Bestyrelsesmøde i Sydtrafik

Transkript

1 J.nr.: Dato: Initialer: UG Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Dagsorden Tid: Torsdag, den 20. februar 2014 kl Sted: Hotel Skibelund Krat, Skibelund Krat 4, 6600 Vejen Medlemmer: Jesper Frost Rasmussen Jørgen Bruun Peder Hummelmose Jan Riber Jakobsen Knud Erik Langhoff Allan Skjøth Poul Rosendahl Karsten Uno Petersen Preben Friis-Hauge Øvrige: Stephanie Lose Lars B. Thomsen Jean Brahe Kristine Kaas Krog Søren Rishøj Jakobsen Frode Sørensen Direktør Lars Berg Afdelingschef Kirsten Therkildsen (ref.) Informationsansvarlig Karen Stoustrup (afbud) (suppleant for Preben Friis-Hauge) Dagsordenspunkter: 10/14 Sager til orientering /10 Fastsættelse af mødedatoer for bestyrelsesmøder /14 Godkendelse af vedtægtsændring angående repræsentantskabets møder /14 Forholdsmæssig fordeling af indtægterne på forretningsområde Bus /14 Orientering om Flextrafik udbud /14 Præsentation af Sydtrafik v. afdelingscheferne

2 10/14 Sager til orientering J. nr Dato: Sagsresume Der orienteres om: - Sydtrafiks fremadrettede fokus - Gratis kørsel evt. på vej i Tønder og Sønderborg - Notat vedr. Sydtrafiks ny hjemmeside - Orientering om Trafikplanprocessen Indstilling Til orientering. Vedtagelse 14

3 11/10 Fastsættelse af mødedatoer for bestyrelsesmøder J. nr Dato: 3. februar 2014 Sagsresume I henhold til forslag til forretningsorden afholder bestyrelsen ordinære møder på forud fastsatte dage. Der har hidtil været tradition for, at der afholdes ét månedligt bestyrelsesmøde (med undtagelse af juli måned). Indstilling at mødedatoerne fastlægges. Vedtagelse 15

4 12/14 Godkendelse af vedtægtsændring angående repræsentantskabets møder J. nr Dato: 28. januar 2014 Sagsresume Bestyrelsen besluttede på sit møde i november (pkt. 57/2013), at Sydtrafiks repræsentantskab på førstkommende møde anmodes om en stillingtagen til, hvorvidt repræsentantskabets møder fortsat skal være offentlige. Baggrunden var en henvendelse fra Økonomi- og Indenrigsministeriet, som den 7. november 2013 har meddelt, at repræsentantskabets hidtidige praksis med åbne møder savner hjemmel i Sydtrafiks vedtægter. Ministeriet har derfor anmodet om, at Sydtrafik ved først givne lejlighed tager skridt til at ændre selskabets vedtægt, således at det fremgår, at repræsentantskabsmøderne er åbne, og at Sydtrafik i forlængelse heraf anmoder om ministeriernes godkendelse af vedtægtsændringen (BILAG 1 og 2). På sit konstituerende møde i januar måned (pkt. 2/2014) besluttede Sydtrafiks repræsentantskab, at dets møder fortsat skal foregå for åbne døre, og at den nye bestyrelse opfordres til at få ændret Sydtrafiks vedtægt, så repræsentantskabets møder kan foregå for åbne døre. Der er følgelig udarbejdet et udkast til en ændret vedtægt i overensstemmelse hermed (BILAG 3). Endvidere er bl.a. vedtægtens layout opdateret i overensstemmelse med Sydtrafiks nuværende grafiske design, og afsnitsinddelingen er blevet forenklet mv. Relevante ændringer i forhold til den nuværende vedtægt er fremhævet i udkastet. Ændringen om mødeoffentligheden, som findes i 13, stk. 2, er udformet således, at repræsentantskabet kan beslutte, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed. Denne bestemmelse, som gælder helt tilsvarende for bestyrelsens møder, er en konsekvens af, at mødeoffentlighed ifølge ministeriets skrivelse forudsætter, at regler om tavshedspligt kan sikres overholdt, hvis der forventes fremdraget fortrolige oplysninger under et møde. 16

5 Hvis bestyrelsen godkender den foreslåede vedtægtsændring, skal denne dernæst godkendes af Sydtrafiks repræsentantskab og herefter af Region Syddanmark. I det videre forløb skal ændringen godkendes af Transportministeren samt af Økonomi- og Indenrigsministeren, inden den kan træde i kraft. Lovgivningen mv. Sydtrafiks vedtægter bestemmer følgende: 13, stk. 2. Repræsentantskabet fastsætter selv sin forretningsorden. 24, stk. 2. Bestyrelsens møder er offentlige. Bestyrelsen kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af bestyrelsen eller formanden. 27, stk. 2. Ændringerne i vedtægten, herunder ændringer vedrørende selskabets geografiske område, skal vedtages af bestyrelsen og godkendes af repræsentantskabet og Regionsrådet og derefter af transport- og energiministeren og indenrigs- og sundhedsministeren. Forretningsordenen for Sydtrafiks Repræsentantskab bestemmer følgende: 3. Repræsentantskabets møder foregår for åbne døre. Økonomi Dagsordenspunktet har ingen økonomiske aspekter. Indstilling at der iværksættes en vedtægtsændring med henblik på at imødekomme repræsentantskabets ønske om åbne møder. Vedtagelse 17

6 13/14 Forholdsmæssig fordeling af indtægterne på forretningsområde Bus J. nr Dato: Sagsresume Bestyrelsen har ad flere omgange i 2012 og 2013 drøftet fordelingsprincipperne i overgangsperioden frem mod Rejsekortets indførsel, og et flertal har besluttet at de godkendte fordelingsnøgler fortsat skal anvendes. Denne sag omhandler ikke en generel drøftelse af en ændret fordeling, men alene en stillingtagen til en justeret indtægtsfordeling for året 2013, som en følge af de ændrede forudsætninger, som er beskrevet i denne sagsfremstilling Der er udtrykt ønske om, at der i regnskab 2013 anvendes en anden forholdsmæssig fordeling af indtægterne på forretningsområde Bus end de principper, som bestyrelsen og repræsentantskabet godkendte i forbindelse godkendelsen af budget 2013 i august/september En ændring af fordelingsprincipper skal godkendes af både bestyrelsen, herunder også af Region Syddanmarks medlemmer, samt af repræsentantskabet. Baggrunden for ønsket om en anden fordeling udspringer af det forhold, at 3. budgetopfølgning viser store omfordelinger mellem region og kommuner, i forhold til oprindeligt budget. Indtægterne på forretningsområde Bus falder endvidere med i alt 11,8 mio. kr. i forhold til oprindeligt budget. Omfordelingen skyldes en række forhold: Sms/mobilbilletter har kun fået begrænset udbredelse salget af sms/mobilbilletter blev budgetteret til 78,7 mio. kr. mod forventet 8,4 mio. kr. og rejsekort blev budgetteret til 49,0 mio. kr. mod forventet 9,6 mio. kr. Langsommere udrulning af rejsekort Forlænget køb af klippekort det var muligt at købe klippekort indtil 15. september 2013 Flere køreplantimer i regionen Flere/færre køreplantimer end planlagt i kommunerne Færre skolekort i nogle kommuner Mindre korrektion på skolekort vedr. regnskab 2012 Afsmitning fra langsommere rejsekortudrulning på afregning med DSB/Arriva der afregnes på baggrund af tællinger bortfalder i takt med rejsekortets udbredelse. Alle såvel kommuner som region påvirkes af den forventede mindre indtægt i forhold til budget 2013 på 11,8 mio. kr. Budgetopfølgning nr. 3 (forventet regnskab 2013) sag 60/13 blev behandlet på bestyrelsesmødet den 20. december Bestyrelsen besluttede: 18

7 at budgetopfølgningen nr udsendes til kommunerne og regionen til orientering at kommunernes tekniske forvaltninger indkaldes til orienterende møde om budgetopfølgningen 2013 og om den forventede fremtidige økonomiske udvikling på baggrund af rejsekortets indførelse i Sydtrafiks område at acontobetaling fastholdes som oprindeligt udmeldt at der i regnskab 2013 hensættes kr. til brug i 2014 øremærket til en kundeundersøgelse i flextrafikken Et ændringsforslag om at afvise budgetopfølgningen med henblik på fornyet behandling på et senere bestyrelsesmøde blev ikke godkendt. 3. budgetopfølgning 2013 blev udsendt til kommunerne 3. januar 2014, og der blev afholdt orienteringsmøde for repræsentanter for kommunernes tekniske forvaltninger den 10. januar Forskellige muligheder for en alternativ fordelingsnøgle for indtægterne på forretningsområde Bus i regnskab Der er nedenfor beskrevet 4 alternative muligheder for fordeling af indtægterne. 1. Fordeling af alle indtægterne i regnskab 2013 som den relative fordeling i budget Fordele : fordelingsresultatet tættere på budget. Ulemper: Tager udgangspunkt i en fordeling af billetprodukter og salgskanaler, der afviger meget væsentligt fra den realiserede. Desuden tages der ikke højde for de faktiske ændringer der har været, f.eks. ændret køb af skolekort. Varde Kommune har f.eks. købt skolekort for 2,1 mio. kr. mod budgetteret 2,9 mio. kr. Kommunen vil derfor uberettiget blive tildelt indtægter. Færre eller flere køreplantimer har også en effekt på indtægterne. 2. Indtægter der er påvirket af omfordelingen, som følge af de nye salgskanaler sms/mobil og rejsekort, fordeles samlet ned samme relative fordeling som i budget 2013, øvrige indtægter fordeles efter de gældende finansieringsprincipper. Fordele: Resultatet tættere på budget, men kun de indtægter der har været påvirket af de ny produkter/salgskanaler indgår. Indtægterne for skolekort er korrekt fordelt, med de ændringer i bestillinger der har været. Ulemper: Tager udgangspunkt i en fordeling af billetprodukter og salgskanaler der afviger meget væsentligt fra de realiserede. Desuden medtages ingen indtægtsmæssig påvirkning af flere/færre køreplantimer. 3. Fordelingen af alle indtægterne i regnskab 2013 som regnskab 2012 Fordele: Tættere på fordelingen på produkter og salgskanaler end budget Ulemper: Der tages ikke højde for de faktiske ændringer der har været, f.eks. ændret køb af skolekort. F.eks. har Varde Kommune købt skolekort for 2,1 mio. kr. mod budgetteret 2,9 mio. kr. Kommunen vil derfor uberettiget blive tildelt indtægter. Færre eller flere køreplantimers indvirkning på indtægterne tages der ikke højde for. 1.oktober 2012 påbegyndtes rejsekort prøvedrift i primært Esbjerg. Effekten af at klippekortssalg i 4. kvartal 2012 flyttede til kortsalgsstederne er der ikke korrigeret for. 19

8 4. Indtægter der er påvirket af omfordelingen, som følge af de nye salgskanaler sms/mobil og rejsekort, fordeles samlet med samme relative fordeling som de var fordelt i regnskab 2012 i regnskab Øvrige indtægter fordeles efter gældende finansieringsprincipper. Fordele: Tættere på fordelingen på produkter og salgskanaler end budget Ulemper: 1.oktober 2012 påbegyndtes rejsekort prøvedrift i primært Esbjerg. Effekten af at klippekortssalg i 4. kvartal 2012 flyttede til kortsalgsstederne er der ikke korrigeret for. Der er ingen indtægtsmæssig påvirkning af flere/færre køreplantimer. Anbefaling: Hvis der ønskes en ændret forholdsmæssig fordeling af indtægterne på forretningsområde Bus, anbefales det, at der sker en regulering med udgangspunkt i regnskab 2012 for de berørte indtægtsområder model 4. Budget 2014 Budgettet er tilpasset det væsentligt lavere salg af sms/mobilbilletter, og salg af klippekort er fuldt udfaset i hele perioden, og rejsekortet er udrullet i hele Sydtrafiks område. Hermed er de væsentligste usikkerheder væk. Men budgettet vil altid være påvirket hvis salget fordeles anderledes end skønnet. Indførelsen af Rejsekortet kan også føre til en anden fordeling, da man går fra fordelingsnøgler til faktiske rejser. Lovgivningen Det fremgår af Sydtrafiks vedtægter 11 at Repræsentantskabet skal godkende bestyrelsens beslutning om den forholdsmæssige fordeling af de deltagende parters tilskud til selskabets finansiering. Økonomi Af bilag fremgår den forholdsmæssige fordeling opgjort på baggrund af 3. budgetopfølgning Indstilling at fordelingsmodel 4 anvendes ved den forholdsmæssige fordeling af indtægterne på forretningsområde Bus. at forslag til forholdsmæssig fordeling fremsendes til Repræsentantskabets godkendelse. Vedtagelse 20

9 14/14 Orientering om Flextrafik udbud J. nr Dato: 3. februar 2014 Sagsresume I efteråret 2013 gennemførte Sydtrafik i samarbejde med FynBus og Midttrafik 3. fælles udbud på Flextrafik området for henholdsvis garantikørsel, hvor der udbydes en række delaftaler (vogne) hvor entreprenøren er garanteret betaling for x-antal timer om dagen, og variabel kørsel, hvor alle konditionelle tilbudsgivere tilbydes rammeaftale, men der ikke ydes nogen garantibetaling. Tilbudsgivning sker med timepriser og der kan afgives tilbud med 6 forskellige vogntyper. Tabel 1: Vogntyper i Flextrafik udbud Vogntype 1 Vogntype 2 Vogntype 3 Vogntype 4 Vogntype 5 Vogntype 6 Sedan med plads til mindst 4 passagerer. Plads til minimum en sammenklappelig kørestol Samme som type 1, dog plads til minimum 2 sammenklappelige kørestole (typisk st. car) Plads til mindst 5 passagerer. Firehjulstrækker og MPV er i denne vogntype. Plads til minimum en sammenklappelig kørestol Vogn med motordrevet lift. Plads til kørestol og 3 passagerer yderligere. Loftshøjde skal være minimum 180 cm Vogn med motordrevet lift. Plads til mindst 2 kørestole og 5 passagerer yderligere. Lofthøjden skal være minimum 180 cm. Der skal medbringes transportstol Krav som vogntype 5. Derudover skal vognen været udstyret med en trappemaskine Tilbudsfristen for FG3 FlexGaranti var den 9. oktober 2013 og for FV3 FlexVariabel den 13. november For begge udbud er der kontraktstart den 1. marts 2014 og delaftalerne under FG3 FlexGaranti løber i henholdsvis 1 og 2 år. Rammeaftalerne under FV3 FlexVariabel løber i 1 år. I FG3 FlexGaranti blev der udbudt 117 delaftaler (vogne), hvoraf de 30 er hjemhørende i Sydtrafiks område. Aftalerne blev vundet af 21 forskellige entreprenører. I Sydtrafiks område blev de 30 delaftaler vundet af 9 forskellige entreprenører og den gennemsnitlige vægtede pris pr. time er 295 kr. for Sydtrafiks garantivogne. Sydtrafik har kun udbudt vogne af typerne 5 og 6 i FG3 FlexGaranti. 21

10 I FV3 FlexVariabel blev der samlet set afgivet tilbud på vogne af 199 tilbudsgivere. Efter kontrol af om tilbudsgiverne har de fornødne tilladelser til at udføre Flextrafik blev dette tal reduceret til 190 tilbudsgivere og vogne. I Sydtrafiks område indgås der rammeaftale med 59 tilbudsgivere om 797 vogne fordelt på enkeltvogne og vogngrupper (typisk vogne henhørende under taxacentraler). Timepriserne er som følger for henholdsvis enkeltvogne og vogngrupper: Tabel 2: Gennemsnitlige timepriser for enkeltvogne i Sydtrafiks område fra 1. marts 2014 Type 1 Type 2 Type 3 Type 4 Type 5 Type 6 Antal vogne Pris pr. time Tabel 3: Gennemsnitlige timepriser for vogngrupper i Sydtrafiks område fra 1. marts 2014 Type 1 Type 2 Type 3 Type 4 Type 5 Type 6 Antal vogne Pris pr. time Økonomi Sammenlignet med seneste udbud, som havde kontraktstart 1. marts 2013 er de tilbudte priser ud fra en gennemsnitsbetragtning marginalt højere. Da de fleste vogne som det fremgår kører på rammeaftale uden garanti for kørsel, siger det dog ikke ret meget om omkostningsniveauet i den kommende kontraktperiode. Langt fra alle vogne kommer ud at køre og Flextrafiks planlægningssystem bruger altid billigst mulige tilgængelige vogn på tidspunktet for kørsel. På den baggrund giver de tilbudte leverandørpriser ikke anledning til at justere de forventede kørselsomkostninger i budget Indstilling at orientering om Flextrafik udbud tages til efterretning Vedtagelse 22

11 15/14 Præsentation af Sydtrafik v. afdelingscheferne J. nr Dato: 7. februar 2014 Resume Følgende afdelinger præsenteres: - Ledelsessekretariatet og HR v. afdelingschef Kirsten Therkildsen - Plan og Udvikling v. afdelingschef Christina V-B- Andersen - Flextrafik v. afdelingsdchef Michael Aagaard - Kunde og Markedsafdeling v. afdelingschef Jan E. Blaabjerg Vedtagelse 23

12 Jesper Frost Rasmussen Jørgen Bruun Peder Hummelmose Knud Erik Langhoff Allan Skjøth Jan Riber Jakobsen Poul Rosendahl Stephanie Lose Karsten Uno Petersen I øvrigt deltog 24