Indkøbspolitik. for. Integrationsministeriet

Transkript

1 Indkøbspolitik for Integrationsministeriet

2 Indhold 1. Baggrund og sammenfatning Generelle retningslinier Regelgrundlag Udbudsreglerne Indkøbscirkulæret Cirkulære om energieffektivisering i statens institutioner Centrale aftaler Indkøbsaftaler Standardisering af indkøb Internet og e-handel Centrale redskaber til indkøb Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI) Den Offentlige Indkøbsportal (DOIP) Ministeriets indkøbsorganisation Disponerings- og godkendelsesbeføjelser Indkøbsfaktorer Handlingsplan

3 1. Baggrund og sammenfatning På Integrationsministeriets område købes der årligt varer og tjenesteydelser for ca. 60 mio. kr. Finansministeriet har for at øge ministeriernes fokus på de besparelser, der kan være forbundet med effektivisering af indkøb, ved cirkulære om indkøb i staten (CIR af 20. december 2002) pålagt ministerierne at udarbejde indkøbspolitikker for de enkelte ministerområder. I indkøbspolitikkerne skal ministerierne fastlægge retningslinier for indkøb på ministerområdet. Denne indkøbspolitik opstiller retningslinier og rammer, indenfor hvilke indkøbsdispositioner i Integrationsministeriet med tilhørende institutioner skal foregå. Det lægges til grund, at ministeriet udgør ét fælles indkøbsområde. Hermed opnås, at ministeriets rolle som indkøber effektiviseres. Det er afgørende, at ministeriet optræder som én aktør, da dette er en forudsætning for opnåelsen af besparelser i form af lavere priser og rabatter fra leverandørerne, at der skabes et grundlag for effektivisering af indkøbets arbejdsgange, hvor antallet af led fra behovserkendelse til ordreafgivelse og levering minimeres, og at der med koordinering og effektivisering skabes de rette incitamenter til at indkøb i størst muligt omfang foretages via internettet for at minimere antallet af manuelle håndteringer af papirbilag som ordrebekræftelser, fakturaer osv. og til at fremme e-handel mest muligt. Der findes på indkøbsområdet centrale institutioner og redskaber, der kan lette ministeriernes adgang til rabatter og lette de administrative sagsgange i forbindelse med indkøb. Det drejer sig om Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI) og Den Offentlige IndkøbsPortal (DOIP). SKI har på statens og kommunernes vegne indgået en række rammekontrakter med leverandører af forskellige varer og tjenesteydelser. SKI s rammekontrakter har været i udbud. Ministerierne kan derfor via en SKI-aftale indkøbe ydelser, hvis samlede værdi overstiger udbudsgrænserne, uden selv at foretage udbud. DOIP er en internetbaseret markedsplads for den offentlige sektor. Implementeringen af DOIP sker i to faser. I internetfasen benyttes DOIP som en internetbaseret indkøbsportal. Dette er den hurtige vej til elektroniske internetindkøb, som kan implementeres på kort tid. I integrationsfasen integreres ministeriets økonomisystem, Navision Stat, med DOIP. Dette indebærer, at antallet af manuelle håndteringer af papirbilag som ordrebekræftelser, fakturaer osv. minimeres, idet håndteringen af alle faser af indkøbsprocessen.ra bestilling af varer til betalingen af disse vil ske elektronisk. Integrationsfasen vil blive implementeret i departementet, når den i en endelig version tilbydes fra Økonomistyrelsen og gatetrade.net. 3

4 Indkøbspolitikken er udmøntet i en handlingsplan for effektivisering af indkøbsfunktionen. Handlingsplanen dækker hele ministerområdet og beskriver hvilke konkrete initiativer, der skal gennemføres, for at medvirke til at sikre indkøbspolitikkens realisering. 2. Generelle retningslinier Alle ministeriets indkøb er omfattet af indkøbspolitikken. Indkøb skal derfor foregå inden for de til enhver tid foreliggende indkøbsaftaler jf. nedenfor. Derudover skal gældende regler naturligvis altid følges ved indkøb herunder bevillingsregler, regnskabsregler, EU-regler, regler for miljø- og energihensyn osv. 2.1 Regelgrundlag Det centrale regelgrundlag, som ministerierne er omfattet af i forbindelse med indkøb, fremgår af cirkulære om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver (CIR nr. 159 af 17. december 2002) direktiverne om offentlige indkøb af varer, tjenesteydelser og materiel (direktiverne 93/36/37/38/EØF) cirkulære om indkøb i staten (CIR af 20. december 2002) og cirkulære om energieffektivisering i statens institutioner (CIR nr. 27 af 19. april 2005). Herudover har Finansministeriet indgået en række centrale indkøbsaftaler, som ministeriet skal benytte i forbindelse med indkøb af bestemte varer og tjenesteydelser Udbudsreglerne Reglerne om udbud fremgår af cirkulære om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver (Cirkulæreskrivelse nr. 159 af 17. december 2002) og direktiverne om offentlige indkøb af varer, tjenesteydelser og materiel. Cirkulæret er gældende for danske udbud, der omhandler indkøb med en forventet kontraktsum over kr., mens direktiverne er gældende for EU-udbud, der omhandler indkøb, der beløbsmæssigt overstiger ca. 1,2 mio. kr. Der henvises i øvrigt til Integrationsministeriets udbudspolitik Indkøbscirkulæret Indkøbscirkulæret pålægger ministerierne at udarbejde indkøbspolitikker for de enkelte ministerområder. Indkøbspolitikken skal udmøntes i en handlingsplan for effektivisering og professionalisering af indkøb. Cirkulæret indskærper endvidere, at enhver institution skal benytte elektronisk handel til indkøb, hvor det er muligt og økonomisk fordelagtigt. 4

5 2.1.3 Cirkulære om energieffektivisering i statens institutioner Ved cirkulære om energieffektivisering i statens institutioner er ministerierne pålagt ved indkøb at lægge vægt på forhold af miljømæssig og arbejdsmiljømæssig betydning. Miljøhensyn er knyttet til hele produktets eller ydelsens livsforløb fra råvareudvinding over produktion og anvendelse og til bortskaffelse Centrale aftaler Finansministeriet har på områderne telefoniydelser, flyrejser, drivmidler og stillingsannoncering indgået centrale indkøbsaftaler, der er gældende for alle statslige institutioner. Aftalerne om indkøb af telefoniydelser og drivmidler indebærer, at institutionerne er forpligtet til at indkøbe disse varer hos de leverandører, som Finansministeriet har indgået aftaler med. Aftalerne udelukker samtidigt brug af andre leverandører. Aftalen om stillingsannoncering indebærer f.eks., at alle statslige stillinger skal annonceres via Job-i-staten.dk. Aftalen udelukker i modsætning til aftalerne om telefoniydelser og drivmidler ikke, at institutionerne samtidig kan gøre brug af andre leverandører. Endelig indebærer aftalen om indkøb af flyrejser, at institutionerne så vidt muligt skal indkøbe flyrejser elektronisk via der er en af Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI) drevet hjemmeside. Visse rejser, der pga. kompleksitet eller destinationer ikke hensigtsmæssigt kan indkøbes via kan dog indkøbes hos andre leverandører. 2.2 Indkøbsaftaler De til enhver tid foreliggende indkøbsaftaler skal som udgangspunkt altid anvendes ved indkøb. Foreligger der ingen aftale for en given vare eller ydelse, eller findes et prisbilligere alternativ, er man frit stillet med hensyn til valg af leverandør, dog under hensyntagen til gældende regler. Indgåelse af en indkøbsaftale skal i givet fald koordineres på hele ministeriets område og evt. også med andre ministerier. Koordineringen varetages af indkøbskoordinatoren i departementet, jf. afsnit Standardisering af indkøb For at effektivisere indkøbene i Integrationsministeriet er det afgørende, at standardisering indtænkes i videst muligt omfang. Standardisering giver mulighed for stor volumen og dermed potentielt større rabatter. Standardisering i anvendelse af f.eks. kopimaskiner, pc-udstyr, software osv. kan være med til at minimere antallet af serviceaftaler samt lette arbejdet for de interne indkøbere. Der er derfor et stort besparelsespotentiale med hensyn til følgeomkostningerne på nævnte anskaffelser. Fælles aftaler om anvendelse af bestemte mærker, modeller og versioner skal følges. 5

6 Standardisering medfører videre en reduktion i antallet af leverandører på en given vare eller ydelse. Kun hvor der er særlige hensyn, bør der indgås aftaler med mere end en leverandør. Disse særlige hensyn kan f.eks. være, at en leverandør ikke kan levere hele produktet eller ydelsen, eller når der er risiko for stor afhængighed af en leverandør. 2.4 Internet og e-handel Indkøbscirkulæret stiller krav om, at statslige institutioner skal e-handle, hvor dette er muligt og økonomisk fordelagtigt. Anvendelsen af internet og e-handel kan i de fleste tilfælde effektivisere indkøbsfunktionen. Det er derfor et mål, at e-handel anvendes på så mange køb som muligt. Udviklingen af e-handel vurderes at ville resultere i stigende anvendelighed og brugervenlighed samt øget nytteværdi for brugerne af e-handel. Den øgede anvendelse af e-handel vil medføre, at funktionaliteten af e- handelsløsningerne vil blive forbedret. På længere sigt kan det forventes, at det vil blive muligt at understøtte fuldt digitale indkøbsprocesser - fra indkøbsbehov til betaling af faktura. Ved anvendelse af internet og e-handel skabes i videre udstrækning end hidtil mulighed for at forenkle og omlægge bl.a.: afgivelse af ordrer/bestillinger modtagelse, registrering, kontrol og bogføring af fakturaer, varer og ydelser betaling af leverandør på baggrund af elektroniske fakturaer osv. Sideløbende vil der ske en udvikling, hvor flere og flere varegrupper kan e-handles. Udviklingen af de systemmæssige forudsætninger for e-handel samt det større udbud af varer vil i stigende grad gøre det muligt at få konkrete økonomisk realiserbare fordele ved e-handel. Integrationsministeriet har i februar 2005 implementeret systemet ec WebClient der muliggør en elektronisk modtagelse af fakturaer. I september 2005 implementeres DOIP e-faktura, der muliggør elektronisk registrering, bekræftelse, attestation og bogføring af fakturaer. 3. Centrale redskaber til indkøb Der findes på indkøbsområdet centrale institutioner og redskaber, der kan lette ministeriernes adgang til rabatter og lette de administrative sagsgange i forbindelse med indkøb. Det drejer sig om Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI) og Den Offentlige IndkøbsPortal (DOIP). 6

7 3.1 Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI) SKI har på statens og kommunernes vegne indgået en række rammekontrakter med leverandører af forskellige varer og tjenesteydelser. SKI s rammekontrakter har været i udbud. Ministerierne kan derfor via en SKI-aftale indkøbe ydelser, hvis samlede værdi overstiger udbudsgrænserne, uden selv at foretage udbud. Hovedparten af SKI s aftaler er indgået således, at ministerierne ved indkøb opnår procentrabatter, hvis størrelse afhænger af den volumen, som ministerierne indkøber hos en leverandør. Hvis et ministerium samler sine indkøb hos en enkelt SKI-leverandør, kan ministeriet derfor opnå en større procentrabat, end hvis der handles hos forskellige SKIleverandører. SKI indgår endvidere såkaldte koordineringsaftaler inden for forskellige varegruppeområder. Koordineringsaftaler er baseret på, at interesserede ministerområder forpligter sig til at aftage en bestemt indkøbsvolumen inden for bestemte varegrupper. SKI indgår herefter en samlet koordineringsaftale inden for de enkelte varegrupper. Herved opnås en yderligere rabat på de pågældende varegrupper. Integrationsministeriet har på nuværende tidspunkt indgået 5 koordineringsaftaler. Det drejer sig om området for kontorartikler, området for inventar, området for kopimaskiner og området for kontorpapir. 3.2 Den Offentlige Indkøbsportal (DOIP) DOIP er en internetbaseret markedsplads for den offentlige sektor. DOIP drives og udvikles af Økonomistyrelsen og det private firma gatetrade.net A/S. Formålet med etableringen af indkøbsportalen har været at skabe et samlingspunkt for offentlige indkøbere og deres leverandører og gøre det lettere for begge parter at få overblik over udbud, aftaler, køb- og salgsstatistik. Desuden vil portalen på længere sigt gøre det muligt for alle parter at integrere deres købs-, salgs-, og betalingsdata med de bagvedliggende økonomisystemer. Herved opnås administrative besparelser, idet tidskrævende manuelle indtastninger og kontroller kan reduceres betydeligt. For statsinstitutioner er abonnement og transaktionsomkostninger i portalens første driftsår dækket af statens femårige aftale med gatetrade.net. I hele driftsperioden frem til 2006 er statsinstitutionernes omkostninger til abonnement ligeledes dækket af statens aftale med gatetrade.net. Implementeringen af DOIP sker i to faser: Internetfasen I internetfasen benyttes DOIP som en internetbaseret indkøbsportal. Dette er den hurtige vej til elektroniske internetindkøb, som kan implementeres på kort tid. Internetfasen har følgende fordele 7

8 Overblik over indkøbet på leverandør- og varekategoriniveau ved hjælp af statistikmuligheder Prisgennemsigtighed Et samlet katalog med alle leverandører Lettere varesøgning ved hjælp af f.eks. leverandør- og vareoverblik og genbestillingsfunktion Mulighed for at se hvilke varer, der bærer miljømærke (jf. kravene i indkøbscirkulæret) IT-understøttet håndhævelse af regnskabsinstruksens disponerings- og godkendelsesbeføjelser Integrationsfasen (DOIPEI) I integrationsfasen integreres ministeriets bagvedliggende økonomisystem, Navision Stat, med DOIP. Dette indebærer, at antallet af manuelle håndteringer af papirbilag som ordrebekræftelser, fakturaer osv. minimeres, idet håndteringen af alle faser af indkøbsprocessen lige fra bestilling af varer til betalingen af disse vil ske elektronisk. Projektet betegnes DOIPEI (DOIPs ERP-integrerede Indkøbsprocesmodul). Denne fase er mere ressourcekrævende i implementeringen, men indebærer samtidig mulighed for store administrative besparelser. Integrationen skete i løbet af 2004 i takt med overgangen til Navision Stat 3.6. Som et særligt pilotprojekt implementeres DOIPEI i Udlændingestyrelsen i løbet af foråret Integrationsministeriets implementeringsmodel Ministeriet har med virkning fra juni 2002 implementeret internetfasen. Departementet handler kontorartikler, inventar, kopimaskiner og papir over den elektroniske markedsplads, mens Udlændingestyrelsen herudover også handler rengøringsartikler. I takt med udbygningen af DOIP samt etableringen af de såkaldte koordineringsaftaler i SKI-regi, vil ministeriet udvide antallet af varekategorier, der handles på markedspladsen. Integrationsfasen vil blive implementeret i ultimo Leverandører på DOIP DOIP har indgået en aftale med SKI om, at alle leverandører, der har indgået aftale med SKI, vil have deres varekataloger tilgængelige på markedspladsen. De fleste af ministeriets leverandører er således allerede på markedspladsen. 8

9 Såfremt det ønskes at handle med leverandører, hvis varekatalog ikke indgår i DOIP, gøres disse i samarbejde med gatetrade.net og den pågældende leverandør tilgængelige på markedspladsen. 4. Ministeriets indkøbsorganisation Departementets primære indkøbsfunktion er organisatorisk placeret i Servicecentret. Det overordnede indkøbsansvar ligger hos servicechefen, mens ansvaret for indkøb af specifikke varegrupper som f.eks. kontorartikler, papir, inventar, hardware og software er uddelegeret til øvrige medarbejdere i Servicecentret samt IT-enheden. Servicechefen varetager indkøb, der ikke er uddelegeret til andre medarbejdere. Servicechefen fungerer som indkøbskoordinator på ministerområdet. Det er indkøbskoordinatorens opgave at sikre, at der indkøbes billigst muligt. Udlændingestyrelsens primære indkøbsfunktion undtagen hardware og software er organisatorisk placeret i Servicecenteret. Det overordnede indkøbsansvar ligger hos projektlederen for Service Indkøb, mens ansvaret for indkøb af visse varegrupper som f.eks. kontorartikler, papir, inventar og flyrejser er uddelegeret til øvrige medarbejdere i Servicecenteret. Projektlederen varetager indkøb, der ikke er uddelegeret til andre medarbejdere. Indkøb af hardware og software er organisatorisk placeret i It-kontoret. Departementets samt Udlændingestyrelsens overordnede indkøbsorganisation er skitseret i figuren nedenfor. I tilfælde hvor indkøbere er fraværende, varetages deres funktion for departementets vedkommende af servicechefen og for Udlændingestyrelsens vedkommende af afdelingslederen i Indkøbssektionen. For varegrupperne tjenesterejser og trykkeriydelser gør der sig særlige forhold gældende. Vedrørende tjenesterejser har SKI indgået en rammeaftale med en række flyselskaber om særlige priser og rabatter. Aftalen om indkøb af flyrejser indebærer, at institutionerne så vidt muligt skal indkøbe flyrejser elektronisk via der er en af SKI drevet hjemmeside. De bookingansvarlige i departementet og styrelsen foretager rejsebestillinger via Når der skal bestilles med kort varsel, under 4 dage før afrejse, eller hvis der er tale om mere komplicerede rejser, bestilles tjenesterejserne telefonisk via f.eks. Weco DSB Travel. I forbindelse med indkøb af trykkeriydelser som f.eks. produktion af publikationer indhenter de kontorer, der står bag publikationerne, tilbud fra typisk tre leverandører. Disse tilbud gennemgås, og det bedste udvælges under hensyntagen til pris, kvalitet, leveringstid m.v. Der kan herudover i mindre omfang foregå indkøb i de enkelte kontorer i departementet og styrelsen. Det drejer sig f.eks. om køb af bøger, tidsskrifter m.v. Omfanget af disse indkøb er imidlertid så begrænset, at de det ikke er hensigtsmæssigt at fastlægge generelle retningslinier for disse i indkøbspolitikken. 9

10 4.1 Disponerings- og godkendelsesbeføjelser For en detaljeret gennemgang af disponerings- og godkendelsesbeføjelser henvises til henholdsvis departementets og Udlændingestyrelsens gældende regnskabsinstruks. 5. Indkøbsfaktorer I forbindelse med ethvert indkøb skal de forskellige indkøbsfaktorer som f.eks. pris, rabat, mængde, kvalitet og betalingsforhold indgå i overvejelserne. Faktorerne, som er nærmere beskrevet nedenfor, bør vurderes både enkeltvis og i forhold til hinanden. F.eks. kan en højere pris end den lavest mulige godt accepteres, hvis der til varen eller ydelsen er knyttet en serviceaftale, som mindsker følgeomkostningerne ved erhvervelsen. Da de fleste indkøb sker inden for centrale aftaler enten for hele staten eller for Integrationsministeriet, vil nogle af faktorerne være fastlagt i aftalerne. Indkøbstype Af hensyn til vurderingen af besparelsespotentialerne ved koncernindkøb skal indkøbstypen tages i betragtning. Principielt kan der skelnes mellem standard- og specialindkøb: Standardindkøb - dvs. indkøb af standardvarer til almindeligt forbrug som ikke forudsætter særlig faglig viden og kompetence. Det kan f.eks. være skriveredskaber, papirvarer, forbrugsstoffer til printere og kopimaskiner. 10

11 Specialindkøb - dvs. indkøb af varer og tjenesteydelser der er unikke og/eller skal specialtilpasses specifikke behov, hvorfor indkøbet forudsætter en særlig faglig viden og ekspertise. Det kan f.eks. være IT-ydelser eller konsulentbistand. For så vidt angår mere enkle indkøb vil det ofte være nemt at indhente besparelser i form af lavere priser og rabatter, idet enkle indkøb vil være lette at samordne og dermed skabe et stort volumen på. For komplekse indkøb kan det i udgangspunktet være lidt sværere at opnå de samme besparelser, da de behov, indkøbene skal dække, umiddelbart er forskellige. Priser og rabatter Prisen omfatter ud over afregning til leverandøren ved erhvervelsen omkostningerne for produktet eller ydelsen i hele levetiden. I overvejelserne om prisen bør derfor også indgå f.eks. udgifter til opgradering af programmel eller f.eks. produktets levetid. Et afgørende element ved prisen er rabatter. Rabatter kan gives som kvantumrabatter, der i de aftaler der indgås altid skal udregnes som en rabat, der gives for den købte mængde inden for en nærmere aftalt periode. Mængder Indkøbsmængden skal i første omgang overvejes i forhold til opnåelsen af kvantumrabat. Selv i de tilfælde, hvor der er indgået en aftale om kvantumrabat, bør man i periodens afslutning overveje, om det kan betale sig at købe ekstra ind for at opnå en større rabat. Dette kan meget vel være tilfældet, hvis rabatten også gives for en række tidligere køb inden for rabatperioden. Med ovenstående er der tale om en opblødning i forhold til princippet om, at staten som princip ikke har lagre. Men lagre kan ikke undgås helt. Det vil være meningsløst at indkøbe kontorartikler enkeltvis. Lagre kan accepteres, hvis det kan dokumenteres, at rabatten er større end finansieringsomkostningerne. Indkøbshyppighed Til overvejelserne om mængder og lagre knytter sig også overvejelser om indkøbshyppighed. Hyppige indkøb medfører, at de samlede transaktionsomkostninger bliver relativt store. Transaktionsomkostningerne bør derfor sammenstilles med eventuelle lageromkostninger samt en eventuel opnåelse af mængderabat. Det vil imidlertid være en større opgave i sig selv at opgøre transaktionsomkostningerne, idet handlingskæden i forbindelse med indkøb består af en lang række delaktiviteter, som enkeltvis tager meget kort tid. 11

12 Kvalitet I vurderingen af kvalitet skal det gøres klart, hvad der er den rette kvalitet. Det er ikke nødvendigvis den bedst opnåelige. Både private og offentlige virksomheder accepterer dagligt en given kvalitetsstandard - ikke den bedst opnåelige - med hensyn til f.eks. fotokopiering, kontormøblement, rengøring osv. Betaling Betalingen bør som udgangspunkt kunne foretages elektronisk. Dette gælder for langt de fleste leverandører. Det kræver blot en bankkonto eller en girokonto. Betalinger ved check skal som hovedregel undgås, da det er en dyr og administrativ besværlig betalingsform. Som udgangspunkt bør leverandørkreditter være så lange som muligt, da det sparer finansieringsomkostninger. Betalingsbetingelser under 21 dage bør ikke accepteres. Overvejelserne bør endvidere kobles med mulige rabatter. Endelig gælder som hovedregel, at betaling af leverandøren ikke bør finde sted tidligere eller senere end sidste betalingsdag. Leverandørforhold Der skal i forbindelse med leverandører først og fremmest tages stilling til antallet af leverandører på det samme produkt eller den samme ydelse. Man bør kun vælge flere leverandører, hvis en leverandør ikke kan levere hele produktet eller den samlede ydelse, eller hvis der er risiko for at blive afhængig af en bestemt leverandør, som således kan tage unormalt høje priser. I forhold til den enkelte leverandør bør følgende overvejelser udover pris gøres: leveringstid leveringssikkerhed bindingsperiode Leveringstiden bør være så kort som mulig. Leveringssikkerheden berører leverandørens interne logistik og især forholdet til eventuelle underleverandører. I forhold til leveringssikkerheden skal opmærksomheden særlig rettes mod, om der handles direkte med producenten eller med mellemhandlere Bindingsperiode - dvs. den periode hvori en given kontrakt er bindende for kunde og for leverandør - bør være afpasset efter en afvejning mellem den opnåelige pris og den mistede fleksibilitet, som binding til en bestemt leverandør giver. 12

13 Miljø- og energihensyn Når der indgås leverandøraftaler, skal reglerne i "Cirkulære om energieffektivisering i statens institutioner af 19. april 2005 efterleves. Der anvendes i videst muligt omfang miljømærkede og, hvor det er relevant, energieffektive produkter, samt miljøcertificerede leverandører. Integrationsministeriet er endvidere medlem af Elsparefondens A-klub, og dermed forpligtet til at følge en A-indkøbspolitik som indebærer, at der kun nyindkøbes el-forbrugende apparater i overensstemmelse med Elsparefondens indkøbsvejledning. Endelig skal koordinerende indkøb af energieffektive produkter for hele ministerområdet sikres. Integrationsministeriet udarbejder en samlet målsætning for udviklingen i ministerområdets energiforbrug på kort og lang sigt. Nye tekniske anlæg og installationer skal være energieffektive og forsynes med målere til registrering af væsentligt delforbrug af el, vand og varme. Integrationsministeriet skal indberette institutionens samlede energi- og vandforbrug for hvert finansår. Sociale forhold og ikke-diskrimination Integrationsministeriet ønsker at bidrage til et mere rummeligt arbejdsmarked herunder integration på arbejdsmarkedet af personer med anden etnisk baggrund end dansk. Derfor skal leverandørernes holdning til sociale forpligtelser tillægges betydning/vægt ved valg af leverandører og ved indgåelse af aftaler om køb af varer og tjenesteydelser til ministeriet. Hovedparten af ministeriets indkøb af varer og tjenester foregår hos leverandører, som har tilsluttet sig de rammeaftaler, som SKI har indgået, og er således omfattet af de klausuler om overholdelse af grundlæggende rettigheder, herunder at leverandører ikke må forskelsbehandle som følge af bl.a. køn og etnisk tilhørsforhold, som er en del af SKI's standardvilkår. Ved ministeriets indgåelse af større aftaler om indkøb af varer eller tjenester/løbende kontraktforhold såsom vagttjeneste og rengøringsydelser skal det desuden sikres, at leverandøren tiltræder en klausul om, at leverandøren vil sikre overholdelsen af grundlæggende rettigheder (jf. ovenfor), og at leverandøren endvidere vil bestræbe sig på at deltage i integrationen af udsatte grupper som for eksempel længerevarende ledige, personer med anden etnisk baggrund end dansk og personer med nedsat arbejdsevne. For at sikre udviklingen af medarbejdernes kompetencer og dermed mulighed for fortsat tilknytning til arbejdsmarkedet, skal der i disse tilfælde endvidere lægges vægt på leverandørernes uddannelsespolitik. 6. Handlingsplan Indkøbspolitikken er udmøntet i en handlingsplan for effektivisering af indkøbsfunktionen. Handlingsplanen dækker hele ministerområdet, og beskriver hvilke konkrete initiativer, der skal gennemføres, for at medvirke til at sikre indkøbspolitikkens realisering. 13

14 14