25. september Status på Forpligtende Aftaler. E-kataloger i SKI

Transkript

1 25. september Status på Forpligtende Aftaler E-kataloger i SKI

2 25. september Aftaletyper fra SKI Frivillige og Forpligtende Varer (klassisk) Rådgivere IT/Tele Forpligtende aftaler

3 25. september Forpligtende aftaler overordnet set SKI udbyder fra en række fælleskommunale forpligtende aftaler i tæt samarbejde med KL Aftalerne udspringer af økonomiaftalen 2012, mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi KL er opdragsgiver og SKI s rolle er at være operatør, i forhold udbud, drift og overordnet kontraktstyring Frem mod 2015 skal der etableres i alt forpligtende aftaler, i forskellige bølger De kommunale indkøbsfællesskaber + flere enkelte kommuner er inddraget i arbejdet med at identificere konkrete fremadrettede aftaleområder SKI afdækker vareområdernes egnethed til en forpligtende aftale og indstiller til styregruppens godkendelse Målet er, at størstedelen af kommunerne tilslutter sig Afdække ønsker til forpligtende aftaler Nuværende aftaledækning/udbudsplan Egnethedsvurdering Sammensætning af projektgrupper Udbudsplan for forpligtende aftaler frem mod 2015

4 25. september Forpligtende aftaler - SKI s rolle Den primære rolle er at være operatør Ansvarlig for udbuddenes gennemførsel Gennemfører udbuddene i samarbejde med projektgrupperne Efter aftalernes ikrafttræden har SKI ansvar for: Vejledning i anvendelse og implementering af aftalerne Leverandørkontakt Pris- og sortimentsopdateringer Omsætningsrapportering Realiseringsrapporter

5 25. september Tilslutning til de forpligtende aftaler hvordan gik det med bølge 1? Aftaleområde Kommuner Indbyggere Forventet volumen Multifunktionsmaskiner og printere 63 kommuner 67% ca. 500 mio. over 3 år Forbrugsartikler 53 kommuner* 61% ca. 425 mio. over 4 år Kontormøbler 66 kommuner 69% ca. 200 mio. over 4 år Computere 60 kommuner 65 % ca. 525 mio. over 3 år * + yderligere 26 kommuner, som deltog i pilotprojekt om forpligtende aftaler

6 25. september Realisering på forpligtende aftaler Nr Rammeaftale Forventet omsætning pr. 2. kvt Faktisk omsætning pr. 2. kvt Realisering pr. 2. kvt Ændring siden 1. kvt Realisering pr. 1. kvt Multifunktionsmaskiner med tilhørende ydelser % 1% 50% Printere med tilhørende ydelser % 4% 10% Aftørringspapir, affaldsposer og håndhygiejne mv % 8% 38% Engangsservice, borddækningsartikler og fødevareemballage % 4% 44% Rengøringsmidler, -rekvisitter, -vogne og doseringsanlæg % Kontormøbler - Øst % 13% 6% Kontormøbler - Vest % 2% 26% Computere - 1 leverandør % 11% 83% Computere - Miniudbud % 18% 130% På tværs af alle rammeaftaler % 9% 60%

7 25. september Forbedringer fra bølge 1 Feedback fra brugere omkring bølge 1 hvilke forbedringer er vi proces med /har gennemført? Indarbejdet proces for udbud af forpligtende aftaler i vores udbudsproces Informationsmateriale udarbejdet til brugerne E-kataloger generelt set Høringsperiode opdeles i to faser, så brugerne kan vurdere, hvilke ændringer deres kommentarer har medført Teknisk dialog med markedet sikrer markedskonforme kravspecifikationer og tilbudslister Afholder informationsmøder for at opstarte dialog med brugerne, så tidligt som muligt Projektgruppen deltager aktivt i evalueringsprocessen Implementeringsworkshops med deltagelse af den vindende leverandør og projektgruppen samt de tilsluttede brugere Løbende projektgruppemøder i driften for at sikre optimal drift og god kvalitet Der er en positiv og engageret tilgang til projekterne fra brugersiden, hvilket gør, at vi oplever en bedre forankring hos jer kommuner

8 25. september bølge forpligtende aftaler Nr. Rammeaftale/rammeaftaleområde Forventet aftalestart Vejsalt (39 tilmeldte) 1/ Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler (61 tilmeldte) 1/ Servere 1. Kvartal Interaktive tavler og av-udstyr 1. Kvartal 2014

9 25. september Løbende fokus på forbedringer både i forhold til proces og leverandører Fokus på information, kommunikation og større forventningsafstemning med kommunerne Styrket inddragelse - workshops og høringer (bl.a. vedr. udbudsdesign) med brugerne Øget brug af teknisk dialog med leverandørerne på alle fremtidige forpligtende aftaler, for bl.a. at sikre rette sortiment og kvalitet m.v. Ingen underskrevne kontrakter på de Forpligtende Aftaler før E-kataloger er klar og godkendt

10 25. september Forpligtende bølge 3: IT-bølge Tele & data IT-Tilbehør Tablets Storage* Genudbud Kopi & Print Genudbud Computere Elevatorservice (mini-udbud på eksisterende aftale) * nærmere analyse

11 Status på E-Kataloger i SKI 25. september

12 25. september E-kataloger Orientering udsendt til alle interessenter fra SKI i maj + juni måned E-kataloger skal lykkes! Vanskeligheder hos: SKI (katalogsystem) Leverandørerne (aftaler kataloger, prisopdateringer forsinket) Brugerne (krav udover kontrakt SKI hjælper, favoritlister). Tiltag hos SKI: Dialog med leverandører Nyt katalogsystem Fastlæggelse af proces for opdatering Opsamling og løbende info

13 25. september Baggrund om SKI s e-kataloger Når du skal handle ind på SKI s forpligtende rammeaftaler, har du mulighed for at hente e-kataloger til de rammeaftaler, der er relevante for dig. SKI fungerer som motor for e-katalogerne. Det betyder, at vi modtager de elektroniske kataloger fra leverandørerne og kvalitetstjekker materialet, inden vi offentliggør katalogerne og gør dem tilgængelige på ski.dk. Du har mulighed for enten at se e-katalogerne direkte på SKI s hjemmeside eller bestille de e-kateloger, der er relevante for dig, og hente dem over i dit eget e- handelssystem.

14 25. september E-katalogerne holdes løbende ved lige mellem handelsparterne Leverandørens kopi SKI kvalitetstjekker Kundens kopi

15 25. september SKIs ekatalog workflow, kunder E-katalog proces Offentlige kunder SKI.dk Leverandør X BizIsland IndFak Leverandør Y Indleverede kataloger SKI Kvalitetssikrer - Sortiment - Pris - Feltkrav Godkendte kataloger Kunder Udvælger - produkter - forsendelse Kundespecifikke kataloger Truetrade KMD Leverandør Z TriCommerce OIO UBL

16 25. september SKI leverer til syv forskellige e-handelssystemer SKI s kunder bruger syv forskellige e-handelssystemer til deres indkøb. Det betyder, at SKI s e-katalog bliver hentet ud til en række forskellige e-handelssystemer, som viser varer, billeder og beskrivelser på hver deres måde SKI sender sine data ud gennem en systemstandard for e-handelssystemer, der hedder OIOUBL. (OIO står for "Offentlig Information Online" og UBL står for "Universal Business Language") OIOUBL er et dansk standardformat, som understøtter alle e-handelsprocesser lige fra rekvirering af katalog til bestilling af varer og fakturering. OIOUBL-formatet understøttes af de fleste e-handelssystemer

17 25. september SKI leverer til syv e-handelssystemer E-katalog TriCommerce E-handelssystemer True-Trade Truelink IndFak Fujitsu PRISME RAKAT OPUS E-indkøb KMD Web- Bestilling

18 25. september Bedre kvalitet i e-katalogerne SKI er i gang med at gennemgå e-katalogerne på både de forpligtende og de frivillige aftaler for at sikre en bedre og mere ensartet kvalitet på de elektroniske kataloger E-katalogerne bliver gennemgået på hver enkelt aftale - både de mange frivillige aftaler og de forpligtende aftaler i SKI Flere kommuner har haft udfordringer med kvaliteten af e-katalogerne. SKI har derfor iværksat et projekt, hvor kravene til leverandørernes e-kataloger skærpes, og kontrollen øges

19 25. september Bedre kvalitet i e-katalogerne SKI underskriver fremadrettet ikke kontrakt med en leverandør på de forpligtende Aftaler, før e-kataloget er kvalitetssikret og uploadet på den del af ski.dk, der kræver kunde-log-on. Gennemgang af alle e-katalogerne sker i tre faser. Første fase omfatter syv aftaler med i alt 18 leverandører. I anden fase gennemgås og kvalitetssikres e-katalogerne til yderligere 27 aftaler.

20 25. september Øgede krav og kontrol samt styrket kvalitet På kontrolsiden tager SKI udgangspunkt i tilbudslisten og danner en sortimentsliste over de tildelte produkter på aftalen. Denne liste bruges til at sikre, at leverandøren udelukkende kan opliste de produkter, der indgår i aftalen, og at produkter og priser lever op til alle aftalte kvalitetskrav Det bliver fremover også muligt at foretage automatisk priskontrol på prisstigninger/- fald, ligesom det bliver muligt at lave automatisk sortimentstjek Hvad angår kvaliteten, har SKI skærpet kravene til katalogerne, så de skal indeholde flere felter, bl.a. billeder, bestillingsenhed og vareindhold

21 25. september Ofte stillede spørgsmål - Hvorfor kan jeg ikke se billedet på varen i mit e-katalog? Det kan være, fordi leverandøren ikke har et billede på varen og derfor ikke har sendt et til SKI. Det kan også være, fordi din kommune bruger KMD s e-handelssystemer. SKI og mange andre e-handelssystemer bruger blot et link til et billede på Internettet; men KMD s indkøbssystemer har brug for et fysisk billede. Det betyder, at leverandøren udover at sende links til billederne til SKI, skal uploade fysiske billeder i KMD s e- handelssystemer. Hvis din leverandør har brug for en detaljeret vejledning til upload af billeder, kan SKI hjælpe.

22 25. september Ofte stillede spørgsmål - Hvorfor er der fejl i priserne på varerne i mit e-katalog? Det kan være, fordi der har været en prisændring hos leverandøren, og du ikke har godkendt de seneste ændringer. Du kan bede om at få en ændringsliste tilsendt fra SKI og sammenligne priserne manuelt eller du kan hente et helt nyt e-katalog over i dit e-handelssystem via ski.dk. Du kan også opleve, at den seneste ændring i priserne ikke er en egentlig prisændring, men en ændring af antal enheder i pakken. Hvis pris pr. enhed er den samme, men antallet af enheder pr. pakke er steget, stiger den samlede merpris, mens stykprisen er den samme. Hvis du har rekvireret e-kataloget direkte fra leverandøren, kan SKI ikke garantere, at priser og sortiment stemmer overens med rammeaftalen

23 25. september Ofte stillede spørgsmål - Hvordan finder jeg ud af, hvilke varer og priser der er ændret? Når du bestiller et e-katolog hos SKI, har du mulighed for at bestille en ændringsanmodning, når der kommer ændringer i et katalog. Med ændringsanmodningen får du en ændringsliste med. Her kan du se: Nye varer Nye varer, der erstatter udgåede varer Udgåede varer

24 25. september Ofte stillede spørgsmål - Hvordan finder jeg ud af, hvilke varer og priser der er ændret? På listen kan du også se varenumre og priser, så du hele tiden kan følge med i udskiftninger, opdateringer af priser og udgåede varer.

25 25. september Hele huset er involveret i at sætte brugeren i centrum Tildelingsværktøj E-kataloger Bruger- og leverandørmøder Workshops Aktiv tildeling IT Målgruppeorienterede budskaber Arrangementer Informationsmateriale KLS Kommuni -kation Strategiske bruger-, leverandør og netværksmøder Direktion & Stab BRUGEREN Udbud Afdækning af købssituationer Bistand til go-to-marketplaner Bistand på brugermøder Bistand til kontraktstyring Aktiv tildelingshjælp Jura Økonomi & Analyse Løbende omsætningsdata fra markedet Bruger- og leverandørrelaterede værktøjer

26 25. september Hvilke services tilbyder SKI? Overblik på ski.dk Support på telefonen og ved besøg Tildelingsværktøjer, vejledninger og skabeloner Bistand med tildeling Kontraktparadigmer Kontraktstyring Vi kommunikerer og informerer Mulighed for at genere kataloger på ski.dk Netværksmøder

27