Holbæk Kommune. Digitaliseringsstrategi Version 1.0

Transkript

1 Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi Version 1.0

2 Indhold 1. Baggrund og resume Forretningsmæssige målsætninger Vision, pejlemærker, principper og målsætninger Vision Pejlemærker Effektivitet Kompetence Kvalitet Ledelse og Styring Programmer Afsluttende bemærkninger Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi

3 1. Baggrund og resume Nærværende Digitaliseringsstrategi er udarbejdet med udgangspunkt i en statusafdækning samt to workshops afholdt i perioden september-november Forløbet har involveret alle direktører, chefgruppen og samt udvalgte nøglepersoner i Holbæk Kommune. Der har været tale om en strategiproces med det primære formål, at beskrive den overordnede vision, pejlemærker, målsætninger og principper for digitalisering i Holbæk Kommune. Desuden er der udarbejdet et udkast til handlingsplan indeholdende 6 programmer med initiativer, der skal understøtte udmøntningen af strategien. Der er anvendt følgende strategimodel til at beskrive retning og ambitionsniveau for digitaliseringen: Modellen har været udgangspunkt for såvel strategiprocessen som for dette strategidokument. Desuden har modellen sikret løbende fokus på sammenhæng mellem på den ene side Holbæk Kommunes Digitaliseringsstrategi, og på den anden side de forretningsmæssige visioner og strategier i kommunen hhv. de tværoffentlige strategier og rammer for digitalisering. Digitaliseringsstrategien dækker den overordnede digitalisering i Holbæk Kommune og består af fem dele: Vision rummer den overordnede retning og ambitionsniveau for it og digitaliseringen. Visionen beskrives nærmere i afsnit 3.1. Pejlemærker uddyber og konkretiserer visionen, og kan opfattes som delvisioner for strategiarbejdet. Pejlemærkerne beskrives nærmere i afsnit 3.2. Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi

4 Målsætninger udstikker konkrete mål for realisering af strategien i forhold til hvert af pejlemærkerne. Målsætningerne beskrives i afsnit 3.2. Principper udtrykker de konkrete retningslinjer i forhold til digitaliseringen med henblik på at sikre en ramme for udviklingen i retning af vision og pejlemærker. Principperne beskrives ligeledes i afsnit 3.2. Handlingsplan indeholder de initiativer og projekter, der er kommet frem under strategiforløbet. Da implementeringen af strategien vil udmøntes gennem mange initiativer og projekter, grupperes disse i 6 programmer. Den struktur, der er anvendt, følger Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi. Overblikket over programmerne kan ses i afsnit 4. Udkast til programmernes indhold findes i bilag 1. Visionen og pejlemærkerne er langsigtede. Der arbejdes mod år 2015 som en konkret tidshorisont det vil sige 4 år frem. Dermed følger digitaliseringsstrategien planen for den Fælles kommunale digitaliseringsstrategi. Visionen og pejlemærkerne er imidlertid ikke tidsfastsatte, og kan opfattes som overordnede målsætninger for digitaliseringsindsatsen. I 2015 forventes en meget høj grad af opfyldelse vel vidende at visionen og pejlemærkerne over tid også vil flytte sig. Mission, vision og pejlemærker revideres senest i En samlet oversigt over vision, pejlemærker og principper er vist herunder. Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi

5 2. Forretningsmæssige målsætninger Det primære formål med digitalisering i Holbæk Kommune er, at effektivisere kommunens opgaveløsning og naturligt understøtte såvel kommunens overordnede vision som den vedtagne effektiviseringsstrategi. I forhold til sidstnævnte er der i nærværende særligt fokuseret på effektiviseringsmetoden Digitalisering og anvendelse af ny teknologi. Holbæk Kommune ønsker således at have fokus på implementering af nye digitale løsninger og automatisering på fagområderne, ex en øget anvendelse af velfærdteknologi på ældreområdet. Der ønskes ligeledes fokus på en bred og dybdegående implementering af tværgående løsninger som ex Digital Post. Der er endvidere opmærksomhed omkring, at det er ledere, medarbejdere, borgere og virksomheder, der skal være med til at sikre at gevinsterne hjemtages, hvorfor der også fremadrettet arbejdes med digital ledelse, digitale ambassadører og kanalstrategi. Ovenstående er i god overensstemmelse med Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi. Holbæk Kommunes digitaliseringsstrategi er også i det følgende udformet således, at den understøtter og supplerer denne. 3. Vision, pejlemærker, principper og målsætninger I dette afsnit uddybes vision, pejlemærker, målsætninger og principper. 3.1 Vision Vores overordnede mål med digitalisering er, at: For os betyder det, at digitalisering ikke er et mål i sig selv. Digitalisering skal kun foretages og prioriteres, hvor der forventes et godt projektudbytte i forhold til opgaveløsningen, hvad enten denne er af administrativ- eller servicemæssig karakter. Det betyder også, at vores primære formål med digitalisering er effektivisering. Sekundært kan digitalisering samtidigt give andre positive gevinster som fx højre kvalitet, bedre service, øget medarbejdertilfredshed. Vores overordnede mål med at effektivisere opgaveløsningen gennem digitalisering er at sikre, at opgaveløsningen fremadrettet kan udføres med mindre arbejdsindsats, end tilfældet er i dag. Dette vil bidrage til opfyldelse af vores effektiviseringsstrategi og Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi, samt imødekomme de kommende års mindre udbud af arbejdskraft sammenholdt med øget naturlig afgang fra kommunen. Strategien er således en naturligt forlængelse af vores effektiviseringsstrategi, og understøtter dermed også dennes målsætninger. Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi

6 3.2 Pejlemærker Vores vision konkretiseres gennem fire pejlemærker, der kan opfattes som delvisioner i forhold til udmøntning af visionen. For hvert pejlemærke er der formuleret et antal målsætninger og principper, som skal bidrage til at understøtte vores retning og realisering af vision og pejlemærker. Målsætningerne udstikker konkrete tidsfastsatte mål, som vi inden for strategiperioden søger at opfylde for hvert pejlemærke. Principperne, der også kan opfattes som et sæt leveregler, skal holdes op mod vores programmer og digitaliseringsinitiativer for at sikre, at vi er på rette vej i forhold til at realisere vision, pejlemærker og målsætninger Effektivitet Vi prioriterer digitalisering, hvor vi venter størst effekt i forhold til indsatsen, og vi sikrer, at gevinsterne høstes. For at sikre, at de begrænsede midler til digitalisering anvendes bedst muligt, skal de initiativer, vi forventer giver den største effekt, prioriteres højest i forhold til såvel økonomisk som ressourcemæssig investering. For efterfølgende at sikre, at de gennemførte digitaliseringsinitiativer reelt har bidraget med den forventede effektivisering, følger vi op på om gevinsterne er realiseret. Målsætninger for pejlemærket Effektivitet Vi gennemfører løbende alle de fællesoffentlige digitaliseringsinitiativer Medio 2011 har vi en kanalstrategi I 2015 har vi optimeret anvendelsen af alle vores it-løsninger og deler data på tværs I 2015 har strategiens initiativer bidraget med kr. 26 mio. pr. år til kommunens effektiviseringsstrategi. I løbet af første kvartal 2011, fastlægges hvordan effektiviseringen og den tilhørende investering, skal være for perioden , herunder hvilket bidrag de enkelte områder og fælles projekter skal levere. Principper for pejlemærket Effektivitet Vi arbejder med bedre anvendelse af de it-løsninger, vi allerede har Det betyder, at vi fokuserer på at forbedre udnyttelse af funktionaliteten i eksisterende itløsninger samt at arbejdsgangene omkring it-løsninger løbende forbedres Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi

7 Det er vigtigt, fordi der er et uudnyttet potentiale i at optimere anvendelsen af eksisterende it-løsninger Vi sikrer organisatorisk implementering af alle digitaliseringstiltag Det betyder, at vi i forbindelse med alle digitaliseringsprojekter sikrer, at organisering og processer tilpasses og ensrettes i forhold til it-løsningerne Det er vigtigt, fordi der i effektivisering af arbejdsgange forventes et stort gevinstpotentiale Vi lukker henvendelseskanaler, hvor nye digitale tilbud giver muligheden Det betyder, at vi lukker henvendelseskanaler, hvor vi har implementeret anvendelige digitale alternativer som erstatning for den eller de hidtidige kanaler Det er vigtigt, for at realisere gevinsten af vores digitalisering Kompetence Vi løfter vores digitale kompetencer, så vi formår at udnytte de digitale muligheder maksimalt. En forudsætning for gevinstrealisering er, at såvel medarbejdere som borgere og virksomheder er bekendt med de digitale muligheder, som kommunen tilbyder, og at begge parter forstår at anvende dem. Det er derfor vigtigt, at vores medarbejdere og kolleger er bekendt med de digitale muligheder, som kommunen råder over. Borgernes og virksomhedernes viden om og evne til at anvende de digitale muligheder er af samme store betydning for vores succes. Målsætninger for pejlemærket Kompetence Vi tilbyder borgere og virksomheder undervisning og medhjælp ift. de digitale services, kommunen tilbyder I løbet af 2011 kender alle relevante medarbejdere kommunens selvbetjeningsløsninger, og motiverer løbende borgerne til at anvende dem Ultimo 2011 har vi principper for digital ledelse og træning af ledere er iværksat Fra 2012 er de digitale kompetencer en integreret del af medarbejderudviklingen Principper for pejlemærket Kompetence Vi har fokus på at digitalisering skal bidrage til fortsat arbejdsglæde hos medarbejderne Det betyder, at vi inddrager medarbejderne i alle digitaliseringsinitiativer, og vi fokuserer på at skabe forståelse for, hvorfor vi iværksætter digitaliseringsinitiativerne Det er vigtigt, fordi vi skal sikre forståelse for at skabe medansvar Vi udvikler de digitale kompetencer hos vores medarbejdere Det betyder, at vi iværksætter initiativer, der sikrer udvikling af medarbejdernes digitale kompetencer i relation til vores løsninger Det er vigtigt, fordi vi med bedre digitale kompetencer understøtter medarbejdernes rettigheder og pligter i forhold til at anvende vores løsninger optimalt Vi giver borgere og virksomheder tryghed i anvendelsen af de digitale muligheder Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi

8 Det betyder, at vi udvikler borgernes og virksomhedernes digitale kompetencer ved at støtte dem i anvendelsen af de digitale muligheder Det er vigtigt, fordi det øger anvendelsen af de digitale muligheder, og er en forudsætning for at høste gevinster Kvalitet Vi har øje for, at digitalisering samtidigt kan give både kvalitetsløft og effektivisering. I forlængelse af Holbæk Kommunes effektiviseringsstrategi skal vi sikre, at digitalisering ikke resulterer i faldende kvalitet. Kvaliteten skal med andre ord som minimum holdes på det nuværende niveau, medens den i mange tilfælde direkte kan løftes som følge af digitalisering. Vores primære formål med digitalisering er dog fortsat effektivisering og ikke kvalitetsløft. Målsætninger for pejlemærket Kvalitet I løbet af 2011 sikres forståelse for digitalisering gennem fokus på kommunikation i forbindelse med alle digitaliseringsprojekter Ultimo 2011 har vi handlingsplaner med initiativer, der understøtter den fælleskommunale digitaliseringsstrategi for alle vores serviceområder Digitalisering bidrager fra 2012 til, at borgere, virksomheder og medarbejdere oplever brugervenlige og tidssvarende services I 2014 oplever borgerne vores digitale løsninger, som en sammenhængende del af den offentlige service Principper for pejlemærket Kvalitet Vi har fokus på sammenhængen imellem, hvad der står i vores kanalstrategi, og hvad vi reelt gør i borgerkontakten Det betyder, at vi kender de relevante digitale muligheder, ligesom vi vejleder i og opfordrer til anvendelsen af dem Det er vigtigt, fordi vores kommunikation med borgerne er afgørende for, om borgeren anvender de digitale muligheder Vi arbejder med standardiserede løsninger Det betyder, at vi vælger standardløsninger, når de kan opfylde vores nødvendige behov, og vi giver køb på funktionalitet, der kan være rar at have Det er vigtigt fordi, vi skal være omkostningsbevidste i vores løsningsvalg Vi deltager i udvikling af nye innovative løsninger i samarbejde med andre Det betyder, at vi søger udviklingssamarbejde med andre, som har samme udviklingsbehov som vi Det er vigtigt, fordi vi mener, at det er for dyrt at udvikle løsninger selv Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi

9 3.2.4 Ledelse og Styring Vi har fokus på den digitale ledelsesopgave og sikrer, at vores ledere varetager deres rolle i digitaliseringen. Digital ledelse og professionel styring er en forudsætning for positiv digital forretningsudvikling, hvad enten det drejer sig om central administrativ digitalisering eller decentral anvendelse af sociale teknologier og automatisering. Vores ledere skal have forståelse for deres opgave som rollemodeller og deres ansvar i forhold til digitaliseringsinitiativer. Vores lederne skal ligeledes have forståelse for de forskelligartede styringsmæssige udfordringer, der er på de forskellige niveauer i organisationen, og således sikre at initiativerne understøtter disse til tider modsatrettede behov. Målsætninger for pejlemærket Ledelse og Styring I løbet af 2011 har vi en model for portefølje- og projektstyring Medio 2011 prioriteres alle digitaliseringsinitiativer på baggrund af en standardiseret business case Ultimo 2012 oplever medarbejderne, at deres ledere skaber gode rammer for digitalisering I 2013 er der udviklet og implementeret en it-styringsmodel, der fremmer og letter det tværgående samarbejde Principper for pejlemærket Kompetence Vores ledere går forrest og er digitalt kompetente Det betyder, at vores ledere har kompetencer, der gør dem i stand til at gennemføre digitalisering i samarbejde med medarbejderne Det er vigtigt, fordi det er forudsætningen for, at organisationens digitaliseringsgrad kan hæves Vi skaber incitamenter, der fremmer det lokale initiativ, uden at det går ud over helheden Det betyder, at vores områder skal iværksætte digitaliseringsinitiativer, så længe der tages højde for kommunen som helhed, og at viden deles med henblik på at anvende initiativer bredt i kommunen Det er vigtigt, fordi det er i de respektive områder, at størstedelen af digitaliseringen skal ske og effektiviseringsgevinsten realiseres Vi sikrer at vores ledelsesinformation udvikles og understøttes af vores digitaliseringsprojekter Det betyder, at alle vores digitaliseringsprojekter skal understøttese ledelse og styring Det er vigtigt fordi et professionelt ledelsesinformationsgrundlag etableres på baggrund af data fra de systemer, der anvendes rundt i hele organisationen Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi

10 4. Programmer Da realisering af digitaliseringsstrategien, herunder også realisering af Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, afføder et stort antal af projekter og initiativer, sammensættes disse for at skabe overblik og synliggøre ejerskab i en række programmer. Strategien indeholder udkast til indhold af projekter og initiativer i disse programmer, men i forbindelse med strategiens implementering skal indholdet detaljeres yderligere for hvert af de respektive programmer. Inden indholdet af programmerne beskrives, godkender direktionen rammerne for programmerne. Rammerne for programmerne beskriver dels den effektiviseringsgevinst, som programmet skal realisere dels den investeringsramme, der sættes for programmet. Direktørerne har ansvaret for de programmer, der er indenfor eget direktørområde. Direktørerne kan uddelegere ansvaret for dele af programmerne til de respektive chefer for områderne. Indenfor programmets ramme, skal projekter og initiativer identificeres. Når dette er sket, beskrives projekterne i form af business cases, der kan danne grundlag for den endelige prioritering omkring iværksættelse af projekter og initiativer. Planen for programmerne godkendes som en del af rammen af direktionen. I figuren nedenfor ses de programmer, som initiativerne fra strategiprocessen og Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi, er grupperet i. Udkast til programmeres indhold ses af Bilag 1. Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi

11 5. Afsluttende bemærkninger Denne strategi og tilknyttede programmer skal bidrage med effektiviseringer svarende til kr. 26 mio. om året fra Dette svarer til Holbæk Kommunes andel af de kr. 2 mia., som kommunerne i fællesskab skal realisere årligt fra 2015 ved hjælp af digitalisering. For at kunne realisere en årlig besparelse i denne størrelsesorden, er det vigtigt, at der samtidigt med digitalisering tænkes organisatorisk implementering i forbindelse med alle it-mæssige nyanskaffelser. Realisering af gevinster kan også ske ved organisatorisk reimplementering af allerede foretagne it investeringer. Der må i strategiperioden påregnes foretaget en række nyinvesteringer, specielt i de første år af strategiperioden. Det er derfor vigtigt, at der i forbindelse med vedtagelsen af strategien indtænkes hvilket organisatorisk setup, der skal være for at udmønte såvel strategi og handlingsplanen. En del af dette er indeholdt i Holbæk Kommunes Beslutningsstruktur for it og digitalisering. I overensstemmelse med denne skal der endvidere udpeges programejere, styregrupper og programledere for de enkelte programmer, som fremgår af handlingsplanen. Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi