Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 5. september 2011, kl KAB, Billedsalen, Studiestræde 38. Johnna Brandal, Bent Møller Knudsen

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 5. september 2011, kl KAB, Billedsalen, Studiestræde 38 Til stede: Christian Thode, Marianne Salomonsen, Beth Hørsted, Jørnanker Døpke, Michal Støckel og Susanne Brixum Finn Gerdes gik efter punkt 11 Afbud: Johnna Brandal, Bent Møller Knudsen Fra KAB: Annette Birkov, Tonny Bjørn, Hanne Nørgaard Lone Skriver og Finn Larsen under punkterne 6, 7 og 8 Indholdsfortegnelse 1. af organisationsbestyrelsesmøde den 28. marts Revisionsprotokol 3 3. Organisationsbestyrelsens sammensætning 3 4. Meddelelser fra formanden 4 Sager til beslutning 4 5. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme 4

2 6. Udlejning af boliger i 7 7. Ny fleksibel udlejningsaftale 8 8. Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB Langhusene Lejlighedssammenlægning i Friheden I Helhedsplan Friheden I - ansøgning til Landsbyggefonden Ny administrationsaftale Forvaltningsrevision Ny aftale om fælles indkøb af elektricitet Vejledning om brug af naboskabet.dk Indskud behov for regulering? Vurdering af ny aftale om spidsbelastningscentralen Aftale om opgørelse af udgifter til p-kælder/parkering i terræn for Friheden VI Forebyggelse af vandskader i Friheden I 21 Sager til orientering Selskabets økonomiske situation Moms på opnotering Tryg Bolig projektet Servicefradrag til lejere Årsrapport for porteføljeforvaltning af fælles el-indkøb i

3 25. Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne Opfølgning på drift og vedligeholdelse i Ejendomskontorets virke Nyt fra afdelingerne Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt 30 Bilag 1: Materiale vedrørende forsikring af 6 Bilag 2: Notat fra Hvidovre Kommune af 21. oktober Bilag 4: Brev til Hvidovre Kommune af 13. maj Bilag 5: Pjece KAB//Bolignøglen den nye venteliste i KAB-fællesskabet 10 Bilag 3: Udlejningsbudget med indskudsberegning, lejefordelingsskema og arealopg. 12 Bilag 6: Administrationsaftale med bilag A, B og C 15 Bilag 7: Eksempel på en KAB målsætning 16 Bilag 8: Rapport om forvaltningsrevision Bilag 9: Flyer, som fortæller mere om indholdet i en naboskabsundersøgelse 18 Bilag 10: Aftale om opg. af udgifter til p-kælder og parkering i terræn for Friheden VI

4 21 Bilag 30 11: Oversigt over beboerklagenævnssager 1.

5 af organisationsbestyrelsesmøde den 28. marts 2011 af organisationsbestyrelsesmøde den 28. marts 2011 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 12. april at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indført nyt i revisionsprotokollen siden sidste møde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 3. Organisationsbestyrelsens sammensætning Bestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Christian Thode, formand 2012 Marianne Salomonsen, næstformand 2011 Bent Møller Knudsen, bestyrelsesmedlem 2012 Johnna Brandal, bestyrelsesmedlem 2011 Beth Hørsted, bestyrelsesmedlem 2012 Jørnanker Døpke, bestyrelsesmedlem 2011 Michal Støckel, bestyrelsesmedlem 2011 Finn Gerdes, bestyrelsesmedlem 2011 Udpeget af kommunen Susanne Brixum, bestyrelsesmedlem 2011 Udpeget af kommunen at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

6 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Herudover blev det taget til efterretning, at Richard Taube er valgt som medarbejderobservatør til organisationsbestyrelsen. 4. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste møde. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formanden indledte med at byde velkommen til Richard Taube og orienterede herefter om: møde om samarbejde med Better Place angående el-biler - referat fra mødet blev omdelt almene boligdage en interessant og spændende oplevelse Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte, at dagsordenens punkt 7 flyttes til efter punkt 9 Sager til beslutning 5. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme Baggrund KAB har efter rådgivning hos forsikringsmæglerne Willis besluttet at sende fællesforsikringen i EU-udbud. Beslutningen er taget på baggrund af varsling om væsentlige forsikringsforhøjelser. Gjensidige har efter længere tids forhandling ønsket en gennemsnitlig præmiestigning på ca. 55 % pr. 1. oktober Flere og dyrere skader Gjensidiges samlede skadesudgifter til bygningsforsikringer i 2010 har været ca. 48,5 mio. kr., og netto forsikringspræmien har været 36,4 mio. kr., så de har haft en underdækning på ca. 12,1 mio. kr. Hertil kommer udgifter til administration mv. Selvom 2010 var et skadesmæssigt dårligt år, ligger de gennemsnitlige skadesudgifter over de seneste 5 år på 38,7 mio. kr., hvilket stadig er højere end forsikringspræmien. Fordelingen på skadesgrupper i 2010 var: Vandskader med 33 %, brandskader med 31 %, rørskader med 15 %, tyveri med 9 % og glas & sanitet med 5 %. Øvrige skader, som dækker en

7 lang række typer, udgjorde i alt 7 %. Især vandskader er vokset eksplosivt på grund af de meget kraftige regnskyl (skybrud) i 2010, og rørskader er også vokset meget. Sidstnævnte er sandsynligvis en indikation af, at der er behov for at renovere rørsystemerne, hvilket er billigere end at lade forsikringen betale for løbende reparationer. Endeligt er tyveri også vokset, og her er det blandt andet ødelagte døre, der fylder. Fra Codan til Gjensidige Med til historikken om forsikringer hører, at forsikringsselskabet CODAN i starten af 2009 varslede en generel præmieforhøjelse på over 50 %. Derfor blev KAB s forsikringsramme sendt i EU-udbud i foråret Resultatet af udbuddet blev, at forsikringsselskabet Gjensidige, der dengang hed Fair Forsikring, vandt udbuddet. Dermed blev præmiestigningen pr. 1. oktober 2009 kun ca. 5 % plus den almindelige pristalsregulering og lovpligtig stempelafgift. Gjensidiges tilbud var meget favorabelt og byggede blandt andet på en fælles forventning om en reduktion i antallet og omfanget af skader. Desværre har de KAB administrerede organisationer haft et meget uheldigt skadesforløb i KAB s forventninger til fremtiden På baggrund af skadesudviklingen er Gjensidiges tilbud ikke urimeligt, hvis forventningen er, at 2011 og fremover bliver lige så dårlige skadesår som Det er imidlertid ikke vores forventning. Dels fordi skadesomfanget historisk svinger fra år til år, dels også fordi det store forebyggelsesprojekt Tryghed er under gennemførelse. Willis har rådet KAB til at gå i EU-udbud med forsikringen. Det er derfor overvejende sandsynligt, at et EU-udbud vil resultere i en præmie på niveau med eller lavere end tilbudt af Gjensidige. Der vil dog være tale om præmiestigninger for næsten alle boligorganisationers vedkommende baseret på de individuelle skadestal. Disse vedlægges til orientering. Resultat af forsikringsudbud Udbuddet af KAB s rammeaftale er nu gennemført og resultatet foreligger. Topdanmark har i konkurrence med to andre forsikringsselskaber afgivet det mest fordelagtige tilbud på langt størstedelen af de udbudte forsikringer og er valgt som fremtidig forsikringsgiver på KAB s rammeaftale. Følgende forsikringer placeres dog ikke hos Topdanmark:

8 Kollektiv ulykkesforsikring If Skadeforsikring Glas- og sanitetsforsikring Dansk Glasforsikring Topdanmarks tilbud er accepteret med forbehold for resultat af besigtigelse af ejendommene, som vil pågå i løbet af juli/august samt endelig accept fra de enkelte boligorganisationer. Den endelige accept skal foreligge senest den 1. september 2011 af hensyn til opsigelse af bestående forsikringer samt oprettelse af nye forsikringer. Det er derfor vigtigt, at der snarest muligt tages stilling til nedenstående beslutningsoplæg. For god ordens skyld skal det understreges, at tallene i det følgende er baseret på nuværende dækningsomfang på forsikringerne, hvilket fremgår af vedlagte tilbudssammenligning. Alle præmierne i nedenstående er baseret på en 3-årig tegning og opgivet i indeks Nuværende præmie Alle forsikringer v/ Bygningsforsikring Selvrisiko kr. 0 (generelt) Ny præmie - Alle forsikringer v/ Bygningsforsikring Selvrisiko kr. 0 (generelt) Difference Alternativt tilbud Alle forsikringer v/ Bygningsforsikring Selvrisiko kr (generelt) Inkl. forventet udgift til dækning af egen betaling ved selvrisiko kr kr kr kr. Alternativt tilbud Alle forsikringer v/ Bygningsforsikring Selvrisiko kr (generelt) Inkl. forventet udgift til dækning af egen betaling ved selvrisiko kr. Ikrafttrædelse 1. oktober 2011

9 Andre særlige oplysninger: Der skal i forbindelse med forsikringsskift betales stempelafgift til staten. Stempelafgiften er en engangsudgift, som vil blive opkrævet i forbindelse med 1. års præmie 1: Materiale vedrørende forsikring af at organisationsbestyrelsen tager stilling til, tiltrædelse af ny forsikringsaftale med Topdanmark og hvis ja, med hvilken selvrisiko og hvilke tilvalgsdækninger. Organisationsbestyrelsen godkendte ny forsikringsaftale med Topdanmark uden selvrisiko og med samme tilvalg som den nuværende forsikring. 6. Udlejning af boliger i Hvidovre Kommune har analyseret indflytningsmønsteret i i en periode fra den 1. januar 2009 til den 1. juni Kommunens notat af den 21. oktober 2010 vedlægges som bilag. Kommunen har ud fra de godkendelser, der er foretaget af nye boligsøgende, også analyseret de udlejninger der er foretaget af KAB, og kommunen bemærker, at det er hele 49 % der er udlejet via venteliste. Hertil skal bemærkes, at de boliger der er udlejet til beboere med beboerfortrinsret også indgår i dette tal. KAB kender ikke kommunens opgørelse på de forskellige grupper, men KAB har registreret følgende udlejninger i perioden fra den 1. januar 2009 til den 1. juni 2010: I alt %-andel Venteliste 23 13,0 Fleksibel udlejning 23 13,0 Beboerfortrinsret 49 27,7 Bytte 4 2,2 Anden udlejning 6 3,4 Kommunal anvisning 72 40,7 I alt ,0

10 Tallene stemmer ikke helt overens med kommunens tal, men dette skyldes, at KAB s statistikker viser genudlejningstidspunktet, og kommunes tal viser det tidspunkt de anviser eller godkender. Af tallene fremgår det, at den langt overvejende del af boligerne genudlejes via kommunen og via beboerfortrinsretten. I dagsordenens punkt 8 er redegjort for den fleksible udlejning og de kriterier, der er udlejet efter. Der står rigtig mange på venteliste til s boliger. Pr. 15. august 2011 står der personer på venteliste der søger en bolig, og personer der søger en ungdomsbolig. Heraf er otte personer aktiv søgende til familieboligerne og 162 personer er aktiv søgende til en ungdomsbolig. Der er boligsøgende, der pt. er aktiv boligsøgende til en 4-rums bolig i Friheden, hvilket er relativ mange i forhold til antallet af 4-rums boliger i Friheden. Ventetiden til boligerne i Friheden I er fem til otte år for 1-, 2- og 3-rums boligerne og det er stort set kun beboere, der har mulighed for at komme i betragtning til 4-rums boligerne. I afdelingen Friheden VI er der 13 til 19 års ventetid på en 2-rums bolig, og det er stort set kun beboere, der har mulighed for at komme i betragtning til 4-rums boligerne. Fraflytningsprocenten for familieboligerne var i 2010 på 10,4 %, hvilket er lavere end gennemsnittet i KAB, der var på 12 %. Pr. 15. august 2011 kan fraflytningsprocenten for familieboligerne opgøres til 5 %, hvilket er et endnu lavere fraflytningsniveau end for 2010, hvis den samme udvikling fortsætter. 2: Notat fra Hvidovre Kommune af 21. oktober 2010 at organisationsbestyrelsen drøfter redegørelsen og inddrager konklusionerne i beslutning om ny fleksibel udlejningsaftale, punkt 8 og lejlighedssammenlægning, punkt 10. I afsnittet der starter: Der står rigtig mange på venteliste er fejlagtigt opført: Heraf er otte personer aktiv søgende til familieboligerne, og 162 personer er aktiv søgende til en ungdomsbolig her skal otte personer rettes til personer. Organisationsbestyrelsen drøftede redegørelsen.

11 7. Ny fleksibel udlejningsaftale Den 28. oktober 2008 godkendte Kommunalbestyrelsen indførelse af fleksibel udlejning i, med virkning fra den 1. januar Aftalen skulle evalueres efter to år, og derfor er der den 13. maj 2011 sendt en evaluering til Hvidovre Kommune. Brev af 13. maj 2011 vedlægges som bilag til orientering. Pr. 15. august 2011 er de i 2011 opsagte boliger udlejet på følgende måde: Friheden I Friheden IV I alt % - andel Venteliste ,8 Fleksibel udlejning ,7 Beboerfortrinsret ,9 Bytte ,9 Anden Udlejning ,6 Kommunal anvisning ,1 I alt De 12 boliger, der er udlejet efter fleksibel udlejning, er udlejet efter følgende kriterier: Boligsøgende der er i arbejde, og som ønsker at flytte til kommunen syv personer Unge i kommunen, der ønsker at flytte hjemmefra fem personer Der er ikke udlejet efter de to øvrige kriterier, som er: Borgere i kommunen, der på grund af skilsmisse har brug for en anden bolig Personer over 55 år, der bor i kommunen, og som i tide ønsker at flytte til en bolig, der er mere egnet som ramme om et liv som ældre

12 Den fleksible udlejningsaftale vurderes som velfungerende, og bør derfor fortsætte i en ny periode på for eksempel fire år. Dog er der en del henvendelser fra boligsøgende, der er i arbejde, og som bor i Hvidovre Kommune, der ikke kan forstå, at de ikke får fortrinsret på grund af fleksibel udlejning, som boligsøgende, der ikke bor i kommunen kan. Derfor anbefales, at kriteriet boligsøgende der er i arbejde, og som ønsker at flytte til kommunen ændret til boligsøgende der er i arbejde og som ønsker en bolig i. Ovenstående ændring vil betyde, der er flere boligsøgende, der står på ventelisten, der vil opfylde de fleksible kriterier. 4: Brev til Hvidovre Kommune af 13. maj 2011 at organisationsbestyrelsen drøfter den fleksible udlejningsaftale, og træffer beslutning om at fortsætte aftalen i fire år, dog med den skitserede ændring af arbejdsmarkedskriterier. Organisationsbestyrelsen udtrykte ønske om at nye lejere, der kommer direkte fra fængsel, får en prøvetid på seks måneder. Dette skal forhandles med Hvidovre Kommune. Herudover godkendte organisationsbestyrelsen ny fleksibel udlejningsaftale med ændrede arbejdsmarkedskriterier. 8. Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB En ny samlet fællesventeliste til familieboliger for hele KAB-fællesskabet, træder i kraft den 1. januar Denne nye fællesventeliste, som har fået navnet Bolignøglen, er det sidste store skridt i sammenlægningen af AKB og KAB. KAB s bestyrelse har i foråret 2010 godkendt strukturen i fællesventelisten. Den 11. maj 2011 er fællesventelisten Bolignøglen præsenteret for formænd og næstformænd i boligorganisationerne, og nu præsenteres Bolignøglen for den enkelte boligorganisations bestyrelse. Som deltager i fællesventelisten vil boligorganisationen opnå fordelene ved en samlet markedsføring af boliger. Samtidig har boligorganisationen mulighed for at vælge supplerende individuel markedsføring i form af en selvstændig udlejningspjece for organisationens boliger. Individuel markedsføring er en tillægsydelse efter medgået tid.

13 5: Pjece KAB//Bolignøglen den nye venteliste i KAB-fællesskabet at boligorganisationen tager orienteringen om overgangen til KAB-fællesskabets nye fællesventeliste Bolignøglen til efterretning. Boligorganisationen er med i den nye fællesventeliste, og vil som hidtil modtage de ydelser, der er knyttet til deltagelsen i en fællesventeliste, samt at boligorganisationen tager stilling til, hvilken model for beboerfortrinsret, der fremover skal gælde for de enkelte boligafdelinger i boligorganisationen. KAB anbefaler, at boligorganisationen nøje overvejer fordelene ved at vælge model B eller C enten for hele boligorganisationen eller for udvalgte boligafdelinger. Hvis der ikke træffes anden beslutning, vil beboerfortrinsretten blive administreret som beskrevet i model A. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen om den nye fællesventeliste Bolignøglen til efterretning og besluttede, at beboerfortrinsretten skal administreres som beskrevet i model A. 9. Langhusene Status på byggeriet Byggeriet forløber så godt, at det er besluttet, at afleveringen, på entreprenørens anmodning, er fremrykket til 1. december 2011, og at indflytningen kan ske fra denne dato. Det forventes således, at indflytningen sker flydende i perioden 1. december 2011 til 1. februar Hvidovre Kommune har besluttet, at adressen er Mellemvangsvej Afdelingens navn er Langhusene. Byggeudvalget mødtes den 2. maj og 11. august 2011, hvor projektspørgsmål blev forelagte og detaljer i byggeriets fremdrift blev drøftet, og nødvendige beslutninger truffet, herunder bl.a. anvendelse af Molok affaldssystem og etablering af ekstra dræn for sikring af oversvømmelse ved skybrud. Gruppens næste møde er aftalt til den 31. august Den 13. maj 2011 gennemførtes et vellykket og velbesøgt rejsegilde med bl.a. borgmester Milton

14 Graff Pedersen og formand Christian Thode som hovedtalere. Alle boliger er nu tildelt en kommende lejer, og første møde af en møderække på tre blev afholdt den 20. juni På dette møde blev der blandt andet nedsat et legepladsudvalg. De kommende møder vil forberede beboerne på Almen Bolig+ - konceptet, og det forventes, at der på sidste møde inden indflytning, kan vælges en afdelingsbestyrelse. Foreløbigt udlejningsbudget for Langhusene: Langhusene består af 125 familieboliger, opført som de første i Almen Bolig+-konceptet. Afdelingen har forventet ibrugtagning den 1. februar 2012 med løbende indflytning fra den 1. december Udlejningsbudgettet er beregnet ud fra en anskaffelsessum ifølge Skema B på kr. Anskaffelsessummen er finansieret med et realkreditlån (rentetilpasningslån) på kr., et kommunelån på kr. og kr. ved beboerindskud. Beboerindskuddet er beregnet som 2 % af anskaffelsessummen og fordelt ligeligt efter m². Beboerindskud er beregnet til 373 kr. pr m². De samlede nettoudgifter i udlejningsbudgettet udgør kr. for boligerne eksklusive forbrugsafgifter, hvilket giver en gennemsnitlig leje pr. m² på 799,72 kr. Udgifter til vand og varme afregnes direkte med forsyningsselskabet. I det godkendte Skema B udgør den gennemsnitlige leje, eksklusive el, vand og varme, 789 kr. m². Den forskel i leje pr. m², der er fra godkendt skema B til aktuelle udlejningsbudget, skyldes flere tilretninger i driftsbudgettet på baggrund af faktisk kendte udgifter og et mere realistisk niveau for ren- og vedligeholdelse. Således er ejendomsskatten sat ned med kr., forsikringer sat ned med kr., el til fællesarealer er sat ned med kr. og uforudsete udgifter er sat ned med kr. Udgifter til administrationsbidrag er sat op med kr., udgiften til renholdelse og almindelig vedligeholdelse er sat op med kr. Budgettet fordeler sig på følgende udgiftsposter: Nettokapitaludgifter Offentlige og faste udgifter Variable udgifter Henlæggelser Udgifter i alt kr kr kr kr kr.

15 Lejen er fordelt med et fast årligt grundtillæg på kr. til dækning af basisinstallationerne, samt et individuelt brugsværditillæg for haver og et fradrag for boliger på 1.sal. Den resterende leje er fordelt ligeligt efter m². 3: Udlejningsbudget med indskudsberegning, lejefordelingsskema og arealopg. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om status på byggeriet til efterretning, samt at organisationsbestyrelsen godkender det foreløbige udlejningsbudget, herunder fordeling af huslejen og indskud for de enkelte lejemål, samt at bestyrelsen godkender, at udlejningsbudgettet kan fremsendes til Hvidovre Kommune til godkendelse. Organisationsbestyrelsen godkendte udlejningsbudgettet, principperne for lejeberegning samt beregning af indskud. Endvidere at udlejningsbudgettet sendes til Hvidovre Kommune. 10. Lejlighedssammenlægning i Friheden I På organisationsbestyrelsesmødet den 28. marts 2011 drøftede bestyrelsen et oplæg om sammenlægning af lejligheder i Friheden I. På dette tidspunkt havde der været styringsdialogmøde med Hvidovre Kommune, og kommunen påtog sig opgaven at undersøge, om det er muligt at bruge udfordringsretten til dispensation fra regler om, at afdelingen skal afholde udgifter til sammenlægning af lejligheder, og om individuel råderet kan anvendes. Hvidovre Kommune har endnu ikke en afklaring på dette spørgsmål, men kan oplyse, at de har været i kontakt med Indenrigs- og Sundhedsministeriet, som oplyser, at der skal udarbejdes en formel ansøgning vedrørende den ønskede dispensation. Ansøgningen skal udarbejdes i samarbejde med. Hvidovre Kommune har været igennem en meget stor organisationsændring i foråret, og har derfor først mulighed for at udarbejde en ansøgning i efteråret I helhedsplanen for Friheden I, som bestyrelsen skal behandle i denne dagsordens punkt 11 er medtaget sammenlægning af 16 1-værelses og 3-værelseslejligheder til 16 nye 5-værelseslejligheder - fordelt på fire opgange. Håndværkerudgiften til sammenlægningen udgør kr. ud af de samlede

16 håndværkerudgifter på kr. Friheden I har i dag værelses lejligheder og værelses lejligheder. at organisationsbestyrelsen beslutter, om sammenlægning af 16 1-værelses og 3-værelses lejligheder skal være en del af helhedsplanen og dermed ansøgningen til Landsbyggefonden, samt træffer beslutning om, hvorvidt sammen med Hvidovre Kommune skal søge Indenrigs- og Sundhedsministeriet om anvendelse af udfordringsretten til dispensation fra regler om, at afdelingen skal afholde udgifter til sammenlægning af lejligheder, og om individuel råderet kan anvendes. Organisationsbestyrelsen godkendte den foreslåede lejlighedssammenlægning. 11. Helhedsplan Friheden I - ansøgning til Landsbyggefonden De tekniske undersøgelser i Friheden I er nu gennemført. Undersøgelserne skal indgå i en indledende ansøgning til Landsbyggefonden. Undersøgelserne angiver typiske skader for byggeri opført i 1960 erne. Der er skader på de flade tage, betonfacader og installationer. Samtidig fremgår det af termograferingen, at der er problemer med kuldebroer ved betonbjælke/-dæk, hvilket kan give anledning til fugt og skimmel. Udvendigt på facader kan der konstateres betonafskalninger og blotlagte armeringsjern, særligt ved etageadskiller. Der er ikke registreret væsentlige skader på de store flader. På tagpap og tagdug er der konstateret mange reparationer og lunker. Skanningen af tagkonstruktionen angiver, at der er op fugtning i seks ud af syv tagprøver. Omkring de små karnapper er der kraftige kuldebroer, ligesom der kan registreres kuldebro i fuger omkring trævinduer. Baderum i boliger er i varierende stand. Det primære problem er, at bruseområdet er tæt på dør til entre. Der kan registreres skader på døre og vandskader på gulve i entre. Generelt er vand- og afløbsinstallationer nedslidte og udtjente. Der kan konstateres tæringer og udposninger.

17 Der er foretaget stikprøve kloakinspektion, der påviser, at der er skader af forskellig karakter større og mindre. Yderligere er der i helhedsplanen indarbejdet etablering af mekanisk ventilation og opgradering af el-installationer i boliger. Udskiftning af fjernvarmeledninger med nye højtisolerede ledninger samtidig med, at de syv beholderrum ombygges til egentlige fjernvarmecentraler. På baggrund af de gennemførte undersøgelser og forslag til sammenlægning af lejligheder i fire opgange, samt indretning af 14 tilgængelige boliger, er der udarbejdet et samlet budget for projekt i Friheden I. Budget De samlede håndværkerudgifter inkl. teknikerhonorar er budgetteret til ca kr. Administrative omkostninger, byggesagshonorar, henlæggelser til eftersyn, låneomkostninger, bidrag til Byggeskadefonden, byggelån, forsikring mv. ca kr. Samlet anskaffelsessum i alt ca kr. Finansiering Egen trækningsret kr. Frie henlæggelsesmidler kr. Tilskud fra dispositionsfond kr. Der er foretaget en foreløbig vurdering af, hvilke arbejder, der kan forventes opnået støttede lån. Støttede lån ca kr. Ustøttede lån ca kr. På baggrund af ovenstående vil det medføre en husleje svarende til kr. pr. m². Der er stor fokus på, at en leje på kr. pr. m² ikke er realistisk for Friheden I, men at ansøgningen med dette lejeniveau skal betragtes som et udspil til dialog med

18 Landsbyggefonden. at organisationsbestyrelsen godkender, at helhedsplan og det tekniske grundlag, økonomi mv. kan fremsendes til Landsbyggefonden, således at der kan indledes drøftelse og forhandling om støttemuligheder og finansiering med fonden. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der fremsendes ansøgning til Landsbyggefonden med henblik på drøftelser om økonomisk støtte til gennemførelse af helhedsplan i Friheden I. 12. Ny administrationsaftale Organisationsbestyrelsen godkendte den 28. marts 2011, at der indgås en ny administrationsaftale med KAB, hvor begge parter kan opsige aftalen, ved anbefalet brev, med et års varsel til udløbet af boligorganisationens regnskabsår. Administrationsaftalen er nu tilrettet med hensyn til opsigelses varsel. Endvidere er aftalen tilrettet tekstmæssigt i henhold til det nye forvaltningskoncept og ydelseskatalog. 6: Administrationsaftale med bilag A, B og C at organisationsbestyrelsen godkender den tilrettede administrationsaftale inklusive bilag A, B og C. Organisationsbestyrelsen godkendte den tilrettede administrationsaftale inklusive bilag A, B og C. 13. Forvaltningsrevision I efteråret 1999 besluttede Folketinget, at alle almene boligorganisationer skal have forvaltningsrevision. Formålet med dette var at sætte fokus på boligorganisationernes virksomhed og sikre omkostningsbevidstheden og effektiviteten i den enkelte boligorganisation og dermed også i den samlede almene sektor. Formålet var tillige, at det skulle være let at bedømme og vurdere handlinger og aktiviteter om

19 de er fornuftige og rationelt udført. Forvaltningsrevision er et værktøj, der opstiller målsætninger og beskriver handlinger, der bruges til den interne styring og kontrol af udviklingen i og administrationen af en almen boligorganisation og dens afdelinger. Det er boligorganisationens finansielle revisor, der redegør for den udførte forvaltningsrevision. KAB har udført forvaltningsrevision i mange år. Det er KAB s ledelse, der sammen med KAB s bestyrelse udpeger målområder og mål ud fra overvejelser om, hvor sparsommelighed, produktivitet og effektivitet er relevant og målbart. KAB har aktuelt 20 målsætninger fordelt på otte målområder. Målsætningerne evalueres en gang årligt. På mødet vil forvaltningsrevision med eksempler på KAB s målsætninger blive præsenteret. Flere boligorganisationer vælger at supplere KAB s målsætninger med egne målsætninger. Det kunne eksempelvis være en målsætning om reduktion af afdelingernes forbrug af el og vand eller en målsætning om en varieret beboersammensætning, der sikrer social og økonomisk stabilitet. 7: Eksempel på en KAB målsætning 8: Rapport om forvaltningsrevision 2010 at organisationsbestyrelsen drøfter den præsenterede forvaltningsrevision og træffer beslutning om, hvorvidt selskabet ønsker at udpege egne målsætninger. Christian Thode, Marianne Salomonsen, Beth Hørsted og Richard Taube vil gerne deltage i arbejdsgruppen om målsætninger for. 14. Ny aftale om fælles indkøb af elektricitet 2012 Den nuværende aftale om fælles el-indkøb udløber pr. 31. december Der er derfor behov for at indgå en ny aftale. Boligorganisationerne betaler ikke særskilt for at være med i udbuddet, som fra 1. januar 2012 er med i både stor og lille pakke. Udbuddet betyder, at boligorganisationerne inden den 14. oktober 2011 skal beslutte om de vil være med i udbuddet.

20 Baggrund Siden 1. januar 2009 har KAB stået for køb af el på el-børsen i Oslo samt administration af forbrug og afregning for de ca elmålere, der er tilsluttet aftalen. Det er foregået på vegne af de boligorganisationer, der har tilsluttet sig fælles el-køb, gennem en forvaltningsaftale med Alpiq. Samarbejdet og aftalen med Alpiq har ikke levet op til vores forventninger om en leveret el-pris. Desuden har leverandøren givet KAB store administrative udfordringer. Puljeaftale bedre el-pris KAB har derfor besluttet, at indlede et samarbejde med Energi Danmark om el-køb. Energi Danmark er markedsleder inden for handel med el i Danmark og sælger el til kunder inden for erhvervslivet og offentlige institutioner. Selskabet har stort kendskab til den almene sektors særlige behov og ønsker. Strategien for el-købet er en puljemodel, hvor KAB kommer i pulje med en række offentlige institutioner og private virksomheder. Det giver flere fordele for KAB, som på den måde sikres et stort fælles indkøbsvolumen. Desuden indkøbes el i puljen over mange gange og over flere år. Tilsammen sikres der risikospredning og mulighed for at opnå bedre priser. Arbejdet med aftaleindgåelse med Energi Danmark udføres af KAB Indkøb, og udgiften afholdes af KAB. Aftalen indgås for tre år med mulighed for årlig forlængelse. Mulig tillægsaftale om grøn el Energi Danmark kan levere grøn el til de boligorganisationer, der har ønske om det. Det sker i form af certificeret vandkraft fra Norge eller certificeret vindkraft fra Danmark. Denne tillægsaftale kan indgås løbende. Risiko uden pulje Tilslutter boligselskabet sig ikke fælles el-køb, er konsekvensen, at boligselskabet overgår til forsyningspligtig el. Der vil stadig blive leveret strøm, men formentlig til en højere pris end gennem puljemodellen. Forsyningspligtsprisen reguleres af Energitilsynet en gang i kvartalet på grundlag af de forsyningspligtige el-leverandørers anmeldte priser til Energitilsynet. Generelt er forsyningspligtprisen højere end elprisen gennem puljemodellen, viser opgørelser fra Energi Danmark. at organisationsbestyrelsen tilslutter sig fælles el-køb senest den 14. oktober 2011.

21 Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig den nye aftale om fælles indkøb af elektricitet pr. 1. januar Vejledning om brug af naboskabet.dk Der er gennemført flere hundrede naboskabsundersøgelser siden lanceringen af 2. generation af naboskabet.dk i Heriblandt har lidt over 40 boligafdelinger i KAB-fællesskabet fået gennemført en naboskabsundersøgelse med assistance fra KAB. 10 af undersøgelserne blev gennemført på vegne af Københavns Kommune som et led i evalueringen af den fleksible udlejningsordning. KAB har samlet op på erfaringerne med at benytte naboskabet.dk og har udarbejdet en vejledning, som beskriver, hvordan en naboskabsundersøgelse gennemføres samt giver gode råd til at tilrettelægge processen. Der er vedlagt en flyer, som fortæller mere om indholdet i en naboskabsundersøgelse. Hvad er undersøgelserne blevet brugt til? Der kan være mange formål med at gennemføre en naboskabsundersøgelse. Her er et par af de ting, som boligområderne har fået ud af arbejdet: Resultaterne anvendes som et konkret grundlag for samarbejdet mellem afdelingsbestyrelsen, driften og den eventuelle boligsociale indsats. Resultaterne bruges i arbejdet med fremtidssikring af afdelingen. Resultaterne bliver brugt til at fortælle den positive historie om området og sætte fokus på områdets styrker. Undersøgelsen anvendes i samarbejdet med kommunen som et led i styringsdialogen. Flere områder har fået en større forståelse af forskellige gruppers særlige ønsker og behov og bruger det til at prioritere og fokusere i deres daglige arbejde. KAB yder fortsat konsulentbistand til gennemførelse af undersøgelser til nedsat pris. Prisen for konsulentbistand er kr. ekskl. moms i Sparring og hotline til egen undersøgelse koster kr. ekskl. moms. Der blev i 2008 gennemført Naboskabsundersøgelse i Friheden med sigte på, at denne undersøgelse skulle gentages i : Flyer, som fortæller mere om indholdet i en naboskabsundersøgelse

22 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om den nye vejledning til efterretning samt godkender, at udgiften på kr. ekskl. moms til konsulentbistand og kr. ekskl. moms til sparring/hotline til egen undersøgelse afholdes af selskabets dispositionsfond. KAB undersøger, hvad konsulentbistanden indebærer og afklarer, hvilken opgave der påhviler ved gennemførelse af Naboskabsundersøgelsen. Punktet behandles på næste organisationsbestyrelsesmøde. 16. Indskud behov for regulering? Indskud som beboerne betaler ved leje af en bolig bliver ikke forrentet, indekseret eller forhøjet sammen med stigninger i huslejen. Derfor sker det i ældre afdelinger, at indskuddet ikke er tilstrækkeligt til at dække de forpligtigelser, fraflytter har overfor afdelingen. Organisationsbestyrelsen kan træffe beslutning om, at indskuddet skal forhøjes. Stigningen gælder kun for kommende lejere. Indskuddet kan øges til 216 kr. pr. m2 uden kommunal godkendelse. I dag betales følgende indskud i Frihedens afdelinger: Friheden I 150 kr. pr. m 2 Friheden VI 196 kr. pr. m2 Lille Friheden, ungdomsboliger 371 kr. pr. m2 Lille Friheden, ældreboliger 383 kr. pr. m 2 I nedenstående skema er opgjort afdelingernes tab på fraflyttede lejere samt det gennemsnitlige krav til fraflytter, når indskuddet er modregnet Friheden I 2008/ / /2011 Afdelingens tab på fraflyttede lejere kr kr kr.

23 Gennemsnitligt krav til fraflytter kr kr kr Friheden VI 2008/ / /2011 Afdelingens tab på fraflyttede lejere 0 kr kr kr. Gennemsnitligt krav til fraflytter 0 kr kr kr Lille Friheden 2008/ / /2011 Afdelingens tab på fraflyttede lejere kr kr. 0 kr. Gennemsnitligt krav til fraflytter kr kr kr. Friheden I har det laveste indskud og de største udgifter til tab på fraflyttere. KAB vil derfor anbefale, at organisationsbestyrelsen drøfter en forhøjelse af indskuddet i Friheden I. I Friheden VI og Lille Friheden vurderes indskuddet at være af tilpas størrelse. at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt indskud i Frihedens afdelinger skal forhøjes og i så fald til hvilket beløb. Organisationsbestyrelsen godkendte, at indskuddet øges til 216 kr. pr. m2 for kommende lejere i Friheden I og ønskede, at dette indskudsniveau vurderes om to år. 17. Vurdering af ny aftale om spidsbelastningscentralen Organisationsbestyrelsen blev på deres møde den 24. november 2010 orienteret om, at EBO Consult A/S (EBO), der er administrator for Hvidovre Syd, ønsker at få ændret lejeaftalen på spidsbelastningscentralen. Kort fortalt løfter EBO det argument, at lejekontrakten skal være på markedsvilkår, som i deres optik vil betyde en kraftig reduktion af lejeindtægten. Med til historikken hører, at VEKS pr. 1. januar 2010 har opsagt aftalen med Hvidovre Syd om, at der skal være en spidsbelastningscentral i Frihedens varmecentral. Hvidovre Syd ved EBO fastholder dog i første omgang, at spidsbelastningscentralen skal fortsætte til udgangen af 2014,

24 men hvis ikke der kan opnås enighed om en ny aftale, vil den blive opsagt. KAB har gennem længere tid forhandlet med EBO, og der forelægger nu et udkast til indholdet i en ny aftale. Denne aftale vil medføre, at lejeindtægten, som Friheden modtager, falder fra ca kr. årligt til kr. årligt. EBO har fået foretaget en ejendomsmæglervurdering af erhvervslejen pr. m², og det er denne vurdering, de tager udgangspunkt i ved forhandlingerne. KAB s juridiske afdeling har ikke ekspertise på dette område, men tilkendegiver, at udlejning af en del af varmecentralen til spidsbelastningscentral retmæssigt kan gennemføres i henhold til erhvervslejeloven og dermed fastsætte lejen på markedsvilkår. KAB har kendskab til et advokatfirma i Århus, der har ekspertise inden for energi og miljø herunder varmeaftaler. Da udkastet til en ny lejeaftale indebærer en markant reduktion i lejeindtægten for Friheden, bør det indgå i drøftelsen af udkastet, om det juridisk skal vurderes af advokatfirmaet Energi og Miljø i Århus. at organisationsbestyrelsen drøfter udkast til ny lejeaftale om spidsbelastningscentralen samt tager stilling til, om udkastet skal juridisk vurderes af advokatfirmaet Energi og Miljø. Organisationsbestyrelsen besluttede, at udkast til ny aftale om spidsbelastningscentralen skal vurderes af advokatfirmaet Energi og Miljø. 18. Aftale om opgørelse af udgifter til p-kælder/parkering i terræn for Friheden VI Da Frihedens butikscenter blev solgt til TK Projektudvikling A/S blev der tinglyst to deklarationer vedrørende Friheden VI s anvendelse af p-kælder og parkering i terræn. Af deklarationerne fremgår to formler til beregning af Frihedens VI s andel af udgifter til ren- og vedligeholdelse af p-kælder og parkeringsplads. Disse beregningsmodeller er administrativt meget tunge og står ikke mål med udgifternes størrelse. Derfor har KAB forhandlet med Datea A/S (administrator af butikscentret) om en aftale, der indebærer, at Friheden VI hvert år betaler et fast beløb til dækning af afdelingens andel af udgifter til ren- og vedligeholdelse. Forslag til beløbsstørrelse er kr. ekskl. moms. Beløbet er fremkommet på baggrund af faktiske udgifter for p-kælderen. Beløbet reguleres en gang årligt med 2,5 %.

25 Udgiften svarer til 8 kr. pr. måned pr. lejemål. 10: Aftale om opg. af udgifter til p-kælder og parkering i terræn for Friheden VI at organisationsbestyrelsen godkender ny aftale om, at Friheden VI betaler et årligt fast beløb for deres andel af udgifter til ren- og vedligeholdelse af p-kælderen og parkering i terræn samt at lejen for parkeringsbure hæves med 8 kr. pr. måned. Organisationsbestyrelsen godkendte aftale om opgørelse af udgifter til p-kælder/parkering i terræn for Friheden VI samt varsling af lejeforhøjelsen med 8 kr. pr. måned for parkeringsbure. 19. Forebyggelse af vandskader i Friheden I Friheden I har, ved kraftig nedbør, flere gange haft regnvand i nogle kældre. Ved skybruddet den 2. juli 2011 blev Friheden I ramt af massive vandskader, idet der ikke blot trængte regnvand ind ved kælderdørene, men også stod kloakvand op af spildevandsafløbene inde i kældrene. Sidstnævnte skete da kommunens kloakledninger ikke kunne aflede de store mængder regnvand, der faldt på meget kort tid. Ejendomskontoret har drøftet med formandsskabet, hvad Friheden I kan gøre for at forebygge, at vandskader opstår igen. Der er mulighed for at etablere elefantriste ved regnvandsafløb foran alle kælderdøre, men det er uvist om afløbet kan bortlede større mængder af regnvand. Inde i kældrene kan monteres højdelukkere på spildevandsafløb, hvilket betyder, at spildevand kan løbe ud, men kloakvand ikke kan komme retur. Men det er uvist om højdelukkere vil medføre, at returløb af kloakvand presses op gennem toiletterne i stueetagen. For undersøgelse af muligheder og økonomiske konsekvenser anbefales, at en rådgiver sættes på opgaven. at organisationsbestyrelsen bevilliger kr. fra dispositionsfonden til rådgiverhonorar med henblik på undersøgelse af muligheder og økonomiske konsekvenser ved forebyggelse af vandskader i Friheden I. Organisationsbestyrelsen bevilligede kr. fra dispositionsfonden til rådgiverhonorar med henblik på undersøgelse af muligheder og økonomiske konsekvenser ved forebyggelse af vandskader i Friheden I.

26 Sager til orientering 20. Selskabets økonomiske situation Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast i første halvår 2011 været på 0,50 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 4,70 %. I SEB har værdiudvikling/afkast i første halvår 2011 været på 0,60 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,20 %. I Nykredit har værdiudvikling/afkast i første halvår 2011 været på 0,60 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,00 %. Indre værdier Nominel beholdning 3. august 2011 (kurs 100) Indre værdi 1. marts 2011 Indre værdi 3. august 2011 Ændring af indre værdi Danske Capital ,82 102,64 2,82 %-point

27 SEB ,30 103,03 3,73 %-point Nykredit ,64 102,99 3,35 %-point Der er pr. 25. januar 2011 udbetalt 7 kr. pr. andel for regnskabsåret 2010 fra Danske Capital, 4 kr. pr. andel fra SEB og 5 kr. pr. andel fra Nykredit Portefølje. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Moms på opnotering Nye retningslinjer fra SKAT betyder, at ventelistegebyrer m.m. som noget nyt fra 15. april 2011 tillægges moms. KAB har valgt at justere priserne, så det endelige beløb til beboere og boligsøgende lander på et rundt beløb inklusive den nye moms. Ændringerne er følgende, alle tal i kr.: Ydelse Pris før Pris efter Moms Ialt Opnotering Opnotering fleksibel m.m AKB - KAB opnotering sammen Køb af Boliggarantibevis Indgåelse af afdragsordning I prisbladet findes ydelserne under afsnit og at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Tryg Bolig projektet

28 Tryg Bolig projektet har nu været i gang i ca. et år og er et treårigt projekt. Projektets mål er at sikre trygge boligområder ved at forebygge og begrænse utryghedsskabende hændelser - særligt brand, vold, indbrud, hærværk og klimamæssige hændelser - i almene boligområder. Det gøres blandt andet ved at give medarbejderne i de almene boligafdelinger og boligadministrationerne redskaber til at forebygge og begrænse nogle af disse hændelser, blandt andet gennem påvirkning af beboernes adfærd. Den stigende skadesfrekvens skaber utryghed og er også med til at præge forsikringspræmierne. Forsikringsselskaberne har varslet store præmiestigninger, blandt andet på grund af de beskrevne hændelser. I projektet udvikles en vifte af værktøjer, der skal tilpasses og integreres i den daglige drift og organisation. Tilbagemeldinger på afprøvede værktøjer i driften har indtil nu været positive. Flere af værktøjerne bliver nu implementeret i boligafdelingerne. Tryghedsgennemgange Et af de nye værktøjer er tryghedsgennemgange. I 2011 vil der blive foretaget 87 tryghedsgennemgange i KAB s administrerede almene afdelinger. Alle boligorganisationer vil få mindst en gennemgang, de store selskaber vil få flere. Gennemgangene udføres af medarbejdere i Willis og afsluttes med en rapport, som bliver præsenteret for afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse. Tryghedsgennemgangene er et vigtigt værktøj til at holde skaderne nede på et så minimalt niveau som muligt. Det er derfor af yderste vigtighed, at afdelingerne følger anbefalingerne i rapporterne. Situationsplaner over afdelinger Et andet værktøj er situationsplaner over afdelingerne til beredskabet. Situationsplanerne af afdelingerne er et værktøj, som kan minimere tiden for beredskabets indsats og i yderste fald redde menneskeliv, når skaden er sket. Beredskabet vil være i besiddelse af planerne enten elektronisk eller i papirform, så de allerede på vejen til skadesstedet kan orientere sig om adgangsveje, brandkamme, tekniske installationer og andet, som har betydning for en hurtig indsats. I løbet af 2011 vil driftschefer, ejendomsledere, driftsledere og ejendomslederassistenter komme på kursus i brug af de udviklede værktøjer samt den videre formidling til afdelingsbestyrelser, beboere og medarbejdere.

29 Projektet er støttet af TrygFonden og foregår i samarbejde med KAB s forsikringsmægler Willis samt Boligforeningen Højstrup i Odense og Boligforeningen ØsterBo i Vejle. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Servicefradrag til lejere Beboere i lejeboliger kan benytte sig af det såkaldte servicefradrag og få tilskud til lønudgifter. Det gælder beboere, der anvender den individuelle råderet eller istandsætter lejemålet for egen regning. Tilskuddet er et såkaldt ligningsmæssigt fradrag, som modregnes over skatten i årsopgørelsen. Fradraget beregnes ud fra hver person, der bor i en husstand. Hjemmeboende børn over 18 år kan også opnå et fradrag på maksimalt kr Servicefradraget er en konsekvens af Folketingets Bolig Job-ordning. Det er en forsøgsordning, der løber fra den 1. juni 2011 til og med 31. december Tilskuddet gives kun til lønudgifter, ikke til materialeudgifter og kun til eksisterende helårsbolig, i dette tilfælde det enkelte lejemål. Øvrige betingelser for at opnå fradraget er, at arbejdet er udført og betalt i perioden 1. juni 2011 til og med 31. december 2013 modtageren af fradraget er over 18 år og har folkeregisteradresse i boligen på det tidspunkt, hvor ydelsen udføres arbejdet er udført af en virksomhed, der er momsregistreret i Danmark eller ved serviceydelser som rengøring, havearbejde m.v.af en person over 18 år, der er skattepligtig i Danmark udgiften er afholdt direkte af beboeren selv i boperioden Udgifter, der er omfattet af ordningen Fradraget gælder således for følgende arbejder: Arbejder, der er omfattet af den individuelle råderet, hvor beboeren selv får udført arbejdet og selv finansierer det Istandsættelse for beboerens egen regning i boperioden (vedligeholdelsesordning A) Udgifter, der IKKE er omfattet af fradraget

30 Følgende arbejder er derimod ikke omfattet af ordningen: Kollektiv råderet og øvrige forbedringsarbejder er ikke omfattet af ordningen. Det gælder f.eks. når afdelingen optager boligforbedringslån, hvis den enkelte lejer selv beslutter at opsætte f.eks. nyt køkken og selv betaler for forbedringen over en huslejeforhøjelse almindelige vedligeholdelsesarbejder i boligafdelingen, hvor alle lejere får den samme forbedring og betaler for den via en fælles huslejeforhøjelse. Vedligeholdelsesarbejder i afdelingen er generelt ikke omfattet af ordningen, da disse udgifter ikke er afholdt direkte af lejeren Udgifter, der afholdes over den indvendige vedligeholdelseskonto (vedligeholdelsesordning B), er ikke omfattet, da midlerne på kontoen ikke tilhører lejeren Indsættelsesudgifter ved fraflytning (vedligeholdelsesordning A) er ikke omfattet, da lejeren ikke længere bebor lejemålet. Lejere skal selv indberette arbejdet til skat Den enkelte lejer skal selv indberette det udførte arbejde til skat for at opnå fradraget. Lønudgiften af arbejdet skal indtastes på skat.dk. Herefter overføres beløbet til selvangivelsen som et fradrag. De oplysninger, som lejeren skal bruge til at taste ind på skat.dk, står normalt på den faktura, man modtager for arbejdet. Her skal man bruge navn, adresse og CVR-nummer eller CPR-nummer, hvis det er en enkeltperson. Læs mere på at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ejendomskontoret udarbejder information til beboerne. 24. Årsrapport for porteføljeforvaltning af fælles el-indkøb i 2010 På vegne af de boligorganisationer, der i 1. halvår 2008 tilsluttede sig fælles el-indkøb, indgik

31 KAB ultimo juni 2008 en forvaltningsaftale om el-portefølje med Alpiq Norge, som fastlåste el-prisen på ca. 59 øre pr. kwh. Forventningen på det tidspunkt var, at Alpiq Norge i løbet af kunne handle denne pris ned. Det er desværre ikke lykkedes. Den gennemsnitlige afregningspris for 2010 har været 59,73 øre pr. kg Watt time (kwh), hvilket er 17,82 øre højere end DONG s gennemsnitlige forsyningspris på 41,91 øre i Så prioriteringen af stabile priser har i 2010 kostet 17,82 øre pr. kwh. Dette er for høj en pris, hvorfor aftalen med Alpiq Norge ikke forventes fornyet ved udgangen af 2011, men f.eks. erstattet af et el-udbud, som med god succes er gennemført på gasområdet. De foreløbige forventninger for 2011 er stigende el-priser blandt andet som følge af de stigende olie- og gaspriser. Disse vil ikke påvirke KAB s el-portefølgeaftale, der som nævnt har låst prisen på ca. 59 øre. Langt hovedparten af de administrerede boligorganisationer deltager i fællesindkøbet af el. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25. Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne Som følge af en øget tendens til tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne, har der været en dialog mellem revisorerne og KAB om anvendt praksis i forbindelse med vurdering af tab på fraflyttere til inkasso. Der er opnået enighed om at anvende følgende metoder ved bogføring, budgetfastlæggelse og regnskabsudarbejdelse. Skærpet praksis for bogføringen af eventuelt tabsgivende debitorer ved fraflytning Når fraflytters adresse er ukendt i en flyttesag, registreres flyttesagens udestående straks på kontoen for fraflyttere til inkasso. Herved sikres, at udgiften fremstår som potentielt tabsgivende i afdelingens regnskab, uagtet at sagen ikke er afsluttet overfor skyldneren. Ved denne arbejdsgangsændring vises et mere realistisk billede af de potentielt tabsgivende sager. Det skal dog bemærkes, at KAB fortsat har fokus på at inddrage eventuelle udeståender, som en fraflytter skylder boligorganisationen på fraflytningstidspunktet. Budgetlægningspraksis

32 I forbindelse med budgetlægning henlægges der, så der minimum er henlagt 75 % af bogført tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso på budgettidspunktet. Regnskabspraksis I forbindelse med udarbejdelse af årsregnskab vurderes henlæggelsens størrelse på statustidspunktet. Hvis status viser, at henlæggelse til tab på fraflyttere på trods af ovenstående er mindre end 75 % af det faktiske tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso, vurderes det, om der skal foretages en ekstraordinær henlæggelse for at opnå balance mellem henlæggelsens størrelse og inkassokontoen. Man kan tillige vælge at undlade at dække allerede konstaterede tab fuldt ud for at opnå førnævnte balance. Det vil i nogle tilfælde medføre et driftsunderskud, som efterfølgende skal afvikles efter reglerne for afvikling af underskud. I disse tilfælde kontakter forretningsføreren revisor med henblik på en drøftelse af, om situationen giver anledning til en bemærkning eller et forbehold i revisors påtegning. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Dette punkt er fejlagtigt medtaget i dagsordenen, da det blev behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 24. november Opfølgning på drift og vedligeholdelse i Driftschefen har deltaget i et møde i KAB vedrørende udbud på rengøring i Friheden. Der udarbejdes et prisoverslag på omkostningerne i forbindelse med miniudbuddet, og der tages endelig stilling til, om der igangsættes udbud af rengøring på afdelingsbestyrelsens møde i september måned. Friheden I er dog udbudspligtig, dvs. at såfremt der hjemtages nye tilbud, skal dette ske som EU udbud. Det har tidligere været drøftet, at håndværkerydelser i Friheden skal udbydes. Driftschefen vil påbegynde denne opgave i efteråret Første udbud vil omfatte malerarbejde. På organisationsbestyrelsesmødet den 13. december 2010 blev der stillet spørgsmål til et udført malerarbejde af udvendigt træværk på Strandmarksvej. Spørgsmålet gik på om arbejdet var udført i fugtigt vejr. Efter en drøftelse med den udførende maler havde ejendomskontoret tillid til, at arbejdet var udført under korrekte vejrforhold. Malerarbejdet er blevet gennemgået i juni 2011, og det ser fint ud - der er ikke tegn på, at malingen ikke hæfter på træværket.