Indhold 1. Formål

Transkript

1 Regulativ for Indstillingsudvalget Regulativ nr. 6 af den 19. oktober 2010 Vedtaget i sin nuværende form på det ordinære repræsentantskabsmøde d. 2. juni 2015 Indhold 1. Formål Generelt om Indstillingsudvalget Sammensætning Valgbarhed Valg Ansvar Løn Udgiftsdisponering Opsigelse af stilling Krav til ansøgere og beboere Indstillingskrav Indstillingskriterier Indstillingsudvalgets arbejdsopgaver Studiekontrol Opsigelser ved studiekontrol Procedure ved opsigelse Almindelige opsigelser Intern flytning Principielle retningslinjer Procedure Principielle retningslinjer for værelsesfordeling ved intern flytning

2 1. Formål Indstillingsudvalget (IU) har primært to formål. Dels skal IU søge at sikre målsætningen mht. beboersammensætning, gennem kontakt med CIU, dels skal IU foretage de mere konkrete arbejdsopgaver omkring indstilling, opsigelse og fremleje. 1.1 Indstillingsudvalget retter sig alene efter regulativerne og kan ikke fravige disse, medmindre det i et konkret tilfælde ville medføre et åbenlyst urimeligt resultat i direkte modstrid med IUs formålserklæring. 2. Generelt om Indstillingsudvalget 2.1 Sammensætning IU består af to ligeværdige medlemmer fra om muligt forskellige læreanstalter. Medlemmerne af IU må ikke være fra samme køkken. Medlemmer af Formandskabet kan ikke beklæde poster i IU. 2.2 Valgbarhed Enhver fastboende kollegianer er valgbar. 2.3 Valg IU vælges af Repræsentantskabet en gang årligt på valgrepræsentantskabsmødet. Eventuelle opsagte stillinger opslås ledige til først kommende repræsentantskabsmøde. 2.4 Ansvar Et IU-medlem arbejder under tavshedspligt mht. de enkelte ansøgeres personlige data. Dette betyder dels alene personer, der er berettigede til at gennemse dokumenterne, har adgang til disse, og dels at IU afholder lukkede møder. Berettige personer er medlemmer af IU samt Formandskabet. I relation til opfyldelsen af formålet gælder, at IU er ansvarlig overfor Repræsentantskabet. I tilfælde af et vedtaget mistillidsvotum til ét eller flere IU-medlemmer, mister de pågældende øjeblikkeligt deres beslutningskompetence, men er forpligtede til at hjælpe et evt. midlertidigt IU med løsningen af igangværende sager. Et siddende IU kan vælge at opfatte sig som en kollektiv enhed. 2.5 Løn IU aflønnes som huslejetilskud forudbetalt med ¼ husleje per medlem, arbejdstid svarer til tre-fire timer ugentligt per medlem. 2.6 Udgiftsdisponering Generelt har IU ingen udgiftskompetence. Manglende indhentning af godkendelse hos Formandskabet af evt. indkøb indebærer derfor dels manglende mulighed for a conto udbetaling, og dels en økonomisk risiko for IU. 2.7 Opsigelse af stilling Opsigelsesvarslet er mindst 30 dage til den 1. i en måned. Fratrædelse kan dog ikke ske i juli og august. Ved fravær fra kollegiet i mere end to sammenhængende måneder i perioden september - maj, begge måneder inklusive, skal stillingen opsiges. 3. Krav til ansøgere og beboere 3.1 Indstillingskrav Der bliver til enhver tid indstillet til værelser efter gældende regler hos CIU, som blandt andet indeholder følgende: 1. Du skal være mellem 18 og 35 år 2

3 2. Du skal kunne dokumenterer du er under uddannelse 3. Der tilbydes ikke boliger til folk på betalingsuddannelser Ved eventuelle uoverensstemmelser gælder indstillingsreglerne på 4. Indstillingskriterier Indstilling foretages af CIU ud fra pointsystem og kriterier pålagt af Københavns Kommune per 1. januar Kriterier og pointsystem kan ses bagerst i regulativet under bilag 1. IU kan anmode om køn til det indstillede værelse på vegne af kollegiet. Kønsfordelingen på de enkelte gange tilstræbes 50-50, men der tillades udsving. 5. Indstillingsudvalgets arbejdsopgaver 5.1 IU modtager værelsesopsigelser og bekræfter disse skriftligt. I bekræftelsen skal der oplyses om konsekvenserne af manglende opfyldelse af nøgleafleveringsfristen. 5.2 IU modtager og godkender fremlejekontrakter. 5.3 Inden d. 1. i en måned afleveres en liste over de, der fraflytter ca. en måned senere til OMKnet samt KAB. Formandskabet og Inspektøren kan få listen tilsendt efter ønske. 5.4 Primo måneden føres nyindflyttere, fremlejere og interne flytninger ind i beboerlisten den samlede liste sendes til OMKnet der uploader den til net.omk.dk. 5.5 IU gennemfører studiekontrol jvf. pkt IU fører i samarbejde med FMS en liste over personer, der af Repræsentantskabet er erklæret uønskede. CIU holdes også opdateret med denne liste, hvis en sådan findes. 5.7 IU har fast træffetid en gang om ugen, hvor det er muligt at træffe et medlem fra udvalget på IU s kontor. Den faste træffetid strækker sig fra 20-21, og ligger på en af ugens første fire dage. IU skal sørge for at informere om dets træffetid, samt orientere repræsentantskabet om eventuelle ændringer. Det forventes at IU svarer på mail i åbningstiden og en dag, sidst i ugen. 6. Studiekontrol For at sikre at beboeren stadig er berettiget til værelse, og at kravene til beboersammensætningen er opfyldt, gennemfører IU studiekontrol to gange årligt (1/5 og 1/11). For at være berettiget til et værelse, skal beboeren være studieaktiv. For at kunne blive regnet som studieaktiv, skal beboeren som minimum have bestået én eksamen inden for de sidste 12 måneder. 6.1 Studiekontrolmeddelelser udsendes til samtlige beboere (fremlejere og fraflyttere undtaget) minimum en måned før afleveringsfristen. Har IU ikke modtaget karakterudskriften eller lign. maskinel dokumentation eller dokumentation for orlov inden fristens udløb opsiges beboeren med 3 måneders varsel. 3

4 6.2 Ved for sent afleverede studieaktivitetssedler uddeles afgifter på 50 kr pr påbegyndt uge der afleveres for sent i op til 4 uger. 6.3 Opsigelser ved studiekontrol Lejere skal opsiges med 3 måneders varsel når: a. lejeren har fuldført sin uddannelse b. lejeren er ophørt med eller har afbrudt sin uddannelse c. lejeren ikke har afsluttet sin uddannelse senest 1 år efter udløbet af den for uddannelsen normerede studietid, såfremt indflytningen er sket straks ved studiets begyndelse, ellers 1 år efter det ved indflytningen påregnede afslutningstidspunkt. Under særlige omstændigheder kan der gives dispensation til 2 år udover normeret studietid, eksempelvis ved specialeskrivning. d. lejeren ikke i øvrigt opfylder de forudsætninger, hvor under boligen er udlejet, herunder at lejeren ikke er studieaktiv. Lejeren skal på eget initiativ give meddelelse, hvis de ovenfor anførte opsigelsesgrunde er til stede. I enhver for kollegianeren negativ afgørelse skal der oplyses om muligheden for at anke afgørelsen til Bestyrelsen. IU ajourfører listen over opsagte beboere. 7. Procedure ved opsigelse 7.1 Almindelige opsigelser En kollegianer kan kun opsige sit værelse med virkning fra den første i en måned kl præcis. Opsigelse indgives skriftligt til IU senest 6 uger før fraflytning. Opsigelsen afleveres i IU's postboks. IU bekræfter opsigelsen jfr. pkt Intern flytning 8.1 Principielle retningslinjer Ved en intern flytning forstås, at en allerede indflyttet kollegianer ønsker at flytte enten indenfor gangen eller til et andet køkken. Der anvendes følgende prioritetsrækkefølge ved ønsker om intern flytning fra: 1) Værelserne 108, 109, 110 efter anciennitet 2) Værelserne 7 3) Værelserne 17 4) Værelserne 18 5) Beboere fra 1. etage til øvrige etager 6) Værelserne 16 7) Værelserne 8 og 19 (på 1. vest dog 112) 8) Øvrige værelser efter anciennitet Som supplement til prioritetsrækkefølgen indgår en helhedsvurdering baseret på beboerens ansøgning samt ønsket om inhomogenitet på den pågældende gang jvf. formålsparagraffen. Herudover skal der i særlig grad tages hensyn til ønsker om intern flytning på egen gang. Intern flytning kan ikke ske fra/til et værelse efter opsigelse af værelset. Intern flytning til det opsagte værelse kan igen ske, når værelset i henhold til opsigelsen er ledigt. 4

5 8.2 Procedure Ansøgning om intern flytning skal ske til et IU-medlem i kontortiden eller skriftligt. En intern flytning betragtes alene som godkendt, såfremt der foreligger skriftlig bekræftelse underskrevet af et IU-medlem. Tildelingen af det ønskede værelse sker når det er muligt. 8.3 Principielle retningslinjer for værelsesfordeling ved intern flytning Værelsesfordelingen foretages på basis af de indgivne ønsker om intern flytning samt nyindflytterens identitet. Ved værelsesfordelingen er værelsesønsker i forbindelse med intern flytning prioriteret højere end ønsker fra nyindflyttere. Homogenitet mellem gangene sker ud fra følgende prioritetsrækkefølge: 1) En fremlejers ønske om at blive på samme køkken efter at være blevet fast beboer, samt nye kollegianeres ønske om at bo lavt. 2) Køn 3) Studieretning 4) Alder 5) Individuelle ønsker om værelsesfordeling 5