Læringsmiljøer til folkeskoler og skolefritidsordninger i Aalborg Kommune

Transkript

1 Læringsmiljøer til folkeskoler og skolefritidsordninger i Aalborg Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1 Generelt vedr. udbudsprocessen Indledning Ordregiver Udbudsmaterialet Prækvalifikationsfasen (Relevant for alle ansøgere) Tilbuds- og forhandlingsfasen (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) Beskrivelse af udbuddet Formålsbeskrivelse Bæredygtighed og cirkulær økonomi i udbuddet Casebeskrivelser Overskudsmøbler Opdeling i delkontrakter Vejledende tidsplan Formkrav til ansøgning og tilbud Sprog Ejendomsret Åbning af indkomne ansøgninger eller tilbud Prækvalifikationsbetingelser Spørgsmål til prækvalifikationen Ansøgning om prækvalifikation Udvælgelseskriterier og dokumentation Konsortier og enheder som ansøger baserer sin egnethed på Generelt for konsortier og enheder som ansøger baserer sin egnethed på Konsortier Ansøger baserer sig på en anden enheds formåen Forsikring Valg mellem flere kvalificerede ansøgere Ansøgningsfrist Underretning Tilbuds- og forhandlingsbetingelser edoc Side 2 af 36

3 3.1 Verificering af oplysninger i ESPD Verifikation af ESPD ets Del III Udelukkelsesgrunde Verifikation vedrørende konsortium og enheder som tilbudsgiver baserer sin egnethed på (hvis relevant) Besigtigelse Mindstekrav ifm. opfyldelse af rammeaftalen Spørgsmål til udbuddet Indledende tilbud Frist for afgivelse af indledende tilbud Formål med forhandlingen Proces for forhandlingsrunden Forhandlingsmøde Revideret udbudsmateriale Frist for afgivelse af endeligt tilbud Vedståelsesfrist Alternative tilbud Sideordnede tilbud Forbehold Aalborg Kommunes forbehold Tilbudsgivers forbehold Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Vurdering af under- og delkriterier Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftalen Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Underkriterierne Cirkulær økonomi, Rådgivning og Kvalitet af den tilbudte indretningsløsning Underkriterium Økonomi Underretning og standstill-periode Indgåelse af rammeaftale edoc Side 3 af 36

4 1 Generelt vedr. udbudsprocessen edoc Side 4 af 36

5 1.1 Indledning Nærværende prækvalifikation og efterfølgende tilbuds- og forhandlingsfase vedrører udbud af læringsmiljøer til Aalborg Kommune. Se afsnit 1.4 for en nærmere præsentation af udbuddet. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling i henhold til i LOV nr af 15/12/2015 (Udbudsloven). Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED), der kan findes på I overensstemmelse med regler for offentliggørelse, indeholder nærværende materiale både relevant materiale vedrørende prækvalifikationsfasen (se afsnit 2) og materiale vedrørende den efterfølgende tilbuds- og forhandlingsfase (se afsnit 3). De virksomheder, der er prækvalificeret efter prækvalifikationsfasen i udbuddet er inviteret til at deltage i tilbuds- og forhandlingsfasen. En virksomhed der ikke er prækvalificeret, kan ikke afgive tilbud. 1.2 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Aalborg Kommune CVR nr Projektleder: Birgitte Krebs Schleemann Udbudskonsulent: Britt Lotzfeldt Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til Britt Lotzfeldt på udbud@aalborg.dk 1.3 Udbudsmaterialet Prækvalifikationsfasen (Relevant for alle ansøgere) Det samlede materiale i prækvalifikationsfasen består af følgende: Prækvalifikationsbetingelser Udbudsbilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Udbudsbilag 2 Støtteerklæring Udbudsbilag 3 Konsortieerklæring Udbudsbilag 4 Tjekskema Udbudsbilag 5 Spørgsmåls skema Ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. edoc Side 5 af 36

6 1.3.2 Tilbuds- og forhandlingsfasen (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) Det samlede materiale i tilbuds- og forhandlingsfasen består af: Tilbuds- og forhandlingsbetingelser Udbudsbilag 6 Rammeaftale Rammeaftalebilag 1 - Kravspecifikation Rammeaftalebilag 2 - Case beskrivelser, inkl. priser Udbudsbilag 7 Cirkulær økonomi Udbudsbilag 8 Differentierede læringsrum Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. 1.4 Beskrivelse af udbuddet Formålsbeskrivelse Aalborg Kommune udbyder en rammeaftale på indkøb af bæredygtige læringsmiljøer. Rammeaftalen omfatter rådgivning, indretning samt levering af møbler til folkeskoler (herefter benævnt skoler) og skolefritidsordninger i Aalborg Kommune. Der er pt. 50 skoler og et tilsvarende antal skolefritidsordninger i kommunen. Der vil alene blive indgået rammeaftale med én leverandør. Udbuddet omfatter indendørs indretning af skoler og skolefritidsordninger, dog ikke lærer-, administrations- og kantinelokaler samt deciderede faglokaler, hvor der kan være behov for specialinventar, eksempelvis fysik/kemi. Den udbudte rammeaftale omfatter alene nyindretning af læringsmiljøer, hvor ydelsen består af en kombination af rådgivning og levering af nye og/eller renoverede produkter i overensstemmelse med den overordnede formålsbeskrivelse. Aalborg Kommune ønsker med nærværende udbud at etablere en rammeaftale, der giver skoler og skolefritidsordninger mulighed for at understøtte en effektfuld implementering af nye læringsformer, samtidig med at rammeaftalen bidrager til grøn omstilling og cirkulær økonomi med henblik på at understøtte SMART City Aalborg samt Aalborg Kommunes Bæredygtighedsstrategi (se nedenstående link). Den udbudte opgave omfatter således en flerhed af opgaver, som vindende tilbudsgiver skal være i stand til at varetage. Opgaverne er følgende: analyse af indretningsbehovet gennem dialog med den pågældende skole/ skolefritidsordning, afdækning af mulighed for genbrug af eksisterende møbler udarbejdelse af indretningsforslag, edoc Side 6 af 36

7 vedligeholdelse og istandsættelse af eksisterende møbler, levering og montering/opsætning af nye møbler, gerne med materialer lavet af genbrugstræ, - plast m.v. samt miljøvenlig bortskaffelse primært til materialegenanvendelse - af overskydende møbler og materialer, der i samarbejde med skolen vurderes ikke egnet til genbrug. Ved varetagelsen af alle opgaver ønskes der en høj grad af fokus på bæredygtighed og cirkulær økonomi i overensstemmelse med Aalborg Kommunes strategier og målsætninger og som beskrevet i nærværende udbudsmateriale samt i SMART CITY Aalborg og Aalborg Kommunes Bæredygtighedsstrategi Målet med nærværende udbud er endvidere, at Aalborg Kommunes skoler og skolefritidsordninger bliver indrettet med læringsmiljøer, der understøtter de moderne læringsprincipper, der følger med skolereformen, nye undervisningsformer og med udgangspunkt i seneste forskning og viden på området. Endvidere er det Aalborg Kommunes ambition, at styrke den cirkulære økonomi i form af lang levetid (garanti), genbrug og istandsættelse af eksisterende møbler på skolerne og skolefritidsordninger. Aalborg Kommune ønsker, at tilbudsgiverne gentænker de eksisterende lokalers traditionelle indretning med borde og stole på række, så der skabes nye og inspirerende læringsmiljøer, som understøtter nutidens behov for både fordybelse, formidling, dialog, fysisk bevægelse m.m. Skolerne og skolefritidsordningerne ønsker via en involverende proces at få udviklet et lokalt læringsmiljø ud fra den enkelte skoles pædagogiske tilgang til læring, elevernes alderstrin og skolens fysiske rammer. Processen skal sikre at løsningen bliver helhedsorienteret og tilgodeser lokale forventninger hos skoler og skolefritidsordninger til et fremtidigt læringsmiljø. Tilbudsgivers rolle i denne proces er således ikke blot at lytte, men tillige at inspirere og udfordre for slutteligt at udarbejde et samlet forslag til ny indretning med skyldig hensyntagen til udbuddets og den indgåede rammeaftales hovedformål Bæredygtighed og cirkulær økonomi i udbuddet I stedet for at betragte gamle skolemøbler som affald, skal de gamle møbler betragtes som en ressource. Cirkulær økonomi, skal være et centralt element i udbuddet, hvor genanvendelse af ressourcerne er i fokus. Tilbudte møbler skal i videst mulige omfang designes, så intet eller mindst muligt går til spilde, når møblerne er udtjent. Kasserede møbler skal retur til genanvendelse enten som intakt møbel eller som materiale til nye produkter. Møbler bør så vidt muligt bestå af genanvendelige materialer samt indgå i en lukket værdikæde. Det vil være hensigtsmæssigt, at nye møbler er fremstillet på basis af helt eller delvist genanvendte materialer, og/eller at møblerne kan genbruges. Udover cirkulær økonomi vil en minimal miljøpåvirkning også være helt centralt i udbuddet. edoc Side 7 af 36

8 Nedenfor fremgår en beskrivelse af Cirkulær Økonomi i relation til dette udbud: Formål Bæredygtighedskategori Uddybning Produktet forbliver som det oprindelig er tænkt. Prioriteringen er: 1) Produktet bliver på skolen 2) Produktet bliver på en skole i Aalborg Kommune 3) Produktet bliver på en institution el. i Aalborg Kommune 4) Produktet er ikke længere kommunalt ejet. Produktet mister sin oprindelig funktion - formålet er at produktet kan skilles af i rene, genanvendelige materialefraktioner med det formål af genbruges. Levetid Sikre at produktet er af høj kvalitet med lang levetid og lang garanti Vedligeholdelse Sikre produkternes gode stand ved løbende at udbedre slid og evt. skader - vedligehold afholdes i stor udstrækning af skolens medarbejdere Genbrug Genbrug af brugte produkter, hvor produktet går videre til nyindrettet læringsmiljø eller en anden skole Istandsættelse F.eks. udskiftning af polstring, bordplade eller omlakering, som foregår på et værksted eller et lokale på skolen. Efter istandsættelsen indgår produktet i et nyt læringsmiljø. Materialegenanvendelse Kendes fra returordninger (plast, træ, tekstil, polstring, metal) - glas og jern kan omsmeltes til nyt glas/jern, træ kan flises og anvendes til bunddække i haven, rene plastfraktioner kan genanvendes til ny plast. Papir/pap kan laves til nyt papir osv. Definitionen af cirkulær økonomi fremgår på teoretisk niveau af Udbudsbilag 7. Det højeste niveau eller den inderste cirkel i cirkulær økonomi er en lang levetid for produktet. Det næstbedste er en god vedligeholdelse. Dernæst er det genbrug, istandsættelse og den yderste cirkel er materialegenanvendelse. I cirkulær økonomi er det bedste niveau de inderste cirkler, og teorien siger, at der ikke findes affald. Ovenstående beskrivelse af cirkulær økonomi samt definitionen af cirkulær økonomi jf. udbudsbilag 7 danner baggrund for vægtningen af de enkelte delkriterier, jf. pkt Tildeling af rammeaftalen. edoc Side 8 af 36

9 1.4.3 Casebeskrivelser Med henblik på at identificere den tilbudsgiver, der i forbindelse med nærværende udbud har afgivet tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet (se afsnit ), er der som grundlag for nærværende udbud udarbejdet en række fiktive cases, der afspejler den forventelige spredning i de indretningsopgaver, der er omfattet af rammeaftalen. De udarbejdede cases repræsenterer således såvel de 3 grundlæggende trin i folkeskolen (indskoling, mellemtrin og udskoling) samt aktivitetskategorierne: formidling, dialog, fysisk bevægelse, fordybelse samt produktion/undersøgelse. For yderligere beskrivelse af aktivitetskategorierne henvises til udbudsbilag 8. Derudover repræsenterer cases indretning af skolefritidsordninger samt inddragelse af mere traditionelle læringsmiljøer, således at det på grundlag af rammeaftalen forventeligt vil være muligt at understøtte størsteparten af almindeligt forekommende indretningsopgaver i skoler og skolefritidsordninger. Det understreges, at de opstillede cases ikke er at betragte som konkrete opgaver, der skal udføres/leveres af den vindende tilbudsgiver. Ved besvarelse af de opstillede cases specificerer og definerer tilbudsgiver dennes evne til at opfylde den samlede formålsbeskrivelse for udbuddet, der er afspejlet i henholdsvis mindstekrav og under- og delkriterier. Det understreges, at der er tale om en rammeaftale uden en garanteret omsætning. Hensigten med etablering af rammeaftalen er således alene at danne grundlag for konkrete indretningsprojekter efter den enkelte skole eller skolefritidsordnings individuelle beslutning. Casebesvarelserne vil blive benyttet i forbindelse med prissætning af rådgivning og produkter i forbindelse med specifikke opgaver i rammeaftalen Overskudsmøbler Skoleforvaltningen i Aalborg Kommune opretter ved rammeaftalestart et register med overskudsmøbler for alle skoler og skolefritidsordninger i Aalborg Kommune. Registret vil således indeholde møbler, der vurderes til at være i så god stand, at de kan genbruges som de er, på en anden skole eller skolefritidsordning. Denne vurdering gøres i et samarbejde mellem den valgte Tilbudsgiver og Ordregiver. Det er den enkelte skoles ansvar at møblerne registreres Opdeling i delkontrakter I forhold til udbudslovens 49, stk. 2 har Aalborg Kommune valgt ikke at udbyde særskilte delkontrakter. Aalborg Kommune har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet rammeaftale kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet edoc Side 9 af 36

10 rammeaftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder herunder SMV mulighed for at afgive tilbud. 1.5 Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Fase Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED Tidsfrist for at indsende spørgsmål til prækvalifikation Den Den , kl Prækvalifikationsfase Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Den , kl Ansøgningsfrist Den , kl Fremsendelse af underretning angående prækvalifikation Prækvalificerede virksomheders verificering af oplysninger i ESPD som oplyst i ansøgning Besigtigelse af skoler omfattet af case beskrivelserne Tidsfrist for at indsende spørgsmål til tilbuds- og forhandlingsbetingelserne Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål til tilbuds- og forhandlingsbetingelserne Frist for at indsende indledende tilbud Den Uge 20 23, 2017 Uge 21 22, 2017 Den , kl Den , kl Den , kl Tilbuds- og forhandlingsfase Forhandling om indledende tilbud Uge 33, 2017 Fremsendelse af revideret udbudsmateriale Frist for at fremsende endeligt tilbud Den Den , kl edoc Side 10 af 36

11 Forventet udsendelse af Uge 40-41, 2017 underretning og standstill Forventet kontraktindgåelse Uge 42, 2017 Underretnings- og kontraktindgåelsesfase Kontrakten træder i kraft Den Formkrav til ansøgning og tilbud Sprog Af hensyn til ressourceforbruget hos Aalborg Kommune, skal kommunikation i udbuds- og kontraktperioden være på dansk. Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav, og Aalborg Kommune er berettiget, men ikke forpligtet til at afvise ansøger/tilbudsgiver, såfremt formkravet ikke overholdes Ejendomsret Ansøgnings- og tilbudsmaterialet betragtes som Aalborg Kommunes ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgnings- og tilbudsmateriale i forbindelse med prækvalifikationen eller tilbuds- og forhandlingsfasen Åbning af indkomne ansøgninger eller tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgninger eller tilbud. edoc Side 11 af 36

12 2 Prækvalifikationsbetingelser (Relevant for alle ansøgere) edoc Side 12 af 36

13 edoc Side 13 af 36

14 2.1 Spørgsmål til prækvalifikationen Ansøger opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til prækvalifikationen. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende prækvalifikationsfasen skal rettes pr. til kontaktpersonen i afsnit 1.2 med emnet: "Spørgsmål Prækvalifikation til EU-udbud af læringsmiljøer senest den , kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Aalborg Kommune at besvare spørgsmålet 6 dage inden ansøgningsfristen udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden ansøgningsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Aalborg Kommunes hjemmeside på adressen: Det er ansøgers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 2.2 Ansøgning om prækvalifikation Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation og information bedes vedlagt ansøgningen. Ansøger skal anvende Udbudsbilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Aalborg Kommune gør opmærksom på, at Udbudsbilag 1 er en XML-fil. Nedenfor beskrives proceduren for at downloade og udfylde Udbudsbilag 1. 1) Download Udbudsbilag 1 fra (hvor det samlede udbudsmateriale findes) ved at højreklikke på XML-filen og vælg Gem link/destination som. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på computeren 2) Upload/indlæs XML-filen fra den valgte placering på computeren til hjemmesiden (se illustration nedenfor) edoc Side 14 af 36

15 3) Herefter udfyldes ESPD et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på ovenstående hjemmeside 4) Når ESPD et er udfyldt vælges knappen Eksporter/Oversigt 5) Herefter trykkes der på knappen Download as nederst på siden, hvorefter ESPD et kan downloades i XML format og/eller PDF format Ansøger henvises i denne forbindelse til kapitel 3 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning "ESPD - Sådan virker det" (Marts 2017), der step for step beskriver, hvordan ESPD udfyldes korrekt og videreformidles til Aalborg Kommune. Vejledningen kan hentes under følgende link: %20virker%20det%20version%202.pdf. For en generel forståelse af hvad ESPD et er, henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på: A. Oplysninger om ansøger: Ansøger skal i ESPD ets del ll, punkt A - C oplyse følgende: Ansøgers identitet samt generelle oplysninger om ansøger, jf. ESPD del ll, punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør Ansøgers repræsentanter, jf. ESPD del ll, punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del lll, punkt A: Grunde vedrørende straffedomme edoc Side 15 af 36

16 Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del III B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger, hvor ansøgeren erklærer ikke at have ubetalt forfalden gæld på under kr. til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivning i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret. Hvorvidt ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 136 jf. ESPD del lll, punkt C: Grunde vedrørende insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelse af erhvervet: o Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren o Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure o Ansøger har a) afgivet groft urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kræves til verifikation af, at der ikke er grundlag for udelukkelse, eller af at udvælgelseskriterierne er opfyldt, b) tilbageholdt sådanne oplysninger, c) været ude af stand til straks at fremsende den supplerende dokumentation, som en ordregivende myndighed eller en ordregivende enhed anmoder om, og d) uretmæssigt påvirket den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds beslutningsproces, indhentet fortrolige oplysninger, der kan give denne uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller uagtsomt givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, udvælgelse eller tildeling Hvorvidt ansøger er omfattet af en af følgende frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens 137, jf. ESPD del lll, punkt C: Grunde vedrørende insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelse af erhvervet: o Aalborg Kommune kan påvise, at ansøgeren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65), eller er omfattet af retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57, stk. 4, jf. artikel 88 edoc Side 16 af 36

17 o ansøgeren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende B. Teknisk og/eller faglig formåen: Ansøger skal i ESPD ets del lv, punkt C oplyse følgende vedrørende ansøgers tekniske og/eller faglig formåen: Referenceliste på op til fem (5) referencer, der er udført i løbet af de sidste tre (3) år, og som ansøger finder mest sammenlignelig med leverancerne/ydelserne under nærværende udbud, jf. afsnit 2.5. Referencelisten bedes indeholde følgende: 1) En beskrivelse af leverancen/ydelsen 2) Tidspunktet for leverancen/ydelsen 3) Leverancen/ydelsens værdi i DKK 4) Kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller adresse. Ansøger har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i ESPD et, f.eks. i form af billeder og illustrationer mv., jf. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens svar på: Aalborg Kommune forbeholder sig retten til at rette henvendelse til den oplyste kontaktperson hos kunden med henblik på at understøtte vurderingen af den pågældende reference. Bemærk! Aalborg Kommune henleder ansøgers opmærksomhed på, at ansøger bedes underskrive ESPD i del Vl: Afsluttende erklæringer. Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer. edoc Side 17 af 36

18 2.3 Konsortier og enheder som ansøger baserer sin egnethed på Generelt for konsortier og enheder som ansøger baserer sin egnethed på Aalborg Kommune forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Aalborg Kommune sig ret til at afvise sådanne ansøgere Konsortier Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) bedes ansøger angive dette i ESPD del ll, punkt A. Herudover bedes de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende prækvalifikationsbetingelser. I relation til afsnit 2.5 vil der ske en vurdering af konsortiets samlede egnethed, hvorfor der alene kan afleveres op til 5 referencer for hele konsortiet. I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. afsnit 3.1 skal ansøger (konsortiet) endvidere være opmærksomme på, at vedlægge en Konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave Ansøger (konsortium) kan anvende Udbudsbilag 3 Konsortieerklæring, men må anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående hæftelse Ansøger baserer sig på en anden enheds formåen Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning basere sig på en anden enheds (virksomheds) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Ansøger bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Såfremt ansøger baserer sig på en anden enheds kapacitet vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder, som ansøgeren baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som ansøgeren baserer sin egnethed på. I relation til afsnit 2.5 kan der maksimalt afleveres 5 referencer samlet for ansøger og enheden/enhederne, som ansøger ønsker at baserer sin formåen på eksempelvis 3 fra ansøger og 2 fra den/de støttende enhed/enheder. I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. afsnit 3.1 skal ansøger endvidere være opmærksomme på, at vedlægge en støtteerklæring, hvormed enheden erklærer at stille alle edoc Side 18 af 36

19 nødvendige ressourcer til rådighed for ansøger i forbindelse med opfyldelse af rammeaftale på læringsmiljøer til Aalborg Kommune. Enheden skal desuden på Aalborg Kommunes opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i Bilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) i forbindelse med prækvalifikationen. Ansøger kan anvende Udbudsbilag 2 Støtteerklæring, men må anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående. 2.4 Forsikring Der henvises til Udbudsbilag 4 Rammeaftale, punkt Valg mellem flere kvalificerede ansøgere Blandt de ansøgere, som opfylder ovenstående dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag minimum 3 og maksimalt 5 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages det ovenfor anførte antal eller flere konditionsmæssige og egnede ansøgninger. Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Aalborg Kommune udvælge de ansøgere der er konditionsmæssige og egnede, så længe Aalborg Kommune vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrencesituation. Udvælgelsen sker med udgangspunkt i bedste egnethed i forhold til den udbudte rammeaftale vurderet på baggrund af de efterspurgte referencer jf. afsnit 2.2.1, punkt B. Aalborg Kommune vil vurdere i hvilket omfang ansøger har erfaring med følgende inden for folkeskoler og/eller fritidsordninger: at arbejde med principperne i cirkulær økonomi i forbindelse med indretningsløsninger analyse af indretningsbehovet gennem dialog med den pågældende skole/ skolefritidsordning, afdækning af mulighed for genbrug af eksisterende møbler, udarbejdelse af indretningsforslag, vedligeholdelse og istandsættelse af eksisterende møbler, levering og montering/opsætning af nye møbler, videresalg eller donation af overskudsmøbler, samt miljøvenlig bortskaffelse af overskydende møbler der ikke vurderes egnet til genbrug. Der foretages en samlet vurdering af de oplyste referencer, hvorfor de enkelte referencer ikke nødvendigvis isoleret betragtet skal omfatte alle de oplistede punkter. edoc Side 19 af 36

20 2.6 Ansøgningsfrist Ansøgningen bedes mærket med emnet: "Ansøgning - Prækvalifikation til EU-udbud af læringsmiljøer og Må kun åbnes af AK Indkøb. Ansøgningen skal være Aalborg Kommune i hænde senest den , kl på følgende adresse: Aalborg Kommune AK Indkøb Att.: Udbudskonsulent Britt Lotzfeldt Hjulmagervej Aalborg Det samlede ansøgningsmateriale bedes afleveret i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for udvælgelsen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Ansøgningen, bestående af en udfyldt udgave af Udbudsbilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), bedes indeholde både en elektronisk udgave af Udbudsbilag 1 som XML-fil samt en fysisk printet og underskrevet udgave af ESPD et. 2.7 Underretning Alle ansøgere vil i overensstemmelse med udbudslovens 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til prækvalifikationen. edoc Side 20 af 36

21 3 Tilbuds- og forhandlingsbetingelser (Kun relevant for de prækvalificerede ansøgere) edoc Side 21 af 36

22 3.1 Verificering af oplysninger i ESPD I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal prækvalificerede virksomheder og enheder som ansøger baserer sig på, på Aalborg Kommunes opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 152 for de oplysninger, som er afgivet i Udbudsbilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) i forbindelse med prækvalifikationen. I afsnit og beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges Verifikation af ESPD ets Del III Udelukkelsesgrunde Hvis tilbudsgiver eller enheder som tilbudsgiver baserer sig på er fra Danmark fremlægges dokumentationen i form af en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra Politiet (Kriminalregistret), hvorfor tilbudsgiver skal udfylde og underskrive en samtykkeerklæring, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af Serviceattesten. For oplysninger om hvordan serviceattesten bestilles, henvises der til følgende hjemmesiden: Serviceattesten må maksimalt være 12 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af Aalborg Kommune i opfordringsskrivelsen. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling af Serviceattesten er modtaget. Hvis tilbudsgiver eller enheder som tilbudsgiver baserer sig på ikke fra Danmark og udsteder tilbudsgivers eller enhedernes hjemland ikke de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. Aalborg Kommune er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens 151, stk Verifikation vedrørende konsortium og enheder som tilbudsgiver baserer sin egnethed på (hvis relevant) Såfremt en prækvalificeret enhed er et konsortium eller har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer skal den prækvalificerede enhed indsende følgende som dokumentation: Hvis relevant en støtteerklæring, hvormed enheden erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Egen erklæring kan anvendes. Hvis relevant en konsortieerklæring hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og edoc Side 22 af 36

23 direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Egen erklæring kan anvendes. 3.2 Besigtigelse Aalborg Kommune vil afholde besigtigelse af skolerne omfattet af casebeskrivelserne. Besigtigelse finder sted i henhold til nedenstående plan. Tilmelding sker pr. mail til kontaktpersonen i afsnit 1.2 med emnet: "Tilmelding Besigtigelse vedr. udbud af læringsmiljøer senest den , kl Lokation Mødested Tidspunkt Vester Hassing Skole Halsvej 199A, Vester Hassing, 9310 Vodskov D , Kl Vestbjerg Skole Bakmøllevej 280, 9380 Vestbjerg , Kl Herningvejens Skole Herningvej 35, 9220 Aalborg Øst D , Kl. 12:00 13:00 Stolpedalsskolen Stolpedalsvej 2, 9000 Aalborg D , Kl. 13: Mindstekrav ifm. opfyldelse af rammeaftalen I Rammeaftalebilag 1 Kravspecifikation har Aalborg Kommune opstillet en række mindstekrav, som skal være opfyldt i tilbuddet og i rammeaftaleperioden. 3.4 Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende tilbuds- og forhandlingsfasen skal rettes pr. kontaktpersonen i afsnit 1.2 med emnet: "Spørgsmål EU-udbud af læringsmiljøer den , kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Aalborg Kommune at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende og samtidigt, i anonymiseret form, blive tilsendt de tilbudsgiverne. edoc Side 23 af 36

24 3.5 Indledende tilbud Tilbudsgiverne afgiver et skriftligt indledende tilbud, som skal danne grundlag for den efterfølgende forhandling, og som i sidste ende skal føre til afgivelse af endeligt og bindende tilbud. 3.6 Frist for afgivelse af indledende tilbud Det indledende tilbud bedes mærket med emnet: "Indledende tilbud EU-udbud af læringsmiljøer og Må kun åbnes af AK Indkøb. Det indledende tilbud skal være Aalborg Kommunes i hænde senest den , kl på følgende adresse: Aalborg Kommune AK Indkøb Att. Udbudskonsulent Britt Lotzfeldt Hjulmagervej Aalborg Det indledende tilbud skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at det indledende tilbud når rettidigt frem. 3.7 Formål med forhandlingen Formålet med forhandlingen er at give de deltagende tilbudsgivere muligheden for, på baggrund af evalueringen af det indledende tilbud og forhandlingsmødet, at optimere det endelige tilbud. Der vil blive givet saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere til opnå optimering af de indledende afgivne tilbud. Gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår. Aalborg Kommune inviterer tilbudsgiver til en dialog om forbedringer og præciseringer i tilbudsgivers indledende tilbud. Aalborg Kommune er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er Aalborg Kommunes hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt. 3.8 Proces for forhandlingsrunden Forhandlingen gennemføres efter følgende tidsplan: Frist for at fremsende indledende tilbud Den , kl Forhandling om indledende tilbud Uge 33 Fremsendelse af revideret forhandlingsmateriale Frist for at indsende endeligt tilbud Den , kl edoc Side 24 af 36

25 Aalborg Kommune udsender forud for forhandlingsmødet en mødedagsorden samt et kort notat om evalueringen af det indledende tilbud. Notatet indeholder en foreløbig vurdering af tilbuddets styrker og svagheder samt eventuelle forbehold for udbudsmaterialets indhold. Med forbehold menes beskrivelser, som kan eller skal føre til at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, såfremt forbeholdet genfremsættes i det endelige tilbud. Tilbudsgiver vil have mulighed for mulighed for at kommentere på forskelligartede opfattelser af forholdende anført i det fremsendte notat. Tilbudsgiver vil i samme ombæring have mulighed for at byde ind med såkaldte cost-drivere og valide ideer, som tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som de mener er fordyrende eller uhensigtsmæssige for den udbudte rammeaftale. Tilbudsgivers eventuelle kommentar skal være modtaget senest 48 timer før forhandlingsmødet. Aalborg Kommune gør opmærksom på, at forhandlingen ikke vil gå på forhandling om udbudsmaterialet i form af krav, som er grundlæggende eller har karakter af mindstekrav, jf. 66, stk. 2 i Udbudsloven. Kriterierne for tildelingen og deres vægtning skal forblive stabile under hele udbudsproceduren, hvorfor de heller ikke bliver genstand for forhandlingen. Der vil blive afholdt et (1) forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver, jf. dog afsnit Aalborg Kommune yder ikke vederlag for deltagelse i udbuddet, herunder forhandlingsprocessen. Aalborg Kommune dokumenter hele forløbet i form af referater. Der vil blive givet samtidig underretning omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold. 3.9 Forhandlingsmøde Forhandlingen gennemføres på følgende adresse: Miljø- og Energiforvaltningen Stigsborg Brygge Nørresundby Tilbudsgiver bedes forud for mødet fremsende information på antal deltagere, navn og titel Revideret udbudsmateriale Efter gennemført forhandling udarbejder Aalborg Kommune et revideret udbudsmateriale, hvor forhandlingens resultater, i det omfang de af Aalborg Kommune vurderes relevante, indskrives. Revideret udbudsmateriale fremsendes til alle tilbudsgivere som opfordring til at afgive endeligt tilbud. Fremsendelsen afslutter forhandlingen. edoc Side 25 af 36

26 3.11 Frist for afgivelse af endeligt tilbud Tilbudsgiverne skal på baggrund af revideret udbudsmateriale udarbejde endeligt tilbud, hvorom der ikke kan forhandles yderligere. Det endelige tilbud bedes mærket med emnet: "Endeligt tilbud EU-udbud af læringsmiljøer og Må kun åbnes af AK Indkøb. Det endelige tilbud skal være Aalborg Kommune i hænde senest den , kl på følgende adresse: Aalborg Kommune AK Indkøb Att.: Udbudskonsulent Britt Lotzfeldt Hjulmagervej Aalborg Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem Vedståelsesfrist Endeligt tilbud skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist (den ). Afgives endeligt tilbud anses det indledende tilbud for bortfaldet. Vedståelsesfristen gælder uanset Aalborg Kommunes fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke førend endelig rammeaftale er underskrevet Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud Sideordnede tilbud Der kan ikke afgives flere tilbud fra én tilbudsgiver Forbehold Aalborg Kommunes forbehold Aalborg Kommune forbeholder sig retten til at annullere udbuddet såfremt baggrunden herfor ikke følger et usagligt formål. edoc Side 26 af 36

27 Aalborg Kommune forbeholder sig ret til at udvide forhandlingsprocessen, således at den omfatter mere end én forhandlingsrunde Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold i det endelige tilbud for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Aalborg Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Aalborg Kommune ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Aalborg Kommune pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Aalborg Kommune konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information, jf. Udbudsbilag 4 Tjekskema Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt i det endelige tilbud, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. edoc Side 27 af 36

28 Aalborg Kommune er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere modtaget dokumentation såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens 159, stk Vurdering af under- og delkriterier Tilbuddene evalueres i overensstemmelse med afsnit Dette gælder både for det indledende og det endelige tilbud. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Aalborg Kommune anførte under- og delkriterier. Den anvendte evalueringsmetode er beskrevet i afsnit Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftalen Aalborg Kommune vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af rammeaftalen: Underkriterier Vægtning i procent Cirkulær økonomi 40 % Underkriteriet Cirkulær økonomi vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af nedenstående 5 delkriterier. Der henvises i øvrigt til punkt samt udbudsbilag 7 i forhold til definitionen af cirkulær økonomi. Definitionen danner baggrund for vægtningen af de enkelte delkriterier. Besvarelsen af delkriterierne sker til dels i de opstillede case beskrivelser i Rammeaftalebilag 2 X, Case 1-4 samt ved besvarelse af generelle forhold i Rammeaftalebilag 2 i fanen Generelle forhold. Delkriterium Levetid (vægt: 30 %) Det vurderes positivt, at Tilbudsgiver tilbyder en lang produktgaranti på tilbudte nye møbler. Tilbudsgiver bedes i Rammeaftalebilag 2 - Casebeskrivelser anføre den tilbudte produktgaranti på nye møbler, der overstiger mindstekravet i MK 25 på 5 edoc Side 28 af 36

29 år. Den tilbudte produktgaranti skal oplyses i antal år, iht. samme vilkår som beskrevet i MK25 og være gældende for samtlige tilbudte møbler i alle casebesvarelser. Det vurderes positivt, at Tilbudsgiver, udover MK54 om SMS/mail e.l. ordning leverer brugervenlig information/vejledninger i forhold til at sikre korrekt anvendelse og vedligehold af nye og istandsatte møbler, med henblik på at medvirke til forlængelse af møblernes levetid. Dette kan eksempelvis være i form af folder, app, film eller hjemmeside. Tilbudsgiver bedes i Rammeaftalebilag 2 - Casebeskrivelser i fanen Generelle forhold beskrive hvorvidt og i hvilket omfang ovenstående er opfyldt i tilbuddet. Delkriterium Vedligehold (vægt: 25 %) Det vurderes positivt, at Tilbudsgiver tilbyder en lang reservedelsgaranti på nye møbler. Tilbudsgiver bedes i Rammeaftalebilag 2 - Casebeskrivelser i fanen Generelle forhold oplyse den tilbudte reservedelsgaranti på nye møbler, der overstiger mindstekravet i MK 27 på 5 år. Den tilbudte reservedelsgaranti skal oplyses i antal år, iht. samme vilkår som beskrevet i MK 27 og være gældende for samtlige tilbudte møbler Det vurderes positivt, at tilbudsgiver tilbyder produkter, der er konstrueret med henblik på delvis demontering og udskiftning, for derigennem at øge genbrug og genanvendelse samt mindske bortskaffelse af hele møbler, alene fordi dele af møblet skal udskiftes/renoveres. Tilbudsgiver besvarer ovenstående i casebesvarelserne i Rammeaftalebilag 2, case 1-4. edoc Side 29 af 36

30 Delkriterium Genbrug (20%) Det vurderes positivt, at tilbudsgiver i videst mulige omfang genbruger eksisterende møbler omfattet af den pågældende case i casebeskrivelserne. Bemærk, at den casespecifikke indretningsløsning som minimum skal indeholde minimum 20 % af de eksisterende møbler (genbrugte såvel som istandsatte møbler), jf. Rammeaftalebilag 1 Kravspecifikation, MK 24. Tilbudsgiver besvarer ovenstående i casebesvarelserne i Rammeaftalebilag 2, case 1-4. Det vægtes positivt, at tilbudsgiver i videst mulige omfang reducerer miljøpåvirkninger i processen. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan denne vil håndtere genbrugsmøbler, herunder istandsættelse af eksisterende møbler, der i videst mulige omfang reducerer miljøpåvirkninger i processen, herunder eks. transportafstande. Tilbudsgiver besvarer ovenstående i casebesvarelserne i Rammeaftalebilag 2, case 1-4. Delkriterium Istandsættelse (vægt: 15 %) Det vurderes positivt, at tilbudsgiver tilbyder at istandsætte eksisterende møbler omfattet af den pågældende case, f.eks. ved udskiftning af bordplade, ompolstring, omlakering o.l., hvorefter møblerne returneres og genanvendes i casen eller i de andre cases. Bemærk, at den case-specifikke indretningsløsning som minimum skal indeholde minimum 20% af de eksisterende møbler (genbrugte såvel som istandsatte møbler), jf. Rammeaftalebilag 1 Kravspecifikation, MK 24. Tilbudsgiver besvarer ovenstående i casebesvarelserne i Rammeaftalebilag 2, case 1-4. edoc Side 30 af 36

31 Det vurderes positivt, at istandsættelse af eventuelt eksisterende møbler varetages af ansatte på særlige vilkår. Dette kan eksempelvis være medarbejdere, som af den ene eller anden grund ikke kan varetage et ordinært job på normale vilkår f.eks. handicappede eller kontanthjælpsmodtagere. Tilbudsgiver bedes i Rammeaftalebilag 2 - Casebeskrivelser i fanen Generelle forhold beskrive hvorvidt og i hvilket omfang ovenstående er opfyldt i tilbuddet. Delkriterium Materialegenanvendelse (vægt: 10 %) Det vurderes positivt, at tilbudte nye møbler i videst mulige omfang indeholder genbrugsmaterialer og/eller der indgår genbrugsmaterialer i forbindelse med istandsættelse af eventuelt eksisterende møbler på skolerne. Tilbudsgiver besvarer ovenstående i casebesvarelserne i Rammeaftalebilag 2, Case 1-4. Det vurderes positivt, at udtjente overskudsmøbler i videst mulige omfang bortskaffes til materialegenanvendelse i rene og sorterede affaldsfraktioner Tilbudsgiver besvarer ovenstående i casebesvarelserne i Rammeaftalebilag 2, case 1-4. Kvalitet af den tilbudte indretningsløsning [20] % Underkriteriet Kvalitet af den tilbudte indretningsløsning vil til dels blive vurderet på baggrund af casebesvarelserne i Rammeaftalebilag 2, hvor det vurderes på graden af opfyldelse af de oplistede ønsker. Tilbudsgiver bedes i denne forbindelse vedlægge tegninger af den tilbudte indretningsløsning. Endvidere vil det blive vurderes positivt, at nedenstående elementer i videst mulige omfang er opfyldt i casebesvarelserne: Tilbudsgivers indretningsløsning illustrerer en evne til at anvende et varierende udvalg af møbler tilpasset de konkrete edoc Side 31 af 36

32 cases, således at tilbudte møbler adskiller sig fra case til case, hvorved der samlet set opnås en balance mellem genbrug af eksisterende møbler, istandsættelse af eksisterende møbler og en bred produktportefølje af nye møbler på rammeaftalen. Det bemærkes i denne forbindelse, at den casespecifikke indretningsløsning som minimum skal indeholde 25 % nye møbler, jf. Rammeaftalebilag 2, MK 23. Tilbudsgivers indretningsløsning, herunder de tilbudte nye møbler, illustrerer en evne til at forstå den enkelte skoles pædagogiske tilgang til læring, elevernes alderstrin og skolens fysiske rammer som defineret i hver enkelt case beskrivelse samt tager højde for den nye folkeskolereform, herunder inklusion, læring og trivsel. En høj funktionalitet og fleksibilitet i den tilbudte indretningsløsning, herunder at tilbudte nye møbler er fleksible og flytbare samt optimeret til at opfylde flere funktioner, således at der skabes dynamiske læringsmiljøer, der løbende kan tilpasses til de forskellige behov De tilbudte møbler er designet, således at de uden justering passer til elever i flere /alle klassetrin eller ved simpel justering kan tilpasses den enkelte elev. Eventuelle nye tilbudte møbler har en høj kvalitet. Herved forstås, at møblerne er stabile, holdbare, solide og velegnet til skolebrug, som helhed sikrer en god komfort for eleverne. Vurderingen af nye tilbudte møbler vil blive foretaget på baggrund af tilbudsgivers produktbeskrivelser, datablade eller billeddokumentation. Tilbudsgiver opfordres således til at foretage en fyldestgørende produktbeskrivelse af de tilbudte møbler, ligesom der opfordres til at vedlægge datablade og billeder og produktblade af de tilbudte møbler. Der foretages en samlet vurdering af underkriteriet. Rådgivning [20] % Underkriteriet Rådgivning vil til dels blive vurderet på baggrund af edoc Side 32 af 36