Opgavefelt: 1. Administrative støttefunktioner

Transkript

1 Opgavefelt: 1. Administrative støttefunktioner Administrative støttefunktioner er de funktioner, som understøtter den primære drift og myndighedsudøvelse i kommunen. Personaleadministration: - Gennemgang af fleksskema og køresedler. - Indberetning af ferie og sygefravær. - Nyansættelser, herunder udarbejdelse af stillingsopslag, indkaldelse og afholdelse af samtaler og efterfølgende opfølgning. - Personaleændringer, herunder udfyldelse af skemaer ved ansættelser, afskedigelser, ændring af arbejdstider, mv. - Varetagelse af opgaver omkring afdelingens seniorjobber-, fleksjobber og træningspersoner. - Feriefonden. Økonomistyring: - Fordeling, kontrol, kontering og betaling af regninger. - Udarbejdelse af budgetter. - Regnskabsopfølgning og statusafstemninger. - Løbende budgetkontroller og opfølgninger. - Udbud. - Bodsafregninger vedr. rengøring. - Økonomiopfølgning på rengøringsændringer. - Administration af indgåede lejekontrakter vedr. lokaler til Vejen Kommunes administration m.f. - Indkøb af kontorholdsartikler m.m. og kontering af fakturaerne. - Kontering af fakturaer vedr. ejede og lejede administrationsbygninger/administrationslokaler. It-opgaver: - Support af Bygningsservice & Beredskab på superbrugerniveau for Acadre. - Bistand ved implementering. - Deltagelse i digitaliseringsgruppen. - Bestilling, registrering og udlevering af IT og mobiltelefoner. - Vedligeholdelsesprogram til bygningsdata. - Vedligeholdelse af plotter og scanner. 1

2 Møder og koordineringsopgaver: - Ledelses- og koordineringsopgaver - Udarbejdelses af dagsordner og referater vedr. afdelingens forskellige driftsmøder - Deltagelse i tværgående arbejdsgrupper - Deltagelse i afdelingens forskellige driftsmøder. Tilsyn med private leverandører i forhold til udbudte rengørings- og vinduespoleringsopgaver: - Tilsyn på enheder i samarbejde med institutionens rengøringsansvarlige. - Egenkontrol sammen med den private leverandør på visse enheder. - Rapportskrivning efter tilsyn. - Kontakt til enhedernes kontaktpersoner. - Klagebehandling ved mangelfuld/ingen rengøring. - Ændringer af kontrakter, tegninger og lokalefortegnelser (udvidelse, ombygning og nybygninger). - Møder med leverandører og eksternt tilsynsfirma. - Opretningskontroller efter tilsyn foretaget af eksternt tilsynsfirma. - Journalisering af dokumenter, mails og aftaler. - Daglig kontakt til leverandører omkring opfølgning af rengøringen. Diverse: - Journalisering, udarbejdelse af retningslinjer for afdelingens journaliserings- og arkiveringsopgaver. - Udvikling og vedligeholdelse af intranettet og hjemmesiden. - Håndtering af daglig post fra Acadre, mail og papirpost. - Telefonbetjening - herunder råd og vejledning samt omstilling til rette kolleger. - Administration af garantier for byggeprojekter. - Kontrakt med Post Danmark. - Ad hoc opgaver herunder interne udviklingsopgaver. - Deltagelse i arbejds- og sikkerhedsmøder samt kurser og workshop. - Medvirke i diverse udbud. Anvendte årsværk 3,18 Lønudgifter

3 Opgavefelt: Post, telefon og rådhusbetjente Intern servicering og sikring af rådhusets værdier og funktioner. Post: (Skal opgave) - Modtagelse, afhentning, sortering, forsendelse, og fordeling af post med postkørsel til kommunens områdekontorer m.m. Rådhusbetjente/teknisk servicefunktion: (Skal opgave) - Sikkerhed m.v. i forbindelse med besøgende og medarbejdere ikke bygninger. Tilkaldelse af og varetagelse af kontakten til politi, brandvæsen eller ambulance. - Varetagelse af sikkerheden og serviceringen i forbindelse med byrådsmøder. - Tekniske serviceopgaver i forhold til Vejen Kommunes administrative bygninger. - Intern servicering herunder fx flytning af møbler, indretning, bordopstillinger m.m. - Kontaktperson til private leverandører af rengøring og vinduespoleringsopgaver vedr. de administrative bygninger. - Varetagelse af dialogen og kontakten med eksterne leverandører med relation til teknisk servicefunktionen. Anvendte årsværk 3,5 Lønudgifter Opgavefelt: Kantine Kantinedrift og mødeforplejning af medarbejdere og gæster. Kantinedrift: (Kan opgave) - Menuplanlægning. - Planlægning af og bestilling af varer til kantinefunktionen. - Madlavning, servering og anden kantineservice i mødelokaler og personalekantine. - Opvask og rengøring i kantinekøkkenet. - Oplæring/supervisering af fleksjobbere og seniorjobbere der tilknyttes kantinefunktionen. - Varetagelse af kontakten i forbindelse med bestillinger af forplejning til møder. - Løbende sikre og gennemføre indkøb af de nødvendige varer og hjælpemidler til brug for funktionen. - Varetagelse af dialogen og kontakten med eksterne leverandører. - Kontrol, kontering og betaling af fakturaer - Kontering af salg til afdelinger og institutioner 3

4 I kantinenormeringen indgår 1 seniorjobstilling på 37 timer. Anvendte årsværk 5,97 Lønudgifter Opgavefelt: Ejendomsvedligehold Central administration m.v. af de af kommunen ejede ejendomme. Tilsyn: (Skal opgave) - Tilsyn med kommunens skoler, institutioner, administrations og driftsejendomme. - Besvare henvendelser fra institutioner. - Jævnlige tilsyn med bygninger og ejendomme der midlertidigt ikke anvendes fx offentlige toiletter og Jels Søbad. Planlagt vedligeholdelse: (Skal opgave) - Foretage det årlige bygningssyn på alle kommunens ejendomme. - Udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner. - Kalkulere og disponere opgaverne. - Administrative opgaver i forbindelse med tilbud/udbud på vedligeholdelsesopgaver. - Igangsætte vedligeholdelsesopgaver og sikre opfølgning på opgaverne. - Økonomisk opfølgning af igangsatte opgaver, herunder fakturakontrol. Ekstraordinær bygningsvedligeholdelse: (Skal opgave) - Beskrive og dimensionere opgaver - Udarbejdelse af budgetoverslag til investeringsoversigt. - Administrative opgaver i forbindelse med tilbud/udbud på vedligeholdelsesopgaver - Varetagelse af bygherrerådgivning og dialog med ekstern rådgiver i forbindelse med opførelse og renovering af kommunale bygninger. Bygherrerådgivning ved anlægsarbejder: (Skal opgave) - Udarbejdelse af budgetoverslag samt indhentelse af rådgivnings-/ og entreprisetilbud i forbindelse med kommunale bygge- og renoveringsopgaver, herunder annoncering, prækvalifikation og udvælgelse. 4

5 - Varetagelse af bygherrerådgivning i dialog med ekstern rådgiver ved nybyggeri, til-/ og ombygning af kommunale bygninger. - Planlægning af og deltagelse i styre- og arbejdsgruppemøder, herunder udarbejdelse af dagsorden og referat fra møderne. - Udarbejdelse af byggeprogrammer, projektbeskrivelser, idéskitser, tidsplaner og procesplaner. - Tilsyn med, at rådgiverne udfører arbejdet i forhold til honoraraftalen. - Tilsyn med byggeprojekter. - Deltagelse i byggemøder, kontering af fakturaer og kontrol af byggeregnskaber, så budgettet overholdes. - Udførelse af diverse projekter i andre afdelinger samt udarbejdelse af projektmateriale og tilsyn med projekterne. - Vedligeholdelse af de kommunale haller (primært klimaskærme og tekniske installationer). Diverse: (Skal opgave) - Løsning af diverse opgaver for organisationen. - Gennemgang og opfølgning på tidligere brugte byggematerialer, som lovgivningsmæssigt kræver en undersøgelse. (asbest, PCB, murbindere og lignende). - Deltage ved byggemøder. - Konsulentvirksomhed i forbindelse med spørgsmål, råd og vejledning overfor ejendommens daglige brugere. - Medvirke ved arbejdsgruppemøder. - Økonomisk opfølgning af igangsatte projekter. - Sammen med indkøbsafdelingen: Beskrive og udbyde regelmæssige serviceopgaver og efterfølgende sikre overholdelse af de indgåede aftaler. - Mangelgennemgang og afleveringsforretning på projekter og 5 års gennemgang. - Syn og Skøn sager. - Teknisk support på kommunale ejendomme. - Administration og kontakt til lokalråd i forbindelse med drift og vedligehold af de tidligere skolebygninger. I år 2014 er der udbetalt overarbejde for 294 timer til bygherrerådgivning, svarende til 0,15 stilling. Anvendte årsværk 3,77 Lønudgifter

6 Opgavefelt: Ejendoms- og arealudlejning Administrative opgaver i forbindelse med udlejning af kommunale arealer og udlejningsejendomme, bl.a. i forbindelse med overtagelse af ejendomme i forbindelse med gennemførelse af byfornyelse. - Administration af udlejningsejendomme: (Kan opgave) - Administration af til- og fraflytning. - Syn af lejemål. - Opkrævning af husleje. - Udarbejdelse af interne forbrugsregnskaber. - Kontakt med boligforeninger der administrerer kommunens lejligheder. Anvendte årsværk 0,05 Lønudgifter Opgavefelt: Salg af ejendomme Sikre udviklingen og tilpasningen af kommunen gennem køb og salg af kommunale ejendomme, kommunale udstykninger m.v. Køb og salg af bygninger: (Skal opgave) - Udarbejdelse af salgsvurdering på kommunale ejendomme, der skal sælges. - Udarbejdelse af sagsfremstilling til Økonomiudvalget og Byrådet. Køb og salg af bygningerne foregår i et samarbejde med Udvikling & Erhverv, som foretager det efterfølgende salg af kommunale ejendomme. Anvendte årsværk 0,06 Lønudgifter

7 Opgavefelt: Forsikringer og risikostyring Forsikringstegning og administration med henblik på at begrænse kommunens risiko for tab af værdier i forbindelse med tyveri, hærværk m.v. Policearbejde: (Skal opgave) - Udbud, tegning og administration af forsikringer for kommunen. - Sikre løbende vurdering og justering af forsikringsordningerne i forhold til dækningsgrad, risiko og selvrisiko. - Administration af policer/præmier reguleringer, fornyelser, kontrol, konteringer og betalinger herunder tilgang/afgang af biler, bygninger og entrepriser. - Rejseforsikring til rejsende i kommunalt regi. - Journalisering af korrespondance vedr. policesager. Skadesbehandling: (Skal opgave) - Sikre skadesanmeldelser og sagsbehandling af disse inkl. regressager. - Telefonisk rådgivning. - Gennemgang af afgørelser om arbejdsskader. - Hjemtagelse af erstatninger kontrol, kontering og betaling af fakturaer eller erstatninger til skadelidte. - Samarbejde med forsikringsrådgiver omkring belysning af skader. - Journalisering af korrespondance i skadessagerne. Risikostyring: ( Skal opgave) - Systematisering af kommunens indsats med henblik på minimering af ulykkes-, hærværks- og tyveririsici i forbindelse med den kommunale opgavevaretagelse. - Løbende information om initiativer, der styrker sikkerheden. - Øge den samlede viden om og støtte aktiviteter, som medvirker til at begrænse risikoen for tyveri, indbrud, hærværk, ulykker m.m. fra kommunale bygninger eller i forbindelse med udførelsen af kommunale opgaver. - Udarbejde beskrivelser af risikoopgaver på kommunale ejendomme. - Udbyde opgaver i forbindelse med risikostyring (automatisk brandalarmeringsanlæg, videoovervågning, tyverialarm og anden sikring af ejendomme og inventar). - Data og vurderinger omkring forebyggelse af arbejdsskader. - Sagsbehandling af ansøgninger og bevillinger til/fra risikostyringspuljen. 7

8 - Udarbejdelse af statistikker og årsrapport for risikostyring og forsikring. - Iværksætte initiativer i overensstemmelse med risikostyringspolitikken samt handlingsplanen. - Rådgivning om risikostyring. Anvendte årsværk 1,26 Lønudgifter Opgavefelt: Sagsfremstilling og udvalgsbetjening, mv. Skabe forudsætninger for varetagelse af den kommunalpolitiske og demokratiske funktion. Udvalgsbetjening: (Skal opgave) - Varetagelse af administrative opgaver og konsulentopgaver i forbindelse med betjeningen af de politiske udvalg. - Besvarelse og undersøgelse af henvendelser omkring diverse spørgsmål omkring bygninger og lignende. - Koordinering af udvalgssager i forhold til Intern Service. - Udarbejdelse af breve og svar til institutioner, borgere, virksomheder m.v. efter politisk behandling af sager. Fremstilling af dagsordenspunkter: (Skal opgave) - Fremstilling af dagsordenspunkter m.v. til byrådet, de politiske udvalg og samarbejdsudvalg. - Oprettelse og kvalitetssikring af sager, sagsstyring, indhentelse af oplysninger om f.eks. økonomiske konsekvenser, finansiering, bæredygtighed m.v. Opgaven handler udelukkende om opgaver, der direkte relaterer sig til produktion af dagsordenspunkter, og adskiller sig således fra den almindelige sagsbehandling. Mødedeltagelse: (Skal opgave) - Deltagelse i politiske møder, temamøder, dialogmøder og samarbejdsudvalg med henblik på at præsentere politiske sager og referere beslutninger. Anvendte årsværk 0,69 Lønudgifter

9 Opgavefelt: Mellemkommunalt og internationalt samarbejde Vedligeholde og udvikle det mellemkommunale og internationale samarbejde. Mellemkommunalt samarbejde: (Kan opgave) - Deltagelse i ELENA ved energiområdet. - Deltagelse i erfa-grupper omkring Energi. - Medvirke i erfa-grupper med kommuner i trekantområdet. - Deltagelse i erfa-møder vedr. risikostyring og forsikring. Anvendte årsværk 0,27 Lønudgifter Opgavefelt: Støttet byggeri Sikre, at den statslige og kommunale støtte til opførelse af almene boliger anvendes i overensstemmelse med den gældende lovgivning. Tilsyn: (Skal opgave) - Varetage sagsbehandling i forbindelse med tilsyn med støttet byggeri og almene boligforeninger. Det handler bl.a. om kontrol af budgetter og regnskaber, tilrettelægge bygningssyn og indgå i dialog med beboere, boligafdelinger m.m. - Medvirke ved Byggeskadefondens 5 års gennemgang. Anvendte årsværk 0,03 Lønudgifter

10 Opgavefelt: Parker, grønne områder, idrætsanlæg/idrætshaller og kirkegårde Sikre etablering og vedligeholdelse af grønne og rekreative områder til gavn for borgernes trivsel og andre, der besøger områderne. Tilvejebringelse og vedligeholdelse af idrætsanlæg/idrætshaller, som giver borgerne mulighed for fysisk aktivitet i fritiden. Planlægning: (Skal opgave) - Planlæggelse, etablering og vedligeholdelse af idrætsanlæg/idrætshaller i overensstemmelse med de politiske prioriteringer og i samarbejde med foreninger. - Varetagelse af dialog, rådgivning og vejledning af lokalrådene ved brug af kommunale ejendomme. - Forhandlinger med lokalrådene om brug af kommunale ejendomme. Rådgivning: (Skal opgave) - Rådgivning og vejledning af foreninger om brug af og vedligeholdelse af idrætsanlæg og ejendomme. Vedligeholdelse: (Skal opgave) - Overordnet styring af vedligeholdelse af idrætshaller og ejendomme til foreningslokaler. - Overordnet drift og vedligeholdelse af ejendomme til foreningslokaler. - Varetagelse af dialogen med Lokalrådene og foreninger om behov for bygninger og idrætsanlæg/idrætshaller samt administration i forbindelse med udlån/udlejning til lokalrådene og foreningerne. Sikkerhed: (Skal opgave) - Gennemførelse af tilsyn med idrætshaller. Anvendte årsværk 0,16 Lønudgifter

11 Opgavefelt: Miljø, vandløb, mv.(energistrategi) Sikre kommunens vandforsyning, overholde de lovgivningsmæssige rammer på området. Vejlede borgere og erhvervsliv om miljøforhold i kommunen og administrationen i forbindelse med skadedyrsbekæmpelse. Energiovervågning og rådgivning: (Skal opgave) - Udarbejdelse og ajourføring af kommunens energistrategi. - Sikre implementering af kommunens energisparepolitik. - Varetagelse af energirådgivning inden for egne kommunale virksomheder, udarbejdelse af oversigter over energiforbrug m.v. - Udfærdige og ajourføre institutionernes energibudgetter. - Beskrive og igangsætte energibesparende projekter. - Opfølgning på projekterne. - Føre tilsyn med energiniveauet og sikre unødigt energispild. - Support/uddannelse af tekniske service personale. Anvendte årsværk 1,35 Lønudgifter