Selvejende institutioner. Rådg. grp. Nr Nyhedsbrev. om effektive indkøb og institutionsforvaltning på selvejende institutioner

Transkript

1 Selvejende institutioner Rådg. grp. UVM SKI Nr Nyhedsbrev om effektive indkøb og institutionsforvaltning på selvejende institutioner

2 Indhold: 1. Ny partnerskabsaftale på vej fra Invitation til SKI-informationsdage den 7. og 8. november Indkøbsaftaler med forpligtende volumen 5 4. Nye rammeaftaler og udbud/aftaler på vej 5 5. Få vejledning til at udarbejde eller forbedre institutionens indkøbspolitik 6 6. Introduktion til tærskelværdier og kontraktberegning ifbm. indkøb og udbud 7 7. Nye regler for kantinedrift på institutionerne 8 8. Rådgivningsgruppens medlemmer 9 9. Yderligere information samt forslag og gode idéer til projekter mv Indkøbs- og udbudsrelaterede links 10

3 3 1. Ny partnerskabsaftale fra Undervisningsministeriet og SKI har indgået en ny partnerskabsaftale med virkning fra den 1. juli 2011, hvor den eksisterende aftale vedr. perioden udløber. Da Undervisningsministeriet, de selvejende institutioner og SKI i fællesskab vurderer, at arbejdet i regi af partnerskabsaftalen generelt har været værdifuldt og bidraget til at skabe brugbare resultater for ikke mindst institutionerne, er det besluttet at indgå en ny partnerskabsaftale for perioden Intentionen med partnerskabsaftalen er, i et tæt samarbejde mellem Undervisningsministeriet, institutionerne og SKI, yderligere at understøtte og inspirere til udviklingen af effektive indkøb og effektiv institutionsforvaltning på både de selvejende institutioner og i den centrale del af Undervisningsministeriets koncern. Formålet er at bidrage til at understøtte effektivisering af den samlede ressourceanvendelse på ministerområdet yderligere og derigennem sikre det størst mulige økonomiske råderum til de selvejende institutioners kerneopgaver inden for de gældende økonomiske og institutionelle rammer. Det er en fælles målsætning for Undervisningsministeriet, de selvejende institutioner og SKI via implementeringen af partnerskabsaftalen i det omfang det er muligt og hensigtsmæssigt at udnytte»konkurrencekraften«i institutionernes og koncernens store samlede indkøbsvolumen og dermed sikre de bedst mulige aftalemæssige vilkår til gavn for de enkelte institutioner og hele koncernen. Det er de selvejende institutioner, der leder arbejdet med at implementere partnerskabsaftalen via en styregruppe (Rådgivningsgruppen af institutions- og foreningsrepræsentanter). Rådgivningsgruppen beslutter projekter og aktiviteter samt prioriterer, de midler, som Undervisningsministeriet og SKI stiller til rådighed i forbindelse med arbejdet. Den nye partnerskabsaftale er udarbejdet af Undervisningsministeriet og SKI i et tæt samarbejde med Rådgivningsgruppen. Partnerskabsaftalen har været i høring hos de relevante institutionsforeninger, som har givet input til aftalen.

4 4 2. Invitation til SKI-informationsdage den 7. og 8. november 2011 Som et led i samarbejdet mellem de selvejende institutioner, Undervisningsministeriet og SKI om effektive indkøb inviteres institutionerne til at deltage i infodage om effektive indkøb SKI-infodagene afholdes den 7. november (i Århus) og den 8. november (i København) og har til formål at informere de selvejende institutioner og øvrige offentlige indkøbsorganisationer om bl.a. status og nyheder fra SKI, herunder nye rammeaftaler og deres anvendelsesmuligheder samt forpligtende aftaler for kommunerne, som de selvejende institutioner frivilligt kan tilslutte sig. Herudover er formålet med infodagene at skabe en ramme, hvor institutionerne og øvrige offentlige indkøbsorganisationer indbyrdes kan netværke og udveksle erfaringer om effektive indkøb. Der vil på info-dagene være rig mulighed for at stille spørgsmål til og få dialog med SKI s ledelse og medarbejdere om de emner, der ligger institutionerne på sinde. Få yderligere information om program og tilmelding via vedhæftede invitation. Tilmelding Institutionerne kan tilmelde sig på Det er gratis at deltage, og institutionerne er velkomne til at deltage med flere personer. Institutionerne kan læse mere om arrangementet på ski.dk/infodage. Tid og sted Infodagene afholdes: Den 7. november 2011 i Århus på Radisson Blu Scandinavia Hotel, Margrethepladsen 1, 8000 Århus Den 8. november 2011 i København på Radisson Blu Scandinavia Hotel, Amager Boulevard 70, 2300 København

5 5 3. Indkøbsaftaler med forpligtende volumen Regeringen og KL har som en del af økonomiaftalen for 2012 besluttet, at kommunernes økonomi skal effektiviseres yderligere ved, at kommunerne indgår en række indkøbsaftaler med forpligtende volumen. De selvejende institutioner har mulighed for frivilligt at tilmelde sig disse aftaler. Intentionen med de forpligtende aftaler er via et standardiseret sortiment at sikre deltagende kommuner, selvejende institutioner m.fl. de bedst mulige priser via udnyttelse af konkurrencekraften i en stor fælles forpligtende volumen. Senest i første halvår 2012 skal der etableres mindst fire koordinerede og forpligtende indkøbsaftaler på følgende fire områder, der rummer store besparelsespotentialer: Kopi og print Forbrugsartikler Møbler Computere SKI har i samarbejde med en række kommuner igangsat arbejdet med at gennemføre forpligtende udbud på de første fire aftaleområder. For at institutionerne kan anvende de forpligtende indkøbsaftaler, er det en forudsætning, at den enkelte institution har tilsluttet sig aftalen, inden SKI offentliggør udbuddet. Denne proces er anderledes end ved tilslutning til SKI s ordinære frivillige aftaler. Det stiller krav til institutionerne, som ønsker at tilslutte sig de forpligtende aftaler om, at være klar til at træffe beslutning i en tidsbegrænset periode inden priser og leverandører er kendt. Institutionerne kan læse mere om indhold, proces og muligheder for tilslutning til de forpligtende aftaler på Institutionerne kan ligeledes kontakte SKI s kundeservice på: for yderligere information. 4. Nye rammeaftaler og udbud/aftaler på vej Institutionerne kan løbende finde information om nye rammeaftaler, igangværende udbud og kommende udbud på

6 6 5. Få vejledning til at udarbejde eller forbedre institutionens indkøbspolitik Indkøb og udbud kan være en krævende opgave for den enkelte institution, da der de senere år er kommet skærpet fokus på de juridiske forhold. For at lette arbejdet og sikre klare rammer for at den enkelte institutions indkøb sker inden for den gældende lovgivning har Undervisningsministeriet i samarbejde med en række institutioner og med bistand fra eksterne konsulenter udarbejdet en begrebsramme for en indkøbspolitik til inspiration for de selvejende institutioner. Begrebsrammen er fra 2003 er pt. under revision. Den reviderede version vil snarest muligt blive lagt på ministeriets hjemmeside. Hovedformålet med vejledningen er at få udarbejdet en detaljeret checkliste til brug for arbejdet med indførelse af en indkøbspolitik bestående af de forskellige faser, aktiviteter og leverancer, der er indeholdt i forbindelse med gennemførelse af et sådant arbejde. Som supplement til vejledningen kan institutionerne ligeledes på ministeriets hjemmeside for indkøb lade sig inspirere af hinandens indkøbspolitikker. UVM opfordrer institutionerne til at indsende indkøbspolitikker, der gøres tilgængelige på ministeriets hjemmeside til inspiration for andre institutioner. Indkøbspolitikker kan indsendes til fuldmægtig Irene Pless på Irene.Pless@uvm.dk. Vejledning og begrebsramme (under revision) for udarbejdelse af en indkøbspolitik findes på: Eksempler på indkøbspolitikker findes på uvm.dk og opdateres løbende.

7 7 6. Introduktion til tærskelværdier og kontraktberegning ifbm. indkøb og udbud Det er en udfordring for mange selvejende institutioner og øvrige offentlige indkøbsorganisationer løbende at vurdere, hvorvidt et indkøb af varer og tjenesteydelser skal i EU-udbud eller ej. Selvejende institutioner er udbudsretligt forpligtet til at sende indkøbet i EU-udbud, når institutionens samlede indkøbsvolumen inden for en specifik varegruppe overstiger tærskelværdien på pt kr. Typisk opgøres kontraktværdien over en 4-årig periode. Med henblik på at hjælpe de selvejende institutioner og andre SKI-brugere i forbindelse med disse overvejelser har SKI i samarbejde med Forbruger- og Konkurrencestyrelsen udarbejdet en vejledning, der sætter fokus på de tærskelværdier og regler, der gælder, når værdien af en kontrakt skal beregnes. Vejledningen giver institutionerne svar på en række centrale spørgsmål, bl.a.: Hvilke tærskelværdier gælder for 2011? Hvordan beregner/opgør institutionen kontraktværdien? Hvordan sikrer institutionen, at udbudspligten er afløftet? Hvornår og hvordan kan institutionen bruge rammeaftaler? Hvilke indkøb er omfattet af annonceringspligten? Hvordan bliver udbudsreglerne håndhævet? Vejledningen»Introduktion til tærskelværdier og kontraktberegning«kan hentes på dk/vejledninger/oficielle-vejledninger-om-udbud/tarskelvardier-og-kontraktberegning/

8 8 7. Nye regler for kantinedrift på institutionerne Kantinedrift skal anses som en naturlig del af en selvejende institutions drift, da det bidrager til at opfylde regeringens fødevarepolitiske målsætninger. En selvejende institution kan derfor som hovedregel drive sin egen kantine. Kantinedriften skal dog søges etableret, så kantinen økonomisk hviler i sig selv med evt. tilskud til faste udgifter herunder inventar, lys, vand, energi m.v. Kantinen skal derfor drives på et forretningsmæssigt grundlag. Der skal dog samtidigt holdes et prisniveau, der svarer til niveauet i andre private og offentlige kantiner. Samtidig er det op til institutionen at godtgøre, at driften af kantinen er mere økonomisk for staten end etablering af en kantine, der drives af en selvstændig entreprenør. Dette hensyn skal tilgodeses ved at udbyde kantinedriften med jævne mellemrum. Her kan institutionen aflevere et kontrolbud med det formål at vurdere, om man fortsat kan tilbyde ydelsen billigst selv, eller om kantinen bør udliciteres. Det samme forhold gør sig gældende, hvis institutionen kontaktes af en selvstændig entreprenør, der sagligt påstår, at kunne drive kantinen mere økonomisk fordelagtigt for staten. Reglerne for kantinedrift kan du læse mere om her:

9 9 8. Rådgivningsgruppens medlemmer Rådgivningsgruppen beslutter projekter og aktiviteter samt prioriterer, de midler, som Undervisningsministeriet og SKI stiller til rådighed i forbindelse med arbejdet. Følgende institutionssektorer er repræsenteret i Rådgivningsgruppen: Gymnasier SOSU-skoler Erhvervsskoler, herunder erhvervsakademier VUC Professionshøjskoler Følgende institutions- og foreningsrepræsentanter repræsenterer de enkelte institutionsområder i Rådgivningsgruppen: Gerly Rimmer, Indkøbschef, VIA UC (Formand) Aage Toft-Christensen, leder af indkøbsfællesskabet IFIRS (Næstformand) Ib Thyge Christensen, Indkøbschef, UC Capital Per Rye Nielsen, bygningschef, VIA UC Tina Hansen, Indkøbskoordinator, EUC Sjælland Flemming Jørgensen, konsulent, Danske Erhvervsskoler Ulla Lundgaard, Viborg Gymnasium Anne Wieth-Knudsen, Konsulent, SOSU-lederforeningen Dan Jensen, Haderslev Katedralskole Claus Engsted, Randers Social og sundhedsskole Kirsten Overgaard Bach, Rådgiver, Rektorforeningen Verner Rylander-Hansen, Forstander, VUC Kolding Indkøbschef på VIA UC Gerly Rimmer er valgt som formand for Rådgivningsgruppen. Leder af indkøbsfællesskabet IFIRS, Aage Toft Christensen er valgt som næstformand for Rådgivningsgruppen. Formandskabet vælges for et år ad gangen. Undervisningsministeriet og SKI er sekretariat for Rådgivningsgruppen via: Jens Hedegaard Madsen, Teamchef, SKI Irene Pless, fuldmægtig, Undervisningsministeriet

10 10 9. Yderligere information samt forslag og gode idéer til projekter mv. Ved behov for yderligere information om nyhedsbrevet og de enkelte projekter og aktiviteters indhold kan henvendelse ske til rådgivningsgruppens medlemmer og til sekretariatet ved: Fuldmægtig Irene Pless, Undervisningsministeriet: eller på Teamchef Jens Hedegaard Madsen, SKI: eller på Rådgivningsgruppen, Undervisningsministeriet og SKI opfordrer institutionerne til løbende at komme med forslag og idéer til projekter, indsatsområder mv., som institutionerne ønsker, at Rådgivningsgruppen skal tage op. 10. Indkøbs- og udbudsrelaterede links Institutionerne kan søge yderligere information om udbud og effektive indkøb på bl.a. følgende adresser/links: samt samt

11 Undervisningsministeriet har siden 1999 i et samarbejde med institutioner og institutionsforeninger via det institutionsvendte indkøbs- og effektiviseringsprojekt iværksat en række initiativer med henblik på ad frivillighedens vej at understøtte effektivisering af indkøb. SKI er en indkøbscentral, der gennemfører EU-udbud på vegne af det offentlige. Det er en fordel at samle det offentliges udbudsforretninger, da det sparer tid, ressourcer og ofte giver bedre aftaler end den enkelte enhed selv kan opnå. Udbuddene udmønter sig i attraktive indkøbsaftaler, der fremmer og effektiviserer offentligt indkøb, og dermed er et bidrag til at sikre den danske velfærd. Frederiksholms Kanal 21, 1220 København K Tlf , uvm@uvm.dk, Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen Islands Brygge 55 DK-2300 København S Tlf Fax ski@ski.dk