Bilag 1 Udkast til. Køb af Parykker og Toupeer med tilhørende tilretninger Til Aalborg, Brønderslev, Jammerbugt, Hjørring og Læsø Kommuner

Transkript

1 Bilag 1 Udkast til Køb af Parykker og Toupeer med tilhørende tilretninger Til Aalborg, Brønderslev, Jammerbugt, Hjørring og Læsø Kommuner

2 Indholdsfortegnelse 1. Parterne Rammeaftalegrundlag Rammeaftalens omfang Rammeaftaleperiode Tildeling af konkrete ordrer Ansøgning om bevilling af Parykker og Toupeer med tilhørende tilretninger Bestilling af varer Levering og leveringsbetingelser Bekræftelse på udlevering Returvarer Kontakt mellem parterne Fakturering Priser Prisregulering Rammeaftalehaver Betalingsbetingelser Bonusudbetaling til tredjemand Statistik Underleverandører Miljø Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Misligholdelse Reklamation og varsel Afhjælpning Erstatningsansvar og forsikring Uden virkning Garanti Forsinkelse Ophævelse... 18

3 31. Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring i rammeaftalegrundlaget Ændring af produktsammensætning Ændringsklausul ved behov for nye produktversioner Suppleringskøb af nye produktversioner Processen for tilføjelser Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Etik og socialt ansvar Underskrift Rammeaftalebilag: Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste Rammeaftalebilag 1.3 Databehandleraftalen Rammeaftalebilag 1.3 A Databehandlerinstruks Rammeaftalebilag 1.3 C Regulativ for IT-Sikkerhed i Aalborg Kommune Rammeaftalebilag 1.6 Medarbejder CV edoc sagsnr Side 3 af 23

4 1. Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Aalborg Kommune AK Indkøb Hjulmagervej Aalborg Brønderslev Kommune Ny Rådhusplads Brønderslev Jammerbugt Kommune Toftevej Aabybro Mail: indkoeb@aalborg.dk Kontaktperson: Connie Havmose Mail: Connie.Havmose@Aalborg.DK Sagsnr Mail: Jorn.Lind@ DK Kontaktperson: Jørn Lind Mail: AEN@Jammerbugt.DK Kontaktperson: Anne Fanøe Nilsson Hjørring Kommune Springvandspladsen Hjørring Læsø Kommune Doktorvej Læsø Mail: LNJ@Hjoerring.DK Kontaktperson: Line Nørgaard Jakobsen Mail: NOD@Laesoe.DK Kontaktperson: Niels Odgaard Og RAMMEAFTALEHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] CVR nr.: [Indsæt] Mail: [indsæt mailadresse, evt. fra tjekskema] edoc sagsnr Side 4 af 23

5 2. Rammeaftalegrundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til gennemført udbud af Parykker og Toupeer med tilhørende tilretninger, jf. Udbudsbekendtgørelse nr. [udbudsbekendtgørelse nr.]. Rammeaftalen beskriver Ordregivers og Rammeaftalehavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1. Rammeaftalen inkl. rammeaftalebilag mellem Rammeaftalehaver og Ordregiver 2. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar 3. Øvrigt udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver 4. Rammeaftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå] Rammeaftalehavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende rammeaftale. 3. Rammeaftalens omfang Rammeaftalehaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Ordregiver er alene forpligtet til at anvende rammeaftalen i overensstemmelse med Ordregivers faktiske behov og efter Borgerens valg. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Omsætningen vil være afhængig af de til enhver tid udstedte bevillinger i henhold til Serviceloven 112 og Borgerens benyttelse af det frie leverandørvalg. Definition af Standard Paryk, der fremstilles i en række standard mål og eventuelt efterfølgende tilrettes efter Borgerens hoved, betragtes som en standardparyk, uanset om der er sket en efterfølgende justering, tilpasning, klipning og lign. af parykken. Definition af Individuelt fremstillet En individuelt fremstillet paryk er kendetegnet ved, at den fremstilles fra bunden efter Borgerens afstøbning og således fuldt ud er fremstillet efter den enkelte Borgers behov Krav til produkter følger af Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation. 4. Rammeaftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den indtil den Herudover har Ordregiver mulighed for at forlænge rammeaftalen i op til 12 måneder i alt op til 2 gange. Forlængelse sker i givet fald på uændrede rammeaftalevilkår. Meddelelse herom skal gives til Rammeaftalehaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse. Såfremt forlængelsen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved dennes udløb. edoc sagsnr Side 5 af 23

6 Rammeaftalen er uopsigelig for begge parter. Hertil gælder også bestemmelserne om ophævelse ved en af parternes væsentlige misligholdelse, jf. pkt. 23. Uanset ovenstående er Ordregiver imidlertid berettiget til at opsige rammeaftalen med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrence- og forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af rammeaftalen annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende rammeaftaleperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 5. Tildeling af konkrete ordrer Tildeling af konkrete ordrer under rammeaftalen vil ske ved direkte tildeling til Rammeaftalehaver efter udstedt bevilling. 6. Ansøgning om bevilling af Parykker og Toupeer med tilhørende tilretninger Ansøgning til kommunen udfærdiges i samarbejde med Borgeren, således at Borgeren har godkendt og er indforstået med det konkret produkt der ansøges om. 6.1 Ansøgning om bevilling af Parykker og Toupeer skal følge nedenstående prioritering Bevilling af Standard Parykker maskinlavet med kunstfiberhår med eller uden monofilament går forud for bevilling af Standard Parykker maskinfremstillet med ægte hår, hvis ovennævnte produkt i nødvendigt omfang afhjælper den nedsatte funktionsevne Bevilling af Standard Parykker maskinlavet med ægte hår med eller uden monofilament går forud for bevilling af Standard Parykker 100% håndlavet med kunstfiberhår med monofilament, hvis ovennævnte produkt i nødvendigt omfang afhjælper den nedsatte funktionsevne Bevilling af Standard Parykker 100% håndlavet med kunstfiberhår med monofilament går forud for bevilling af Standard Parykker 100% håndlavet med ægte hår med monofilament, hvis ovennævnte produkt i nødvendigt omfang afhjælper den nedsatte funktionsevne Bevilling af Standard Parykker 100% håndlavet med ægte hår med monofilament går forud for bevilling af Individuelt fremstillet parykker, hvis ovennævnte produkt i nødvendigt omfang afhjælper den nedsatte funktionsevne Bevilling af Individuelt fremstillet Parykker efter afstøbning med kunstfiberhår går forud for bevilling af Individuelt fremstillet parykker efter afstøbning med ægte hår, hvis ovennævnte produkt i nødvendigt omfang afhjælper den nedsatte funktionsevne Bevilling af Individuelt fremstillet Parykker efter afstøbning med ægte hår går forud for bevilling af Individuelt fremstillet parykker efter mål, hvis ovennævnte produkt i nødvendigt omfang afhjælper den nedsatte funktionsevne Bevilling af Individuelt fremstillet Parykker efter mål med kunstfiberhår går forud for bevilling af Individuelt fremstillet Parykker med ægte hår, hvis ovennævnte produkt i nødvendigt omfang afhjælper den nedsatte funktionsevne edoc sagsnr Side 6 af 23

7 Bevilling af Individuelt fremstillet Parykker efter mål med ægte hår bevilges, når den nedsatte funktionsevne ikke i nødvendigt omfang kan afhjælpes med nogle af de andre produkter Bevilling af Standard Toupeer med kunstfiberhår går forud for bevilling af Standard Toupeer med ægte hår, hvis ovennævnte produkt i nødvendig omfang afhjælper den nedsatte funktionsevne Bevilling af Standard Toupeer med ægte hår går forud for bevilling af Individuelt Fremstillet Toupeer, hvis ovennævnte produkt i nødvendigt omfang afhjælper den nedsatte funktionsevne Bevilling af Individuelt fremstillet Toupeer med kunstfiberhår går forud for bevilling af Individuelt fremstillet Toupeer med ægte hår, hvis ovennævnte produkt i nødvendigt omfang afhjælper den nedsatte funktionsevne Bevilling af Individuelt fremstillet Toupeer med ægte hår bevilliges, når den nedsatte funktionsevne ikke i nødvendigt omfang kan afhjælpe med nogle af de andre produkter 6.2 Redegørelse for ansøgning om Parykker og Toupeer med tilhørende tilretning Rammeaftalehaver skal ved anmodning fra Ordregiver fremsende en skriftlig, faglig redegørelse til Ordregiver med beskrivelse af det ansøgte og begrundelse for den valgte løsning. Den faglige redegørelse skal indeholde Beskrivelse af det ansøgte Begrundelse for den valgte løsning Hvis det ikke er den bedste og billigste løsning jf. pkt. 6.1 i udbudsbetingelserne skal det fremgå hvorfor den bedst og billigste løsning ikke fagligt skønnes tilstrækkelig. Hvis den anbefalede bedste og billigste egnede løsning ikke er valgt, fordi Borgeren selv har andre ønsker, skal dette også fremgå af redegørelsen. Rammeaftalehaver skal, hvis Ordregiver ønsker det indgå i en dialog om denne redegørelse. Manglende overholdelse af ovenstående betragtes som misligholdelse jf. pkt Pris Sammen med Ansøgning om bevilling af det ansøgte jf. pkt. 6.2 skal Rammeaftalehaver angive prisen på det ansøgte jf. de tilbudte priser i Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste Manglende overholdelse af ovenstående betragtes som misligholdelse jf. pkt Bestilling af varer Bestilling sker ved Borgerens direkte henvendelse til Rammeaftalehaver. Bestilling og fremstilling af produktet må ikke påbegyndes, før der foreligger en bevilling. Der udstedes således aldrig løbende bevillinger. Bevilling af Påsat hår, udstedes dog med et fast antal parykker inden for edoc sagsnr Side 7 af 23

8 en given periode. Når denne bevilling er opbrugt skal der ansøges om en ny bevilling, inden produktet må påbegyndes. På bevillingen skal Kommunen give de nødvendige oplysninger, herunder Ordregivers oplysninger EAN nr. Bevillingsenhedens navn og adresse Person reference og telefonnummer Borgerens oplysninger og produkt Fødselsdato Navn og adresse Det bevilligede produkt Det er alene Ordregiver, der i samråd med Borgeren afgør tidspunktet for anskaffelse og fornyelse. Dette indebærer, at det ikke tilkommer Rammeaftalehaver at tage initiativ til fornyelse. Det vil blive betragtet som misligholdelse af aftalen, hvis noget sådant finder sted. Rammeaftalehavers henvendelser betragtes som væsentlig misligholdelse jf. pkt. 23. Rammeaftalehaver skal være loyal over for Ordregivers bevillingsbeslutning og tvivl/undring skal rettes til Ordregiver og ikke diskuteres med Borgeren. Undtaget herfra er behov, som Rammeaftalehaveren, ud fra dennes sundhedsfaglige pligt til at underrette bevillingshaver, vurdere ikke tåler udsættelse frem til næste tidspunkt for anskaffelse, fornyelse eller reparation af hjælpemidlet. Dette dokumenteres ved en faglig redegørelse til Ordregiver. Der kan normalt ikke ydes større til hjælpemidler, som ansøgeren selv har anskaffet, inden bevillingen er givet. Rammeaftalehaver acceptere således, at der skal foreligge bevilling fra Ordregiver, førend fremstilling/udlevering af paryk eller toupe påbegyndes, med mindre andet er aftalt med Ordregiver for den enkelte Borger. Fremstilling/udlevering af hjælpemidler, hvor det ikke foreligger bevilling fra Ordregiver, sker på Rammeaftalehavers eget ansvar og kommunal dækning af udgiften kan som udgangspunkt ikke forventes. 8. Levering og leveringsbetingelser Levering/udlevering af parykker og toupeer skal ske fra Rammeaftalehavers forretningsadresse til Borgeren personligt, således at det straks kan konstateres, om parykken eller toupeen umiddelbart passer og fungere. Såfremt det aftales med Borgeren, at parykken eller toupeen ikke udleveres personligt skal produktet fremsendes uden beregning til Borgerens adresse. Parykken eller toupeen skal leveres i neutral og diskret emballage. Levering skal ske uden omkostninger for Ordregiver (Incoterms 2010, DDP). edoc sagsnr Side 8 af 23

9 Ejendomsretten overgår til Ordregiver ved levering. Modtagelsen af produktet er ikke at opfatte som Ordregivers bekræftelse af korrekt pasform og kvalitet, ligesom det ikke udelukker muligheden for efterfølgende at gøre mangler gældende. Levering anses først for gennemført når der ikke foreligger tvivl om, at Borger og Ordregive er tilfredse med det leverede produkt. Således vil eventuelle problemer med Parykken/Toupeen, der konstateres inden for 14 dage efter udlevering til eksisterende Borger medføre, at levering ikke betragtes som gennemført. For nye Borgere vil perioden være 1 måned. 8.1 Leveringstid Rammeaftaleindehavers maksimale leveringstid fra første undersøgelse, måltagning, aftryk eller lign. og til udlevering og tilpasning til Borgeren efter bevilling foreligger, er Standard Parykker og Toupeer o 10 arbejdsdage Individuelt fremstillet Parykker og Toupeer o 60 arbejdsdage Manglende overholdelse af leveringstiden betragtes som væsentlig misligholdelse jf. pkt Bekræftelse på udlevering Rammeaftalehaver skal på Ordregivers anmodning kunne dokumentere og fremsende en bekræftelse på udlevering af parykken eller toupeen. Manglende overholdelse af ovenstående betragtes som misligholdelse jf. pkt Returvarer Ved fejlbestillinger har Ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning af fejlbestillinger sker for Ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ovenstående gælder for standardprodukter. Ved returnering af produkter skal Rammeaftalehaver hurtigst muligt sende en kreditnota til Ordregiver. Hvis Rammeaftalehaver har foretaget en fejllevering eller den leverede vare er beskadiget, herunder at emballagen er brudt, skal Rammeaftalehaver erstatte varen eller kreditere det fulde beløb. Rammeaftalehaver afholder omkostningerne herved. 11. Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. edoc sagsnr Side 9 af 23

10 Parterne kan individuelt tage initiativ til en fælles evaluering af samarbejdet mellem Rammeaftalehaver og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter seks (6) måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. Al kontakt i rammeaftaleperioden foregår på dansk. 12. Fakturering Faktura samt kreditnota skal fremsendes elektronisk i henhold til Lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt Bekendtgørelse nr. 354 af den 26. marts 2010 med senere ændringer jf. lovbekendtgørelse nr. 354 af om offentlige betalinger mv. i OIOUBL-format på baggrund af oplyste EAN-lokationsnumre og skal indeholde følgende oplysninger: Køber: EAN nr. Bevillingsenhedens navn og adresse Personreference og telefonnummer Rammeaftalehaver: Navn Adresse CVR nr. Fakturadato Faktura nr. Evt. Kunde nr. Borgerens oplysninger og produkt Fødselsdato Navn og adresse Varenumre og produktbetegnelse af det leverede produkt iht. Tilbudslisten Antal og enhedspris for hvert varenummer ekskl. moms Pris i alt ekskl. moms Borgeren hæfter selv for egen-andel, der betales direkte til Rammeaftalehaveren jf. BEK 740 af 13/06/2016 med senere ændringer. Varenummer, varebetegnelse og enhedsbetegnelse skal stemme overens med betegnelser i Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste inkl. evt. tilretninger. Et produkt må ikke splittes op i flere linjer. Faktura må ikke indeholde produkter fra mere end én bevilling og sker dermed pr. bevilling/levering pr. Borger. Fakturering kan tidligst ske, ved udlevering til Borgeren og Borgerens accept af det udleverede produkt/ydelse jf. pkt. 9. Påsat hår betales som udgangspunkt ved udlevering af nye parykker eller toupeer, eventuelt kvartalsvis, hvis det på forhånd er aftalt med er aftalt med Ordregiver. edoc sagsnr Side 10 af 23

11 Fakturerede beløb skal være identiske med de oprindeligt tilbudte. Der kan således ikke opkræves fakturagebyr, miljøgebyr, transport eller andre tillæg/gebyrer. Manglende overholdelse af ovenstående betragtes som misligholdelse jf. pkt Priser For indkøb i henhold til rammeaftalen gælder de i Rammeaftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. 14. Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer. Prisreguleringerne kan ske én gang årligt svarende til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks. Nettoprisindeks: Første prisregulering kan ske med virkning fra d og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i nettoprisindekset fra d til og med d Efterfølgende gælder tilsvarende beregningsmodel. Prisregulering sker på Rammeaftalehavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Prisregulering skal skriftligt accepteres af Ordregiver. Varsel om prisreguleringer skal sendes senest 30 dage før ikrafttræden og sendes pr. mail til: Aalborg Kommune AK Indkøb Hjulmagervej Aalborg Att.. Connie Havmose Mail: Connie.Havmose@Aalborg.DK Sammen med varslet skal der sendes en opdateret tilbudsliste i Excel format. Prisændringers ikrafttræden er betinget af Ordregivers accept. Parterne kan forlange ændringer i den berørte vares pris, når nye lovkrav eller ændret offentlig regulering bevirker en fordyrelse eller billiggørelse heraf. Sådanne ændringer får virkning fra det tidspunkt, hvor de nye lovkrav eller den ændrede offentlige regulering konkret fordyrer eller billiggør leveringen af varen. Prisregulering betinges af fremsendt dokumentation herfor. Såfremt Rammeaftalehaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den. edoc sagsnr Side 11 af 23

12 Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de afgivne priser i dette tilbud, skal produkterne tilbydes til disse priser. 15. Rammeaftalehaver 15.1 Organisation og personalets faglige kvalifikationer samt Lokalitet Rammeaftalehave garantere at være fuldt funktionsdygtig på den/de tilbudte forretningsadresse(r) senest på dato for aftalestart. Rammeaftalehaver garantere til enhver tid at opretholde de fornødne ressourcer til at kunne betjene Ordregivers Borgere og Ordregiver inden for de i Rammeaftalen bestemte rammer. Rammeaftalehaver garantere at personalet altid optræder professionelt, omsorgsfuldt, med diskretion og etisk korrekt. Rammeaftalehaver garantere Ordregiver en kvalificeret service bl.a. ved udlevering af CV på de medarbejdere, der skal betjene Ordregiver og Ordregivers Borgere jf. mindstekrav nr. M2. Skulle én eller flere af disse medarbejdere blive udskiftet i aftaleperioden, garantere Rammeaftalehaver som sikring af opretholdelse af den kvalificerede service at den/de medarbejder(e), der efterfølgende ansættes, som minimum har samme kvalifikationer og forudsætninger som den/de medarbejder(e) de erstatter. Rammeaftalehaver skal give Ordregiver besked om udskiftning af medarbejdere. Kvalifikationer hos medarbejdere jf. ovenstående skal på Ordregivers anmodning kunne dokumenteres. Hvis dette ikke er muligt kan Ordregiver afvise en tilbudt medarbejder. Rammeaftalehaver garantere at alle ydelser, fx måltagning, afstøbning, prøvning og behandling af Parykker og Toupeer og lign. (listen er ikke udtømmende), i forhold til anskaffelsen af rammeaftalens produkter, skal kunne udføres på forretningsadressen. Dette gælder ikke fremstillingen af Parykker og Toupeer. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. I forbindelse med ferieafvikling accepteres kortere lukning forudsat telefonen besvares kompetent i telefontræffetiden Service Henvendelser fra Borgeren eller det kommunale personale skal besvares senest 1 arbejdsdag efter henvendelsen, med mindre andet er aftalt ved henvendelsen. edoc sagsnr Side 12 af 23

13 Rammeaftalehaver garanterer, at Borgeren tilbydes en konsultationstid senest 10 arbejdsdage fra Borgerens henvendelse herom. Tidsbestilling til konsultation skal kunne fortages på alle ugens arbejdsdage inden for normal åbningstid, dog som minimum mellem kl og Borgerne skal kunne modtages i konsultationen på alle ugens hverdage (arbejdsdage) som minimum mellem kl Rammeaftalehaver skal være infrastrukturelt centralt placeret i forhold til offentlig transport, samt øvrige tilgangsmuligheder. Rammeaftalehaveren garantere at der er gode parkeringsmuligheder inden for rimelig afstand af forretningsadressen. Rammeaftalehaver skal ved Borgerens bestilling af konsultationstid, oplyse om nærmeste parkerings muligheder i forhold til Rammeaftalehavers forretningsadresse. Parkeringsmuligheden skal angives med adresse/vej navn og regler for parkering. Al materiale, der følger det enkelte produkt (f.eks vejledninger, vedligeholdelse- og rengøringsanvisninger, sikkerhedsforskrifter, emballageanvisninger mv.) skal være på dansk, med mindre andet aftales med Borgeren. Eventuelle symboler skal være klart synlige og let forståelige. Spørgsmål til Rammeaftalehavers fagligt kyndige personale, fra såvel Borgere som fra Ordregiver, i forbindelse med bevilling/udlevering af parykker eller toupeer, skal uanset form (telefon eller mail) besvares hurtigst muligt og senest arbejdsdagen efter henvendelse, med mindre andet aftales ved henvendelsen. 16. Betalingsbetingelser 30 dage netto fra korrekt modtaget faktura jf. Lov nr af 18. december Bliver de aftalte betalingsbetingelser ikke overholdt, så det bliver nødvendigt at fremsende rykkerskrivelse, skal rykkerskrivelsen fremsendes til det EAN-nr., som fakturaen er udstedt til. 17. Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne rammeaftale med Ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 18. Statistik Rammeaftalehaver skal efter anmodning udarbejde en statistik over det detaljerede forbrug på rammeaftalen. edoc sagsnr Side 13 af 23

14 Statistikken skal leveres elektronisk, og være i Microsoft Excel-format eller konvertibelt hertil. Statistikken skal indeholde følgende oplysninger: Varenummer Vare beskrivelse Produktgruppe Enhed Antal Pris/enhed Pris/i alt pr varenr. for oplyst periode Totalpris EAN nr. Bevillingsenhedens navn og adresse Fødselsdato Statistikken skal indeholde varer på Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste, samt det samlede køb for produktgrupperne. Statistikken skal være opdelt pr. kommune, der er omfattet af rammeaftalen og/eller for den enkelte kommune, der anmoder om statistikken. Statistikken skal sendes til kontaktpersonen angivet i pkt Underleverandører Såfremt Rammeaftalehaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer Rammeaftalehaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis Rammeaftalehaver selv havde udført leverancen. Rammeaftalehave skal på Ordregivers anmodning fremsende en fyldestgørende liste over samtlige eksisterende underleverandører anvendt af Rammeaftalehaver til opfyldelsen af rammeaftalen. Manglende fremsendelse af den efterspurgte liste efter Ordregivers anmodning, betragtes som væsentlig misligholdelse. 20. Miljø Ordregiver har vedtaget en miljøvenlig indkøbspolitik, der er gældende for alle afdelinger og institutioner. Ordregiver ønsker med en miljøbevidst indkøbspolitik at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen og fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser til gavn for det ydre miljø. edoc sagsnr Side 14 af 23

15 Endvidere ønsker Ordregiver aktivt at medvirke til, at der skabes et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i såvel udbyders egne afdelinger, institutioner m.v. som hos udbyders leverandører af varer og tjenesteydelser. Rammeaftalehaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale i hele rammeaftaleperioden opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, bekendtgørelser, EUdirektiver m.m. På Ordregivers forlangende skal rammeaftalehaver, uden udgifter for Ordregiver, fremskaffe den dokumentation, der måtte ønskes omkring et produkt, til brug for miljøvurdering af produktet. Manglende overholdelse af ovenstående betragtes som misligholdelse jf. pkt Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Rammeaftalehavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke fra Ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve rammeaftalen. 22. Tredjemandsrettigheder Rammeaftalehaver indestår for, at Rammeaftalehavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Rammeaftalehaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Rammeaftalehavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og Rammeaftalehaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 23. Misligholdelse Er produkterne omfattet af rammeaftalen ikke i overensstemmelse med rammeaftalegrundlaget, uden at dette skyldes Ordregivers forhold, eller forhold i øvrigt som Ordregiver bærer risikoen for, foreligger der misligholdelse. Tilsvarende foreligger der misligholdelse, hvis produkterne omfattet af rammeaftalen ikke lever op til Ordregivers berettigede krav eller hvis Rammeaftalehaver ikke opfylder andre krav, som ifølge aftalen stilles i forbindelse med levering af produkterne omfattet af rammeaftalen, eller som følger af aftalen i øvrigt. Såfremt der konstateres fejl ved det leverede, skal Rammeaftalehaver omgående efter påkrav og for egen regning afhjælpe de pågældende fejl og mangler. edoc sagsnr Side 15 af 23

16 Gentagne tilfælde af misligholdelse, som skriftligt er blevet påpeget af Ordregiver, betragtes som væsentlig misligholdelse, som berettiger til ophævelse af rammeaftalen. En rammeaftalepart som må indse, at der er risiko for misligholdelse, har pligt til uden ugrundet ophold at give den anden rammeaftalepart begrundet meddelelse herom. Dansk rets almindelige regler gælder i forhold til Rammeaftalehavers og Ordregivers indbyrdes ansvar om misligholdelse, herunder reglerne om adgang til ophævelse, afhjælpning og erstatning, med mindre andet følger af Rammeaftalen. 24. Reklamation og varsel Vil en part påberåbe sig en misligholdelse, skal denne give den anden rammeaftalepart meddelelse herom uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget. Vil en part hæve rammeaftalen eller kræve afhjælpning, skal denne uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget, give den anden rammeaftalepart meddelelse herom. Undlader parten dette, har parten fortabt sin ret til at hæve rammeaftalen eller kræve afhjælpning. Krav om forholdsmæssigt afslag eller erstatning skal opgøres og fremsættes uden ugrundet ophold efter meddelelse i henhold til ovenstående, idet retten ellers fortabes. En part fortaber dog uanset ovenstående ikke sin ret til at påberåbe sig misligholdelse, når den anden part har handlet svigagtigt, eller når denne part har gjort sig skyld i grove fejl og forsømmelser, og dette medfører skade for parten. 25. Afhjælpning Ordregiver kan, hvor dette er praktisk muligt, kræve afhjælpning, medmindre det vil volde Rammeaftalehaver uforholdsmæssig omkostning eller væsentlig ulempe. Såfremt afhjælpning kan ske uden væsentlig forsinkelse og uden væsentlig gene for Ordregiver i øvrigt, har Rammeaftalehaver ret til at foretage dette. Rammeaftalehaver skal straks efter modtagelse af reklamation give Ordregiver meddelelse, hvis Rammeaftalehaver ønsker at udøve denne ret. Ved konstatering af fejl og mangler ved de modtagne leverancer er Rammeaftalehaver forpligtet til omgående og senest 10 arbejdsdage efter konstatering, at afhjælpe fejlen eller manglerne, eller om nødvendigt at erstatte den mangelfulde leverance med et nyt tilsvarende eller bedre produkt. Hvis afhjælpningen ikke har gjort produktet funktionsdygtigt inden for 10 arbejdsdage efter reklamation, skal Rammeaftalehaver levere et nyt produkt jf. leveringstiden pkt Dette gælder med mindre borgeren har gennemgået væsentlige fysiske forandringer, så det oprindelige produkt ikke længere er egnet. Begge dele skal ske uden omkostninger for Ordregiver. edoc sagsnr Side 16 af 23

17 Levering af en evt. erstatningsvare skal ske jævnfør ovenstående uden ophold og skal i alle tilfælde godkendes af Ordregiver og Borger. Hvis Ordregiver og Borger ikke kan godkende den af Rammeaftalehaver oplyste leveringstid for erstatningsvaren, betragtes ordren som hævet, og Ordregiver har mulighed for at foretage dækningskøb, jf. pkt. 29 og pkt. 30. Såfremt Ordregiver og Borgeren ikke acceptere erstatningsvaren er Ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for Rammeaftalehavers regning. Såfremt Rammeaftalehaver, trods Ordregivers reklamation, ikke udbedrer eller erstatter leverancen eller udsteder kreditnota jf. ovenstående, vil det være at betragte som væsentlig misligholdelse, jf. pkt. 23 misligholdelse. 26. Erstatningsansvar og forsikring Hver part er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for manglende medvirken til rigtig opfyldelse af rammeaftalen. Rammeaftalehaver er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde de i udbudsmaterialet nævnte forsikringer med en minimumsdækning som anført. Rammeaftalehaver skal på Ordregivers anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. Manglende fremsendelse af dokumentation inden for en rimelig tidsfrist, betragtes som væsentlig misligholdelse. 27. Uden virkning Gøres rammeaftalen uvirksom, eller ophæves/annulleres rammeaftalen som følge af afgørelse fra Klagenævnet for Udbud, domstolene eller tilsvarende instanser, kan der ikke rejses erstatningskrav herfor over for Ordregiver. I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud kan Klagenævnet for Udbud i særlige tilfælde af overtrædelse af udbudsreglerne erklære en indgået aftale for uden virkning, og påbyde den kontraherende myndighed at bringe aftalen til ophør inden for en af Klagenævnet for Udbud fastsat frist. Ordregiver er her berettiget til at opsige rammeaftalen helt eller delvist med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes påbud. Rammeaftalen ophører ved opsigelse således helt/delvist, som fastsat i påbuddet, med virkning fra påbuddets virkningstidspunkt. Ordregivers ret til at opsige rammeaftalen gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. Såfremt der i et påbud, som udstedes, er indeholdt yderligere betingelser eller krav, er Ordregiver berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen over for Rammeaftalehaver under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet, og Rammeaftalehaver skal i så fald efterleve disse. 28. Garanti Rammeaftalehaveren garantere, at det leverede produkt på leveringstidspunktet overholder Rammeaftalehaverens egen produktspecifikationer for det leverede produkt samt rammeaftalens krav i edoc sagsnr Side 17 af 23

18 øvrigt. Rammeaftalehaver skal i forbindelse med umiddelbart konstaterede fejl og mangler og i forbindelse med tilpasningsgaranti følge de frister og bestemmelser, der er gældende for Rammeaftalen. Øvrige krav til garanti følger af Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve rammeaftalen. 29. Forsinkelse Indtræffer forsinkelse, i forhold til leveringstid jf. pkt. 8.1, skal Rammeaftalehaver omgående meddele dette til Ordregiver sammen med en angivelse af årsagen til forsinkelsen og et skøn over det tidspunkt, hvor levering i stedet vil kunne finde sted. Ny leveringsdato skal aftales med Ordregiver skriftligt. Såfremt den nye frist ikke overholdes skal Rammeaftalehaver afgive en ny, skriftlig redegørelse og accept fra Ordregivers indhentes. Borgeren skal samtidig have meddelelse om forsinkelsen, årsagen hertil og hurtigst muligt have besked om ny aftalt leveringstid. Ved forsinkelse ud over den fastsatte leveringstid, jf. pkt. 8.1, er det Rammeaftalehavers ansvar at levere et tilsvarende eller bedre produkt til samme pris som det bestilte produkt. Erstatningsproduktet skal godkendes af Ordregiver og Borgeren forud for levering. Såfremt Ordregiver eller Borgeren ikke accepterer erstatningsproduktet, er Ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for Rammeaftalehavers regning. Gentagne forsinkelser ud over den maksimale leveringstid jf. pkt. 8.1 er at betragte som væsentlig misligholdelse og berettiger Ordregiver til at hæve aftalen. 30. Ophævelse Aftalen kan ophæves af begge parter, hvis der foreligger en væsentlig misligholdelse fra en af rammeaftaleparterne. I bedømmelse af misligholdelsens væsentlighed indgår misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for Ordregiver, Ordregivers eventuelle offentligretlige forpligtelse til at sørge for tilgængelige produkter, ophævelsens betydning for Rammeaftalehaver samt omstændighederne i øvrigt. Hæves aftalen ved Rammeaftalehavers væsentlige misligholdelse er Ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for Rammeaftalehavers regning. Rammeaftalehaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af misligholdelsen. 31. Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at Rammeaftalehaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse over for Ordregiver i rammeaftaleperioden, vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen. edoc sagsnr Side 18 af 23

19 Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 32. Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser, så længe force majeure er til stede og i det omfang, force majeure er til hinder for Rammeaftalehavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke årstidsbetingede vejrlige forhold, ej heller strejke og lockout som blot rammer Rammeaftalehavers virksomhed. Opremsningen er ikke udtømmende. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure-situationen Forventet varighed af force majeure-situationen Indsats fra Rammeaftalehavers side for at kunne genoptage leveringen. 33. Ændring i rammeaftalegrundlaget Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem parterne, der er underskrevet af Ordregiver og Rammeaftalehaver, og som herefter indgår som en del af Rammeaftalen. Ændringer ud over de der er særskilt reguleret i Rammeaftalens bestemmelser, må kun ske under iagttagelse af de til enhver tid gældende udbudsregler. Ændringsforslag skal skriftligt sendes til den anden part, der skal svare inden for rimelig tid. 34. Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er parterne pligtig til omgående at informere hinanden herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Rammeaftalehaver er forpligtet til at holde sig orienteret om nye produkter/produktserier på markedet og tilbyde disse til Ordregiver, så snart det er muligt. Dette er for at sikre, at sortimentet dækker Ordregivers behov til fulde gennem hele aftaleperioden. Rammeaftalehaver må ikke lade et produkt på Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste udgå uden at der er tilbudt et erstatningsprodukt af minimum samme standard og til samme pris. Hvis det bevilligede produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal der straks tilbydes et andet produkt af minimum samme standard til en pris, der ikke overstiger prisen for det udgåede produkt. edoc sagsnr Side 19 af 23

20 Såfremt Rammeaftalehaver ved produktudvikling, eller på anden måde, substituerer tilbudte produkter med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste, skal Rammeaftalehaver efter aftale med Ordregiver tilbyde Ordregiver mv. disse produkter til en pris, der ikke overstiger prisen for det substituerede produkt. Erstatningsprodukter og substituerende produkter skal godkendes af Ordregiver. 35. Ændringsklausul ved behov for nye produktversioner 35.1 Suppleringskøb af nye produktversioner Ordregiver kan under Rammeaftalen aftale suppleringskøb med Rammeaftalehaver, herunder men ikke begrænset til anskaffelse af nye versioner af et i Rammeaftalen allerede eksisterende produkt. Rammeaftalehaver er berettiget til at tilføje nye produkter, såfremt Rammeaftalehaver indfører en ny og forbedret produktversion i Danmark, af et allerede eksisterende produkt i Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste (herefter kaldet den ældre version ) såfremt følgende betingelser er opfyldt: 1) Den nye produktversion indeholder en sundhedsmæssig-, teknisk- og/eller funktionel forbedring i forhold til den ældre version. Ved forbedring forstås sundhedsmæssig-, teknologisk- og/eller funktionel optimering, hvor produktet eksempelvis kan indeholde en optimeret funktion, er nemmere at anvende etc. 2) Den nye produktversion er af samme fabrikat, som det ældre produkt jf. Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste. 3) Den nye produktversion har som minimum tilsvarende sundhedsmæssige, tekniske og/eller funktionelle egenskaber, er af samme kvalitet, hører under samme CPV kode, som opfylder mindstekravene i kravspecifikationen, som gælder for den ældre version, jf. Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudslisten. a. Den nye produktversion tilbydes til en pris, med tilsvarende prissætning som for den ældre version. 4) Den nye produktserie leveres under de samme vilkår, der er aftalt i Rammeaftalen Processen for tilføjelser I forbindelse med tilføjelser af nye produktversioner, skal Rammeaftalehaver fremsende dokumentation for det nye produkt, i overensstemmelse med Ordregivers krav og beskrivelser: 1) Varebetegnelse, positionsnummer, salgsenhed, pris, produktnavn og evt. link til produktdatablad / hjemmeside på det nye produkt. 2) Erklæring, samt dokumentation efter Ordregivers anmodning om at den nye produktversion overholder kravene ovenfor i pkt ) Danske produktdatablade og lign. på den nye produktversion eventuelt med letforståelige illustrationer med beskrivelse af de tilbudte produkternes funktioner skal fremsendes på Ordregives anmodning. edoc sagsnr Side 20 af 23

21 De skal være identiske med produktdatablad og lign. På den ældre version. 4) Vareprøve på den ældre og den nye produktversion på Ordregivers anmodning, der hvor det er muligt. Dette gælder dog ikke for individuelt fremstillede parykker og toupeer 5) Beskrivelse samt dokumentation for hvilken ældre version, det nye produkt er en forbedret version af. Ovenstående sendes til Ordregivers kontaktperson jf. pkt. 1 senest 45 dage før ikrafttræden og skal skriftligt accepteres af Ordregiver. Et opdateret Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste fremsendes derefter pr. til Ordregiver senest 30 dage inden ændringens ikrafttræden. 36. Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Nærværende rammeaftale er fortrolig og kan hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til lovgivningens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden rammeaftalepart, skal godkendes af modparten, inden udtalelsen foretages. Brug af rammeaftalen i markedsføringsmæssige sammenhænge skal ligeledes godkendes af modparten. Rammeaftalehaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb. Rammeaftalehaver og dennes medarbejdere og andre personer under rammeaftalehavers ledelsesret, der udfører opgaver under rammeaftalen har tavshedspligt jf. Forvaltningslovens 27 og Straffelovens 152a jf Tavshedspligten er tidsubegrænset og gælder også efter rammeaftalens ophør. Tavshedspligten gælder i forhold til oplysninger om enkeltpersoners private forhold eller andre fortrolige oplysninger, som rammeaftalehaver og dennes medarbejdere og andre personer under rammeaftalehavers ledelsesret får kendskab til under udførelse af opgaver under rammeaftalen. Rammeaftalehaver er forpligtet til at sikre, at alle medarbejdere eller andre personer, der er underlagt rammeaftalehavers ledelsesret er gjort bekendt med tavshedspligten. Det er ligeledes rammeaftalehavers ansvar at sikre dokumentation herfor. Ordregiver kan til enhver tid kræve dokumentation for, at medarbejdere og andre personer under rammeaftalehavers ledelsesret er gjort bekendt med tavshedspligten. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 37. Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er edoc sagsnr Side 21 af 23

22 enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds. 38. Offentlige påbud Rammeaftalehaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 39. Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at Rammeaftalehaver og dennes eventuelle underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at Rammeaftalehaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention samt overholder de 10 principper i FN s Global Compact. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve rammeaftalen. 40. Underskrift Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Ordregiver Dato: Rammeaftalehaver edoc sagsnr Side 22 af 23

23 [Indsæt navn] [Indsæt navn] [Indsæt navn] [Indsæt navn] [Navn med blokbogstaver under underskriften] edoc sagsnr Side 23 af 23