Bestyrelsen for Danmarks Tekniske Universitet Landgreven 4

Transkript

1 Bestyrelsen for Danmarks Tekniske Universitet Landgreven 4 Postboks København K Tlf Fax rr@rigsrevisionen.dk Rigsrevisionens erklæring og beretning om revisionen af Danmarks Tekniske Universitet i 2010 Til brug for bestyrelsens behandling af Danmarks Tekniske Universitets årsrapport for 2009 fremsender Rigsrevisionen hermed sin erklæring og beretning om den udførte revision. Såfremt der ikke inden og under bestyrelsens behandling og vedtagelse på mødet den 28. marts 2011 fremkommer yderligere væsentlige oplysninger eller ændringer, og institutionsrevisors protokollat underskrives i den foreliggende form, er vedlagte erklæring og beretning endelig i forhold til Danmarks Tekniske Universitets årsrapport for marts 2011 Kontor: C6 J.nr.: Til orientering for: Ministeriet for Videnskab, Teknologi og udvikling, KPMG Rigsrevisionen skal oplyse, at resultaterne af den udførte revision på DTU og de øvrige universiteter vil indgå i den samlede rapportering om revision af universiteternes årsrapporter for 2010 i Rigsrevisionens beretning til statsrevisorerne om revision af statsregnskabet for Med venlig hilsen Lars Tang Kontorchef 1/1

2 Erklæring og revisionsberetning om revision af Danmarks Tekniske Universitets årsrapport for 2010 Marts 2011

3 ERKLÆRING OG REVISIONSBERETNING OM REVISION AF DANMARKS TEKNISKE UNIVERSITETS ÅRSRAPPORT FOR Erklæring om revision af Danmarks Tekniske Universitets årsrapport for 2010 Formål med erklæringen Formålet med erklæringen er at give universitetet og Videnskabsministeriet en samlet vurdering af universitetets regnskabsaflæggelse og økonomiske forvaltning baseret på den udførte revision vedrørende regnskabsåret Ledelsens ansvar for årsrapporten Årsregnskabet underskrives af universitetets ledelse, jf. universitetslovens 28, stk. 3. Med underskriften tilkendegives: at årsrapporten er rigtig, dvs. at årsrapporten ikke indeholder væsentlige fejlinformationer eller udeladelser, herunder at målopstillingen og målrapporteringen i årsrapporten er fyldestgørende at de dispositioner, som er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis at der er etableret forretningsgange, der sikrer en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning af de midler, der er omfattet af årsrapporten. Grundlaget for revisionen Rigsrevisionen har for regnskabsåret 2010 revideret Danmarks Tekniske Universitet. Revisionen er udført i overensstemmelse med God Offentlig Revisionsskik (GOR). Dette indebærer, jf. rigsrevisorlovens 3, at det ved revisionen er efterprøvet, om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere er der foretaget en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af årsrapporten. Rigsrevisionen betragter med denne erklæring revisionen af Danmarks Tekniske Universitets årsrapport som afsluttet. Rigsrevisionen kan dog tage spørgsmål vedrørende dette og tidligere regnskabsår op til yderligere undersøgelser. I den forbindelse kan der fremkomme nye oplysninger, som kan give anledning til, at konkrete forhold, der er behandlet i denne erklæring og i revisionsberetningen, vil blive vurderet på ny. Den udførte revision Revisionen er tilrettelagt og udført på grundlag af en vurdering af væsentlighed og risiko og er baseret på stikprøver og en gennemgang af forretningsgange og interne kontroller. Revisionen af Danmarks Tekniske Universitet omfattede for regnskabsåret 2010 løbende årsrevision vedrørende udvalgte forvaltningsområder samt afsluttende årsrevision af årsrapporten.

4 2 Konklusion På baggrund af den udførte revision er Rigsrevisionen nået frem til følgende konklusion: Regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler Der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis Rigsrevisionen er ved gennemgangen af årsrapporten ikke blevet bekendt med forhold, der giver anledning til at konkludere, at oplysninger om mål og resultater i årsrapporten ikke er dokumenterede og dækkende Rigsrevisionen er ved den udførte forvaltningsrevision ikke blevet bekendt med forhold, der giver anledning til at konkludere, at forvaltningen på de områder, Rigsrevisionen har undersøgt, ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Revisionen har således ikke givet anledning til forbehold. Der henvises i øvrigt til revisionsberetningen. København, den xx. martsl 2011 Lars Tang Kontorchef

5 3 Beretning om omfanget og resultaterne af Rigsrevisionens revision af Danmarks Tekniske Universitet vedrørende 2010 I. Omfanget af den udførte revision Rigsrevisionens erklæring om revisionen af Danmarks Tekniske Universitets årsrapport er baseret på Rigsrevisionens løbende årsrevision ved universitetet, den afsluttende årsrevision af årsrapporten samt samarbejdet med institutionsrevisor, herunder en gennemgang af dennes revision og en drøftelse af resultatet. Efter universitetslovens 28, stk. 4 revideres Danmarks Tekniske Universitets årsrapport af rigsrevisor i henhold til 2, stk. 1, nr. 2 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m. (rigsrevisorloven). Rigsrevisor har den 21. december 2004 indgået aftale med videnskabsministeren om, at revisionsopgaven varetages i et nærmere fastlagt samarbejde mellem rigsrevisor og en intern revision (institutionsrevision), jf. universitetslovens 28, stk. 5 og rigsrevisorlovens 9. Efter aftalen har Rigsrevisionen ansvaret for den samlede revision af Danmarks Tekniske Universitet i henhold til rigsrevisorloven, mens institutionsrevisor over for universitetets bestyrelse har ansvaret for den samlede interne revisionsindsats på Danmarks Tekniske Universitet og afgiver påtegning herom på universitetets årsrapport. A. Rigsrevisionens løbende årsrevision ved Danmarks Tekniske Universitet Ved revisionen på Danmarks Tekniske Universitet gennemgik Rigsrevisionen følgende 3 områder som en del af den løbende årsrevision: 1. Målregistrering og -rapportering 2. DTU s brug af konsulentydelser 3. DTU s rejse og repræsentationsudgifter Resultaterne af denne revision er afrapporteret til universitetet i brev af 10. januar B. Rigsrevisionens afsluttende årsrevision Rigsrevisionens afsluttende årsrevision omfattede en gennemgang og vurdering af universitetets årsrapport, herunder det finansielle regnskab og målrapporteringen. Ved revisionen er det påset, om årsrapporten er udarbejdet i overensstemmelse med bekendtgørelse nr af 10. december 2007 om tilskud og regnskab m.v. ved universiteter med senere ændringer samt Økonomistyrelsens vejledning af 3. november 2010, hhv. Universitets- og Bygningsstyrelsens skrivelse til universiteterne af 7. januar 2011 om udarbejdelse af årsrapport. C. Rigsrevisionens samarbejde med institutionsrevisor Samarbejdet med institutionsrevisor vedrørende revisionen i 2010 har omfattet en gennemgang af dennes planlægning og arbejdspapirer samt en drøftelse af revisionsprotokollatet for at vurdere, om Rigsrevisionen tillige kan basere sin revision af Danmarks Tekniske Universitets årsrapport på institutionsrevisors arbejde. Samarbejdet har været tilfredsstillende, og det er Rigsrevisionens vurdering, at vi tillige kan basere vores vurdering af årsrapporten på institutionsrevisors arbejde. II. Resultatet af den udførte revision A. Rigsrevisionens løbende årsrevision ved Danmarks Tekniske Universitet Det var Rigsrevisionens samlede vurdering, at universitetets forretningsgange og interne kontroller på de reviderede områder generelt opfylder de krav, der kan stilles til en god og pålidelig forvaltning. Enkelte steder var der dog efter Rigsrevisionens opfattelse mulighed for forbedringer. I det følgende er sammenfattet de væsentligste resultater fra revisionen.

6 4 Målregistrering og -rapportering Rigsrevisionen gennemgik som i tidligere år universitetets registrering af aktivitetsdata og den løbende opfølgning på målopfyldelsen. Resultatet af revisionen Det var Rigsrevisionens vurdering, at universitetets procedurer sikrer en løbende registrering af data vedrørende mål i udviklingskontrakten. Vurderingen baserer sig på følgende: DTU havde i en statusrapport pr. 1. oktober 2010 fulgt op på opfyldelsen af målene. For udvalgte mål viste gennemgangen af registreringer og dokumentation, at oplysningerne i statusrapporten svarede til registreringerne og at grunddokumentationen var tilfredsstillende. Gennemgangen viste tillige, at DTU har etableret et evalueringssystem, der sikrer, at alle kurser løbende evalueres. DTU s brug af konsulentydelser Rigsrevisionen definerer konsulentydelser som tjenesteydelser, der leveres af en ekstern person, som for en afgrænset periode engageres til at udføre en nærmere defineret opgave, der forudsætter særlig ekspertise. Formålet var at undersøge, om DTU har en strategisk anvendelse af konsulentydelser og herunder, om universitetets forretningsgange sikrer, at universitetet er omkostningsbevidst i forbindelse med overvejelser om køb af konsulentbistand. Rigsrevisionen undersøgte derfor, om universitetet har en strategi for anvendelse af konsulentydelser og et overblik over niveauet for udgifterne til konsulentindkøb. Desuden undersøgte Rigsrevisionen, om DTU s indkøb af konsulentydelser sker under hensyn til pris og kvalitet, og om der indgås skriftlig aftale ved disse indkøb. Rigsrevisionens vurdering bygger på en gennemgang af DTU s forretningsgange og retningslinjer for indkøb samt en gennemgang af en stikprøve vedrørende afholdte konsulentydelser. Resultatet af revisionen Det var Rigsrevisionens samlede vurdering, at DTU har en strategisk anvendelse af konsulentydelser, og at universitetet tager skyldige økonomiske hensyn i forbindelse med overvejelser om køb af konsulentydelser. Denne vurdering baserer sig på følgende: DTU har ikke en skriftlig strategi for anvendelse af konsulentydelser, men den centrale indkøbsafdeling anvender en uskreven, men klar strategi i sin rådgivning af de decentrale forretningsenheder. Den centrale indkøbsafdeling har et godt overblik over konsulentydelserne på hele DTU. Rigsrevisionen finder det positivt, at DTU har fokus på anvendelsen af konsulentydelser. Rigsrevisionens gennemgang af udvalgte sager viste, at aftaler om konsulentindkøb under tærskelværdierne ikke altid indgås skriftligt, ligesom der ikke var prak-

7 5 sis for at indgå skriftlige aftaler med patentagenter. Rigsrevisionen finder, at alle aftaler om konsulentydelser bør indgås skriftligt, så pris (timepris eller samlet pris) og omfang er fastlagt på forhånd, og grundlaget for ydelsen er dokumenteret. Dette bør så vidt muligt også gælde for aftaler med patentagenter. DTU var enig heri. Det er Rigsrevisionens vurdering, at DTU s forretningsgange for indkøb af konsulentydelser sikrer, at konsulentindkøb over en vis værdi sker under hensyn til pris og kvalitet. Rejse- og repræsentationsudgifter Formålet var at undersøge, om DTU s administration af og kontrol med udgifterne til rejser og repræsentation sikrer, at der bliver taget skyldige økonomiske hensyn. Ved revisionen blev det vurderet, om DTU s procedurer sikrer, at der foretages korrekt udbetaling, samt om ansvaret for kontrol og godkendelse af udgifterne er afgrænset klart og betryggende. Vurderingen bygger på en gennemgang af universitetets retningslinjer på områderne samt en gennemgang af udvalgte bilag. Resultatet af revisionen Det er Rigsrevisionens samlede vurdering, at DTU s administration af og kontrol med udgifterne til tjenesterejser og repræsentation sikrer, at der bliver taget skyldige økonomiske hensyn. Denne vurdering bygger på: DTU har fastsat hensigtsmæssige retningslinjer for administrationen af rejser og repræsentation. Bilagsgennemgangen viste, at rejseafregningerne var veldokumenterede, og at retningslinjerne generelt bliver fulgt. Dog udnyttede DTU ikke i tilstrækkeligt omfang den samarbejdsaftale, universitetet har indgået med ViaTravel. Gennemgangen af repræsentationsbilag viste, at retningslinjerne blev overholdt, og at der blev taget skyldige økonomiske hensyn, også hvor der ikke var fastsat en beløbsmæssig grænse for udgiften. Ved repræsentationsbilag bliver kravet om at oplyse anledning og deltagerkreds dog ikke fulgt i tilstrækkeligt omfang. Rigsrevisionen finder, at formål og anledning altid skal fremgå af bilaget eller af de hertil knyttede oplysninger i det elektroniske faktureringssystem. B. Rigsrevisionens afsluttende årsrevision Revisionen af årsrapportens regnskabsdel samt oplysningerne i denne om anvendt regnskabspraksis og tilhørende noter viste, at årsrapporten er udarbejdet i overensstemmelse med reglerne i tilskuds- og regnskabsbekendtgørelsen for universiteterne. Universitetet har i skemaform redegjort for opfyldelsen i 2010 af hvert enkelt mål i udviklingskontrakten Statuskolonnen indeholder beskrivelse af måling og faktiske data. Universitetet har endvidere ved anvendelse af 3 farver tydeliggjort, hvilke mål der

8 6 samlet over hele kontraktperioden er henholdsvis opfyldt, tilnærmelsesvist opfyldt eller ikke opfyldt. Universitetet konstaterer, at næsten alle mål i udviklingskontrakten er indfriet i perioden, og at kun et enkelt mål ikke blev opfyldt, samt at et enkelt mål er tilnærmelsesvist opfyldt. Rigsrevisionen finder rapporteringen om målopfyldelsen for fyldestgørende. C. Rigsrevisionens samarbejde med institutionsrevisor Rigsrevisionen har drøftet revisionsprotokollatet om årsrapporten med institutionsrevisor. Det er på denne baggrund Rigsrevisionens overordnede indtryk, at økonomiforvaltningen på DTU fungerer tilfredsstillende. Rigsrevisionen vurderer, at DTU siden fusionen i 2007 har arbejdet målrettet på at harmonisere systemerne med alle de fusionerede institutioner. De klassiske institutter, der hidtil har anvendt projektmodulet i ØSS, er i 2010 overgået til Oracle Projects, og alle institutter - alene med undtagelse af Risø DTU anvender nu samme systemer, mens Risø DTU forventes at overgå til både økonomisystemet ØSS og projektstyringssystemet Oracle Projects ved årsskiftet 2011/12. I forbindelse med overgangen til Oracle Project har DTU ikke for alle institutter foretaget registrering af åbningsbalancer for igangværende tilskudsaktiviteter, og det har ikke været muligt at få et samlet overblik over alle projekter baseret på data i Oracle Project. Rigsrevisionen tilslutter sig institutionsrevisors anbefaling af, at arbejdet med registrering af åbningssaldi i Oracle Project samt vurderingen af projekterne fortsat prioriteres højt. Rigsrevisionen har hæftet sig ved, at DTU har tilbageført 13.7 mio. kr. af nedskrivningen i åbningsbalancen pr. 1. januar 2008 vedr. DTU Vet og DTU Food, så den resterende nedskrivning på projekter i de tidligere sektorforskningsinstitutioner nu udgør 11,6 mio. kr. Med tillæg af nedskrivning på 14 mio. kr. efter DTU s sædvanlige praksis udgør den samlede nedskrivning på projekter herefter 25,6 mio. kr. Rigsrevisionen skal særligt fremhæve følgende i revisionsprotokollatet: Det er nævnt i punkt 3.1. under Afstemning mellem finans- og projektmodul, at DTU i 2010 via en rapportgenerator har fået mulighed for at sammenholde data fra Oracle Projects med registreringer i finansbogføringen på projektniveau, så der nu kan foretages afstemning og afklares differencer mellem de to systemer. DTU s afstemningsarbejde, som fortsætter i 2011, har medført, at afstemningsdifferencer, primært for institutter, der overgik til Oracle Project i 2008, er afklaret. Det er oplyst i punkt 3.1., at DTU har konstateret, at omkostninger på 2,3 mio. kr. ved en fejl i forbindelse med registrering af åbningsbalancer i Oracle Project ikke blev omkostningsført i 2010, men vil blive omkostningsført i Det er nævnt i punkt 4.2, at der i 2010 er indgået leasingkontrakter vedrørende kopimaskiner på ugunstige vilkår, og at disse kontrakter er indgået i strid med DTU s regnskabsinstruks. Meromkostningerne herved er opgjort til ca. 1,9 mio. kr. I punkt er det nævnt, at DTU betaler husleje til Universitets- og Bygningsstyrelsen vedrørende nogle bygninger, som anvendes af henholdsvis Fødevarestyrelsen og Københavns Universitet. Huslejebetalingen er forårsaget af en fejl i aktstykke 166 af 2. juni 2008 om sektorforskningsinstitutioners overgang til staten. DTU har været i kontakt med Universitets- og Bygningsstyrelsen med henblik på en afklaring af, hvilke bygninger DTU lejer og skal betale husleje for. DTU har i

9 7 den forbindelse anmodet om, at der udarbejdes lejekontrakter, så betingelserne for de enkelte lejemål er fastlagt. De manglende lejekontrakter har medført, at EU i forbindelse med et tilskudsregnskab har afvist, at DTU kan belaste huslejeomkostningerne på projektet, da disse ikke kan dokumenteres til kontrakt. Rigsrevisionen kan sammen med institutionsrevisor tilslutte sig, at lejeforholdene afklares og formaliseres. Det fremgår af samme afsnit, at DTU s bevilling til myndighedsbetjening er reduceret med i alt 29,7 mio. kr., som ifølge DTU skyldes, at universitetet i perioden har modtaget huslejekompensation for de lejemål, der reelt blev benyttet af Fødevarestyrelsen og Københavns Universitet. DTU finder, at reguleringen reelt burde udgøre 17,0 mio. kr. og således er 12,7 mio. kr. for høj, og har kontaktet Fødevareministeriet om spørgsmålet. Ministeriet har dog i februar 2011 tilkendegivet, at man finder den foretagne korrektion korrekt. DTU har fastholdt kravet over for ministeriet, da det er DTU s opfattelse, at bevillingen til myndighedsbetjening er blevet reduceret uden hensyntagen til bortfaldet af den huslejeindtægt, DTU tidligere har oppebåret fra Fødevarestyrelsen. På grundlag af DTU s fremlagte oplysninger og beregninger er det institutionsrevisors opfattelse, at DTU s opgørelse og begrundelse for, at der er sket en reduktion af bevillingen fremtræder begrundet. Rigsrevisionen har ikke gennemgået beregningerne, og har derfor ingen bemærkninger hertil. Det er nævnt i punkt 4.17., at institutionsrevisor har tilrettelagt it-revisionen, så den omfatter de væsentligste områder, og at den har omfattet såvel afdelingen for IT- Service som udvalgte institutter. I revisionen har der været betydeligt fokus på DTU s arbejde med at etablere og sikre et passende sikkerhedsniveau i forbindelse med implementeringen af DS 484, så der har igen i 2010 været betydelig fokus på organisering, struktur og ansvar for it-sikkerhedsarbejdet. Det fremgår endvidere, at DTU i løbet af 2010 har færdiggjort udarbejdelsen af itsikkerhedspolitikken og it-risikovurderingen. Understøttende procedurer og retningslinjer er dog fortsat ikke udarbejdet og implementeret, men det fremgår, at DTU har oplyst, at der i 2011 arbejdes videre med dette. Det fremgår videre at der i 2010 er sket en forbedring af kontroller relateret til itstyring og koordinering med lokale institutters it-anvendelse, ligesom adgangssikkerhed, ændringshåndtering og fysisk sikkerhed er forbedret i forhold til Rigsrevisionen er enig i institutionsrevisors anbefaling om, at der fortsat arbejdes videre med procedurer, der understøtter it-sikkerhedspolitikken, herunder for sikring af forskningsdata. Rigsrevisionen konstaterer, at DTU nu har udarbejdet en risikovurdering og it-sikkerhedspolitik, men at der fortsat udestår en betydelig opgave med at udarbejde tilstrækkelige procedurer og retningslinjer, der kan understøtte en implementering i praksis i organisationen.