Dagsorden for møde i HovedUdvalget

Transkript

1 Mødedato: 23. februar 2015 kl Mødested: Møderum 2 Dagsorden for møde i HovedUdvalget Mødelokalet er reserveret fra kl til formøde for personalerepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Morten Møller (formand), Leo Kristoffersen, Jørgen Larsen, Erik Bjerrum, Anne Juul Sørensen Medarbejderrepræsentanter: Lone Bay (BUPL), (næstformand), Rita Ernstsen (Ergoterapeutforening/sundhedskartellet), Rikke Liboriussen (HK), Jette Harlund (AC), Torben Nielsen (DLF), Jonas Tscherning Sørensen (SL), Birgit Elkær Hegelund (FOA) Thomas Jørgensen (3F) Arbejdsmiljørepræsentanter: Niels Nejst, Christa Jacobsen Arbejdsmiljø/HR: Ulla Salling Afbud: Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde 2. Godkendelse af dagsorden 3. Status vedrørende arbejdsmiljøarbejdet - til information og drøftelse Arbejdsmiljøregnskabet er forsinket, da sygefraværstallene ikke er på plads. Temadag for ledere, arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter om forandringer afholdes den 4. marts i Spektrum i samarbejde med ACT og AS3. 4. Årshjulet til beslutning Drøftelse af behov for justeringer af årshjul Til og fra Direktionen - til information og drøftelse 6. Budgetvejledning til information og drøftelse Budgetvejledning for 2016 er vedlagt som bilag. Budgetvejledningen vedtages på byrådsmødet den 23. februar Dokumentnr.: side 1

2 Bilag: Budgetvejledning 2016, doknr Arbejdsmiljømål til beslutning I forlængelse af sidste møde i Hovedudvalget fik en arbejdsgruppe til opgave at formulere et udkast til de endelige arbejdsmiljømål. Dette udkast er vedlagt dagsordenen til endelig beslutning. Det ene af arbejdsmiljømålene tager afsæt i den nyligt gennemførte trivselsmåling, og i den forbindelse skal Hovedudvalget tage stilling til, hvornår der skal gennemføres fornyet trivselsmåling. Hidtil har vi gennemført trivselsmåling hvert andet år, men der har fra flere sider, bl.a. Områdeudvalget for Social, Sundhed og Kultur været udtrykt ønske om, at målingen kun gennemføres hvert 3. år, som er kravet i forhold til Rammeaftalen om trivsel og Sundhed (OK13). I fald Hovedudvalget beslutter, at næste trivselsmåling først gennemføres i 2017, bør udvalget drøfte, hvordan man undervejs kan følge op på arbejdet med at forbedre oplevelsen af arbejdsmængde og tidspres. Man kan eksempelvis bede arbejdsmiljøgrupperne give en status i forbindelse med de kommende års arbejdsmiljøregnskaber. Bilag: Udkast til arbejdsmiljømål, doknr Indledende drøftelse vedr. fortsættelse eller ophør af arbejdsmiljøcertificering til information og drøftelse Da vores arbejdsmiljøcertifikat udløber i efteråret 2015, skal der tages stilling til, om vi skal fortsætte certificeringen i endnu en periode. HR er udarbejdet et notat, som kan danne baggrund for en drøftelse og for Hovedudvalgets endelige beslutning i forhold til certificeringen. Notatet indeholder bl.a. en skitsering af tre forskellige scenarier i forhold til arbejdsmiljøarbejdet. Inden Hovedudvalget træffer endelig beslutning på mødet i maj måned drøftes notatet i de enkelte Områdeudvalg, således at Områdeudvalgenes anbefalinger indgår i Hovedudvalgets endelige beslutning. Bilag: Notat vedr. arbejdsmiljøcertificering, doknr Opfølgning på rygepolitikken til beslutning Hovedudvalget vedtog i slutningen af 2013 en ny rygepolitik. Målet er, at alle arbejdspladser med tiden skal være røgfrie det vil sige, at der ikke ryges i arbejdstiden. Der blev desuden opstillet et delmål om, at 70% af arbejdspladserne skulle være røgfrie pr. 1. januar En lang række arbejdspladser er allerede blevet røgfrie og andre er dialogmæssigt godt på vej. En foreløbig status på antallet af røgfrie arbejdspladser er vedlagt som bilag. Den endelige status fremlægges på mødet. Hovedudvalget drøfter status på målet og beslutter, om der er behov for særlige tiltag i forhold til at nå helt i mål som røgfri arbejdsplads i hele Odder Kommune. Dokumentnr.: side 2

3 I forbindelse med processen er det blevet bemærket, at der opstår en særlig situation, når medarbejdere fra flere arbejdspladser er samlet. Her kan der være medarbejdere, fra arbejdspladser, der er blevet røgfrie, og således ikke ryger i arbejdstiden og medarbejdere fra arbejdspladser, der endnu ikke er røgfrie og hvor medarbejderne således må ryge i en pause. Dette har givet anledning til undren hos nogle medarbejdere. Hovedudvalget drøfter og beslutter om denne problematik giver anledning til, at der skal være en fælles holdning/politik i forhold til rygning ved fælles arrangementer. I Områdeudvalget for Social, Sundhed og Kultur har man arbejdet med et udkast til en pjece vedr. borgerens hjem som arbejdsplads, herunder også krav i forhold til borgere, der der rygere. Da det ikke alene er medarbejdere indenfor udvalgets område, der færdes i borgernes hjem, foreslår Områdeudvalget, at der udarbejdes en fælles pjece for Odder Kommune om borgerens hjem som arbejdsplads, og beder Hovedudvalget tage stilling hertil. Et oplæg til pjecens indhold er vedlagt som bilag. Bilag: Status på røgfrie arbejdspladser pr. 1. januar 2015 (foreløbig), doknr Bilag: Oplæg til drøftelse vedr. rygning i borgerens hjem (hjemmet som arbejdsplads) Evaluering af anvendelsen af Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) til beslutning Af trivselsmålingen fremgår det, at 60% af medarbejderne har deltaget i en MUS samtale med nærmeste leder indenfor det seneste år. 65% er blevet tilbudt en MUS samtale. Når der ses bort fra medarbejdere, der har været ansat i mindre end 2 år er tallene lidt højere, men kun omkring 70% af denne gruppe oplever at have fået tilbudt en MUS-samtale med nærmeste leder. Det fremgår i øvrigt, at 42% af medarbejderne oplever at have en aktuel kompetenceudviklingsplan. Af vores koncept for udviklingssamtaler fremgår det, at der skal gennemføres udviklingssamtaler med alle medarbejdere én gang årligt. Man kan i det lokale MEDudvalg beslutte, at man veksler mellem individuelle samtaler og gruppesamtaler. Der er udarbejdet forskellige typer af skemaer til brug for samtalerne, som man kan anvende. Det lokale MED-udvalg kan også vælge at udarbejder egne skemaer, blot man sikrer, at man kommer igennem en række konkrete emner. Der opleves usikkerhed i forhold til, om det er obligatorisk at deltage i en MUS-samtale, eller det alene er et tilbud til medarbejderne, så der er behov for at Hovedudvalget tager konkret stilling til dette. En række overenskomster stiller krav om, at der foreligger en individuel kompetenceudviklingsplan for den enkelte medarbejder, og vores egen nuværende personaleudviklingspolitik foreskriver, at medarbejdere har både ret og pligt til efteruddannelse. Det er vanskeligt at forestille sig, at en drøftelse af medarbejderens udviklingsbehov og ønsker kan finde sted uden at der gennemføres en form for Dokumentnr.: side 3

4 udviklingssamtale. I forbindelse med arbejdet med HR strategien, har arbejdsgruppen udarbejdet et forslag til Rammer for kompetenceudvikling, som foreslås som en erstatning for vores nuværende Personaleudviklings- og uddannelsespolitik. Der arbejdes videre med HR strategien når den nye direktion er på plads. Hovedudvalget drøfter og beslutter, om der på nuværende tidspunkt er behov for justeringer af vores MUS-koncept og i sammenhæng hermed, hvorvidt MUS samtalen er obligatorisk eller et tilbud. Bilag: Koncept for udviklingssamtaler i Odder Kommune, doknr Skemaer til forberedelse af samtalen, referat samt kompetenceudviklingsplan (samlet dokument skannet til sagen), doknr Opfølgning på Falcks psykologordning til information og drøftelse HR har haft møde med Falck Healthcare den 9. februar, og afventer i den forbindelse tilbagemeldinger vedr. spørgsmål i forhold til sager om stress og udbrændthed. Det forventes, at nærmere oplysninger er klar senest til Hovedudvalgsmødet. 12. Feriefonden, - til information og drøftelse Der vil i løbet af 2015 blive gennemført valg til feriefonden. Fonden udarbejder forinden nærmere informationsmateriale vedr. fondens opgaver, hvem der kan vælges m.v. Personalechefen informerer nærmere på mødet. 13. Anvendelse af AKUT-midler til lokale formål På sidste møde blev der nedsat en arbejdsgruppe, der skulle udarbejde forslag til anvendelse af AKUT-midlerne til lokale formål. Der skal afsættes en øre pr. ATP pligtig time om året til formålet. Aftalen er en del af overenskomsten for 2013, hvilket betyder, at der for overenskomstperioden 1. april 2013 til 31. marts 2015, skal anvendes i alt ca kr. til formålet (ca kr årligt). Arbejdsgruppen har drøftet, hvordan midlerne bedst anvendes med inspiration i de tiltag, der er iværksat i en række andre kommuner. Arbejdsgruppen er enig om, at midlerne skal anvendes til at løfte tillidsrepræsentanternes kompetencer som aktiv medspiller i udviklingen af Odder Kommune. Arbejdsgruppen finder derfor, at det er vigtigt at ledere og tillidsrepræsentanter har en fælles forståelse af TR s rolle i Odder Kommune nu og i fremtiden, og hvad det betyder for fremtidens leder i Odder Kommune. Arbejdsgruppen foreslår derfor, at der arrangeres en fælles dag for ledere og tillidsrepræsentanter i efteråret 2015 under overskriften Fremtidens tillidsrepræsentant og leder i Odder Kommune. Her kan f.eks. arbejdes med spørgsmål som: Hvad vil Odder Kommune med tillidsrepræsentanterne?, Hvad er tillidsrepræsentantens kerneopgave, og hvordan får vi en fælles forståelse af kerneopgaven som TR? Hvilke kompetencer kræves der af fremtidens tillidsrepræsentanter og ledere? Arbejdsgruppen foreslår, at der tages kontakt til en ekstern konsulent til at forestå dagen, Dokumentnr.: side 4

5 eksempelvis Anders Seneca, som har arbejdet meget med kerneopgaven. Det er arbejdsgruppens opfattelse, at denne dag skal ses som første skridt i en løbende og sammenhængende kompetenceudvikling af tillidsrepræsentanterne. 14. Status på besøg i de lokale MED-udvalg Der er gennemført besøg på Ungdomsskolen, Krible Krablehuset, Egholmgård og Solstrålen. Der er desuden planlagt besøg på Hou Skole og Hundslund skole i foråret Besøget i Blæksprutten er blevet aflyst. Besøgsplanen justeres til i forhold til de manglende besøg for 2014 og udskiftning blandt HU s medlemmer. Denne forelægges på mødet. 15. Fremtidens MED-uddannelse Rammeaftalen om MEDindflydelse og MEDbestemmelse beskriver (i Bilag 11a), at MEDudvalgsmedlemmer, skal gennemgå en MED grunduddannelse indenfor det første funktionsår. Siden 2013 har Odder Kommune gennemført grunduddannelse for alle MEDudvalgsmedlemmer, så alle har det samme udgangspunkt. Det har imidlertid ikke været muligt for alle at deltage, og Hovedudvalget skal derfor tage stilling til, om der skal gennemføres et grundforløb for dem, der ikke har kunnet deltage. Samtidig skal Hovedudvalget beslutte, hvordan vi fremadrettet sikrer at nye MED-udvalgsmedlemmer får grunduddannelsen. Rammeaftalen beskriver i øvrigt, at MED-udvalgsmedlemmer har ret til løbende opfølgningskurser (klippekort-moduler). Alle har ret til 1 dags opfølgningskursus pr. funktionsår. Da MED-udvalgene både varetager samarbejds- og arbejdsmiljøfunktionen har medlemmerne derudover ret til en ekstra dag i 2., 3. og 4. funktionsår. Der er ret frie rammer i forhold til, hvordan dagene anvendes. De kan anvendes som temadage, enkelte kursusdage eller som led i et længere kursusforløb, og de kan anvendes af MED-udvalget eller MED-organisationen samlet eller som enkeltmedlemmer. Hovedudvalget skal beslutte principperne for anvendelse af klippekortmodulerne, herunder: a. Skal de anvendes som kurser/temadag samlet for hele MED-organisationen? b. Skal det enkelte Områdeudvalg beslutte, hvordan de ønskes anvendt indenfor området? c. Skal det lokale MED-udvalg selv beslutte, om og hvordan de vil bruge klippekortmodulerne? d. Hvem skal forestå undervisning (lokale MED-undervisere, PUF eller andre interne eller eksterne aktører)? e. Hvordan finansieres klippekortmodulerne (herunder både udgifter til evt. ekstern underviser, ressourceforbrug for interne undervisere og MEDudvalgsmedlemmernes deltagelse)? Dokumentnr.: side 5

6 Et væsentligt emne er i det hele taget, hvordan MED-uddannelsen finansieres. Den netop gennemførte grunduddannelse er finansieret centralt bl.a. fra kompetenceudviklingspuljen for så vidt angår udgifter til lokaler, materialer, forplejning og ekstern underviser. Der er dog ikke afsat særlige midler til MED-uddannelse, eller til brug for MED-organisationen som sådan. MED-systemet råder ikke over økonomiske midler det er en ledelsesbeslutning, hvordan finansieringen skal ske, men det er vigtigt, at det drøftes i Hovedudvalget og det er afgørende, at alle i MED-systemet, og andre der er involveret i tilrettelæggelsen af uddannelserne kender rammen og finansieringen. I den sammenhæng er det også vigtigt at fastlægge forventninger til ressourceforbruget for lokale MED-undervisere. 16. Udpegning af nye lokale MED-undervisere, - til beslutning Hovedudvalget besluttede i juni måned 2014 at undersøge, om der kan findes flere lokale MED-undervisere. Der har været interesse fra en enkelt medarbejder. Det er Hovedudvalget, der skal udpege lokale MED-undervisere, og sikre, at de gennemfører PUF MED-underviseruddannelse og deltager i den løbende uddannelse for MED-undervisere. MED-underviseruddannelsen har en varighed af 5 dages grunduddannelse, og derudover skal man deltage på én akademidag eller den årlige MED-underviser konference for at få certifikatet som lokal MED-underviser. Derudover er der krav om, at man hvert år skal deltage i mindst 2 dages uddannelse ved PUF enten i form af akademidage eller i form af MED-underviserkonferencen og Arbejdsmiljøunderviserkonferencen. Derudover afholder PUF 2-3 netværksmåder for undervisere om året. 17. Til efterretning a. Referat fra møde i OmrådeUdvalg for social, sundheds og kultur området, dok.id b. Referat fra møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset, dok.id c. Referat fra møde i OmrådeUdvalget på børne- og ungeområdet, dok.id Eventuelt 19. Evaluering af mødet Næste møde: Mødet hævet kl. Dokumentnr.: side 6

7 Dokumentnr.: side 7