Alt der vedrører kreditors stamdata, herunder bank og betalingsoplysninger skal således vedligeholdes i NS og hentes fra NS til RejsUd2.

Transkript

1 Side 1 af 25 Navision Stat 7.1 ØSY/TIE/CPS Dato Kvikguide til håndtering af RejsUd2 i Navision Stat Formål I forbindelse med overgang til RejsUd2, er der krav om at alle data vedrørende kreditorer registreres i Navision Stat mhp. en mere sikker udveksling af data mellem Navision Stat (NS) og RejsUd2. Alt der vedrører kreditors stamdata, herunder bank og betalingsoplysninger skal således vedligeholdes i NS og hentes fra NS til RejsUd2. Ansvaret for oprettelse og ændringer af rejsekreditorer er placeret hos kunden, uanset om Navision Stat regnskabet serviceres af Statens Administration eller ej. Kreditorer, der skal anvendes som rejsekreditorer, skal derfor altid oprettes og redigeres via Indrapportering til ØSC (DDI), som en DDI bestilling. DDI funktionaliteten, er udvidet med godkendelse på Kreditorbestillinger, og med mulighed for at angive, om kreditor skal bruges som rejsekreditor. For at sikre at kreditordata er ens i begge systemer spærres der for editering af oprettede kreditorkort, hvor kreditoren er markeret som rejsekreditor. Samtidig er det ikke længere muligt at omdøbe rejsekreditorer, da disse bliver tilknyttet til en rejsepersons data i RejsUd2. Bemærk, at det i den forbindelse ikke længere er tilladt at anvende CPR nr. som Kreditor nr. Moderniseringsstyrelsen har til dette formål udarbejdet en kørsel for konvertering af eksisterende kreditorer oprettet med CPR-nr. 1 1 Konverteringen bestilles via RejsUd teamet i forbindelse med overgangen fra RejsUd1 til RejsUd2.

2 Indholdsfortegnelse Beskrivelse Opsætninger til understøttelse af RejsUd Opsætning af kladder på GIS datastrøm til RejsUd Editeringsbegrænsning Opsætning af Nummerserie til Kreditoroprettelse Opsætning af Købskladde til RejsUd Opsætning af Masterskabelon til Kreditorer Opsætninger til understøttelse af RejdUd2 via DDI Opsætning af Decentral indrapporteringsopsætning Tilknytning af nummerserie til oprettelse af rejsekreditorer Opsætning af godkendelse i DDI GIS datastrømme (Fagsystem) Stamdata datastrøm udlæsning til RejsUd GIS-/Stamdata kontrolrapport RejsUd2 datastrøm til modtagelse af afregninger Indrapportering til ØSC Kreditorbestilling og Redigér data (Kreditor) Oprettelse af ny kreditor i DDI Redigering af Rejsekreditor i DDI Kreditorkort Kreditor med kreditornr. fra nummerserie Markering som Rejsekreditor Udbetalingskladder PM Lav forslag med filter på Rejsekreditorer Rapporten Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag Check bogførte betalinger med indkomne købsbilag Side 2 af 25 Målgruppe Guiden henvender sig både til den DDI bruger, som skal oprette og redigere rejsekreditorer og de brugere, som skal: behandle GIS-batches, bogføre bilag samt foretage udbetalinger der vedrører RejsUd2. Guiden henvender sig derfor både til statslige og selvejende institutioner, der anvender RejsUd2, da alle har mulighed for at anvende den funktionalitet, der beskrives her. Copyright En delmængde eller hele emner i teksten af denne dokumentation til Microsoft Dynamics NAV er blevet ændret af Moderniseringsstyrelsen Microsoft Corporation and Moderniseringsstyrelsen. All rights reserved.

3 Beskrivelse Side 3 af Opsætninger til understøttelse af RejsUd2 De opsætninger der beskrives her, kan opsættes af alle der har opsætningsrettighederne givet ved rollerne NS_OPS_FIN og NS_OPS_GIS. 1.1 Opsætning af kladder på GIS datastrøm til RejsUd2 Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/GIS Importdatastrømme Der skal oprettes en særlig købskladde til RejsUd2 til dannelse af rejseposter til bogføring, se afsnit 1.4. På datastrømme REJSUD_AFR, fagsystem REJSUD2, skal den særlige købskladde, hvor rejseposter fra RejsUd2 overføres til, angives under Oversigtspanelet Kladde i felterne Kladdetypenavn og Kladdenavn. 1.2 Editeringsbegrænsning Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/GIS Fagsystemer/Handlingen Editeringsbegrænsninger Der skal opsættes editeringsbegrænsning på fagsystemet REJSUD2, svarende til det viste. Opsætningen er vigtig da Kreditorer til RejsUd2 ikke må kunne editeres, da betalingsoplysningerne kun findes i NS og vedligeholdes derfra. Samtidig sammenholdes kreditors betalingsoplysninger med betalingspostens betalingsoplysninger i Udbetalingskladden. Kreditor låses første gang der kommer en batch fra RejsUd2. Bemærk: Oprettelse og vedligeholdelse af kreditorer, skal foretages via en DDI Kreditorbestilling eller via Rediger data.

4 Side 4 af Opsætning af Nummerserie til Kreditoroprettelse Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Generelt Til oprettelse af nye rejsekreditorer og til omdøbning af rejsekreditorer, der er oprettet med CPR nr., anbefales det, at der oprettes en ny nummerserie. Bemærk: En rejsekreditor må ikke være oprettet med CPRnr. i kreditornr. CPRnr. må kun fremgå af feltet CPRnr., på selv kreditorkortet. Her ses et eksempel på hvordan en nummerserie til rejsekreditorer kan se ud. Bemærk: Der skal altid være angivet både et Start nr. og et Slut nr. 1.4 Opsætning af Købskladde til RejsUd2 Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld Der skal oprettes en speciel købskladde som tilknyttes fagsystemet RejsUd. Se hvordan kladden tilknyttes under punkt 1.1. Vores anbefaling er at du opretter et nyt kladdenavn RejsUd under købskladden KØB.

5 Bemærk: Der må ikke anvendes tal i et kladdenavn, da systemet i så fald tæller kladdenavnet op, og der oprettes en ny kladde ved hver indlæsning. Dette gør at opsætningen på fagsystemet i så fald skal rettes tilsvarende, ved hver indlæsning. Side 5 af 25 Det nye kladdenavn oprettes ved at vælge punktet Købskladder. Markér derefter linjen med KØB og tryk OK. Under kladdenavn trykker du på pilen. Der åbnes nu et billede, hvor det er muligt at oprette et nyt kladdenavn fx REJSUD. Bemærk: Rejseposter stemples med bilagsnr. i RejsUd2, som sendes med til NS. Der skal derfor ikke tilknyttes en nummerserie til kladdenavnet. Anvendes en købskladde der hedder det samme, som vi anbefaler til RejsUd1, skal det overvejes om den ny kladde skal hedde noget andet, eller om opsætningen på fagsystemet til RejsUd1 skal ændres til en midlertidig kladde, så Købskladden RejsUd fortsat bliver anvendt til det nye fagsystem.

6 Her ses et eksempel på en købskladde med rejseposter fra RejsUd2, indeholdende RejsUd ID fra Mastercard transaktioner, sammen med nogle RejsUd poster, som er indrapporteret manuelt i RejsUd2, og som derfor ikke indeholder et RejsUd ID. Bemærk: RejsUd ID bruges til afstemning af konto 6155xx i Beholdningsafstemningen, hvor der kan foretages en automatisk udligning på disse poster. Side 6 af Opsætning af Masterskabelon til Kreditorer Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generelt/Konfigurer masterskabeloner. Da oprettelse af nye rejsekreditorer skal foretages via Kreditorbestillinger i DDI, anbefales det, at der oprettes skabeloner til de felter, som er krævet udfyldt på kreditorkort, og som ikke kan indtastes på selve bestillingen. Det er specielt vigtigt, at bruge skabeloner, da der spærres for editering på de kreditorer der anvendes som Rejsekreditorer i RejsUd2. Fx skal bogføringsgrupper være opsat på kreditorerne, som oprettelse via DDI. Skabelonen, tilknyttes Kreditorbestillingen inden den sendes til godkendelse. Se også punkt

7 Side 7 af 25 Bemærk: Der kan være forskellige felter der skal udfyldes, så det er kun et eksempel på en skabelon der vises her. Det vil dog altid være felter fra tabel 23, kreditortabellen, der skal med i skabelonen. Felter der ligger i en undertabel, som tilgås fra kreditorkortet, kan ikke opsættes via en skabelon. 2.0 Opsætninger til understøttelse af RejdUd2 via DDI De opsætninger der beskrives her, kan kun opsættes af DDI bruger med opsætningsrettigheder givet ved rollen, NS_OPS_OESC_GODKEND. 2.1 Opsætning af Decentral indrapporteringsopsætning Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC og Decentral indrapporteringsopsætning Da kreditorer, der skal bruges til RejsUd 2, altid skal oprettes via DDI, er der tilføjet et nyt felt Tvungen DDI oprettelse af rejsekreditorer. Felter er placeret under Decentral indrapporteringsopsætning, som er et nyt punkt rettet mod opsætninger som SAM/ØSC kunden skal foretage. Feltet bruges samme med den nye mulighed for, at angive på en Kreditorbestilling om en kreditor skal bruges som rejsekreditor. Der vælges mellem 2 indstillinger: 1. Opret rejsekreditorer via DDI ; denne indstilling sikrer, at rejsekreditorer altid bliver oprettet via DDI, og skal altid bruges af SAM/ØSC kunder. 2. Fri oprettelse af rejsekreditorer ; denne indstilling giver mulighed for frit, at oprette rejsekreditorer ved at sætte markering i feltet Rejsekreditorer enten via DDI Kreditorbestilling, eller direkte på kreditorkortet. Denne indstilling kan bruges af andre brugere, fx selvejende institutioner, der ikke serviceres af Statens Administration.

8 Side 8 af Tilknytning af nummerserie til oprettelse af rejsekreditorer Den nummerserie der er oprettet til rejsekreditorer, vælges ind i feltet Nummerserie til rejsekreditorer. Se også punkt 2.3. for oprettelsen af ny nummerserie. Når der oprettes kreditorer via DDI kreditorbestilling og der sættes flueben i feltet Rejsekreditor, vil denne nummerserie automatisk blive anvendt som ved oprettelse af kreditorer. 2.2 Opsætning af godkendelse i DDI Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC Når kreditorer skal oprettes via DDI, er det vigtigt at der opsættes godkendelse. Godkendelsen skal anvendes på rejsekreditorer, der skal oprettes med betalingsoplysninger, som er nødvendig af hensyn til de stamdata, der skal sendes til RejsUd2, samt låsning for editering af rejsekreditorer. Anvendes godkendelse via DDI til oprettelse eller redigering af Rejsekreditorer, skal der i dette billede være sat markering i felterne Kreditorbestillinger og Redigér Kreditorbestilling.

9 De personer der må godkende kreditorbestillinger, skal opsættes under Bruger ID. Derefter sættes der en markering i felterne Kreditorbestilling og Redigér Kreditorbestilling. Side 9 af 25

10 3.0 GIS datastrømme (Fagsystem) Dette afsnit henvender sig til brugere, der håndterer GIS-batches indlæst fra RejsUd2. Side 10 af 25 Til RejsUd2 skal der oprettes 4 datastrømme jf. vejledningen GIS kommunikation mellem NS71 og REJSUD2. Vejledningen henvender sig til hostingleverandører, og beskriver opsætning af de fire datastrømme herunder opsætning af udeladelsesfiltret. I denne vejledning beskrives kun to af datastrømmene, nemlig Stamdata til RejsUd2 og Indlæsning af poster fra RejsUd Stamdata datastrøm udlæsning til RejsUd2 Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/GIS Importdatastrømme Dette billede viser datastrømmen, for afhentning af stamdata via RejsUd2. Datastrømmen bliver automatisk opsat ved overgang til RejsUd2. Bemærk: I feltet Sidst behandlet ses datoen og tidspunktet RejsUd2 sidst har hentet stamdata. Det er derfor altid muligt at se om stamdata er hentet på en given dato.

11 3.2 GIS-/Stamdata kontrolrapport Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/Rapporter Side 11 af 25 Til RejsUd2 og Indfak er der udviklet en stamdatarapport. Rapporten viser opsatte udeladelsesfiltre og feltværdimapninger, der er opsatte for den valgte datastrøm. Rapporten gennemløber en række af de relevante opsætninger, som udtrækkes med henblik på at vise, hvor der i NS måtte være fejl i opsætningen, herunder manglende data, eller inkonsistente opsætninger. Rapporten kan med fordel bruges efter RejsUd2 første gang har hentet stamdata, som tjek på, at alt ser fint ud. Rapporten bør afvikles ved ændringer i opsætningen eller lignende, hvor data skal til RejsUd2. Rapporten kan med fordel anvendes til fejlsøgning i de tilfælde, hvor der opleves udfordringer med udvekslingen mellem NS og RejsUd2. For at få vist eller udskrevet rapporten, vælger du i anfordringsbilledet RejsUd datastrømmen for stamdata.

12 Her ses et eksempel på en visning af tjekrapporten. Side 12 af RejsUd2 datastrøm til modtagelse af afregninger Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/GIS Importdatastrømme

13 Dette billede viser datastrømmen REJSUD_AFR til indgående batchs indeholdende rejseposter fra RejsUd2. Side 13 af 25 Det er muligt at se om en batch er behandlet, eller har behandlings fejl i feltet Sidste status. Bemærk: I feltet Sidst behandlet ses datoen og tidspunktet hvor der er modtaget batchs fra RejsUd2. Vælger du Batch i Handlingsbåndet, får du en oversigt over de batches, der er modtaget fra Fagsystemet. Det er også her, at du ser status for den modtagne batch. Har en batch Status Behandlet er batchen modtaget uden fejl. Har en batch status Behandlingsfejl, er der fejl i batchen, der skal håndteres. I det viste tilfælde ligger der poster i den kladde, der er opsat for fagsystemet REJSUD2. Her skal du først håndtere posterne i kladden og efterfølgende vælge Behandl batch i Handlingsbåndet.

14 Side 14 af 25 Bemærk: Fejler batchen på, at kreditor ikke er oprettet, vil der skulle oprettes en kreditor via en DDI bestilling, såfremt regnskabet serviceres af Statens Administration. Dette fordi kreditor skal stemples som rejsekreditor. Efterfølgende kan batchen behandles igen på normal vis. 4.0 Indrapportering til ØSC Dette afsnit henvender sig til kunder serviceret af Statens Administration, eller selvejende institutioner, der ligeledes har mulighed for at anvende DDIfunktionaliteten. 4.1 Kreditorbestilling og Redigér data (Kreditor) Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC Skal kreditorer oprettes eller redigeres med Bank- og Betalingsoplysninger via DDI, kræves der som nævnt tidligere en godkendelse. Dvs den der har oprettet Kreditorbestillingen skal sende den videre til godkendelse. Se også punkt 3.2. Indenlandsk kreditor oprettes kun med CPRnr. som ukomplet, hvor en udenlandsk kreditor oprettes med fulde adresseoplysninger, sammen med bank og betalingsoplysninger. Bemærk: Betalinger der modtages fra RejseUd2 er altid i DKK. Er betalingen til udlandet skal der ske en veksling i banken, derfor skal der angive en modværdi på disse bestillinger. Se også Oprettelse af ny kreditor i DDI Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC/Bestillinger Vælg Opret Bestilling og Kreditor. Tryk OK.

15 Indenlandsk rejsekreditor: Du får nu en kreditorbestilling. En rejsekreditor er som udgang punkt en CPR kreditor, hvor betalinger/udlæg kan anvises som ukomplet betaling via Nemkonto(NKS) til Banken. En ukomplet betaling kræver ikke så mange felter udfyldt, du skal derfor som minimum blot udfylde dette via oversigtspanelet Generelt : Side 15 af 25 Navn; udfyldes med kreditor navn. CPR Nr.; udfyldes med kreditors cpr nr. Rejsekreditor; angiv om kreditor skal bruges som rejsekreditor. Anvend skabelon; her er det vigtigt at du tilknytter en kreditorskabelon til rejsekreditorer. Se også punkt 1.3. På oversigtspanelet Bank- og Betalingsoplysninger skal du kun vælge den Kreditor-betalingsgruppe der hedder NKS-CPR, som hænger samme med CPRnr. feltet, du har udfyldt på Oversigtspanelet Generelt. Betalingsmetoden bliver automatisk udfyldt med den relevante metode.

16 Side 16 af 25 Udenlandsk rejsekreditor: En rejsekreditor der skal modtage indbetalinger på en udenlandskonto, eller ikke har et CPRnr. skal udfyldes på denne måde via oversigtspanelet Generelt : Der skal indtastes fulde adresseoplysninger som minimum er navn, adresse, postnr, by og Landekode. Valutakode, opsættes med DKK Valutakode (modværdi), opsættes med EUR(Valutakoden som banken skal anvise pengene i). Rejsekreditor, angiv om kreditor skal bruges som rejsekreditor. Anvend skabelon; her er det vigtigt at du tilknytter en kreditorskabelon. Se også punkt 2.3. Oversigtspanelet Bank- og Betalingsoplysninger skal udfyldes på denne måde uanset nationalitet: Bank kode, udfyldes med en sigende kode. Bank navn, Udfyldes med banken navn. Kontonummer, Banknummer og Bankregistreringsnr. Kreditor-betalingsgruppe, skal udfyldes med Udland. Inden for EU: Felterne BIC(SWIFT-adresse) og IBAN skal udfyldes.

17 Uden for EU: Felterne Kontonummer og BIC(SWIFT-adresse), skal udfyldes. Bankens adresse oplysninger kan ligeledes være krævet udfyldt. Uden for EU(Australien, USA, Canada og New Zealand): Betalingsmetode, udfyldes automatisk når Kreditor-betalingsgruppe er valgt. Bankens adresse oplysninger er her krævet udfyldt. Side 17 af 25 Når bestillingen er udfyldt vælger du i handlingsbåndet handlingen Send bestilling. Bestillingen bliver nu sendt til godkendelse.

18 Side 18 af 25 Godkender skal efterfølgende godkende bestillingen. Godkender åbner bestillingen ved at markere linjen og i Handlingsbåndet vælge handlingen Bestillingskort. Når bestillingen er sendt og bestillingskortet åbnes for godkendelse, er alle felter grå, og der kan ikke rettes i bestillingen. For at godkende bestillingen, vælges Handlingsbåndet under fanen Handlinger og handlingen Godkend bestilling. Bemærk: Skal der rettes noget i bestillingen skal der i Handlingsbåndet under fanen Handlinger vælges handlingen Afvis godkendelse. Kreditorbestillingen er nu klar til at blive færdig behandlet (ved Statens Administration)

19 Side 19 af 25 Brugeren (hos Statens Administration)r vælger Bestillingskort, som vist tidligere. Bestillingen skal accepteres under Handlingsbånder under fanen Start og handlingen Acceptér. Kreditor er nu oprettet. Se også punkt Redigering af Rejsekreditor i DDI Skal en af rejsekreditorernes stamdata rettes. Det kan være markeringeren i feltet Rejsekreditor på Kreditorkortet eller bogføringsgruppen der mangler, eller det kan være kreditors bankoplysninger der skal rettes. Det kan alt sammen rettes via Redigér data. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Indrapportering til ØSC/Bestillinger Vælg Redigér data. Vælg Kreditor og tryk OK

20 Side 20 af 25 Du vælger nu den kreditor der skal rettes, og tryk OK. Indtast og tilføj de oplysninger der mangler. I det viste eksempel er der tilføjet følgende oplysninger: CPR Nr.; her er angivet kreditors CPRnr. Anvend skabelon; her er sat en skabelon på der sørger for at div. bogføringsgrupper oprettes på kreditor. Rejsekreditor; her er sat en markering da kreditor skal bruges som rejsekreditor. Bemærk: Resten foregår som beskrevet under punkt

21 5.0 Kreditorkort Dette afsnit henvender sig til Statens Administration og Selvejende institutioner, der behandler kreditordokumenter i NS. Side 21 af Kreditor med kreditornr. fra nummerserie Når bestillingen er accepteret, er kreditoren oprettet med et bilagsnummer fra den nummerserie der er opsat under Decentral Indrapporteringsopsætning i DDI. Under oversigtspanelet Fakturering er felterne Virksomhedsbogføringsgruppe, Momsvirksomhedsbogf.gruppe og Kreditorbogføringsgruppe udfyldt ud fra den skabelon, som blev tilknyttet kreditorbestillingen. 5.2 Markering som Rejsekreditor Kreditorkortet indeholder nu feltet Rejsekreditor. Det er et krav at feltet er markeret på kreditorer til RejsUd2, da feltet bruges som filter i stamdataudtrækket til RejsUd2. Se også afsnit 1.1. For at få feltet udfyldt på eksisterende kreditorkortet kan du bruge Rediger kreditor bestilling i DDI, eller hvis du har mange kreditorer der skal udfyldes kan du bestille en kørsel. Bemærk: På grund af editeringsbegrænsning kan felter ikke udfyldes direkte på kreditkortet efter modtagelse af første batch fra fagsystemet RejsUd.

22 Side 22 af 25 Når der første gang er modtaget bilag fra RejdUd2 via GIS, stemples kreditor med Afsendersystem REJSUD2 og Afsender ID. Samtidig er kreditor spærret for editering. 6.0 Udbetalingskladder PM Dette afsnit henvender sig til alle med adgang til at afvikle udbetalinger. 6.1 Lav forslag med filter på Rejsekreditorer Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld og Udbetalingskladder PM Det er muligt i Udbetalingskladden at sætte filtre op, hvis du ønsker at danne et betalingsforslag kun med rejseposter fra RejsUd2. Når du har åbnet Udbetalingskladden skal du vælge Naviger i handlingsbåndet og punktet Lav forslag.

23 Nedenstående anfordringsbillede vises, hvor der i oversigtspanelet Kreditor kan angives, at der kun skal dannes poster på kreditorer med markering i Rejsekreditor, eller der kan angives et fagsystem fx REJSUD. Side 23 af 25 Kun åbne poster fra de kreditorer der opfylder betingelserne, bliver dannet i udbetalingskladden. Et eksempel på poster der er dannet i Udbetalingskladden, som er klar til godkendelse og betaling. 6.2 Rapporten Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag Inden posterne i Udbetalingskladden udlæses, skal rapporten Sammenlign betalingsoplysninger med originalt købsbilag køres. Rapporten bruges af andengodkender til at tjekke, at bank og betalingsoplysninger i Udbetalingskladden svarer til dem kreditor har afsendt ved modtagelse af rejseposter fra RejsUd2. Er der afvigelser i rapporten, skal der tjekkes for om disse er gyldige og noteres tilsvarende, inden anden godkendelse foretages.

24 Bemærk: Det er vigtigt, at posterne vises som GIS poster i rapporten sammen med angivelse af fagsystemet, og IKKE som manuelle. Vises posterne som manuelle er der stor sandsynlighed for, at der ikke er opsat editeringsbegrænsninger. Se afsnit 1.4. Side 24 af Check bogførte betalinger med indkomne købsbilag Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld/Rapporter Er der behov for efter bogføring, at se fx hvilke oplysning en rejsepost havde på betalingstidspunktet er det muligt, at trække rapporten Check betalinger med indkomne købsbilag. Når du vælger rapporten vises dette anfordringsbillede, hvor der i oversigtspanelet Kreditorpost kan angives, at der kun skal dannes poster på kreditorer med markering i Rejsekreditor, eller der kan angives et fagsystem fx REJSUD. Kun poster fra de kreditorer der opfylder betingelserne, bliver vist i rapporten.

25 Her ses et eksempel på rapportvisningen. Side 25 af 25