DANMARKS DOMSTOLE. Temanummer. Ris og ros til styrelsen. Ændringer undervejs i IT-kontoret. Smagen af egen medicin. Informationen forbedres

Transkript

1 Temanummer 12 Marts 2002 DANMARKS DOMSTOLE Domstolsstyrelsen Ris og ros til styrelsen Ændringer undervejs i IT-kontoret Smagen af egen medicin Informationen forbedres

2 danmarks domstole Indhold Forord Forord Ris og ros til styrelsen Ændringer undervejs i IT-kontoret Fokus på brugerne Danmarks Domstole sætter i lighed med andre statsinstitutioner i disse år fokus på vore brugeres krav til os som organisation. Vi har udtrykt dette i vore målsætninger om en meget høj faglig kvalitet og service og tilsvarende høj effektivitet, der skal medvirke til at skabe eller fastholde korte sagsbehandlingstider. Udfordringerne er mange Smagen af egen medicin Udvikling er drivkraften Informationen forbedres For at sikre, at vores opfattelse af brugernes krav stemmer overens med virkeligheden, gennemførte vi i foråret 2001 en undersøgelse af brugernes tilfredshed med retternes virksomhed. Nu er der gennemført en tilsvarende undersøgelse af brugernes tilfredshed med Domstolsstyrelsens ydelser. Brugerne er i denne undersøgelse dels ansatte ved retterne og Procesbevillingsnævnet dels eksterne samarbejdspartnere, dvs. ministerier, arkitektfirmaer m.fl. Vi er et team En satsning i tid og fremtid Disse undersøgelser kan have interesse som udtryk for karakterer til den undersøgte myndighed. Deres store betydning ligger imidlertid snarere i, at de er et godt udgangspunkt for den videre udvikling af myndigheden. Vi har derfor valgt i dette nummer af Danmarks Domstole at sætte fokus på resultatet af undersøgelsen og lade medarbejderne fortælle om de initiativer, som undersøgelsen giver anledning til, eller som vi har taget eller vil tage som led i den fortsatte udvikling af Danmarks Domstoles virksomhed. Domstolsstyrelsen håber, at disse initiativer vil medføre, at den næste brugerundersøgelse af styrelsen viser, at styrelsen i endnu højere grad lever op til visionen for Danmarks Domstole. Domstolsstyrelsen, marts Poul Søgaard Formand for bestyrelsen Bent Carlsen Direktør 2 Justitia. Marmorfigur fra Marcus Gøyes gravmæle i Herlufsholm Kirke, udført i 1700 af Tomas Quellinus.

3 RESULTATET Ris og ros til styrelsen DOMSTOLSSTYRELSENS BRUGERUNDERSØGELSE Af fuldmægtig Klaus Rugaard, Domstolsstyrelsen Resultatet af Domstolsstyrelsens brugerundersøgelse er alt i alt tilfredsstillede om end undersøgelsen har afdækket områder, hvor indsatsen kan og skal forbedres. Så blev det også styrelsens tur til at gennemføre en brugerundersøgelse med vægt på spørgsmål om kvalitet, service og effektivitet. I samarbejde med PLS Rambøll A/S blev der udarbejdet et spørgeskema til brug for undersøgelsen. Samtidig blev det besluttet, at kriteriet for at medvirke i undersøgelsen skulle være, at den enkelte havde været i kontakt med styrelsen inden for det sidste halve år. Der er derfor tale om en undersøgelse baseret på (forholdsvis) dugfriske erfaringer, og således ikke tidligere oplevelser af positiv eller negativ art. I midten af november 2001 blev spørgeskemaet uddelt til hver enkelt ansat ved Danmarks Domstole. Samtidig blev der udsendt et antal spørgeskemaer til udvalgte personer hos styrelsens væsentlige samarbejdspartnere med anmodning om, at skemaerne blev uddelt til de medarbejdere, der inden for de seneste seks måneder havde været i skriftlig, telefonisk eller personlig kontakt med styrelsen. Styrelsen udsendte i alt godt spørgeskemaer brugere har udfyldt skemaet. Det giver en svarprocent for undersøgelsen på omkring 40%, hvilket er tilfredsstillende for en undersøgelse som denne. Størstedelen af de medvirkende brugere nemlig omkring er ansat ved Danmarks Domstole. Det er dog ikke overraskende eller utilsigtet da Domstolsstyrelsens væsentligste opgave er at varetage domstolenes administrative og bevillingsmæssige forhold og styrelsen derfor i første række er i kontakt med domstolene. Det overordnede resultat vil således i høj grad være påvirket af domstolenes vurdering af styrelsen, idet de eksterne såvel offentlige som private samarbejdspartnere kun udgør omkring 15% af samtlige medvirkende brugere. Generelt om resultatet Brugerundersøgelsen indeholder en lang række interessante resultater om styrelsens virksomhed. Det resultat, som de fleste nok umiddelbart vil fokusere på, er resultat af spørgsmålet med den sammenfattende vurdering af, i hvilken grad den enkelte bruger alt i alt er tilfreds med henholdsvis kvalitet, service og effektivitet. Vurdering af kvalitet, service og effektivitet opdelt på interne og eksterne brugere Interne Eksterne 5 4, ,5 1 Set under ét har henholdsvis 85%, 85% og 74% af brugerne svaret, at de alt i alt i meget høj grad, i høj grad eller i nogen grad er tilfredse med styrelsens indsats i relation til de tre hovedelementer kvalitet, service og effektivitet i visionen for Danmarks Domstoles opgaveløsning. Antallet af brugere, der udtrykker kritik er derfor forholdsvis begrænset, da der også er en del, der har svaret ved ikke. Denne sammenfattende vurdering kan også udtrykkes med et enkelt tal, der svarer til gennemsnitsvurderingen på en skala fra 1 til 5, hvor 5 er den bedste vurdering. Gennemsnitsvurderingerne bliver herefter følgende: Kvalitet: 3,53 Service: 3,49 Effektivitet: 3,36 Gennemsnitsvurderingen skal dog ses i lyset af, at brugere ved domstolene tegner sig for størstedelen af de besvarelser, som resultatet er blevet til på baggrund af. Når besvarelserne under spørgsmålet om den sammenfattende vurdering opdeles på henholdsvis interne brugere dvs. ansatte ved Danmarks Domstole Kvalitet Service Effektivitet 3

4 RESULTATET Tilfreds, aldeles, absolut og i alle maader tilfreds bliver man aldrig, og at være nogenlunde tilfreds, er ikke umagen værd, saa er det bedre at være aldeles utilfreds. Søren Kierkegaard og eksterne brugere dvs. såvel private virksomheder og offentlige myndigheder m.v. ses der en markant tendens til, at de eksterne brugere er mere tilfredse end de interne brugere. Til illustration af tendensen kan det nævnes, at generelt omkring to tredjedele af de eksterne brugere har svaret i meget høj grad eller i høj grad under de enkelte spørgsmål, medens de interne gruppen generelt har ca. 40% af svarene placeret i disse kategorier. Det betyder samtidig, at kritikken primært fremkommer på de indre linjer, og at det altså er her, at Domstolsstyrelsen navnlig skal sætte ind fremover. En ikke uvæsentlig pointe er det ligeledes, at brugere, der primært er i kontakt med IT-kontoret, giver en mindre positiv vurdering end brugere, der primært er i kontakt med andre dele af styrelsen. Omkring halvdelen af de adspurgte brugere har anført, at de primært er i kontakt med IT-kontoret, hvilket formentlig har betydet, at brugernes oplevelse af kvalitet, service og effektivitet fra IT-kontorets side formentlig har været med til at trække ned i den samlede vurdering af styrelsen, idet brugerne synes relativt kritisk indstillet over for IT-kontoret, jf. nærmere nedenfor. Ros og kritik inden for enkelte områder m.v. Den højeste procentdel af brugere i kategorien i meget høj grad eller i høj grad findes under spørgsmålet om, hvorvidt styrelsens mødeleder og deltagere er venlige og imødekommende, idet 89% af de adspurgte er af den opfattelse. Mødedeltagerne opleves også i vidt omfang som kompetente og saglige 76% har svaret i meget høj grad eller i høj grad. Der er dog også elementer i forbindelse med mødeafholdelsen, der skal forbedres væsentligt. Det er således ikke tilfredsstillende, at hver fjerde bruger finder, at materiale til brug for forberedelse af møder udsendes for sent. Styrelsen vil også fremover nøje vil overveje, hvorvidt der skal udsendes yderligere materiale til brug for forberedelse af møder. Brugerne udtrykker også stor tilfredshed med Personalekontorets Uddannelsessektion, idet der under hvert enkelt spørgsmål er mere end 65%, der har svaret i meget høj grad eller i høj grad, og dermed giver en vurdering, der ligger over middel. Inden for de enkelte kontorer kritiserer brugerne i et ikke uvæsentligt omfang et eller flere elementer i sagsbehandlingen inden for IT-kontoret, Økonomikontorets Statistikgruppe og Administrationskontorets Byggesektion. Kritikken inden for IT-kontoret begrænser sig desværre ikke til et enkelt område, men er til syneladende af mere generel karakter. Således kritiseres den generelle sagsbehandling, Hotlinefunktionen og opdateringsmeddelelserne. IT-Kontorets undervisningsvirksomhed og tilrettelæggelse af kurser kritiseres imidlertid ikke. På statistikområdet ønsker brugerne tilsyneladende en bedre information om formålet med de enkelte statistikker, idet hele 36% finder, at den nuværende information kun i ringe grad eller slet ikke er tilstrækkelig. Hertil kommer, at omkring hver fjerde bruger kritiserer cirkulæreskrivelserne om statistik dvs. har svaret i ringe grad eller slet ikke. Byggesektionen klarer sig relativt godt inden for de fleste elementer i sagsbehandlingen, men skal forbedre opfølgningen på ansøgningerne om udførelse af arbejder, da 25% af de adspurgte finder, at der kun i ringe grad eller slet ikke følges op på ansøgningerne. Domstolsstyrelsen lytter naturligvis til brugerne og ønsker at forbedre indsatsen på de områder, der kritiseres. På de efterfølgende sider vil centrale personer inden for de tre ovennævnte områder derfor fortælle om deres reaktion på kritikken og give et bud på, hvorledes de kritiserede forhold kan forbedres. Anvendelse af resultatet Nogle af de kritiserede forhold kan umiddelbart forbedres ved en ændret tilrettelæggelse af arbejdet fra Domstolsstyrelsens side. Andre kræver omlægninger, der ikke kan iværksættes fra dag til dag, men derimod kræver nærmere overvejelse. De sidstnævnte forhold vil blive indarbej- 4

5 IT-KONTORET det i styrelsens handlingsplan for i år og hvis det viser sig nødvendigt også i de kommende år. I forbindelse med kritik er dialog endvidere et nøgleord. Styrelsen vil derfor nærmere søge at afdække baggrunden for kritik og ønsker til forbedringer under embedsbesøg, i arbejdsgrupper og workshops m.v. De tiltag, som resultatet af brugerundersøgelsen giver anledning til, vil forhåbentlig indebære, at tilfredsheden med Domstolsstyrelsen bliver endnu større. Det gælder ikke mindst i relation til de interne brugere ansatte ved Danmarks Domstole idet styrelsens vigtigste opgave utvivlsomt er at sørge for, at de administrative og personalemæssige rammer for domstolenes virke er bedst mulige. Styrelsen ønsker at rette en tak til de brugere, der har taget sig tid til at medvirke i undersøgelsen. En forholdsvis stor del af disse har under de enkelte spørgsmål svaret i nogen grad. Det er fristende at sammenholde denne tendens med følgende citat fra Søren Kierkegaard: Tilfreds, aldeles, absolut og i alle maader tilfreds bliver man aldrig, og at være nogenlunde tilfreds, er ikke umagen værd, saa er det bedre at være aldeles utilfreds. Vi er glade for at styrelsens brugere ikke i større omfang har fulgt Kierkegaards råd! Læs rapporten om bruger-undersøgelsen på Intranettet eller Ændringer undervejs i IT-kontoret Af IT-chef Peder Wiese, Domstolsstyrelsen. Brugerundersøgelsen sætter fokus på behovet for forbedringer af IT-kontorets Hotline, kommunikation og kvalitetssikring. Brugerundersøgelsen illustrerer i hvor høj grad IT er blevet et stadig vigtigere redskab for embedernes sagsbehandling. Man kan af brugerundersøgelsen både læse vigtigheden af, at IT-systemerne er bygget til at løse opgaverne ved embederne og af, at IT-kontoret, når der opstår problemer, har en Hotline-funktion, der effektivt kan tage hånd om disse. Den nye IT-ledelse som tiltrådte i sidste halvdel af 2001 var allerede ved tiltrædelsen fuldt ud klar over de udfordringer, der ligger forude med udvikling af nye og tidssvarende ITløsninger til Danmarks Domstole. Det viste sig dog også efter kort tid, at der var et udtalt behov for at se på arbejdsgangene i IT-kontoret og med inspirationen udefra tilføre Domstolsstyrelsens IT-kontor nogle nye og mere effektive metoder til løsning af de daglige driftsopgaver. IT-ledelsen har derfor i løbet af efteråret arbejdet med forskellige modeller for reorganisering af arbejdet i ITkontoret med det formål at effektivisere arbejdsgange, kvalitet og ikke Vi ser frem til at kunne iværksætte tiltag, der opleves positive både for embederne og for medarbejderne i IT-kontoret. mindst kommunikationen mellem IT-kontoret og brugerne ved embederne. Vi vil i denne artikel gennemgå nogle af de for os at se væsentligste konklusioner på IT-området og give vort bud på, hvordan vi i ITledelsen vil gribe opgaven an i den kommende periode. Brugerundersøgelsens konklusioner Klaus Rugaard har i en anden artikel beskrevet selve brugerundersøgelsen generelt. Set fra IT-kontorets synsvinkel sætter brugerundersøgelsen fokus på tre forhold: Brugernes kontakt til Hotline skal gøres mere effektiv og smidig. Kommunikation mellem IT-kontoret og brugerne skal gøres mere effektiv og smidig. Fejlrettelse og test forud for udsendelse af nye programmer og/eller opdateringer skal kvalitetssikres bedre og gøres mere effektiv. 5

6 IT-KONTORET Samlet set har brugerundersøgelsen bidraget til at sætte yderligere fokus på en række emner, som vi i IT-kontoret opfatter som vigtige i samspillet mellem styrelsens IT-kontor og embedernes brugere Hverdag i Hotline Uddybning af brugerundersøgelsen Selv om IT-kontoret allerede har planer om at ændre en række arbejdsgange, er der dog også områder, hvor vi i IT-kontoret meget gerne vil have yderligere kvalificering af brugerundersøgelsens konklusioner. Det kan for eksempel ske ved at tage kontakt til embederne og indlede en dialog med en brugergruppe om deres konkrete erfaringer med kontakten til IT-kontoret. IT-kontoret vil derfor i løbet af kort tid indlede en dialog med repræsentanter fra embederne for at kvalificere og uddybe brugerundersøgelsens konklusioner. Arbejdet kommer til at foregå på den måde, at et mindre udsnit af brugere mødes med IT-kontoret og en konsulent og sammen forsøger at beskrive erfaringer med kontakterne mellem IT-kontoret og embederne. Dertil kan gruppen tjene som et vigtigt redskab til at vurdere brugernes opfattelse at de initiativer, som ITledelsen planlægger iværksat. Formålet er, at de initiativer, som ITledelsen sammen med IT-kontoret iværksætter både udnytter IT-kontorets ressourcer effektivt og samtidig yder en kvalificeret og effektiv service overfor brugerne ved Danmarks Domstole. Initiativer omkring Hotline IT-ledelsen har sammen med medarbejderne i IT-kontoret gennemgået dagligdagen i Hotline, og udarbejdet forskellige planer for reorganisering af Hotline. Hotline er i dag (kort fortalt) organiseret således, at et antal IT-medarbejderne fysisk flytter sig fra deres normale arbejdsplads til et særligt rum, hvor der er seks skriveborde med tilhørende PCere, telefoner osv. Her sidder man dagen igennem og skiftes til at tage telefonen i takt med, at brugerne ringer ind fra embederne. Ved udvælgelse af dagens hold, skal dette sammensættes bredt mht. sagsområder, men der skal samtidig tages hensyn til andre arbejdsopgaver, sygdom, ferie osv. Derfor hænder det desværre, at Hotline er underbemandet i forhold til den ønskede norm. Når medarbejderne i Hotline tager telefonerne efter tur, er det også en naturlig konsekvens, at der ikke er nogen sammenhæng mellem emnet for opkaldet og specialet for den medarbejder, der besvarer opkaldet. Man kan altså godt have et problem i straffesystemet og opleve at telefonen bliver besvaret af en medarbejder, som er specialist i fogedsystemet. Ofte er Hotline nødt til blot at tage imod besked og lade opkaldet gå videre til en anden. I virkeligheden en ulykkelig situation for begge parter. Opkald til Hotline kommer ikke jævnt fordelt over dagen. Tværtimod kommer de i bølger ofte forbundet med fejl, som påvirker samtlige embeder. Hotline kan naturligvis ikke være bemandet med tilstrækkeligt personale til at besvare det maksimale antal opkald hele tiden, men bemandingen bliver dog tilstræbt tilpasset løbende. I de perioder, hvor der ikke er mange opkald, oplever IT-medarbejderne lange stille perioder, hvor der ikke sker noget. Det er derfor gennem et stykke tid blevet diskuteret, hvordan denne situation kunne ændres til det bedre til glæde for både embederne og for medarbejderne i IT-kontoret. Planen er, at IT-kontoret i løbet af 2002 ændrer Hotline efter følgende mønster: Hotline-nummeret bliver en telefonsvarer som siger tryk 1 for Foged, tryk 2 for Tinglysning, tryk 3 for Teknik... osv. Medarbejderne opdeles i grupper svarende til mulighederne nævnt ovenfor. 6

7 IT-KONTORET Foto: Lars Grunwald Medarbejdernes lokale telefoner på deres kontorer sammenkobles i Domstolsstyrelsens telefoncentral, så hver medarbejder kan del tage i den relevante gruppe. Medarbejderne påbegynder et uddannelsesprogram, således at flere medarbejdere kan besvare opkald for flere systemer. Formålet med denne reorganisering er ganske simpelt at opnå, at en henvendelse fra et embede dirigeres direkte til en medarbejder, der kan svare med det samme. Intranettet Brugerundersøgelsen beskriver også brugernes erfaringer med Intranettet, hvor mere end tre fjerdedele af de adspurgte er tilfredse. Intranettet er efter IT-ledelsens opfattelse et helt centralt element i IT-kontorets fremtidige kontakt til brugerne ved Danmarks Domstole. Derfor kommer Intranettet fremover til at indeholde meget mere om IT-systemerne, end det gør nu. IT-kontoret vil bidrage aktivt til udviklingen af et nyt Intranet for brugerne ved Danmarks Domstole. Vi forestiller os, at det nye Intranet kan komme til at indeholde: Information om hvert enkelt sagsbehandlingssystem. Opdateret information om systemets status, fejl vi har fundet, fejl der er ved at blive rettet osv. Relevante cirkulæreskrivelser på sagsområdet. Vejledninger og besvarelser af ofte stillede spørgsmål fra brugerne. Mulighed for at skrive en hurtig besked direkte til de personer, der er involveret i den fremtidige udvikling på det relevante sagsområde. En anden oplagt mulighed er at åbne IT-kontorets registrering af henvendelser fra embederne (typisk i Hotline), overfor Intranettet. Hvis ITkontoret kunne informere brugeren om, at denne kunne følge udviklingen i egen sag på Intranettet, ville mange henvendelser til Hotline givetvis bortfalde. Dette kræver dog, at IT-kontoret udskifter det nuværende registreringssystem med et nyt system, hvilket p.t. undersøges. Test af systemer Brugerundersøgelsen peger også indirekte på, at der er et behov for at se på kvaliteten af de programmer og programrettelser som stilles til rådighed for brugerne ved embederne. En væsentlig andel af henvendelserne til Hotline skyldes en fejl eller fejlsituation i et system. Derfor mener vi i IT-kontoret, at behovet for at kontakte Hotline primært skal reduceres ved at fjerne fejl og fejlsituationer fra vores systemer. På den baggrund gennemgår ITkontoret i løbet af foråret 2002 alle forretningsgange omkring fejlrettelse og udsendelse af nye opdateringer til embederne meget kritisk for at finde svagheder. Der er allerede nu identificeret en række områder, hvor man kan forbedre arbejdsgangene og dermed sikre bedre kvalitet af de programmer, der udsendes til embederne. En konsekvens kan blandt andet blive, at IT-kontoret fremover går over til at udsende opdateringer med faste mellemrum f.eks. 1 opdatering pr. måned. Samlet set har brugerundersøgelsen bidraget til at sætte yderligere fokus på en række emner, som vi i IT-kontoret opfatter som vigtige i samspillet mellem styrelsens IT-kontor og embedernes brugere. Vi ser frem til at kunne iværksætte tiltag, der opleves positive både for embederne og for medarbejderne i IT-kontoret. 7

8 INTERVIEW Udfordringerne er mange Medarbejderne i Domstolsstyrelsens IT-kontor skal have en god arbejdsplads, samspillet med embederne skal forbedres og de ansatte ved Danmarks Domstole skal have adgang til de rette IT-løsninger, mener IT-chef Peder Wiese. Af informationsmedarbejder Louise Seest, Domstolsstyrelsen. IT-chef Peder Wiese Foto: Lars Grunwald Det var med et klart indtryk af mulighederne for at udvikle nye IT-løsninger, at Peder Wiese for kun godt et halvt år siden tiltrådte stillingen som IT-chef i Domstolsstyrelsen. Som uddannet datalog og med erfaringer fra henholdsvis udviklingen af banksystemer og som IT-chef i DJØF synes udfordringerne på det IT-faglige område således at være til at overskue. Det var min faglige vurdering, at jeg stort set kunne genanvende min erfaringer med fornuft. Der imod var der en række udfordringer, som havde at gøre med at arbejde i en organisation som denne, hvor det var langt vanskeligere for mig at overskue, hvor svært det ville være. Og det har sådan set vist sig at være præcist så svært, som jeg havde forestillet mig. Danmarks Domstole er en udfordrende organisation at komme ind i. Både fagligt og organisatorisk synes jeg, det er spændende at få taget hul på udfordringerne, og det var det, jeg følte mig tiltrukket af, siger Peder Wiese. Ingen lette løsninger Men selvom Peder Wiese synes at have en god fornemmelse for de ITfaglige udfordringer, da han tiltrådte sin stilling, blev han alligevel overrasket over, hvor svært det for eksempel er at få gode standardløsninger til domstolsområdet. Sagsbehandlingen ved domstolene er ikke let at overføre til IT-systemer, og der er ikke nogen typiske standardsystemer på markedet, der løser en sådan opgave. Hvorimod taler man om økonomistyring, er det mere enkelt. Den grundlæggende økonomistyring er den samme i stort set alle økonomisystemer, og du kan på markedet mere enkelt vurdere hvilket af systemerne, der lettest kan tilpasses din egen specielle verden. Det kan du ikke på området for domstolenes sagsbehandling hverken hvis man kigger nationalt eller internationalt. Det har i hvert fald overrasket mig, hvor svært det i virkeligheden er. Det har blandt andet været på en stribe embedsbesøg, at Peter Wiese har fået et godt indblik i sagsbehandlingen og erfaringerne ved embederne. Samtidig har han det som mål, at man fra embedernes side gerne skulle opleve et bedre samspil med IT-kontoret. Nutid og fremtid Hvis man sætter det på spidsen, så har IT-kontoret ikke nogen eksistensberettigelse i sig selv. Det har vi kun i kraft af, at vi driver IT-området for de mange medarbejdere, der sidder ude ved domstolene. Det er vores opgave, at de har de IT-redskaber, de har brug for. At de har de IT-løsninger, der dækker deres arbejdsområde. I IT-kontoret opererer de ud fra to grove opdelinger af arbejdsområder: drift og udvikling. Arbejdsområderne kan være mere eller mindre forbundne, men ét er sikkert, de er begge fulde af udfordringer. For det er både en stor opgave at få de nuværende systemer til at fungere efter hensigten og at realisere IT-strategien. Og Peder Wiese vil gerne måles på embedernes opfattelse af, hvorvidt IT-kontoret leverer de rette løsninger til medarbejderne ved Danmarks Domstole. Når vi kan få en tilbagemelding fra embederne i en brugerundersøgelse, om at de faktisk oplever, at vi lever op til vores målsætninger, så er vi glade herinde. Nu tror jeg aldrig, at ITkontoret får de rigtig gode karakterer. Jeg tror for eksempel, at en Hotline altid vil få kritik, for man har altid problemer, når man ringer til Hotline. En god arbejdsplads For at IT-kontoret kan leve op til sine målsætninger, er det imidlertid helt afgørende, at de mennesker der skal føre det ud i livet er glade for deres arbejdsplads, mener Peder Wiese. Derfor har IT-kontorets ledelse, som foruden IT-chefen tæller henholdsvis IT-driftschef Ulla Elmquist Nielsen og IT-udviklingschef Niels Steen Krogh, det også som et højt prioriteret mål at gøre styrelsens IT-kontor til en attraktiv arbejdsplads. Medarbejderne i IT-kontoret skal have en god arbejdsplads, hvor de ser frem til at dele en produktiv arbejdsdag med kollegerne. Et godt arbejdsklima er et mål, vi har sat os meget højt. Vi er derfor i færd med at tale med medarbejderne om, hvordan vi når derhen. Og der er vores klare ambition, at også embederne vil opleve en effekt derved, at vi bliver mere produktive og effektive, siger Peder Wiese. 8

9 STATISTIK Smagen af egen medicin Er brugerundersøgelsen rimelig, retvisende og hvad kan vi bruge den til? Af chefkonsulent Poul Sørensen, Økonomikontoret. Dagens tal analyseres Foto: Lars Grunwald Brugerundersøgelsen har givet os lidt af egen medicin. Vi er blevet målt, vejet og bedømt, og det sætter noget i gang. Blandt andet umiddelbare reaktioner som: Det er urimeligt og Det var også et meget uheldigt tidspunkt. Det er med andre ord ikke rart at blive bedømt, og det er slet ikke nogen god oplevelse at modtage en negativ bedømmelse. Vores oplevelse af brugerundersøgelsen er formentlig ganske typisk i forhold til oplevelsen af statistik og det at blive bedømt. Brugerundersøgelsen kan vel i denne sammenhæng sammenlignes med domstolenes sagsstatistikker. Brugerundersøgelsen tjener et væsentligt formål nemlig at få klarlagt, om vi efter brugernes vurdering lever op til visionen om højeste kvalitet, service og effektivitet på væsentlige områder. Det samme kan man sige om formålet med sagsstatistikkerne. Statistikkerne indeholder ikke nogen umiddelbar bedømmelse, men ved sammenligning og vurdering kan de bruges til at belyse, i hvilket omfang retterne lever op til visionen. Sagsstatistikkerne har dog også et bredere formål nemlig at bidrage til den offentlige og politiske debat med væsentlige oplysninger om arbejdet ved og resultaterne af domstolenes virksomhed. Vi har ikke gjort det godt nok Brugerundersøgelsen rejser betydelig kritik af statistiksektionen. 36% af svarpersonerne føler sig helt utilstrækkeligt informeret om formålet med statistikkerne, mens yderligere 46% kun føler, at de i nogen grad er blevet tilstrækkeligt informeret. 24% af svarpersonerne anfører, at cirkulæreskrivelser om statistik slet ikke eller kun i ringe grad er forståelige, og yderligere 57% har anført, at disse skrivelser kun i nogen grad er lette at forstå. Mange ansatte er af den opfattelse, at forespørgsler om statistik behandles ineffektivt. Kun sektionens telefonservice får en rimeligt tilfredsstillende vurdering. Selvom vi kan finde mange forklaringer til dette resultat, står det klart, at vi tydeligvis ikke har gjort det godt nok. Det skal og vil blive meget bedre har været udfordrende Statistiksektionen blev etableret i starten af 2001 for at styrke statistikområdet. Vi har i 2001 iværksat nogle betydelige forandringer, som har været udfordrende. Det har til tider også været frustrerende, og vi er opmærksomme på, at vi navnlig i sommeren og efteråret 2001 har været årsag til mange frustrationer hos de medarbejdere ved byretterne, som arbejder med statistikker. Det beklager vi. Det er imidlertid vores vurdering, at det var en nødvendig proces. Til gengæld er det rart nu at kunne sige, at den store indsats har båret frugt. Statistikkerne afvikles meget hurtigere, og vi har fået rettet en række fejl og uhensigtsmæssigheder. Og nu hvor årsstatistikkerne for 2001 i al væsentlighed er i hus, kan vi heldigvis sige, at processen denne gang er lykkedes væsentlig bedre og mere smertefrit end i efteråret. Forandringerne i 2001 har haft to hovedelementer: Elektronisk statistikindberetning direkte fra embedernes statistik modul. Kvalitetssikring af de registrerede data. De to elementer hænger tæt sammen, idet en høj kvalitet i de registrerede data er en forudsætning for retvisende statistikker. I sommeren 2001 introducerede vi nogle nye funktionaliteter i statistikmodulet for at sikre, at de registrerede oplysninger er komplette til levering af statistiske oplysninger. Med disse redskaber kan embederne reelt foretage kvalitetssikring af data, hvilket tidligere var meget vanskeligt. Statistiksektionen introducerede for alvor disse funktionaliteter i forbindelse med indhentelse af statistik- 9

10 STATISTIK ker for 1. halvår Vi var godt klar over, at sagsbehandlingssystemerne ikke blev anvendt lige meget alle steder, men omfanget af den manglende registrering især i fogedsystemet - kom alligevel bag på os. Det står således klart, at der har været en uklar kommunikation fra styrelsens side om anvendelsen af fogedsystemet. Med sidste efterårs til tider smertefulde proces har vi dog opnået, at alle embeder nu foretager de registreringer i sagsbehandlingssystemerne, som er en forudsætning for at få retvisende statistikker. Formålet med indsamlingen af statistikker De statistikker, der findes i statistikmodulerne, er alle defineret på grundlag af de udarbejdede statistikbetænkninger. Betænkningerne gengiver statistikarbejdsgruppens overvejelser om formålet med statistikker på de forskellige sagsområder. Statistikbetænkningerne indledes alle med gengivelse af følgende generelle overvejelse fra arbejdsgruppen: Arbejdsgruppen finder, at den fremtidige offentlige sagsstatistik både skal indeholde oplysninger, der tilgodeser almenhedens interesse for domstolenes virksomhed og oplysninger, der tilgodeser domstolenes administration, herunder sagsbehandling og ressourceanvendelse. Statistikkerne er en af grundpillerne i domstolenes økonomistyringsmodel. Statistikkerne skal synliggøre aktivitet, resultater og målopfyldelse og vil være en væsentlig bestanddel af embedsregnskaberne. Samtidig kan vi ved offentliggørelse af statistikker bidrage til den offentlige og politiske debat med væsentlige oplysninger om domstolenes virksomhed. Hvordan kommer vi videre? Vi er altså kommet langt, men der er stadig lang vej igen. Det er utrolig væsentligt, at vi har statistikbetænkninger, hvor definitioner, tælleenheder og centrale begreber er fastlagt. Og det er ligeså væsentligt, at betænkningerne følges og sagsbehandlingssystemerne anvendes fuldt ud. For det er det, der sikrer sammenligneligheden. De mange registreringer i sagsbehandlingssystemerne vil være mere meningsfulde, når vi begynder at bruge dem ved statistiske udtræk. Derfor skal vi så hurtigt som muligt i gang med at bruge flere af statistikkerne. Men det er ikke nogen let opgave. Det kræver mange analyser og drøftelser, før vi kan tage hul på at bruge sagsbehandlingssystemernes berammelsesstatistikker og statistikker om eksempelvis retssalsforbrug. Derfor vil vi snarest muligt tage initiativ til, at der nedsættes nogle ekspertpaneler med ansatte på de forskellige sagsområder, som kan bistå os i det videre arbejde med statistikkerne. Det er vigtigt, at vi her får tilrettelagt arbejdsformer, der er fleksible, således at panelerne hurtigt kan bidrage med gode råd og sparring, når vi i styrelsen skal forholde os til spørgsmål, der vedrører sagsstatistikkerne. Mere principielle spørgmål om statistikker og deres anvendelse vil fortsat blive drøftet med arbejdsgruppen om mål- og resultatstyring ved domstolene, hvor de fire personalegrupper for tiden er repræsenteret ved deres formænd. Uforståelige cirkulæreskrivelser Ved indkaldelsen af statistikker for 1. halvår 2001 brød vi med mangeårige Hvad kan retterne forvente i 2002? traditioner og introducerede både kvalitetssikringsredskaber og elektronisk indberetning. Der var meget, der var teknisk og nyt, og det har vi ikke fået formuleret klart nok første gang. Ved indkaldelsen af årsstatistikker i december 2001 har vi gjort et forsøg på at forbedre formidlingen, idet vi også har udarbejdet selvstændige vejledninger til hvert enkelt sagsområde. Vi oplever, at det har virket. Statistikkerne er blevet indberettet, og vi har kun haft få spørgsmål til uklarheder. Rimeligt, retvisende og brugbart? Ja brugerundersøgelsens bedømmelse er både rimelig og retvisende. Den afspejler, at vi har skullet igennem en svær periode, hvor vi fra styrelsens side har lagt et betydeligt pres på embederne, for at sikre, at de nøgledata, som vi offentliggør og som indgår som centrale elementer i vores økonomistyringsmodel, har en høj kvalitet og er sammenlignelige. Fremover skal vi derfor: 1. Undgå igen at komme i en situation, hvor der er uklarhed om behovet for registrering i sagsbehandlingssystemer. Udgangspunktet er, at systemerne udnyttes og at de indtastningsvinduer, der kommer frem på skærmen, udfyldes. 2. Blive bedre til at kommunikere formålet med registreringen og statistikkerne. Anvendelse af flere statistiske oplysninger i embedsregnskaberne Nedsættelse af ekspertpaneler, der skal bistå i det videre arbejde med sagsstatistikkerne. Kurser i sagsstatistik og embedsregnskaber. Klarmelding af væsentlig flere statistikker i statistikmodulet. Halvårsindberetning (august 2002) på samme måde som indberetningen af årsstatistik for

11 INTERVIEW Udvikling er drivkraften Det er ønsket om hele tiden at få tingene til at fungere lidt bedre, der får chefkonsulent Poul Sørensen ud af sengen og på arbejde om morgenen. Af informationsmedarbejder Louise Seest, Domstolsstyrelsen. Chefkonsulent Poul Sørensen Foto: Lars Grunwald Lederen af sektionen for statistik og dokumentation, den 38-årige Poul Sørensen, er ikke i tvivl: Tal og statistik er det rette udgangspunkt for en fremadrettet udvikling. Det nødvendige grundlag for spørgsmålet: Hvordan kan vi gøre det bedre. Og dermed også den afgørende faktor for Poul Sørensens arbejdsglæde. Drivkraften er, at vi kan forandre noget, at vi kan gøre noget bedre og på det personlige plan er det også det, der gør det sjovt. Der sker meget ved domstolene. Men hvis der ikke var sket en forandring, hvis tingene var gået i stå, så var styrelsen ikke et sted for mig, siger Poul Sørensen. Han har selv en fortid som dommerfuldmægtig i Varde, og selvom han kun var dommerfuldmægtig i godt et år, er det ikke en erfaring, han ville være foruden. Jeg opfatter ofte mit arbejde som brobygning mellem forskellige fagområder, og i denne sammenhæng er det vigtigt, at jeg også i praksis kender til retternes arbejde. Effektiv styring Sektionen for statistik- og dokumentation arbejder med sammenhængen mellem statistik, virksomhedsregnskab og embedsregnskab. Poul Sørensen har arbejdet med virksomhedsregnskaberne, siden de blev introduceret i 1997 som et forsøgsregnskab. Efterfølgende er de blevet bygget ud med forskellige andre afrapporteringsværktøjer - først mini- virksomhedsregnskaberne og siden embedsregnskaberne, som vil blive anvendt fuldt ud fra i år. Jeg tror på, at embedsregnskaberne kan være med til at gøre domstolene mere effektive. Efterhånden får vi nogle bedre statistikværktøjer lokalt, så man hurtigt kan se, hvor der bør sættes ind. Samtidig skal vi blive bedre til at lære af hinanden for derved at finde ud af, hvordan vi forbedrer eksempelvis sagsbehandlingstiderne og det er en god proces, synes jeg. Det er naturligvis også et spørgsmål om ressourcer, men det er også et spørgsmål om arbejdsgange og tilrettelæggelse. Med embedsregnskaberne hæves vidensniveauet, og der skabes et godt grundlag for dialogen, om hvordan man fordeler ressourcerne, mener Poul Sørensen. Både virksomhedsregnskabet og embedsregnskabet er steder, hvor man kan få lov til at afrapportere samlet. Der er ikke alene tale om nogle få tørre tal, men om tal, som man har mulighed for at tilknytte den relevante tekst, som der skal til, for at fortælle den mere nuancerede historie. De store sammenhænge Interessen for de nuancerede historier og de store sammenhænge er netop bærende for Poul Sørensen. Min interesse for regnskaber og statistik kommer fra et ønske om at se tingene i sammenhæng også ud fra en almindelig samfundsmæssig interesse. Hvordan vi får optimeret arbejdsgangene, hvordan vi får systemerne til at understøtte arbejdet ved retterne og hvordan vi får dokumenteret arbejdet i den anden ende. På den måde er der sammenhæng i det vi laver. Det var med stort set samme begrundelse, at Poul Sørensen i 1994 søgte ind i den daværende domstolsafdelings IT-kontor. Allerede dengang var det med erfaringen fra Varde i bagho- vedet, at han ville være med til at udvikle et system, der kunne understøtte arbejdet med skiftesager. Som projektleder på skiftesagssystemet, var han således med til at udvikle domstolenes sagsbehandlingssystemer. Dem og os Poul Sørensen husker stadig den overraskelse, der mødte ham, da han forlod stillingen som dommerfuldmægtig og blev projektleder i IT-kontoret. Jeg blev overrasket over, hvor stor forskel der var mellem dem og os. Jeg var jo dommerfuldmægtig, da jeg blev rekrutteret til den daværende domstolsafdeling, men jeg kunne fra flere sider tydeligt mærke, at nu var jeg ikke længere dommerfuldmægtig. Nu var jeg på den anden side. Og det var overraskende voldsomt for mig, at der var det modsætningsforhold. Det var ikke det, jeg forventede. Selv om embederne og styrelsen fortsat har nogle forskellige roller, så er modsætningsforholdet væsentlig mindre karikeret trukket op. Det er nu mere fagligt, for sagligt set er der jo tale om nogle roller, hvor man kan have forskellige interesser, mener Poul Sørensen. Omvendt er han ikke i tvivl om, at ikke mindst embedsregnskaberne er et værktøj, som alle kan få stor glæde af. Det er ekstremt vigtigt, at vi i en dialog med embederne finder frem til, hvad det er, embederne har brug for. Vi har selvfølgelig en del ting, som vi mener, der bør styres på, men der udover må embederne fortælle os, hvad det er for data, de har brug for, for at kunne styre deres embede endnu bedre. 11

12 BYGNINGSSEKTIONEN Informationen forbedres Som konsekvens af brugerundersøgelsen vil Byggesektionen fremover oplyse mere systematisk og detaljeret om, hvornår de vil vende tilbage til en sag, og hvorpå den beror. Morgenmøde i Byggesektionen Foto: Lars Grunwald Af chefkonsulent Bo Kobber Petersen, Domstolsstyrelsen. Det er med stor spænding, vi i Byggesektionen har ventet på resultatet af brugerundersøgelsen af Domstolsstyrelsen. Vi er glade for, at der er i alt ca. 160 besvarelser vedrørende Byggesektionen, hvilket antyder, at der ud over de ca. 20 besvarelser fra rådgiver mv. er en eller to besvarelser fra hvert embede. Der er derfor al mulig grund til at antage, at besvarelserne kommer fra lige præcis de domstolsansatte, som vi selv synes, vi har en god dialog med i det daglige. Derfor er vi selvfølgelig også kede af at konstatere, at vores brugere synes, vi ikke er gode nok til at følge op på de sager, hvor vi desværre må give foreløbige afslag. Analyseret arbejdsgange Vi har på den baggrund analyseret vores arbejdsgange nærmere og må erkende, at vi ikke helt så systematisk som tidligere vender tilbage til og typisk giver fornyet afslag i - alle sager to gange om året. Dette kan skyldes, at der i de seneste år har været for hyppige og for lange vakancer i Byggesektionen. Det kan også skyldes, at området heldigvis i samme periode har fået større bevillinger end tidligere, hvilket har ført til, at fokus er skiftet fra at følge op på sager, der ikke kan gennemføres, til sager, der kan gennemføres. Dette er imidlertid blot mulige forklaringer ikke undskyldninger. Bedre begrundelser For at sikre, at vores brugere ikke er i tvivl om, hvorpå en sag beror, vil vi derfor fremover oplyse mere systematisk og detaljeret om, hvornår vi vil vende tilbage til en sag, og hvorpå den beror. Vi vil derfor bede vores rådgivere om en prognose for, hvornår høringssager kan forventes besvaret, så de berørte embeder kan få oplyst, hvornår sagen er erindret til. Derudover vil vi i forbindelse med foreløbige afslag på ansøgninger angive, hvornår vi forventer, at der er en chance for, at den bevillingsmæssige situation og/eller andre relevante forudsætninger kan have ændret sig, så sagen kan tages op til fornyet overvejelse. Dette vil typisk være primo henholdsvis medio hvert finansår. Det følger af afsnit i rapporten om brugerundersøgelsen, at besvarelsen i nogen grad ikke kan fortolkes som egentlig kritik. På den baggrund kan det vel siges, at så godt som alle Byggesektionens brugere mener, at vi yder en god telefonservice, at vi skriver forståeligt, at vi lytter til samarbejdspartnere, at vi træffer velbegrundede afgørelser og at vi foretager en effektiv sagsbehandling. Vi vil imidlertid ikke være tilfredse, før vores brugere i endnu højere grad, end tilfældet trods alt er, vurderer, at dette i høj eller tilmed i meget høj grad er tilfældet. Løbende forbedringer Vi vil derfor løbende drøfte, hvordan vi kan blive bedre til at yde telefonservice og skrive enkelt og klart, ligesom vi vil gøre mere ud af konkret at begrunde vores afgørelser. Derudover vil vi stramme op på vores sagsbehandling, så vi er sikre på, at navnlig embederne har været behørigt inddraget i de indledende faser af sagerne. Vi har vanskeligt ved at vurdere, præcis hvordan vore brugere forventer, at Byggesektionens sagsbehandling kan blive mere effektiv, så det vil vi løbende tage op i forbindelse med den daglige dialog med vores brugere. Endelig har vi noteret os, at styrelsens brugere generelt udtrykker tilfredshed med mødetilrettelæggelse mv., hvilket vi antager også gælder de møder, Byggesektionen er involveret i. Afslutningsvis vil vi gerne takke vores brugere for ulejligheden med at deltage i brugerundersøgelsen, hvis resultat, vi håber kan være med til at udvikle det samarbejde, som vi i Byggesektionen tillægger stor vægt. Samtidig håber vi naturligvis også, at Byggesektionens brugere løbende vil lade os vide, hvis vi ikke opfylder deres forventninger til service, kvalitet og effektivitet. 12

13 INTERVIEW Vi er et team Bo Kobber Petersen er daglig leder af Byggesektionen, men vil opfattes som medlem af en gruppe med en flad struktur, der i fællesskab løser sektionens mange forskellige opgaver. Ejendomsadministration, køb, salg, lejekontrakter, indgåelse, opsigelse, reguleringen af fast ejendom, vedligeholdelse af de ydre rammer, tag, vinduer, facader, egne bygninger, lejemål, indvendig vedligeholdelse, indkøb af inventar, kontormaskiner, kopimaskiner, telefax, lamper, borde, stole. Af informationsmedarbejder, Louise Seest, Domstolsstyrelsen. Foto: Lars Grunwald Chefkonsulent Bo Kobber Petersen Som daglig leder af Byggesektionen har chefkonsulent Bo Kobber Petersen mange jern i ilden, for sektionen beskæftiger sig med alt, hvad der findes af fysiske rammer for domstolenes virksomhed undtagen IT. Eller rettere: Vi behandler sager om vedligeholdelse af domstolenes bygninger mv., som i høj grad afhænger af, hvad de bevillingsmæssige forhold tillader. Langt hen ad vejen er det en koordinerende rolle i forhold til embederne, som har den daglige administration, siger Bo Kobber Petersen. Han understreger, at selvom han nu engang bærer den kasket, der betyder, at er der uenighed, så har han det sidste ord, så ser han sig selv som et medlem af en gruppe, som i fællesskab løser en stribe opgaver. Min fornemste rolle er i virkeligheden at være med til at sikre, at vi får mest muligt ud af mindst muligt. Være med til at motivere og sparre med kollegerne. Jeg har en filosofi om, at tingene skal løses mindst muligt hierarkisk. At der skal være en meget flad struktur. Det er der selvfølgelig også ulemper ved, men det er nu det, der passer bedst til mit temperament. Svære vilkår Bo Kobber Petersen håber også, at brugerne oplever, at Byggesektionen har en flad struktur, når de er i kontakt med sektionen. Men en af grundene til, at det alligevel ikke har fungeret helt, som jeg godt kunne tænke mig, er, at der har været en for stor personaleudskiftning igennem de tre et halvt år, jeg har haft med Byggesektionen at gøre. Da det er medarbejderne, der skal drive kontinuiteten, og da der har været lange perioder med vakancer og nærmest ingen overlapning, så har videndelingen haft svære vilkår. På nuværende tidspunkt er der dog håb om ro og kontinuitet for Byggesektionen og dens syv medarbejdere. Det er derfor også blevet et mål for sektionen at skabe et bedre overblik over domstolenes bygningsmæssige forhold. I dag registrerer sektionen 20 til 30 stamoplysninger for hver af de cirka 250 bygninger. Men der skal skabes et mere detaljeret billede, mener Bo Kobber Petersen. Det vil gøre vores muligheder for at prioritere og handle på embedernes henvendelser bedre, end de er i dag. En god arbejdsdag Selvom Bo Kobber Petersen har en fortid i blandt andet Direktoratet for udlændinge og på et advokatkontor i England, så føler han, at han med bygningsadministration har fundet sin rette faglige hylde. Det er en meget blandet landhandel, og der er omfattende snitflader til forskellige faggrupper, teknikere, kunstnere, økonomer, politikere og jurister - og det trives jeg med. Ikke mindst måden man kommunikerer med de forskellige faggrupper er en stadig udfordring. De bruger hver deres sprog. Desuden finder jeg en tilfredsstillelse i at arbejde med noget, der giver funktionelle og æstetiske forbedringer. Det gør resultatet af Bygge- sektionens arbejde håndgribeligt. Netop håndgribelige resultater kan være et plaster på en ellers stresset dag for Bo Kobber Petersen. En god arbejdsdag er en arbejdsdag, hvor vi finder nogle gode løsninger på spørgsmål eller problemer, som embederne har, siger han. Skræddersyede løsninger Da bygningsmassen er så varieret, som den er, og da de mennesker, som har med embederne at gøre er så forskellige, som de er, så skal der næsten hele tiden laves skræddersyede løsninger. Det er selvfølgelig en udfordring og en fascination i sig selv, men ind imellem kan det også blive lidt udmattende. Det er dog ikke de ansatte ved embederne, der medfører, at Bo Kobber Petersens opgaveløsning til tider bliver en anelse udmattende, understreger han. Det er mit indtryk, at vi har en konstruktiv og åben dialog med embederne. Jeg fornemmer en stor forståelse for den rolle, som styrelsen spiller på det bygningsmæssige område, og også en oprigtig interesse og engagement i de spørgsmål, som vi beskæftiger os med. Det hele knytter sig jo til målsætningerne for Danmarks Domstole. Vi skal administrere domstolenes bygningsmæssige rammer herunder publikums- og personaleforhold, arbejdsmiljø, venteforhold og handicapadgang på en måde, som er så ressourceeffektiv som mulig. Og det er vores indtryk, at det også er noget, som ligger embederne meget på sinde. 13

14 RETTEN I RØNNE En satsning i tid og fremtid Retten i Rønnes web-team beretter om erfaringerne med Af retten i Rønnes web-team. www Den 9. november 2001 oplyste Domstolsstyrelsen, at de enkelte embeders hjemmesider ville blive tilgængelige for brugerne den 17. december Ved retten i Rønne valgte vi fra starten at satse den nødvendige tid og energi til arbejdet med embedets hjemmeside. Satsningen skulle være udgiftsneutral. Vi ville bringe hjemmesiden i overensstemmelse med domstolenes målsætning om åbenhed og kvalitet. Vi søgte at bruge hjemmesiden til reel formidling af informationer om retten og dens arbejde. Det var et grundlæggende mål, at siden allerede fra dag 1 skulle fremstå som færdiggjort. Det var derfor særdeles vigtigt, at siden ikke på nogen områder fremstod ufuldstændig eller under konstruktion. Hjemmesiden skulle indeholde informationer, der umiddelbart var anvendelige for rettens brugere. Indledende overvejelser I begyndelsen brugte vi megen tid på at fastlægge klare rammer for hjemmesidens form og indhold. Arbejdet resulterede i et sæt skriftlige retningslinier for, hvad der skulle offentliggøres og hvordan. Der blev også fastlagt overordnede rammer for hjemmesidens struktur. Det var vigtigt for os at sikre, at hjemmesiden fremstod så overskuelig som muligt. Det blev derfor besluttet, at materialet på hjemmesiden skulle placeres så tæt på indgangssiden som muligt. Formålet var, at en bruger, der søger oplysninger på siden, hurtigst muligt og ved hjælp af færrest mulige museklik kan finde frem til resultatet. Desuden valgte vi, at det klart skulle fremgå, hvornår hjemmesiden senest var opdateret. Herved opnås, at f.eks. de professionelle brugere, herunder pressen, der regelmæssigt klikker sig ind på siden, hurtigt kan konstatere, hvilke ændringer, der er sket siden sidste besøg. Vi besluttede at offentliggøre udvalgte afgørelser. Kriteriet for udvælgelsen blev ikke fagligt juridisk bestemt, som ved Ugeskrift for retsvæsen, men baserede sig på, hvilke sager, der har haft offentlighedens interesse. Offentliggørelsen sker i anonymiseret form, men iøvrigt med færrest mulige redaktionelle ændringer. Der kræves således minimale ressourcer, og offentliggørelsen sker med mindst mulig risiko for fejl eller misforståelser. Ulempen er, at afgørelserne kan være formuleret i et sprog, der ikke er let læseligt for brugerne. Vi valgte tillige at offentliggøre retslister i overensstemmelse med Domstolsstyrelsens cirkulæreskrivelse af 3. december 2001, der tager udgangspunkt i persondatalovens bestemmelser. Lanceringen af hjemmesiden Efter hjemmesiden var bragt i overensstemmelse med vore mål, stod det klart, at det var nødvendigt at gøre offentligheden opmærksom på sidens eksistens. En fuldt anvendelig hjemmeside med en masse nyttige informationer gør ikke megen gavn, hvis brugerne ikke ved, at den findes. Ved lanceringen udsendte vi derfor en pressemeddelse, hvori vi gjorde opmærksom på hjemmesidens åbning, navn og indhold. Når vi efterfølgende har offentliggjort nyt materiale, som vi har anset for at have en særlig informationssværdi, har vi kontaktet pressen herom, ligesom vi har givet meddelelser til en lokal nyhedsportal på nettet. I forbindelse med den løbende kontakt med nyhedsmedierne har vi så vidt muligt forsøgt at formå disse til at anvende og henvise til vores web-adresse. Dette er lykkedes i et sådant omfang, at udsendelse af retslisterne pr. post er afskaffet uden problemer. Vi har dog i lanceringen manglet mulighed for, at bruge embedets endelige domænenavn. De løbende arbejdsopgaver Materialet, der tilgængeliggøres på hjemmesiden, kan opdeles i tre kategorier: 1) Materiale der, når først det er lagt ind på hjemmesiden, kræver et minimum af vedligeholdelse. Under denne kategori falder bl.a. praktiske oplysninger om embedet, oplysninger om embedets opgaver og historiske oplysninger. 2) Materiale der kræver jævnlig vedligeholdelse, f.eks. offentliggørelse af udvalgte domme, nyheder fra embedet eller offentliggørelse af embedets sagsstatistik. 3) Materiale der kræver regelmæssig (daglig/ugentlig) vedligeholdelse, f.eks. offentliggørelse af embedets retslister. De 10 mest besøgte sider på fra den til Navn Antal visninger Retten i Rønne 1105 Retslister 590 Afgørelser 231 Opdateringer 199 Praktiske oplysninger 199 Nyheder 166 Statistik 156 Rettens opgaver Besøg i alt

15 HJEMMESIDER Det er indlysende, at offentligørelse af materiale tilhørende den første kategori, ikke på længere sigt medfører en nævneværdig forøgelse af arbejdsbyrden. Derimod vil offentliggørelse af kategori 2-materiale og i særdeleshed materiale tilhørende kategori 3 kunne medføre en øget arbejdsbyrde. Det enkelte embede bør derfor tidligt i processen overveje, hvor mange ressourcer embedet i fremtiden vil anvende på vedligeholdelse af hjemmesiden. Det er vigtigt, at vi også på dette område lever op til domstolenes målsætning om kvalitet. Det vil være overordentlig beklageligt og til dels ødelæggende for domstolenes nye ITstrategi, hvis der oprettes en lang række ambitiøse hjemmesider, som der reelt ikke kan afsættes ressourcer til at vedligeholde. En jævnlig opdatering vil til gengæld være med til at mindske afstanden til brugerne og klart øge domstolenes åbenhed. Feed-back Med henblik på videre udvikling af hjemmesiden har vi i høj grad anvendt statistikfunktionen, der er en del af hjemmesideværktøjet. Dette har givet os overblik over, i hvilket omfang vores hjemmeside bliver besøgt, og hvilke dele af materialet, der i særlig grad har brugernes interesse. Derudover har vi opfordret de lokale medier til at give feed-back. Til brug for en nødvendig feed-back fra brugerne, havde det været hensigtsmæssigt, om embedet havde haft en adresse, der gav mulighed for kontakt til embedets webredaktør. En fremtidig positiv udvikling af embedernes hjemmesider vil nemlig bedre kunne ske ved at skabe en mulighed for let og ubesværet elektronisk kontakt til brugerne. Master i konfliktmægling www Den 17. december 2001 gik Dommerudnævnelsesrådets hjemmeside i luften. Alle interesserede har nu mulighed for her at læse om rådets opgaver og sammensætning, ledige dommerstillinger, årsberetninger og pressemeddelelser m.v. Det har hidtil været praksis, at der kl dagen efter det møde, da Dommerudnævnelsesrådet afgav indstillinger om besættelse af ledige dommerstillinger, udgik en pressemeddelelse om rådets indstillinger. Ansøgere kunne ligeledes ringe til Domstolsstyrelsen der varetager sekretariatsfunktionen for rådet for at få mægling, som også kaldes mediation eller mægling. De studerende optages efter ansøgning og interview, og der er ansøgningsfrist den 15. maj Læs mere på Red. Københavns Universitet har etableret en ny uddannelse for konfliktmæglere. Uddannelsen er bygget op som et deltidsstudium over to år, som fører til en mastergrad. Formålet med uddannelsen er at give deltagerne et solidt teoretisk og praktisk fundament i konfliktbekræftet eller afkræftet om de var blevet indstillet til stillingen. Pressemeddelelserne vil stadig blive udsendt over Ritzaus Bureau og til embederne, og man er som tidligere velkommen til at ringe til Domstolsstyrelsen. Nu foreligger der dog den yderligere mulighed, at man kan se pressemeddelelserne på Dommerudnævnelsesrådets hjemmeside. Skulle man have glemt adressen til Dommerudnævnelsesrådets hjemmeside, findes der på domstolenes hjemmeside et link til denne adresse. 15

16 ISSN ISBN DANMARKS DOMSTOLE Tidsskrift for ca ansatte ved domstolene, i Procesbevillingsnævnet og Domstolsstyrelsen samt interesserede brugere. Udgivet af: Domstolsstyrelsen Store Kongensgade København K Telefon Telefax Ansvarlig iflg. medieansvarsloven: Direktør Bent Carlsen Redaktion: Louise Seest Grafisk tilrettelæggelse: Jette Koefoed Grafisk produktion: Anton M. Jensen Oplag: 3300