Eurovision Song Contest

Transkript

1 Bilag 1 - Side -1 af 33 København, 31. juli Redegørelse om Eurovision Song Contest Projektselskabet ESC ApS

2 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -2 af 33 INDHOLD Indhold... 2 Forord... 3 Sammenfatning... 4 Budprocessen Baggrund og det indledende forløb Kontraktforhandlingerne Organisering og styring Værtsby-parterne Andre væsentlige fora Projektselskabet Projektstyringsværktøj Budget- og likviditetsstyring Risikostyring Leverandørstyring Anvendelse af udbudsregler Budgetudvikling Etablering af teltby og tilhørende faciliteter Fjernelse af bærende søjler Etablering af flyvepunkter til ophængning af lys og lyd Varmeforbrug Sikkerhed- og overvågning Rengøring AFSLUTNING Opsummering af spørgsmål fra Region Hovedstaden Bilag [2]

3 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -3 af 33 FORORD Nærværende redegørelse omhandler afviklingen af Eurovision Song Contest (ESC ). Redegørelsen er udarbejdet af Projektselskabet ESC ApS (herefter blot Projektselskabet). Formålet er at belyse projektet, dets økonomi og tilrettelæggelse med henblik på fremadrettet at kunne evaluere projektet. I forbindelse med redegørelsen har Region Hovedstaden ønsket en række spørgsmål belyst se bilag A. Besvarelserne af disse spørgsmål er indarbejdet i teksten, idet flere af dem vedrører flere punkter i den samlede redegørelse. Der er skematisk henvisning til besvarelserne sidst i redegørelsen. Redegørelsen er udarbejdet i juni og juli måned. På dette tidspunkt tegnede der sig et tilstrækkeligt klart billede af Projektselskabets økonomi. Af hensyn til færdiggørelse af rapporten inden den 1. august er regnskabsrapporten dog afsluttet 25. juli. Som det vil fremgå, har der været tale om et meget komplekst projekt, både hvad angår deltagende parter, økonomisk struktur, mængden af enkeltopgaver, offentlighedens bevågenhed, myndighedernes krav, tidspres, mv. Alle disse forhold har samtidigt været indbyrdes forbundne. Når der herefter skal redegøres for projektet, vil det derfor undervejs være nødvendigt at berøre de samme temaer flere gange fra forskellige vinkler. Dette kan give en oplevelse af gentagelse, men vurderes nødvendigt for at give redegørelsen den tilstrækkelige klarhed. Redegørelsen er opbygget i to dele: Første del er en sammenfatning, som opsamler projektets væsentligste iagttagelser og læringspunkter. Anden del beskriver projektets organisering, styring, budgetmæssige udvikling mv. Projektselskabet ESC ApS København 31. juli Definitioner i redegørelsen: Værtsby-parterne (Host City Copenhagen): Københavns Kommune, Region Hovedstaden, REDA og Wonderful Copenhagen. Projektselskabet ESC ApS (Projektselskabet): Produktionsselskab etableret og ejet af Wonderful Copenhagen med økonomisk indskud fra Københavns Kommune, Region Hovedstaden og Wonderful Copenhagen. REDA: Refshaleøens Ejendomsselskab. Ejere af B&W-Hallerne. Værtsby- og venueaftalen: Kontrakt indgået mellem Projektselskabet og DR om afholdelse af ESC i København. Suppleret af bilag samt støtteerklæringer fra bl.a. Københavns Kommune og Region Hovedstaden. Aftalen er fortrolig. [3]

4 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -4 af 33 SAMMENFATNING Hovedkonklusion Wonderful Copenhagen og Værtsbyens produktionsselskab, Projektselskabet ESC ApS, nåede sine turistmæssige og markedsføringsmæssige mål i forbindelse med udviklingen og realiseringen af Eurovision Song Contest. Samtidigt blev budgetterne for udvikling og realisering af stort set alle eventaktiviteter (Fan Mile, overdragelses- og åbningsceremonierne, EuroClub, afterparties etc.) overholdt. Resultater af Eurovision 195 mio. tv-seere fra de deltagende lande, det højeste antal nogensinde, så showet fra B&W-Hallerne i København. København bød velkommen til knap gæster og publikummer som efterfølgende vurderede den samlede ESC-oplevelse til 4,17 ud af 5. De besøgende genererede ca. 123 mio. kr. i turistomsætning. Over 60% af de besøgende ønskede at besøge København igen. Over online-artikler om hovedstadens værtsskab publiceredes i hele verden - selv i lande som Australien og Kina. Omtalen slog alle tidligere rekorder. I hundredevis af frivillige blev mobiliseret og bidrog til at vise de besøgende et varmt og personligt værtskab. Se den fulde effektanalyse i bilag B. Projektet blev betydeligt mere omkostningskrævende end oprindeligt vurderet og budgetteret. Projektselskabets omkostninger (foruden billetafslutningsposten, jf. bilag I) endte på 112,1 mio. kr. mod budgetteret 34,65 mio. kr. Det var opbygningen og driften af den midlertidige arena i B&W- Hallerne, der gjorde det samlede projekt markant dyrere. Udgifterne til den midlertidige arena endte med at udgøre 91,3 mio. kr. mod oprindeligt budgetteret 18,4 mio. kr. Det skyldtes, kort sagt, at klargøringen af hallerne udviklede sig til et særdeles kompliceret og tidspresset byggeprojekt. Fem overordnede vilkår viste sig at indvirke negativt på omkostningerne i forbindelse med etableringen og driften af arenaen: 1. B&W-Hallernes rå og uprøvede karakter: Det gamle skibsværft viste sig at rumme voldsomme og uforudsete udfordringer med blandt andet flytning af bærende søjler, placering af tribuner, etablering af varme, revidering af sikkerhedsplaner, etablering af teltby, kloakafledning mv. 2. Forskellige fortolkninger af Værtsby- og venueaftalen. Ved indgåelsen af værtsby- og venueaftalen udestod en stor [4]

5 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -5 af 33 del af konceptet for Eurovision. Kontrakten blev således udarbejdet med rum til fortolkninger om bl.a. grænseflader, udvikling af venue mv. Det havde en uhensigtsmæssig konsekvens, da partnerne bag kontrakten fortolkede denne forskelligt. Projektselskabets partnere fortolkede den i forventning om venues midlertidige karakter samt med forventning om løbende afbøjning af forventninger og leverancer i henhold til det udarbejdede budget. DR fortolkede kontrakten således, at værtsbyens forpligtelse til at levere og drive en arena, i princippet var uden økonomisk binding. 3. Samtidig udvikling og realisering: Projektet skulle realiseres samtidigt med, at det blev udviklet. Det var først under forløbet, at showet tog konkret form på baggrund af DR s kreative udviklingsproces, som påvirkede en lang række forhold vedr. opbygningen af arenafaciliteterne. I praksis betød dette forhold, at målet for og dermed indholdet i mange opgaver hele tiden flyttede sig - med stigende intensitet op mod finaledagen med økonomiske konsekvenser til følge. 4. Ambitioner: I takt med at projektet skred frem, stod det klart, at det showkoncept, DR realiserede, havde en karakter, der indebar, at B&W-Hallerne skulle omdannes til noget, der havde karakter af en koncertsal, der kunne danne ramme om et show på et meget højt ambitionsniveau. 5. Tidspres: Hele projektet havde en ultimativ deadline, som gjorde det umuligt at bremse op og revidere undervejs, hvis man skulle undgå at bringe hele projektet i fare på trods af udfordringer, ændringer og vanskeligheder. Med udsigt til at realisere et show i verdensklasse dog under et omfattende tidspres - gled projektet i løbet af gradvist ind i en fase, hvor det reelt var umuligt at stoppe op og vælge markant anderledes løsninger. Der var tale et point of no return. Der blev løbende orienteret herom i projektets relevante fora. Projektkompleksitet Udfordringer August Februar Marts April Maj [5]

6 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -6 af 33 Den accelererende kompleksitet gjorde det først sent klart, hvilke svagheder, der fra starten var indbygget i den valgte organisatoriske model, jf. afsnittet Hvad er der lært? på side 7. Projektselskabets ledelse og bestyrelse bestræbte sig løbende på at tage hånd om de finansielle udfordringer skabt af ovennævnte forhold. Gennem en ekstrabevilling i februar samt et antal mellemfinansieringsaftaler i april-juni lykkedes det umiddelbart at skabe det nødvendige finansielle grundlag for at Eurovision-projektet kunne gennemføres. Hovedkonklusioner 94 % af budgetoverskridelsen kan henføres til forøgede udgifter ifm. etablering og drift af den midlertidige arena i B&W- Hallerne. Overskridelserne skyldtes, at projektet udviklede sig til et regulært byggeprojekt under stærkt tidspres og med et højt ambitionsniveau. Alle deadlines, turistmæssige og markedsføringsmæssige mål blev opfyldt. Hvad er pengene gået til? Stort set alle budgetoverskridelserne kan henføres til forøgede udgifter ifm. etablering og drift af arenaen. Særligt følgende områder medvirkede til den markante omkostningsforøgelse: Fra ombygning til kompliceret byggeprojekt Omkostningerne til fjernelse af bærende søjler blev markant dyrere end budgetteret. Tilsvarende gjaldt en række ændringer, som blev gennemført undervejs for at sikre den optimale TV-produktion og koncertoplevelse. Eksempelvis opsætning af lys på helt bestemte punkter i loftet og sikring af optimal akustik ved alle pladser. Hertil kom en lang række affødte myndighedskrav til eksempelvis brandsikring. Nyt scenedesign og scenografi krævede en telt-by og et byggesagsgebyr For at få det mest effektfulde show fandt DR det nødvendigt i projektforløbet at ændre scenedesign og scenografi. Det betød, at back stage-områder måtte flyttes ud i lejede telte, fordi der ikke længere var plads inde i hallerne. Det medførte omkostninger til jordflytning, vejanlæggelse, kloakering, fjernvarme, teltleje mv. Det m2 store teltområde blev endvidere ramt af voldsomt uvejr med ekstraudgifter til følge. Herudover blev Projektselskabet [6]

7 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -7 af 33 nødsaget til at betale byggesagsgebyr til Københavns Kommune. Overlappende bygge- og driftsfase krævede ekstra rengøring og opvarmning Som følge af forsinkelser hos DR påbegyndtes opsætning af scenen og produktionsfaciliteterne, mens arenaen stadig var en byggeplads. Det gav markant øgede udgifter til opvarmning og rengøring. Sikkerhedsopgaven blev større end forventet I kraft af de mange ændringer i hallerne, den nye teltby, flere indgange etc., øgedes myndighedernes krav til og omfanget af overvågning og sikkerhed. Det betød uforudsete omkostninger til fx. revidering af sikkerhedsplaner, justeringer af adgangsveje, tredobbelt sikringshegn mv. Krav fra fagforeninger og myndigheder øgede udgifterne til oprydning og sikkerhed Der er mangeårig tradition for at anvende frivillig arbejdskraft på store events i Danmark. Det skete fx. i forbindelse med afholdelsen af Halvmaraton og Roskilde Festival. I forbindelse med planlægningen af ESC krævede fagforeningerne og myndighederne bl.a. at rengøring og sikkerhedskontrol skulle varetages af virksomheder med organiseret arbejdskraft. Hvad er pengene gået til? Omdannelsen af B&W-Hallerne som viste sig mere omfattende og kompliceret end oprindeligt vurderet. Ny placering af scenen midt i projektet medførte etableringen af en m2 stor teltby med alle tilhørende faciliteter (vand, varme, kloak, WiFi, etc.). Hertil kom byggesagsgebyr. Forsinkelser i byggeprojektet gjorde, at DR flyttede ind i hallerne, mens de var en byggeplads. Det medførte omkostninger til ekstra rengøring og opvarmning. Anvendelsen af frivillige blev begrænset af fagforeninger og myndigheder. Det medførte udgifter til organiseret og professionel arbejdskraft. Hvad er der lært? Gennemførelsen af værtsbyopgaverne giver anledning til følgende refleksioner og erfaringer for fremtiden: Refshaleøens udfordringer var undervurderede Eurovision Island, som Refshaleøen omdannedes til fra 28. april 10. maj, var en markedsføringsmæssig succes, og de gamle B&W-Haller viste sig at egne sig som arena til [7]

8 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -8 af 33 et stort TV show. Valget af Refshaleøen var modigt og visionært, og forventningerne blev indfriet. Men alle parter både Projektselskabet, REDA, DR, Københavns Kommune og Region Hovedstaden undervurderede omkostningerne ved at ombygge de gamle haller til en moderne arena på så kort tid. Kompetencer til gennemførelse af et byggeprojekt Projektselskabet var ledet af personer med betydelig erfaring med store events. Imidlertid udviklede etableringen af arenaen sig til at blive et omfattende byggeprojekt. Selv om projektledelsen i vid udstrækning benyttede sig af kompetent ekstern rådgivning, burde projektledelsen have været bestykket med byggefaglig kompetence fra starten, herunder især til styring af en kompleks byggeøkonomi, således at man havde haft en stærkere strukturering af denne vigtige del af projektet. Fremadrettet vil Wonderful Copenhagen have skærpet opmærksomhed på primært at udføre opgaver inden for sine kernekompetencer. Nødvendigt kapitalgrundlag fra starten Alle parter vidste, at B&W-Hallerne var et vanskeligt og risikofyldt valg som venue. På trods af, at der blev anvendt byggeteknisk ekspertviden i budfasen, tillod tiden ikke, at der blev udarbejdet en egentlig byggeteknisk analyse og projektering, hvilket er almindeligt ved større byggerier. Det er karakteristisk for stærkt innovative projekter, at de tager form under realiseringen ofte med øgede omkostninger til følge. Der bør ved fremtidige, store eventprojekter, der rummer markante innovative og risikobetonede elementer, og som er afhængige af offentlig medfinansiering, på forhånd tilvejebringes et langt stærkere kapitalgrundlag. Store event-projekter skal være fælleseje Placeringen af de meget omfattende og risikobetonede Værtsby-opgaver med et ubalanceret kontraktmæssigt udgangspunkt i et lille produktionsselskab uden egne ressourcer blev, som projektet udviklede sig, alt for sårbart og byrdefuldt for Projektselskabet økonomi. Projektselskabet kom til at stå med alt for mange opgaver, som man hverken havde kompetencer eller ressourcer til at løse selv. I stedet burde konstruktionen have været et fælles anliggende, hvor alle parter indgik ligeligt i organisationen og bestyrelsen og dermed delte risici. Klart kontraktgrundlag Der vil fremover være skærpet fokus på, at aftalegrundlaget for store begivenheder er formuleret således, at de ikke er risiko for markant forskellige fortolkninger. [8]

9 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -9 af 33 Hvad er der lært? Eurovision var en markedsføringsmæssig succes, og B&W-Hallerne fungerede som ramme for begivenheden. Men alle involverede parter havde undervurderet udfordringerne med at ombygge hallerne. Værtsby- og venueaftalen var for uklar og blev dermed tolket forskelligt af hhv. DR og Projektselskabet. Det medførte en række samarbejdskonflikter. Projektselskabets ledelse manglede stærkere kompetencer i kompleks byggeledelse. Dette burde have været tænkt ind på et tidligere tidspunkt i projektet, projektets omfang taget i betragtning. Der savnedes et stærkere kapitalgrundlag. Projektselskabet kom til at stå med alt for mange opgaver, som man hverken havde egne ressourcer eller kompetencer til. Alle parter burde have deltaget direkte i selskabet. [9]

10 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -10 af 33 BUDPROCESSEN Baggrund og det indledende forløb 18. maj 2013 sikrede Emmelie de Forest Danmark værtsskabet for ESC. Som nationens public service-kanal var DR selvskrevet som overordnet arrangør af begivenheden og TV-showet, hvor rettighederne ejes af European Broadcasting Union (EBU). I juni 2013 indbød DR interesserede danske byer til at tilkendegive ønske om at byde på værtsskabet af ESC. Eurovision er en af de mest markante internationale medie- og turismebegivenheder. Det er også en stor folkelig begivenhed for den by, som har værtskabet. Wonderful Copenhagen fandt det i kraft af begivenhedens karakter og virksomhedens hovedformål naturligt, at forsøge at trække begivenheden til København. Der var samtidigt i budprocessen markant interesse for og fuld opbakning fra Københavns Kommune og Region Hovestaden til, at København skulle søge at vinde værtsskabet. På denne baggrund opfattede Wonderful Copenhagen det som et givet vilkår, at der skulle lægges alle kræfter i at vinde værtskabet. I et samarbejde mellem Københavns Kommune, Region Hovedstaden og Wonderful Copenhagen blev det derfor besluttet at udvikle og indsende et fælles, formelt bud på værtsskabet af ESC. Buddet blev afleveret medio juni 2013 og inkluderede bl.a. støttebreve fra såvel Københavns Kommune og Region Hovedstaden som fra en række centrale festival- og eventarrangører i København. Buddet indeholdt tre mulige venues: 1) Parken, 2) Telt ved DR Byen og 3) B&W-Hallerne. Se bilag C. Parken ønskede efter nærmere overvejelser alligevel ikke at være venue for ESC pga. den lange periode, showet og forberedelserne hertil ville kræve, og hvori der skulle spilles fodbold i Parken. Kort efter stod det også klart, at DR ikke kunne acceptere en teltløsning ift. kameravinkler mv. Da de øvrige muligheder var udtømte, lod DR vide, at man ikke ønskede, at værtsbyen gik videre med andre muligheder, og værtsbyparterne fokuserede derfor på B&W-Hallerne i buddet fra hovedstaden. Der var allerede fra starten en erkendelse fra alle involverede parter af, at Refshaleøen var et eksperimentelt valg eller som det blev udtrykt af DR s generaldirektør ved lanceringen et kreativt benspænd. Men det var samtidigt B&W-Hallerne, som kunne gøre ESC til noget helt særligt, og som ville give markedsføringen [10]

11 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -11 af 33 af Danmark kant og gennemslagskraft internationalt hvilket også viste sig at blive tilfældet. Kontraktforhandlingerne Værtsby-opgaverne og det tilhørende budget blev i løbet af august 2013 fastlagt i et forhandlingsforløb mellem DR på den ene side og værtsby-parterne på den anden. De afsluttende faser i forhandlingerne foregik under ledelse af repræsentanter fra ledelsesniveau i Københavns Kommunes Økonomiforvaltning samt med deltagelse fra Region Hovedstaden, Wonderful Copenhagen og REDA. Wonderful Copenhagen havde fra Advokathuset LETT tilknyttet juridisk sagkundskab, som deltog tæt i forhandlingerne. Som grundlag for både afklaring af en række tekniske spørgsmål, budget og kontrakt blev der også indhentet sagkyndige udtalelser fra forskellige erfarne og fremtrædende sagkyndige, herunder akustikeksperter, rådgivende ingeniører og arrangører af store begivenheder. Der blev tillige indhentet budgeterfaringer fra ESC i Malmø På denne baggrund blev et budget etableret, som parterne tiltrådte. Parterne accepterede også, at der var tale om et vejledende budget, og at værtsbyens forpligtelser var defineret i de leverancer, man skulle yde til projektet og ikke af loftet for budgettet. Det er vurderingen, at der er flere årsager til, hvorfor værtsbyparterne accepterede disse vilkår, der efterfølgende viste sig at være meget byrdefulde: Det var for alle kontraktparter vanskeligt på forhånd præcist at vurdere, hvad ombygningen af B&W-hallerne ville koste. DR udtrykte under forhandlingerne bekymring for, om budgettet var tilstrækkeligt stort, men havde omvendt ikke et færdigt showkoncept udarbejdet, og det af værtsbypartnerne præsenterede budget byggede på, at der ville være tale om konstruktionen af et eventvenue, og ikke som det viste sig at blive tilfældet et omfattende byggeprojekt designet til et højteknologisk show i verdensklasse, som først gradvist blev formet, mens byggeprocessen stod på. Der lå i støtteerklæringerne fra Københavns Kommune og Region Hovedstaden, at man var klar over, at der var risici og usikkerheder knyttet til valget af venue, og at man ved tidligere begivenheder havde bidraget med supplerende finansiering. Ingen af parterne havde dog forestillet sig de beløbsstørrelser, som der aktuelt blev tale om. [11]

12 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -12 af 33 Der var meget lidt tid til rådighed til forudgående projekteringer mv. grundet den ufravigelige deadline, som lå få måneder ude i horisonten. Drøftelserne fandt derfor også sted ud fra den præmis, at man hen ad vejen måtte finde konkrete løsninger ikke mindst i snitfladerne mellem DR og Projektselskabets opgaver, i takt med at disse blev præciseret. I kontrakten var desuden indbygget balancerende bestemmelser om, at der skulle tages hensyn til, at der var tale om et midlertidigt venue, samt at parterne sammen skulle kunne omprioritere og sikre bedst mulig anvendelse af midlerne. Der var et stærkt ønske fra Københavns Kommune og Region Hovedstaden om at få værtskabet, og valget af B&Whallerne var formentlig en forudsætning for at opnå værtskabet. Der var endelig i drøftelserne blandt alle parter en fælles, positiv vision om, at netop B&W-Hallerne ville kunne tilføre både showet og markedsføringen af København en helt særlig kant. Baggrunden for at man valgte at etablere Projektselskabet som et datterselskab af Wonderful Copenhagen var, at denne organisationsform til afvikling af events tidligere havde vist sig brugbar, blandt andet fordi det gav mulighed for at trække på organisationens erfaring i afvikling af events, som eksempelvis VM i Landevejscykling. Københavns Kommune og Region Hovedstaden afgav en erklæring, hvor man støttede op om projektet og Projektselskabet. Desuden afgav REDA over for DR en garantierklæring om, at man ville påtage sig at etablere venue, såfremt Projektselskabet ikke viste sig i stand til dette. Det er vurderingen, at disse erklæringer af DR blev tolket som vigtig økonomisk garanti, hvorfor de formentlig spillede en væsentlig rolle for valget af København som værtsby. I forhold til de af Projektselskabet foretagne investeringer på Refshaleområdet har REDA til en beregnet værdi købt disse, således at de kan nyttiggøres i en fortsat udvikling af området. [12]

13 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -13 af 33 ORGANISERING OG STYRING Løsningen af de omfattende værtsbyopgaver, som blev aftalt med DR, har kun kunnet realiseres gennem en omfattende inddragelse af mange parter. Herunder redegøres for det samlede projekts organisering og styring, som sikrede involvering af alle parter på relevante tidspunkter i forløbet. Værtsby-parterne Til styringen af det samlede projekt etableredes en række formelle fora med deltagelse af Værtsby-parterne og DR. Alle fora har igennem projektet spillet en betydelig rolle i væsentlige beslutninger om projektet og dets udvikling: Koordinationsgruppen. Gruppens formål var at opsamle løbende udfordringer, uenigheder og uklarheder og sikre hurtige løsninger samt, hvis dette ikke var muligt, at forberede behandling i styregruppen. Gruppen mødtes ugentligt og bestod af DR og Projektselskabet på udførende niveau. De øvrige Værtsby-parter deltog også fast i møderne. Styregruppen. Problemer og emner, som ikke kunne klares på koordinationsgruppeniveau, blev behandlet af styregruppen. Alle projektets væsentlige udfordringer, problemer og centrale beslutninger blev således drøftet i styregruppen. Gruppen mødtes efter behov, typisk hver 14. dag. Gruppen bestod af en repræsentant for DR og Københavns Kommune på chefniveau, der repræsenterede værtsbyen. I møderne deltog også de øvrige Værtsby-parter fast i møderne. Præsidiet. Præsidiet var værtsbyens og DR s øverste organ. Præsidiet bestod formelt af DR s mediedirektør, overborgmesteren, formanden for regionsrådet og formanden for Projektselskabets bestyrelse. Præsidiet mødtes også i en udvidet kreds med bl.a. Wonderful Copenhagens bestyrelsesformand og formand/direktør for REDA. Præsidiet spillede en væsentlig rolle i drøftelse af helt overordnede problemstillinger. Præsidiet dannede også rammen om drøftelser, som kunne danne grundlag for finansiering af Projektselskabets resultat. Andre væsentlige fora Som nævnt har gennemførelsen af værtsby-opgaverne kun kunnet gennemføres med inddragelse og involvering af en meget bred kreds af aktører. Organiseringen af alle disse aktører har spillet en afgørende rolle for, at afviklingen af det omfattende arrangement i det hele taget gik så godt, som tilfældet var (med fuld respekt for budgetoverskridelsernes alvor). For at give et indtryk af omfanget [13]

14 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -14 af 33 og kompleksiteten af denne inddragelse gives nedenfor et overblik over de væsentligste af disse fora: Venuegruppe; med deltagelse af Projektselskabet, DR og REDA (efter behov). Fælles gennemgang af faser og detaljer i opbygning af venue. Formålet var at sikre afdækning af nye behov, håndtering af bygnings- og indretningsmæssige udfordringer samt koordinering af DR s krav til funktionalitet med de mulige løsninger. Disse møder afløstes i showugerne (18+19) af faste daglige driftsstatusmøder med deltagelse af DR og Projektselskabet, hvor driftsmæssige udfordringer blev håndteret. Ugentlige møder. Byggegruppe; med deltagelse af Projektselskabets bygherrerådgiver, arbejdsmiljøkoordinator, entreprenører samt Projektselskabets pladsansvarlige. Status på byggeri af venue blev løbende gennemgået, og nye opgaver blev defineret, koordineret og iværksat. Ugentlige møder. Morgenmøder med tværkoordinering: I projektets sidste fase fra slut april og frem afholdtes daglige morgenbriefings under ledelse af projektselskabets operative chef. Her mødtes alle projektledere og en række centrale leverandører for bl.a. it, varme, el og VVS til morgenbriefing. Styregruppe for sikkerhed; med deltagelse af Projektselskabet, sikkerhedsrådgiver, Politi, Brandvæsen, PET, Københavns Kommune og Region Hovedstaden. Gruppen havde det overordnede ansvar for den omfattende sikkerhedsopgave. Møderne sikrede overordnet forventningsafstemning mellem parterne og definerede sikkerhedsopgaverne. Månedlige møder. Task force for sikkerhed; med deltagelse af Projektselskabet, sikkerhedsrådgiver, Politi, Brandvæsen og Region Hovedstaden. Task forcen udviklede den samlede sikkerhedsstrategi samt de konkrete sikkerhedstiltag. Gruppen stod i afviklingsfasen for planlægning såvel som gennemførelse af indsatser. Møder hver 14. dag. Trafikgruppe; med deltagelse af Københavns Kommune, Projektselskabet og Politiet. Gruppen udviklede den samlede trafikplan samt de enkelte lokale løsninger via inddragelse af alle relevante parter. Møder hver 14. dag. Projektselskabet Som produktionsselskab for værtsby-opgaverne, defineret i Værtsby- og venueaftalen, stiftede Wonderful Copenhagen Projektselskabet ESC ApS fuldt ejet af Wonderful Copenhagen og med Københavns Kommune, Region Hovedstaden, Wonderful Copenhagen og REDA som bidragsydere. Bestyrelsen for Wonderful [14]

15 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -15 af 33 Copenhagen er løbende blevet orienteret om projektets fremdrift og økonomi. Organisering Bestyrelsen for Projektselskabet bestod af personer fra Wonderful Copenhagens daglige ledelse og en observatør på chefniveau udpeget af og fra Københavns Kommune og Region Hovedstaden. Bestyrelsen og observatørerne holdt jævnlige møder, i princippet hver 14. dag, med faste punkter om orientering om projektets fremdrift, status for projektets økonomi og eventuelle udfordringer i relation hertil. Projektselskabets daglige ledelse udgjordes af den administrerende direktør og en operativ chef - hver med mangeårige kompetencer inden for udvikling og realisering af store events. Wonderful Copenhagens økonomidirektør fungerede desuden som økonomidirektør i Projektselskabet. Projektledelsen havde det daglige ansvar for opgaveløsningens fremdrift, budgetopfølgning og koordinering. Projektet var bemandet med ca. 20 ledelses- og medarbejderressourcer fra Wonderful Copenhagen og, senere i forløbet, også fra Københavns Kommune og Region Hovedstaden. Hertil kom et mindre antal eksterne personer tilknyttet på kontraktvilkår, herunder den operative chef. Projektselskabet trak desuden på en bred kreds af rådgivere med erfaring inden for de konkrete områder, som skulle håndteres. I bilag D findes en oversigt over de benyttede rådgivere. Ligeledes har Projektselskabet også i betydelig grad trukket på ressourcer internt i Wonderful Copenhagen til fx. pressehåndtering, ITløsninger og bemanding af hospitality mv. Det samlede projekt opdeltes fra starten i fem hovedspor hver med en opgave- og budgetansvarlig projektleder/sporejer: Venue, transport og sikkerhed Hospitality Outreach (arrangementer i byrummet) Frivillige Kommunikation Se bilag E for organisationsdiagram for ledelsesniveauet i Projektselskabet. Se også bilag F for organisationsdiagram over driftsorganisationen på venue. De fem ansvarlige projektledere udgjorde tilsammen projektets kerneteam, hvilket understøttedes af, at de fysisk sad placeret tæt ved hinanden for at sikre transparens på tværs af sporene. For i det daglige at sikre koordination og fremdrift i Projektselskabet blev en fast mødestruktur etableret: [15]

16 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -16 af 33 Ledelsesmøder. Med deltagelse af Projektselskabets daglige ledelse. Fast gennemgang af det samlede projekts enkelte dele herunder status på budget og gennemgang af budgetprognoser. Ugentlige møder. I den sidste periode op til tre gange ugentligt. Spormøder. Statusmøder mellem direktøren og de ansvarlige for hvert hovedspor. Afsæt i sporledernes status over organisation, budget og indhold. Ugentlige møder med deltagelse af Københavns Kommune, Region Hovedstaden og DR. Sprintmøder/mandagsmøder. Gennemgang af sprintplaner for alle spor med deltagelse af alle projektmedarbejdere og relevante personer fra Værtsbyparterne. Ugentligt møde. Målet med den valgte organiseringsform var at skabe en lille handlekraftig organisation, der kompetencemæssigt kunne dække hinanden ind. Dette mål blev, særligt i den indledende fase af projektet, opnået med maksimal udnyttelse af både økonomiske og menneskelige ressourcer til følge. Fra ca. 1. marts til 10. maj spredtes Projektselskabets organisation over tre lokationer (Nørregade, Refshalevej 163A og B&W- Hallerne). Samtidigt eskalerede den samlede opgaveportefølje markant i takt med, at DR indledte prøveperioden i hallerne samtidig med, at arenaen blev bygget færdig. Det ville have styrket organiseringen yderligere, hvis Projektselskabet og DR havde siddet i samme hus og dermed i endnu højere grad kunne have samarbejdet og opnået gensidig forståelse for interne arbejdsgange og processer, særligt for så vidt angår drift og byggeri af venue. Projektstyringsværktøj Som projektstyringsværktøj anvendtes konsulenthuset Implements værktøj sprint- og masterplaner. Værktøjet anvendtes i forvejen af DR. Der skabtes herigennem et fælles grundlag for planlægning, koordination og fremdrift i projektet. For hvert enkelt hovedspor, og for det samlede projekt, blev der udviklet en masterplan indeholdende alle milepæle gennem hele projektperioden. Masterplanen tjente til at sikre fremdriften i projektet og koordineringen på tværs af alle spor. På baggrund af masterplanen udvikledes sprintplaner, der fire uger frem detaljeret beskrev konkrete indsatser, ansvarlige for indsatserne og deadlines. Sprintplanerne blev gennemgået på de faste mandagsmøder med deltagelse af alle projektmedarbejderne og den daglige ledelse. Møderne sikrede en høj grad af vidensdeling, rationel løsning af opgaver, koordinering på tværs og [16]

17 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -17 af 33 fælles ejerskab i ledelsen og på medarbejderniveau. Møderne forpligtede endvidere den enkelte projektleder til at have løbende fokus på sine planer samt at nå i mål med sine opgaver rettidigt. Budget- og likviditetsstyring På baggrund af indgåelsen af Værtsby- og venueaftalen indbetaltes ved projektopstart 21,5 mio. kr. fra Københavns Kommune og Region Hovedstaden til Projektselskabet. Sporejerne var ansvarlige for budgettet på hvert hovedspor, hvorunder der i løbet af efteråret 2013 blev udarbejdet detaljerede delbudgetter ud fra det vejledende hovedbudget. På det ugentlige møde mellem sporejerne og Projektselskabets direktør blev status for indtægter og udgifter på hvert del-budget gennemgået og derefter opdateret. Eventuelle afvigelser på sporniveau blev herefter indarbejdet i hovedbudgettet. På Projektselskabets bestyrelsesmøder var status på økonomi et fast dagsordenspunkt. Under dette punkt gennemgik og redegjorde selskabets daglige ledelse for udviklingen i de enkelte budgetposter. På denne baggrund drøftede bestyrelsen og observatørerne relevante udfordringer og traf beslutninger om opfølgninger, som blev vurderet relevante og nødvendige. Det budgetmæssige resultat for en lang række andre elementer end arenaen, som Projektselskabet direkte havde ansvaret for, bl.a. arrangementer (herunder bl.a. overdragelses- og åbningsceremoni, EuroClub, afterparties), fanmile, citydressing, projektledelse mv. endte på eller under budget. Den løbende styring og overblik på alle disse områder vurderes at have været meget tilfredsstillende. Projektmedarbejderne og ledelsen havde god erfaring hermed fra mange års afvikling af store begivenheder i hovedstaden. Ved opstarten af projektet udarbejdede de enkelte sporejere i Projektselskabet for hver deres områder et overordnet likviditetsbudget, bl.a. med vurdering af, hvor de store likviditetstræk var placeret tidsmæssigt. Med udgangspunkt i disse forudsætninger, blev der hver uge udarbejdet nye likviditetsbudgetter og gjort status ift. likviditetsbehovet. Derudover fandt der sædvanlig kreditor- og debitorstyring sted. Som på andre områder af ESC-projektet blev budget- og likviditetsstyringen imidlertid præget af de usikkerheder og risici, der knyttede sig til etableringen og driften af de gamle B&W-Haller som venue for arrangementet. Etableringen og driften af B&W-Hallerne viste sig svær at styre på grund af hallernes og områdets til formålet uprøvede karakter. Det var som tidligere nævnt en problemstilling, som værtsby-parterne ved indgåelsen af kontrakten var opmærksom på, men hvor det [17]

18 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -18 af 33 først var i takt med, at projektet konkret tog form, at det stod klart, hvor omfattende og kompleks opgaven var. Denne konkretisering fandt sted med stigende intensitet fra omkring marts måned, hvor DR efter fjernelsen af søjlerne og etablering af en ny bærende konstruktion i hallerne kunne rykke ind og påbegynde opbygningen af scener, tribuner mv. Som det fremgår senere, skete der efter DR s ryk-ind (medio marts) omfattende tilpasninger og stadige ændringer for at få arenaen til at fungere til en sikker og succesrig afvikling af det meget ambitiøse showkoncept. Ændringer og tilpasninger som blev mere og mere intense helt op til showets gennemførelse. Internt håndterede Projektselskabet disse udfordringer ved allerede i januar at nedsætte en budgetprognosegruppe bestående af de ansvarlige for venuesporene, økonomifunktionen samt Projektselskabets direktør. Budgetprognosegruppen mødtes ugentligt og drøftede udviklingen ift. budgettet, hvorefter der blev udarbejdet opdaterede budgetprognoser. Drøftelserne førte til en række korrigerende indgreb ift. at nedbringe omkostningerne. De fleste leverancer var dog knyttet op på Værtsby- og venueaftalen, og kunne af DR derfor principielt kræves leveret af Projektselskabet. Men på en række punkter, og i løsningen af konkrete ønsker som ikke var aftalefæstede, og som ville medføre merudgifter for Projektselskabet i forhold til det budgetterede, blev DR s fordringer dog afvist fx. ift. loftrigning, tribuner, kabling i hallerne, tæpper og asfaltering. Disse bestræbelser var imidlertid ikke tilstrækkelige til at nedbringe de voksende omkostninger, som især aktualiserede sig med stor kraft i løbet af marts og april. Der opstod derfor flere gange behov for supplerende finansiering af selskabet, dels for at projektet i det hele taget kunne gennemføres, dels for at sikre Projektselskabets likviditetsudsving. Konkret var der tale om følgende supplerende finansieringer: 1. Februar, ekstrabevilling: Projektselskabet fik en ekstrabevilling på i alt 17,3 mio. kr. fordelt på 7,9 mio. kr. til fjernelse af søjler, 4,4 mio. kr. som supplerende tilskud samt 5 mio. kr. som buffer. 2. Primo april, mellemfinansiering/lån: På baggrund af DR s krav til akustiske løsninger, stormskader, manglende mulighed for anvendelse af frivillig arbejdskraft, temperaturniveau- og styring mm. bevilgede Wonderful Copenhagens bestyrelse Projektselskabet en mellemfinansiering på 12 mio. kr. 3. Ultimo april, mellemfinansiering/lån: På baggrund af en lang række uforudsete omkostninger (brandteknisk [18]

19 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -19 af 33 rådgivning, sikkerhed, rengøring, VVS og el-udgifter mv.), samt likviditetsbehov bl.a. som følge af forskydninger i momsudbetalinger og den i forvejen anstrengte økonomi anså Projektselskabet sig ikke i stand til at drifte venue, som man var kontraktmæssigt forpligtet til. DR gav på dette grundlag tilsagn om mellemfinansiering, som samlet endte med at blive på 27 mio.kr juni, mellemfinansiering/lån: For at sikre at Projektselskabet havde tilstrækkelig likviditet frem til afslutningen af sine aktiviteter, bevilligede Wonderful Copenhagens bestyrelse en mellemfinansiering på yderligere 16,7 mio. kr. Projektselskabets budgetprognoser har på de pågældende tidspunkter været de bedst vurderede. Men det må erkendes, at omstændighederne udviklede sig på en sådan måde, at prognoserne efterfølgende viste sig ikke holdebare. En række poster blev således markant dyrere, end man havde vurderet, jf. senere afsnit herom. Dette skyldtes særligt fem grundlæggende vilkår i projektet, jf. indledningen: B&W-Hallernes rå og uprøvede karakter, der viste sig at rumme voldsomme og uforudsete udfordringer, resulterende i et komplekst byggeprojekt. Forskellig kontraktfortolkning. Samtidig udvikling og realisering af projektet, som betød, at man arbejdede med et moving target. Meget høje ambitioner fra DR om at realisere et showkoncept i verdensklasse. En ultimativ deadline, som gjorde det umuligt at bremse op undervejs på trods af udfordringer, ændringer og vanskeligheder. Der var tale om et point of no return. Tidspresset nødvendiggjorde, at der skulle findes øjeblikkelige løsninger på stort set alle problemer, som opstod ved klargøring og drift af arenaen særligt i den afsluttende periode fra starten af marts og frem til 10. maj. Det voldsomme tidspres betød også, at den interne kommunikation og rapportering i Projektselskabet fra sporejer til økonomifunktionen omkring indgåede aftaler og kontrakter samt aktuelle og kommende udgifter blev nedprioriteret, da fokus var på de mange praktiske og tekniske problemer, som skulle løses her og nu for at nå tidsfristen. Det betød, at der bl.a. blev iværksat [19]

20 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -20 af 33 arbejder, som ikke kom i budgettet og at man, i nogle tilfælde, ikke havde et opdateret overblik over hvilke fordringer, der var udestående. Dette er naturligvis kritisabelt. Der er dog ikke grundlag for at antage, at disse forhold har fordyret projektet, men de har gjort rapporteringerne ufuldstændige i en række tilfælde, og dermed også været med til at skabe et ufuldstændigt billede i prognoserne for selskabets økonomi. Der burde i den daglige projektledelse have været en stærkere byggefaglig kompetence med erfaring i at strukturere og økonomistyre et komplekst byggeri, frem for udelukkende at anvende eksterne rådgivere hertil. I et videre perspektiv burde etableringen af B&W-Hallerne i det hele taget have været lagt i hænderne på en organisation med erfaring i byggeledelse og ikke en organisation med kompetencer og erfaringer i udvikling og koordination af events. På likviditetssiden spillede det desuden en væsentlig rolle, at en betydelig del af Projektselskabets midler til bl.a. etablering af arenaen var indsat på konti, som krævede REDA s aktive medvirken for at blive udbetalt. REDA s krav om aktiv medvirken til udbetaling havde til formål at sikre, at Projektselskabet havde de fornødne midler til at gennemføre etableringen af arenaen. Såfremt Projektselskabet ikke kunne løse denne opgave, havde REDA som nævnt i en garantiaftale over for DR nemlig forpligtiget sig til at etablere arenaen. Det viste sig imidlertid, at REDA, for at undgå at blive forpligtet på krav fra DR i henhold til garantiaftalen delvist afviste at medvirke til at udbetale Projektselskabets egne deponerede midler til etablering af arenaen. Tilbageholdelsen af de deponerede midler var en kilde til tvist mellem Projektselskabet og REDA og medvirkende til, at der måtte indgås de ovennævnte mellemfinansieringsaftaler. Risikostyring Projektselskabet blev opfordret af Københavns Kommune til at anvende samme risikostyringsmodel, som kommunen selv anvendte. Risikovurderinger for udvikling og gennemførelse blev udarbejdet for hovedsporene outreach, hospitality og transport. Se bilag G. Modellerne tjente primært som interne arbejdsredskaber på de enkelte hovedspor, hvor sporejeren havde ansvaret for at gøre ledelsen opmærksom på eventuelle akutte risici og deraf afledte økonomiske udfordringer. For venuesporet blev der udarbejdet risikovurderinger ved projektopstart, se bilag H. Som projektet skred frem, blev de formelle organer (Venuegruppe, Byggegruppe og Ledelsesmøder) [20]

21 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -21 af 33 brugt til løbende at håndtere aktuelle risici og iværksætte de fornødne, afhjælpende initiativer. Der blev ligeledes udarbejdet omfattende sikkerhedsvurderinger, ikke kun for B&W-Hallerne, men for hele Refshaleøen, EuroClub og Fanmile. For hvert underspor blev sikkerhedsvurderingerne yderligere foldet ud for de enkelte faser, eksempelvis for Refshaleøen, opdelt i Opbygningsfase, ESC-uger, Transmissionsfase og Hverdagsberedskab. Arbejdet med og opmærksomheden på risikostyring har sammen med budget- og likviditetsstyringen bl.a. medvirket til, at berettigede krav fra private leverandører kunne honoreres. Leverandørstyring For indgåelse af leverandøraftaler har Projektselskabet anvendt en af følgende tre aftale-/styringsmodeller: Udbud med tilbud på fast pris. På baggrund af brief blev tre til fire leverandører bedt om at komme med tilbud på opgaven. Ud fra opsatte kriterier blev leverandør valgt og kontrakt forhandlet. Hovedprincippet bag kriterierne var bedste kvalitet til laveste pris, hvor pris var den afgørende faktor. Tilbud med fast pris. Denne form blev brugt, enten hvor udbud ikke gav mening (eksempelvis ved kun én mulig leverandør) eller ved mindre opgaver. Aftaler baseret på faste timepriser. Blev brugt i de tilfælde hvor opgavens omfang og indhold ikke kunne defineres på forhånd. Kontrol blev her gennemført via faste ugentlige procedurer, hvor leverandøren til projektledelsen skulle aflevere time- og arbejdssedler samt opgave- og omkostningsstatus. Selvom Projektselskabet generelt har arbejdet for at indgå flest mulige aftaler med fast pris, så har projektets konstant foranderlige karakter betydet, at relativt få opgaver kunne indgås og styres ud fra udbud eller tilbud på fast pris. Selv i tilfælde, hvor der var indgået aftale med fast pris, ændredes så mange forhold ofte undervejs, at den endeligt leverede opgave ikke stemte overens med den oprindelige aftale. Fast pris var heller ikke altid at foretrække, idet der var risiko for at betale en for høj pris, da leverandørerne tog sig betalt for ubekendte faktorer. Anvendelse af udbudsregler På baggrund af en vurdering fra Projektselskabets juridiske rådgiver opfattede selskabet sig som omfattet af gældende regler for offentlige udbudsregler. [21]

22 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -22 af 33 På det grundlag har imidlertid efterfølgende vist sig fire eksempler, hvor der godt nok blev foretaget en markedsafsøgning for at sikre de økonomisk mest fordelagtige tilbud, men hvor man ikke gennemførte det opslag på udbudsportalen (udbud.dk), som man rettelig skulle have gjort, når man anså sig omfattet af de gældende regler for offentlige udbud. Fejlen skyldes mangel på fokus herpå fra selskabets daglige ansvarlige. [22]

23 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -23 af 33 BUDGETUDVIKLING I det følgende redegøres for Projektselskabets regnskab pr. 25. juli, der er vedlagt som bilag I. Projektselskabets endelige regnskab aflægges i forbindelse med selskabets afvikling. Der er tale om budgetoverskridelser på langt de fleste poster vedr. etablering og drift af arenaen. Omkostningerne for arenaen, der var budgetteret til 18,4 mio. kr., endte med at udgøre 91,3 mio. kr., og tegnede sig som nævnt for 94 % af samtlige budgetoverskridelser. Det vidner om, at disse del-opgaver viste sig at være undervurderet fra start og blev langt mere komplicerede end ventet. En lang række andre poster, bl.a. arrangementer (herunder bl.a. overdragelses- og åbningsceremoni, EuroClub, after parties), fanmile, citydressing, projektledelse mv. - holdt sig inden for budget og blev billigere end ESC i Malmø. Det var imidlertid et mindre antal kritiske beslutninger og budgetposter, som blev stærk omkostningskrævende for Projektselskabet. Disse gennemgås nedenfor. Det drejer sig om: Etablering af teltby og tilhørende faciliteter Varmeforbrug Sikkerhed- og overvågning Etablering af flyvepunkter til ophængning af lyd og lys Fjernelsen af bærende søjlerrengøring Disse seks poster er årsag til ca. 75 % af den samlede budgetoverskridelse for arenaen ud fra følgende procentuelle fordeling: Budgetoverskridelser ESC - Arena jvf. regnskab per Øvrige arena 25% Teltby 27% Rengøring 4% Flyvepunkter 9% Varme 13% Søjler 12% Sikkerhed 10% [23]

24 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -24 af 33 Posten Øvrige dækker bl.a. over øgede udgifter til tribuner, akustikløsning, elinstallationer, el, sanitet, kommentatorbokse, retablering, indvendig og udvendig dressing af arena, site-crew mv. Herunder redegøres for baggrunden, udviklingen og resultatet for hver af de seks hovedposter med henblik på at belyse årsagen til de centrale budgetoverskridelser. Etablering af teltby og tilhørende faciliteter Baggrund: Ved indgåelsen af Værtsby- og venueaftalen var det forudsat, at en omfattende del af de tekniske funktioner i relation til back stage-området (makeup, frisører, garderobe, opbevaring, etc.) skulle placeres inde i B&W-Hallerne. Dette var der plads til i forhold til DR s oprindelige scenedesign og placering af tribuner mv. Det oprindelige budget for indretningen af back-stage området blev derfor udarbejdet på baggrund af denne antagelse om placering. Hvad skete der? I perioden fra kontraktindgåelse og helt frem til februar gennemførte DR en omfattende, kreativ udviklingsproces ift. scenedesign, som påvirkede rammerne for placering af fx. tribuner, indgange, toiletter, barer, etc. Da det endelige scenedesign blev fremlagt for Projektselskabet af DR, stod det klart, at der ikke længere var plads til de tekniske funktioner inde i selve hallerne. I stedet måtte de planlagte udendørs sidefaciliteter/teltområder udvides betydeligt og suppleres med et større antal skurvogne til kontorfaciliteter. Resultatet: For at kunne etablere det nu over m2 store teltområde bag B&W-Hallerne var det nødvendigt at fjerne en del af en større jordvold samt nivellere og dræne områdets belægning og lægge ny grus ud, således at last- og arbejdsbiler kunne få adgang til området, og teltene ikke ville synke ned i kraftigt regnvejr. Desuden blev der behov for at installere et varmesystem, således at teltene kunne varmes op til acceptabel arbejdstemperatur, og omfattende kloakeringsarbejde blev også nødvendigt. I kraft af den markante omlægning af dispositionsplanen måtte den oprindelige sikkerhedsplan desuden udvides og revideres bl.a. med ekstra telte til indtjekning af crew, delegerede og presse. Endelig udløste opsætningen af teltene og ombygningen af sektionshallerne et byggesagsgebyr på 4,2 mio. kr. opkrævet af Københavns Kommune. Samlet set medførte omplaceringen af back-stage området og de tekniske funktioner en merudgift for Projektselskabet på ca. 20,9 mio. kr. Fjernelse af bærende søjler Baggrund: Nedtagningen af bærende søjler mellem de to B&W- Haller samt opsætningen af en midlertidig støttende konstruktion var et centralt krav fra DR ved indgåelsen af Værtsby- og venueaftalen. Det var nødvendigt at nedtage søjlerne for at kunne [24]

25 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -25 af 33 gennemføre den planlagte TV-produktion og gøre plads til scene og tribuner. I forbindelse med Værtsby- og venueaftalens indgåelse påtog REDA sig opgaven og ansvaret for fjernelsen af søjlerne og gennemførte, umiddelbart før indgåelse af Værtsby- og venueaftalen, en vurdering af omkostningerne i samarbejde med deres rådgivende ingeniører fra Midtconsult. Prisen blev estimeret til 2 mio. kr. Hvad skete der? Opgaven viste sig væsentligt mere kompliceret end først antaget af de rådgivende ingeniører. Konkret drejede det sig om, at bæreevnen i den tagkonstruktion, der skulle bære lys- og lydudstyret, var underdimensioneret, hvilket skyldtes uforudsete byggetekniske hensyn, som først blev identificeret efter henvendelse fra DR medio december DR havde på det tidspunkt, efter eget udsagn, ikke mulighed for at ændre deres krav til den lyd- og lystekniske løsning. Omkostningerne til fjernelse af søjlerne og etablering af støttekonstruktion blev derefter re-budgetteret til ca. 10 mio. kr. Denne omkostningsstigning ville REDA ikke finansiere. Efter konsultation med Københavns Kommune og Region Hovedstaden blev det besluttet at søge en merbevilling, der kunne finansiere nedtagningen af søjlerne, som led i merfinansieringen i februar måned, jf. tidligere. Resultat: Samlet set betød budgetudvidelsen, at posten til søjler, som Projektselskabet havde en forudsætning om ville være udgiftsneutral, kom til at udgøre ca. 8,9 mio. kr. Udover at medføre meromkostninger for Projektselskabet for en budgetforpligtigelse betød den forlængede og mere komplicerede proces med nedtagningen af søjlerne, at ombygningen af B&W- Hallerne blev forsinket. Etablering af flyvepunkter til ophængning af lys og lyd Baggrund: Budgetrammen for etablering af de såkaldte flyvepunkter (motorer ophængt i loftskonstruktionen til montering af den rig, der skulle bære lyd- og lysudstyr) tog afsæt i en løsning, der baserede sig på en traditionel ophængning af lys og lyd over scenen. Baggrunden for dette var behovsoplysninger fra DR og rådgivning fra koncertarrangøren Live Nation. Disse oplysninger og den nævnte rådgivning blev anvendt til at beregne behovet for forstærkninger efter fjernelse af søjlerne samt vægtfordeling under taget, og blev medtaget som bilag i Værtsby- og venueaftalen. Hvad skete der? Efter at produktionen af forstærkninger var igangsat, meddelte DR imidlertid i starten af januar, at de oprindelige informationer ikke var fuldstændige, og DR s fortolkning af Værtsby- og venueaftalen indebar et langt større omfang af flyvepunkter. [25]

26 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -26 af 33 Konsekvensen blev, at den oprindelige ophængningsløsning måtte udskiftes med en langt mere omfattende model, hvor lysophænget blev spredt ud over størstedelen af de to hallers loftsareal. En løsning der ville blive betydeligt mere omkostningsfuld for Projektselskabet end oprindeligt budgetteret. Resultat: På baggrund af hændelsesforløbet fastholdt Projektselskabet over for DR, at Projektselskabet i henhold til Værtsby- og venueaftalen med bilag kun var forpligtet til at dække omkostninger til etablering af flyvepunkter for kr., mens den af DR ønskede løsning beløb sig til ca. 14 mio. kr. Sagen medførte en tvist mellem Projektselskabet og DR om tolkning af snitfladen i Værtsby- og venueaftalen, som ud over sagen om flyvepunkter også vedrørte en tvist om kabling. Parterne aftalte, at tvisten først skulle effektures, efter showet var afviklet. I løbet af juni-juli blev sagen løst i forlig mellem parterne. Forliget omhandlede flere forhold, men samlet under ét kan Projektselskabets udgifter til etablering af flyvepunkter, som del af forliget, opgøres til 7 mio. kr. Baggrunden for forliget var dels procesrisikoen, dels udsigten til at projektselskabet ville blive fastholdt i en uafklaret økonomisk situation i minimum et år. Som baggrund for forliget har selskabets juridiske rådgiver ud fra en konkret vurdering af sagen tilkendegivet, at et forlig med deling til halvdelen til begge parterne, ville være passende. Varmeforbrug Baggrund: På baggrund af dialog med Malmö Arena, som husede ESC 2013, stod det ved for-projekteringen i sommeren 2013 klart, at den største udfordring mht. temperaturstyring i B&W-Hallerne ville være nedkøling. De mange lamper og andet produktionsudstyr udviklede så meget varme i Malmö Arena, at airconditionering var nødvendigt i stort omfang. Behovet for nedkøling blev også adresseret af DR under kontraktforhandlingerne. Som bilag til Værtsby- og venueaftalen udarbejdede Midtconsult derfor et notat om mulighederne for mekanisk og automatisk ventilation og nedkøling af hallerne. På baggrund heraf blev budgettet til airconditionering og ventilation af hallerne lagt med en samlet budgetramme på 0,4 mio. kr. Hvad skete der?: Det viste sig i praksis, at der var et langt større behov for opvarmning end for nedkøling af hallerne. Under loftet samlede varmen sig, men ved at installere et re-cirkulationssystem kunne den opstegne varme luft genbruges. Dette var imidlertid ikke nok til at sikre grader ved scenen, som Projektselskabet kontraktmæssigt var forpligtet til at levere. Derfor opstilledes et større antal oliefyr uden for hallerne til at blæse varm luft ind. Samtidigt viste det sig nødvendigt at have et varmeberedskab til [26]

27 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -27 af 33 rådighed 24/7, sådan at varmetilførslen kunne sikres og temperaturen løbende reguleres i ca. 10 uger. Projektselskabet indledte en dialog med DR for at få sænket temperaturen i hallen og dermed spare på de betydelige udgifter til opvarmning. DR fastholdt imidlertid det oprindelige temperaturkrav med henvisning til kontrakten, og til at diverse udstyr (polyethylenskærme, stålkonstruktion og LED væg) ikke kunne tåle kulde. Dette kunne Projektselskabet dog ikke få bekræftet af leverandørerne bag udstyret. Resultatet: For at leve op til Værtsby- og venueaftalen var Projektselskabet som nævnt forpligtet til at sikre min. 20 grader ved både scene- og taghøjde inde i hallerne fra marts til maj. De oprindelige beregninger og budget tog som nævnt ikke i tilstrækkelig grad højde for opvarmningsbehovet, men fokuserede primært på ventilation og afkøling. Hertil kom som nævnt, at indendørsarealet og dermed opvarmningsarealet - var vokset betydeligt med de supplerende teltarealer til backstage-faciliteter. Resultatet blev en samlet budgetoverskridelse på ca. 9,6 mio. kr. til varmekanoner, varmeberedskab og fyringsolie. Sikkerhed- og overvågning Baggrund: Oprindeligt blev sikkerhedsudgiften beregnet ud fra to hovedprincipper: 1) At der var tale om en kontrolopgave frem for overvågning. En kontrolopgave er begrænset til tjek af armbånd, batches og billetter hos crew, håndværkere og publikum ved indgangene til venue samt kontrol for diverse effekter i tasker mv. Ressourcetrækket ift. arbejdskraft og økonomi var således forholdsvist begrænset. Til sammenligning indebar en overvågningsopgave, at et væsentligt større areal end blot indgange og udgange skulle monitoreres. Det var erfaringen fra andre store events, COP15, fodboldkampe mv., at politiet patruljerer på venue og således varetager overvågningen, hvilket også blev lagt til grund i planlægningsfasen. 2) At løsningen af opgaven hovedsageligt skulle baseres på frivillige. Dette princip var baseret på Wonderful Copenhagens erfaringer med praksis ved andre store events som VM i landevejscykling, Halvmaraton og Roskilde Festival, hvor frivillige løfter en meget stor del af adgangskontrollen. Hvad skete der? Projektledelsens antagelse om, at Politiet kunne varetage overvågningsopgaven viste sig ikke at holde i løbet af januar-februar. Grundet opgavens tidmæssige udstrækning, [27]

28 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -28 af 33 der mod forventning endte med at strække sig over to måneder, da byggefasen og driftsfasen overlappede, meddelte Politiet, at man ikke kunne varetage opgaven. B&W-Hallernes arealmæssige omfang og det forhold, at en række støttefunktioner blev flyttet fra hallerne til telte, betød samtidigt, at overvågningsopgaven blev mere kompliceret og fik en længere udstrækning end oprindeligt planlagt. Derfor var det nødvendigt at trække på ekstra mandskab (op mod 15 personer i døgndrift alene til overvågningsdelen) til at varetage opgaven med at sikre, at hverken personer eller farlige genstande fik adgang til venueområdet. Derudover meddelte Serviceforbundet, som repræsenterer vagt- og sikkerhedssammenslutningen, at man ville indlede en faglig konflikt, med mindre vagtopgaven blev løst af et professionelt firma med overenskomst. Samtidigt kunne det mod erfaring og forventning konstateres, at der var stort frafald af frivillige undervejs, og at en række opgaver, der var planlagt varetaget af frivillige, alligevel måtte varetages af professionelle. På nogle dage måtte der således hyres mere end 30 ekstra vagter ind. Desuden kunne det konstateres, at manglen på en egentlig manual for sikkerhedsopgaven fra EBU betød, at det løbende var vanskeligt konkret at definere sikkerhedsopgaven i detaljen ift. omfang, indhold, mv. Endelig blev Politiets krav til overvågningsopgaven løbende skærpet, hvilket medførte en lang række uforudsete omkostninger til fx. revidering af sikkerhedsplaner, justeringer af adgangsveje, X- raymaskiner, metaldetektorer, tredobbelt sikringshegn, vagttårne, hundevagter, pigtråd, sigtelinjer, ekstra backupvagter og en generel opgradering af antallet af vagter til overvågning inkl. døgnbemanding. Resultat: Såvel de krav, der blev stillet fra myndighedernes side, som kravet om overvågning frem for adgangskontrol, kravet om overenskomstdækning af vagtpersonale samt begrænsning i antallet af frivillige nødvendigjorde, at Projektselskabet tilpassede løsningen af sikkerhedsopgaverne og dermed måtte udvide budgettet for denne post. Projektselskabet undersøgte muligheden for at nedbringe omkostningerne, blandt andet ved at foreslå, at man ventede med at lave en sweeping og gennemgang af venue for at kunne erklære det bombesikkert til umiddelbart før den første generalprøve. Det ville have halveret behovet for X-raymaskiner og mandskab fra to uger til én og dermed reduceret omkostningerne. Dette tillod DR imidlertid ikke, da det ville forsinke produktionen af showet. [28]

29 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -29 af 33 Det ovenfor nævnte var således medvirkende årsag til, at budgettet for sikkerhed øgedes fra oprindeligt 1,3 mio. kr. til at udgøre 8,9 mio. kr. Rengøring Baggrund: I det oprindelige rammebudget fremgår rengøring ikke som en separat post. I stedet var rengøring budgetteret ind i de øvrige driftsposter for venue. Rengøring var oprindeligt budgetteret med udgangspunkt i anvendelsen af frivillig arbejdskraft til visse oprydningsopgaver samt udelukkende for de to uger, hvor hovedprøverne og selve koncerterne skulle finde sted (28. april til 11. maj). Hvad skete der?: I efteråret 2013 meddelte 3F, at fagforeningen ikke ville tillade anvendelsen af frivillige til almindelige rengøringsopgaver, som det ellers er kutyme inden for dele af eventbranchen. Dette var ikke forudsat af Projektselskabet. Samtidig viste det sig, at der var et stort behov for rengøring, særligt i back-stage området, helt fra 1. marts. Bl.a. daglig støvsugning og gulvvask i marts-april, hvor hallerne stadig havde status af byggeplads. Resultatet: Rengøringsopgaven viste sig at være langt mere omfattende end først antaget, både mht. periode og ressourceforbrug. Da Projektselskabet ikke kunne anvende frivillige til andet end let rengøring (fx. rydning og klargøring af tribuner mellem shows), måtte der indgås aftaler med professionelle rengøringsselskaber. Disse blev valgt på baggrund af pris/kvalitet/kapacitet. Der anvendtes tre forskellige rengøringsselskaber, som indbyrdes konkurrerede på pris og kapacitet på de enkelte opgaver. Samlet set medførte anvendelsen af professionel arbejdskraft, det store behov for rengøring og den udvidede periode en merudgift for Projektselskabet på ca. 2,9 mio. kr. [29]

30 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -30 af 33 AFSLUTNING Som det fremgår af redegørelsen, har Eurovision været et særdeles omfattende og komplekst projekt, hvor mange omstændigheder tilsammen har medvirket til at skabe Projektselskabets underskud. Ikke mindst viste det sig at blive et særdeles ambitiøst bygge- og showprojekt snarere end skabelsen af en event i traditionel forstand. Mange af forholdene omkring projektet har været uforudsigelige for alle de involverede parter, andre burde der i højere grad have været taget højde for. Der har været mange aktører involveret, og hver især har lod og del i både den uomtvistelige succes, som Eurovision endte med at blive, og i den udvikling projektet tog, men som også medførte underskuddet. For så vidt angår den del af ansvaret, der påhviler Projektselskabet, er der draget den ledelsesmæssige konsekvens, at selskabets administrerende direktør (underdirektør i Wonderful Copenhagen) fratræder sin stilling begge steder. Eurovision projektet rummer en række væsentlige læringspunkter for Wonderful Copenhagens fremadrettede arbejde. Denne dimension vil blive genstand for grundig drøftelse i Wonderful Copenhagens bestyrelse i den kommende tid. Blandt andet med sigte på, hvorledes Wonderful Copenhagen fremadrettet organiserer og leder organisationens arbejde med at udvikle og varetage store begivenheder. For så vidt angår Projektselskabets underskud på ca. 58 mio. kr., skal der findes en løsning på dette, således at Projektselskabets forpligtelser kan indfries. Det er forhåbningen, at denne løsning findes i Wonderful Copenhagen og på politisk niveau blandt partnerne bag Projektselskabet i de kommende uger. [30]

31 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -31 af 33 OPSUMMERING AF SPØRGSMÅL FRA REGION HOVEDSTADEN Spørgsmål Foreløbigt regnskab pr. juni for Projektselskabet. Tidsplan for fremlæggelse af endeligt, revisorpåtegnet regnskab. Tidsplan for afklaring af tvist med Danmarks Radio vedr. potentiel voldgiftssag. Besvares især i nedenstående afsnit. Flere af spørgsmålene besvares dog fra forskellige vinkler i flere afsnit. Se bilag I. Se afsnittet Budgetudvikling. Se afsnittet Budgetudvikling. Redegørelse for Projektselskabets udestående økonomiske forpligtigelser. Redegørelse for hvorledes Projektselskabets underskud tænkes finansieret. Forklaring på konstaterede budgetoverskridelser. Vurdering af om budgetteringen var realistisk på relevante budgetteringstidspunkt er. Vurdering af om budgetteringen var tilstrækkelig på de til Se afsnittet Afslutning samt regnskab i bilag I. Se afsnittet Afslutning. Se især afsnittet Budgetudvikling, men spørgsmålet er et gennemgående tema i hele redegørelsen. Se især afsnittet Budget- og likviditetsstyring. Se afsnittet Budget- og likviditetsstyring. [31]

32 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -32 af 33 enhver tid kendte forudsætninger. Redegørelse for hvilken risikostyringsmodel til sikring af, at Projektselskabet kunne svare enhver sit, som er blevet brugt, og hvordan den er blevet efterlevet. Mulighederne for nyttiggørelse af foretagne bygningsforbedringer. Vurdering af om den valgte model for likviditetsstyring og den organisatoriske tilrettelæggelse af opgavevaretagelsen har været velegnet for en økonomisk hensigtsmæssig afvikling af projektet. Redegørelse for hvilke erfaringer Wonderful Copenhagen kan drage med henblik på læring til næste gang, der skal indgås et partnerskab om afvikling af en MEGAevent i hovedstadsregionen Antallet af regninger på over kr., og hvor kontrakten skulle have været annonceret og en redegørelse for, hvorfor dette ikke er sket. Se især afsnittene Risikostyring og Projektstyringsværktøj. Se afsnittet Kontraktforhandlingerne. Se afsnittene Budget- og likviditetsstyring og Organisering samt Sammenfatning. Se afsnittet Sammenfatning. Se afsnittet Anvendelse af udbudsregler. [32]

33 REDEGØRELSE OM AFVIKLINGEN AF ESC Bilag 1 - Side -33 af 33 BILAG Vedlagt denne redegørelse findes følgende bilag: A) Brev fra Region Hovedstaden med spørgsmål til redegørelsen B) Effektanalyse af ESC C) Københavns bud på ESC D) Rådgiveroversigt E) Organisationsdiagram for Projektselskabet F) Organisationsdiagram for Venue-organisationen G) Risikovurderinger for outreach, hospitality og transport H) Risikovurderinger Refshaleøen I) Revideret regnskab pr. 25. juli [33]

34 Bilag 2 - Side -1 af 2

35 Bilag 2 - Side -2 af 2

36 Bilag 3 - Side -1 af 81 Eurovision Song Contest Tourist economic impact analysis Produced by Wonderful Copenhagen, Research and Business development Chief Advisor Ole Kjær Mansfeldt Senior Advisor Lone Alletorp Callard Assistant Louis Gjøe Larsen Copenhagen

37 Preface Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -2 af 81 Preface The Eurovision Song Contest (ESC) was hosted by Copenhagen in May with great success. The ESC sets new standards for television design, light, technology and production. The Danish Broadcasting Corporation (DR) created a magnificent show for the audience and the thousands of TV viewers. The choice of venue in the old B&W shipyard was one of the most ambitious, creative and brave decisions made in Eurovision history. And the winner Conchita Wurst from Austria paved the way for a new and united Europe. But how about the benefit for Copenhagen and Denmark in terms of tourism turnover and media coverage? This analysis looks at the tourism impacts of the ESC, focusing on the tourism economic impacts, the press coverage generated from the event as well as visitors and citizens perception of the event. Furthermore, the analysis gives a discussion of possible long-term benefits on tourism in Copenhagen and Denmark. About the report This impact analysis has been carried out by Wonderful Copenhagen's department of Research and Business Development commissioned by Oresund Event Center. The main purpose of Oresund Event Center is to promote sustainable economic growth and increased marketing of the Oresund Region. This is achieved by supporting and servicing the existing event organisations on both sides of the Oresund. The Oresund Event Center and hence this analysis is supported by the European Regional Development Fund under the European Union, as part of the Interreg IV A- program. Copenhagen

38 Content Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -3 af 81 Content 2 Preface 4 Main conclusions 6 Discussion & recommendations 9 Purpose of the analysis 10 Analysis design and methodology 11 Methodology 13 Tourism economic effects 20 Other potential benefits 25 Audience survey 36 Citizens survey 46 Media analysis - Danish Press 55 Media analysis - International Press 62 Other facts & figures 65 Press survey 76 Appendix 1: Social media analysis Copenhagen

39 Main conclusions Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -4 af 81 Tourism economic impacts A total tourism economic turnover of approximately 123 million DKK was generated by the ESC in Denmark, hereof 117 million from international visitors. A total of approximately 39,000 individual visitors (including delegations and press but excluding VIPs, sponsors, free ticket holders, etc.) attended the nine shows. Of these 17,000 were international visitors. A total of approximately 87,000 bednights were generated by ESC, hereof approximately 51,000 hotel bednights in Copenhagen and the surrounding area. The derived effects generated by the event calculated to 139 jobs (FTE)*, and 39 million in tax revenue. Satisfaction and perception among the audience and local citizens The audience were overall satisfied with the ESC. On a scale from 1 to 5 the overall satisfaction scored a total of The audience were most satisfied with the ESC stage and the shows visual expression (4.80), and least satisfied with the area outside the venue - the Eurovision Island (2.7). Overall strong support from local citizens to ESC. Citizens felt that the ESC was managed professionally and was well organised. Over half (58%) agreed that it made them proud that ESC was hosted by Copenhagen. Overall also positive attitude among both the audience and the local citizens to the outreach program. 64% of the audience attended the outreach program. *FTE = Full time equivalent Copenhagen

40 Main conclusions, continued Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -5 af 81 Media coverage The total number of TV viewers around the globe amounted to 195 million reported by EBU (European Broadcasting Union). The highest ever in the history of ESC, also compared to the previous show in Malmö, which reached 173 million viewers. The total amount of relevant international online articles about ESC and Copenhagen amounted to 23,591, published in the period start April to end May. Most articles were published in Germany followed by USA and Sweden. The majority of articles (31%) had a positive content. 42% were neutral in their reporting. In total 1,092 articles (both print and online) regarding the ESC and Copenhagen were published in the Danish press in the period 2 nd September 2013 to 17 th may. The overall tone in the media was both positive (37%) and negative (24%). The negative press was mainly concerning questions of exceeding budget at the end of the period monitored. There was high activity on the different social media, showing a considerable increase in hits concerning ESC and Copenhagen on different markets and globally. Long term impacts The audiences interest in visiting Copenhagen again was quite high (60% will definitely return and 22% will probably visit Copenhagen again). The willingness to recommend Copenhagen to family and friends was also high (69% will definitely recommend Copenhagen to friends and family). This combined with the positive international media coverage and record high number of TV viewers is expected to have a positive impact on the number of future visitors to Copenhagen. Copenhagen

41 Discussion & recommendations Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -6 af 81 Events contribute to a more attractive city It is difficult to establish whether hosting the ESC paid off for Copenhagen and Denmark both short and long term, partly because it is difficult to measure the long term impacts, partly because it is difficult to access the total direct and indirect costs of producing the event. However, perhaps the questions should be what if Copenhagen did not attract and host big events? Indeed the support from the local citizens to the ESC and similar events (results from other event studies) suggest that events - both cultural and sport events - create life and atmosphere in a city and ultimately make a city more fun to live in and hence visit, resulting in increased tourism. Better communication of the storytelling The storytelling about the old shipyard B&W-hallerne and the maritime theme, emphasized by the venue being on an island, did not seem to communicate very well according to the results from the audience and the press surveys. Although both DR, EBU and Host City Copenhagen believed the choice of venue, was both creative and well suited for a maritime nation, some members of the audience and press did not share the same view. The roughness of the island did not suit everybody's taste, and many described the area as ugly and looking like an industrial area. It was certainly not clear to everyone that it was supposed to have a rough/maritime fell to it. This was made worse by the fact that the transport logistics were a challenge especially for people like the press which had to visit the island every day. Furthermore, some believed the Island and the area outside the area did not quite deliver what was promised. The party atmosphere on the area outside the area was lacking. Copenhagen

42 Discussion & recommendations, continued Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -7 af 81 Nevertheless, once inside the area there was no end to the praise from the audience etc. DR created a magnificent show for the audience and the millions of TV viewers and most definitely sat new standards for television design and production of the ESC. More consistent and better crowd management and transportation Crowd management could have been better at the venue. Only one exit gate created long queues. Furthermore, unclear and varying security rules resulted in frustrations among repeat visitors. Transport to the island was no doubt a challenge, especially for the press but also for the audience at peak periods. This was likely made worse by the fact that the weather was bad (raining). Exploit the Oresund potential There is great potential in getting visitors to visit both Denmark and Sweden whilst being on holiday in the region. As many as 90% of the audience at the ESC believed it was an obvious opportunity to visit two countries during the same holiday. However, for this to be exploited incentives or reasons to go need to be developed, e.g. joint marketing campaigns, discounts on the Oresund Bridge, cross Oresund events etc. Copenhagen

43 Discussion & recommendations, continued Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -8 af 81 Increased accommodation supply The audience survey showed, perhaps surprisingly, that almost one quarter of the bednights during the ESC were in private rental/b&b/airb&b. The increase in private bednights in particular AirB&B is a general trend in European cities and contributes to a broader and increased accommodation supply, which can help attract different visitor segment e.g. low budget and youth travelers. Copenhagen

44 Purpose of the analysis Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -9 af 81 Purpose The purpose and focus area of the impact analysis has been: To determine tourism economic impacts (turnover, job creation, tax and gross profit) of the ESC. To measure the overall event perception and satisfaction among the audience at the ESC. To measure the attitude and perception of the event among the citizens of the Capital Region of Copenhagen and Scania (Sweden). To provide a quantitative and qualitative assessment of the Danish press coverage of the event as well as a quantitative assessment of the international online media coverage. To get an indication of the long-term impacts on tourism in Copenhagen and Denmark. To fulfil the purpose of the impact analysis, a total of four analyses were carried out: 1. Survey among the audience 2. Survey among citizens in Capital Region of Copenhagen and Scania 3. Media coverage analysis 4. Survey among the accredited press The results of the surveys among the audience and the accredited press are used as inputs in the regional input-output model LINE. LINE is used to calculate the tourism economic turnover and derived impacts of the event (see also section on Methodology). LINE is operated jointly by VisitDenmark, Danish Enterprises and Construction Authority and the National Labour Market Authority. Copenhagen

45 Analysis design and methodology Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -10 af 81 Part 1. Audience survey Methodology: Online questionnaire survey. addresses were collected among a representative no. of audience at five of the total of nine ESC TV shows. In total 1,585 respondents completed the survey, representing a response rate of 51%. The data collection was carried out by CEM Institute/Voxmeter. Part 2. Citizen survey Methodology: Online panel questionnaire survey among a representative number of citizens in the Capital Region of Copenhagen and Region Scania. In total 540 Swedish and 538 Danish respondents completed the survey. Data collection was carried out using Nordstat s panels in Denmark and Sweden. Part 3. Media analysis Methodology Danish Press: Monitoring Infomedia A/S media database, using the words: Copenhagen and Eurovision Song Contest (in Danish). All articles were analysed and categorised according to name and type of media, theme, stakeholder, source and an evaluation of content (from -2 to +2). Methodology International Press (excluding Danish press): search results from the online search tool Meltwater News. No television, radio or printed media was monitored. Del 4. Press survey Methodology: Combination of online questionnaire survey and face to face interviews with the international media and press covering ESC. In total 87 respondents completed the questionnaire. addresses were collected from a Newsletter sent to the media during ESC. Furthermore 58 face to face interviews with members of the press were conducted. Copenhagen

46 Methodology Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -11 af 81 Methodology & limitations This report is a Tourist Economic impact analysis and as such the aim is to quantify the economic spending of visitors (tourists, delegates and press) during ESC. In other words; The analysis aims to determine just how much money visitors spent in Copenhagen during ESC and where the money went. The tourist economic impact analysis follows a well established methodology based on quantitative in situ survey ( How much money did you spend during your stay ) followed by calculations by use of indicators and key values from macro economic models in order to determine the job effect and tax revenue. See link for the methodology applied. The Macro Economic Models used, in order to calculate the derived impacts from the increased (tourism) demand due to ESC, is the regional input-output model LINE. It is important to note, that Tourist Economic Impact Analysis does not include all costs of hosting an event. Tourist impact analysis is often and sometimes rightfully - criticized for not considering the production costs of the event nor the often hidden cost for public services (such as policing and public services). Therefore it is difficult to conclude with this analysis whether or not ESC was worth the money for the Capital Region of Copenhagen (incomes bigger than cost). Instead, the analysis simply quantifies the tourism business that the event brought in. In addition a discussion of the long term and more intangible impacts of the ESC event is presented. The result is hence not a full cost benefit but merely a more holistic discussion of the value and long term effects of this event for the host city of Copenhagen. Copenhagen

47 Methodology, continued Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -12 af 81 Displacement effects? The model (LINE) used to calculate the derived effects does not take into account the displacement effect (crowding out effect), the event might have had on other tourists during the event period. It can be assumed that there has been a certain displacement effect during the event, as tourists (leisure and business) might expect the city to be fully booked or too expensive. However, there are a number of reasons why one can assume that the displacement effect has been limited: Hotel capacity in Copenhagen has increased extensively in recent years. ESC can by no means fill all hotels in Copenhagen in the period. Hotel capacity in Greater Copenhagen as off April is 16,800 rooms. Nevertheless, as can be seen from the table 1.1 occupancy levels in May generally lies in the mid 70 es in Copenhagen city, hence, occupancy levels close to full occupancy might be expected during the ESC week in the city center, but not in the region or in Malmö. Copenhagen has in recent years seen a big expansion of AirB&B. This has increased the total accommodation capacity in Copenhagen. The results from the Audience surveys show that 23% of respondents stayed at private rental/b&b/airb&b. Tourists and/or companies who have searched for hotels during this period and not found a suitable hotel, will typically look at a different time when the relation between price and availability of hotels is more suitable. This applies at all times of the year for all major cities that there are peak periods. Table Occupancy in % May 2010, 2011, 2012, 2013 May 2010 May 2011 May 2012 May 2013 Capital Region of Copenhagen Copenhagen city Suburbs of Copenhagen Source: Statistics Denmark Copenhagen

48 Tourism economic impact analysis Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -13 af 81 Copenhagen

49 Tourism economic impact analysis - Introduction and main results Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -14 af 81 Introduction This part of the report describes the findings of the tourism economic analysis of the ESC. The purpose of the analysis is to document and quantify the tourism spending the event brought to the Capital region of Denmark. The analysis will determine the total amount of additional expenditure generated by visitors from outside the host region, as a direct consequence of staging the ESC, as well as measure the derived impacts such as employment, gross value added and tax revenues. In the next section Other potential benefits the possible long-term impacts and more intangible impacts of the ESC (not quantified) is described. Main results A total tourism economic turnover of approximately 123 million DKK was generated by the ESC in Denmark, hereof 117 million from international tourists. A total of approximately 39,000 individual visitors (including delegations and press but excluding VIPs, sponsors, free ticket holders, etc.) attended the nine shows. Of these 17,000 were international visitors. A total of approximately 88,000 bednights were generated by ESC, hereof approximately 51,000 hotel bednights in Copenhagen and the surrounding area. The derived effect generated by the event amounted to 139 jobs (FTE), and 39 million in tax revenue. Copenhagen

50 Tourism economic impact analysis - Guests and bednigths Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -15 af 81 Number of visitors ESC attracted a live audience of approximately 36,300 individual visitors at the nine ESC shows. Added to this the number of visitors from the delegations and the media/press a total of 39,000 visitors were reached. Of these approximately 16,000 were locals. A total of 44% were international visitors. Table Number of individual audiences, delegations and media Number of bednights The ESC generated a total of approximately 86,000 bednights, of these 82,000 were international bednights. Approximately 3,000 of the international bednights were spend in Sweden. Approximately 51,000 were hotel bednights in Copenhagen and the surrounding region. The results from the Audience survey shows that 52% of the audience stayed in hotels. Table Number of bednights Danish (locals) Danish non locals International Total Audience* 15,995 5,943 14,416 36,354 Delegations 1,182 1,182 Media/press 1,523 1,523 Total 15,995 5,943 17,121 39,059 Source: List of ESC tickets sold, DR, EBU, Audience survey and DIS Congress Service A/S * Excluding audience with VIP/complimentary tickets Danish bednights International bednights Total bednights Audience* 5,173 53,095 58,268 Delegations/Officials /Staff 15,819 15,819 Media/press 12,946 12,946 Total bednights 5,173 81,859 86,032 Source: List of ESC tickets sold, DR, EBU, Audience survey and DIS Congress Service A/S *Hereof app. 3,000 bednights located in Sweden (6%) Copenhagen

51 Tourism economic impact analysis - Spending and length of stay Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -16 af 81 Audiences average spending and length of stay Average daily spending for non local Danes staying overnight was 935 DKK (125 EURO) and they had an average length of stay of 2.5 nights. For international visitors (audience) staying overnight the average daily spend was 1,282 DKK (171 Euro), with an average length of stay of 4.3 nights. In general, international visitors had a higher average spending than non-local Danish visitors, as they choose commercial accommodations to a higher extend than their Danish counterparts. Visitors (audience) not staying overnight had on average a daily spending of 292 DKK (39 Euro) for non-local Danes and 345 DKK (46 Euro) for international visitors. Average length of stay for visitors not staying overnights equals average event days i.e. number of shows attended. Table Audiences' average spending, length of stay and tourism turnover No. of tourists* Ave. daily spend** Ave. length of stay*** Tourism turnover (DKK) Danes with overnight stays 2, ,836,058 Danes without overnight stays 3, ,313,657 Int. with overnight stays**** 12,348 1, ,062,077 Int. without overnight stays 2, ,757 Total 20,359 1, ,167,549 Source: List of ESC tickets sold, Audience survey *Individuals **Excluding cost of tickets ***Average length of stay for tourist without overnight stays equals ave. event days ****Including turnover generated from 3,000 bednights in Sweden (app. 1.7 million DKK) Copenhagen

52 Tourism economic impact analysis - The delegations Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -17 af 81 Delegates, media/press and Officials average spending, length of stay In many cases the delegations arrived several days before the semi-finals were held and many stayed until after the final on May 10 th. This resulted in an average length of stay of 7.6 nights. This was also the case for the media/press, who on average had a length of stay of 8.5 nights. As spending among the media/press was not measured, the average spending was based on result from other similar event studies (e.g. UCI Road World Championships 2011 and European Championships in show jumping, dressage and para-dressage 2013). Table Delegations' etc. average spending, length of stay and tourism turnover No. of tourists* Ave. daily spend Ave. length of stay Tourism turnover Delegations 1,182 1, ,056,300 Media/press** 1,523 1, ,418,250 Officials/staff 1,900 12,999,800 Total 49,474,350 Source: List of ESC tickets sold, DR, EBU, Press survey and DIS Congress Service A/S *Individuals **Average daily spend estimated based on previous event studies Copenhagen

53 Tourism economic impact analysis - Jobs, Gross Value Added and Tax Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -18 af 81 Tourism economic turnover The total tourism economic turnover generated by hosting the ESC has been calculated at approximately 123 million DKK (16.4 million Euro) (See the table on the following page). When calculating the total turnover, only income from non-local Danish visitors and international visitors has been included. Hence the study does not include spending from locals (i.e. living in the Capital region of Copenhagen). Furthermore, turnover generated from app. 3,000 bednights taking place in Sweden has been deducted the total tourism turnover, as the study does solely look at the economic tourism benefits in Denmark. Job creation The tourism turnover generated from the ESC calculates to the creation of approximately 139 jobs (*FTE), of which 127 jobs are created in the Capital region of Copenhagen. Gross Value Added (Bruttoværditilvækst) Gross Value Added is a measure of the value that the economic activity creates. Gross Value Added is the part of the tourism turnover that is left for compensation of employees and profit (when intermediate consumption has been deducted). This key figure is almost equivalent to GDP. The total tourism revenue created in the Capital Region of Copenhagen a Gross Value Added of 53 million DKK. The comparable value created at the national level from the international tourism turnover was 58 million DKK. Tax revenue The total tourism turnover created a tax revenue of 35 million DKK in the Capital region of Copenhagen. Of these, 6 million DKK was generated by municipal income tax in the Capital Region alone. The national created tax revenue was 39 million DKK. Note: To some extent, however, the derived impacts will be offset by the use of volunteers when hosting the ESC. Voluntary work will reduce the estimated employment effect and hence part of the tax revenue coming from income taxes. In total approx. 1,300 volunteers worked 62,000 hours at the ESC. Copenhagen

54 Tourism economic impact analysis - An overview Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -19 af 81 Table 1.6 Tourism economic impact Tourism economic impacts DKK Total tourism turnover* 122,937,974 hereof turnover from international tourists** 116,788,260 share of turnover from international visitors 95% Employment effect 139 hereof in the Capital region of Copenhagen 127 hereof in the Copenhagen municipality 105 Gross value added (Bruttoværditilvækst ~BNP) 57,665,928 of which in the Capital region of Copenhagen 52,781,775 of which in the Copenhagen municipality 42,707,023 Total tax revenue 38,853,915 of which in the Capital region of Copenhagen 35,465,796 of which in the Copenhagen municipality 26,213,149 of which generated from municipality income tax in the Capital region of Copenhagen alone 5,811,288 *Ex. turnover generated in Sweden due to app. 3,000 overnights stays in Sweden **Including delegations/officials/staff and media/press Copenhagen

55 Other potential benefits Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -20 af 81 Copenhagen

56 Other potential benefits - Long term effects Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -21 af 81 Long-term branding benefits An event like ESC can potentially result in several longterm benefits including branding and image effects, which can positively affect tourism and foreign investments long-term. The branding effect arises from the increased exposure of the host city in the national and international media. As can be seen in the media analysis, the international media coverage of the ESC was quite extensive. If planned optimally this increase in exposure can help brand the host city or region as desired. To calculate the benefits of the branding effect, one option is to use the method of opportunity cost. That is, the benefit of the increased media coverage/exposure due to the event equals the cost of a similar media coverage in the absence of the event. Due to the complexity and scope of the media coverage of a big event like ESC, it is difficult to accurately estimate the benefit of the branding effect. Hence, the branding/ image effects resulting from the ESC have not been estimated/quantified, as it is beyond the scope of this analysis. It is expected, however, that the extensive - in the main very positive - international media coverage generated by the ESC, will have long-term benefits on tourism in Copenhagen. Long-term increase in tourism Besides the branding/image effect an additional longterm effect on tourism and destination image is the legacy of the event on event-visitors. The effect can be divided into two different impacts. The first impact considers the first time visitors and their experience, more specific, the impact on the willingness to come back, creating future tourism and related effects. The second impact considers the possibility of the event visitors to spread the word about the host city or region as an attractive tourist-destination and thus Copenhagen

57 Other potential benefits - Long term effects Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -22 af 81 create future tourism. Notice that this effect can be both positive and negative depending on the visitors experience. In figure 1.1 and 1.2 the first time visitors willingness to re-visit and to recommend Copenhagen to friends and family, are presented. As figure 1.1 shows as many as 72% of the first time visitors will definitely or probably visit Copenhagen again. 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% n = 277 Figure Likelihood of visiting CPH again 34% Definitely visit again 38% Probably visit again 18% Maybe / maybe not 9% Probably not visit again 1% 1% Definitely not visit again Don't know 60% 50% 40% 30% 20% 10% As shown in figure 1.2 the same pattern applies to the question on whether the first time visitors are likely to recommend Copenhagen to family and friends. The figure shows that 85% are likely to recommend Copenhagen as a tourist destination. 58% will definitely recommend Copenhagen and 27% will probably recommend. These results indicate a positive impact on long-term tourism. 0% n = 277 Figure Likelihood of recommending CPH 58% Definitely recommend 27% Probably recommend 8% 5% Maybe / Probably not maybe not recommend recommend 1% 1% Definitely not recommend Don't know Copenhagen

58 Other potential benefits - The intangible effects Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -23 af 81 Other long term benefits might include business effects, increased human capital and know-how on event management. Hosting an event can through the increased exposure possibly change companies and investors perception of the region and thereby attract foreign investments creating jobs in the region. Hosting the event helps aggregating human capital and expertise on event hosting, which can help lowering the costs in future events in the region. Furthermore a successful event hosting will increase the chances of being picked by event organisers to host future events, which in turn can create more benefits. Intangible effects Another effect is the intangible benefits (or costs) for the local citizens. Effects, which are very difficult to quantify, like increased happiness, proudness, social cohesion etc. These are effects which increase the individual utility for the citizens. In parts of the academic literature, these effects are mentioned as the most significant effects related to big culture and sport events. When assuming the existence of intangible effects, it is important to notice both the quantitative and qualitative differences between events. Because of the qualitative difference between events, it is not possible to use scaling relative to the size of the event when estimating the effects. Even with similar events one cannot transfer the conclusion of one event to an other one because the existence and size of intangible effects depend on many various factors. Copenhagen

59 Other potential benefits - The intangible effects Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -24 af 81 In this analysis no attempt has been made to quantify the intangible benefits, but it is mentioned as a potential effect caused by the ESC and the related atmosphere in the city. In figure 1.3 is shown the answers to the statement: I am proud that an event like ESC is held in Copenhagen among the local citizens in Copenhagen. The figure shows that 40% and 19% of the citizens fully or partly agree respectively, and only 10 % partly or fully disagree. Another indicator for intangible costs is the answers to the statement: I d rather be without it among the local citizens. Figure 1.4 shows that only 15% of the local citizens fully or partly agree, whereas more than 50% fully or partly disagree. 50% 40% 30% 20% 10% 0% n = % 40% 30% 20% 10% 0% n = 527 Figure 1.3 I am proud that an event like ESC is held in Cph. 5% 5% Fully disagree 39% Fully disagree Partly disagree 13% Partly disagree 26% Neutral 28% Neutral 19% 40% 5% Partly agree Fully agree Don't know Figure 1.4 I would rater be without it (ESC) 5% Partly agree 10% 5% Fully agree Don't know Copenhagen

60 Audience Survey Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -25 af 81 Copenhagen

61 Audience Survey - Introduction and main results Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -26 af 81 Introduction This section looks at the results of the audience survey. The survey was conducted among a representative sample of the audience attending the nine ESC shows. In all audience completed an online questionnaire. Local audiences living in the Capital region of Copenhagen were not included in the survey. The audience were asked about their satisfaction and perception of the ESCs, their spending, length of stay etc. The data collection, which consisted of collection addresses, were carried out by CEM Institute / Voxmeter. Main results The audience were overall satisfied with the ESC. On a scale from 1 to 5 the overall satisfaction scored a total of The audience were most satisfied with the stage and the shows visual expression (4.80), and least satisfied with the area outside the venue - the Eurovision Island (2.97). Great attendance and very positive attitude towards the outreach program among the audience. High interest in visiting Copenhagen again. 60% will definitely and 22% will probably visit Copenhagen again. Also high willingness to recommend Copenhagen to family and friend. 69% will definitely recommend Copenhagen to friends and family. The average audience was male, 38 years old, stayed 4 nights, saw 1.9 shows and spend 1,092 DKK a day. Copenhagen

62 Audience Survey - Profile of the audience Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -27 af 81 Profile of the audience 63% of the audience were male and 36% female. Average age was 38 years. Average size of a travel group was 3.9 persons. Only 12% of the participants brought children under the age of 15 years to the ESC. Average length of stay was 4 nights. The audience watched in average 1,9 ESC shows. Average spending was 1,092 DKK. The majority of the audience sample (40%) came from Denmark, 14% from UK, 13% from Sweden. In total 53 different countries were represented. According to the list of tickets sold, most tickets were sold to Danes, followed by Swedes (7.2%), Englishmen (6.8%) and Germans (5.9%). The distribution of the Danish participants shows that the majority (38%) came from the Capital Region of Copenhagen, 34% from the Region of Sealand and 13% from the Region of Middenmark. Figure Age distribution years 3% years 10% years 15% years 16% years 17% years 15% years 10% years 8% years 3% years 2% years 1% 0% 5% 10% 15% 20% n = 1585 Copenhagen

63 Audience Survey - Type of accommodation Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -28 af 81 6% stayed overnight in Sweden In total 71% of the audience stayed overnight in connection with the ESC. Of these 92% stayed overnight in Copenhagen and the surrounding region, whilst 6% stayed in Sweden, primarily Malmö. 1% stayed in Denmark but outside the Capital region. Hotel most popular Whilst hotels were the most popular means of accommodation, with half (52%) of the respondents among the audience staying at hotels, Private rental / B&B /AirB&B was also quite popular with 23% choosing this type of accommodation. 16% stayed with family and friends the majority being Danish visitors. Figure Type of accommodation Hotel Private rental,b&b, AirB&B 23% Family / friends 16% Hostel 7% Other 2% Camping 1% 52% n = 900 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Copenhagen

64 Audience Survey - Satisfaction with ESC Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -29 af 81 Very satisfied in general with the ESC The ESC scored overall on a scale from 1 to 5 a total of The audience were most satisfied with the stage and the shows visual expression (4.80). The audience were less satisfied with the area outside the venue - the Eurovision Island (2.97). Figure How satisfied have you been with the following aspects of the ESC? The stage and the show's visual expression Avg:4, The acoustics of the Eurovision venue 4.45 General information about the event and tickets on the website My overall impression of the Eurovision venue (Old ship yard) Accessibility to Eurovision venue (public transportation, parking facilities, etc.) The logistic inside the venue The ticket purchase process Eurovision Island (the area outside the venue) 2.97 n = Note: Average score on a scale from 1-5 where 1 is very dissatisfied and 5 is very satisfied. Copenhagen

65 Audience survey - Accessibility Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -30 af 81 Bus was the main means of transport The preferred means of transport were the busses and ferries. As many as 67% of the audience arrived to the Eurovision Island by bus/shuttle bus, whilst 47% reached the Island by the Harbor bus/ferry/canal tours. As can be seen from the previous page, respondents were overall fairly satisfied with accessibility to the island (3.96). Harbor bus / ferry / canal tours Figure Means of transportation Bus / shuttle bus Foot Metro 12% 12% 47% 67% Car 10% Taxi 6% Bike 3% Other 3% n = % 20% 40% 60% 80% Note: The graph sums to more than 100% as it has been possible to give more than one answer. Copenhagen

66 Audience survey - Supplementary comments on the ESC Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -31 af 81 Comments from the audience Below are summarized some of the comments and recommendations the respondents had to ESC. There was much praise as the quantitative responses also confirms, particularly regarding the shows, but also some criticisms and / or suggestions for improvement were highlighted: Crowd organisation and queuing systems both inside and outside were criticised e.g. only one exit point resulted in queues. The Eurovision Island was unattractive - looked like an industrial area. Lack of uniform safety procedures. Lack of access to toilets when queuing to get in to the ESC area, and lack of toilets inside the arena. Transport logistics resulting in long queues. Tickets were changed, but to a worse location. Poor choice of food and expensive bottle water. Quotes from the audience: The venue looked amazing inside, but the lack of effort outside really detracted from what was a major international event. To sum up, inside was like Vegas, outside was like Chernobyl! I was very dissatisfied that there were no toilet facilities outside the main area for people who were queuing up. 2 hours to get out of the venue, in the rain...not the greatest way to finish off the night. A resoundingly brilliant night and perhaps the best Eurovision yet! Thank you so much Copenhagen for just a great show, will be tough to beat! Copenhagen

67 Audience survey - The Outreach program Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -32 af 81 Great attendance and very positive attitude towards the outreach program A very high percentage of 64% of the respondents attended some of the side events/activities that took place in the city center of Copenhagen. 37% did not attend and merely 4% had not heard about the side events/activities. In general the audience had a very positive attitude toward the outreach program and agreed with all the below mentioned statements. Figure To which degree do you agree with the following statements about the side activities? It made a positive contribution to my overall attitude toward the Eurovision event 4.37 It made me feel like a part of the Eurovision event 4.30 It created a festive atmosphere in the city 4.30 n = Note: Average score on a scale from 1-5 where 1 is fully disagree and 5 is fully agree Copenhagen

68 Audience Punkt nr. 9 - Bevillingssag survey- anmodning fra Wonderful Copenhagen om et - What do the audience think of Copenhagen Bilag 3 - Side -33 af 81 Many revisits 22% of the respondents visited Copenhagen for the first time. As many as 41% of the respondents had visited Copenhagen 6 times or more and 36% had been in Copenhagen between 1 to 5 times. 70% 60% Figure How likely is it that you will visit CPH again as a tourist? 60% 50% Great endorsement to Copenhagen A total of 69% of the audience will definitely recommend family and friends to visit Copenhagen in the future. 21% will maybe recommend and 8% will maybe, probably or not recommend anyone to visit Copenhagen. See you again More than half, namely 60% will definitely visit Copenhagen again as a tourist and 22% will probably visit again. 40% 30% 20% 10% 0% n = 1249 Definitely visit again 22% Probably visit again 11% Maybe / maybe not 4% Probably not visit again 1% 2% Definitely not visit again Don t know Copenhagen

69 Audience Punkt nr. 9 - Bevillingssag survey- anmodning fra Wonderful Copenhagen om et - Supplementary comments on Copenhagen Bilag 3 - Side -34 af 81 Comments from the audience Below are summarized some of the comments and recommendations the respondents had to Copenhagen as a tourist destination. Copenhagen was generally considered a very beautiful and attractive city by far the majority of the respondents. In particular the local citizens were highlighted as being very friendly and helpful (and beautiful). Copenhagen was considered very expensive particular going out to eat. More and clearer signage to tourist sights were requested. The public transport system was considered excellent but expensive. Several mentioned that the city looked like a building site in many areas due to the metro being expanded. Quotes from the audience People are the city's most valuable asset - friendly, helpful, "wonderful. Very nice city - would be nice if landmarks and points of interest were more clearly signposted. The only downside was the expense of everything, which is a lot higher than we are used to! Beautiful city and very friendly people! Great experience thanks to the Danish people! Thanks The only downside really was the amount of work ongoing in the city. So I will wait a few years before coming back. Copenhagen

70 Audience survey - Oresund perspectives Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -35 af 81 Knowledge of ESC % of the audience knew that the ESC was held in Malmö last year. Attendance at the show in Malmö 35% of the respondents attended the ESC in Malmö the previous year (2013). Great potential for the Oresund region 73% of the respondents that visited last years show in Malmö did at the time also visit Copenhagen. In reverse 13% of this year audience did also visit Malmö (5% stayed overnight in Malmö). As much as 90% believe that it is an obvious opportunity to visit two countries on the same holiday. 98% of the respondents agree that it is easy to travel between Malmö and Copenhagen. Respondents were also asked if they find it inconvenient that the two countries do not have the same currencies and 48% mainly agreed. The above results, nevertheless, suggest that there is a potential to explore for the Oresund regions to increase tourism. Figure Sum of total and partly agreed with the following statements: It is easy to travel between Malmö in Sweden and CPH in Denmark It is an obvious opportunity to visit two countries on the same holiday It is inconvenient that the two countries do not have the same currency n = % 98% 90% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Copenhagen

71 Citizens survey Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -36 af 81 Copenhagen

72 Citizens survey - Introduction and main results Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -37 af 81 Introduction This section looks at the results of the citizens survey. The survey was conducted among a representative sample of the citizens in the Capital region of Copenhagen and Scania / Sweden respectively. In all 538 Danish and 540 Swedish citizens completed an online questionnaire. The citizens were asked about their attitude and perception of the ESC as well as their attitudes towards the Oresund region. There was slight variation in the two questionnaires. Some questions were only asked Danish citizens and vice versa. The data collection was carried out using Nordstats panels in Denmark and Sweden respectively. Main results Overall strong support from local citizens to ESC. Citizens felt that the ESC was managed professionally and was well organised both ESC in Copenhagen and ESC 2013 in Malmö. Over half (58%) of the Danish citizens agreed that it made them proud that ESC was hosted by Copenhagen. With an average score of 4.32 and 4.25 respectively, the Danish citizens agreed that it benefits the international reputation when a city is hosting major events, and that it is important for a city to mark itself internationally by attracting major events. Overall also positive attitude among the local citizens to the outreach program. Overall Swedish citizens are more pro- Oresund and feel stronger connected to Oresund than their Danish counterparts. Copenhagen

73 Citizens survey - Generel attitude towards the ESC Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -38 af 81 40% 35% 30% 25% 20% Figure What is your general attitude towards the fact that the ESC is held in CPH? 26% 32% 35% 35% 28% 25% Positive attitude among the citizens Both the Danish and the Swedish citizens had a general positive attitude towards the ESC in Copenhagen. The majority (63% of the Danish and 60% of the Swedish citizens) were either positive or very positive towards the fact that ESC was held in Copenhagen. Only 9% (Danes) and 5% (Swedes) answered negative or very negative. 15% 10% 7% 5% 2% 1% 4% 3% 2% 0% Very negative Negative Neutral Positive Very positive Don't know n = 1044 Denmark Sweden Copenhagen

74 Citizens survey - Barriers for attending the shows Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -39 af 81 Figure Main reason for not attending ESC Lack of interest 62% Don't have time 17% 15% 72% Lack of interest the main reason The main reason for not attending a show in the Eurovision week was predominantly lack of interest. 72% and 62% Danish and Swedish citizens respectively stated lack of interest as the main reason for not attending. Too high prices Too difficult to cross Oresund Accesibility Ticket were sold out Other 13% 10% 7% 4% 5% 2% 3% 6% 8% 0% 20% 40% 60% 80% Not too difficult to cross Oresund Only 7% of the Swedish citizens stated too difficult to cross Oresund as the main reason for not attending a show in the ESC week. n = 1044 Sweden Denmark Note: The graph sums to more than 100% as it has been possible to give more than one answer. Note: Only the Swedish respondent were given the option Too difficult to cross Oresund Copenhagen

75 Citizens Punkt nr. 9 survey - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et - Attitude towards the organisation of ESC Bilag 3 - Side -40 af 81 Professional and well-organised The Danish citizens believed that the organisation of ESC seemed both professional and well-organised, as they both scored an average of 4.39 on a scale from 1-5. More than 50% fully agreed (55% and 54% respectively) on both statements. A minimum of interference with the citizens daily life Only 7% fully or partly agreed that the ESC interfered negatively with their daily life, where as many as 70% fully or partly disagreed with the statement resulting in an average score of Figure Level of agreement to pre-fixed statements on the organization of the ESC It seemed professional 4.39 It seemed well-organized 4.39 I'd rather be without it 2.31 The event interfered negatively with my daily life 1.75 n = Note: Average score on a scale from 1-5 where 1 is fully disagree and 5 is fully agree. Copenhagen

76 Citizens survey - Attitudes to ESC in Malmö Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -41 af 81 Swedish citizens slightly more positive than their Danish counterparts The Swedish citizens believed that the organization of the ESC 2013 in Malmö was well organised (4.43) and professional (4.35). Overall the attitudes among the Swedish citizens to the ESC 2013 in Malmö seem slightly more positive than the Danish Citizens attitude to the ESC in Copenhagen. However, overall both groups of citizens were positive towards ESC being hosted in their respective city. With a score of 1.94 slightly less Swedish citizens agreed with the statement I d rather be without it compared to their Danish counterpart with a score of Figure Level of agreement to pre-fixed statements on the ESC held in Malmö It seemed well-organized It seemed professional It created a festive atmosphere in the city I am proud that Malmö can atttract an event like ESC 4.00 I'd rather be without it 1.94 The event negatively interfered with my daily life n = Note: Average score on a scale from 1-5 where 1 is fully disagree and 5 is fully agree. Copenhagen

77 Citizens Punkt nr. 9 survey - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et - Attitude towards major events in Denmark Bilag 3 - Side -42 af 81 Support from the citizens to major events in the Capital With an average score of 4.32 and 4.25 respectively, the citizens agreed that it benefits the international reputation when a city is hosting a major event, and that it is important for a city to mark itself internationally by attracting major events. Acceptable to finance major events by public funds The majority of the citizens (63%) fully or partly agreed that its is acceptable that major events is partly financed by public funds leading to a average score of Figure Level of agreement to pre-fixed statements about major events in Denmark It benefits the international reputation when a city is hosting major events. It is important for a city / country to mark itself internationally by attracting major events I am proud that Copenhagen can atttract an event like ESC 3.87 It is acceptable that major culture- and sportsevents are partly financed by public funds n = Note: Average score on a scale from 1-5 where 1 is fully disagree and 5 is fully agree Copenhagen

78 Citizens survey - The outreach program Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -43 af 81 Attendance 6% of the citizens attended one or more of the activities in the outreach program. Positive attitudes towards the side-events According to the citizens the side events/activities created a festive atmosphere in the city (Average score 4.32), it made a positive contribution to the overall attitude towards the ESC (3.97) and it made them feel as part of the ESC (3.90). Figure Level of agreement to pre-fixed statements on the side events It created a festive atmosphere in the city 4.32 It made a positive contribution to my overall attitude towards the ESC event 3.97 It made you feel as a part of the ESC 3.90 n = Note: Average score on a scale from 1-5 where 1 is fully disagree and 5 is fully agree. Copenhagen

79 Citizens survey - Barriers for mobility across Oresund Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -44 af 81 Difficult to mobilize local citizens to cross Oresund for events For both the Danish and Swedish citizens more than half (56% and 51% respectively) state that they do not travel for events as the main barrier for crossing Oresund in relation to attend an event like the ESC. Reversely the different languages do not seem to be of major influence on mobility, as only 2% and 3% of the Danish and Swedish citizens mention that as a barrier for crossing Oresund. Other main barriers are prices and difficulties for crossing Oresund and lack of event information on the other side. Too expensive or too difficult to cross Øresund n = 1044 I do not travel for events Lack of event information on the other side Figure Barriers for crossing Oresund to attend an event Transport time Different currencies The language barrier Other Don't know 3% 2% 3% 10% 10% 8% 13% 10% 8% 16% 17% 26% 23% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 37% Denmark Sweden 51% 56% Note: The graph sums to more than 100% as it has been possible to give more than one answer. Copenhagen

80 Citizens survey - Belonging to the Oresund region Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -45 af 81 An event like ESC is improving the integration in the region I feel strongly connected to the region The region is a unique community n = 1030 Figure Level of agreement to pre-fixed statements on the Oresund region 28% 26% 33% 48% 57% 58% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Denmark Sweden The Swedish citizens feel more connected to the Oresund region The figure shows a general difference in the view on the Oresund region between Danish and Swedish citizens. 58% of the Swedish citizens partly or fully agree that they feel strongly connected to the region. For the Danish respondents it is only 28%. Likewise 48% of the Swedish citizens and 33% of the Danish citizens fully or partly agree, that the region is a unique community. Also when it comes to the question whether an event like ESC is improving the integration in the region the difference is significant. 57% of the Swedish citizens fully or partly agree with the statement, whereas only 28% of the Danish citizens do so. These results are very similar to results from studies carried out in 2012 by the Oresund Event Center. Copenhagen

81 Media analysis Danish press Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -46 af 81 Copenhagen

82 Media analysis - Danish press - Introduction and main results Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -47 af 81 Introduction This section of the rapport includes the results of the Danish press coverage of the ESC. The Danish press was monitored in the period September 2 nd 2013 to May 17 h (i.e. the period from when it was announced that Copenhagen would be the host city, until one week after the show). The purpose of the media analysis was to produce a qualified assessment of the ESC s brand value for both Copenhagen and the Capital Region of Denmark, by monitoring the press coverage and analysing the articles. (The method of opportunity cost, elsewhere defined in this reports, has not been applied). The analysis is based on a quantitative assessment of the printed and online articles covering ESC. The analysis includes mainly articles form in the largest Danish media organisations. Main results Overall 1,092 articles were analysed in depth within the period of September 2 nd to May 17 th. The tone in the Danish media showed a split, but to the positive side. The distribution shows that the ESC has had more positive (37%) media coverage than negative (24%). The most positive media was Børsen (0,6%) followed by DR. The most negative media was the newspaper Ekstra Bladet, which accounted for 15% of the written articles. The media DR was as expected the media who represented most articles in the survey with a total of 27%. The most prevalent themes among the represented medias were: the scene, the show and the music but also pre-event skepticism regarding venue and transportation. Copenhagen

83 Media analysis - Danish press - Methodology Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -48 af 81 Methodology A search on Infomedia A/S, the leading Danish provider of media intelligence data, using the exact words: ("Eurovision*" OR "Melodi Grand Prix*") AND ("København*" OR "Copenhagen*" OR "Refshaleøen*" OR "Wonderful Copenhagen" OR "Host City Copenhagen" OR "projektselskab*") resulted in a total of 1,859 articles within the period 1 st of September 2013 to 17 th of May, which covers the period from when Copenhagen was announced as the host city for the event until one week after the show. All articles were screened based on assessment of their relevance in terms of themes covered and stakeholder quoted. 767 were discarded due to lack of relevance and the remaining 1,092 articles were analysed in depth and categorized according to: Name and type (print/web) of media Themes (see page 53) Stakeholder and sources named and quoted Tone analysis - evaluation of content (positive, neutral or negative approach to the ESC). The evaluation of the content was hereafter given a score in quantitative marks on a scale from -2 to 2. Note: The press analysis in May only covered web articles due to lack of resources. Copenhagen

84 Media analysis - Danish press - Total number of articles Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -49 af 81 DR had the most extensive media coverage As expected DR had the most extensive coverage of the ESC, with a total of 300 web articles, corresponding to 27% of the total number of articles. BT came in second place with a total of 191 articles, - both print and web, followed by Ekstra Bladet who published 168 articles also both print and web. Børsen and TV2 were the two media types who wrote the least about The ESC. Børsen s focus is primarily the corporate and the financial world, whilst TV2 is the rival to DR Figure Number of articles per media Copenhagen

85 Media analysis - Danish press - The tone in the media Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -50 af 81 0,8 0,6 Figure The tone in the media 0,61 0,71 Børsen the most positive newspaper Interestingly, Børsen was the most positive media in the coverage of the ESC. The sample from Børsen consisted of only 7 articles in total, focusing on themes like finance and budgets. 0,4 0,2 0,10 0,20 0,28 DR was as expected also a media with a very positive tone. DR was in charge of the ESC show, stage and music and thereby itself very interested in positive publicity. 0-0,2-0,4-0,25-0,21-0,15-0,04 Ekstra Bladet and the free newspaper Metroxpress were more negative in their coverage of the ESC. Both newspapers published critical articles throughout the whole period. Copenhagen

86 Media analysis - Danish press - Tone over time Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -51 af 81 Mainly positive content (tone) After the announcement of Copenhagen as the host city and until approximately week 42 in 2013, the Danish press coverage mainly discussed the choice of Copenhagen becoming the host city (as supposed to Herning). Hereafter the discussion was replaced by articles about the show, stage and music. The level of articles decreased around new year. In week 6 the tone in the press was highly influenced by discussions about the funding and organization of the event and once again the show. The main theme within the 2 months leading up to the show was once again the show, stage and music, covered in 151 articles, followed by the funding and organisation of the event, covered in 70 articles and the logistics in 25 articles. This indicates that the positive tone was kept down by the negative tone, which is why the curve levels of at the end of the analysis. Figure 3.3 Tone analysis over time 1,5 1 0,5 0 Cph. Vs. the province Funding of ESC -0, Uge Note: Average score from the evaluation of the content on a scale from -2 to 2 Copenhagen

87 Media analysis - Danish press - Tone per month Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -52 af 81 Busy month in May The three biggest months of press coverage were September (114), February (170) and May (419). The newspaper BT accounted for 25% of the articles in September, DR wrote 26% of the articles in February, and BT again typed 19% of the articles in May. The overall distribution of the tone shows that 40% of the articles were neutral, 37% positive and 24% were negative. Figure The distribution of the tone 1 21% 2 16% -2 11% -1 13% Figure Number of articles per month ; 40% Copenhagen

88 Media analysis - Danish press - The themes in the press analysis Positive themes The most positive tone was seen in the theme of the ESC s perspective for Cph. (1.03). The second highest score were the theme concerning the outreach activities in the city and the volunteers (0.81). Berlingske was the newspaper which published most about the perspective for Copenhagen whilst DR wrote most about the Outreach activities etc. The LGBT theme was also a quite significant theme with a positive content, stressing the ESC as an important LGBT event. Negative themes The most negative tone was seen in the theme of the funding and budgets of the ESC. The second most negative theme was the choice of Copenhagen as the host city instead of Herning. Ekstra Bladet was the newspaper who wrote most about the finance and budgets theme and also the Copenhagen versus Herning theme, followed by a substantial negative campaign by the Metroexpress. 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5 Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -53 af 81-0,97 Economy and budget -0,51 Copenhagen vs. the province -0,18-0,15-0,07 Registration and cancellation Note: Average score from the evaluation of the content on a scale from -2 to 2 Figure The tone per theme 0,59 0,63 Logistics Other LGBT Scene, show and music 0,81 Outreach, city and volunteers 1,03 Perspective for Copenhagen Copenhagen

89 Media analysis - Danish press - Popular themes and players Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -54 af 81 Most covered themes The theme concerning the scene, show and music was the topic most media wrote about, followed by the finance and the budget theme. The different players The articles were also listed by the most important player mentioned in the articles (i.e. the organization most often quoted). The most quoted sender was as expected DR, due to the high level of articles produced. Figure Number of articles per theme Figure Players in the articles Copenhagen

90 Media analysis International press Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -55 af 81 Copenhagen

91 Media analysis International press - Introduction and main results Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -56 af 81 Introduction This part of the report includes the results the International online press coverage of the ESC. The purpose of the international media analysis is to produce a qualified assessment of the ESC s brand value for both Copenhagen and the Capital Region. The results are based on a quantitative analysis of online articles in media from around the world extracted from Meltwater News international online database in the period April1 st to May 31 st. The international media analysis was based on search results from the online search tool Meltwater News, using the search string: ("Eurovision" OR Eurovisió ) AND ( Copenhagen ) in 42 different languages. No television, radio or printed media have been taken into account in this part of the report. Furthermore, a tone analysis was performed. The tone analysis is based on Meltwater News Tone tool, where each word is individually assessed as being positive, neutral or negative. The results are subject to some uncertainty, and should be seen as indicative. Main results A total number of 23,591 online articles were published in the period. The ESC was covered in online media from 96 different countries, with the German media being the most active with 9,487 articles. The ESC was covered in online media from all continents with the European media accounting for the predominant part (79%). North America was represented with 11% and Asia with 5%. The tone was generally positive with 31% of the articles being rated as positive. In contrast only 19% were negative. 42% were neutral. Copenhagen

92 Media analysis International press - Top 20 countries covering ESC Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -57 af 81 Comprehensive coverage ESC was subject to a comprehensive international coverage. In total 23,591 online international articles (excluding Danish press) were published in the period. The media represented 96 different countries with the German media being the most active, publishing 9,487 articles. See figure on the following page, illustrating the Top 20 countries, where most articles were published.. Long-haul markets An interesting result of the analysis is the comprehensive coverage in the media outside Europe. The US media is represented with 2,228 articles, being the second most active country. Also in Australia (943 articles) and China (478 articles) there were a comprehensive coverage of the ESC. Whereas Australia historically has been interested in the ESC, the numbers for China and USA are more conspicuous. However, Beijing was a partner city in the outreach program which might have had an effect on the Chinese interest in the ESC. Copenhagen

93 Media analysis International press - Top 20 countries covering ESC Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -58 af 81 Figure Top 20 countries Copenhagen

94 Media analysis International press - Online articles by continent Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -59 af 81 Figure 3.10 Online articles by continent South America 0,4% Oceania 4% Asia 5% North America 11% Middle east 0,4% Africa 0,3% Central America 0,03% Most articles published in Europe In figure 3.10 the distribution of articles on continent is illustrated. Not surprisingly most articles were published in Europe, who accounted for 79% of the total number of articles. 11% were published in North America, with USA accounting for the predominant part (11%). The least active continent was Central America, accounting only for 0,03% of the total number of articles. Europe 79% Copenhagen

95 Media analysis International press - Tone analysis Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -60 af 81 Figure Tone analysis of the press coverage Negative 19% Unrated 9% Positive 31% Positive coverage of the ESC A tone analysis of the online articles found in the period of the ESC in Copenhagen was carried out to evaluate the qualitative coverage of the international media. As illustrated in figure 3.11 the analysis showed that the coverage in the international media was primarily positive. Out of the total number of 2,3591 articles 31% was rated positive, 42% was neutral and only 19% negative. Due to limitations in the Meltwater search-system, 9% were unable to be rated. Neutral 42% Copenhagen

96 Media analysis - Social Media analysis Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -61 af 81 Introduction and methodology Besides the Danish and International press analysis, a Social Media analysis was carried out. The purpose was to give an indication of the coverage of the ESC on different chosen social media, such as Facebook, Twitter and Blogs etc. The figures are based on quantitative search results of online social media activities by the international online search tool Meltwater News. The results of the social media analysis are displayed in Appendix 1. Main conclusions The Social Media analysis showed that the ESC also prevailed at the different social media. The analysis showed that Facebook and Twitter were the two most preferred social media and that the tone in the conversations were mainly neutral. The geographical distribution of the conversations showed that the Germans and the Americans accounted for the highest level of international activities on the social media. Copenhagen

97 Other facts & figures Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -62 af 81 Copenhagen

98 Other facts & figures Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -63 af 81 Below are listed a few of the many other facts & figures, not analysed in this report concerning the ESC : VisitDenmark s ESC campaign The preliminary results of VisitDenmark's ESC campaign shows that 2.1 million people became aware of Denmark due to the campaign, which included among others events, happenings / sweepstakes and online activities at both VisitDenmark and the EBU channels. Source: VisitDenmark Wonderful Weddings Wonderful Weddings was a great success. A total of 63 couples was married at the three events, here off 22 marriages between two persons of the same sex. The event resulted in an overwhelming media coverage. In total 29 global and 21 Danish media reported on the event, from countries including Germany, Ireland, Russia, Israel, Poland, China, USA and Australia. Source: Copenhagen municipality ESC event in Canada Also 6,000 km. across the Atlantic Ocean the ESC was celebrated. The Danish Embassy in Canada arranged an ESC event. Both in Toronto and in Montreal ESC fans gathered to watch and celebrate the ESC show. Fan Mile cities at Eurovision The Fan Mile Cities (Beijing, Hamburg and San Francisco) were very successful in both attracting attention and spreading the Eurovision message across the globe. In particular, the participation of the Chinese capital city, Beijing, was impressive with a delegation of more than 70 people and a 3 day show in the city centre. The Beijing participation resulted in extensive media coverage in Chinese media, including direct TV reports in huge Chinese media like CCTV, Beijing TV and ifeng TV. The initiative was described by the municipality of Beijing as the most successful event/initiative since the sistercity agreement was signed between Copenhagen and Beijing. See examples of the Beijing activities on the next page. Copenhagen

99 Other facts & figures - examples of Beijing activities Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -64 af 81 Beijing Eurovision Fanmile May: Chinese ESC party at Højbro square - 30 officials (several senior VIP delegates) - 45 artists who performed on the square.

100 Press survey Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -65 af 81 Copenhagen

101 Press survey - Introduction and main results Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -66 af 81 Introduction This section looks at the results of the press survey. The survey was conducted among a sample of the accredited international media and press, covering the ESC. Data collection was a combination of a online questionnaire survey and face to face interviews with the international media and press. In total 87 respondents completed the questionnaire (of which 58 were conducted as face to face interviews). addresses for the online questionnaire survey were collected from a ESC Newsletter sent to the press during ESC. Main results The respondents represented 24 different nationalities, highest represented was Germany with 11%. 45% were working as writing journalists. The average length of stay of the press was 8.5 nights. The respondents were overall very satisfied (4.59) with the stage and show. However, considerable less satisfied (1.63) with the accessibility of the Eurovision Venue. The respondents were in general satisfied with the staffs assistance at the Press Center (4.11). 61% of the respondents who had reported from ESC before, rated the organization of this year ESC slightly or much worse compared to previous years. The supplementary comments elaborated that the transportation to and from Eurovision Island, especially the first week was appalling, and the main reasons for the press dissatisfaction with ESC. Copenhagen

102 Press survey - Profile of the press Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -67 af 81 Profile of the press The 87 respondents came from 24 different countries. The three highest represented countries in the survey were Germany (11%), Sweden (9%) and Belgium (8%). Of the 87 respondents, 57% represented an internet media, 21% a newspaper and 20% a radio. Almost half of the respondents (45%) worked as writing journalists. 28% functioned as bloggers and 22% operated as radio journalists. 80 respondents of the 87 stayed overnight. Average length of stay was 8.5 nights. Blogger; 28% Editor; 18% Figure Job titles Other; 7% Tv journalist 9% Writing journalist 45% Radio journalist; 22% Photographer 11% n = 87 Copenhagen

103 Press survey - Seniority Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -68 af 81 Seniority of the press The respondents were asked how many times they had reported from an ESC. 20% of the respondents reported from the ESC for the first time. 19% of the press had reported from the show 10 times or more and as much as 61% between 2 and 9 times. 35% 30% 25% Figure Comparison with previous ESCs 27% 33% Comparison with previous experiences The press that had reported from ESCs before were asked How would you rate Eurovision Song Contest in Copenhagen compared to earlier shows? 15% rated the ESC much or slightly better compared to previous experiences at ESCs. 60% rated ESC slightly or much worse. The supplementary comments elaborated that the transportation to and from Eurovision Island, especially the first week was appalling, and the main reasons for the press dissatisfaction with the ESC. 21% 20% 15% 10% 9% 6% 5% 0% Much worse Slightly worse Average Slightly better Much better n = 66 Copenhagen

104 Press survey - Satisfaction among the press Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -69 af 81 The respondents were very satisfied with the stage and the show s visual expression on a scale from 1-5 this aspect scored The respondents were less satisfied with the accessibility to the Eurovision venue which scored total of only Respondents who had none or little experience with reporting from previous ESCs, were in general more satisfied with the ESC than respondents who had high seniority with reporting from ESCs. Figure Satisfaction with the following aspects The stage and the show's visual expression Acoustics of the Eurovision Venue Overall satisfaction so far with the Eurovision Song Contest Logistic inside the arena My overall impression of the Eurovision venue The choice of arena (B&W Hallerne) Eurovision Island (the area outside the venue) Accessibility to Eurovision venue (public transportation, parking ,59 n = Note: Average scale values between 1-5. (1=Very dissatisfied and 5=Very satisfied) Copenhagen

105 Press survey - Satisfaction with the press center Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -70 af 81 Figure Satisfaction with the press center The staffs assistance at the press center 4.11 Pleased with the assistance The respondents were satisfied with the staffs assistance at the Press Center, staffed by Wonderful Copenhagen. On a scale from 1-5 this question scored The score of 3.10 regarding the satisfaction with the Press trips, indicates that the press trips were not of great significance for the press. Level of information at the press center (information, press kit etc.) 3.45 Press trips n = 73 Note: Average scale values between 1-5. (1=Very dissatisfied and 5=Very satisfied) Copenhagen

106 Press survey - Supplementary comments Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -71 af 81 The respondents were asked to give supplementary comments about the venue, the show and Copenhagen in general: The respondents were mostly thrilled about the stage and the show, but their enthusiasm did not exceed their skepticism with regards to the venue, which was poor due to the inaccessibility. The stage and show generally received flattering remarks, but the place of venue was criticized for being remote and isolated. The press were both pleased and dissatisfied with the Press Center. Some enhanced good service and the location of the Press Center, which was close to the stage. Others found the service less good and the volunteers ill-mannered. Also the general level of information was criticized, due to contradictory information. The main issue among the respondents was clearly the transport to and from the Eurovision Island, which they claimed was disorganised. The respondents outlined lack of busses, missing busses, a long route especially in the first week. They also questioned why the busses only stopped at official ESC hotels and not at the central station. Secondly, the long walk from the bus stop to the Press Center were inefficient and unpractical. The respondents liked the Euroclub, but found that it was too far away and highlighted that there where no direct busses to the Euroclub. With regards to Copenhagen in general the majority found Copenhagen to be attractive and beautiful. Copenhagen

107 Press survey - ESC in three words Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -72 af 81 ESC in three words The respondents were asked to describe ESC in three words. On the positive side words like stage, show and fun were stated. On the more negative side transport, expensive and walking were often highlighted. Copenhagen

108 Press survey - Satisfaction with Copenhagen Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -73 af 81 Overall satisfied with Copenhagen as a destination The respondents were overall satisfied with the different statements regarding aspects of Copenhagen. The respondents were most happy with the accessibility to Copenhagen which scored a value of 4.27, followed by range of restaurants, cafes etc. in Copenhagen (4.06). Figure Satisfaction with following aspects of CPH Accessibility to Copenhagen (air, rail, bus, car, etc.) 4.27 Range of restaurants, cafes etc. in Copenhagen Range of cultural life in Copenhagen The atmosphere in Copenhagen Range of shopping opportunities Range of activities Copenhagen The treatment you received from locals Range of accommodation in Copenhagen (hotels, hostels, etc.) n = 73 Note: Average scale values between 1-5. (1=Very dissatisfied and 5=Very satisfied) Copenhagen

109 Press survey - Themes for reporting Punkt nr. 9 - Bevillingssag - anmodning fra Wonderful Copenhagen om et Bilag 3 - Side -74 af 81 Mainly reported on the ESC The respondents were asked if they professionally reported on other topics or themes besides the ESC, whilst in Copenhagen. 81% of the respondents reported only about the ESC. The remaining 19% reported on the atmosphere in Copenhagen and what Copenhagen can offer tourists. Also themes like mentality, nightlife, Roskilde and liquorice was mentioned. Other topics were the Culinary Copenhagen and Green Copenhagen. Copenhagen