Referat af bestyrelsesmøde i FSC Danmark 22. august 2012 hos FSC Danmark, Aarhus, kl

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i FSC Danmark 22. august 2012 hos FSC Danmark, Aarhus, kl Til stede: Morten Hadsund Brodde (MHB), FSC Danmark Loa Dalgaard Worm (LDW), FSC Danmark Brian Skov Sundstrup (BSS), FDB Lasse Juul-Olsen (LJO), WWF Verdensnaturfonden Peter K. Kristensen (PKK), DLH Jakob Ryding (JR), Verdens Skove Thomas Isaksen (TI), Pressens Fællesindkøb Per Lynge Jensen (PLJ), FSC Danmark (kun under punkt 10) Hanne Sørensen (HS) (kun under punkt 5) Afbud: Andrew Long (AL), Tvilum Camilla Vakgaard (CV), BAT-Kartellet 1. Godkendelse af dagsorden Action points Dagsorden godkendt uden kommentarer. 2. Formandens beretning BSS bød velkommen og gennemgik dagsordenen. Han påpeger, at han gerne vil bruge mere tid på den økonomiske del samt handlingsplanen for 2013 og mindre tid på "siden sidst" fra sekretariatet i forhold til den på forhånd afsatte tid. 3. Kommentarer til referat af bestyrelsesmøde 26. juni og 30. marts 2012 Det foreslås, at det for eftertiden overvejes mere nøje, om der er noget i referatet, som ikke bør offentliggøres, hvis det er af følsom karakter. Hvis dette er tilfældet, sørger sekretariatet (herefter SEKR) for dette, mens bestyrelsen (BS) kun læser ét referat igennem til godkendelse. SEKR sørger for at læse referatet nøje igennem, så følsomme emner ikke offentliggøres. Begge referater godkendes uden kommentarer. 4. Siden sidst fra sekretariatet og status på aktiviteter MB giver en halvårs status på handlingsplanen og aktiviteter for 2012 samt opdaterer om udviklingen i sekretariatet. SEKR MB fortæller, at der er startet to nye praktikanter, som skal være på kontoret i 5 måneder. FSC Internationals nye direktør, Kim Carstensen, besøger FSC Danmark i september, hvor han kan få indblik i et nationalt FSC-kontors arbejde. SEKR er ved at lave en ny hjemmeside, i FSC Internationals layout og IT-system, så alle informationer bliver opdateret og funktionaliteten forbedret. Hjemmesiden lanceres formentlig i september. MB forklarer endvidere, at der laves en indsats i forhold til private medlemmer. Der har tidligere været en indsats, men det er nu længe siden. Derfor kontaktes nuværende medlemmer, som vil få en årlig opdatering på, hvad deres medlemsbidrag går til og milepæle inden for FSC. Der forsøges kun i begrænset omfang at få ny medlemmer. JR mener, at dette bør diskuteres nærmere. LDW fortæller, at der kommer et Supporter Program fra FSC International, som inkluderer private medlemmer, og som FSC Danmark skal implementere. LJO pointerer, at det er en meget lille indtægt i forhold til arbejdsmængden. BSS foreslår, at det bliver et punkt på et bestyrelsesmøde. MB laver et oplæg til næste møde om privat medlemskab og sætter det på dagsordenen. MB sørger for, at Verdens Skove og WWF får info om og mulighed for at komme med inputs til FSC Citykonceptet. MB sørger for, at navneændringen sættes på dagsordnen på første bestyrelsesmøde i Handlingsplan I emballage og papirbranchen er SEKR i gang med forskellige indsatser. SEKR deltager snarligt ved et seminar om emballage, og der er skrevet en artikel til et emballagebrancheblad. Derudover er SEKR i gang med at kortlægge store brands, der bruger emballage for at lave en henvendelse til dem om FSC. Derudover har SEKR kontakt med

2 nogle forlag om samarbejder. TI tilbyder at hjælpe med indsatsen over for forlag. Inden for køkken- og møbelbranchen lanceres der snart en webbaseret pladekampagne. Det er en international kampagne, hvor virksomheder kan forpligte sig til at købe FSCplademateriale under bestemte forhold, og MB fortæller, at der er stor opbakning til kampagnen. Kampagnen skal vise pladeproducenter, at der er efterspørgsel på FSCplademateriale. Derudover afholdes FSC Design Award, hvor der forventes et stort engagement fra både virksomheder og design- og arkitektskolerne. MB pointerer, at effekten af FSC Design Award er stor, idet mange af de tidligere studerende nu arbejder aktivt med FSC hos virksomheder. MB fortæller, at detailkæderne er begyndt at bruge FSC-logoet mere, og at FSC-ugen især var en succes, men at der fortsat skal arbejdes på at motivere kæderne til at opstille ambitiøse mål for indkøb af FSC. MB fortæller, at erfaringsrapporten fra FSC-dagen om grønne indkøb er sendt til Miljøministeren. Håbet er at få et indledende møde og efterfølgende et stormøde med deltagelse fra ministeren. Derudover er Buenos Aires blevet udnævnt til den første FSC- City. I Danmark tager SEKR en dialog med en dansk kommune, som gerne vil være FSCby med udgangspunkt i retningslinjer fra FSC International. JR og LJO vil gerne involveres i kriterieudformningen. SEKR er med på et seminar om bæredygtigt byggeri og forsøger gennem Green Building Council at få kontakter til byggebranchen. Derudover sender SEKR mails ud til bygherrer, entreprenører og arkitekter, der er involverede i byggeprojekter. SEKR giver også inputs til FSC-oplæg på forskellige møder med deltagelse af beslutningstagere inden for byggeriet. I forhold til drift og økonomi påpeger MB, at der er kommet en del ekstra midler til projekter fra FSC IC, hvilket betyder, at SEKR forventer at nå budgetmålet og minimum et nul, dette på trods af, at et forventet større projekt, som skulle give overskud, er faldet til jorden. BSS spørger indtil nævneændringen. Det besluttes, at det skal sættes på dagsordnen på et bestyrelsesmøde inden generalforsamlingen. 5. Status på sekretariatets økonomiske situation MB opdaterer bestyrelsen på den økonomiske situation med udgangspunkt i seneste økonomiske rapport for juli. MB fortæller, at SEKR har lavet en revidering af budgettet til intern brug. Budgettet ser fornuftigt ud på de fleste punkter, men der skal stadig hverves nye medlemmer for, at det hænger sammen. På løn og personale er der en difference, hvilket skyldes, at en timelønnet medarbejder er budgetteret til samme månedlige udgift, men reelt bruger alle sine timer på årets første tre kvartaler. På posten overført til projekter er der ikke brugt så mange timer på projekter, som budgetteret, da frivillige praktikanter laver mere end forventet af det, som de lønnede medarbejdere var budgetteret til. LDW foreslår, at praktikanterne begynder at registrere timer, så SEKR kan se, hvor meget de faktisk bidrager med. MB fortæller, at en række udgiftsposter er overskredet, men at det dels er resultatet af bestyrelsesbeslutninger og dels skyldes, at praktikanterne har manglet software og ITudstyr, hvilket der er investeret i for at sikre ordentlige forhold. Der er også minus på posterne administration og kontordrift, hvilket primært skyldes, at udgifterne her primært ligger i starten af året, men i budgettet er fordelt på ens månedlige poster. Derfor bliver overskridelsen mindre og mindre frem til slutningen af året, men forsvinder dog ikke. Der har ikke været så mange projektindtægter endnu, fordi mange projekter først slutter senere på året, og der først faktureres herefter. Projektindtægterne er dog sikre midler, da der er lavet aftaler med partnere/donorer. MB fortæller, at det samlede budget for året er nedjusteret fra til , og at dette er tilfredsstillende i betragtning af, at der oprindelig var regnet med et større plus fra et projekt, som faldt til jorden. TI spørger til posten forudbetalinger på kr., som HS forklarer, er periodiseringen. HS laver en revideret udgave af den månedlige rapport. Ved Estimat Budgetteret indsættes dato for estimatet. Laves der et nyt estimat slettes det gamle ikke, men der indsættes en ekstra kolonne. Derudover indsættes en kolonne med estimeret budget for hele året, hvorudfra der udregnes differencen mellem denne og saldoen til dags dato. LDW laver en oversigt over, hvilke typer opgaver SEKR bruger sine ressourcer på. Det diskuteres, hvorvidt der bør foretages ændringer af formen på den økonomiske rapport. Det besluttes, at der fremover laves en revideret udgave af den månedlige

3 rapport. Ved Estimat Budgetteret indsættes dato for estimatet. Laves der et nyt estimat, slettes det gamle ikke, men der indsættes en ekstra kolonne. Derudover indsættes en kolonne med estimeret budget for hele året, hvorudfra der udregnes differencen mellem denne og saldoen til dags dato. BSS spørger HS til den oprydning, som er blevet foretaget sidste år. Han spørger, om der kommer mere oprydning, men HS mener, at det kører godt, og at der ikke umiddelbart er mere oprydning i vente. BSS spørger, om der er noget, som bestyrelsen bør være opmærksom på ift. SEKR s budget-praksis, men det mener HS ikke. BSS foreslår, at det bør overvejes, hvilke opgaver SEKR fokuserer på, for at sikre, at ressourcerne udnyttes optimalt. LDW foreslår, at der laves en oversigt over, hvilke typer opgaver SEKR bruger sine ressourcer på. TI mener ikke nødvendigvis, at BS skal beslutte, hvad SEKR konkret laver hele tiden. LJO påpeger, at det er vigtigt ikke at blive for endimensionel og gå for meget i detaljen, og at det er vigtigt, at medarbejderne trives. 6. Ændring af forretningsorden for bestyrelse og sekretariatet MB har revideret forretningsordens punkt 2.7 Åbenhed omkring bestyrelsesarbejdet jf. beslutning på bestyrelsesmødet 26. juni, hvor det besluttedes at lave en ændring i afsnittet angående fortrolighed omkring dokumenter udleveret til bestyrelsesmedlemmer. JR foreslår, at der skrives personfølsomme oplysninger i stedet for personnavne. LJO foreslår, at der står dokumenter og informationer og ikke kun dokumenter. BSS foreslår, at inden udgangen af oktober slettes fra punkt H, da det ikke nødvendigvis giver mening at afholde inden udgangen af oktober, hvilket der enighed om. Ændringen af forretningsordenen godkendes med ovenstående korrektioner. MB ændrer og opdaterer forretningsordnen jf. feedback fra bestyrelsesmødet. 7. Frokost og rundvisning på sekretariatet 8. Inputs til handlingsplan 2013 MB orienterer bestyrelsen om sekretariatets forventninger til handlingsplanen for 2013, som er temaet på det efterfølgende bestyrelsesmøde med udgangspunkt i sekretariatets strategi. Inden for papir og emballage er det ikke planlagt, at der skal være lige så stort fokus som i år, men der er et stort potentiale, hvorfor indsatsen bør svare til den Det er planlagt, at det offentlige skal have topprioritet næste år, men MB pointerer, at indsatsen bør afhænge af, hvor langt SEKR er med kommune-samarbejderne, og om der er skabt en videre dialog til Miljøministeriet og Miljøministeren. Køkken- og møbelbranchen skal efter planen have dobbelt så meget fokus som i år, og SEKR afventer den begyndende udvikling inden for certificering af indendørs møbler og planlægger herefter. MB laver et forslag til en handlingsplan for 2013, hvor der inkorporeres et system med tre kategorier, som symboliserer, hvor mange ressourcer der skal bruges på de enkelte brancher. Inden for detailbranchen informerer MB om, at FSC-logoet bruges mere i tilbudsaviser. BSS påpeger, at det er vigtigt, at der tages fat på detailvirksomheder, der vil bruge FSC på kædeniveau, og ikke kun på produktniveau. Indsatsen inden for byggebranchen topper i , hvilket, MB også mener, er den rette vej, da det tager længere tid at sætte FSC på dagsordnen i denne branche. Han oplyser, at SEKR vil bruge EU-tømmerforordningen om ulovligt træ til at sætte fokus på FSC i byggebranchen. IT spørger til, om SEKR kan bruge cases fra andre lande og lære af dem. LDW mener, at det er svært, og at SEKR i stedet skal satse på Green Building Council Denmarks certificeringsordning DGNB. LJO mener, at det er en god idé at bruge virksomheder, der bruger FSC i byggerier, til at kommunikere til byggebranchen. BSS spørger ind til pointene, som ligger til grund for SEKR's prioritering af brancher i strategien. Han mener, at det kunne være en idé kun at fokusere på tre brancher per år og ikke alle fem brancher. Hermed mener han ikke, at der ikke skal gøres en indsats over for de andre brancher, men at tiden på disse brancher blot bør bruges på almindelig vedligeholdelse og research. Det foreslås, at der laves tre kategorier, hvor den laveste kategori indebærer vedligeholdelse og research. I brancher, der tildeles denne kategori, er det vigtigt at få

4 klarlagt præcist, hvad SEKR vil, og hvad ressourcerne skal bruges på. I næste kategori er der planlagt indsatse, som er under forberedelse, og i sidste kategori er indsatsene under implementering. Det besluttes, at dette system inkorporeres i handlingsplanen for Handlingsplanen for næste år laves til næste bestyrelsesmøde. LJO opfordrer til, at BS giver input til denne. 9. Årsplan for bestyrelsesmøder Der er planlagt temaer og lavet udkast til datoer for bestyrelsesmøder frem til generalforsamling Udkastet korrigeres en smule, og bruges fremadrettet. 10. Status på revidering af den danske skovstandard og Controlled Woodrisikovurderingen PLJ giver en status på arbejdet med revideringen af den danske skovstandard og Controlled Wood-risikovurderingen. Der kommer snart afklarende retningslinjer fra FSC International vedrørende risikoevalueringen inden for Controlled Wood, og PLJ afventer disse, før han går videre i processsen, som derfor stilles i bero i mellemtiden for at bruge ressourcerne så effektivt som muligt. PLJ fortæller, at der snart er første møde i arbejdsgruppen for revideringen af den danske FSC-skovstandard. PLJ fremhæver, at de generiske indikatorer, som skal imlementeres i den danske standard, gør, at revideringsprocessen er en smule forsinket. Der laves første udkast til indikatorerne i oktober af en international arbejdsgruppe, og disse sendes ud til høring i resten af FSC-netværket i november, hvilket kan forsinke processen. PLJ er dog blevet lovet, at der kommer et udkast, som han kan arbejde ud fra, allerede i starten af oktober. En problematik er desuden, at det ikke er helt klarlagt, hvilken indflydelse deltagere i arbejdsgruppen får på de generiske indikatorer. Dette forventes der også flere informationer om i det udkast, PLJ får i starten af oktober. MB udsender korrigeret årsplan og uploader den til Dropbox. JR arrangerer et telefonmøde forud for mødet med Kim Carstensen. PLJ laver et dokument om standardrevideringen forud for mødet med Kim Carstensen og laver derudover et dokument med opdateringer forud for hvert bestyrelsesmøde, hvis han ikke selv er deltagende. LJO foreslår et telefonmøde inden bestyrelsens møde med FSC Internationals nye direktør Kim Carstensen, hvor de snakker om, hvad der bør fokuseres på under dette møde. JR arrangerer et telefonmøde. PLJ laver et dokument til mødet med Kim Carstensen, om hvad der bør gøres på internationalt plan i forhold til revideringen af skovstandarden. BSS påpeger derudover, at PLJ kan lave et dokument med opdateringer forud for hvert bestyrelsesmøde, hvis han ikke er med. 11. FSC og den europæiske tømmerlovgivning MB fortæller, at der er kommet en Questions and Answers om EUTR fra FSC International. Dette er ment som en hjælp til kommunikationen af, hvad en FSCcertificering kan bruges til i forhold til opfyldelsen af kravene i EU's tømmerlovgivning. MB fortæller, at det formentlig tager flere år, inden FSC lever fuldt ud op til EUtømmerloven, da EU-kravene om informationer om told, oprindelsesland og de fulde latinske betegnelse for træsorter ikke automatisk er inkluderet i et FSC-certifikat. MB sørger for, at der laves en dansk læsevenlig udgave af dokumentet Questions and Answers om EUTR fra FSC International. FSC International er ved at udvikle en Online Claim Platform (OCP=, hvor FSCcertificerede skove og virksomheder kan indtaste disse oplysninger på en webside, og som desuden skal sikre, at der er større kontrol med voluminerne inden for FSC og mærkets træværdig styrkes på dette område. Ifølge JR er det FSC's hensigt med OCP at fjerne manglerne ift. tømmerloven. JR oplyser, at han deltager i FSC's CoC-arbejdsgruppe og her arbejder på, at nogle mangler ift. tømmerloven integreres i CoC-standarden, fx toldkravene. LJO mener ikke dokumentet fra FSC International er godt nok, og det besluttes at vende dette under mødet med Kim Carstensen, og at SEKR laver en mere bruger- og læsevenlig udgave af dokumentet.

5 12. Evt.