WORKCYCLUS PROFESSIONEL BRUGERMANUAL

Transkript

1 WORKCYCLUS PROFESSIONEL BRUGERMANUAL VERSION 5.0 MARTS 2017

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Har du brug for support? Workcyclus login Workcyclus opbygning Administration Oprettelse af organisationen Organisationsstyring Arbejdsmiljøudvalg (tidligere Sikkerhedsudvalg) Opret arbejdsmiljøudvalg Arbejdsmiljøgrupper Opret arbejdsmiljøgruppe Opret afdeling Opret generel gruppe Opret respondent / bruger Tilføj bruger med rolle / respondent (eksisterende) Tildel bruger rolle/rettighed for hele organisationen Tildel ny bruger en rolle på virksomhedsniveau Tildel eksisterende bruger en rolle på virksomhedsniveau Rediger brugere Opdater brugere Ændre egne oplysninger, eks. adgangskode m.m Fjern bruger fra grupper, udvalg eller afdeling Fjern bruger/respondent fra organisationen Udsend adgangsinvitationer Udvidet brugersøgning Vælg tilgængelige rapportskabeloner for organisationen Vælg tilgængelige spørgeskemaskabeloner for organisationen Indstillinger for organisationen Papirkurven Import af organisation Forberedelse af importfilen Importfilens størrelse Import af organisation Oprette roller / redigere roller / slet roller Opret rolle Rediger rolle Slet en rolle Spørgeskemaadministration Spørgeskema administrator Rettigheder for spørgeskema (gruppe, udvalg, afdeling og virksomhedsniveau) Virksomhedsniveau Gruppe/afdeling Udvalg Opret nyt spørgeskema Kopiere globale spørgeskemaskabeloner Redigering af spørgeskema Gemme spørgeskema Udskriv spørgeskema Se demo af spørgeskema Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

3 9.9 Tilføj et nyt spørgsmål Redigér spørgsmål Slette et spørgsmål Flytte et spørgsmål (på samme side) Flytte et spørgsmål til en anden side Importer spørgsmål fra et andet spørgeskema Oversæt spørgeskema Undersøgelser Opret undersøgelse Udsend undersøgelse Undersøgelsesoversigt datofiltrering Undersøgelsens detaljer og statistik Tilføj/fjern respondenter til/på igangværende undersøgelse Tilføj respondent Fjern respondent fra undersøgelse Send påmindelser Genudsend invitation til respondent med ny Afslut undersøgelse Genåben undersøgelse Undersøgelsesstatistik Undersøgelsens svarfordeling / respondentsvar Se respondenternes svar/kommentarer Undersøg respondenternes svar/kommentarer Undersøg en specifik respondents svar Besvarelse af spørgeskema besvarelse Online besvarelse/besvarelse af PDF invitationer Rapporter Rapportoversigt Slet en rapport Handlingsplan Opret et indsatsområde Overblik på indsatsområder på handlingsplan Tilføj undersøgelsesresultater til indsatsområde Rediger / beskriv et indsatsområde Tilføj dokumenter til indsatsområde Evaluér indsatsområde Luk / rediger milepæle Arkiver indsatsområde Arkiverede indsatsområder Slet indsatsområde Handlingsplan statistik Handlingsplan rapporter Handlingsplan notifikationer Møder Arbejdsmiljødrøftelse Arbejdsmiljømøde Opret en arbejdsmiljødrøftelse/et arbejdsmiljømøde Redigere en arbejdsmiljødrøftelse/arbejdsmiljømøde Se deltagerliste samt tilføje/fjerne deltager Redigér deltagere i arbejdsmiljødrøftelsen/mødet Udskrive arbejdsmiljødrøftelsen/arbejdsmiljømødet Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

4 1 Indledning Workcyclus er et internetbaseret arbejdsmiljøsystem, der giver fuldt overblik over virksomhedens arbejdsmiljøtilstand og gør arbejdsmiljøet målbart og synligt på alle niveauer i organisationen. Workcyclus består af en række værktøjer og teknikker, der forbedrer kundernes styring af sikkerheds-, sundheds- og arbejdsmiljøforhold, samtidig med at de styrker medarbejdernes forhold til deres eget arbejdsmiljø og til sikkerheden. Workcyclus er et lokalt værktøj til virksomhedens arbejdsmiljøgrupper med alle de nødvendige arbejdsmiljøredskaber samlet ét sted - i ét system. Med Workcyclus kan man kortlægge og analysere arbejdsmiljøet på foruddefinerede APV spørgeskemaer og arbejde direkte videre i systemgenerede dynamiske handlingsplaner. Workcyclus-systemet udvikles og driftes af Visma Labs A/S. Azets Employee A/S er eneste forhandler i Danmark og sørger for opstart af nye kunder, kundeservice, samt sørger for at levere vigtig viden og ønsker til udviklingen af Workcyclus. Inden du kan tage systemet i brug og sende spørgeskemaer, kortlægge arbejdsmiljøet, lave handlingsplaner mv., skal systemet sættes op. Når du har logget dig på med dit brugernavn og adgangskode, er du allerede godt i gang med det internetbaserede APV system; Workcyclus. God fornøjelse! 2 Har du brug for support? Ring til vores kundeservice på: Eller send en mail på: workcyclus.support@visma.com Åbningstider i vores Kundeservice. Man torsdag kl og fredag: kl.08:30 til 16:00. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

5 3 Workcyclus login Alle kunder har en unik websideadresse, som skal bruges for at logge på systemet. Brugernavn og adgangskode er som regel oprettet i samarbejde mellem virksomheden og Azets. 1. Det giver adgang til at se virksomhedens undersøgelser og de handlinger, virksomhedens arbejdsmiljøorganisation har beskrevet. 2. Hver enkelt medarbejder kan logge på og ændre sin adgangskode (dette gøres under "Min Profil", når han/hun har logget på). Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

6 4 Workcyclus' opbygning Workcyclus er bygget op med en hovedmenu, der er udformet som faneblade. Hovedmenuen består af fanebladene: "Startside", "Undersøgelser", "Handlingsplaner", "Arbejdsmiljødrøftelse", "Rapporter" og "Administration". Startside er fanebladet, hvor du altid starter. Du har fra forsiden et overblik over status på handlingsplaner, indsatsområder, tilhørsforhold i organisationen, dine opgaver og besvarelse af spørgeskemaer/undersøgelser. Undersøgelser er fanebladet, som administrerer dine undersøgelser. Når spørgeskemaet er oprettet kan det udsendes til medarbejdere. Fra undersøgelsesfanen sker opfølgning på udsendte spørgeskemaer. Påmindelser kan evt. sendes direkte til medarbejdere, der endnu ikke har svaret. Handlingsplaner er fanebladet, du bruger, når der skal arbejdes med handlingsplan. Møder er fanebladet, hvor du kan arbejde med jeres arbejdsmiljødrøftelse. Rapporter er fanebladet, hvor statistikker og rapporter for besvarelser bliver vist. Administration er fanebladet, hvor du opsætter systemet, så det passer til jeres sikkerhedsarbejde, arbejder med spørgeskemaer, opretter medarbejdere og opbygger din arbejdsmiljøorganisation med grupper, udvalg, arbejdsmiljørepræsentanter, ledere mv. Du kan vælge at lave dine egne spørgeskemaer eller bruge Workcyclus' spørgeskemaskabeloner. Vær opmærksom på, at brugerne kun får vist faneblade, de har rettigheder til. Informationsbjælken ude til højre viser trivselsbarometer, arbejdsmiljøbarometer og nyheder. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

7 5 Administration Inden du kan tage Workcyclus i brug, skal systemet sættes op. Det kan være, at jeres virksomhed har valgt at gøre brug af Azets' konsulenthjælp, og at du blot skal vedligeholde eller opdatere systemet med nye indstillinger. De vigtigste indstillinger, før du igangsætter en undersøgelse, er listet nedenfor: 1. Tjek/opret organisationen = se afsnit Oprettelse af organisationen 2. Tjek/opret dine respondenter og brugere = se afsnit Oprettelse af en bruger 3. Indstil rettigheder til nøglepersoner = se afsnit Oprette roller / redigere roller / slet roller 4. Tilpas/opret spørgeskema = se afsnit Spørgeskema-administration To typer brugere Respondenter kan besvare spørgeskemaer og se egen gruppes/afdelings handlingsplaner og arbejdsmiljødrøftelse. Respondentens rettigheder kan ikke ændres. Brugere med roller kan ikke svare på spørgeskemaer, men har afhængig af rolle, rettighed til at administrere forskellige funktionaliteter i Workcyclus. Samme person kan godt være både respondent og bruger med rolle i samme gruppe. 6 Oprettelse af organisationen Vælg "Administration" "Organisation". Organisationen kan bygges op, så det svarer præcis til den organisering, I har. Der er mulighed for at oprette 3 forskellige organisationstyper: Arbejdsmiljøorganisation herunder selvstændige arbejdsmiljøgrupper. Der er således også mulighed for at have et arbejdsmiljøudvalg (Respondenter kan oprettes i flere grupper). Afdelingsorganisation kan bygges op med den afdelings- / forretningsorganisation man har i sin organisation (Respondenter kan kun oprettes i én afdeling). Generel Gruppe hvis man har brug for helt andre grupperinger på tværs af organisationen. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

8 6.1 Organisationsstyring Virksomhedsniveau Alle brugere for virksomheden vises under "Brugerlisten". Virksomhedens administratorer vises under fanen Brugere Arbejdsmiljøorganisation Arbejdsmiljøudvalg (kan tilknyttes virksomhedsniveauet og et Arbejdsmiljøudvalg) Arbejdsmiljøgruppe (kan tilknyttes virksomhedsniveauet og et Arbejdsmiljøudvalg) Man kan ikke oprette en arbejdsmiljøgruppe under en anden. En bruger kan som respondent have tilknytning (medlemskab) til flere Arbejdsmiljøudvalg og grupper. Afdelingsorganisation Afdelinger En bruger kan som respondent kun have tilknytning til en afdeling. Dvs. at tilføjer du en respondent til en gruppe, der allerede har en tilknytning til en anden gruppe, fjernes denne tilknytning. Bemærk! Risiko for kompromittering af anonymitet Afdelinger fungerer som en skyggeorganisation til arbejdsmiljøudvalg og arbejdsmiljøgrupper. Er en registreret medarbejder / respondent også registreret i en afdeling på det tidspunkt, hvor undersøgelsen sendes ud på arbejdsmiljøgruppen vil man også kunne trække rapporter på afdelingen. Konflikter det med brugen, kan I overveje at bruge Generelle grupper. Generelle grupper (Kan tilknyttes virksomhedsniveauet og en anden generel gruppe) Anvendes til diverse undersøgelser. Man kan deltage i flere grupper som respondent og grupperne kan flyttes frit til andre generelle grupper. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

9 6.2 Arbejdsmiljøudvalg (tidligere Sikkerhedsudvalg) Et arbejdsmiljøudvalg er øverste instans i arbejdsmiljøorganisationen og herfra tages overordnede beslutninger, der vedrører arbejdsmiljøet og sikkerheden for hele organisationen. De brugere, der er oprettet i det niveau, kan se resultaterne af de underliggende arbejdsmiljøgrupper. Et eksempel: Der oprettes et arbejdsmiljøudvalg og herunder de arbejdsmiljøgrupper, man har brug for. På den måde kan man trække statistikker for både hver arbejdsmiljøgruppe og samlet for alle arbejdsmiljøgrupper oprettet under arbejdsmiljøudvalget, såfremt undersøgelsen er startet fra udvalget Opret arbejdsmiljøudvalg 1. Højreklik med musen på det øverste niveau og et nyt "vindue" kommer frem. 2. Her vælger du "Opret" og et nyt vindue kommer til syne igen og her vælges der "Nyt Arbejdsmiljøudvalg". 3. Et nyt vindue kommer til syne, og her indtaster du arbejdsmiljøudvalgets navn og klikker på "Opret". 4. Det nyoprettede arbejdsmiljøudvalg kan nu ses under "Organisations håndtering" i venstre menu. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

10 6.3 Arbejdsmiljøgrupper En arbejdsmiljøgruppe er sidste led i arbejdsmiljøorganisationens hierarki, og er de grupper, som repræsenterer medarbejderne. Det er også her, at arbejdsleder og arbejdsmiljørepræsentant er registreret Opret arbejdsmiljøgruppe 1. Højreklik med musen på det arbejdsmiljøudvalg, hvorunder arbejdsmiljøgruppen skal oprettes (i dette eks. Arbejdsmiljøorganisation), og et nyt vindue kommer til syne. 2. Samme fremgangsmåde som Opret afdeling I Workcyclus er der således også mulighed for at oprette den afdeling / forretningsorganisation, man har i sin organisation. Bemærk, at respondenter i denne organisationsstruktur kun kan oprettes i én afdeling. Ligesom ved arbejdsmiljøorganisation kan man oprette et afdelingsudvalg og herunder afdelinger. Som udgangspunkt oprettes alle virksomheder i Workcyclus som standard med et arbejdsmiljøorganisationsudvalg og et afdelingsudvalg. Så du kan med fordel oprette dine afdelinger under det allerede eksisterende udvalg "Afdelinger". 1. Højreklik med musen på det afdelingsudvalg hvorunder afdelingen skal oprettes (i dette eks. "Afdelinger"), og et nyt vindue kommer til syne. 2. Her vælger du "Opret", et nyt vindue kommer til syne, og her vælges der "Ny afdeling". 3. Indtast afdelingens navn (i dette eks. Afdeling C og klik på "Opret"). 4. Den nyoprettede afdeling "Afdeling C" kan nu ses under afdelingsudvalget "Afdelinger" i "Organisationsstyring" i venstre menu. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

11 6.5 Opret generel gruppe Har man brug for andre grupperinger på tværs af organisationen, eks. generelle grupper, er dette også muligt i Workcyclus: 1. Højreklik med musen på den øverste instans, virksomhedsniveau og et nyt vindue kommer til syne. 2. Her vælger du "Opret" og derefter vælges "Ny generel gruppe". 3. Et nyt vindue kommer til syne og her indtaster du gruppens navn og klikker på "Opret". 4. Den nyoprettede gruppe kan nu ses under Virksomhedsniveauet i "Organisationsstyring" i venstre menu. 6.6 Opret respondent / bruger 1. For at oprette en bruger, vælg fanebladet "Administration" "Organisation". 2. I venstre side klikker du på den ønskede gruppe eller afdeling, hvortil der oprettes en ny bruger. Du kan således også oprette en bruger i organisationen på virksomhedsniveau, uden at han/hun er tilknyttet en gruppe/afdeling. 3. Klik herefter på ikonet "Opret bruger". Obs: Du kan ikke oprette en bruger, hvis brugernavnet allerede er i brug. I stedet skal du trykke "Tilføj Bruger" for at tilføje en allerede eksisterende bruger til gruppen/afdelingen. 4. Et nyt pop-up vindue "Opret bruger" kommer frem. Indtast nu respondentens/brugerens oplysninger. Vælg rolle og klik herefter på fanebladet "Adgangskode" (i samme pop up vindue). Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

12 5. Indtast nu en adgangskode til respondenten / brugeren og klik herefter på "Gem". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

13 6.7 Tilføj bruger med rolle / respondent (eksisterende) 1. For at tilføje en respondent/en bruger med rolle, vælg fanebladet "Administration" "Organisation". I venstre organisationsstruktur klikker du på den ønskede gruppe eller afdeling, hvortil respondenten/- brugeren skal tilføjes. Klik herefter på ikonet "Tilføj Bruger". 2. Du får nu en samlet oversigt over alle brugere i organisationen. A. Søg respondenten/brugeren ved at søge på navn, eller brugernavn i søgefeltet B. Angiv rolle (Respondent får spørgeskema ved udsendelse, andre roller giver rettigheder på det niveau og ned i hierarkiet som f.eks. "Arbejdsleder" eller "Arbejdsmiljørepræsentant) C. Sæt flueben ud for den bruger, du ønsker at tilføje D. Tryk "Gem" E. Respondenten/brugeren med rolle er nu tilføjet til den valgte gruppe. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

14 6.8 Tildel bruger rolle/rettighed for hele organisationen Klik på fanebladet "Administration" "Organisation" "Klik på din virksomhed på virksomhedsniveau". Du har mulighed for at give en bruger en rolle/rettigheder, som gælder for hele organisationen og på et enkelt udvalg, gruppe m.m. 1. Klik på din virksomhed på virksomhedsniveau, i dette tilfælde "VISMA (DEMO)". Klik herefter på fanen "Brugere". 2. Klik enten på knappen "Opret bruger" eller "Tilføj bruger" Tildel ny bruger en rolle på virksomhedsniveau Her opretter du en ny bruger (brugeren skal oprettes med alle medarbejderdata såsom brugernavn, e- mailadresse, adgangskode m.m.). Husk at vælge den rolle han/hun skal have for hele organisationen under "rolle". Afslut ved at klikke på "Gem" Tildel eksisterende bruger en rolle på virksomhedsniveau Her tilføjer du en allerede eksisterende bruger. Markér flueben ud for vedkommende, vælg rolle under "Rolle", som f.eks. "Administrator" og klik på "Gem". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

15 6.9 Rediger brugere Klik på menu "Administration" "Organisation" Når man ønsker at redigere en bruger, er det lige meget, hvor i organisationen man står kun ens rettigheder sætter begrænsningen. Du kan evt. finde brugeren ved at klikke på firmaniveauet, og du får hermed en oversigt over alle respondenter i organisationen. "Klik" på navnet på den bruger, du ønsker at redigere: Opdatéer brugere Et nyt vindue "Opdater Bruger" vises, og der er mulighed for at ændre: Brugernavn Kan ikke redigeres Adgangskode Det er kun brugeren selv og Administrator, som kan ændre denne. NB! Hvis ikke du får lov til at redigere en bruger, har du ikke rettigheden til det kontakt da din administrator. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

16 6.10 Ændre egne oplysninger, eks. adgangskode m.m. Brugeren skal først logge ind med sit brugernavn og adgangskode. I menuen i øverste højre hjørne kan man ændre sine oplysninger og afslut ved at klikke på "Gem". Hvis man ønsker at ændre sin adgangskode, skal den nuværende adgangskode først indtastes i feltet "Indtast nuværende adgangskode". Herefter indtastes den nye adgangskode i feltet "Ny adgangskode" samt i feltet "Gentag ny adgangskode" Fjern bruger fra grupper, udvalg eller afdeling Vælg "Administration" "Organisation" Vælg gruppen, udvalget, eller afdelingen. Har du en bruger med rolle, som ikke længere er med i en gruppe, udvalg eller afdeling eller blot er tilføjet ved en fejl, kan du fjerne respondenten/brugeren uden at slette vedkommende fra resten af organisationen. 1. Klik på den gruppe/det udvalg/den afdeling, som det drejer sig om 2. Klik på ikonet ud for den/dem som skal fjernes (brugeren fjernes fra gruppen, udvalget eller afdelingen) 3. For at fjerne flere brugere på én gang, markér flueben ud for de pågældende brugere og klik herefter på "Slet valgte". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

17 6.12 Fjern bruger/respondent fra organisationen Vælg "Administration" "Organisation" -> Bruger arkiv. Har du en bruger/respondent, som ikke længere er i virksomheden, kan du slette brugeren/respondenten helt. 1. Vælg virksomhedsniveauet, selve virksomheden med ikonet 2. Klik på ikonet ud for den bruger/respondent, du ønsker at slette. 3. For at fjerne flere brugere på én gang, markér flueben ud for de pågældende brugere og klik herefter på "Slet valgte" Udsend adgangsinvitationer Du har mulighed for at udsende adgangsinvitationer pr. mail til enkelte eller flere respondenter/brugere. Adgangsinvitationen indeholder brugernavn samt link, hvor brugeren kan oprette hans/hendes adgangskode. Vælg Administration Organisation Vælg din virksomhed på virksomhedsniveau Klik på knappen Udsend adgangsinvitation. Du bliver nu mødt med et pop-up vindue, afkryds enten alle eller de enkelte respondenter/brugere du ønsker at udsende til. Klik på næste og du får nu mulighed for at redigere selve invitationsteksten (bemærk al tekst som indgår i havelåge-tegnene # må ikke slettes). Afslut ved at klikke på knappen Udsend og de ønskede adgangsinvitationer er nu udsendt. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

18 6.14 Udvidet brugersøgning Vælg "Administration" "Organisation" Vælg din virksomhed på virksomhedsniveau. Under "Udvidet brugersøgning" har du mulighed for at fremsøge en specifik bruger i hele jeres organisation: 1. Klik på jeres virksomhed på virksomhedsniveau - Klik herefter på "Udvidet Søgning" 2. Du kan nu indtaste vedkommendes navn i feltet "Navnesøgning" og evt. herefter vælge vedkommendes "rolle" under "Rollesøgning", som f.eks. "Administrator", "Arbejdsleder", "Respondent" m.m. Felterne "Periode start" og "Periode slut" anvendes, hvis man ved, hvornår vedkommende fik tildelt den pågældende rolle. Slut af med at klikke på "Søg". Du vil nu få den ønskede oversigt. 3. Du har mulighed for at hente oversigten ved at klikke på Excel-ikonet. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

19 6.15 Vælg tilgængelige rapportskabeloner for organisationen Vælg "Administration" "Organisation" Vælg din virksomhed på virksomhedsniveau. Du har mulighed for at vælge hvilke rapportskabeloner, der skal være tilgængelige for jeres organisation: 1. Klik på jeres virksomhed på virksomhedsniveau. Klik herefter på "Rapportskabeloner" 2. Markér med flueben de rapportskabeloner I ønsker skal være tilgængelige og afslut ved at klikke på "Gem" Vælg tilgængelige spørgeskemaskabeloner for organisationen Vælg "Administration" "Organisation" Vælg din virksomhed på virksomhedsniveau. Du har mulighed for at vælge hvilke spørgeskemaskabeloner, der skal være tilgængelige for jeres organisation. 1. Klik på jeres virksomhed på virksomhedsniveau. Klik herefter på "Spørgeskemaskabeloner" 2. Markér med flueben de spørgeskemaskabeloner I ønsker skal være tilgængelige og afslut ved at klikke på "Gem". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

20 6.17 Indstillinger for organisationen Vælg "Administration" "Organisation" Vælg din virksomhed på virksomhedsniveau. Du har mulighed for under "Indstillinger" at navngive jeres organisation, uploade jeres firmalogo, vælge "Sprog", indtaste CVR nr. m.m. 1. Klik på jeres virksomhed på virksomhedsniveau. Klik herefter på "Indstillinger" 2. Du kommer nu frem til indstillingerne for jeres virksomhed "Navn": "Logo": "Sprog": "Alias": "CVR": Her angives virksomhed Her kan firmalogo uploades Her vælges sprog Er virksomhedens login webside adresse. Må ikke ændres eller slettes! Her indtastes CVR nr. "URL til besvar spørgeskema": er den adresse, der benyttes i forbindelse med besvarelse af spørgeskema. Må ikke ændres eller slettes!. " adresse": indtast afsendermailadressen, der skal figurere i de invitationer, der bliver udsendt i forbindelse med jeres undersøgelser. Gem dine ændringer og afslut ved at klikke på "Gem". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

21 6.18 Papirkurven Her kan slettede elementer (grupper, afdelinger eller brugere) genskabes. Det anbefales, at kun administrator har adgang til denne funktion. Klik på "Papirkurven" og tryk herefter på "Genskab" ud for det element, der skal genskabes, klik på det røde kryds for at slette, ellers kan papirkurven tømmes ved at højreklikke og vælge "Tøm papirkurv". 7 Import af organisation 7.1 Forberedelse af importfilen Systemet skelner mellem små og store bogstaver samt mellemrum. Kontakt Workcyclus Support for at modtage Excel filen til import. Gem medarbejdere i denne importfil i formaet Excel/CSV. * Angiver at feltet er obligatorisk. Eksempel: A*: Brugernavn Skal være unikt og kendt af medarbejderen, f.eks. medarbejdernummer eller . Hvis du ønsker at redigere eksisterende brugere/medarbejdere i systemet, er det vigtigt at bruge samme brugernavn, ellers oprettes der en ny bruger. B: Adgangskode 1. Lader man dette felt være blankt skal brugeren selv oprette en adgangskode 2. Foruddefineret adgangskode. C* & D*: For- og efternavn Her udfyldes medarbejderens fornavn og efternavn. E: adresse er feltet blankt, oprettes der i stedet PDF invitationer til respondenten ved undersøgelser/undersøgelser. F: CPR - bruges ikke under normale omstændigheder. G og H: Telefon- og mobilnummer Her udfyldes evt. medarbejderens telefoni. I*: Gruppesti Angiver organisationen og skrives i dette format: Niveau1\niveau2\osv. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

22 J*: Gruppetype Her udfyldes om brugeren skal tilknyttes et arbejdsmiljøudvalg, en arbejdsmiljøgruppe m.m. 1. "SafetyCommittee" = arbejdsmiljøudvalg (kan kun tilknyttes "SafetyCommittee" eller i 1. niveau) 2. "SafetyGroup" = arbejdsmiljøgruppe (kan kun tilknyttes "SafetyCommittee" eller i 1. niveau) 3. "Department" = afdeling (kan kun tilknyttes "Department" eller i 1. niveau). K: Rolle 1. Er feltet blankt, importeres medarbejderen som respondent, som kan inviteres til undersøgelser i den gældende gruppe. a. Skrives der eksempelvis "AMR", oprettes medarbejderen med en rolle på gældende gruppe. Bemærk at medarbejderen er oprettet med rollen, men at rollens rettigheder defineres under fanen "Administration" => "Roller". 7.2 Importfilens størrelse Systemet understøtter i øjeblikket kun import af højst 300 rækker ad gangen dvs. der importeres af flere omgange for større organisationer. Dette bevirker, at sletning af medlemskaber for større organisationer ikke understøttes i øjeblikket, og at det er en opgave, der kræver support. 7.3 Import af organisation 1. Klik på fanebladet "Administration" og derefter undermenuen "Import". 2. Tryk på "Tilføj importfil 3. Vælg det rigtige format 4. Tryk på "Importer". Der kan opstå fejlkoder f.eks. på grund af adresseformatet eller manglende udfyldelse af obligatoriske felter, dubletter osv. Ønsker du at importere en helt ny organisation og slette aftrådte medarbejdere, kan du markere i tjekboksen. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

23 8 Oprette roller / redigere roller / slet roller Klik på fanebladet "Administration" "Roller". Det anbefales, at kun administrator har adgang til denne funktion. Som udgangspunkt har alle kunder en administrator, arbejdsmiljørepræsentant og en arbejdsleder. 8.1 Opret rolle 1. Klik på "opret ny rolle" 2. Vinduet "Opret ny rolle" kommer til syne. Her udfyldes rollens navn, angives ikon farve, tildeles rettigheder (markeres med flueben). Klik til sidst på "Opret" og rollen er hermed oprettet. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

24 8.2 Redigér rolle 1. Klik på den rolle du ønsker at redigere, i dette eks. "Administrator". 2. Vinduet "Rediger rolle" kommer frem, og her kan du fortage de ændringer, du ønsker. Afslut ved at klikke på "Opdater". 8.3 Slet en rolle For at slette en rolle klikkes der på skraldespanden ud for rollen. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

25 9 Spørgeskemaadministration Vælg "Administration" "Spørgeskemaskabeloner". Administrator og brugere med rettighed har mulighed for at oprette og redigere spørgeskemaer samt kopiere Workcyclus spørgeskemaskabeloner. Spørgeskemaerne er gemt i 2 biblioteker: Egne spørgeskemaer (Lokal): - Her ligger virksomhedens lokale kopier eller spørgeskemaer, som I selv har oprettet eller brugt til tidligere undersøgelser. De kan både redigeres og slettes. Egne skabeloner kan ejes på højeste niveau og på underliggende niveauer, hvis virksomheden har flere administratorer for et delområde eller associeret virksomhed. Globale spørgeskemaer (Global): - Workcyclus standard skabelonspørgeskemaer, som virksomheden har fået tildelt. De kan hverken rettes eller slettes, men kan bruges som inspiration/skabelon til oprettelse af eget spørgeskema, der skal dog først oprettes en lokal kopi af standardskemaerne. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

26 9.1 Spørgeskema administrator For at kunne redigere/oprette/slette spørgeskemaer skal brugeren tildeles rettighederne til dette. Sørg derfor for at oprette en rolle ved navn "Spørgeskema administrator" og tildel rettighederne (se "Oprette rolle" under afsnittet "Oprette roller / redigere roller / slet roller"): "Oprette/slette spørgeskemaskabeloner" "Ændre spørgeskemaskabeloner" "Tildele/fjerne respondenter" Sørg herefter for at tildele brugeren den nye rolle "Spørgeskema administrator" til det udvalg eller gruppe, som der skal være adgang til (se "Tilføj bruger med rolle / respondent (eksisterende)" under afsnittet "Oprettelse af organisationen"). Bemærk at hvis vedkommende tilføjes til et udvalg med denne rolle, kan brugeren ikke kun redigere/slette/oprette spørgeskemaer for udvalget, men også på de underliggende grupper. 9.2 Rettigheder for spørgeskema (gruppe, udvalg, afdeling og virksomhedsniveau) Vælg "Administration" "Spørgeskemaskabeloner". Når et spørgeskema skal oprettes, kan det oprettes på en gruppe, afdeling, udvalg eller virksomhedsniveau. Bemærk, kun administratorer kan oprette spørgeskemaer på virksomhedsniveau Virksomhedsniveau Oprettes et spørgeskema på virksomhedsniveau, vil det pågældende spørgeskema kunne anvendes af hele organisationen (der skal dog sættes "tillad adgang" før spørgeskemaet bliver synligt for organisationen). Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

27 9.2.2 Gruppe/afdeling Oprettes et spørgeskema på en bestemt afdeling eller gruppe, vil det pågældende spørgeskema kun kunne ses/anvendes/redigeres/slettes af selve gruppen, udvalget (såfremt gruppen ligger under et udvalg) samt af administratorer. Der kan evt. tages kopier af Workcyclus' globale spørgeskemaskabeloner eller spørgeskemaerne på virksomhedsniveau under fanen "Global" på selve gruppen/afdelingen. Kopien vil blive lagt under fanen "Lokal" på ens gruppe/afdeling og er således klar til redigering Udvalg Oprettes et spørgeskema på et udvalg, vil det pågældende spørgeskema kun kunne ses/anvendes/- redigeres/slettes af selve udvalget samt af Workcyclus administratorer. Dog vil underliggende grupper under udvalget kunne se spørgeskemaet (såfremt der er anvendt "Tillad adgang") under fanen "Global" og evt. tage kopi til egen brug. 9.3 Opret nyt spørgeskema 1. For at oprette et nyt spørgeskema fra bunden, klik på "Opret ny spørgeskemaskabelon". 2. Et nyt vindue "Opret skabelon" kommer frem. Her kan du angive navn, beskrivelse, vælge undersøgelsestype samt vælge sprog. Forsæt herefter ved at klikke på "Opret". 3. Spørgeskemaet er nu blevet oprettet og vil figurere under egne spørgeskemaer under fanen "Lokal". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

28 9.4 Kopiere globale spørgeskemaskabeloner Vælg "Administration" "Spørgeskemaskabeloner" "Klik på fanen "Global". 1. For at lave en lokal kopi af en global Workcyclus standard spørgeskemaskabelon eller virksomhedsniveau spørgeskema, klik på fanen "Global". Du får nu en oversigt over de globale Workcyclus standard spørgeskemaskabeloner / virksomhedsniveau spørgeskemaer. Du kan også kopiere egne spørgeskemaskabeloner. 2. Klik på "Kopier" ikonet ud for det spørgeskema, du ønsker at kopiere. 3. Klik derefter på fanen "Lokal" for at komme tilbage til jeres egne spørgeskemaer Ved at klikke på spørgeskemaets navn i oversigten, får du adgang til at redigere spørgeskemaet. VIGTIGT! Hvis virksomheden har nogle specielle arbejdsområder eller arbejder med særligt risikofyldte områder, kan spørgeskemaet være utilstrækkeligt. Slettes nogle af spørgsmålene eller siderne, er det ikke sikkert, at virksomheden opfylder lovkravene for APV-undersøgelse. I tvivlstilfælde kan du kontakte jeres konsulent fra Azets. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

29 9.5 Redigering af spørgeskema Vælg "Administration" "Spørgeskemaskabeloner" Vælg det spørgeskema du ønsker at redigere ved at klikke på navnet Ved at klikke på spørgeskemaets navn kommer du ind på selve spørgeskemaet. I venstre side af vinduet (sideoversigten) klikker du på den side, du ønsker at arbejde med og derefter spørgsmålet. Overskrift: Her kan overskriften på spørgeskemaet redigeres. Beskrivelse: Her kan beskrivelsen for spørgeskemaet redigeres. Område: Her vælges området for spørgeskemaet såsom "APV", "Trivsel" m.m. Sprog: Bemærk, det er skabelonens modersmål Bruger du en af workcyclus-skabelonerne, er deres modersmål dansk og bør ikke ændres! Tillad adgang: Dette felt afgør, om spørgeskemaet kan anvendes ved undersøgelser. Gem: Klik her for at "gemme" spørgeskemaet og evt. ændringer. Udskriv: Klik her for at "udskrive" spørgeskemaet. Importer spørgsmål: Her kan spørgsmål importeres fra andre spørgeskemaer i det spørgeskema, du arbejder med. Tilføj spørgsmål: Klik her for at tilføje et nyt spørgsmål. Tilføj side: Klik her for at tilføje en ny side. Side oversigten: Her ses oversigten over siderne i spørgeskemaet. I midten af vinduet ses de spørgsmål, overskrifter m.m., som er på den side, der er "markeret" i venstre side af vinduet. Se eksempel i browser: Her har du mulighed for at se en demo af spørgeskemaet. Oversæt skabelon: Her har du mulighed for at oversætte spørgeskemaet til det/de sprog, som din profil har fået tildelt. (Bemærk, man skal kontakte Workcyclus Support for at få tildelt andre sprog end dansk). Flere sprog? Har virksomheden brug for, at spørgeskemaet kan vises på flere sprog skal I have sprogmodulet. I kan selv administrere og oversætte jeres spørgsmål, svar, kategorier og emner. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

30 9.6 Gemme spørgeskema Det er vigtigt at huske at gemme, både når man er færdig med at redigere sit spørgeskema og undervejs under arbejdet med spørgeskemaet. For at gemme spørgeskemaet, klik på "Gem". 9.7 Udskriv spørgeskema For at udskrive spørgeskemaet, klik på printikonet "Udskriv". 9.8 Se demo af spørgeskema For at se en demovisning af spørgeskemaet, klik på ikonet "Se eksempel i browser" 9.9 Tilføj et nyt spørgsmål Klik på den "side" i venstre sideoversigt, som du ønsker at arbejde på. Klik på "Tilføj spørgsmål" og der oprettes et nyt tomt spørgsmål Du kan nu udfylde dette "tomme" spørgsmål, med den tekst du ønsker samt vælge indstillingerne for det pågældende spørgsmål. Obs: Ved kopiér/indsæt tekst fra andre programmer som f.eks. Microsoft Word, skal man først indsætte teksten i programmet Notepad, før man indsætter teksten i Workcyclus. Dette er for at rense "teksten " for skjulte formateringer, som ofte medfølger i tekst kopieret fra f.eks. Word. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

31 9.10 Redigér spørgsmål Klik på det spørgsmål som du ønsker at redigere. Spørgsmål/tekst -her indtastes eller indsættes tekst (fra Notepad). Mulighed for at vælge skriftstørrelse, fed skrift, formatering, lave teksten om til et link, fjerne link m.m. Type - her vælges spørgsmålstypen. Der kan vælges imellem følgende typer: Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

32 Anonymt - tjekboks vælges, hvis det pågældende spørgsmål skal være anonymt (bemærk at spørgsmålet vil forblive anonymt, selv hvis der vælges undersøgelsesfølsomheden "Navngivet "). Kategori - vælg kategorien for spørgsmålet dette afspejles i rapporter og statistikker. Emne emnet er tilknyttet en kategori. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

33 9.11 Administrere kategori eller emne: Klik på Administrere Du har nu følgende muligheder: Rediger eksisterende Vælg eksisterende kategori / emne i rullemenuen og tryk på rediger Oversæt kategori / emne til andre sprog Opret ny kategori / emne Klik herefter på opret I det nye vindue udfyldes navnet på kategorien, og der afsluttes ved at klikke på "Gem". Har du sprogmodulet, kan du også oversætte kategorien med det samme. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

34 9.12 Scoreopsætning for et spørgsmål Under "svarmuligheder" vælges svarmuligheden for spørgsmålet. En svargruppe kan være delt op i point eller være sat som "neutral", dvs. uden pointtildeling, når svarmuligheden vælges. I nedenstående eksempel ses svargruppen med mulighederne "enig, delvis enig, delvis uenig og uenig". Vælges "Enig" til spørgsmålet "Jeg oplever sædvanligvis temperaturen som behagelig" udløser dette 100 point, som anses for værende "meget positivt". Vælges "Delvis Enig" udløser dette kun 66 point og er mindre "positivt" osv. Ved denne svargruppe skal spørgsmålet altså være "positivt" formuleret, således at den passer overens med pointfordelingen i svargruppen. En svargruppe kan også indeholde en svarmulighed, som er "neutral", dvs. hvor der ikke gives nogle point, såfremt denne vælges. I nedenstående eksempel kan dette ses på svarmuligheden "Ikke Relevant", og dette indikeres med "-" foran tallet. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

35 9.13 Opret ny svarmulighed For at oprette en ny svarmulighed klik på feltet "svarmuligheder" og vælg derefter [Ny] i menuen. I det nye vindue "Opret ny svargruppe" indtastes svarmulighederne. Hver svarmulighed skal indtastes på hver sin "linje". Svarmuligheden, som indtastes på første linje, giver 100 point (i dette eksempel "Ja"), næste "linje" giver færre point (i dette eksempel giver svarmuligheden "Nej" 0 point, idet der kun er 2 pointgivende svarmuligheder) osv. Indtastes flere svarmuligheder vil systemet automatisk sørge for at fordele pointene således: 3 pointgivende svar: 100, 66, 33, 0 4 pointgivende svar 100, 75, 50, 25, 0 Opret neutral svarmulighed Skal en svarmulighed være "neutral" (ikke pointgivende), indsættes en firkantet parentes [ ] rundt om svarmuligheden, se nedenstående eksempel: Når alle dine svarmuligheder er oprettet, så klik på "Opret" for at oprette svargruppen. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

36 9.14 Opret svarafhængighed Der kan vælges "svarafhængighed", såfremt man ønsker, at spørgsmålet kun skal komme til syne, hvis der vælges en "bestemt" svarmulighed. Klik på spørgsmålet og herefter på blyant ikonet ved "svarafhængighed". Vælg i menuen hvilket spørgsmål og svarmulighed der skal udløse, at dit spørgsmål kommer til syne. I dette eksempel er valgt, at spørgsmålet først stilles, når man klikker "Ja" til spørgsmålet "Arbejder du ved en skærm". Klik herefter på " for at afslutte. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

37 I nedenstående billede ses, at spørgsmålet "Omfanget af skærmarbejde i løbet af en arbejdsdag er passende" bliver udløst af, at man vælger "Ja" til spørgsmålet "Arbejder du ved en skærm?" Slette et spørgsmål For at slette et spørgsmål tryk på det "papirkurven" på selve spørgsmålet. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

38 9.16 Flytte et spørgsmål (på samme side) Hvis du ønsker at flytte et spørgsmål til en anden position, gøres dette ved at klikke på spørgsmålet og holde museknappen nede. "Træk" spørgsmålet hvortil det skal være og slip "museknappen" spørgsmålet er nu flyttet. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

39 9.17 Flytte et spørgsmål til en anden side For at flytte et spørgsmål til en anden side, klik på spørgsmålet og hold museknappen nede. "Træk" spørgsmålet hen til den side (i sideoversigten), hvor spørgsmålet skal flyttes til og slip "museknappen". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

40 9.18 Importer spørgsmål fra et andet spørgeskema For at importere spørgsmål fra et andet spørgeskema, klik på ikonet "Importer spørgsmål" (husk at være på den "side", hvortil du ønsker spørgsmålene importeret). I det nye vindue vælges det spørgeskema, som ønskes importeret fra klik "næste". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

41 Du får nu en oversigt over kategorierne i spørgeskemaet. Du kan åbne for kategorierne ved at klikke på "+" ud for kategorien: Du kan vælge at importere en hel kategori ved at markere flueben i selve kategorien, eller et helt emne ved at markere flueben ud for selve emnet. Ellers markeres med flueben ud for de/-t spørgsmål, som ønskes importeret og herefter vælges "Importer". NB! Svarafhængighed på spørgsmål kan ikke importeres, og importerede spørgsmål mister derfor deres svarafhængighed. Spørgsmålene bliver ikke nødvendigvis importeret i samme rækkefølge som i det spørgeskema, der importeres fra. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

42 10 Oversæt spørgeskema Det er muligt at oversætte et spørgeskema til andre sprog (Kontakt Workcyclus Support for at få tildelt sprog på din profil). Klik på "globus ikonet" for at få adgang til sprog editoren. 1. Vælg sprog du ønsker at oversætte til 2. Klik på tekst eller det tomme felt du ønsker at oversætte 3. Vælg "Gem" 4. Det samme gør sig gældende for oversættelse af svarmulighederne Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

43 11 Undersøgelser Når det ønskede spørgeskema er klar, og alle respondenterne er fordelt i de korrekte grupper/afdelinger, kan der udsendes et eller flere spørgeskema(er) Opret undersøgelse Vælg menupunktet Undersøgelser. For at oprette en undersøgelse skal gruppen/udvalget først og fremmest markeres (i venstre organisationsstruktur). Det er afgørende for undersøgelsen, hvor i organisationen du står (markeringen), da det er her den oprettes. 1. Vælg derfor i venstre organisationsstruktur den/det gruppe/udvalg, du ønsker at oprette undersøgelsen på (i dette eks. vælger vi arbejdsmiljøgruppen "Arbejdsmiljøgruppe"). NB! Står du i et udvalg, oprettes undersøgelse til alle grupper herunder. 2. Klik på ikonet "Ny undersøgelse" 1 2 Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

44 3. Et nyt vindue fremkommer og her vælges undersøgelsestypen og markér hvilket spørgeskema der skal anvendes. Klik herefter på "Næste". Du kan evt. klikke på pdf-ikonet ud for hvert enkelt spørgeskema for at se selve spørgeskemaet. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

45 4. Der skal nu vælges undersøgelsesmetode og følsomhed: individuelle, fleksible eller gruppebaserede invitationer (For mere info se afsnit vedr. "Fleksible invitationer"), efterfulgt af "Næste". 5. Angiv hvilke dele af organisationen som skal deltage i undersøgelsen og tryk "Næste". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

46 6. Udfyld herefter med navnet på undersøgelsen samt evt. en beskrivelse og tryk "Opret" (Spørgeskemaet ligger nu klar til at blive udsendt) Udsend undersøgelse Denne del kan virke overflødig i nogle tilfælde, men for organisationer, hvor man centralt har ejerskabet på spørgeskemaets indhold og vil styre hvornår og hvilken version, der skal bruges i undersøgelser, er det en nødvendighed. 1. For at udsende undersøgelsen, klik på knappen udsend undersøgelse eller Klik på undersøgelsens navn (Dette er en Demo) og start undersøgelsen inde fra detaljesiden. 2. Du kan nu enten starte undersøgelsen alene for den valgte gruppe eller vælge "Start for alle" på det valgte udvalg. Dette betyder, at man starter undersøgelsen for alle underliggende grupper under udvalget. Tryk "Næste". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

47 NB! Hvis man ønsker at starte undersøgelsen enkeltvis på grupper/afdelinger under et udvalg, hvor undersøgelsen er oprettet på udvalget, skal undersøgelsen på udvalget være "startet". Vælg derfor at "starte" undersøgelsen på udvalget, men vælg dog ikke "Start for alle", idet dette vil medføre, at undersøgelsen også startes af de underliggende grupper. 3. Du kommer nu frem til tekstediteringsværktøjet. 4. Klik på fanen " " hvis du ønsker at redigere/se invitationsteksten for invitationerne og/eller klik på fanen "PDF" for at redigere/se invitationsteksten for PDF invitationerne. Ved redigering af e- mailinvitationsteksten og PDF invitationsteksten gælder det for begge, at teksten #INVITATIONURL# ikke må slettes. (Der vil blive dannet PDF invitationer, såfremt der er respondenter i gruppen, der ikke har en adresse tilknyttet). Avanceret Tip! Du kan gøre linket pænere i -invitationen ved at fjerne #INVITATIONURL indsætte en tekst Fx: Klik her for at starte undersøgelsen Markere teksten og indsætte linket Lad linket åbne i nyt vindue Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

48 5. Det skal nu angives, hvilke invitationer der skal udsendes/dannes. Markér hvilke invitationer du ønsker at udsende/danne. Klik herefter på "Udsend". De valgte invitationer vil nu blive udsendt/dannet. PDF invitationerne findes under fanebladet "invitationer" for undersøgelsen. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

49 11.3 Undersøgelsesoversigt datofiltrering Er der mange undersøgelser i ens undersøgelsesoversigt, er der mulighed for at filtrere oversigten ved at bruge datoafgrænsningen. Indtast startdato og slutdato. Herefter vil kun undersøgelserne, der forefindes inden for det valgte tidsinterval, vises i undersøgelsesoversigten Undersøgelsens detaljer og statistik Når du er inde på en undersøgelse, bliver du først og fremmest mødt af detaljerne for undersøgelsen. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

50 11.5 Tilføj/fjern respondenter til/på igangværende undersøgelse Vælg menupunktet "Undersøgelser" -> Klik på undersøgelsens navn "Invitationer". I "Invitationer" har du mulighed for at enten tilføje/fjerne respondenter fra undersøgelsen. Det kan være, at du har tilføjet en ny bruger til gruppen og ønsker, at han/hun også skal indgå i den igangværende undersøgelse og få en invitation Tilføj respondent Klik på ikonet "Tilføj invitationer" a. Her kan du vælge at tilføje en ny registreret respondent eller b. Tilføje en uregistreret respondent (før fleksible invitationer, modulafhængigt) Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

51 Uregistrerede respondenter vil være deltagere i undersøgelsen, der ikke er med under organisationen. Det kan bruges til at invitere nogen udenfor organisationen til at deltage i en undersøgelse. Et andet eksempel kunne være, at der mangler et overblik over dem, der skal deltage, ikke har tid til at oprette respondenter / medarbejdere i systemet. Vælg de næste 2 skridt for at evt. redigere tekst og sende. Se evt. under afsnit Fjern respondent fra undersøgelse 1. Inde på selve undersøgelsen under ikonet "Invitationer", klikker du på det "røde kryds" ud for den respondent, der skal fjernes. Såfremt respondenten allerede har besvaret, skal hans/hendes invitation først genåbnes (dette gøres ved at klikke på den "grønne" pil ud for respondenten), og herefter kan respondenten fjernes. 2. Tryk på "Slet" i pop-up vinduet "Slet invitationer". 3. Respondenten er nu fjernet fra undersøgelsen samt dennes besvarelse. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

52 11.6 Send påmindelser Vælg menupunktet "Undersøgelser" undersøgelsens navn "Invitationer". Det fremgår af invitationslisten, hvilke respondenter der har besvaret/ikke besvaret under kolonnen status. Du kan roligt markere alle på en gang respondenter der har besvaret undersøgelsen, får ikke en påmindelse. 1. Sæt flueben ud for den/de respondent(er) som skal have tilsendt en påmindelse. 2. Klik herefter på ikonet "Send påmindelse". 3. Et nyt vindue indeholdende tekstediteringsværktøjet fremkommer, (enten PDF eller -afhængigt om respondenten er tilknyttet en adresse eller ej). 4. Der er mulighed for at redigere teksten, dog må #INVITATIONURL# ikke slettes/ændres! 5. Klik på "Næste". 6. Marker feltet for udsendelse af påmindelse eller/og for en PDF påmindelse til udskrift. Afslut ved at klikke på "Udsend" for at sende påmindelser ud til de valgte personer med . Samtidig danner systemet en PDF påmindelsesliste til udskrift. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

53 11.7 Genudsend invitation til respondent med ny Af og til hænder det i en igangværende undersøgelse, at en respondent har fået tilknyttet en forkert e- mailadresse eller fået ny , da invitationerne blev udsendt. I dette tilfælde tilrettes følgende: 1. Ret adressen på brugeren. 2. Herefter gå ind på den pågældende undersøgelse og vælg fanen "Invitationer". 3. Sæt flueben ud for brugeren og klik herefter på ikonet "Send påmindelser". 4. Tekstediteringsværktøjet viser herefter et billede af standard påmindelsesteksten. Idet Workcyclus registrerer, at der tidligere har været udsendt en invitation til brugeren, betragtes denne i systemet som en påmindelse. Det er selvfølgelig muligt at ændre i teksten. Klik på "Næste". 5. Vælg om du ønsker at udsende eller PDF påmindelse og klik herefter på "Udsend". Der er nu udsendt/genereret en ny invitation til brugeren. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

54 11.8 Afslut undersøgelse Vælg fanebladet "Undersøgelser" "Administrer undersøgelser". 1. I organisationsstrukturen vælges den/det "gruppe"/"udvalg"/ "afdeling", hvor undersøgelsen skal afsluttes. Klik på undersøgelsens navn. 2. Du kan afslutte igangværende undersøgelser (blå). 3. Du er nu inde på selve undersøgelsen. Klik på ikonet "Afslut undersøgelse" for at afslutte undersøgelsen. 4. Den afsluttede undersøgelse vil herefter have skiftet status til Afsluttet. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

55 11.9 Genåben undersøgelse Vælg den ønskede undersøgelse. Klik på Administrer undersøgelse og vælg "Genåben undersøgelse". Obs: Genåbner du en undersøgelse, som er startet på et udvalg og ned på dens undergrupper, vil undersøgelsen også blive genåbnet for alle grupperne under dette udvalg Undersøgelsesstatistik Inde på en undersøgelse har du mulighed for at se statistik for undersøgelsen ved at klikke på fanen "Statistik". Du ser nu en barometeroversigt over de "kategorier", der indgik i spørgerammen, som blev anvendt i selve undersøgelsen. Klik på et barometrene for at se resultaterne for "emner" under "kategorien". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

56 11.11 Undersøgelsens svarfordeling / respondentsvar For undersøgelsen kan der også vises en svarfordeling for hvert spørgsmål. Listen viser som udgangspunkt de spørgsmål/udsagn, der har færrest point. Listen kan sorteres alfabetisk ved at klikke på overskrifterne Listen kan filtreres ved at klikke på områdets eller kategoriens navn En PDF-rapport kan hentes ved at klikke på "PDF ikonet". Hold musen henover svarfordelingsgrafen for at se, hvor mange svar der er afgivet for hver farve / svarmulighed. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

57 11.12 Se respondenternes svar/kommentarer For at undersøge respondentsvar/kommentarer, klik på ikonet ud for det enkelte spørgsmål. Et nyt vindue åbnes med detaljer om respondenternes svar/kommentarer: Klik evt. på en respondents navn for at se hvordan der er svaret på hele spørgeskemaet. NB! Vær opmærksom på, hvis undersøgelsen er kørt delvist eller helt anonymt, vises navnene ikke. TIP: Du kan også navigere videre fra respondentens besvarelse ved at trykke på et af spørgsmålene. Både i respondentsvaroversigten samt på den samlede oversigt over en respondents svar/kommentarer er det muligt at udskrive. Klik på PDF ikonet for at udskrive Undersøg respondenternes svar/kommentarer Det kan være en rigtig god idé at danne sig nogle indtryk, inden man vælger, hvordan man vil arbejde med en problemstilling, og der kan findes mange gode svar fra kolleger. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

58 11.14 Undersøg en specifik respondents svar Det kan også være nødvendigt at se, hvordan en enkelt respondent har svaret igennem hele spørgeskemaet, for f.eks. at forberede sig til et møde med vedkommende. Det er selvfølgelig ikke muligt, hvis undersøgelsen er kørt med delvis eller fuld anonymitet. Bemærk, at selvom en undersøgelse er navngiven, kan svar godt være anonymiseret fra spørgeskemaet de svar står angivet med stjerner. Alternativt kan der dannes en kommentarrapport (se afsnit "Rapporter") eller finde disse under "Undersøgelsesresultater" (se afsnit "Undersøgelsesresultater"). Under "Undersøgelsesresultater" har du således også mulighed for at se alle svar på et specifikt spørgsmål eller se en brugers svar/kommentarer for hele undersøgelsen. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

59 12 Besvarelse af spørgeskema Respondenter, der er registeret med en adresse (på det tidspunkt hvor invitationerne blev udsendt), vil modtage en invitation med et link, som de kan anvende for at besvare spørgeskemaet. Ingen Alle respondenter uden får ved udsendelse af et spørgeskema tildelt en invitationskode til undersøgelsen. Nummeret og respondenten sammenkædes i et automatisk PDF-dokument, der beskriver fremgangsmåden for online udfyldelse af spørgeskemaet. En anden fremgangsmåde kunne være, at respondenten fik sine loginoplysninger til Workcyclus og besvarede via et link på sin startside. Her kan respondenten på sin "startside" under "SPØRGESKEMA - HVOR LANGT ER JEG?" klikke på sit link til spørgeskemaet besvarelse Respondenten åbner sin og følger linket. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

60 12.2 Online besvarelse/besvarelse af PDF invitationer De medarbejdere, der ikke normalt bruger en computer, skal stadigvæk oprettes i deres gruppe dog uden Vælg den ønskede undersøgelse i oversigten 2. Klik på fanebladet Invitationer og find PDF oversigten over dannede invitationer og spørgeskemaer. 3. Udskriv dokumentet og del invitationerne ud til respondenterne. 4. Medarbejderen følger anvisningen på invitationen og svarer via en computer med internetforbindelse. Bemærk, at der skal klikkes på "Start" med musen og ikke med "Enter". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

61 13 Rapporter Vælg fanebladet "Rapporter". Workcyclus kommer med nogle standardrapporter og graf elementer. Derudover er der mulighed for, at virksomheden får tilpasset eller designet rapporter, så de passer til det virksomheden vil præsentere og fokusere på. Alle data fra undersøgelser er tilgængelige og kombinationerne er mange. I venstre menu "RAPPORT" ses organisationen, og her ligger rapporter, som virksomheden har genereret. Her kan også komme til at ligge specialdesignede rapporter. Vælg først hvor rapporten skal ligge, når den er færdig. Den kan enten dannes samlet på et udvalg (en samlet rapport for alle underliggende grupper/afdelinger, såfremt undersøgelsen er startet fra udvalget), på et udvalg og alle dens underliggende grupper/afdelinger eller på en bestemt gruppe/afdeling. Klik på gruppen/udvalget/afdelingen i organisationen, hvor rapporten/rapporterne skal oprettes. Klik på ikonet "Ny rapport" 1. Vælg den ønskede rapportskabelon klik derefter på "Næste". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

62 Der kan vælges imellem følgende rapporttyper: Svarfordelingsrapport: Kan oprettes på alle niveauer og typer. Svarfordelingsrapporten er sorteret alfabetisk efter kategori og emne. For hvert emne angives fordelingen af leverede svar. I tabellen ses fordelingen af antal medarbejdere, der har svaret. I grafikken ses den procentvise fordeling af svarene. Svarfordelingsrapporten er nem at aflæse pga. farvekoderne grøn til rød. Grøn indikerer positive svar og rød de negative svar. Gul indikerer midt i mellem, desuden kan der være flere nuancer af farverne, som indikerer, om det er positivt eller negativt. Grå farver har ingen score og bruges ofte for at målrette specifikke spørgsmål fx demografi eller arbejdsområde. Excel Matrixrapport: Kan kun oprettes på et udvalg eller afdeling med undergrupper. Rapporten kan læses vandret og lodret og angiver afdelingernes/ gruppernes score på emner i arbejdspladsvurderingen. Blanke felter betyder, at respondenterne i gruppen ikke har svaret på de pågældende spørgsmål. Farverne angiver en afvigelse fra gennemsnittet vandret farven indikerer nødvendigvis ikke et problem, men at gruppens/afdelingens svar afviger eller ligger omkring gennemsnittet. Kommentarrapport (Excel eller PDF): Kan oprettes på alle niveauer og typer. Rapporten viser en oversigt over de kommentarer, der er afgivet. Såfremt der ikke er afgivet kommentarer, vil det ikke være muligt at danne rapporten. Benchmark rapport: Kan oprettes på alle niveauer og typer. Rapporten benchmarker/sammenligner den pågældende gruppes/afdelings tal (hvor rapporten er dannet) med det øverste niveau. Rapporten sammenligner gruppens/afdelingens score og det øverste niveaus score for hver kategori (herunder vises også scoren for hvert enkelt emne under kategorien) via barometre og søjlediagrammer. Sidst i rapporten vises samtlige spørgsmål fordelt under emne, og ud fra hvert spørgsmål vises gruppen/afdelingens score og det øverste niveaus score. Lodret rapport: Kan oprettes på alle niveauer og typer. Rapporten sammenligner op til 5 niveauer opad i organisationen, fra det niveau hvor rapporten oprettes. Rapporten viser hvert enkelt niveaus score for hver kategori i form af barometre, herefter score for hvert enkelt emne under kategorien i søjlediagrammer. Vandret rapport: Kan kun oprettes på et udvalg eller afdeling med undergrupper. Rapporten viser på emne og spørgsmålsniveau, hvordan grupperne/afdelingerne har scoret i undersøgelsen. Kronologisk rapport: Kan oprettes på alle niveauer og typer. Rapporten viser svarfordelingen for samtlige spørgsmål fra undersøgelsen i kronologisk rækkefølge. Dvs. i den rækkefølge som spørgsmålene bliver stillet i spørgeskemaet. For hvert spørgsmål angives fordelingen af svar afgivet. I grafikken ses den procentvise fordeling af svarene. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

63 2. Vælg hvilke(n) del af organisationen rapporten skal omhandle og klik på "Næste." Her har du 3 mulighder: Oprette samme type rapport på alle valgte organisatoriske enheder Lade rapporterne summere svar op til næste organisatoriske enhed Vælge organisatoriske enheder fra (Alle organisatoriske enheder er i udgangspunktet valgt). 3. Vælg hvilken type undersøgelse (APV, Trivsel m.m. og vælg specifik undersøgelse du vil se resultater for og klik "Næste". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

64 4. Vælg de kategorier/områder fra undersøgelsen som rapporten skal baseres på og klik på "Næste". 5. Giv rapporten et navn, beskrivelse og vælg sprog. Afslut ved at klik på "Opret." Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

65 14 Rapportoversigt Når rapporten (rapporterne) er dannet, vil de fremgå af oversigten under fanen "Rapporter". Rapporten vil ligge under den gruppe/afdeling/udvalg, virksomheden valgte (i venstre organisationsstruktur). For at åbne rapporten, klik på rapportens navn. Listen sorteres som udgangspunkt med de seneste rapporter først Listen kan sorteres alfabetisk på: Navn Skabelon Ejer Oprettelsesdato Slet en rapport Du kan også fjerne rapporter ved at klikke på papirkurven ud for den enkelte rapport. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

66 15 Handlingsplan 15.1 Opret et indsatsområde Vælg i organisationsstrukturen hvor du ønsker at oprette indsatsområdet, såsom gruppe, afdeling m.m. Når du arbejder med et indsatsområde, kan du beskrive alle de opgaver, der er brug for til at løse et givet emne, og alt efter behov kan du udvide med milepæle. 1. Klik på ikonet "Opret indsatsområde" for at oprette et nyt indsatsområde: 2. Et nyt vindue "Opret indsatsområde" fremkommer. I feltet "Overskrift" skrives der, hvad indsatsområdet skal hedde, herefter kan der vælges kategori og emne. Klik herefter på "Opret". 3. Du kan nu begynde at beskrive indsatsområdet. Du har følgende muligheder til at beskrive og dokumentere indsatsområdet: 1. Tildele/ændre overskrift 2. Kategorisér indsatsområdet til brug i rapport over handlingsplan aktiviteter (Vælges under "Kategori" og herefter evt. "Område") 3. Sætte prioritet 4. Tilføj anden ansvarlig (Kan kun tildeles bruger med "rolle" indenfor gruppen) 5. Beskrive: Problem/motivation, Løsning/initiativ, Evaluering og Budget/tilbud 6. Tilføje filer til ovenstående det kan være billeder, rapporter, tilbud dokumenter m.m. 7. Tilføje undersøgelsesdata til indsatsområdet (spørgsmål og svar fra en undersøgelse i Workcyclus) 8. Sætte deadline for indsatsområdet (Kun muligt hvis I IKKE har modulet "Opgavestyring". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

67 9. Oprette milepæle (Kun muligt hvis I har modulet "Opgavestyring" tildelt af Azets) for at styre længerevarende og komplekse indsatsområder dette kan kombineres med at -påmindelser sendes til ansvarlig Overblik på indsatsområder på handlingsplan Vælg fanebladet "Handlingsplaner" Du ser nu alle indsatsområder for virksomheden i oversigten. Indsatsområdet pt. overholder deadline og eventuelt deadline for milepæle Indsatsområdet har overskredet deadline og eller deadline for milepæle Indsatsområdet har beskrevet problem og løsningsbeskrivelser og er klar til at blive evalueret Indsatsområdet er gennemført og evalueret og eventuelle milepæle er lukket Indsatsområdet er blevet arkiveret indsatsområde. I har mulighed for at genåbne. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

68 Følgende kolonner kan sorteres alfabetisk ved at klikke på overskrifterne: 1. Status for et indsatsområde: a. Igangværende, når det holder sig indenfor tidsplan b. Overskredet, når en deadline er overskredet c. Klar til evaluering, når problem og løsning er beskrevet, men mangler evaluering. Dette bør gøres, når løsningen har været implementeret i så lang tid, at man ordentligt kan vurdere løsningens kvalitet. d. Evalueret, når evalueringsbeskrivelse er udfyldt og evt. milepæle er lukket. e. "Arkiveret", når man har evalueret og finder uaktuelt på handlingsplanen. Du kan vælge / fravælge arkiverede indsatsområder ovenover listen "Vis arkiveret". 2. Du kan filtrere efter dato. 3. Du kan rydde filteret igen ved at klikke "Ryd filter". 4. Du har mulighed for at slette et indsatsområde ved at klikke på "skraldespanden" ud for selve indsatsområdet (Du skal stå på ejeren / gruppen i hierarkiet til venstre for at kunne slette et indsatsområde). 5. Du kan under fanen "Statistik" finde diagrammer, som viser status på indsatsområderne samt fordelingen på "kategori". Diagrammerne tager udgangspunkt i organisationsstrukturen hvor du befinder dig. 6. Du kan bestille og downloade rapporter på handlingsplaner. Klik på PDF- eller Excel-ikonet. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

69 15.3 Tilføj undersøgelsesresultater til indsatsområde Når du har oprettet et indsatsområde, har du mulighed for at tilføje emner fra undersøgelsen til dit indsatsområde. På denne måde visualiseres de problemstillinger, der arbejdes med inden for netop dette indsatsområde. Du har mulighed for at tilføje op til flere spørgsmål/emner på ét indsatsområde. 1. I feltet "Problem/motivation" finder du feltet undersøgelsesdata klik på ikonet "Tilføj undersøgelsesdata". Obs: Vil du sidde og studere svarene fra en undersøgelse, kan du finde undersøgelsesresultater under fanebladet "Undersøgelse", se afsnittet "Undersøgelsesresultater". 2. Vælg eventuelt start- og slutdato for svar du ønsker at tilføje data fra. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

70 3. Find og marker de undersøgelsesdata du ønsker at tilføje indsatsområdet. Kolonnerne kan sorteres alfabetisk ved at trykke på overskrifterne. klik "Vedhæft". Du kan evt. udskrive denne oversigt ved at klikke på PDF ikonet Obs: Ønsker du at fjerne det tilføjede spørgsmål/emne fra dit indsatsområde, klikkes der blot på det "røde kryds" ud for spørgsmål/svaret inde på selve indsatsområdet. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

71 15.4 Rediger / beskriv et indsatsområde For at redigere og se detaljer på et indsatsområde, klik på dets overskrift. Du er nu inde på selve indsatsområdet. Klik på ikonet "Rediger" Obs: Prioritet angives med tal. Tallet 1 har højeste prioritet og listes øverst på handlingsplanen. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

72 15.5 Tilføj dokumenter til indsatsområde Der er mulighed for at tilføje/uploade dokumenter til indsatsområdet ved områderne "Problembeskrivelse", "Løsningsbeskrivelse" samt "Evalueringsbeskrivelse". 1. For at tilføje/uploade et dokument klik på Upload dokument ud for det område du ønsker. 2. Giv dokumentet et navn og klik herefter på "Gennemse" for at vælge dit dokument. Afslut ved at klikke på "Gem". Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

73 15.6 Evaluér indsatsområde For at kunne evaluere et indsatsområde skal der være beskrevet en løsning og evt. milepæle inkl. milepælen "evaluering" skal være afsluttet. Herefter indtastes evaluering og løsningen tildeles et antal stjerner alt efter hvor "godt" indsatsområdet er blevet løst. Obs: Alle milepæle skal være afsluttet, der skal være udfyldt en problemløsning samt løsningsbeskrivelse, før indsatsområdet kan evalueres og arkiveres. Når du har klikket på "Gem", får du mulighed for at arkivere indsatsområdet. Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR:

74 15.7 Luk / rediger milepæle Åben det ønskede indsatsområde på handlingsplanen. Klik på titlen for milepælen for at åbne nedenstående dialog Her kan du ændre: Beskrivelsen Deadline Status til afsluttet Azets Employee A/S Lyskær 3 CD 2730 Herlev CVR: