Vejledningen er gældende for elektronisk købs- og salgsfakturering i NS 7.0 med OIO dokumenter sendt eller modtaget via Nemhandelsinfrastrukturen.

Transkript

1 Side 1 af 104 Navision Stat 7.0 ØKO/KKP v.1. Elektronisk fakturering Vejledningen er gældende for elektronisk købs- og salgsfakturering i NS 7.0 med OIO dokumenter sendt eller modtaget via Nemhandelsinfrastrukturen. Overblik Dokumentet beskriver de nødvendige opsætninger for anvendelse af henholdsvis elektroniske købsdokumenter og elektroniske salgsdokumenter i Navision Stat 7.0. Derudover beskriver dokumentet håndtering af modtagne OIOUBL købsdokumenter, rykkere og kontoudtog, samt forsendelse af OIOUBL salgsdokumenter, rykkere og kontoudtog via Nemhandelsinfrastrukturen. Opsætning af transportlag er ikke behandlet. Her henvises til de relevante manualer frigivet for samme version af Navision Stat. Navision Stat 7.0 understøtter endvidere modtagelse af konteringsdokumenter fra IndFak2. Formål Vejledningen skal give dig en forståelse for de opsætninger der er nødvendige i NS 7.0 samt for de processer du skal gennemføre for at anvende Elektronisk fakturering ifbm. købs- og salgsdokumenter. Indholdsfortegnelse Overblik... 1 Formål... 1 Hvorfor er det vigtigt?... 6 Copyright... 6 Seneste ændring... 6 Generelt... 6 Beskrivelse... 7 Rettigheder... 7 Begreber... 8 Programopsætning... 9 Regnskabsopsætning... 9

2 Virksomhedsoplysninger Navn, adresse, CVR nummer mv i salgsdokumenter Betalingsoplysninger Ansvarscenter Generel integration NS TS Integrations opsætning NS TS Dokumenttype og NS TS Profiler IndFak: Efteropsætning af valideringer i NSTS Dokumenttype tabellen E-Bilag afsenderopsætning Opsætning af Ebilag Afsenderopsætning i nye regnskaber NS TS Udvekslingstabel Endpoint Keytype Opsætning E-Bilag styringsopsætning Automatisk åbning af indbakken OIO Betalingsmetode Direct Debit Direct Debit i OIO Betalingsmetode Direct Debit i Betalingsformer tabellen Automatisk opdatering af kreditor Indgående Gebyr og konto XML-bro oversigt XML-bro Mapning Enheder Kodelister Kodelistemapning Genopsætning af egne enheder i NSTS Kodelistemapning Periodiske aktiviteter Importer eksempelskabelon Indlæs og udlæs E-bilag endpoint Key Type opsætning Indlæs og udlæs OIO Betalingsmetode Indlæs og udlæs Profilopsætning Indlæs og udlæs XML Bro opsætning Integration m. IndFak Stamdata Transaktionsdata Alias i Navision og IndFak Køb Opsætning Købsopsætning Nummerering Kreditor opsætning IndFak2 og CVRnr attribut, CVR nr eller CPR nr på kreditor CVRnr attribut, CVR nr eller CPR nr på kreditor E-bilag panelet Valutakoblinger Anvendelse af Anden ID attribut og Anden ID Kreditor skabelon Side 2 af 104

3 Opret Kreditor E-Bilag partnere (kørsel) Salg opsætning Debitoropsætning Indenlansk/Udenlandsk debitor Betalingsoplysninger Rykker og rentebetingelser Undersøg Debitors Ebilag Endpoint på NemHandelsRegisteret Debitor E-bilags partner opsætning Masseopret Debitor E-Bilag partnere Køb, Elektroniske OIO købsbilag Indgående dokumenter Arbejdet med indgående købsdokumenter Indgående købsdokumenter oversigt Indgående Købsdokumenter oversigt Felter Indgående Købsdokumenter oversigt Handlinger Handlingsfanen Start Forny Hent nye bilag til behandling Vis original bilag Vis originalbilag + UTS Dokumenter med UTS Søg supplerende dokumenter Masseaccept/-afvis ordinær Masseaccepter m afvigende moms Accepter og automatisk bogføring Visning af mislykkede dokumenter i NSTS udvekslingstabellen Indgående købsdokument Indgående købsdokument paneler og felter Generelt panelet Fakturer panelet E-bilag panelet Betaling panelet OIO panelet Følsomme persondata Afvis Årsagsbeskrivelse Original bilag inkl. følsomme persondata Indgående købsdokument handlinger Handlingsbåndet, Fanebladet Start Accepter m. afvigende moms Accepter Afvis Opdel Konteringsoplysninger Dimensioner Dimensionskontstreng Handlingsbåndet, Fanebladet Handlinger Handlingsbåndet, Fanebladet Naviger Side 3 af 104

4 Bemærkning Søg supplerende dokumenter Momsspecifikation Gebyr OIO Betalingsmetode Adresse Køberkontakt Kreditoridentifikation Betalingsmåder Applikationsmeddelelse Indbakkelog Indgående købsdokument linjepanelet Indgående købsdokumentlinje panelets felter Indgående købsdokumentlinje panelets handlinger Indgående købsdokumentlinjer Mange linjer IndFak2 dimensionskontostreng Værdibogføring Anlæg Gebyr Håndtering af indgående købsdokumenter Dokumenter Købsfaktura Købskreditnota UTS forsyningsspecifikation Accept Accept (ordinær) Accept m afvigende moms Tjek af Dokumenttotal Identifikation af entydig kreditor Identifikation af entydig Faktureringsleverandør Accept og automatisk bogføring Afvisning Efter Accept Periodiske aktiviteter Oprydning i Forsyningsspecifikationer (UTS dokumenter) Indgående elektroniske rykkere Indgående Rykkere oversigt Indgående Rykkere oversigt Felter Indgående Rykkere oversigt Handlinger Handlingsfanen Start Dokumenthandlinger Indgående Rykker dokument Felter og Paneler Indgående Rykker dokument OIO panelet Indgående Rykker dokument Handlingsbånd Handlingsfanen Start Side 4 af 104

5 Modtag Modtag og Accepter Afvis Indgående Rykkerdokument linjepanelet Indgående Rykker Linjepanelets felter Indgående Rykker linjepaneltets handlinger Linjemenuen Linje, Handlingen Dimensioner Indgående elektroniske kontoudtog Indgående Kontoudtog Oversigt Indgående Kontoudtog oversigt, Felter Indgående Kontoudtog oversigt, Handlinger Indgående kontoudtog Elektroniske OIO salgsbilag Opret et salgsdokument Salgsdokument Salgsdokument Paneler og Felter Salgsdokument Panelet Generelt Salgsdokument Panelet Fakturering Salgsdokument Handlinger Handlingsbåndet, fanebladet Start Handlingen Noter Handlingsbåndet, Fanebladet Naviger Handlingen Bilag Handlingen Bemærkning Salgsdokument linjer Salgsdokument Panelet Linjer Salgsdokument Linje Handlinger Linjemenuen Linje handlingen Bemærkning Udvidede tekster Bogfør og send elektronisk salgsfaktura Send Usendte Ebilag Send Afventende Ebilag Tjek forsendelseskanal for elektronisk dokument Tjek forsendelsesstatus for elektronisk dokument Tjek Udgående dokumentoversigt Gensend elektronisk salgsdokument Send som Bogfør elektronisk salgsfaktura fra salgsordre Elektronisk salgskreditnota Elektronisk Rykker Elektronisk kontoudtog QR-kode Brugervejledninger Hjælpetekster Side 5 af 104

6 Målgruppe Vejledningen henvender sig til dig der er medarbejdere i institutionen eller bogholder i regnskabscenter, som arbejder med elektroniske købs- og salgsdokumenter i Navision Stat 7.0, samt de medarbejdere i IT-driftsorganisationen, der skal foretage opsætninger for anvendelse af Elektronisk fakturering. Side 6 af 104 Hvorfor er det vigtigt? Området for Elektronisk fakturering via Nemhandels infrastrukturen er komplekst. Håndtering af elektroniske købsdokumenter og elektroniske konteringsdokumenter fra IndFak2 har mange fælles træk. Men det er vigtigt at vide, at konteringsdokumenterne fra IndFak2 har linjepriser angivet inklusive moms, hvorfor disse dokumenter altid skal behandles med en acceptfunktion beregnet for håndtering af dokumenter med afvigende momsberegning. Samtidig styres den faktisk anvendte forsendelses-/opkrævningsform ved salg (via Nets opkrævning, Nemhandel E-Bilag, DigitalPost, eller Manuelt) i en række opsætninger. Det er derfor vigtigt, at du har forståelse for, hvorledes du med de forskellige opsætninger styrer valg af den aktuelle opkrævningsform.. Copyright En delmængde eller hele emner i teksten af denne dokumentation til Microsoft Dynamics NAV er blevet ændret af Moderniseringsstyrelsen Microsoft Corporation and Moderniseringsstyrelsen. All rights reserved. Seneste ændring Publiceret første gang: v.1 Nærværende version: Generelt For at dit regnskab kan modtage eller afsende elektroniske salgsfakturaer, skal du foretage en række opsætninger i Navision Stat; E-bilagsstyringsopsætning, Integrationsopsætningen, Afsenderopsætningen, på kreditorer og debitorer, samt sikre at der er installeret og opsat det nødvendige komponenter på de servere, hvor hhv. din Navision service og det tilhørende transportlag ligger. Yderligere skal dit regnskab være registreret i NemHandelsRegisteret. Relevante manualer finder du og din IT / Hostingpartner via Moderniseringsstyrelsens release- og supportsite.

7 Beskrivelse Side 7 af 104 Rettigheder For at foretage opsætning af Elektronisk fakturering, har du brug for nogle rettigheder der ligger udover rettighederne til gennemførelse af dit almindelige arbejde som eksempelvis bogholder. Rettighedssæt NS_OPS_INTEGRATION NS_OPS_KOEB NS_OPS_SALG Beskrivelse Rollen giver rettigheder til at foretage opsætninger i forbindelse med elektronisk fakturering, ØDUP, NAS og XML broer m.m. Opsætning af Køb (EHandel) Rollen giver rettigheder til at foretage opsætninger i købsmodulet. Opsætning af Salg Rollen giver rettigheder til at foretage opsætninger i salgsmodulet. Med disse rettighedssæt har du rettigheder til de nødvendige opsætninger for selve elektronisk faktura funktionen. De giver ikke rettigheder til opsætning ifb. med eksempelvis PBS eller PM. Rollerne skal som minimum anvendes sammen med NS_BASIS og NS_OPS_FIN. Hvis du er bogholder i en institution, som ikke anvender ØSC, har du brug for de ovennævnte rettighedssæt for at kunne foretage de nødvendige opsætninger for elektronisk fakturering. Hvis du er regnskabsmedarbejder i ØSC har du sandsynligvis allerede de to rettighedssæt og har derfor kun yderligere brug for NS_OPS_INTEGRATION. Se yderligere Brugervejledning til Brugeradministration for den relevante version af Navision Stat, for en mere specifik beskrivelse af ovenstående roller.

8 Begreber Side 8 af 104 Nedenfor finder du nogle begreber som benyttes i forbindelse med elektronisk fakturering og elektroniske handelsdokumenter. Begreb Nemhandelsinfrastrukt uren E-bilag EndpointID E-dokument Nøgletype GLN/EAN Lokationsnr. Indbakke Udbakke E-bilagPartner Indgående E-bilag Udgående E-bilag OIOUBL2 Beskrivelse Her brugt som samlebegreb for den infrastruktur, de dokumentformater og Nemhandelsregistret, som Digitaliseringsstyrelsen stiller til rådighed. Den nøgleværdi som sammen med en type, bruges af Navision Stat og transportlaget til at finde den webservice-adresse, hvortil du skal sende et elektronisk handelsdokument. E-bilag EndpointID kan eksempelvis være et GLN- eller EAN nummer eller et CVR nummer. E-bilag EndpointID bruges i Navision sammen med en E-dokument Nøgletype. Angiver typen for E-bilag EndpointID et. E-dokument Nøgletype bruges i Navision sammen med en E-bilag EndpointID. E-dokument nøgletype kan eksempelvis være EAN, GLN, CVR, Pnr mfl. Bruges af Navision Stat sammen med Ebilag EndpointID til at foretage opslag i NemHandelsRegisteret for at finde den webserviceadresse, hvortil et elektronisk handelsdokument skal sendes. Er én af de identifikatorer der kan bruges som opslagsværdi i NemHandelsRegisteret. Tidligere kunne Navision kun bruge denne type værdi. Identifikatoren for et Navision Stat regnskabs er altid et GLN/EAN nummer. De sæt af tabeller i Navision Stat, hvor data fra indkomne dokumenter opbevares. Synonymt m. Indgående dokumentkladder for faktura, kreditnota, ordre, rykkere og kontoudtog. De sæt tabeller i Navision Stat, hvor data til udgående dokumenter opbevares. Der findes Udgående dokumentkladder for faktura, kreditnota, rykkere og kontoudtog. E-Bilagpartner opsætning feltet findes på debitor- og kreditorkort og skal markeres Ja, på de kreditor- debitorkort, som skal sende eller modtage E-bilag via Nemhandelsinfrastrukturen. Et elektronisk modtaget dokument, som findes i en af de Indgående købsdokumentkladder. Et elektronisk afsendt dokument, som findes i en af de udgående salgsdokumentkladder. NavisionStat 7.0 understøtter OIOUBL2 der er den gældende standard for elektroniske handelsdokumenter sendt via Nemhandelsinfrastrukturen. Navision Stat understøtter kun et udvalg af dokumenter indenfor standarden.

9 OIOXML-0.7 NemHandelsRegisteret Side 9 af 104 OIOXML07 blev udfaset i Understøttes ikke i NS7. I Navision Stat regnskaber, der har været i drift siden elektronisk fakturering blev indført første gang, kan du stadig se dokumenter af denne type. Se eventuelt i manualen for elektronisk fakturering i Navision 5.2. Digitaliseringsstyrelsens register over EndpointID der kan modtage OIOUBL2 E-bilag via Nemhandelsinfrastrukturen. Her skal regnskabets EndpointID og webserviceadresse være registreret. Navision Stat regnskaber skal altid registreres gennem Moderingsstyrelsens webbaserede værktøj. Når Navision Stat afsender elektronisk handelsdokument foretager transportlaget opslag på NemHandelsRegisteret, for at få webserviceadresse, der skal sendes til og de profiler der kan anvendes. Programopsætning For at dit regnskab kan modtage eller afsende elektroniske salgsfakturaer, skal du foretage opsætninger i Navision Stat, samt på kreditorer hhv. debitorer. Herudover skal transportlaget være opsat, regnskabet være registreret i NemHandelsRegisteret. Se nærmere herom i Moderniseringsstyrelsens gældende vejledning for transportlaget og NemHandels Registeringsvejledning for Navision Stat institutioner. Navision Stat kan afsende og modtage elektroniske faktura, kreditnota, rykker og kontoudtog i OIOUBL-2.0 format Endvidere kan Navision stat modtage forsyningsvirksomhedernes OIOUBL-2 specifikationsdokument (UTS). Regnskabsopsætning Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed/Regnskabsopsætning

10 Side 10 af 104 Regnskabsvalutakode skal opsættes med den valuta der som standard faktureres i, hvis du ikke har opsat en anden valutakode på debitoren. Angiv enten DKK eller blankt når du fakturerer i danske kroner. Hvis dit regnskab fakturerer i en anden valuta, skal du angive ISO koden for valutaen. Virksomhedsoplysninger Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed/- Virksomhedsoplysninger

11 Navn, adresse, CVR nummer mv i salgsdokumenter Side 11 af 104 Udfyld felterne: CVR Nummer, Navn, Adresse, Postnr, By og Landekode. De bruges som sælgers oplysninger på salgsbilag, uanset forsendelsesformen. For E-bilag vil manglende oplysninger resultere i fejl ved forsendelse. Udfyld også Kommunikation og Betalinger.

12 Betalingsoplysninger Side 12 af 104 De betalingsoplysninger som du skal anvende i forbindelse med salgsfakturering opsættes her. Der er intet specielt i forhold til fakturering på papir. Ansvarscenter Hvis du benytter Ansvarscenter på manuelle printede salgsdokumenter skal du være opmærksom på at Ansvarscenter pt. ikke understøttes ved elektronisk salgsfakturering. Derfor slår det ikke igennem hvis du har angivet et ansvarscenter på salgsdokumentet. Benytter du Ansvarscenter skal du have udfyldt Ansvarscenterets oplysninger for Generelt, Kommunikation og Betalinger, da det er dem der angives på manuelle printede salgsbilag. Du kommer til Ansvarscentre oversigten fra Virksomhedsoplysninger-vinduets handlingsbånd, Fanen Naviger. Der gælder samme krav til udfyldelse af Ansvarscenter som til Virksomhedsoplysninger. Generel integration NS TS Integrations opsætning Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/NS TS Integrationsopsætning

13 Side 13 af 104 I tabellen opsættes mindst en række for hvert regnskab i databasen, som skal udveksle E-bilag. Tabellen opsættes typisk af Hostingpartneren, jf. vejledningen Transportlag 7.x Installationsvejledning. De EAN numre der angives i kolonnen REGNSKABSEAN er de numre som man kan benytte for at ramme databasens transportlag. I tabellen bruges de til at styre data ind i det Regnskabsnavn, som er angivet på linjen. Der leveres ikke nogen standardopsætning. OBS! Samme EAN nummer må ALDRIG pege på to forskellige regnkaber. Tabellen er fælles for alle regnskaber på samme Navision Stat database. Nærmere om opsætning af tabellen er beskrevet i dokumentet opsætningsvejledningen OES Transportlag 7 Installationsvejledning. Opsætning skal ske af en bruger med nødvendige opsætningsrettigheder eller superbruger, typisk den person der administrerer serveren. NS TS Dokumenttype og NS TS Profiler Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/ Dokumenttype

14 I NS TS Dokumenttype tabellen (øverste delvindue) finder du opsætningen for de E-bilag dokumenter og datastrømme som Navision Stat sender/modtager via Nemhandelsinfrastrukturen. I nederste delvindue ser du et filtreret udvalg af NS TS Profiltabellen, der viser de profiler som NS kan benytte for den dokumenttype, som du har markeret i øverste vindue. Side 14 af 104 Moderniseringsstyrelsen udsender de datafiler som du skal bruge for at vedligeholde opsætningen. Når du indlæser en ny fil bliver alle valideringer slået til. IndFak: Efteropsætning af valideringer i NSTS Dokumenttype tabellen Bruger du IndFak 1 eller 2 skal du slå følgende skematronvalideringer fra, hver gang ny indlæsning af filerne sker. Indadgående Skematronvalidering sættes = Nej for UBL20 dokumenterne: CreditNote, Invoice, Reminder, Statement og UtilityStatement Udadgående Skematronvalidering sættes = Nej for UBL20 dokumentet ApplicationResponse. Bemærk: Den ovenstøende efteropsætning for IndFak skal ske fordi IndFak og Navision kommunikerer på private profiler, som ikke er indeholdt i den officielle skematronvalidering fra ITST og derfor vil medfører valideringsfejl. Du må ikke foretage nogen anden rettelse i tabellen. Denne justering skal du sikre hver gang du indlæser opsætningen. E-Bilag afsenderopsætning Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/E-Bilag Denne tabel benyttes til at styre forskellige funktioner i forbindelse med Integration til IndFak2 vedr. afløftning af dimensionskontostrengen, speciel

15 behandling af dimensionskontostrengens element for IndFak2ID, spærring for at acceptere tidligere afviste dokumenter, og angivelse af Afsendernavn i klar tekst på modtagne E-bilag. Side 15 af 104 Bemærk: Da tabellen er styrende for, at et dokument ikke samtidig må være åbent i IndFak2 og Navision Stat, er det vigtigt at den er korrekt opsat for regnskaber der benytter IndFak2 Der gælder for E-bilag modtaget fra IndFak2, at dimensionskontostrengen altid skal afløftes. Det gælder for E-bilag modtaget fra IndFak2, at, hvis man i Navision afviser dokumentet, så returneres en applikationsmeddelelse til IndFak2 med besked herom. Den indebærer at dokumentet genåbnes i IndFak2 og kan sættes i proces, og sendes til Navision Stat med en ny kontering. Derfor må det første og afviste dokument i Navision Stat, ikke kunne accepteres, når det én gang er afvist. Det gælder for E-bilag modtaget fra IndFak2, at elementet IndFak2ID i dimensionskontostrengen på faktura-, kreditnota-, rykker-dokumenthovedet SKAL returneres til IndFak2 i de Applikationsmeddelelser der returneres til IndFak2. Opsætning af Ebilag Afsenderopsætning i nye regnskaber Bemærk: Opsætningen skal opsættes, hvis regnskabet benytter IndFak2. Tabellen er ikke udfyldt for nye regnskaber og du skal derfor opsætte den. For regnskaber der er konverteret fra NS er tabellen udfyldt med den standardopsætning der blev leveret i NS Standardopsætningen i NS7 skal for IndFak2 derfor som minimum være som vist: AfsenderID skal være = , som er IndFak2s afsenderid. Afsender ID Type skal være EAN Afsendernavn kan være = IndFak2 Prod der i klartekst viser afsenderen. Forbyd accept af afvist dokument skal være = Ja IndFak2ID på applikationsmeddelelse skal være = JA Afløft Dimensionskontostreng skal være = JA Anvender institutionen ikke IndFak2, kan man stadig vælge at opsætte eksempelvis egne linjer med AfsenderID, AfsenderID type og et Navn, svarende til identifikatorværdi, type og navn for de partnere eller portaler jeres regnskab modtager dokument fra. For sådanne lokale opsætninger skal de tre resterende opsætnigsfelter sættes til tom eller Nej.

16 NS TS Udvekslingstabel Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/NS TS Udvekslingstabel Side 16 af 104 Indholdet i denne tabel er dynamisk. Her mellemlagres overordnet information om de xml-dokumenter der er på vej ind eller ud fra regnskabet, via Nemhandelsinfrastrukturen. Dataene beskriver hvorfra og hvortil filen er på vej, og indeholder en reference til transportlagets LogginDatabser samt andre oplysninger om eventuelle transport eller behandlingsfejl. Når et dokument er succesfult behandlet ind eller ud af Navision Stat, slettes den tilhørende linje fra tabellen. Du må normalt ikke redigere i tabellens indhold. Brugere der i givet fald skal slette eller redigere i tabellen skal have tilknyttet rollen NS_OPS_INTEGRATION. Du kan bruge rapporten NS TS Udvekslingsstatus for at kontrollere om der evt. ligger noget i tabellen som er fejlet. Bemærk: Hvis du ser en linje med et meget lavere løbenummer end de aktuelle linjer i transport, betyder det, at dette dokument er strandet uanset status. Du finder en beskrivelse af problemet i feltet Fejlbeskrivelse og feltet Navision Fejl. Får du brug for support i forbindelse med et strandet dokument, og hvis rapportens informationer ikke er tilstrækkelige, skal du kopiere indholdet af tabellen til et regneark, som sendes til supporten sammen med din beskrivelse af problemet. Endpoint Keytype Opsætning Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration Er også tilgængelig for opslag fra debitorkort, hvorfra du vælger typen, der svaret til det endepunkt, hvor debitoren ønsker at modtage Nemhandelsdokumenter.

17 Side 17 af 104 Tabellen indeholder listen over de typer af Endepunkts identifikatorer, som Navision Stat understøtter. Moderniseringsstyrelsen udsender den datafil, som du skal bruge til opsætningen. Du skal normalt ikke ændre i indholdet. E-Bilag styringsopsætning Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration Denne tabel SKAL opsættes når man anvender Nemhandelsintegrationen. Når du anvender IndFak2 skal afsnittet om Dimensionskontostreng også opsættes. Afsnittet Automatisering kan du opsætte svarende til hvilke processer du ønsker at anvende.

18 Side 18 af 104 Felt Generelt Put på lager Afstem beløb Afstemningspræcision Brug digital signatur Klarmeld dokumenter Kladdetype rykker Kladdenavn rykker Beskrivelse Udgået. Sæt normalt feltet til Ja. Navision Stat foretager ved accept af købs-faktura/kreditnota kontrol af totalen i forhold til den medsendte fakturatotal. Angiv den afvigelse du vil tolerere mellem fakturaudsteders totalbeløb og Navisions beregnede total inkl. moms. Navision bogfører og betaler det beløb Navision Stat udregner, med mindre du indsætter en øredifference på det oprettede købsdokument. Normalt = Nej. Sæt til Ja, hvis du har en aftale med leverandørerne om, at data til Navision skal være forsynet med informationer om digital signatur. Hvis du markerer feltet, markeres accepterede dokumenter som klarmeldte. Ved accept af indgående rykkere overføres rykkergebyret til en kladde. Angiv kladdetypen her. Ved accept af indgående rykkere overføres rykkergebyret til en kladde. Angiv kladdenavnet her.

19 Felt Sæt Brug Dimensions-kontostreng Sti til XML Dokument Dimensionskontostreng Finanskonto ID kode Beskrivelse Skal være Ja når du benytter IndFak og E-Bilagspartnere derfor skal oprettes med dimensionskontostreng som standard. Ellers Nej. I feltet angiver du stien til det elektroniske arkiv for ankommende og afsendte e-handelsdokumenter. Opsættes iht. Transportlagsvejledningen. Udgået. 01 blev anvendt v ældre indkøbssystem Side 19 af 104 Budget ID kode Dimension ID kode Anlæg ID kode Artskonto ID kode Artskonto ID kode IndFak2 Sagsnr. ID kode Sagsopgavenr. ID kode IndFak2 ID kode Omposterings ID Brug kun købshoveddimension Medtag indbakkehoved-dimension Automatisering Tillad Købsdokument accept m afvigende moms Samtidig accept og bogføring af Faktura Automatisk accept af Ordre og Opsæt 02, hvis du benytter IndFak1 eller IndFak2. Benyttes ved afkodning af Budget i dimensionskontostrengen. 03 skal opsættes, hvis man benytter IndFak. Benyttes ved afkodning af dimensioner fra dimensionskontostrengen. Udgået. 04 blev anvendt ved et ældre indkøbssystem. 05 blev anvendt ved IndFak1 til afkodning af Finanskontonr., Anlægsnr. eller Leverandørs varenummer. 15 skal opsættes, når man benytter Indfak2. Benyttes ved afkodning af artskontotyperne Finans kto nr, Anlægs nr og Internt Varenummer i en dimensionskontostreng 06 skal opsættes, når man benytter IndFak2. Koden benyttes ved afkodning af Sag i en dimensionskontostreng 07 skal opsættes, når man benytter IndFak2. Koden benyttes ved afkodning af Sagopgavenummer i en dimensionskontostreng 90 skal opsættes når man benytter IndFak2. Koden benyttes ved afkodning af IndFak2 ID i dimensionskontostrengen som skal returneres til IndFak2 med Applikationsmeddelelser og de bogførte poster. 99 Blev benytter Indfak1 benyttes i forbindelse med udligningsdokumenter konteret i IndFak1. Udgået Blev anvendt med tidligere indkøbssystem Udgået Blev anvendt med tidligere indkøbssystem. Hvis det er tilladt i institutionen at anvende funktionen skal du markere Ja, eller Nej. Anvendes typisk ved IndFak2 institutioner. Metoden beregner den afløftede moms på grundlag af summen af medsendt grundbeløb, momsbeløb og momsbogføringsopsætningen. Må kun anvendes af institutioner der benytter IndFak. Feltet må markeres Ja når der foreligger en aftale mellem Institutionen og bogholderi (ØSC) om at fakturadokumenter der er konteret i Indfak, må accepteres og bogføres i én proces. Udgået. Kunne anvendes af institutioner der benytter ordremodulet i IndFak1. Ja når der forelå aftale mellem

20 Felt Ordreændring Samtidig accept og bogføring af kreditnota Send E-Bilag ved bogføring Automatisk opdatering af Kreditor Kontroller E-bilag afrunding Beskrivelse Institutionen og bogholderi (ØSC) om at Ordrer og Ordreændringer der er konteret i Indfak1, må medtages i kørslen for Samtidig Accept og bogføring af Faktura. Må kun anvendes af institutioner der benytter IndFak. Feltet må markeres Ja når der foreligger en aftale mellem Institutionen og bogholderi (ØSC) om at kreditnotadokumenter der er konteret i Indfak, må accepteres og bogføres i én proces. Feltet angiver om salgs E-Bilag skal sendes automatisk. Feltet har fire mulige værdier: o Nej o Spørg o Ja o Afventer afsendelse Sæt til Ja for afsendelse af salgsdokumenter i umiddelbar forlængelse af bogføring. Sæt til Nej eller Spørg hvis I primært massebogfører og ønsker at afsende ved at bruge funktionen til at sende usendte bilag. Sæt til Afventer afsendelse, hvis du vil sende dokumenterne batchvist. I så fald skal du have opsat Codeunit Send Pending Edocument, til afvikling i en Opgavekø der kører i baggrunden. Anvendes ved accept af indgående E-bilag fakturaer Ved Ja bliver betalingsoplysninger på kreditorkortet opdateret med dem fra det modtagne dokument. Der oprettes evt. også nyt kreditorbank-kort. Funktionen virker sammen med opsætning af Handling for den aktuelle betalingsmetode i OIO betalingsmetode - tabellen. Værdien i Handling for den pågældende metode skal være Brug betalingsmetode fra det modtagne dokument. Navision Stat vil først søge at oprette komplette betalingsoplysninger. Hvis det ikke kan ske med de medsendte data, oprettes betalingsmetode for en ukomplet betaling. Nej betyder, at opsætningen af Handling i OIO Betalingsmetode-tabellen har sædvanlig betydning for dokumentet. Se nedenfor for yderligere forklaring på anvendelsen af feltet kombineret med opsætning i OIO Betalingsmetode tabellem Den normale opsætning er Nej (blank). Anvendes normalt ikke, da det er designet til det tidligere OIOXML format. Marker feltet til Ja hvis Navision Stat skal kontrollere, om der er mere end to decimaler på linjeantal og enhedspriser ved elektronisk salgsfakturering. Hvis en fakturamodtager kun ønsker at modtage med to decimaler, må du kreditere og bogføre ny faktura, hvor du Side 20 af 104

21 Felt Åbn Indgående Købsdokumenter Åbn Indgående Rykkere Åbn Indgående Kontoudtog Åbn Indgående indgående NKS Retursvar Beskrivelse højst har to decimaler på enhedspriser og antal. Optionsfelt med to muligheder. Kun åbning. Hurtig åbning af indbakken. Ingen nye dokumenter hentes eller behandles. Nye dokumenter skal manuelt hentes fra Indbakken Åbning og behandling. Normal åbning med hentning af nye og efterbehandling af dokumenter som ikke har opnået Klar til accept Optionsfelt med to muligheder. Kun åbning 1. Hurtig åbning af indbakken. Ingen nye rykkere hentes eller behandles. Nye dokumenter skal manuelt hentes fra Indbakken Åbning og behandling. Normal åbning med hentning af nye og efterbehandling af rykkere som ikke har opnået Klar til accept Optionsfelt med to muligheder. Kun åbning. Hurtig åbning af indbakken. Ingen nye kontoudtog hentes eller behandles. Nye dokumenter skal manuelt hentes fra Indbakken Åbning og behandling. Traditionel åbning med hentning af nye og efterbehandling af kontoudtog som ikke har opnået Klar til accept Optionsfelt med to muligheder. Kun åbning. Hurtig åbning af indbakken. Ingen nye retursvar hentes eller behandles. Nye retursvar skal manuelt hentes fra Indbakken Åbning og behandling. Normal åbning med hentning af nye og efterbehandling af retursvar. Side 21 af 104 Automatisk åbning af indbakken Vi anbefaler, at du opsætter automatiseret åbning af indbakkerne, eksempelvis en gang i døgnet for at sikre, at de modtagne dokumenter bliver synlige for dig i Indgående købsdokument kladderne og de tilhørende Køindikatorer i dit Rollecenter. Når den automatiske åbning er opsat, vil du opleve en hurtigere åbning af Indgående købsdokumentkladden. Du opsætter det ved at oprette en Opgavekøpost for afvikling af Codeunit edoc Refresh Inbound, og indmelde posten i en Opgavekø, der kører med passende interval. Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Opgavekø/Opgavekøpost 1 Anvender du indstillingen Kun åbning på E-bilagsstyringsopsætningen, anbefales det, at du opsætter en NAS og en Opgavekø, der mindst en gang i døgnet sørger for at åbne, hente og behandle alle indgående dokumenter, således, at man altid har sine indbakker opdateret.

22 Side 22 af 104 Du opsætter en Opgavekø, og angiver hvor ofte den skal køre. Forudsætningen er, at der findes en NAS instans, som kan afvikle køen. Med Opgavekøkategorifiltret bestemmer du hvilke Opgavekøposter, der skal medtages i afviklingen af Opgavekøen. Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Opgavekø/Opgavekøer OIO Betalingsmetode Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/E-Bilag

23 Side 23 af 104 Tabellen bruges af Navision Stat til at omsætte de betalingsinformationer, der er medsendt i indgående OIOUBL2 faktura og omsætte dem til interne betalingsmetoder. Felt Betalingsmåde Konto Type Kort Art OIO Document Type Ukomplet Betalingstype Betalings Form PM Beskrivelse Feltet indeholder en betalingsmåde eksempelvis INDENLANDSK KONTOOVERFØRSEL (42) eller, FÆLLES INDBETALINGSKORT (93). Feltet indeholder en konto type eksempelvis FIK, Giro, Bank eller IBAN. Feltet indeholder kortart eksempelvis 01, 04, 71 eller NULL (i tilfælde af at der ikke anvendes indbetalingskort). Feltet indeholder typenagivelsen for de OIO dokumenttyper (versioner), som understøtter. Aktuelt er værdien 2.0 i alle rækker. Feltet indeholder en af de fire attributtyper som afsenderen af en OIOUBL faktura, benytter til at angive sin ønskede Nemkontobetalingstype. Feltet må kun udfyldes i de rækker, hvor Betalingsmåde kode = DK:NEMKONTO Værdien benyttes til sammen med de øvrige identifikatorer, at udpege den Nemkonto betalingstype der skal anvendes. Feltet indeholder den PMbetalingsmetode som Navision Stat vil anvende internt for den pågældende linjes kombination af Betalingsmådekode, Kontotype kode, Kort type og Ukomplet betalingstype. Du skal sikre dig at det er den rigtige betalingsform der er opsat, pr. kombination.

24 Handling Maske Meddelelse Feltet kan indeholde følgende handlinger, Spærring med fejl (Handlingen medfører, at der ved forsøg på Accept af dokumentet udløses en fejlmeddelelse.) Brug Kreditor Standard (Ingen opdatering) Handlingen medfører, at betalingsoplysninger fra kreditor stamkortet anvendes på det aktuelle dokument. Der foretages ikke nogen opdatering af betalingsoplysninger på kreditorstamkortet. Brug betalingsmetode fra det modtagne dokument (Handlingen medfører, at betalingsoplysninger fra det modtagne dokument anvendes afhængig af Opsætningen i Styringsopsætningens felt Automatisk opdatering af kreditor: JA/Nej.) For Ja anvendes dokumentets betalingsdata ved oprettelsen, og kreditoren opdateres samtidig. For Nej valideres dokumentets betalingsdata mod de opsatte betalingsoplysninger på Kreditorkortet. Vis meddelelse (Handlingen medfører, at der vises en meddelelse angivet i feltet Meddelelse.) Her vælger du hvorledes betalingsoplysningerne fra dokumentet skal overføres til den oprettede købsfaktura i Navision. Bank: Oplysninger om bankkonto mv. overføres til det oprettede dokument FIK/Giro: Oplysninger om indbetalingskort overføres til det oprettede dokument DirectDebit: Det oprettede dokument forsynes med en betalingsform, som i Betalingsformer tabellen er opsat med OIOBetalingstype = Direct Debit. IBAN: Anvendes ikke i standardopsætning Ukomplet: Det oprettede dokument forsynes med en af de fire Nemkonto betalingsmetoder. Her kan opsættes tekst for en skærmmeddelelse, som vises, hvis der for den fundne betalingsmetode er opsat Vis meddelelse i feltet Handling. Side 24 af 104 Bemærk: Hvis du selv ændrer i opsætningen i OIO betalingsmetode tabellen, skal du opsætte feltet Betalingsmetode PM med en værdi, der reelt er dækkende for den aktuelle kombination af Betalingsmåde kode, Kontotypekode, Kort Type, OIO Dokument type og Ukomplet betalingstype. I de fleste tilfælde betyder det, at der kun skal opsættes komplette betalingsmetoder.

25 Ved accept af et købsdokument undersøger Navision Stat om dokumentets data matcher en linje med en af de opsatte betalingsmetoder. Hvis ja, anvendes den, og fakturaen accepteres. Hvis der ikke findes data, som matcher en opsætningslinje for en opsat betalingsmetode kan det skyldes flg.: manglende opsætning eller fakturaafsender har angivet mystiske informationer om Betalingsmetode, Konto Type eller Kort Type, eller afsender netop IKKE har lagt data til identifikation af en specifik (Fin. GIK, Bank, Nemkonto eller Direct Debit) Side 25 af 104 I de to første tilfælde kan du vælge, at udbedre med en tilføjelse i opsætningen. I tredje tilfælde vil Navision spørge, om du ønsker at oprette med en ukomplet betalingsmetode (CPR, CVR, SE-nr. eller P-nr. betaling). Finder systemet information til identifikation af en specifik betalingsmetode, oprettes dokumentet med den, afhængig af opsætningen for Automatisk opdatering af kreditor. Direct Debit I OIOUBL kan afsenderen angive, at fakturaen allerede er betalt ad en anden vej. Det betyder at den modtagne faktura ikke skal udløse yderligere betaling til kreditoren. Du skal derfor sikre dig at sådanne fakturaer, der accepteres, bliver oprettet med betalingsmetoden, Manuel, og helt optimalt også får angivet modkonto, således at kreditorposten bliver lukket samtidig med bogføringen af dokumentet. Direct Debit i OIO Betalingsmetode Fakturaer honoreret ved Direct Debit har Betalings Måde Kode = BETALINGS- ELLER LEVERANDØRSERVICE (49) og KontoType Kode = INTERNATIONAL DIRECT DEBIT, NATIONAL DIRECT DEBIT eller PBS. De kombinationer i tabellen der retter sig mod Direct Debit fakturaer SKAL være opsat med: Betalingsform PM = Manuel betalingsmetode, Handling = Brug betalingsmetode fra dokumentet, Maske = Direct Debit Meddelelse = Direct debit faktura, automatisk trukket i Banken Direct Debit i Betalingsformer tabellen For at du bedst sikrer at fakturaer som ankommer med DirectDebit betalingsform IKKE bliver søgt ud i udbetalingskladden og betalt endnu en gang, skal du også foretage en opsætning i Betalingsformer tabellen. Betalingsformer tabellen Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Tilgodehavender/Opsætning.

26 Side 26 af 104 I betalingsformer tabellen oprettes en Betalingsform med OIOBetalingstypen = Direct Debit og en modkonto. Modkontoen SKAL være en mellemregningskonto. Kreditorposten lukkes derved straks med modposten, der dannes på mellemregningskontoen. Derved kommer fakturaen ikke til betaling endnu en gang. Den post der dannes på modkontoen skal senere lukkes med en modsvarende modpost til det træk på Banken, som er foranlediget af DirectDebit aftalen. Den post skal dannes, evt. v opsatte afstemningsregler ved indlæsning af Bankkontoafstemning. Automatisk opdatering af kreditor Når Automatisk opdatering af kreditor på Styringsopsætningen er Ja : Denne indstilling anbefales. Der søges på det modtagne dokument for oplysninger til en komplet betaling. Hvis det findes, accepteres fakturaen med en komplet betaling baseret på oplysningerne i dokumentet. Hvis dokumentets betalingsoplysning ikke findes på kreditoren, oprettes den. Hvis eksempelvis kortart eller betalingsadresse er anderledes så ændres den. Hvis der anvendes en anden bankkonto så oprettes nyt bankkort. Findes der i bilaget ikke tilstrækkelige data til at foretage en komplet betaling, søger Navision Stat om der findes P, CVR, SE, CPR-nummer på det modtagne bilag. Navision opretter herefter NKS betalingsdata til en ukomplet betalingsmetode og anvender disse på dokumentet. Når Automatisk opdatering af kreditor på Styringsopsætningen er Nej : Ved accept valideres at betalingsoplysningerne på det indgående dokument (se Panelet Betaling) er i overensstemmelse med betalingsmetode og oplysning, opsat på kreditors opsætning. Ved afvigelse standses accept med meddelelse og du må justere opsætningen.

27 Når betalingsoplysningerne matcher: Funktionen afhænger af feltet Handling i OIO betalingsmetode tabellen. A) Når Handling = Brug betalingsmetode fra det modtagne dokument, OG der findes en mapning i OIO betalingsmetodetabellen: Så undersøger Navision Stat efterfølgende om data i det ankomne dokument stemmer med opsætningen på kreditor. Er det tilfældet, fortsættes oprettelsen. Side 27 af 104 Hvis data til betalingsmetoden findes OG afviger fra kreditorkortets, så standses med meddelelse om at kreditor oplysninger skal rettes. Hvis data til den fundne betalingsmetode mangler, får du en dialogboks, om du ønsker at Navision Stat forsøger at oprette en ukomplet betaling. Svar Ja, hvis du ønsker det, ellers Nej og accepten standses. B) Når Handling = Brug betalingsmetode fra Kreditorkort, OG der findes en mapning i OIO betalingsmetodetabellen: Dokumentet accepteres og oprettes med betalingsdata fra opsætningen. De anvendte betalingsdata kan i så fald afvige fra de medsendte og kræve en forklaring i forbindelse med frigivelse. P nummer og CVR nummer er tidligere i processen anvendt til at identificere det relevante kreditorkort. Hvis der svares Ja til anvendelse af ukomplette betalingsmetoder, anvendes disse oplysninger igen. Det undersøges, hvilke værdier af P-nummer, CVR-nummer, SE-nummer og CPR-nummer der skal anvendes. Der anvendes fortrinsvist P-nummer betaling ellers CVR nummer. CVR nummer er obligatorisk på OIOUBL-2.0 faktura, og denne værdi anvendes hvis P-nummer ikke findes. Indgående Gebyr og konto Bemærk: Anvendelse af Gebyropsætningstabellen er udgået. Opsætningen er IKKE relevant for IndFak og OIOUBL2 købsdokumenter. Sti: Administration/Programopsætning/NS TS Integration/E-Bilag /Gebyropsætning XML-bro oversigt Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/E-Bilag

28 XML-broerne styrer hvorledes data fra Navision Stat mappes til hhv. fra, de XML-dokumenter som Navision Stat sender hhv. modtager via Nemhandelsinfrastrukturen. Side 28 af 104 Moderniseringsstyrelsen levere og vedligeholder standardopsætning til XML Bro Mapninger og Kodelister. XML-bro Mapning Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/E-Bilag /XML Bro oversigt/xml Bro mapninger Her finder du de dokumentspecifikke opsætninger for Navision Stats mapning af indad- og udadgående Nemhandelsdokumenter. Opsætningerne indeholder mapning på feltniveau mellem Navision Stats ind/udbakketabeller og elementerne hhv. attributterne i de respektive Nemhandels xml-dokumenter. Hvert dokumenttype som håndteres, har sit eget xmlns (Namespace). Der findes et XML Bro mapningskort for hver dokumenttype som håndteres. Det vil være udsædvanligt, hvis du i en Navision Stat institution selv skal foretage nogen som helst rettelser i disse opsætninger! Ændrer du/institutionen i opsætningen er I selv ansvarlig for konsekvenserne. Anvend kun opsætningsfil som svarer til din aktuelle version af Navision Stat. Har du behov for ændringer eller tilføjelser i XML bro mapningerne, skal du sikre dig dokumentation for din opsætning. Det kan ske ved at du udlæser opsætningen helt eller delvist. Moderniseringsstyrelsen opsætningsfil overskriver dine lokale rettelser i alle de XML-bro kort som Moderniseringsstyrelsen understøtter. Enheder Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration / Opsætning / E-bilag/ Enheder. Her finder du tabellen med de enhedskoder for køb og salg der er sat op i dit regnskab Kodelister Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration / Opsætning / E-bilag/ NSTS Kodeliste. Her opsætter du lister for værdier som skal skiftes ud ved mapningen, eksempelvis enhedskoder.

29 Kodelistemapning Fra kodeliste vinduet finder du på Handlingsfanenerne Start og Naviger handlingerne Indadgående Map hhv. Udadgående Map. Side 29 af 104 Hvis standardopsætningen dækker alle dine private enhedskoder skal du ikke gøre noget. Der er for OIOUBL-2.0 dokumenter defineret en fast liste af gyldige enhedskoder. Enhedskoder fra den liste SKAL anvendes i OIOUBL-2.0 dokumentet. Der må IKKE mangle enhedsværdier i dokumentet eller anvendes værdier som er ukendt på listen. Værdierne skal kunne findes i urn:un:unece:uncefact:codelist:- specification:66411:2001, som eksempelvis kan ses her: Kodelistemapningen anvendes i XML-Bro mapningen til at sikre dette. Med Navision Stats XML bro levers den autoriserede liste med enhedskoder som skal anvendes i OIOUBL-2.0, samt en standard kodelistemapning mellem et antal typiske enhedskoder i Navision og tilsvarende værdier i OIOUBL-2.0. De findes under kodelisten benævnt UNITCODE. Enhedskodemapningerne kan ikke leveres komplet fra Moderniseringsstyrelsen, da de enkelte Institutioner og regnskaber har frihed til at vælge egne enhedskoder. Du skal derfor selv, inden du afsender eller modtager OIOUBL-2.0 handelsdokumenter (faktura, kreditnota, ordre mv.), hvor du sælger eller køber i enheder (stk. styks, kasse, palle, time timer, liter, ton, skovrummeter, mv.) sikre dig, at alle nødvendige mapninger mellem dine lokale værdier i Navision Stat i tabellen Enheder og OIOUBL s enhedskoder (EA, BX, PF, HUR mfl.) er opsat. Bemærk: Hvis du har enhedskoder, som ikke findes mappet i standard kodelistemapningen, skal du selv oprette dem i hhv udadgående og indadgående kodelistemapning. I XML bro mapningerne er det de steder hvor det er relevant, opsat at UNITCODE kodelistemapningen skal anvendes.

30 Side 30 af 104 På ovenstående billede ses NS TS kodelistetabellen, sammen med de Indadgående og Udadgående kodelistemapninger, der følger med standardopsætningstabellen. Den underliggende tabel NS TS Kodelisteværdi der indeholder Uncefact kodelisten udfyldes automatisk ved indlæsning af datafil med alle gyldige enhedskodeværdier. Du får du adgang til den via opslag i kolonnen Fra i Indadgående mapning hhv. Til i Udadgående mapning. Bemærk: Du skal tjekke at de nødvendige mapninger for dine egne værdier i tabellen Enheder er dækket ind af denne standardopsætning. Hvis du har værdier i tabellen Enheder, som ikke figurerer i NSTS kodeliste mapningen, skal du selv opsætte de nødvendige mapninger. Genopsætning af egne enheder i NSTS Kodelistemapning Bemærk: Har du behov for ændringer eller tilføjelser, skal du sikre dig dokumentation for din opsætning. Når du indlæser XML-bro mapningen overskrives din lokale kodelisteopsætning. Du skal derfor genopsætte dine egne kodelistemapninger efter indlæsning af ny XML-bro opsætning.

31 Det sker således: I NS TS Kodeliste vinduet vælger du Indadgående eller Udadgående mapning. Du opretter i det Indadgående eller udadgående mapningsvindue en ny linje og angiver det sammenhørende sæt af din lokale enhedskode og den tilhørende UNCEFACT kode. Der skal typisk opsættes mapninger for både indagående og udadgående mapning. Side 31 af 104 Du kan godt have flere lokale enheder som skal oversættes til samme OIOUBL kode og omvendt, kan flere OIOUBL koder mappes til samme lokale NS enhed. Periodiske aktiviteter Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/Periodiske aktiviteter Normalt vi det fremgå af Systeminfoen, hvilke filer der skal indlæses ved en opgradering. Hvis du opretter et nyt regnskab, skal du finde de nyeste versioner af de forskellige filer og indlæse dem. Importer eksempelskabelon Dette punkt benytter du kun, hvis du har brug for at oprette mapningsbro for en ny dokumenttype. Det er ikke sandsynligt, og er derfor ikke beskrevet yderligere her. Indlæs og udlæs E-bilag endpoint Key Type opsætning Du benytter denne kørsel typisk til at indlæse den nyeste version af Endpoint Key Type opsætningsfilen. Indlæs og udlæs OIO Betalingsmetode Du benytter denne kørsel typisk til at indlæse den nyeste version af OIO Betalingsmetode opsætningsfilen. Indlæs og udlæs Profilopsætning Du benytter denne kørsel typisk til at indlæse den nyeste version af Profil opsætningsfilen(til Dokumenttype og Profiler tabellerne). Indlæs og udlæs XML Bro opsætning Du benytter denne kørsel typisk til at indlæse den nyeste version af XML Bro opsætningsfilen (Inkl. enhedskodemapning og UNCEFACT liste). Se ovenfor om genetablering af egne kodelistermapninger.

32 Integration m. IndFak2 Side 32 af 104 Stamdata Der findes ikke en Stamdata tjek rapport ifht IndFak2 da systemet selv udtrækker stamdata via en GIS webservice datastrøm. Udtrækket defineres af IndFak2 og kan tilpasse efter behov. Derfor findes der ikke fastdefinere en checkrapport. Hvis der opstår problemer med eksporten af stamdata, skal du indledningsvist undersøge det som et GIS problem, eller som et problem i IndFak2, hvis data er eksporteret korrekt. Transaktionsdata IndFak2 henter transaktionsdata fra Navision Stat 7 via en GIS webservice datastrøm. Udtrækket defineres af IndFak2 i en GIS forespørgselsfil, med hvilken IndFak2 henter transaktionsinformationer om, hvilke fakturaer der er betalt (helt eller delvist). Alias i Navision og IndFak2 Alias inkl. dets underliggende opsætning, overføres fra Navision Stat til IndFak2 sammen med Stamdata udtrækket. I IndFak2 kan brugeren anvende Alias som konteringshjælp. Resultatet af hjælpen er, at dokumentet forsynes med de konto-, dimensioner-, moms- og sagsoplysninger mfl., som Aliaset specificere. Det er informationerne 2 om selve den udfoldede kontering, der overføres til Navision Stat i dimensionskontostrengene fra IndFak2 ikke Aliaset. Køb Opsætning Købsopsætning Sti: /Afdelinger/Økonomistyring/Gæld/Opsætning Nummerering De fakturaer og kreditnotaer, som du opretter ved accept af dokumenter fra Indgående Købsdokumenter tildeles løbenummer fra købsnummeropsætningen. Der skal være opsat nummerserier for disse dokumenter. Der skal ikke opsættes Nummerserie for Kontoudtog eller modtagne Købsrykkere. 2 Dette udgør en væsentlig forskel ifht. tidligere versioner af IndFak, hvor Aliasværdien blve overført til udfoldelse i Navision stat. Med Indfak2 overføres de de faktiske konteringer som brugeren har påført og godkendt i IndFak2.

33 Side 33 af 104 Kreditor opsætning Sti: /Afdelinger/Køb/Ordrebehandling/Leverandører En række felter på kreditorkortet skal være udfyldt korrekt, for at Navision Stat kan identificere det(de) kreditorkort, der svarer til kreditorens informationer i de indadgående dokumenter. Udfyld altid kreditorens Navn, Adresse, Postnummer og Landekode oplysninger med korrekte, dækkende oplysninger, som gør dig i stand til at meningsfuldt at forstå hvem kreditorkortet dækker. IndFak2 og CVRnr attribut, CVR nr eller CPR nr på kreditor For kreditorer der skal anvendes i forbindelse med IndFak (Eksportér Stamdata) skal du som minimum også udfylde følgende af kreditorkortets felter på Betalinger panelet : CVR Nummer Attribut og CVR Nummer eller CPR Nummer. Disse felter skal udfyldes svarende til nedenstående: CVRnr attribut, CVR nr eller CPR nr på kreditor Type af kreditor CVR Nummer CVR Nummer Dansk virksomhed med CVR nummer Attribut DK:CVR Cvr nummeret bestående af det rigtige 8 cifrede heltal; hverken længere eller kortere. Ingen andre tegn. CPR Nummer Ikke relevant Dansk person DK:CPR Ikke relevant Personnummeret

34 Udenlandsk enhed ZZZ Den værdi som er opgivet på fakturaen, eller den bedste værdi, der entydigt identificerer kreditoren eller betalingsstedet. Der kan indgå tal og bogstaver. bestående af det 10 cifrede heltal svarende til det der er opgivet i fakturaen; hverken længere eller kortere. Ingen andre tegn. Ikke relevant De ovennævnte værdier i felterne er gyldige i OIOUBL2 Nemhandelsdokumenterne, og vil være dem som kreditoren skal bruge for at angive sin juridiske enhed. Derfor er reglen om opsætning ens i Navision Stat uanset om du benytter IndFak2 eller dit regnskab modtager Nemhandelsbilag direkte fra leverandøren- Side 34 af 104 Navision Stat benytter angivelsen af den juridiske enhed det indadgående dokument, med det opsatte værdier i disse felter til at udsøge det/de relevante kreditorkort. For fakturaer fra individuelle personer med danske personnummer bruges værdien i feltet CPR nummer sammen med værdien DK:CPR i feltet CVR Nummer attribut til at identificere kreditorkortet, når fakturaudstederen har angivet sit danske personnummer korrekt i fakturaen. e Bemærk: Værdien ZZZ i feltet CVR Nummer attribut angiver ikke noget virksomhedsregister Derfor vil Navision Stat ikke automatisk foretage en entydig identifikation med denne værdi, selvom der kun findes én kreditor med det pågældende datasæt. Du skal derfor altid foretage manuelt valg af Entydig kreditor på Indgående købsdokument, for udenlandske kreditorer, der kun er angivet med CVRnr Attribut = ZZZ, samt en værdi i feltet CVR Nummer. Du må kun angive de rigtige oplysninger i felterne, svarende til kreditorens oplysninger. Hvis du udfylder med skod-data, kommer der forkerte oplysninger i IndFak og ultimativt risikerer du at sende Nemkontoudbetalinger til en uvedkommende modtager.

35 Side 35 af 104 E-bilag panelet For kreditorer du vil bruge i forbindelse med IndFak2 skal du markere feltet E- Bilag Partner Opsætning = Ja. Det sker direkte på Kreditorkortets E-Bilag panel. Når du sætter E-Bilag Partner Opsætning til Ja, autoudfylder Navision Stat en række felter med standardværdier, der benyttes ifbm. IndFak. Feltet Eksporter Kreditor Stamdata sættes automatisk til Ja. Hvis det pågældende kreditorkort ikke ønskes udtrukket i stamdataudtrækket, så skal du fjerne markeringen i feltet. Feltet Brug dimensionskontostreng skal være Ja, når kreditoren benyttes med IndFak2. Værdien sættes automatisk, svarende til opsætningen på Ebilagsstyringsopsætningen. De øvrige felter på E-Bilag panelet skal stå således som de blev sat ved markeringen af E-Bilag Partner Opsætning. Se yderligere beskrivelse nedenfor.

36 Side 36 af 104 Felt E-Bilags Partner Opsætning Eksportér kreditor stamdata Købsfaktura Beskrivelse Marker feltet, hvis kreditoren skal benyttes til Elektronisk handel Sæt = Ja hvis den pågældende kreditor skal indgå i stamdata til IndFak. Ja er standard værdien. OBS! Hvis du har flere kreditorer med samme CVR nummer og tilhørende attributværdi, og eksporterer stamdata for dem, skal brugeren i IndFak vælge blandt disse. Og når dokumentet kommer til Navision Stat skal du gentage valget. Vær opmærksom på at IndFak IKKE sender det lokale kreditornummer til Navision Stat. Men at man både i IndFak og i Navision skal finde kreditoren på grundlag af de medsendte oplysninger i dokumenterne. Feltet kan antage flg. værdier, Opret ny Opdater reference Opdater reference er forslagsværdien og den foretrukne værdi. Hvis der ikke eksisterer en korresponderende ordre, spørges om der skal oprettes faktura.

37 Fakt. samlet beløb/kostp/- rabat Købsvarenummertype Brug dimensionsstreng Overfør tekstlinjer Opret ny bevirker, at der spørges om opdatering, hvis der findes en ordre. Ikke relevant med IndFak2, da Ordre ikke overføres og opdateres i Navision Stat. Lad standardværdien stå. Skal være Leverandørs varenummer, idet denne værdi forventes medsendt som fakturaudsteders eget varenummer. Værdien er ikke knyttet til linjens kontering da Navision Stats eget varenummer er angivet i IndFak2s dimensionskontostreng på de linjer der skal konteres på vare. Feltet kan antage flg. værdier, Internt varenr. (jvf. efterflg. afsnit om Købsvarenummertype). Leverandørs varenr. (jvf. efterflg. afsnit om Købsvarenummertype) Denne værdi var relevant for IndFak1. Fælles varenr. (jvf. efterflg. afsnit om Købsvarenummertype.) Fælles varenummer kan opsættes på kreditorkortet i feltet af samme navn. Ja er den obligatoriske værdi, hvis man benytter IndFak. Ellers Nej. Forslaget styres fra Ebilag styrings opsætningens felt Sæt brug dimensionskontostreng. Hvis du ikke benytter IndFak, og fakturaafsender lægger data i det samme XML-element og opsætningen er Ja, vil data blive opfattet som en ugyldig dimensionskontostreng. Sæt i det tilfælde værdien til Nej. Ja er standard. Betyder at man overfører fakturas/kreditnotas eventuelle beskrivende linjer uden antal og beløb fra indbakken. Nej hvis du ikke ønsker det. Uanset valg stilles der ikke yderligeres spørgsmål til denne type linjer v accept fra indbakken. Beskrivelseslinjerne kan altid ses via vis originalbilag, men bør ikke forekomme i OIOUBL-2.0 dokumenter. Side 37 af 104

38 Overfør beløbslinjer Håndtering af linjer med beløb, hvis du evt. ønsker ikke at kontere alle linjer i en faktura med mange linjer. Der er tre muligheder: Advarsel om manglende kontering er standard. Advarsel for hver linje med beløb og uden kontering. Linjer du ønsker at kontere, skal konteres i indbakken med Brug Type og Brug Kontonr. Hvis du ignorerer advarslen og vælger at kontere linjen efter accept, skal du både genindtaste konto, beskrivelse pris og antal. Du kan afbryde accepten ved advarsel og kontere i indbakken. Ignorer og overfør som tekst For alle linjer m. beløb og uden kontering overføres kun beskrivelsen til købsfakturalinjen. Du får ikke yderligere advarsel. Ignorer og undlad overførsel Alle linjer med beløb og uden kontering ignoreres. Der oprettes dokument uden informationer fra disse linjer. Kan benyttes, hvis man får fakturaer med mange linjer, som man kun ønsker konteret med én eller få linjer, som man så må taste manuelt. Du får ikke yderligere advarsel. Side 38 af 104 Valutakoblinger I tabellen E-Bilag-partner val.kobling oprettes data til brug for oversættelse af dokumentets valutakoder, til de valutakoder som bruges i Navision. Data opsættes automatisk samtidig med E-bilagspartneren. Du kan komme til valutakoblingerne fra Kreditorkortets Handlingsbånd, fanen Naviger, handlingsgruppen Køb. Bemærk: Normalt skal der ikke redigeres i indholdet, idet valutakoder i Navision Stat skal være oprettet med værdier svarende til de officielle valutakoder iht. ISO4217 og UNCEFACT, og ikke med private valutakoder Anvendelse af Anden ID attribut og Anden ID Hvis du har flere leverandører, som fakturerer fra samme CVRnummer, men repræsenterer forskellige enheder (produktionsenheder) OG hvis du samtidig ønsker at adskille deres poster på hvert sit kreditorkort, understøtter Navision at det kan ske automatisk. Men, det forudsætter, at du på leverandørernes elektroniske fakturaer finder de nødvendige yderligere informationer, som identificerer og udskiller de forskellige enheder fra hinanden OG at du opsætter disse værdier på kreditorkortet.

39 Denne mulighed kan også benyttes for kreditorer hvor feltet CVR Nr Attribut = ZZZ, forudsat altså, at du på leverandørens elektroniske faktura kan finde de nødvendige yderligere oplysninger. Side 39 af 104 Hvis du kan findes de nødvendige yderligere oplysninger på de elektroniske fakturaer og du vælger at opsætter de tilsvarende værdier i det/de relevante af felterne: SE Nummer, P Nummer eller Anden ID Attribut og Anden ID på det ønskede kreditorkort, så bruger Navision Stat dem til at foretage entydig udsøgning af et kreditorkort, blandt flere med samme juridiske identifikator. Felterne Anden ID og Anden ID Attribut ses under ét og skal i givet fald udfyldes samlet. Se nærmere herom under behandling af Indgående købsdokuments handlingsfane Naviger, handlingen Kreditoridentifikation under handlingsgruppen Kreditor. Felt CVR Nummer Attribut Beskrivelse Skal opsættes med attributten der hører til den juridiske identifikator som den fakturerende virksomhed angiver i sine fakturaer. For danske virksomheder er typen DK:CVR For danske enkeltpersoner er typen DK:CPR For international handel i OIOUBL skal anvendes ZZZ

40 CVR Nummer CPR nummer SE Nummer P Nummer Anden ID Anden ID Attribut Skal opsættes for virksomheder. Feltet opsættes med værdien for den juridiske identifikator, som den fakturerende virksomhed angiver i sine fakturaer. Danske firmaer skal angive CVR nummer på deres fakturaer. Skal være udfyldt, hvis du vil gennemføre Nemkonto betaling på kreditors CVR Nummer. Hvis kreditoren er international handel / udenlandsk, kan du angive en kombineret bogstav og tal værdi. Skal opsættes for danske privatpersoner. Opsæt det 10cifrede personnummers heltal. Skal være udfyldt, hvis du vil gennemføre Nemkonto betaling på kreditors CPR Nummer. Kan angives hvis du har det. Opsæt med den korrekte 8 cifrede heltalsværdi for fakturaudsteders SEnummer. Hvis fakturaudsteder angiver værdien og DK:SE attributten, benytter Navision Stat værdien til, at finde det kreditorkort med samme CVR nummer, som fakturaen skal høre til. Skal være udfyldt, hvis du vil gennemføre Nemkonto betaling på kreditors SE Nummer. Kan angives hvis du har det. Opsæt med den korrekte 10 cifrede heltalsværdi for fakturaudsteders Pnummer. Hvis fakturaudsteder angiver værdien og DK:P attributten, benytter Navision Stat værdien til, at finde det kreditorkort med samme CVR nummer, som fakturaen skal høre til. Skal være udfyldt, hvis du vil gennemføre Nemkonto betaling på kreditors SE Nummer. Anvend dette felt, hvis du ønsker at Navision Stat skal finde ét blandt flere kreditorkort med samme CVR nr og CVR nr Attribut OG det ikke kan ske vhja. de ovenfor nævnte SE- eller P-numre. Det kan være, at leverandøren angiver et afdelingsspecifikt Telefonnummer. Feltet SKAL anvendes sammen med Anden ID Attribut. Det giver kun mening at opsætte, hvis data til en udspecificering findes i fakturaen. Du skal i givet fald opsætte den værdi for Id, som fakturaudsteder angiver som ID i sin faktura her: Invoice/cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:PartyIdentification/cb c:id Hvis disse data er medsendt kan du finde dem i Navision i det indgående købsdokument via menuknappen Dokument, menupunktet Kreditoridentifikation Anvendes sammen med Anden ID. Angiver typen af data i feltet. Anvendes Anden ID skal dette udfyldes svarende til den attribut du kan finde angivet i XML dokumentet. Du skal i givet fald opsætte præcis den værdi som fakturaudsteder angiver i fakturaen for attributten SchemeID her: Invoice/cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:PartyIdentification/cb Side 40 af 104

41 EAN Lokation c:id Kreditorens EAN Nummer indtastes, hvis det haves. Kan benyttes til, at identificere hvilket kreditorkort fakturaen hører til. Side 41 af 104 Kreditor skabelon Du kan anvende Navisions funktion med standardskabeloner til at få udfyldt obligatoriske standardværdier på kreditorkortet. Sti:/Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generelt/Konfigurer masterskabeloner Du opretter de skabeloner som er relevante, eksempelvis pr. land. Angiv Kode og Beskrivelse i skabelonhovedet og vælg den tabel-id som skabelonen skal anvendes på. For kreditorer er det tabel 23. I kolonne-formen indvælges de felter der skal udfyldes af skabelonen. I feltet Standardværdi angiver du den værdi der skal bruges. Fra et kreditorkort benyttes Kreditorskabelonen via Handlingsbåndets Fane Handlinger, handlingsgruppen Funktion. Vinduet Konfig. Skabelonoversigt viser de mulige skabeloner. Vælg én og tryk OK. Det pågældende kreditorkort bliver nu opdateret med informationer fra skabelonen. OBS! Eksisterende værdier overskives m. standardværdier opsat i skabelonen. Felter som ikke er opsat i skabelonen berøres ikke. Opret Kreditor E-Bilag partnere (kørsel) Sti: /Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration/E-Bilag Opret Kreditor Ebilag Partner

42 Side 42 af 104 Du kan anvende kørslen til at opsætte Ebilagspartner på flere kreditorer ad gangen. Opsæt det nødvendige filter for at udsøge de relevante kreditorer. Salg opsætning Virksomhedsoplysninger skal være opsat med alle adresse og betalingsoplysninger, ligesom NS TS Integrationstabellen og transportlaget skal være på plads før du kan sende E-bilag via Nemhandelsinfrastrukturen. Debitoropsætning Du skal sikre at debitorer til elektronisk fakturering, er korrekt og fyldestgørende opsat Sti: /Afdelinger/Salg & marketing/salg/debitorer Rediger eller opret nyt debitorkort.

43 Side 43 af 104 For debitorer til elektronisk fakturering skal du udfylde: Navn, Adresse, Postnr., By og Landekode. Landekode skal også udfyldes for danske debitorer. Debitorkort Beskrivelse Felt Navn Skal udfyldes med retvisende navn Adresse Skal udfyldes med den rigtige adresse, samt eventuelt husnr og etage. Postnr Postnummer skal udfyldes By Bynavn skal udfyldes Lande- Landekode skal udfyldes. /områdekode Attention E-Bilag Partner Opsætning Udfyld den med Initialer eller Navn på den referenceperson som din kunde specificerer. Det er obligatorisk at angive de informationer i fakturaen som køberen ønsker. Værdien fra debitorkortet overføres til Faktureres attention på en salgsfaktura og medsendes i OIOUBL filen. Skal markeres for at bogførte dokumenter til denne debitor tages med til forsendelse som Nemhandels E- bilag.

44 E-Bilag Endpoint Nøgletype E-Bilag Endpoint. Skal angives. Vælg fra listen den type, som svarer til det din debitor angiver. Værdien er ofte EAN eller GLN, men kan også antage andre værdier. Skal angives. Skriv en værdi der svarer til den type du har angivet i E-Bilag Endpoint Nøgletype, eksempelvis EAN nummer eller CVR nummer. Bemærk at der er Moduluskontrol på værdien, hvis Nøgletypen er EAN, GLN eller CVR Skal markeres hvis salgsfaktura skal sendes som E-bilag Salgsfaktura Salgskreditnota Skal markeres hvis salgskreditnota skal sendes som E- bilag Rykker Skal markeres hvis salgsrykker skal sendes som E-bilag Kontoudtog Skal markeres hvis salgskontoudtog skal sendes som E- bilag Betalingsformskode Tomt. Bør som udgangspunkt være tomt. Udfyld det kun, hvis du for den enkelte debitor ønsker en anden betalingsmåde end den der er opsat som standard i virksomhedsoplysninger. Den kode du vælger skal have tilknyttet den relevante OIO-betalingstypekode. Der må ikke vælges en uden OIOBetalingstypekode. Bemærk: Betalingsformer som har angivet et Opkrævningssystem må ikke anvendes til elektronisk fakturering. Se yderligere herom i manual vedrørende Navision Stats integration til opkrævningssystemer. Side 44 af 104 Bemærk: Hvis der mangler data, vil dokumentet fejle i valideringen ved afsendelsen, eller debitoren kan nægte modtagelse, hvis obligatoriske oplysninger om debitors Attention person, mangler på fakturaen. Indenlansk/Udenlandsk debitor Værdien i Debitors landekode sammenholdes med Lande/områdekode på dit regnskabs Virksomhedsoplysninger og bruges til at afgøre om en debitor er udenlandsk eller indenlandsk (dansk). Bemærk: Hvis debitors landekode er tom, vil den være forskellig fra den værdi er opsat for regnskabet under virksomhedsoplysninger og dermed blive set som udenlandsk og forsynet med udenlandske betalignsmetode. Betalingsoplysninger Debitorer, der skal faktureres elektronisk, bliver som udgangspunkt faktureret med den OIO betalingstype, der er anvendt under regnskabets virksomhedsoplysninger, hvis der ikke er opsat en særlig betalingsformskode på selve debitoren. Hvis der hverken i virksomhedsopsætningen eller på debitorkortet er en betalingsform med OIO Betalingstype, standses bogføringen.

45 Rykker og rentebetingelser Du skal opsætte Rykkerbetingelseskode på debitor, som du ønsker at rykke, også, hvis du skal sende elektronisk rykker. Rentebetingelseskode skal du opsætte på debitorer, hvis du ønsker at tilskrive renter og gebyr på Rykkere, også for elektroniske rykker. Side 45 af 104 Undersøg Debitors Ebilag Endpoint på NemHandelsRegisteret Når du har opsat de to felter E-Bilag Endpoint Nøgletype og E-Bilag Endpoint, skal du undersøge om debitoren findes på Nemhandelsregistret. Det gør du fra Debitorkortet via Handlingsbåndets fane Handlinger, handlingsgruppen Funktion handlingen NHR opslag Du kan nå handlingsknappen med windowsgenvejen Alt, A, U. Du får spørgsmål om du vil lave NHR opslag for debitorens EAN nummer. Svar Ja, og vælg den dokumenttype du vil kontrollere for. Du får herefter et svar som indikerer om der er en webservice der passer til det pågældende Endpoint og dokumenttype. Svaret viser at der på Nemhandelsregistret findes en Webserviceadresse, der svarer til den kombination af Endpoint og dokumenttype, du har spurgt på. Svaret viser at Nemhandelsregistret IKKE har registreret en webserviceadresse, som svarer til Endpoint og dokumenttypen på debitoren. Debitor E-bilags partner opsætning Debitors E-Bilag Partner opsættes direkte på hver enkelt debitors kort, på panelet E-bilag. Opsæt E-bilags Partner opsætning på hver debitor, som Navision Stat skal sende elektroniske handelsdokumenter til.

46 Side 46 af 104 Felt E-Bilag Partner Opsætning E-Bilag Endpoint Nøgletype E-Bilag Endpoint Salgsfaktura Salgskreditnota Rykker Kontoudtog Beskrivelse (Fælles) Markér feltet (Ja) for debitorer som skal modtage E- bilag. Angiv typen for den Endpoint identifikatorværdi som kunden har angivet, eksempelvis Ean, GLN eller CVR. Angiv værdien for den Endpoint identifikator, som kunden har angivet, eksempelvis et EAN nummer eller et CVR nummer. Skal angives som heltal; ingen mellemrum eller skilletegn. Ja når debitoren med E-Bilag Partner Opsætning = Ja, skal modtage fakturaer elektronisk, ellers Nej. Ved Ja : Dokumentet overføres til udbakken ved bogføring og sendes, afhængig af opsætning på Ebilagsstyringsopsætningens felt Send E-bilag v bogføring. Fakturaen udskrives, som udgangspunkt ikke. Ja når debitoren med E-Bilag Partner Opsætning = Ja, skal modtage fakturaer elektronisk, ellers Nej. Kreditnotaen udskrives, som udgangspunkt ikke.). Bemærk: I tilfælde af at en intern omkontering sker via kreditnota bør (eksempelvis fordi fakturaen ikke kunne sendes elektronisk) feltet Suspender E-bilag på kreditntoaen sættes = Ja, inden bogføringen. Ja når debitoren med E-Bilag Partner Opsætning = Ja, skal modtage fakturaer elektronisk, ellers Nej. Rykkeren udskrives som udgangspunkt ikke. Ja når debitoren med E-Bilag Partner Opsætning = Ja,

47 Felt Beskrivelse (Fælles) skal modtage fakturaer elektronisk, ellers Nej. Kontoudtoget udskrives som udgangspunkt ikke. Side 47 af 104 Masseopret Debitor E-Bilag partnere Sti:/Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/NS TS Integration / Opgaver/E-Bilag/Opret Debitor Ebilag partner Hvis du har behov for at sætte Ebilagspartner opsætningen på flere debitorer kan du anvende denne kørsel. Du skal sætte filtre for at udsøge de debitorer du vil give Ebilagspartner. Bemærk indstillingerpanelet; her markerer du hvilke dokumenttyper der skal opsættes på de dannede Ebilagspartnere. Køb, Elektroniske OIO købsbilag Indgående dokumenter Sti: Afdelinger/ Køb/ Ordrebehandling/Ebilag Her finder du indbakker til købsdokumenter (faktura, kreditnota, forsyningsspecifikation (UTS)), Rykkere, Kontoudtog, NKS Betalingsordre og NKS Retursvar. I denne manual behandles ikke indbakkerne vedrørende NKS kommunikationen. Alt om betalingsordre og retursvar behandles i manual for betalinger.

48 Arbejdet med indgående købsdokumenter Denne manual foreskriver ikke bestemte arbejdsgange. Ansvaret for at tilrettelægge, beskrive og anvende hensigtsmæssige arbejdsgange ligger i din institution. For institutioner som benytter Økonomi Service Center hos Statens administration, er det Institutionens og ØSC s opgave, samlet at fastlægge opgavesplit og arbejdsgange. Side 48 af 104 De processer der skal følges, afhænger bl.a. af om godkendte dokumenter ankommer direkte fra IndFak2 i Navision Stat eller om I modtager dokumenter direkte fra leverandøren og godkendelsen skal ske i Navision Stat. Denne manual tager udgangspunkt i at jeres institution benytter IndFak. Hvis dokumenterne ankommer direkte i NS uden et foranliggende godkendelsessystem, kan du bruge nedenstående liste som udgangspunkt for din arbejdsgangsbeskrivelse. Ventende dokumenter undersøges inden de godkendes. Anfør initialer for en person der er ansvarlig for dokumentet på dette stade. Når de ansvarlige har godkendt og angivet kontering skal dokumenterne Finanskonteres og herefter Accepteres. (Dokumenter der ikke skal godkendes afvises m årsagsangivelse) Det oprettede købsdokument færdigkonteres m. dimensioner og bogføres. Fakturaen udsøges til betaling. Betaling overføres og bogføres. Indgående købsdokumenter oversigt Sti: Køb/Ordrebehandling/E-Bilag/ Indgående købsdokumenter Tjek dagligt for nye fakturaer, kreditnotaer, ordrer og forsyningsspecifikationer. Når du åbner Indbakken indlæses først de dokumenter som findes i NS TS Udvekslingstabellen. Derefter behandles de, og tidligere indlæste dokumenter som ikke har kunnet behandles til Klar til accept. Bemærk: Hvis Ebilag styringsopsætningens felt Åbn Indgående Købsdokumenter er opsat til Kun åbning, så åbner kladdevinduet umiddelbart uden at hente eller behandle dokumenter. Når Indgåede købsdokumenter vinduet åbner ligger de nyeste øverst. Tjek oversigten uden at der er sat filtet. Indgående Købsdokumenter oversigt Felter Du kan filtrere oversigten på alle felter i tabellen.

49 Side 49 af 104 Oftest har du nok brug for at filtrere på kolonnerne Status og Dokumenttype, men du kan også filtrer på Modtaget dato eller andre felter som er relevant. Felt Status Beskrivelse Ventende Afventer din behandling. Du skal enten Acceptere eller Afvise dem med en af handlingerne Accepter m afvigende moms, Accepter, eller Afvis, fra dokumentets handlingsbånd, fanen Start. Dokumenter fra IndFak2, som skal accepteres, skal altid behandles med Accepter m afvigende moms. Accepteret Dokumentet er ført videre til købsfaktura eller købskreditnota. For forsyningsspecifikationer er der alene tale om at status er skiftet. Afvist Dokumentet er afvist ved brugerhandling eller automatisk. I sidste tilfælde kan det ikke håndteres yderligere. Afviste dokumenter fra IndFak2 må og kan ikke senere accepteres. Behandler Denne status er midlertidig og du vil i praksis næppe opleve den. Accepteret + Automatisk bogført Sættes på fakturaer og kreditnotaer, når de har været behandlet af massekørslen Accept og automatisk bogføring

50 E-Bilag dokument <Ingen valgt> Viser alle dokumenttyper. Tilbud Ikke relevant type Ordrebekræftelse Ikke aktuel. Gammel dokumenttype Faktura Leverance Ikke aktuel. Gammel dokumenttype Kreditnota Ordreændring Ikke aktuel. Gammel dokumenttype Forsyningsspecifikation Dokumenttyperne: Tilbud, Ordrebekræftelse, Leverance og Ordreændring er ikke relevante som aktuelle dokumenter. Men i regnskaber, som har modtaget dokumenter fra de tidligere indkøbssystemer, vil der findes dokumenter af disse typer. Side 50 af 104 Når du har åbnet Indgående købsdokumentkladdevinduet og fundet det dokument du vil behandle, marker du linjen. Benyt Handlingsknappen Vis fra Handlingsbåndets fane Start, handlingsgruppen Administrer. Bemærk: Hvis feltet Leverandørnr. står tomt i kladdens oversigtsvindue eller på dokumentets oversigtspanel Generelt, er det tegn på at Kreditoren ikke er identificeres i kreditorkartoteket. Det dokument kræver et nærmere eftersyn. Indgående Købsdokumenter oversigt Handlinger Her gennemgås de handlinger som afviger fra standardapplikationen. Handlingsfanen Start Handlingsgruppen Naviger Forny Denne handling svarer til at åbne Indgående købsdokumenter vinduet på ny. Dvs. at der hentes nye bilag i Udvekslingstabellen og dokumenterne behandles. Hent nye bilag til behandling Handling åbner en kørselsanfordring, hvor du kan angive datoen for hvilke dokumenter der skal hentes til behandling fra Udvekslingstabellen. Standarddatoen er sat til gårs dato, ud fra en forventning om at kørslen til åbning af Indbakken er opsat til automatisk afvikling en gang i døgnet. Denne handling må derfor normalt kun anvendes hvis den opsætning er aktiv. Handlingen giver en hurtigere respons end Forny handlingen, men efterbehandler tilgengæld ikke tidligere hentede dokumenter. Vis original bilag Handlingen åbner et browservindue og viser stylesheetformateringen af dokumentet.

51 Vis originalbilag + UTS Åbner et browservindue til visning af stylesheetformaterignen af dokumentet OG åbner yderligere en fane i browseren til visning af hvert af det forsyningsspecifikationer der hører til dokumentet. Side 51 af 104 I browservinduet ser du en formateret visning af xml-dokumentet. I den farvede bjælke over selve fakturaen ser du menupunkterne Vis bilag og Vis original xml. Vis bilag Hvis der er indlejrede dokumenter kan punktet foldes ud m. + tegnet og du ser en liste over link til dokumenter der er indlejret i xml-filen. Der kan være indlejret dokumenter af forskellig type: Billedfiler af typen Tif, Png, Jpg, samt PDF og xml/txt dokumenter. Original XML åbner selve xml-filen i en browser. Herfra kan du gemme selve xml-filen ved at Højreklikke på linket Original Xml og vælge Gem destination. Gem som xml eller tekst. Brug denne metode, hvis du skal sende filen til Moderniseringsstyrelsens regnskabssupport eller skal gennemføre en manuel bogføring hvis du ikke kan acceptere dokumentet. Dokumenter med UTS Handlingen igangsætter en kørsel uden yderligere brugergrænseflade. Når du vælger dette filter, starter en kørsel, som sammenholder de referenceinformationer, der findes i fakturaer, kreditnotaer og forsyningsspecifikationer. Resultatet er, at kladden kun viser de fakturaer hhv. kreditnotaer, hvor der er fungerende reference til en Forsyningsspecifikation i tabellen. Filteret nulstilles når du lukker og genåbner. Du kan også ophæve filtret ved at markere handlingen igen. Det kan være hensigtsmæssigt at udsøge de dokumenter, som har tilknyttet forsyningsspecifikationer, da det måske skal gennemgå et andet godkendelsesflow. Søg supplerende dokumenter Handlingen åbner en filtreret visning af Indgående købsdokumenter tabellen, der viser de Forsyningsspecifikationsdokumenter, som hører til dokumentet.

52 Side 52 af 104 Herfra kan du markere og få vist de enkelte tilhørende forsyningsspedifikationer. Du kan også få vist det originale dokument vhja. menupunktet Vis original bilag Når du behandler et hoveddokument (faktura eller kreditnota) ved at acceptere eller afvise det, får det/de tilhørende Forsyningsspecifikationer samme status. Handlingsgruppen Handlinger Masseaccept/-afvis ordinær Handlingen åbner et anfordringsvindue. Her filtrerer du dig til de dokumenter som du ønsker at behandle. Bemærk: Denne kørsel må IKKE anvendes for IndFak2 dokumenter. Kørslen kan ikke anvendes for dokumenter som vedrører hotel eller repræsentationsmoms. Standardhandlingen er Accepter. Du skal angive en værdi for Import Status.

53 Hvis du vælger Afvis, skal du udfylde feltet Angiv årsagsbeskrivelsen for alle bilag med en forklarende tekst som er dækkende for afvisningsårsagen. Denne kørsel foretager en fremadgående momsberegning på grundlag af dokumentlinjernes grundbeløb. Forudsætningen for at anvende den er, at linjebeløbene er angivet eksklusive moms, og at der skal tillægges enten 0% eller 25%. IndFak2 dokumenter ankommer med momsbeløbet indregnet. Side 53 af 104 Masseaccepter m afvigende moms Handlingen åbner et anfordringsvindue. Her filtrerer du dig til de dokumenter som du ønsker at behandle. Standardhandlingen er Accepter. Du skal angive en værdi i feltet Import Status. Bemærk: Denne kørsel skal anvendes for Institutioner der anvender IndFak2, fordi konteringsdokumenternes linjebeløb er inklusive moms. Kørslen foretager en tilbagegående momsberegning på grundlag af dokumentlinjernes beløb inklusive den moms som IndFak2 / udstederen har medsendt. Forudsætningen for at anvende den er, at linjebeløbene er angivet inklusive moms eller at afsenderen har oplyst moms på linjerne. Denne kørsel skal anvendes for IndFak2 dokumenter. Kørslen skal anvendes for dokumenter som vedrører hotel eller repræsentationsmoms, også hvis man ikke anvender IndFak2. Kørslens option Afvis kan ikke benyttes. Brug i stedet den førnævnte massekørsel. Bemærk: For at kørslen må afvikles skal du have givet tilladelse til det i Ebilagsstyringsopsætning tabellen.

54 Hvis der i kørslerne er medtaget dokumenter, som ikke kan behandles af en eller anden årsag, afslutter den med at angive hvor mange dokumenter, der ikke kunne behandles. Side 54 af 104 Hvis du vælger Ja får du en visning af årsagen pr. dokument. Accepter og automatisk bogføring Handlingen bearbejder de dokumenter som er vist i indgående købsdokumentkladden. Du skal derfor filtrere selve vinduet Indgående Købsdokumenter således, at du får vist præcis de dokumenter du ønsker behandlet med kørslen og ikke flere. Du kan ikke sætte yderligere filtre i kørselsanfordringen. Du skal vælge mellem de to optioner som vedrører Accept og samtidig bogføring med hhv. Standard eller Afvigende momsberegning.

55 Side 55 af 104 Bemærk: For at kørslen må afvikles skal du have givet tilladelse til det i Ebilagsstyringsopsætningstabellen. Det sker pr. dokumenttype, som du vil tillade behandlet af denne kørsel. Hvis kørslen medtage dokumenter, som ikke kan behandles af en eller anden årsag, afslutter den med at angive hvor mange dokumenter, der ikke kunne behandles. Du kan få vist rapporten ved at vælge Ja. Visning af mislykkede dokumenter i NSTS udvekslingstabellen Det sker at dokumenter går galt i behandlingen. Årsagen kan være flere. På Indgående købsdokument kladden finder du, feltet Udvekslingstabel: Mislykkede købsdokumenter. Det findes under Filterpanelet. Feltet skal normalt vise nul 0, som indikation af at der ikke er strandet mislykkede dokumenter i NSTS udvekslingstabellen, som hører til i denne indbakke. Du kan lave opslag i feltet og få vist det aktuelle indhold af tabellen uanset status og dokumenttype. Du kan ikke redigere i tabellen fra denne oversigt.

56 Side 56 af 104 Indgående købsdokument Kontroller de forskellige oversigtspaneler, Generelt, Fakturering, Betaling, samt linjerne i Linjer-panelet, og få evt. dokumentet vist i browseren, til støtte for din behandling af dokumentet. Indgående købsdokument paneler og felter Generelt panelet Felt Indgående dokument nr. Beskrivelse Fortløbende nummer i Købsdokumentindbakken, tildelt af Navision Stat.

57 Bogføringsdato Ordredato Bilagsdato Kreditors ordre nr. Kreditors faktura nr. Kreditors kre.nota nr. Leverandørnr Leverandør navn, adresse mv. Nummerserie Ansvarlig status Ansvarlig medarbejder Forslag til bogføringsdato, er udfyldt hvis det er medsendt i det elektroniske dokuments element for DeliveryDate. Kan overføres fra IndFak. For regnskaber som abonnerer på ØDUP datatrømmen SKSperioder, vil denne dato blive benyttet, i en åben periode. Bogføringsdato justeres til arbejdsdato, hvis den medsendte dato ligger i en lukket SKS periode. For regnskaber der ikke benytter SKS perioder justeres den medsendte dato ikke. Datoen for en eventuelt forudgående e-ordre. Dokumentudsteders bilagsdato Indeholder kreditorens ordrenummer eller evt. kreditorens fakturanummer. Indeholder kreditorens fakturanummer når dokumentet er en faktura, ellers tomt. Indeholder kreditorens kreditnotanummer når dokumentet er en kreditnota, ellers tomt. Udfyldes af Navision, med nummeret for det kreditorkort der entydigt kan identificeres på grundlag af det CVR eller CPR-nummer som kreditoren har angivet som juridisk part- ID. Kan der ikke automatisk identificeres et kreditorkort er feltet tomt. Kontrollér da Indbakkeloggen (Handlingsbånd, Fanen Naviger. Udfyldes af Navision, hvis kreditor ikke selv har sendt data til disse felter og når NS kan identificere et kreditorkort. Vælg en nummerserie, hvis du ønsker at dokumentet skal oprettes i en anden nummerserier end standard. Du skal have opsat relationer på den aktuelle nummerserie, for at du kan bruge denne funktion. Standardværdien er Ej behandlet. Du kan angive værdierne Godkendelse, Kontering eller Bemærkning. Bemærkning kan ses, redigeres og tilføjes via Handlingsbåndets fane Naviger, handlingen Bemærkning. Her kan du skrive initialer eller navn for den person/afdeling, som skal håndtere dokumentet. Bruges som hjælp hvis man ikke anvender et fakturahåndterings- og godkendelsessystem. Det kræver særlige rettigheder at slå op i den underliggende tabel. Side 57 af 104

58 Entydig Kreditor Nr. Entydig Betalings Kreditor Nr. Hvis flere kreditorkort matcher, kan Navision ikke selv vælge et. Lav opslag i feltet og vælg det ønskede interne kreditornummer. Finder du ingen kreditorkort, skyldes det at de CVRdata der er medsendt i dokumentet ikke kan genfindes på noget kreditorkort. Du skal færdiggøre eller oprette et kreditorkort, med værdier i CVR nr. og CVR nr attribut felterne, der svarer til data i dokumentet. Hent disse data via OIO Fanens felter Kreditor CVR Nr og Kreditor CVR Nr Attribut. Hvis du fremover ønsker at Navision skal kunne udpege et bestemt kreditorkort skal du søge efter yderligere informationer på det indgående købsdokument via menuknappen Dokument, menupunktet Kreditoridentifikation. Du anvende feltet når betalingskreditor er en anden end sælger, hvilket er tilfældet, når der i fakturaen er angivet en anden betalingsmodtager end sælgeren. Du anvender feltet på samme måde som Entydig Kreditor. Side 58 af 104 Hvis Navision ikke entydigt kan identificere et faktureringskreditorkort, skal du vælge/oprette det ønskede kreditorkort. Lav opslag i feltet og vælg det ønskede interne fakturerings-kreditornummer. Findes der ingen kreditorkort i oversigten skyldes det at de data der er medsendt i dokumentet ikke kan genfindes på noget kreditorkort. Du skal færdiggøre eller oprette et kort m. CVR nr. og CVR Nr Attribut, som svarer til data i dokumentet. Hent disse data ved at lave Zoom (Ctrl+Alt+F1) på dokumentet, find felterne BetLegalFirmaID og BetLegalFirmaID Attribut. Kopier værdierne og sæt dem ind på kreditorkortet for faktureringsleverandøren. Findes der flere kreditorkort med samme CVR-nummer og attribut, skal du vælge det rigtige. Hvis du fremover ønsker at Navision selv skal kunne udpege et kreditorkort, skal du søge efter yderligere informationer på det indgående købsdokument via menuknappen Dokument, menupunktet Kreditoridentifikation. DisponentID Rekvirent ID Hvis opslaget viser en ufiltreret kreditoroversigt, betyder det, at der ikke er medsendt PayeeParty informationer til en Faktureringskreditor. Du må derfor ikke vælge nogen. Feltet udfyldes med data fra IndFak. Feltet udfyldes med data fra IndFak.

59 Indkøber ID Feltet udfyldes med data fra IndFak. Side 59 af 104 Fakturer panelet Oplysninger om faktureringskreditor ses på fanebladet fakturering. Den part der skal modtage betaling. Svare til sælger hvis der i E-bilaget ikke er angivet en særskilt betalingsmodtager. Faktureringsleveran dørnr Forfaldsdato Kontantrabatpct. Kont.rabatdato Hvis der er data til en betalingsmodtagerpart i E-bilaget, udfyldes feltet af Navision Stat, med nummeret for det kreditorkort, der entydigt kan identificeres på grundlag af det CVR eller CPR-nummer m. tilhørende attribut, som fakturaudstederen har angivet for betalingsmodtagerpart. Identifikationen sker på grundlag af værdien i felterne BetLegalFirmaID og BetLegalFirmaID Attribut. Værdi fra E-bilaget, hvis angivet ellers tom. Værdi fra E-Bilag, hvis angivet ellers tom. Værdi fra E-Bilag, hvis angivet ellers tom.

60 E-bilag panelet Side 60 af 104 Felt Bilag modtaget den Modtagelsestidspunkt Kreditortilbudsnr. Referencetilbudsnr. Referenceordrenr. HoveddokumentID Hoveddokument Scheme- AgencyID Hoveddokument Udstedelsesdato Hoveddokument type Hoveddokument typekode Beskrivelse Dato for modtagelsen af E-bilaget Tidspunktet for modtagelsen af E-Bilaget. Tomt, da der ikke opsamles data hertil. Tomt, da der ikke opsamles data hertil Referencen fra E-bilaget til en eventuel købsordre. Udfyldes kun når E-bilaget er en Forsyningsspecifikation. Værdien angiver nummer på den faktura eller kreditnota som forsyningsspecifikationen hører til. Udfyldes kun når E-bilaget er en Forsyningsspecifikation. Værdien angiver navnet på afsenderen af den faktura eller kreditnota som forsyningsspecifikationen hører til. Udfyldes kun når E-bilaget er en Forsyningsspecifikation. Værdien angiver udstedelsesdatoen for den faktura eller kreditnota som forsyningsspecifikationen hører til. Udfyldes kun når E-bilaget er en Forsyningsspecifikation. Kan være tomt. Udfyldes kun når E-bilaget er en Forsyningsspecifikation. Værdien angiver

61 typekoden (faktura eller kreditnota) for det dokument som forsyningsspecifikationen hører til. Side 61 af 104 Betaling panelet Felt Beskrivelse Kort Type Kan antage værdierne NULL, 01, 04, 71, 73, 75 (gyldige kortarter). Værdien indgår i identifikation af betalingsmetode i OIO betalingsmetode tabellen. Betalings ID BetalingsId som angivet af fakturaudsteder. Anvendes typisk for betalinger med indbetalingskort 04 og 71 og v. kontooverførsel. PBS/FIK Kreditor Nr. Feltet indeholder FIK/GIK-nummeret (betalingsstedet) for indbetalingskort. Bank Reg. Nr. Feltet indeholder danske bankers reg. nr., når betalingsmåden er kontooverførsel og kontotypen er Bank. Betalingskonto Nr. Feltet indeholder kreditorens danske bankkontonr., når betalingsmåden er en kontooverførsel og kontotypen er Bank. BIC (SWIFT Address) BIC fra dokumentet Swifts bank identification code. Der skal være data her, hvis feltet Kreditor IBAN er udfyldt. Kreditor IBAN IBAN-nummer fra dokumentet. International bank account number.

62 Kreditorbank Banknummer Kreditorbank Bankregistreringsnummer Konto Type Kode Betalings Måde Kode Udfyldes hvis der i E-bilaget er angivet betaling til en udenlandsk bank som ikke er en Iban/Swift betaling OG der er tale om en bank i USA, Canada, Australien eller New Zealand. Udfyldes hvis der i E-bilaget er angivet betaling til en udenlandsk bank som ikke er en Iban/Swift betaling OG der er tale om en bank i USA, Canada, Australien eller New Zealand. Feltet indeholder en kontotype eksempelvis FIK, GIRO, BANK, IBAN, ZZZ, 97, mfl. Værdien indgår i identifikation betalingsmetode i OIO betalingsmetode tabellen. Feltet indeholder en betalingsmåde eksempelvis: FÆLLES INDBETALINGSKORT (93), INDENLANDSK KONTOOVERFØRSEL (42), INTERNATIONAL KONTOTVERFØRSEL(31), DK:NEMKONTO m.fl. Værdien indgår i identifikation i OIO betalingsmetode tabellen. Side 62 af 104

63 OIO panelet Side 63 af 104 Felt Trunkeret Ændret af bruger Annulleret XML- Valideringsfejl Profil fejl Beskrivelse Er markeret, hvis transportlaget har afkortet data ved indsættelse i et eller flere felter. Markeres automatisk, hvis der foretages ændringer i det indkomne dokument i indbakken. Anvendelse udgået. Markeres automatisk, hvis den indadgående XML-valideringen finder en fejl i forhold Skema eller Skematron. Når feltet er markeret er der kun mappet et begrænsede data, som viser at dokumenet er forsøgt sendt til dig. Der er IKKE tilstrækkelige data til bogføring. Hvis du vil bogføre dokumentet skal du håndtere det manuelt. Markeres automatisk, hvis der i dokumentet står en profil der ikke understøttes af Navision Stat. Der forsøges afsendt en applikationsmeddelse til afsenderen hvis profilen understøtter det.

64 Importstatus Applikationsmeddelelse Sendt Sporings ID E-Bilag-dokument OIO Dokument Type Feltet kan antage tre værdier. Indlæst : Dokumentet er ankommet og valideret; renset for evt. personfølsomme data. Behandlet : Adresser, Betalingsoplysninger, Gebyrer og Forudbetalt beløb er behandlet, men er ikke klar til accept. Noget mangler eller er gået galt. Se Handlingen IndbakkeLog via Handlingsbåndets fane Naviger. Klar til Accept : Dokumentet er færdigbehandlet, ingen fejl er fundet. Ja eller Nej. Du kan se mere om applikationsmeddelelsen ved at slå op via punktets statusværdi, eller via handlingen Applikationsmeddelelse på fanebladet Naviger. Det interne sporings-id som er referencen mellem det originale XML-dokument i LoggingDB og Navision Stat. Nøglen er tildelt af transportlaget. Den bruges til at hente det originale XML-dokument til Vis original bilag. Dette felt angiver dokumentets type. De relevante typer er: Faktura Kreditnota Forsyningsspecifikation Udgåede typer er Ordrebekræftelse (købsordre) eller Ordreændring Forsyningsspecifikation Feltet udfyldes automatisk, svarende til den dokumenttype som er angivet i den originale OIOfil. Feltet kan antage flg. værdier, 2.0 angiver at dokumentet er et OIOUBL2.0x dokument For faktura indgår værdien i Navision Stats identifikation af betalingsmetode, jvf. opsætningen i OIO betalingsmetodetabellen. Udgåede typer: PIE, PCM, PIP og PCP. Side 64 af 104

65 ProfileID Sælger ID Sælger ID Attribut Kreditor CVR Nr. Kreditor CVR Nr. Attribut Angiver den OIOUBL profil som afsender har angivet i dokumentet. Afsender skal angive en profil som Navision Stat understøtter jf. jeres NemHandelsRegistering. I NSTS profiler og NSTS DokumenttypeProfiler tabellerne findes opsætning, der svarer til Nemhandelsregistreringen. Hvis udstederen angiver en anden værdi i dokumentet, returnerer Navision automatisk en applikationsmeddelses med typen TechnicalReject og Profil fejl til afsenderen og dokumentet får status Afvist. Dokumenter fra IndFak har angivet de specielle NSprofiler. For dokumenter afsendt direkte fra kreditor til Navision, skal afsenderen anvende de almindelige profiler. NS-profilerne understøttes ikke i ITSTs skematronvalidering. Derfor skal brugere af IndFak slå skematronvalideringerne fra i NSTS dokumenttype tabellen for de dokumenter der modtages fra indfak. Identifikation af Sælger. Typisk sælgers CVR nummer Feltet indeholder attributten til værdien i SælgerID. Typisk DK:CVR. Feltet indeholder værdien for den identifikator der hører til leverandørens juridiske enhed, som angivet i E-bilaget. For danske virksomheder er det CVR nummeret. For udenlandske virksomheder forventes der tilsvarende en værdi der udpeger virksomhedens juridiske enhed i et officielt register. I Danmark kan der også være tale om personnummer, hvis regningen er fra en person. Værdien benyttes sammen med værdien i attributfeltet til at identificere de kreditorkort der kan være relevante. Hvis der i Navision Stat findes flere ens kreditorkort får du en meddelelse v. accept og du må foretage et valg i feltet Entydig kreditor nr.. Værdien benyttes også hvis der skal oprettes en Nemkonto kompletterings betaling på grundlag af kreditorkortets opsætning. Der kan i så fald oprettes en Nemkonto betaling, hvis værdien i Kreditor CVR Nr. og den tilhørende værdi i feltet Kreditor CVR-Nr.Attribut kan genfindes på kreditorkortet. Feltet kan for danske fakturaer indeholde attributværdien DK:CVR eller DK:CPR og angiver typen for identifikato værdien ovenover. For fakturaer fra udenlandske kreditorer, kan attributten være ZZZ, som ikke angiver noget register. Værdien kan også indeholde attributten for et af de udenlandske registre der er anerkendt i OIOUBL2. Side 65 af 104

66 AfsenderID AfsenderID Type ModtagerID ModtagerID Type Valideringsdato/tid Signatur ID ValideringsID Ekstern FakturaTotal Forudbetalt beløb Følsomme persondata Sikkerhedsniveau Følsomme persondata Dokument Type Momsgrundlag Sum Momsbeløb Sum Momstotalbeløb Identifikation af dokumentafsender typisk et EAN/GLN nummer. Nummeret peger på den part som har forestået afsendelsen og som skal modtage eventuelle applicationresponses. For institutioner der benytter IndFak vil dette nummer repræsenterer IndFaks afsenderenhed. Kun hvor du modtager dokumenter direkte fra kreditor kan nummeret være det samme som kreditors identifikation. Attributten (typen) for Afsender ID, Ofte er værdien EAN eller GLN, men også CVR, P, DUNS og andre. Identifikation af dokumentmodtager typisk et EAN nummer for Navision Stat institutioner Attributten (Typen) for den ID som kreditoren har brugt da den sendte dokumentet til dit regnskab. Det vil være EAN eller GLN for Navision Stat institutioner. Udgået af anvendelse. Udfyldt hvis der i dokumentet er angivet værdier for digital signatur. Udgået af anvendelse. Udfyldt hvis der i dokumentet er angivet værdier for digital signatur. Udfyldt hvis dokumentet er angivet med værdier for digital signatur. Feltet indeholder fakturatotalen inkl. moms, som den er angivet af fakturaudstederen. Er udfyldt når fakturaudsteder i en OIOUBL-2 faktura har angivet et forudbetalt beløb. Ved accept overføres beløbet til en købsfakturalinje. Inden bogføring skal du slette eller kontere den oprettede linje på det oprettede købsdokument, afhængig af din egen registrering af om der er sket en forudbetaling. Udfyldt hvis dokumentet indeholder følsomme personoplysninger. Værdien er 1, 2 eller 3. Andre værdier kan optræde, men det indikerer IKKE noget om følsomhed. Udfyldt med værdien Personal Secure, hvis dokumentet indeholder følsomme personoplysninger. Andre værdier kan optræde, men det indikerer ikke noget om følsomhed. Anvendelse udgået. Indeholder summen af grundlagsbeløbene for OIOXML07 dokumenter. Anvendelse udgået: OIOXML07 momsoplysninger. Her ser du sum af moms og afgifter og kan lave opslag til OIOUBL2 moms og afgiftsoplysningerne. Side 66 af 104

67 Afvis Årsagsbeskrivelse Original bilag inkl. følsomme persondata Her angiver du en sigende afvisningsbesked til dokumentafsenderen, når du afviser et dokument i indbakken. Teksten sendes med applikationsmeddelelse. Feltet er ikke i standardvisningen. Markeret, hvis det i det originale dokument er angivet, at dokumentet indeholder følsomme persondata. Når feltet er markeret, er der begrænsning i adgangen til at se originaldokumentet og der sker logning ved forsøg på at se originalbilaget. Samtidig er følsomme personoplysninger slettet i Navision og erstattet med forklarende tekst om sletningen. Side 67 af 104 Indgående købsdokument handlinger Her gennemgås kun de handlinger som er specielle for elektronisk faktura og som ikke har været gennemgået tidligere i manualen. Standard-handlinger er forklaret i vejledningen til brugergrænsefladen. Handlingsbåndet, Fanebladet Start Handlingsgruppen Handlinger Accepter m. afvigende moms. Handlingen igangsætter den acceptrutine som fordeler linjens totalbeløb inklusive det medsendte beløb, på den andel der må afløftes til moms 1, ½, ¼ moms og resten fordeles til forbrugskontoen. Accepter. Handlingen igangsætter den almindelige acceptrutine, hvor momsberegningen sker fremadskridende hvor momsbeløbet beregnes af linjens grundlag. Afvis. Handlingen igangsætter afvisning af dokumentet. Du blvier promptet for en afvisningsårsag, hvis du ikke allerede har angivet den i det tilsvarende felt. Opdel Konteringsoplysninger. Anvendes, hvis dokumentet af en eller anden grund ikke har fået afløftet dimensionskontostrenge. Hvis det skyldes en manglende opsætning, kan denne funktion efterfølgende vise resultatet, når opsætningen er bragt på plads. Handlingsgruppen Naviger Dimensioner. Åbner vinduet Indgående Dokument Dimension. Her ser du de opdelte konteringsoplysninger fra dokumenthovedets dimensionskontostreng. Se mere herom senere. Dimensionskontstreng. Åbner vinduet Indgående Dokument Dimensionskonteringsstreng. Her ser du den dimensionskontostrengen mappet ind fra xml-dokumentet. OIO Betalingsmetode Åbner tabellen Indgående Betalingsmetoder tabellen.

68 Vis Original bilag. Åbner en browservisning af dokumentet Side 68 af 104 Vis original bilag + UTS. Åbner browservisning af dokumentet ig tilhørende forsyningsspecifikationer. Indgående betalingsmetoder. Åbner listen med de betalingsmetoder som fakturaudsteder har angivet. Hvis der er mere end én SKAL du vælge. Handlingsbåndet, Fanebladet Handlinger Indeholder ingen nye handlinger, se ovenfor. Handlingsbåndet, Fanebladet Naviger Handlingsgruppen Information Bemærkning Åbner tabellen Ekstern bemærkningslinie tabellen. Her ser du hvis der er en note på dokumenthovedet.. Teksten er mappet til denne tabel. Handlingsgruppen Dokument Søg supplerende dokumenter Handlingen åbner en filtreret listevisning af Indgående købsdokumenter tabellen, der viser de Forsyningsspecifikationsdokumenter, som hører til dokumentet. Handlingsgruppen Specifikation Momsspecifikation. Opslag i momsspecifikationen for OIOXML07 faktura. Udgået af anvendelse. Gebyr Opslag til Inbound Document Charges tabellen som indeholder de RabatGebyrlinjer (AllowanceCharge) der er på XML-dokumenthovedet. Felt Dokument Nr. Rekord type Beskrivelse Feltet indeholder nummeret på det indgående dokument. Feltet kan antage værdierne Header eller Line. (Der angives her om gebyret er tilknyttet dokument-hovedet eller den enkelte dokumentlinie.)

69 Line Nr. Gebyr Kode Gebyr moms type Gebyr Årsagskode Gebyr Antal Gebyr Beløb Købers Finans Konto Nr. Feltet indeholder linjenummeret på den købslinje, som gebyret er tilknyttet. Er værdien 0, refereres der til indbakkehovedet. For OIOUBL2 Identifikator eller løbenummer uden anden betydning. For OIOXML07. Anvendelse udgår. For OIOXML07. Anvendelse udgår. Feltet indeholder en opgørelse af gebyret i den enhed kreditor har valgt. Det kan f.eks. være x-antal af beregningsgrundlaget. Feltet indeholder det totale beløb, der opkræves for den anvendte gebyrkategori. Feltet kan være udfyldt. Side 69 af 104 OIO Betalingsmetode Åbner tabellen Indgående Betalingsmetoder tabellen. Handlingsgruppen Kreditor Her finder du oplysninger kreditoren har angivet om sig i dokumentet. Adresse Adresseinformationer for leverandøren i OIOXML-0.7 (Udgået) Køberkontakt Viser den information som kreditoren har angivet om hvem der er kontaktpersonen hos køberen (din institution). Kreditoridentifikation Opslag i Inbound Party Identifikation tabellen. Her ser du de sekundære informationer som du kan bruge for udspecificering på flere kreditorkort under samme kreditor CVR nummer. Tabellen indeholder værdier for Accounting supplierparty og for faktureringsleverandør PayeeParty, hvis de er med i OIOUBL dokumentet. Hvis du opsætter værdier fra tabellen Indgående Part Identifikation på de respektive kreditorkorts felter Anden ID og AndenID attribut, benytter programmet dem til at foretage entydig identifikation af et kreditorkort, hvis der findes flere med samme sæt af CVR nummer og CVR nummer attribut.

70 Side 70 af 104 På Leverandør-kreditorkortet skal du i givet fald bruge værdierne fra felterne SælgerID og SælgerID attribut fra rækken hvor Sælgertype er AccountingSupplier. På Fakturerings-kreditorkortet(Betalingsmodtager) skal du i givet fald bruge værdierne fra felterne SælgerID og SælgerID attribut fra rækken hvor Sælgertype er PayeeParty. Betalingsmåder Opslag til Indgående Betalingsmetode tabellen. Tabellen viser den/de betalingsmåder der findes på dokumentet. Normalt er der én betalingsmåde, men der kan være flere. Hvis der er flere betalingsmåder SKAL du vælge én før Navision kan gøre dokumentet klar til accept. Marker feltet Brug for den linje du vil anvende For den valgte betalingsmåde søges dens kombination af Betalingsmåde, Kontotype, OIO dokumenttype og Kortart i OIO-betalingsmetode tabellen, hvorved den oversættes til den opsatte PaymentManagement Betalingsform i Navision Stat. Dokumentets behandles herefter i henhold til den angivne opsætning, se Ebilagsstyringsopsætning og OIO Betalingsmetodeopsætning. Handlingsgruppen OIO Applikationsmeddelelse Opslag til listen af applikationsmeddelelser der er dannet for dokumentet. Applikationsmeddelelse sendes mellem forretningssystemerne for at angive status. En teknisk applikationsmeddelelse sendes i forbindelse med dokumenttransport når det gik galt (TechncalReject). Forretningsmæssig meddelelse (BusinessAccept eller BusinessReject) sendes i forbindelse med din forretningsmæssige accept eller afvisning. Handlingsgruppen Proces Indbakkelog Viser eventuelle problemer, som har forhindret Navision Stats kode i at gøre dokumentet klar. Derfor har Importstatus IKKE opnået Klar til accept. Hvis

71 dokumentet har været behandlet med kørslen Accept og automatisk bogføring vises endvidere, hvis en fejl har forhindret accept eller bogføring. I kolonnen CODE vises hvilken behandlingsproces der har rapporteret problemet. Så længe problemet består dannes en linje i loggen, hver gang dokumentet forsøges behandlet. Derfor kan den samme fejl stå flere gange. Benyt loggen til at spore eventuelle fejl i dokument eller opsætning. Side 71 af 104 Indgående købsdokument linjepanelet Giver adgang til de sædvanlige oplysninger om den linje du står på. Indgående købsdokumentlinje panelets felter Her beskrives de felter, som har funktion, som afviger fra almindelige felter på et købsdokument linjepanel Felt Manuel Kontering Type Manuel Kontering Nr. Afgift totalbeløb RejsUdID Beskrivelse Til brug for artskonteringen findes to felter som du skal bruge til at angive kontotype og kontonummer, hvis dokumentet ikke er modtaget og konteret fra IndFak. Hvis du ikke anvender Indfak, skal du angive en kontotype for linjer der skal konteres (Finans, Vare, Anlæg). Udfyld med Finanskonto, Varenummer, Anlægsnummer hvis du angiver Manuel kontering Type. Feltet viser summen af moms og afgifter for linjen. I de fleste tilfælde er der kun moms på linjen. I nogle tilfælde er der også specificeret andre afgifter for linjen. Du kan lave opslag i feltet og se hvilke afgifter der indgår i beløbet. Totalen indgår i linjetotalen når du bruger kørslen til Accept m afvigende moms. Hvis der er linjer med andre afgifter end moms, så vil denne kørsel ikke køre, men giver en meddelelse. Feltet indeholder en specifik værdi for de kreditkorttransaktioner i fakturaerne fra den bank, som har Statens aftale for kreditkort. Værdien skal benyttes til at matche den enkelte fakturalinje post med den post som kreditkortet har dannet via RejsUd. Indgående købsdokumentlinje panelets handlinger Her beskrives de handlinger som er specielle for Navision Stat. På linjen kan du lave opslag til forskellige undertabeller med data af relevans for den oprettede linje. Linjemenuen Linje, handlingen Dimensioner Opslag til Linjens konteringselementer afledt fra en eventuel dimensionskontostreng. Linjemenuen Linje, handlingen Dimensionskontostreng

72 Opslag til Indgående dokument dimensionstreng tabellen, viser en eventuel dimensionskontostrengen for linjen Side 72 af 104 Linjemenuen Linje, handlingen Bemærkning. Opslag til External Comment Line tabellen. Viser en eventuel bemærkning til linjen. Indgående købsdokumentlinjer Hvis du modtager dokumenter via Indfak, skal fakturaens hoved og linjer være fuldt konterede med beløb, artskontering og dimensioner, samt evt. med sag, sagsopgave og momsproduktbogføringsgruppe. Hvis du modtager dokumenter direkte fra leverandøren, skal du selv kontere dokumentet. Linjerne skal konteres i Indgående købsdokumentlinjerne. Dimensionerne skal konteres på det oprettede dokument efter accept både på hoved og linjer. Mange linjer Hvis fakturaen har mange linjer, og du kun ønsker at overføre nogle af dem, eller ingen og ønsker selv at oprette de nødvendige linjer, kan du eksempelvis vælge at angive artskonto for nogle linjer og efterfølgende justere beløbene på det accepterede dokument, så det passer med totalbeløbet og moms. Se mere under beskrivelsen af Kreditorkortets Ebilagspartner opsætning. IndFak2 dimensionskontostreng I integrationsløsningen med Indfak2 gælder, at dimensionskontostrenge skal være til stede alle steder i konteringsdokumentet, hvor der findes beløb, som skal konteres. Dvs. på hoved, alle linjer og gebyrer på hovedet. Dokumentet der modtages fra IndFak2 skal betragtes som et konteringsdokument som blot har form som en OIOUBL2 Faktura eller Kreditnota. Det betyder, at man i snitfladen fra Indfak2 til Navision har taget sig et par friheder i forhold til hvorledes et normalt OIOUBL handelsdokument ser ud. Forskellen på et IndFak2 konteringsdokumentet og et OIOUBL handelsdokument er, at på konteringsdokumentet er alle linjebeløb angivet inklusive moms. Det betyder at man skal få vist det underliggende originaldokument i browservisningen, hvis man har behov for at vide noget om det til grund liggende dokuments momsforhold. Det betyder også at dokumenter fra Indfak2 altid skal accepteres med en af de dokumenthandlinger, som håndterer den Afvigende momsberegning, idet de tager udgangspunkt i linjetotalerne inklusive moms.

73 Med dokumentets Handling Dimensioner, eller linjehandlingen Dimensioner, får du opslag til tabellen Indgående Dokument Dimension, for hhv. hovedet eller linjen. Side 73 af 104 Dimensionskontostrengen er opbygget af sektioner, der hver består af tre dele. Hver del er adskilt med et komma. Ved behandling af dimensionskontostrengen sættes de ind i tabellen Inbound Document Dimension. Felt Beskrivelse TabelID Feltet angiver nummeret på den tabel som den indlæste dimensionskontstreng tilhører. Dvs. om der er tale om Indgående købsdokumenthoved eller linje, Indgående Rykker eller linje. Du skal normalt ikke benytte det til noget. Men NavisionStat benytter det til at filtrere din visning, så den passer til det dokument hoved/linje du laver opslaget fra. Indgående Dokumentets løbenummer i den pågældende indbakke. dokumentnummer (Benyttes som filter) Linjenummer Linjens nummer. For dokumenthoved er linjenummeret = 0 Type Typekoden fra første del i et konteringselement. Værdierne kan antage: 02, 03, 15, 06, 07, 08, 90 Kode Budget, Dimensionsnavne, Finans, Vare, Anlæg, Sag, Sagsopgave, Momsproduktbogfg, Indfak2ID Værdikode Budgetnavn, Finanskontonr, Varenr, Anlægsnr, Sagsnummer, Sagsopgavenummer, Momsproduktbogføringsgruppe kode., Dokumentnumre til udligning Værditekst Indeholder værdien for IndFak2ID fra dokumentets hoved.

74 Alias Udgået for IndFak2 Side 74 af 104 For konteringsdokumentets hoved er kun angivelse af dimensionen Delregnskab og IndFak2ID fra Indfak2, relevant. Al kontering skal være i dimensionskontostrengene fra IndFak. Der afledes ikke noget fra Navision Stats opsætninger. Mangler der en værdi, konto eller en dimension, i det indgående dokuments kontering vil den ej heller være på det dokument der oprettes ved accept, og heller ikke optræde på det bogførte dokument. Her forklares dimensionskontstrengens elementer. 02, BUDGET, Budgetnavn betyder type budget med det valgte budgetnavn 03,Formål, 5, betyder type Dimension, dimensionen Formål, Formålsdimension 5. 15, Finans, , betyder finanskonto , Anlæg, 100, betyder anlæg nr , Vare, 1001 betyder internt varenummer , SAG, Udv1 betyder sagsnummer = UDV1 SAGSOPGAVE, Primærenhed betyder sagsopgavenummer =Primærenhed 90, IndFak2ID, lang unik nøgle, som IndFak2 danner Hvor type værdien 15 er fælles for artskonteringerne: Finans, vare og anlæg. Typen 15 må kun optræde én gang i en streng, med enten Finans, Anlæg eller Vare. Typeværdierne 02, 03, 15, 06, 07, 08 og 90 skal du opsætte i E-Bilag Styringsopsætnings tabellen. Hvis opsætningerne ikke er på plads, afkodes dimensionskontostrengen ikke. I Ebilagsstyringsopsætning for IndFak2 kan sameksistere med opsætningen for IndFak1. Alle typekoder kan med fordel være opsat. Navision Stat kan selv håndterer forskel i dimensionskonteringen mellem IndFak1 hhv. IndFak2. Værdibogføring Er der opsat værdibogføring på en konto, som gennemtvinger særlig dimensionskontering forventes det at IndFak2 tage højde herfor. Du vil få en fejl ved bogføringen hvis der alligevel er konflikt mellem konterings strengen og værdibogføringen i Navision Stat. Anlæg For kontering på Anlæg, skal du være opmærksom på, at dimensioner i konteringsstrengen, kan afvige fra Anlæggets forslagsdimensioner. Det er dimensionskontostrengens værdier der benyttes når købsdokumentet oprettes bogføres. Du får fejlmeddelelse, hvis der er værdibogføring som forhindrer den aktuelle konteringskombination. På denne måde kan du få bogført indkøbet på ét sæt

75 dimensioner styret af IndFak og afskrivningerne bogført på et andet sæt dimensioner styret af anlægskortet. Side 75 af 104 Gebyr Dokumenter fra IndFak skal have en dimensionskontostreng for hvert gebyr. Når du åbner dokumentet ser du hovedets gebyrer og rabatter som konterede købslinjer i det oprettede indbakkedokument. Håndtering af indgående købsdokumenter Dokumenter Købsfaktura Når du accepterer dokumenter enketvist mødes du med beskeden om at fakturaen ikke referer til en eksisterende ordre. Du skal svare Ja, Herefter oprettes et købsdokument på grundlag af de indgående købsdokument forudsat at de nødvendige oplysninger, kreditor, konteringer mv. kan valideres. Købskreditnota For kreditnotaer opretter accepthandlingen, umiddelbart en kreditnota, forudsat at de nødvendige oplysninger, Kreditor, konteringer mv. kan valideres. UTS forsyningsspecifikation Forsyningsspecifikationer skal normalt ikke accepteres selvstændigt. Forsyningsspecifikationers status skifter sammen med hoveddokumentet. Hvis en Forsyningsspecifikation forbliver Ventende skyldes det, at der ikke findes en fungerende reference mellem forsyningsspecifikationen og hoveddokumentet. De skal senere efterbehandles med den periodiske aktivitet Accepter/Afvis UTS som du finde på stien: /Afdelinger/Køb/Ordrebehandling Opgaver, E-Bilag Accept De grundlæggende funktioner for identificering af kreditorer, anvendelse af dimensionkontostreng, betalingsoplysninger osv. er de samme som for de to acceptrutiner.

76 Accept (ordinær) Du anvender typisk denne metode, når dit regnskab modtager dokumenter direkte fra Leverandøren. Her er linjebeløbene angivet uden moms. Navision Stats traditionelle momsberegning tillægger momsbeløb (0 eller 25%). Det vil virke korrekt når leverandørens tillæg af moms, modsvares præcist af din institutions regler for afløftning af moms (0 eller 25%). Derfor går denne metode galt når der er tale om repræsentations og hotelmoms. Side 76 af 104 Accept m afvigende moms Skal altid anvendes for IndFak2 dokumenter, og for dokumenter, hvor der skal foretages afvigende momsberegning, på grund af hotel- eller repræsentationsmoms (½ og ¼ moms, dvs. afvigende moms ). Kørslen Accepter m. afvigende moms, udnytter Navisions standardfunktionalitet til at oprette købsfakturaer/kreditnotaer med Priser inkl. moms = JA. Løsningen forudsætter, at afsenderen har angivet momsbeløbet på de enkelte linjer i xmldokumentet. For IndFak2 konteringsdokumenter er linjebeløbet angivet inkl. moms. Ved accept fordeler Navisions kode linjens totale beløb i en andel der afløftes til momskontoen, og en andel til forbrugskontoen. Kørslen har ekstra tjek for om der mangler momsbogføringsgrupper på den oprettede linje, samt tjek for om der er specificeret andre afgifter end moms. Du skal afslutningsvist, inden bogføring kontrollere det oprettede og justerede dokument vhja. Handlingen Statistik, for at sikre at der bogføres de rigtige beløb. Bemærk: Hvis den aktuelle momsbogføringsopsætning er forkert for en linje, bliver beregningen af moms og fordelingen mellem moms og forbrug også forkert, selv om totalen er rigtig. Tjek af Dokumenttotal Navision kan kontrollere dokumenttotalen for det oprettede købsdokument, i forhold til den medsendte total. Det forudsætter at opsætningen på Ebilagsstyringsopsætningens feltet Afstem Beløb er sat til Ja og feltet Afstem præcision er opsat med et beløb. Det tilrådes at du har en opsætning der giver meddelelse ved en forholdsvis lille afvigelse, eksempelvis 1 til 25 øres tolerance. Funktionen virker for begge typer af Acceptrutine. Hvis du får besked om beløbsafvigelse skal du undersøge årsagen. Mangler der at blive overført fakturalinjer, er der forskel i momsberegninger, eller mangler der at blive overført data fra eksempelvis en energiafgift? Du får en advarsel i stil med denne, hvis du har opsat afstemning

77 Side 77 af 104 Du vælger selv om du vil fortsætte med Ja og undersøge senere, eller Nej og undersøge nu, inden du accepterer. Forhold omkring moms kan være drilske, specielt ved kvart og halv moms. For dokumenter, hvor du ved at der indgår linjer, hvor der kun må afløftes den halve eller kvarte moms, skal du benytte kørslen Accepter m afvigende moms, hvorved du undgår at korrigere de pågældende linjer i den oprettede faktura. Beregningen kan også være nået til et forkert resultat, hvis du har valgt ordinær accept for dokumenter fra IndFak2, idet der så er beregnet og tillagt moms en ekstra gang. Identifikation af entydig kreditor For at Navision kan finde et kreditorkort skal der findes et, der som minimum har samme CVR nummer og attribut, som i fakturaen. Eller får du en besked i stil med denne: Navision kan identificere det rigtige kreditorkort, hvis der kun findes ét som har det samme kombination i felterne CVR nummer og CVR Nummer Attribut som angivet i fakturaen. Hvis der findes flere kreditorkort med samme kombination, skal du selv vælge den rigtige. Hvis du ønsker at Navision selv skal kunne identificere ét specifikt, blandt flere kreditorkort med samme kombination i felterne CVR nummer og CVR Nummer Attribut skal du opsætte yderligere informationer på kreditorkortet, svarende til de data som de forskellige underkreditorer angiver i deres fakturaer. Se tidligere i manualen. Identifikation af entydig Faktureringsleverandør I OIOUBL2 fakturaer og IndFak2 konteringsdokumenter kan der udover kreditor (leverandøren) være angivet yderligere en betalingskreditor (faktureringsparten). Dvs. du køber hos én part og modtager vareleverancerne fra leverandøren. Men en anden part (faktureringsparten) skal have betalingen.

78 Side 78 af 104 I det tilfælde er der i fakturaen angivet både sælger/leverandørpart (SupplierParty) og en betalingsmodtagerpart (PayeeParty). Navision Stat benytter i det tilfælde PayeeParty i fakturaen, til at identificere et kreditorkort for faktureringsleverandøren/parten. Hvis der kun er angivet en sælger/leverandørpart benyttes denne også som betalingsmodtagerpart, på samme måde som ved almindelig manuel oprettelse af en faktura. Entydig identifikation sker på samme måde for leverandør og Faktureringsleverandør. Accept og automatisk bogføring Kørslen må kun anvendes af institutioner, som benytter IndFak, idet det er en forudsætning for at kunne bogføre dokumenterne ubeset, at de er modtaget fra IndFak og er fuldt konteret, momskonteret og godkendt ved modtagelse i NS Indgående købsdokumentkladden. Funktionen kan kun anvendes som massekørsel. For at kørslen kan anvendes skal der i E-bilag styringsopsætningen været markeret JA i mindst et af felterne for Samtidig accept og bogføring af (faktura eller kreditnota) felterne. Hvis kørslen støder på et dokument, som ikke kan accepteres eller bogføres vil den skippe til næste og afslutte med en besked, som beskrevet tidligere. Du kan få udskrevet rapporten, vælg Ja. Afvisning Får du behov for at afvise dokumentet, kan du gøre det enten enkeltvist fra dokumentet, eller vhja. Handlingen Masse Accept/afvis Ordinær på Vinduet Indgående købsdokument kladde. Uanset om du afviser med massekørsel eller via det enkelte dokument skal du altid angive en forklaring i feltet Afvisningsårsag. Efter Accept Når dokumentet er accepteret overføres data til købsmodulet, hvor der oprettes en købsfaktura eller en købskreditnota. Du skal gå til det oprettede købsdokument (Faktura, Kreditnota), kontrollere det og evt. færdiggøre kontering i overensstemmelse med din instruks, hvorefter det skal bogføres. Når du har benyttet kørslen Accept og automatisk bogføring kan du kontrollere bogføringen på de bogførte dokumenter.

79 Periodiske aktiviteter Under køb elektroniske dokumenter, findes en enkelt periodisk aktivitet. Side 79 af 104 Oprydning i Forsyningsspecifikationer (UTS dokumenter) Sti: Afdelinger/Køb/Ordrebehandling E-bilag/Periodiske aktiviteter/ AccepterAfvis UTS. Kørslen kan du bruge til skifte status på de ventende forsyningsspecifikationer som ikke har tilknytning til en faktura/kreditnota. En forsyningsspecifikation hører altid til en OIOUBL2 faktura eller kreditnota. Når du accepterer eller afviser en faktura/kreditnota, sætter Navision automatisk samme status på tilhørende forsyningsspecifikation. Det sker at leverandørerne ikke kan finde ud af at angive korrekte referenceinformationer. I de tilfælde kan Navision Stat ikke koble Forsyningsspecifikation og faktura/kreditnota sammen. Derfor vil de vedblive at stå som Ventende. Du skal vælge hvilken handling kørslen skal udføre, og du kan derudover filtrere for at afgrænse de dokumenter kørslen skal virke på. Vi foreslår at du sætter datofiltret Bilag modtaget den til de åbne interval frem til :.. Datoen for en uge siden. Med denne opsætning behandler du ikke de allernyeste forsyningsspecifikationer. Det er hensigtsmæssigt fordi faktura/kreditnota og forsyningsspecifikationsdokumenter ikke nødvendigvis kommer samtidig. Hvis forsyningsspecifikationen kommer først, betyder det, at den kan ligge en uge før det medtages. Du kører kørslen efter behov.

80 Indgående elektroniske rykkere Sti: /Afdelinger/Køb/Ordrebehandling/E-Bilag/Indgående Rykkere Side 80 af 104 Rykkere kan have økonomisk betydning i regnskabet i form af påløbne renter eller gebyrer. Derfor skal du forholde dig til dem på samme måde som til fakturaer. Du kan enten afvise, modtage eller acceptere en rykker. Du skal vælge den behandling dokumenterne skal have, iht. din institutions instruks. I alle tilfælde sender Navision Stat en forretnings (applikationsmeddelelse) til IndFak2 hhv. afsenderens system, der på den måde kan opdateres til samme status som dokumentet har i dit regnskab. Hvis du får dokumenterne fra IndFak2 er det IndFak2 der opdateres. Indgående Rykkere oversigt Her ser du de modtagne dokumenter. Dokumenter med Status = Ventende afventer din håndtering. Som standard vises dokumentoversigten uden filtre. I feltet Udvekslingstabel: Mislykkede rykkere, over selve listevinduet, kan du se om der ligger mislykkede rykkerdokumenter i NSTS udvekslingstabellen. Fra feltet kan du lave opslag til udvekslingstabellen, hvor du ser dens aktuelle indhold uanset dokumenttype. Indgående Rykkere oversigt Felter Felterne har grundlæggende samme betydning, som felterne i Indgående Købsdokumenter oversigten. Se dette punkt. Nedenfor forklares de væsentligste felter. Felt Beskrivelse Status Viser status for linjens dokument. Feltet har fem statusværdier:

81 Ventende Nye dokumenter har status. Side 81 af 104 Modtaget Dokumentet er modtaget, men et eventuelt gebyr eller rentepåkrav på rykkeren, er ikke accepteret. Der er sendt en forretningsmeddelelse (applikationsmeddelelse til afsenderen) Accepteret Dokumentet er modtaget og accepteret. Et eventuelt gebyr eller rentepåkrav på rykkeren, er overført til den kladde som er angivet i E-Bilag styringsopsætning tabellen. Afvist Dokumentet er afvist, ligeså eventuelle gebyr eller rentepåkrav. Behandler En midlertidig status som du ikke bør observere, evt. kun midlertidigt. Du ændrer status for dokumentet med en af handlingerne på det enkelte dokument eller med massehandlingen Dokumenthandlinger. Indgående Rykkere oversigt Handlinger De mulige handlinger i Indgående Rykkere oversigten er grundlæggende de samme som i Indgående købsdokumenter oversigten. Her forklares kun de væsentligste. Handlingsfanen Start Dokumenthandlinger Kørslen giver mulighed for at massebehandle flere dokumenter, som skal have samme behandling. Du skal vælge hvilken handling der skal gennemføres Modtag, Accepter eller Afvis. Hvis du vælger Afvis skal du udfylde feltet Angiv afvisningsårsagsbeskrivelse for alle bilag der behandles i denne kørsel. Indgående Rykker dokument Felter og Paneler Felter og handlinger har umiddelbart samme betydning, som for Indgående købsdokument (faktura/kreditnota). Rykkerdokumentet har oversigtspanelerne Generelt, Betaling og OIO. Her gennemgås de felter og handlinger som er mest relevante for Rykkere.

82 Indgående Rykker dokument OIO panelet Side 82 af 104 Felt Kreditor CVR nr Kreditor CVR Nr Attribut Betalingskreditor ID Betalingskreditor ID Attribut Beskrivelse Viser data fra dokumentet vedrørende leverandør. Viser data fra dokumentet vedrørende leverandør. Viser data fra dokumentet vedrørende faktureringsleverandør. Viser data fra dokumentet vedrørende faktureringsleverandør. Navision Stat kan for købsrykker kun operere med betalingskreditor. Hvis der kun er angivet informationer om Kreditor, benyttes denne som betalingskreditor. Hvis der både er informationer om leverandør og betalingskreditor så anvendes oplysningerne om betalingskreditor. Begge sæt anvendes altså ikke ved bogføringen. Indgående Rykker dokument Handlingsbånd Handlingsfanen Start

83 Modtag Handlingen sætter status for det ventende Rykkerdokument til Modtaget. Side 83 af 104 Modtag og Accepter Handlingen overfører data fra eventuelle linjer med typen Finanskonto i Panelet Linjer, til den kladde/kladdenavn der er opsat i E-Bilag styringsopsætning og sætter status til Accepteret, hvis der var data at overføre, ellers sættes status blot til Modtaget. Afvis Handlingen afviser dokumentet. Når du vælger Afvis, skal du udfylde feltet Angiv afvisningsårsagsbeskrivelse. For alle handlinger dannes og sendes der Applikationsmeddelelse til dokumentafsenderen, hvis det ønskes jf. de anvendte profiler. Hvis dokumentet kommer fra IndFak, er det IndFak som modtager meddelelsen. Indgående Rykkerdokument linjepanelet Indgående Rykker Linjepanelets felter Felt Bemærkning Manuel kontering Hvis du ikke anvender IndFak, men har behov for kontere nr en rente- eller gebyrlinje, angiver du her, den aktuelle finanskonto hvorpå beløbet skal bogføres. Du ska ikke angive type, da den eneste relevante type er Finanskonto Type Kolonnens værdi udfyldes ved modtagelse af dokumentet. Feltet kan angive to typer: Debitorpost eller Finanspost, Debitorpost angives for de linjer i rykkeren som angiver / er referencer til de fakturaer som kreditoren rykker for altså er det referencer til debitorposter der allerede eksisterer i dit regnskab. Finanspost angiver at de pågældende linjer er nye beløb som leverandøren mener du skylder som gebyr eller renter. Hvis du vælger handlingen Modtag og Accepter vil de overføres som kladdelinjer af typen finans, hvorfra de bogføres som nye debitorposter i dit regnskab. Nummer Kolonnen er udfyldt med et finanskontonummer, hvis dokumentet kommer fra IndFak og typen er Finans, ellers er det blankt. Indgående Rykker linjepaneltets handlinger Linjemenuen Linje, Handlingen Dimensioner Giver adgang til oplysninger om Dimensioner, Dimensionskontostreng og bemærkning for dokumentets enkelte linjer, som for Linjehandlingen Linje på Indgående købsdokument.

84 Indgående elektroniske kontoudtog Sti: /Afdelinger/Køb/Ordrebehandling/E-Bilag/Indgående Kontoudtog Side 84 af 104 Elektroniske kontoudtog har ikke nogen selvstændig økonomisk betydning i regnskabet. Du kan enten afvise eller modtage et kontoudtog. Du skal vælge den behandling dokumenterne skal have, iht. din institutions instruks. I alle tilfælde sender Navision Stat en forretningsmeddelelse (applikationsmeddelelse) til afsenderens system, der på den måde kan opdateres med den status dokumentet har i dit regnskab. Hvis du får dokumenterne fra IndFak2 er det IndFak2 der opdateres. Indgående Kontoudtog Oversigt Kontoudtog udstedes af kreditor og viser en tidsmæssigt afgrænset oversigt over de dokumenter (fakturaer, kontoudtog, rykkere med gebyr og rentenotaer) kreditoren har udstedt til dit regnskab. Du kan benytte kontoudtoget til at afstemme om du har modtaget de dokumenter som kreditor anfører. Når du åbner får du vist Indgående kontoudtogskladde vinduet. I feltet Udvekslingstabel: Mislykkede rykkere kan du se om der ligger mislykkede kontoudtogsdokumenter i NSTS udvekslingstabellen. Fra feltet kan du lave opslag til udvekslingstabellen, hvor du ser dens aktuelle indhold uanset dokumenttype. Du kan ikke redigere i Udvekslingstabellen via dette opslag. Indgående Kontoudtog oversigt, Felter Kolonnerne i oversigten over indgående kontoudtog har grundlæggende samme betydning som i Indgående Købsdokumenter oversigt eller Indgående Kontoudtog oversigt.

85 Indgående Kontoudtog oversigt, Handlinger De tilgængelige handlinger svarer til dem du finder under Indgående Købsdokumenter oversigt hhv. Indgående Kontoudtog oversigt. Der gennemgås derfor ikke yderligere om handlinger her. Side 85 af 104 Indgående kontoudtog Visningen af kontoudtoget svarer til Indgående handelsdokument og Indgående Rykker

86 Side 86 af 104 Elektroniske OIO salgsbilag Du kan sende bogførte salgsdokumenter som OIOUBL2 xmlfiler via Nemhandelsinfrastrukturen. Det forudsætter at dine debitorkort er opsat til det, og at debitoren har oprettet sig i Nemhandelsregistret. Derudover skal alle nødvendige opsætninger hhv. på serveren, i Navision Stat s E-bilag styringsopsætning og salgsopsætningen være på plads, og du skal have registreret dit regnskab på Nemhandelsregistret. Du og din Hostingpartner/IT-afdeling skal orientere dig i de nødvendige manualer vedr. opsætning af server, transportlag, registrering i NemHandels- Registeret og i nærværende vejledning. En elektronisk salgsfaktura oprettes på samme måde som en normal salgsfaktura. Krav til fakturagrundlag og godkendelse inden bogføring er de samme uanset, hvilken forsendelseskanal du benytter til at sende dokumentet til din debitor. Det er normalt ikke nødvendigt at gemme kopier af de dannede fakturaer. Den afsendte OIO faktura er pr. definition originaldokumentet. Kopi heraf er gemt som XML fil i fakturadatabasen. Du kan navigere fra det bogførte salgsdokument til xml-fakturaen, som du kan se og udskrive via din browser. Du kan på det bogførte/udstedte salgsdokument se, med hvilken forsendelsesform dokumentet forventes sendt og hvis der er tale om OIOUBL-dokument, så kan du på E-bilagsfanen se, om den er modtaget eller om forsendelsen er mislykket. Opret et salgsdokument Du opretter et salgsdokument på normal vis. Det vil være regnskabets og debitorkortets opsætning der styrer, hvilken forsendelseskanal der anvendes. Salgsdokument Nogle af de elementer, som er obligatorisk i den dannede OIOUBL dokument, hidrører fra felter du ikke kan se og redigere på salgsdokumentet. De bliver udfyldt fra Debitorkortet. Derfor er de vigtigt at du altid sikrer at debitorkortet er komplet opsat. Se nærmere herom i afsnittet om opsætning af debitorkort. Mangler der sådanne data, fejler dokumentet pga. mangler i de bogførte data. Du kan ikke rette i bogførte data og gensende, derfor må du tilbageføre det bogførte, rette debitorkort, oprette og bogføre ny faktura. Nedenfor nævnes de væsentlige felter som er enten obligatoriske, eller som din leverandør kan forlange du leverer informationer i.

87 Du skal selv sørge for at de nødvendige data findes i dokumentet inden bogføring. Side 87 af 104 Salgsdokument Paneler og Felter Salgsdokument Panelet Generelt Felt Nummer (Fakturanummer) Kunde nummer Kundenavn Kundeadresse Kundepostnr. Kundelandekode Debitor ordrenummer Beskrivelse Obligatorisk i xml udfyldes automatisk hvis der er opsat nummerserie. Bemærk: Bogføringsnummerseriens numres SKAL være heltal Ingen bogstaver eller tegn, når du benytter betalingskort (FIK eller GIRO) Den kunde som der sælges til. Obligatoriske i xml udfyldes fra debitorstamkort. Debitorstamkortet skal derfor være korrekt oprettet. Tjek opdatér stamkort med nødvendige oplysninger. Obligatorisk i xml. Hvis kunden ønsker angivet et bestemt referenceordrenummer, skal du angive det her. Angiver du ikke noget, udfylder Navision Stat den tilsvarende værdi i OIO fakturaen med eget fakturanummer, men det vil give fejl i modtagers system, hvis du ikke har overholdt hans krav om angivelse af det referenceordrenummer som han kræver.

88 Sælgerkode Du skal udfylde den, hvis du ønsker at kunden skal have oplyst din sælgers kode og navn. Hvis der på sælgerkortet er angivet kontakttelefon og mail, OG der i sælgeroversigten er angivet Eksporter til OIO-xml = JA, sendes sælgerens kontaktoplysninger med OIO-xml fakturaen. Hvis der ikke angives oplysninger om sælgeren, sendes oplysninger fra Virksomhedsoplysninger opsætningen. Side 88 af 104 Salgsdokument Panelet Fakturering Felt Faktureres til Kundenr. Faktureres til Kontakt Beskrivelse Det er den debitor som er angivet her, der angives som AccountingCustomer i OIOUBL dokumentet og som dokumentet sendes til. Hvis din kunde har angivet at fakturaen skal sendes til en anden faktureringspart, skal du angive faktureringspartens debitornummer her. Det svarer til almindelig standard. Bemærk: Faktureringsdebitorens debitorkort skal være korrekt opsat til elektronisk fakturering. Obligatorisk i xml. Her skal du indskrive information, Initialer eller Navn for den person/enhed hos fakturamodtageren, som kunden ønsker angivet på fakturaen. Du skal angive præcis den værdi som fakturamodtageren/leverandøren har specificeret. Værdien i Debitorkortetes Attention felt overføres til salgshovedet, hvor du kan rette, hvis nødvendigt.

89 Kontokode Obligatorisk at udfylde, hvis debitor ønsker, at du angiver hans konteringsinformationer på fakturaen (30 karakterer). Hvis der ikke er plads, kan du oprette en bemærkning vhja. Dokumenthandlingen Bemærkning, på Handlingsfanen Naviger. Opret ikke fakturalinjer til formålet. Side 89 af 104 Salgsdokument Handlinger De fleste handlinger på salgsdokumentet er standard. Her beskrives de handlinger der er specielle for Navision Stat. Handlingsbåndet, fanebladet Start Handlingen Noter Du skal benytte denne funktion, hvis du ønsker at knytte en intern bemærkning til fakturaen, som du ønsker IKKE skal sendes ud med elektronisk handelsdokument. Handlingsbåndet, Fanebladet Naviger Handlingen Bilag Laver du opslag til tabellen Bilags log. Du benytter denne tabel, hvis du vil vedhæfte et dokument som skal indlejres i det sendte OIOUBL dokument. Når du har åbnet vinduet Bilags log skal du anvende handlingen Indlæs fil på Handlingsfanen Start. Her kan du tilføje en beskrivelse. Du skal markere feltet Eksport til OIOXML for linjen med det dokument du ønsker, at få indlejret i det afsendte OIOUBL dokument. Du kan lægge flere dokumenter i loggen, men du kan kun markere én linje for Eksport til OIOXML. Du kan markere bilag at typen TIF, PNG, JPG, JPEG, GIF, PDF og XML til Eksport til OIOXML. Du må ikke vedhæfte andre dokumenttyper. Du skal have foretaget alle nødvendige markeringer for Eksport til OIOxml og Send m E- mail mv. inden bogføringen. Du kan ikke ændre indstillinger i tabellen efter bogføring.

90 Handlingen Bemærkning Her skriver du, hvis du ønsker at angive en bemærkning på dokumentet, som skal sendes med i et Notelement på den dannede og sendte OIOUBL handelsdokument. Side 90 af 104 Bemærk: Alle bemærkningslinjer sendes. Hvis du ønsker at anføre en intern information på fakturaen som ikke skal sendes ud, skal du benytte Navision Stat 7 s Notefunktion via Handlingsfanen Start, handlingen Noter. Salgsdokument linjer Salgsdokument Panelet Linjer På en salgsdokumentlinje skal du udfylde de almindelige felter Type, Nummer, Beskrivelse, Antal og Salgspris. De er grundlag for elementer i en OIO fakturalinje. Din interne dimensionskontering for salget overføres ikke til OIO. Momsbogføringen på linjen viser sig i OIOUBL dokumentet i form af den udregnede moms på hoved og linjer, indsat i de nødvendige OIOUBL Tax-klasser. Felt Type Beskrivelse Obligatorisk Artskontotype (Finans, Anlæg, Vare, Ressource) er obligatorisk og skal udfyldes sammen med det tilsvarende kontonummer

91 Nummer Beskrivelse Bemærkning Antal Enhedskode Stykpris, Linjebeløb, Linjerabat og Fakturarabat Kontokode Obligatorisk Kontonummer for den pågældende type. Type og Nummer er obligatoriske i sammenhæng, da Nummer bruges i det elektroniske salgsdokument som vores dvs. sælgers varenummer. Obligatorisk. Der skal iht. momsloven foreligge beskrivelse, som specificerer, hvilken vare ydelse der er solgt. Beskrivelsen lægges på de enkelte fakturalinjer. 40 karakterer overføres til obligatorisk ItemName. Hele beskrivelsen overføres til OIOlinjens beskrivelsesfelt. Obligatorisk maks 40 karakterer overføres til obligiatorisk ItemName. Hele beskrivelsen overføres til OIOlinjens beskrivelsesfelt. Obligatorisk i OIO. En linje uden antal har ikke relevans og betragtes som ulovlig. Obligatorisk Enhedskode er obligatorisk i OIO, men ikke i Navision. I OIOUBL skal værdierne kendes i en UNCEFACT liste. Hvis feltet er blankt i Navision danner NS XMLbroen en standardværdi. Obligatorisk Stykpris skal udfyldes m varens pris, men den kan være 0,00. Linjebeløbet udfyldes automatisk på grundlag af antal, stykpris og evt. rabat. Hvis du anvender Linje- og eller Fakturarabat kan beløbene ses i de tilhørende rabatbeløb felter på linjen. Til brug for OIOUBL udregner Navision Stat en enhedspris fratrukket alle rabatter. Den svarer til linjepris divideret med antal. Rabatterne ses i xml-filen på linjen og kan betragtes som hjælpeoplysning til modtageren, som kan bruge dem til at beregne varens værdi. Rabatterne på linjen indgår ikke i fakturahovedets AllowanceCharge. Obligatorisk, hvis køberen ønsker at du angiver hans konteringsreference på linjen. Side 91 af 104 Salgsdokument Linje Handlinger Linjemenuen Linje handlingen Bemærkning Her skriver du, hvis du ønsker at angive en bemærkning på linjen, som skal sendes med i et Notelement på linjen i det dannede og sendte OIOUBL handelsdokument. Bemærk: Alle linjens bemærkningslinjer sendes. Hvis du ønsker at skrive en intern bemærkning til linjen, som ikke skal sendes med fakturaen, skal du angive den vhja. dokumenthandlingen Noter på dokumentet og skrive hvilken linje det vedrører.

92 Side 92 af 104 Du må ikke bruge fakturalinjer i Navision til at forklare forhold om fakturaen eller om andre linjer, når du skal sende fakturaen elektronisk. Hvis du alligevel gør det så vil de pågældende bemærkninger blive samlet som én note på det elektroniske dokuments hoved, uanset på hvilken linje du har skrevet dem. Dvs. at sådanne linjer IKKE kan bruges af modtageren som forklaring på den enkelte faktureringslinje. Udvidede tekster Hvis du anvender udvidede tekster på en konto (Finans, Vare, Anlæg), vil de dannede linjer blive overført til OIOUBL dokumentet på samme måde som linjebemærkninger. Hvis du på Salgsopsætning har opsat en Kode for Fast tekst indføjes der bemærkningslinjer på fakturaen. Disse linjer overføres som en Note der hører til den elektroniske fakturas hoved. Bogfør og send elektronisk salgsfaktura Når du er færdig med at oprette fakturaen, har kontrolleret og godkendt og evt. forsynet med bemærkninger og vedhæftninger, skal du bogføre den på normal vis. På salgsdokumentet vælger du Handlingen Bogfør på Handlingsfanen Start og bogfører dokumentet. Eller du kan oprette en række dokumenter, som du senere massebogføre fra salgsdokumentoversigten. Sti: Afdelinger/Salg & marketing/ordrebehandling/salgsfakturaer Brug Handlingen Bogfør fra Handlingsfanen Start. Dokumentation for faktureringsgrundlaget, konteringen, attestationer mv. arkiverer du på sædvanligvis med notering af det bogførte salgsfaktura- hhv. kreditnotanummer.

93 Side 93 af 104 Når selve bogføringen er gennemført, udleder Navision Stats kode på grundlag af opsætningen på Debitoren (Betalingsoplysninger, Opkrævningsmetode, Ebilagspartner, DigitalPost-opsætning, opsætninger) om, og ad hvilken elektronisk kanal dokumentet kan sendes og sender det. Afhængig af din opsætning på E Bilagsstyringsopsætningen er de dokumenter som skal sendes elektronisk enten blevet: sendt successivt, ikke sendt, eller sat til Afventer For dokumenter der ikke er sendt, eller Afventer, skal du sørge for at de bliver afsendt. Send Usendte Ebilag Du sender usendte bilag vhja. handlingen Send usendte E-bilag fra et bogført eller udstedt dokument. Afviklingen sker inden for den pågældende type bogførte dokumenter. Kørslen afsender alle dokumenter inden for filtret, som ikke tidligere er sendt. Den foretager ikke dobbelt afsendelse af allerede afsendte dokumenter. Du skal være opmærksom på at sætte filter så du kun medtager de dokumenter der skal sendes. Du kan sætte filter/interval for Debitor eller for felter på dokumenthoved. Og vær opmærksom på at du IKKE springer nogen dokumenter over. De vil i så fald mangle at blive afsendt.

94 Bemærk: Hvis du har et dokument, som står som usendt, og som du ønsker skal forblive usendt, er det op til dig at sørge for, at det ikke kommer med i filtret for dokumenter der bliver afsendt. Side 94 af 104 Bemærk: Hvis fakturaen oprindeligt er bogført som Manuel eller alene er sendt som , så vil denne kørsel medtage og sende den som OIOUBL dokument, hvis betingelserne på et senere tidspunkt er opfyldt eksempelvis ved at debitoren senere bliver opsat til E-Bilag. Det er derfor vigtigt at du overvejer din filtrering, og evt. sætter Udskrevet = Nej, et dato-, eller bilagsnummerfilter. Du kan ikke sende en faktura/kreditnota/rykker som E-bilag, hvis fakturaen er bogført til opkrævning via PBS eller Digital Post. Send Afventende Ebilag Hvis din Ebilagsstyringsopsætning har feltet Send E-bilag ved bogføring = Afventer afsendelse, skal du opsætte en jobkø, som periodisk afvikler Codeunit , Send Pending Edocument. Du har ikke mulighed for at afvikle kørslen manuelt. Udskriv kun manuelle dokumenter Navision Stat giver mulighed for at sende bogførte salgsdokumenter ad flere elektroniske kanaler. Bogførte salgsdokumentet undersøges for om de kan afsendes ad en elektronisk kanal. Nedenfor ser du prioriteringen. Dokumentet sendes ad den første kanal som er mulig for det bogførte eller udstedte dokument.: 1. Opkrævning, via PBS/Nets 2. OIOUBL E-bilag, via Nemhandelsintegrationen 3. Digital Post, via Strålfors Connect løsningen og E-boks. 4. Almindelig , hvis der er opsat SMTP mailserver. Hvis der for et dokument ikke kan findes opsætninger til afsendelse ad en af disse kanaler, får dokumentet angivet Dokumentafsendelsesmetode = Manuel. Der er ikke grund til at udskrive dokumenter, som er sendt ad en af de elektroniske kanaler. Derfor er Navision Stats standard salgsfakturarapport opsat således, at den kun udskriver de dokumenter, som ikke skal sendes ad en af de elektroniske kanaler. Man kan strømline processen yderligere ved, i stedet for successivt at anvende Bogfør og udskriv, generelt bogfører uden udskrift. Når dagens dokumenter er bogført, og de dokumenter som skal sendes ad elektroniske kanaler er sendt, går du til bogførte dokumenter, eksempelvis: Sti: /Bogførte dokumenter/bogf. Salgsfakturaer.

95 Side 95 af 104 Her fremfiltrerer du dagens bogførte dokumenter og udskriver dem med handingen Udskriv på handlingsfanen Start. Det åbner den opsatte fakturarapport, som i standard er Salgsfaktura NS Rapport( ). Med standard opsætningen vælger du udskriv. Standardindstillingen: Udskriv ikke-manuelle = Nej, sørger for, at kun de manuelle dokumenter udskrives dvs. de dokumenter som skal håndteres og kuverteres manuelt, fordi de ikke er afsendt ad en af de elektronisks kanaler. Benyt denne metode og spar papir og tid. Tjek forsendelseskanal for elektronisk dokument Når Navision Stat giver besked om at dokumentet er sendt, har Navision Stat afleveret dokumentet til transportlaget for forsendelse. E-Bilag Status vil nu være Afventer svar ; eller evt. Afventer afsendelse, hvis du har opsat Ebilag styringsopsætningens felt Send E-bilag ved bogføring = Afventer afsendelse. Du skal selv tjekke, enten på oversigten over de bogførte dokumenter, eller på Udgående dokument listen for den pågældende dokumenttype og evt. foretage opdatering, for se det faktiske resultat af forsendelsen i feltet E-bilag status.

96 Side 96 af 104 Du kan sammenholde værdierne i disse tre kolonner for at få et overblik over forsendelse af dine E-Bilag. Dokumentafsendelsesmetode E-Bilag Status Afvist Gå til det bogførte dokument for at se yderligere oplysninger. Sti: Bogførte dokumenter/ Bogførte fakturaer (Bogførte kreditnotaer, Udstedte Rykkere, udstedte kontoudtog). Find det aktuelle dokument og åbn det. Her ser du på panelet Fakturering i feltet Dokumentafsendelsesmetode, at der er tale om et E-bilag (andre kanaler er PBS, E-bilag, eller Manuel). På panelet E-Bilag ser du i feltet E-bilag Status at dokumentet er Modtaget.

97 Side 97 af 104 Det er muligt at afsende dokumenter som (hvis opsat) til debitor, selvom dokumentet allerede er afsendt ad en af kanalerne: PBS, E-Bilag eller Digital Post. Derfor ser du at Dokumentafsendelsesform også kan antage værdierne: PBS+ , E-Bilag+ og DigitalPost+ . forsendelsesmetoden må kombineres med de tre øvrige elektroniske forsendelsesformer. Derimod må de tre forsendelsesformer PBS, E-Bilag eller Digital Post, ikke kombineres med hinanden! Disse forsendelsesmetoder betragtes som systemintegrerede med kundens systemer, hvorfor det samme dokument ikke må sendes ad to systemintegrerende kanaler. betragtes ikke som en systemintegrerende kanal.

98 Tjek forsendelsesstatus for elektronisk dokument Side 98 af 104 Når dokumentet er et OIOUBL E-bilag, ser du forsendelsens status i feltet E- Bilag Status. Værdien sættes indledningssvist til: Afventer svar. Systemet opdaterer, når udgående E-bilags oversigterne åbnes. Værdien opdateres ikke periodisk. Du kan opdatere selv vhja. handlingen Opdatér E-Bilag på Handlingsfanen Handlinger. Statusfeltets værdi opdateres derved til nyeste aktuelle værdi. Hvis du har sendt dokumentet flere gange, gælder værdien for den seneste afsendelse af dokumentet. Felt Beskrivelse Bilag sendt den Angiver datoen for hvornår dokumentet (den seneste afsendelse) er sent Afsendelsestidspunkt Angiver tidspunktet for hvornår dokumentet (den seneste afsendelse) er sent Debitorordrenr, Den værdi der er angivet som Debitors referenceordrenummer E-Bilag Status Status for E-Bilagets forsendelse Feltværdi Afventer svar Modtaget Mislykket Beskrivelse Er en midlertidig status, du skal opdaterer dokumentet for at se den aktuelle status. Er den ønskede og forventede status ved forsendelse af E-bilag. Når denne status er nået er din salgsfakturering gennemført m succes og dokumentet er nået frem til modtagerens system. Denne status vil du se ved validerings- eller forsendelsesfejl se senere om fejl ved forsendelse.

99 E-Bilag Antal Modtaget Afvist Responskode Responsbeskrivelse Usendt Annulleret Denne værdi tildeles de dokumenter der ikke er forsøgt sendt som E-bilag. Det gælder også dokumenter som skal sendes manuelt. Intern værdi, i forbindelse med tilbageføring af bogføringen. Denne status har intet at gøre med status for dokumentforsendelserne, og du finder den ikke i oversigten over afsendte dokumenter. Angiver det antal gange dokumentet er nået frem til modtagerens system Sættes til Ja, når det modtagende system afviser dokumentet, med en Responskode TechnicalReject eller BusinessReject. Kan antage værdierne BusinessAccept, TechnicalReject eller BusinessReject. En beskrivelse afsendt af debitorens system. Det er obligatorisk at angive en årsagsbeskrivelse ved afvisning. Betydningen af Responskode og Responsbeskrivelse i kombination med E-Bilag Status : Når ingen af de to felter har data, i kombination med, at E-Bilag Status er Modtaget, betyder det at dokumentet er nået frem uden at være mødt af valideringsfejl. Ej heller er der modtaget noget retursvar. Værdierne i Responskode og Responsbeskrivelse kan blive opdateret senere, med data fra modtagerens system. Når feltet Responskode har værdien TechnicalReject, og feltet E-Bilag Status er Mislykket, skyldes det en valideringsfejl, sandsynligvis hos modtageren. Nærmere beskrivelse i feltet Responsbeskrivelse, hvor modtagerens system har sendt en teknisk forklaring. Det kan skyldes, at modtagerens system validerer skrappere end dit system, eller at du ved en fejl har slået den udadgående skema- eller skematronvalidering fra. Når feltet E-Bilag Status er Modtaget, kan feltet Responskode senere blive opdateret med værdien BusinessAccept eller BusinessReject, samt med en forklaring i Responsebeskrivelse. BusinessReject modtager du hvis din debitor vælger at afvise dokumentet af en forretningsmæssig årsag. Responsbeskrivelse vil så give en udfyldt med en forklaring. BusinessAccept modtager du kun hvis den Nemhandelsprofil du angav ved afsendelsen tilsiger det. Side 99 af 104

100 For dokumenter, som er gået galt i afsendelsen og har E-Bilag Status = Mislykket, skal du undersøge nærmere om årsagen. Det kan eksempelvis være en fejl internt i transportlaget eller en afvisning fra modtageren. Du foretager en undersøgelse ved, fra det bogførte dokument, at slå op til browservisningen af det dannede E-Bilag. Side 100 af 104 På det bogførte dokument anvender du handlingen Udgående dokumenter på handlingsfanen Naviger, som åbner en oversigt over de dokumenter, der er afsendt, for det pågældende bogførte/udstedte dokument. I oversigten over udgående salgsdokumenter, markerer du den relevante afsendelse og vælger handlingen Vis. Det åbner kortet for det aktuelt afsende dokument.

101 Side 101 af 104 På det valgte udgående dokument kommer du til browservisningen via handlingen Vis Bilag på handlingsfanen Start. Fejlbeskeden er teknisk genereret. Det er ofte muligt at forstå essensen, hvis man prøver. Men de kan også være så komplicerede, at du må sende dem til din IT afdeling eller Moderniseringsstyrelsens support for hjælp. Kopier da teksten i boksen Error Message over i en tekstbehandler og send den til din IT hhv. Moderniseringsstyrelsen, sammen med øvrig dokumentation og en beskrivelse af den proces du er i gang med, bogført/udstedt dokumenttype og nummer. Tjek Udgående dokumentoversigt Sti: /Afdelinger/Salg & marketing/ordrebehandling/e-bilag/udgående Salgsdokumenter (hhv. Udgåender Rykkere eller Udgående Kontoudtog)

102 Her kan du gå direkte til oversigten for de udgående dokumenter, der er sendt. Hvis et bogført/udstedt dokument er sendt flere gange vil det findes flere gange i tabellen. Side 102 af 104 Oversigten er som standard filtreret således, at historiske dokumenter ikke vises. Et afsendt dokument er historisk når der findes en senere afsendelse for samme bogførte/udstedte dokument. Feltet Historisk = Ja. Feltet Statustidspunkt angiver tidspunktet for den seneste hændelse, der har opdateret dokumentet. Eksempelvis vil tidspunktet for en mislykket forsendelse stå her. Ved en senere succesfuld afsendelse vil statustidspunktet blive opdateret og vise tidspunktet, hvor modtageren har modtaget dokumentet. Gensend elektronisk salgsdokument Hvis en enkelt forsendelse aldrig skifter status væk fra Afventer svar, eller er gået i Mislykket pga. en midlertidig fejl i transporten, må du prøve at gensende dokumentet. Det gør du fra det bogførte salgsdokument via handlingen Send E-Bilag, på Handlingsfanen Handlinger. Du bliver spurgt om der skal sendes og får ekstra spørgsmål, hvis fakturaen tidligere er udskrevet på papir eller tidligere er sendt og modtaget hos debitors system. Send som Hvis du efter at have sendt fakturaen som OIOUBL2 bilag, har anledning til også at sende den som , kan du gøre det, hvis Salgsopsætningen og debitoren tillader det.

103 Du gør det fra det bogførte dokument fra handlingsbåndets handling Send som E- mail. Forsendelse som beskrives ikke yderligere her. Side 103 af 104 Bogfør elektronisk salgsfaktura fra salgsordre Du kan vælge at bogføre fra salgsordre, hvis din arbejdsgang indebærer at du bruger salgsordre og delfakturere. Betingelserne for at afsende salgsfaktura som E- Bilag ved bogføring fra salgsordre, er de samme som salgsfaktura. På den resulterende OIO-faktura vil du kun se information om de linjer der er blevet faktureret på. Elektronisk salgskreditnota Anvendelse af salgskreditnota er fuldstændig parallel til salgsfaktura for så vidt angår betingelser og forsendelse af OIOUBL bilag for salgskreditnota. Kravene til opsætning på debitor er parallelle. For OIOUBL kreditnotadokumentet findes dog visse elementer, der ikke betragtes som relevante for dokumenttypen, eksempelvis data om leverance, og som derfor ikke findes i OIOUBL dokumentet. Elektronisk Rykker Udstedelse af elektronisk rykker sker som udstedelse af almindelige rykker. Kravene til opsætning på debitor for at du kan sende elektronisk OIOUBL rykker, er parallelle til dem for faktura og kreditnota. Hvis du er i tvivl om debitoren kan modtage OIOUBL elektronisk rykker, kan du tjekke det ved at foretage NemHandelsRegisteret-opslag fra Debitorkortet. En elektronisk rykker indeholder rykkerlinjer inden for en periode, for hver af de ikke-udlignede fakturaer, kreditnotaer, samt eventuelle rykkergebyr og renter. (Rykkergebyr og renter der pålignes fordi debitoren ikke har betalt, placeres som AllowanceCharge elementer på OIOUBL dokumenthovedet). En elektronisk rykker kan kun fakturere for de beløb der er pålignet for selve rykkeren. Når du har udstedt rykkere og afsendt de elektroniske rykker Ebilag kan du finde oversigt over dokumenterne her: Sti: /Bogførte dokumenter/udstedte rykkere, hhv. Sti: /Afdelinger/Salg & marketing/ordrebehandling/e-bilag Fra den udstedte rykker kan du gå til det udgående E-bilag via handlingen Udgående E-bilag på handlingsfanen Naviger. Her kommer du til oversigten over de forsøg der er gjort på afsendelse af den aktuelle rykker. Du kan navigere videre og se det aktuelt afsendte dokument. Elektronisk kontoudtog Udstedelse af elektronisk kontoudtog sker som udstedelse af almindeligt kontoudtog. Kravene til opsætning på debitor for at du kan sende elektronisk OIOUBL kontoudtog, er parallelle til dem for faktura og kreditnota.

104 Side 104 af 104 Hvis du er i tvivl om debitoren kan modtage OIOUBL elektronisk kontoudtog, kan du tjekke det ved at foretage NemHandelsRegisteret-opslag fra Debitorkortet. Et elektronisk kontoudtog indeholder linjer for hvert af de mellemværender din institution har med kunden inden for kontoudtogets periode. Et elektronisk kontoudtog fra Navision Stat er IKKE en faktura og er ikke et selvstændigt betalbart dokument. Når du har udstedt kontoudtog og afsendt de elektroniske kontoudtogs Ebilag, kan du finde oversigt over dokumenterne her: Sti:/Afdelinger/Salg & marketing/ordrebehandling/arkiver/udstedt Rykkere, hhv. Sti:/Afdelinger/Salg & marketing/ordrebehandling/e-bilag/udgående Rykkere Fra den udstedte kontoudtog kan du gå til det udgående E-bilag via handlingen Udgående Bilag på handlingsfanen Naviger, hvor du kommer til oversigten over de forsøg der er gjort på afsendelse af det aktuelle kontoudtog. Du kan navigere videre og se det aktuelt afsendte dokument. ter du relevante links QR-kode Du finder denne vejledning via vores generelle Navision Stat site på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, hvorfra du kan navigerer frem til den ønskede version og manual eller kvikguide. Du kan scanne koden med en smartphone eller tablet, hvor der er installeret en QR-kodescanner. Brugervejledninger Du finder øvrige Navision Stat vejledninger via dette link: Hjælpetekster Du finder den generelle hjælp til NS7 via dette link: DK&content=conGettingStarted.htm De specifikke hjælpetekster til tabeller, felter og pages finder du ved at anvende F1 de pågældende sted i din Navision Stat 7 applikation.