Denne vejledning er en af flere vejledninger for RejsUd. Få overblik over RejsUd vejledninger ved at klikke her.

Transkript

1 1 VEJLEDNING I REJSUD - EN UDGIFTSHAVER Indhold 1 Vejledning i RejsUd - En udgiftshaver Log på Rejsud Oprettelse af nyt dokument afregning af en rejse Opret nyt dokument Trin 1 af Trin 2 af Trin 3 af Fanebladet Kørsler Fanebladet Udgifter Betalingskort Fanebladet Udgifter Manuelle udgifter Fanebladet Bilag Fanebladet Kommentarer Fanebladet Godtgørelser Fanebladet Posteringer Fanebladet Historik Trin 4 af Denne vejledning er en af flere vejledninger for RejsUd. Få overblik over RejsUd vejledninger ved at klikke her. 1.1 LOG PÅ REJSUD Læs særvejledning om at logge på RejsUd første gang link her. Log in billedet ser ud som vist nedenfor, hvis en medarbejder har været logget på RejsUd før. Medarbejderen skal klikke på Relogin 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 1

2 Herefter kommer nedenstående billede frem. Link til Rejs Ud RejsUd er et webbaseret system, som en rejsende kan logge på i hele i verden. Det anbefales, at foretage registrering i systemet løbende på en rejse i forhold til at have disponeringer så friske i erindring som muligt og for at undgå at bilag forsvinder. Det anbefales endvidere at registrere disponeringer så tydeligt som muligt. Skriv kommentarer til bilag i RejsUd, f.eks. hvis bilag ikke er på et tilgængeligt sprog, så kontrol, godkendelse og controlling kan ske så effektivt som muligt. 1.2 OPRETTELSE AF NYT DOKUMENT AFREGNING AF EN REJSE Casen er, at en medarbejder har haft én til flere udgifter, der skal refunderes. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 2

3 Hvis udgiftshaverens udgifter indgår i en rejse på mere end 24 timer, der inkluderer mindst én overnatning skal udgiftshaveren opfattes som en rejsende, se vejledning for rejsende i RejsUd. Forskellen på udgiftshavere og rejsende er at rejsende får beregnet time- og dagpenge. Indledende trin er, at udgiftshaveren opretter et dokument i RejsUd til afregning af udgifter. Skærmbilledet til oprettelse af et nyt dokument ser ud som vist nedenfor Opret nyt dokument Klik på Opret nyt dokument Trin 1 af 4 Herefter kommer brugeren til trin et af fire trin. Brugeren skal vælge en Udgiftsafregning. Klik på 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 3

4 1. Udgiftsafregning 2. Næste trin RejsUd opererer med røde og sorte henholdsvis advarsler/hjælpetekster: Røde advarsler er tekst om registreringer der mangler f.eks. kontostreng. Disse skal håndteres ellers kan den rejsende ikke gå videre til næste trin i afregningen. Sorte hjælpetekster er tekst om forslag til ting den rejsende skal huske, f.eks. at tage stilling til ventende betalingskorttransaktioner. Det er ikke afgørende at håndtere sorte hjælpetekster. Det er blot påmindelser til den rejsende Trin 2 af Registreringer i trin to for udgiftshaveren: 1. Skriv Anledning uddyb og konkretiser - ad hensyn til forenkling af videre proces a. Anledning er obligatorisk felt 2. Skriv en forklaring uddyb og konkretiser - ad hensyn til forenkling af videre proces. Forklaringen skal være en specifikation af anledningen samt navn på forhåndsgodkender 3. Klik på Rediger nederst i feltet for at kunne påføre afregningstype, stedkode og alias (projekt-/sagsnr.) Herefter kommer udgiftshaveren til nedenstående skærmbillede. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 4

5 Vælg tre ting: 1. Afregningstype brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i værdiliste 2. Sted brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i værdiliste 3. Alias brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i værdiliste Klikkes der på luppen udfor f.eks. Sted ser skærmbilledet ud som nedenfor: Objekt betyder i denne sammenhæng talværdi. Navn betyder tekstværdi. Hvis den rejsende husker projekt-/sagsnr skal nummeret eller dele af nummeret skrives i feltet Objekt. Husker den rejsende projekt-/sagsnavnet skal navnet eller dele af navnet skrives i feltet Navn. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 5

6 Efter valg af Afregningstype, Sted og Alias er alle værdier udfyldt. Klik Gem og fortsæt og kom tilbage til nedenstående skærmbillede. Herefter er trin to færdig. Klik på Næste trin øverst i billedet. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 6

7 1.2.4 Trin 3 af 4 Trin 3 giver et overblik over de valg, der er foretaget indtil nu i udgiftsafregningen og viser resultatet. Logikken i RejsUd er at det kun er muligt at gå trin fremad. Man kan ikke gå trin tilbage. I stedet er det altid muligt at redigere alle felter. Dvs. vil en rejsende ændre registreringer i trin to efter den rejsende er kommet til trin tre, gøres det ved at klikke på Rediger vist med cirkel i ovenstående skærmbillede. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 7

8 1.2.5 Fanebladet Kørsler Fanebladet Kørsler giver mulighed for at registrere kørsel f.eks. transport til reception og hjem igen i privat bil/motorcykel. Vælg Ny tur for at registrere en ny tur. Efter at have klikket på Ny tur fremkommer næste skærmbillede. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 8

9 Registrer her følgende: 1. Tjek at Dag har korrekt værdi, at det er den dag kørslen er foretaget 2. Vælg Køretøj, typisk vil der skulle vælges privat bilkørsel lav takst 3. Vælg evt. rute fra Rute værdiliste ellers sæt flueben i Anden rute og skriv et navn til en rute 4. Angiv Længde 5. Angiv Forklaring så kontrollant, godkender og controller kan forstå sammenhængen Næste gang udgiftshaveren logger på RejsUd vil udgiftshaveren kunne vælge ruten under Rute, fordi RejsUd registrerer og tilknytter ruten til udgiftshaveren i RejsUd. Skal den angivne rute gentages til andre dage eller til samme dag klikkes på Kopier kørsel. Klik herefter på Gem og fortsæt og derefter på Udgifter Fanebladet Udgifter Betalingskort Den enkle måde, at registrere udgifter på er ved at have betalt alt med personligt firmahæftende betalingskort. Så importeres udgifterne ind i RejsUd og udgiftshaveren vil kunne tilvælge dem enkeltvis. Det antages i dette afsnit, at udgiftshaveren har betalt med et personligt firmahæftende betalingskort. I næste afsnit vejledes i, hvordan manuelle udgifter registreres. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 9

10 Klik på Hent kreditkorttransaktioner. Skærmbilledet viser samtlige transaktioner fra betalingskortet for udgiftshaveren VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 10

11 Hvis udgiftshaveren mener der mangler nogle transaktioner, kan udgiftshaveren få samtlige transaktioner registreret på udgiftshaverens ID indlæst i RejsUd uafhængig af periode ved at klikke på Vis alle i ovenstående skærmbillede. Herefter vil flere transaktioner muligvis vise sig og udgiftshaveren kan tilvælge de transaktioner udgiftshaveren ved tilhører udgiftshaveren. Dette gøres ved at klikke på hver enkelt række i firkanten helt til venstre og derefter klikke på Vælg markerede transaktioner. Herefter ses udgifterne under udgiftsfanebladet, som det fremgår af nedenstående skærmbillede. Udgiftshaveren klikker på en udgift og kommer til næste skærmbillede. Her vil alle basisdata være registreret fra betalingskorttransaktionen, hvorefter udgiftshaveren skal vedhæfte bilag. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 11

12 Klik på Vedhæft fil og kom til næste skærmbillede. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 12

13 Klik på Vælg fil og vedhæft et indscannet bilag. Er bilag vanskelige at læse pga. indscanings kvalitet, utilgængeligt sprog eller relevans, skriv da en forklaring i feltet Forklaring. Klik på Gem og fortsæt. Kom tilbage til samme skærmbillede som tidligere, blot er der nu vedhæftet bilag til første udgift. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 13

14 Klik på Gem og fortsæt herefter er udgiftshaveren tilbage til trin tre og rækken af faneblade. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 14

15 Udgiftshaveren klikker på Ny udgift nederst i visningen i ovenstående skærmbillede Fanebladet Udgifter Manuelle udgifter Har udgiftshaveren brug for at registrere udgifter, som ikke er forudregistreret på baggrund af betalingskorttransaktioner er arbejdsbyrden en anden. Nedenstående fremstilling viser, hvordan udgiftshaveren registrerer manuelle udgifter. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 15

16 Herefter får udgiftshaveren en skabelon til at registrere udgifter i. Udgiftshaveren skal registrere følgende: 1. Vælg Udgiftstyper (disse håndterer samtidig moms) 2. Vælg Dag i kalender 3. Registrer Sum på udgiften 4. Vælg valuta 5. Vælg Betalingsmåde 6. Skriv obligatorisk forklaring uddyb og konkretiser - ad hensyn til forenkling af videre proces 7. Vedhæft letlæseligt bilag Klik på Vedhæft fil (pkt. 7) ud for Bilag og kom til næste skærmbillede. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 16

17 Klik på Vælg fil og vælg et bilag fra computeren. Skriv også her en forklaring hvis nødvendigt. 2 1 Klik på Gem og fortsæt hvorved bilaget er gemt i afregningen og den manuelle udgift færdigregistreret. Nedenstående skærmbillede viser hvordan en færdigregistreret udgift ser ud. Klik også Gem og fortsæt i ovenstående skærmbillede, hvorefter udgiftshaveren kommer tilbage til oversigtsbilledet med fanebladene. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 17

18 1.2.8 Fanebladet Bilag I fanebladet Bilag kan udgiftshaveren se, hvilke bilag der er registreret. Fanebladet rummer samtidig udgiftshaverens mulighed for at registrere andet end udgiftsbilag. F.eks. kan det være særdeles nyttigt for gruppen af folk, der efterfølgende skal kontrollere, godkende og controlle, at få oplysninger om, hvad udgiften vedrører. Det er et krav, at alle udgifter dokumenteres med bilag. Formalia er: Følgende bilag skal forklares i tekstfelt: o Uklare pga. ringe scanning o Tekst er på utilgængeligt sprog o Aggregeret i en stor sum Fysiske bilag skal ikke opbevares efter de er registreret i RejsUd Boarding Card skal ikke vedlægges som bilag hvis flybilletter er vedlagt Der er ikke andre dokumentationskrav til EU projekter Fanebladet Kommentarer I fanebladet Kommentarer findes en mulighed for at uddybe kommentarer tilligere registreret. Fanebladet Kommentarer er samtidig alternativet til mailkorrespondance. Ved at udnytte 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 18

19 kommentarfanebladet kan udgiftshaveren inkludere korrespondance og bevare forståelsen i ét og samme dokument. Klik evt. på Ny kommentar pkt. 1 se nedenstående billede Skriv en kommentar (pkt. 2) og klik derefter Gem og fortsæt (pkt. 3). 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 19

20 Fanebladet Godtgørelser I fanebladet Godtgørelser får udgiftshaveren et overblik over, hvordan afregningsbeløbet er fremkommet Fanebladet Posteringer I fanebladet Posteringer fremgår det på hvilke konti, posteringer er konteret. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 20

21 Fanebladet Historik Fanebladet Historik viser; hvem der registrerer i afregningen, hvornår de registrerer i afregningen hvad de registrerer hvilken status afregningen har; i udkast, ved at blive kontrolleret eller om afregningen er godkendt 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 21

22 For at afslutte trin tre klikkes på Næste trin vist i ovenstående skærmbillede Trin 4 af 4 I trin af fire er udgiftshaveren opsat med en kontrolgruppe og en godkender. Derved skal udgiftshaveren klikke på Afslut og send, hvorefter udgiftsafregningen er færdigregistreret. Udgiftshaveren får vist et Udført som kvittering på at afregningen er sendt videre til kontrol og godkendelse. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 22

23 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 0.01 den 1. november 2013 Side 23