. Hver enkelt medarbejder har et udviklingspotentiale som skal dyrkes. Anerkendelse opnås gennem indsigt i og forståelse for den enkeltes styrker og kompetencer, faglige såvel som menneskelige, og for den værdi hver enkelt medarbejder tilfører Studieservice. Indsigt, forståelse og handling opnås og sker i fællesskab og i åbenhed. Anerkendelse gives ved at medarbejderen kender mål og rammer for arbejdet, og ved at lederen giver såvel positiv som negativ tilbagemelding på arbejdet og samarbejdet. Anerkendelse gives ved, at lederen anerkender alle relevante kompetencer, herunder både udviklings- og driftskompetencer, som er vigtige for Studieservice, samt ved at se og udnytte den enkeltes udviklingspotentiale. Lederen er proaktiv og handler i forbindelse med konfliktsituationer. Ledelsen har et særligt ansvar for at finde løsninger. Synlighed: Internt er lederen tilgængelig, dvs. lederen er interesseret i og har indsigt i opgaveløsningen og har løbende samtaler med medarbejdere og team. Lederen står til rådighed for medarbejdernes behov for afklaringer ift opgaveløsning og medarbejderne bringer opmærksomhedspunkter og kritiske succesfaktorer til lederens kendskab. 4

5 Lederen skaber en synlig kobling til strategien, dvs. lederen beskriver opgavers og processers værdi for relevante strategiske mål og udarbejder i samarbejde med medarbejderne konkrete handlingsplaner for målopfyldelse. Lederen repræsenterer afdelingen udadtil og synliggør afdelingen og afdelingens resultater i et helhedsorienteret perspektiv som en del af Studieservice. Ledelsen styrker eksterne samarbejdsrelationer og understøtter medarbejdernes eksterne samarbejdsrelationer. Tillid: Der tilstræbes en åben og tillidsfuld relation imellem medarbejdere og ledelse i Studieservice. Medarbejdere er i vid udstrækning selvledende og ledelsen har tillid til medarbejderen og medarbejdernes arbejde. - Det er ledelsens ansvar at sætte rammer for selvledelse så det fremme opgaveløsningen. Ledelse og medarbejdere er gensidigt lydhør over for hinanden og respekterer hinandens kompetencer og roller. Lederen inddrager medarbejderne ift. uddelegering af opgaver og ansvar og ved prioritering af opgaver mv. Medarbejderne og ledere har fælles ansvar for, at alle er fagligt opdaterede. Studieservice efterstræber en kvalitetskultur dvs. en kultur hvor evaluering og udvikling er centrale aspekter i alt arbejde 5

6 Studiechef Studiechefen varetager den overordnede ledelse af Studieservice og har det samlede budgetansvar for området. Studiechefen repræsenterer Studieservice i SDU s ledende organer og repræsenterer Studieservice og SDU udadtil. Studiechefen har det overordnede personaleansvar herunder ansvar for arbejdsmiljø. Studiechefen refererer til universitetsdirektøren og har følgende ansvarsområder: Strategi og handleplan for Studieservice Overholdelse af SDU s politik og økonomiske rammer Prioriterer inden for Studieservices rammer Organiserer Studieservice Medlem af Uddannelsesrådet Medlem af Områdechefgruppen Øverst ansvarlig for kontakten til fakulteterne, andre områder i Fællesområdet og til Universitets øverste ledelse Deltager i Sekretariatschefgruppemøder Deltager som SDU s repræsentant i Uddannelsesgruppen under Danske Universiteter Deltager som SDU s repræsentant i STADS Systemejergruppen Deltager som SDU s repræsentant i STADS Styregruppe Personaleansvarlig for afdelingslederne og sekretariatets medarbejdere Træffer beslutning om ansættelser efter indstilling fra afdelingsledere Foretager lønforhandling for alle medarbejdere i Studieservice 6

7 e / sekretariatsleder en leder egen afdeling med reference til studiechefen. en har det faglige og personalemæssige ansvar for afdelingen og er ansvarlig for afdelingens leverancer samt for udvikling og kvalitetssikring af afdelingens leverancer. Videre er afdelingslederen ansvarlige for den strategiske udvikling af egen afdeling og medansvarlig for den strategiske udvikling af Studieservice. en: har ansvar for personaleledelse af afdelingens medarbejdere en har herunder ansvaret for: - Stillingsbeskrivelser for medarbejdere og team - tæt løbende kontakt og feed back til medarbejdere og team - MUS - godkendelse af ferie og fridage - godkendelse af hjemmearbejde - ansvarlig for medarbejdernes kompetenceudvikling leder og organiserer arbejdet i egen afdeling efter de overordnede rammer for Studieservice Indgår i afdelingsledergruppen Deltager i tværgående ledelsesopgaver aftalt i ledergruppen i studieservice Deltager i strategisk udvikling af egen afdeling og af Studieservice Tager initiativ til ansættelse og afskedigelse ved indstilling til studiechefen. Ved ansættelser i egen afdeling er afdelingsleder ansvarlig for ansættelsesproces og indstiller kandidater til ansættelse samt indstiller løn til studiechefen Deltager i lønforhandlinger ved udarbejdelse af lønindstillinger for medarbejdere inden for egen afdeling Har delegeret budgetansvar efter aftale Er ansvarlig for anvendelse af studentermedhjælpere i egen afdeling Godkender rejseafregninger for egne medarbejdere og anviser fakturarer i ØSS Opdyrker og indgår i tæt samarbejde med interessenter og samarbejdspartnere 7

8 Ledergruppen Ledergruppen består af afdelingsledere og sekretariatsleder i Studieservice og ledes af Studiechefen. Afsættet for ledergruppens arbejde er det fælles ledelsesansvar for udvikling af Studieservice, som sker gennem ansvaret for ledelse af de enkelte afdelinger jf. og gennem tværgående ledelsesopgaver på tværs af Studieservice jf skema vedlagt som bilag. Ledergruppens arbejde skal sikre den nødvendige koordination af opgaveområder på tværs af afdelinger og skal muliggøre prioriteringer på tværs af afdelinger. Daglige ledere I studieservice er der daglige ledere i campusbyerne Kolding, Esbjerg og Sønderborg. De daglige ledere varetager den daglige personaleledelse og koordinering af opgaverne i de enkelte byer. De daglige ledere er ansvarlige for afdelingens leverancer samt for udvikling og kvalitetssikring heraf. De daglige ledere: medvirker ved udarbejdelse af stillingsbeskrivelser for medarbejdere og team medvirker til at fastholde en tæt kontakt til afdelingens medarbejdere og giver feed back til afdelingens team og medarbejdere deltager sammen med afdelingslederen i MUS med medarbejderne ansvarlig for anvendelse af studentermedhjælpere i egen afdeling Koordinatorer Koordinatorer refererer til afdelingslederen. Koordinator foretager efter aftale med afdelingslederen opgavemæssig koordination i afdelingen. Det konkrete ansvar defineres af afdelingslederen og indgår i koordinators stillingsbeskrivelse. Koordinatorer har et koordinerede ansvar og inddrager egen afdelingsleder, hvis der opstår behov for en ledelsesmæssig stillingtagen. 8

9 Bilag tværgående ledelsesopgaver De grønmarkerede er tovholderne på grupperne A. Trivsel og personaleforhold: Påbegynd elsestidspunkt AD MO ANS HB Jac MBJ MH STK - A1. Sygefravær E14 X X - A2. Generelle personaleforhold (ex. fleks - hjemmearb.plads) E14 X X - A3. Trivsel og opfølgning på "God Ledelse i SS" Nu X B. Kompetencesystem - Hvad har vi? Hvad skal vi have? Nu X X C. Service Nu X Servicekoncept - udvikling og vedligeholdelse Web/Kommunikation - bl.a. på engelsk X X D. Internationalisering Nu X X X E. Dialog ift. øvrige interessenter - herunder fakulteter - Hvordan bevarer vi den gode dialog E14 X X F1. Journalisering Nu X F2. IT-understøttelse Nu X G1-G2. Vidensdeling - G1. for ledelsen - SharePoint E14 X - G2. for medarbejdere - etablere internt informations flow Nu X X H. Projektstyring (Jac - ex. STADS-DANS) Ingen på I. Fagkoordinationsforum Nu X X J. Branding - Årsberetning E14 X X K. Fremdriftsreform Nu X X X X x X L. Kvalitet (Udd) F15 X X M. Legalitet E14 X X O. Procesoptimering Nu X 9