SKAT - eskattekort og eindkomst-systemet - Slip for bøvlet med at indberette løn

Transkript

1 SKAT - eskattekort og eindkomst-systemet - Slip for bøvlet med at indberette løn Af Lise Holm Brylle, Regnskabskonsulent HD(R) og Tem Vester Christiansen, Cand.merc.aud. Revisionsinstituttet I 2007 meddelte SKAT, at papirskattekortene fra og med 1. januar 2008 ville blive elektroniske. Udover digitaliseringen af skattekortene blev det ligeledes meddelt, at alle indberetningspligtige af A-skat, AM-bidrag, SP-bidrag og andre oplysninger fra og med 1. januar 2008 skulle indberette elektronisk via eindkomst-systemet, hvorfor alle indberetningspligtige i sidste kvartal 2007 havde travlt med at få tilpasset systemer og forretningsgange til de nye eindkomst tider. Det blev den 1. januar 2008, og de mange indberetningspligtige skulle opleve, hvad de nye eindkomst tider skulle medføre af administrative lettelser. I en pressemeddelelse den 31. januar 2008 skrev SKAT: I forbindelse med lønudbetalinger i disse dage har en del ansatte oplevet, at de ikke har fået udbetalt den løn, de er berettiget til. Fejlen er opstået, fordi arbejdsgiveren i en række tilfælde har fået tilsendt medarbejderens bikort, fordi en anden arbejdsgiver har rekvireret hovedkortene med medarbejdernes fradrag. En lang række arbejdsgivere er kommet godt i gang med eindkomst-systemet, men nogle arbejdsgivere har rekvireret skattekort på personer, som ikke har været ansat i årevis, fordi deres medarbejderkartoteker ikke er ajourførte. Andre har rekvireret hovedkortet, selvom de kun skulle bruge bikortet. Det har betydet, at den nuværende hovedarbejdsgiver i stedet har fået bikortet, og at der derfor ved lønudbetalingen ikke er taget hensyn til medarbejderens fradrag. Det er overraskende, at en række arbejdsgivere fortsætter med at have tidligere medarbejdere registreret i deres lønsystemer og - i strid med reglerne - fortsat rekvirerer skattekort for dem. Vi opfordrer derfor lønbureauer, arbejdsgivere og tidligere arbejdsgivere til hurtigst muligt at få opdateret deres medarbejderkartoteker, så de arbejdsgivere, der reelt har brug for et hovedkort, også har uhindret adgang til det. Teknikken bag eskattekortet og eindkomst-systemet hos SKAT har givet og giver fortsat store problemer for såvel virksomheder som systemleverandører. Indtil nu har meldingerne fra SKAT været, at det er arbejdsgiverne, der har problemer med deres systemer og forretningsgange. Det kan ikke afvises, at det også har været tilfælde nogle steder, men der er også noget, der tyder på, at eindkomst ikke har været tænkt hele vejen rundt, inden det blev sat i drift. Denne artikel omhandler nogle af de erfaringer, vi har fået i forbindelse med digitaliseringen og indførslen af det nye system. Artiklen omhandler ligeledes nogle af de udfordringer, der er specielle for a-kasser, hvor mange af transaktionerne skiller sig ud fra, hvad almindelige virksomheder oplever ved lønudbetalinger. Eksemplerne tager primært udgangspunkt i a-kassens anvendelse af eindkomst-systemet, der i flere tilfælde også vil være gældende hos andre indberetningspligtige. Udvikling af eskattekort og eindkomst-systemet Det er vores overordnede opfattelse, at der ved udviklingen af eindkomst-systemet ikke er taget tilstrækkelig hensyn til a-kassernes udbetalinger samt taget højde for, at mange i dag har flere arbejdssteder. Dette medfører, at arbejdsgiverne må microadministrere skattekort for at sikre, at skattefradrag ikke bliver anvendt hos flere arbejdsgivere. Baggrund og muligheder med eskattekortet og eindkomst-systemet ESkattekortet og eindkomst-systemet har til hensigt, at lette de administrative rutiner i såvel det offentlige som det private. ESkattekortet har medført, at alle arbejdsgivere og andre indeholdelsespligtige fra og med 1. januar 2008 har skullet benytte de nye digitale skattekort, og at papirskattekortene nu kun hører til undtagelserne. Med eskattekortet foretager virksomhederne inden hver lønkørsel en opdatering af virksomhedens medarbejderes skattekort. Eventuelle ændringer i medarbejdernes forskudsregistreringer og indeholdelser opdateres i virksomhedens lønsystem, hvorefter der kan foretages lønkørsel på baggrund af de opdaterede data. Med eindkomst-systemet er det formålet at mindske antallet af indberetningssteder. Størstedelen af de oplysninger det offentlige skal have foretages derfor nu hos SKAT, hvor disse deles med øvrige offentlige myndigheder, der skal have disse oplysninger. De oplysninger, der indberettes for hver enkelt ansat, indeholder antal løntimer pr. periode, bruttoindkomst, bruttoferiepengebeløb (feriepenge før skat), tilhørsfor-

2 hold til barselsudligningsordning og eventuelt det produktionsenhedsnummer, hvor den ansatte arbejder (af hensyn til automatisk beregning af befordringsfradrag). Med implementeringen af eindkomst-systemet er den årlige oplysningsseddel S73 afskaffet fra og med indkomståret 2008 og erstattet af de månedlige indberetninger. Udfordringerne med eskattekort For at kunne indberette ydelser, løn og lignende er der krav om, at det indberettende SE-nr. skal have abonnement på personens skattekort i eindkomst-systemet. Hvis det indberettende SE-nr. ikke har abonnement på personens skattekort skal personen oprettes med en Record 2101, da indberetningen ellers afvises. Dette er helt naturligt og til at forstå, men afvisningen burde medføre en fejlmeddelelse med årsagsforklaring. Som systemet er i dag, bliver indberetningen for personen blot afvist, og så er det op til den indberetningspligtige at gætte, hvad der er årsagen til afvisningen. Oprindeligt var oplægget fra SKAT, at kun én arbejdsgiver kunne have en persons hovedkort. Det var ligeledes tanken, at når en arbejdsgiver rekvirerede et hovedkort på en person, så skulle den tidligere arbejdsgiver modtage et bi-kort. I praksis har det dog vist sig, at før den ny arbejdsgiver kan få hovedkortet, skal der frigives eller genbestilles et bi-kort. Eksempelvis har vi set en lønkørsel, hvor 25 af de fastansattes hovedkort blev erhvervet af et andet SEnr. i elønsregistret, hvorfor disse 25 medarbejderes hovedkort dermed var fjernet fra arbejdsgiveren. Grundet problemerne med rekvireringen af hovedkort orienterede SKAT den 7. marts 2008 om, at der midlertidigt var åbnet for, at flere arbejdsgivere kunne rekvirere hovedkort på den samme lønmodtager. Af orientering fra SKAT den 7. marts 2008 fremgår: Ved udbetalingen af lønnen for januar blev en del lønmodtagere ramt af, at de ikke fik udnyttet deres skattefradrag, fordi deres hovedkort var rekvireret af en ny eller anden arbejdsgiver. Også ved udbetalingen af februarlønnen blev en del lønmodtagere ramt på denne måde. Vi har netop indført en ny midlertidig procedure, hvor vi gør det muligt for flere arbejdsgivere at rekvirere hovedkort på den samme lønmodtager. Bruger flere arbejdsgivere hovedkortet samtidigt, bliver resultatet, at lønmodtageren får udbetalt for meget og dermed oparbejder en restskat, der først vil blive automatisk reguleret ved årsopgørelsen næste år. SKAT er i gang med at undersøge, hvordan det nemt og smidigt er muligt løbende at registrere og eventuelt hindre brug af skattefradrag flere gange for at sikre, at lønmodtagere ikke uforvarende oparbejder en uønsket og uventet restskat. Indtil denne løsning er på plads, kan vi kun endnu en gang opfordre virksomhederne til at få opdateret deres medarbejderkartoteker og lønmodtagerne til at holde et vågent øje med deres lønsedler. Hvem der i fremtiden bestemmer, hvor hovedkortet skal ligge og om den midlertidige løsning, hvor alle, for personen indberettende arbejdsgivere, får hovedkortet skal indføres permanent, arbejdes der forsat med hos SKAT. Foreløbig er fristen for en løsning sat til 1. juni Det er et eksempel som dette, der får os til at sige, at systemet ikke er tænkt hele vejen rundt, inden det er blevet sat i drift. Nu ligger byrden hos de indberettende og medarbejderne/medlemmerne, indtil der findes en løsning på problemerne med eskattekortet. De administrative lettelser og forenklinger for arbejdsgiverne må dermed vente lidt endnu. For forbundenes vedkommende betyder det betydelige ressourcer til microadministrering af hoved-, fri- og bruttokort, specielt vedrørende udbetalinger til tillidsfolk og kursister. Vi kan ikke sige, at det er kommet som et chok for a- kasserne. SKAT meddelte allerede inden nytår 2007 at a-kasserne ikke skulle regne med, at eskattekortet ville komme til at virke før udgangen af maj SKAT gav derfor de indberetningspligtige mulighed for at fortsætte med at benytte papirskattekortet indtil 1. juni 2008.

3 Mange arbejdsgivere rekvirerer desværre fortsat hovedkort for personer, som de ikke burde, og derfor giver eskattekortene fortsat problemer. Når der eksempelvis skal hentes skattekort ved fildownload på fastansatte og bi-kort på tillidsfolk, kan dette gøres på tre måder: A. Hent alle nye abonnementer inkl. de ændringer, der er blevet meddelt pr. . B. Hent kun udvalgte (her vælges CPR-nr. fra en afkrydsningsliste indeholdende de tusinde af skattekort man har abonnement på). C. Hent samtlige abonnementer. Hvis løsning A vælges, vil der ligeledes blive foretaget utilsigtede ændringer på skattekort til de fastansatte, hvor arbejdsgiver kun har papirhovedkortet. Itsystemet er netop opsat til det nye register og er ikke sat på standby, hvorfor systemet ved opdateringen overskriver de manuelt indtastede papirkort. De der modtages om ændring af skattekort indeholder alene oplysning om abonnentens fødselsdato. Vi ser ofte, at en virksomhed har udbetalinger til flere personer med samme fødselsdato, hvorfor det er nødvendigt med ekstra manuelle kontroller efter hver indlæsning. Løsning B er tidskrævende og ikke brugervenlig, hvorfor det bedre kan betale sig at slå op i hver enkelt persons skatteoplysninger og overføre trækprocent og fradrag manuelt til udbetalingssystemet. Det er en god ide at tage et skærmdump af oplysningerne, da det flere gange er konstateret, at oplyste fradrag forsvinder fra personernes skattehistorik i eindkomst-systemet. Vi har eksempelvis set et elektroniske skattekort, hvor det oplyste var Intet skattekort og trækprocent 0. Kildeskatteloven kræver, at en arbejdsgiver skal indeholde 60 pct., når arbejdsgiver ikke har medarbejderens skattekort. Det betyder en del, om der indeholdes 0 eller 60 pct. i a-skat. Det er derfor vigtigt, at finde ud af, om det er hos SKAT eller hos arbejdsgiver, at de 0 pct. skal konverteres til 60 pct. Indberetning via eindkomst-systemet EIndkomst-systemet giver mulighed for at foretage indberetningerne enten manuelt pr. CPR-nummer via LetLøn eller via en filupload fra et lønsystem/udbetalingssystem. Hovedparten af de indberetningspligtige vi kender til, har valgt, at foretage alle dataoverførsler til E- indkomstregistret i filformat genereret fra løn- /udbetalingssystemet. It-tilretningerne er foretaget på baggrund af bl.a. SKATs Tekniske vejledning (formater mv. til eindkomst og LetLøn), hvor fejl og fejlhåndtering kun behandles på én side ud af de i alt 66 sider, og når der ringes til SKAT, er svartiden meget lang. I eindkomst-systemet er der mulighed for at indsende lønoplysningerne løbende i takt med lønudbetalinger eller en gang om måneden. I flere forbund og a-kasser anvendes begge løsninger. Der indsendes løbende oplysninger fra forbundets og a-kassens kontingent- og ydelsessystem, hvorimod løn til ansatte mv. ofte vælges indsendt samlet en gang om måneden fra lønsystemet. Ved indsendelse af oplysninger via fil til eindkomstregistret, modtages efterfølgende en kvittering for, at filen er modtaget. Der er desværre ikke mulighed for at få en kvittering med saldi for de indberettede data. EIndkomstregistret giver mulighed for at udskrive en opgørelse over saldi for månedens samlede indberetning af A-skat mv., men altså ikke totalerne pr. fil, så en kontrol af den enkelte indberetning er ikke mulig. Hvis der konstateres fejl i en måned, er den eneste løsning at gennemgå de registrerede oplysninger i eindkomstregistret på CPR-nr. niveau. Da dette er meget tids- og ressourcekrævende, er det fortsat vores håb, at SKAT vil prioritere en løsning af dette problem højt således, at der bliver mulighed for at udskrive en kvittering pr. indberetning med saldi for alle indberetningsarter (Record 6001 beløbsfelter). Fejl ved indberetning via eindkomst-systemet Det er muligt fra SKAT at rekvirere en fil indeholdende oplysninger om de records (CPR-numre), der af en eller anden grund er blevet afvist. Hvis der er en alvorlig fejl i indberetningen, afvises hele indberetningen og ved mindre småfejl fejlmeldes

4 de relevante records. Desværre giver systemet ingen årsagskode eller lignende ved fejlmeddelelsen. Med en læsevenlig og sigende fejlmeddelelse vil fejlretningen blive lettet betydeligt. Særligt vedrørende indberetninger A-kasserne blev i 2007 bedt om at oplyse, hvilken volumen (antal indberetninger) SKAT kunne forvente fra a-kasserne. SKAT forsikrede om, at der ikke ville være trafikale problemer, da SKAT netop havde testet en pensionsindberetning på en million linjer. Det kan virke enkelt, men der er som a-kasse nogle ting, man skal være opmærksom på: Filer på over CPR-nr. eller linier deles ved indlæsning. Den første del tildeles et ID og den anden et andet ID, der kaldes en Teknisk ID-reference. Det skal derfor anbefales, at filerne deles inden indberetning, så den automatiske opdeling og tildeling af nyt referencenummer undgås. Der kan opstå situationer, hvor der modtages en uidentificerbar afvisning som eksempelvis "vtwc+hcawruu3rqe", hvilket burde være ID-referencen. Dette kan være en teknisk reference, fordi filen er for stor. Indberetninger kan efterfølgende vise sig ikke at være indlæst korrekt, selvom kvittering for korrekt indlæsning er modtaget. Vi har set eksempler på, hvor en stikprøvekontrol på registrerede oplysninger på medlemsniveau viste, at ikke alle de indberetninger, der var foretaget, var blevet registreret på det enkelte medlem, selvom der var modtaget kvittering for korrekt indlæsning. Den efterfølgende henvendelse til SKAT resulterede i, at virksomheden blot blev bedt om at indlæse filen på ny (med samme Id-reference). Det er derfor meget vigtigt at sørge for at få foretaget løbende afstemninger mellem det man mener, man har indberettet, og det der rent faktisk er indberettet i eindkomst-systemet. indberette et R for rettelse i record 5000, da systemer så ser bort fra, at dispositionsdatoerne ikke er identiske. Der bør ikke være en negativ rettelse i samme fil som den ydelse, rettelsen vedrører. I givet fald er der risiko for, at den negative rettelse indlæses inden selve ydelsen, hvilket medfører, at den afvises. Ved indberetning af ydelser for en udbetalingsperiode, der ligger i perioden , modtages afvisningsårsagen "Ikke gyldig længere" - disse skal derfor manuelt indberettes ved brug af skemaer. Ved indberetning af ydelser for en udbetalingsperiode, der ligger før 2004, modtages afvisningsårsagen "Gammel periode" - disse skal derfor manuelt indberettes ved brug af skemaer. Det hænder, at søgning på oplysninger i elønsregisteret medfører, at systemet lukker ned med Time-out, springer over i BorgerService eller returnerer med en systemfejl. Rettelser i 2008 til ydelser udbetalt i 2008: Hvis dispositionsdatoerne for ydelsesdatoen og rettelsen ikke er identiske, afvises reguleringen også selvom, at der i forvejen ligger en indberettet positiv udbetaling. Det er altid vigtigt at

5 Afsluttende bemærkninger Vi sidder i dag med et it-system fra SKAT, der mest af alt virker som en halvfærdig løsning. A-kasserne er underlagt strikse krav om altid at være forberedt på og implementere de krav, der måtte blive stillet til de administrative rutiner. Det kræves derfor også af a-kasserne, at a-kassernes it-systemer er gennemtestede og driftsikre, inden de sættes i drift. Det undrer os derfor, at der ikke som minimum er stillet de samme krav til SKAT i forbindelse med eindkomst-systemet. Har SKAT overset, at der eksisterer a-kasser og foreninger, der har mange forskellige udbetalingsarter? Har SKAT glemt, at en skatteyder kan have flere samtidige lønindtægter/arbejdssteder? Som bruger af SKATs ny eindkomst-system er der ingen tvivl om, at det er utilfredsstillende, som systemet er i dag. Hvordan SKAT vil løse problemerne med de elektroniske skattekort efter 1. juni 2008 vil tiden vise. Men en ting er sikkert, den nuværende løsning giver mængder af ekstraarbejde til virksomhederne og giver en forøget risiko for, at de enkelte lønmodtagere oparbejder restskat, som de ikke er opmærksomme på. Det er vores overbevisning, at SKAT med tiden vil få tilpasset eskattekortet og eindkomst-systemet således, at det afspejler virkelighedens behov. Tanken var fra starten administrative lettelser, og det må forventes, at SKAT vil leve op til dette. Spørgsmålet er nu blot hvor længe, der kommer til at gå, og hvor meget de danske virksomhederne skal kæmpe med SKAT for at komme frem til en løsning, der giver administrative lettelser.