Indkøbs- & udbudsstrategi. Udmøntning af indkøbs- & udbudspolitikken

Transkript

1 Indkøbs- & udbudsstrategi Udmøntning af indkøbs- & udbudspolitikken Godkendt af Byrådet den 26. maj

2 Forord Fredensborg Kommune er en stor virksomhed med et bruttobudget på 3,8 mia. kr. og mere end medarbejdere, der leverer myndighedsopgaver, børnepasning, undervisning, pleje, omsorg, veje, grønne områder, miljø, kultur og meget mere. Til brug herfor indkøber Fredensborg Kommune hver dag en lang række varer, tjenesteydelser og entreprenør- /håndværkerydelser hos private og offentlige leverandører. På årsbasis udgør værdien af disse indkøb 1,15 mia. kr., hvoraf de 490 mio. kr. vedrører varer og tjenesteydelser, de 190 mio. kr. vedrører entreprenør- og håndværkerydelser og de 470 mio. kr. vedrører offentlige ydelser. Indkøbs- & udbudspolitikken skaber rammerne for, at indkøbsbudgettet og dermed skatteborgernes penge anvendes bedst muligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Indkøbs- & udbudspolitikken suppleres af nærværende indkøbs- & udbudsstrategi, hvis målsætning er at skabe klare overordnede retningslinjer for kommunens indkøb og udbud. Indkøb og udbud bruges som et aktivt instrument både til at opnå besparelser og til at sikre innovation og udvikling af de kommunale serviceydelser gennem inddragelse af private og andre offentlige leverandører. 2

3 1. OPSUMMERING OMFANG OG AFGRÆNSNING POLITISKE STANDPUNKTER FRA INDKØBS- & UDBUDSPOLITIKKEN INDGÅELSE AF INDKØBSAFTALER ANSVAR FOR INDKØB OG UDBUD TYPER AF INDKØBSAFTALER INDGÅELSE AF INDKØBSAFTALER GEVINSTREALISERING DAGLIG HÅNDTERING AF INDKØB E-HANDEL KONTROL AF INDKØBSAFTALER ENGANGSKØB OG KØB UDEN FOR INDKØBSAFTALER KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF INTERNE DRIFTSOPGAVER OG UDLICITERING LEVERANDØRPOLITIK INSPIRATION

4 1. Opsummering Fredensborg Kommune er - i henhold til EU-udbudsdirektivet og Tilbudsloven - forpligtet til at købe ind efter princippet om ligebehandling og gennemsigtighed. Det betyder, at kommunen i alle sine indkøb sikrer konkurrence således, at alle leverandører på lige og gennemsigtige vilkår har mulighed for at blive leverandør til kommunen. Den store indkøbsvolumen skal udnyttes til at sikre den rette kvalitet til de billigste priser. Det kræver i mange tilfælde, at Fredensborg Kommune optræder som én enhed og indgår indkøbsaftaler, der er bindende for hele kommunen. Dermed sikres det, at kommunen handler effektivt, så der frigøres ressourcer i form af bl.a. tid og penge til at fokusere på kerneydelserne. Kommunens indkøbsaftaler skal leve op til brugernes krav, hvorfor fagpersoner og brugere i vidt omfang involveres i indgåelsen af aftalerne. Ligeledes skal der være økonomiske incitamenter til at understøtte opbakningen til de centralt indgåede indkøbsaftaler. Kommunens indkøbsaftaler skal endvidere sikre, at indkøb lever op til kommunens samfundsmæssige ansvar, der blandt andet vedrører hensyn til bæredygtighed (miljø og klima) og sociale forhold, og at der indarbejdes sociale klausuler, hvor dette er hensigtsmæssigt. Der anvendes altid kædeansvar i kontrakterne, når dette er relevant. Det gælder både, hvad angår miljøforhold, bæredygtighed og sociale klausuler. Kommunen anvender indkøb og udbud strategisk. Ud over opnåelse af besparelser gennem lavere priser, så skal udbuds- og indkøbspolitikken medvirke til at udvikle den kommunale opgaveløsning gennem inspiration og videndeling med private og andre offentlige leverandører. 4

5 2. Omfang og afgrænsning Indkøbs- & udbudspolitikken omfatter kommunens institutioner og øvrige områder, herunder de af kommunens selvejende institutioner, hvor der ikke er angivet andet i driftsoverenskomsten: Samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser, herunder leje- og leasingaftaler Samtlige indkøb af entreprenør- og håndværkerydelser Samtlige indkøb af offentlige ydelser og tilbud Samtlige driftsopgaver, der konkurrenceudsættes 3. Politiske standpunkter fra Indkøbs- & udbudspolitikken Standpunkterne viser Byrådets overordnede politik for indkøbs- og udbudsområdet og er således en tilkendegivelse over for borgere og virksomheder om, hvad de kan forvente inden for området. Vi køber effektivt ind og med færrest mulige omkostninger for erhvervsliv og kommune Vi tilrettelægger indkøb, så alle virksomheder små som store og lokale som globale har mulighed for at blive leverandører til kommunen Vi køber ind under hensyn til pris, miljø, klima og samfundsansvar Vi inddrager brugerne, når vi køber ind Udbud og indkøb tilrettelægges, så erfaringer fra private og andre offentlige leverandører medvirker til innovation og udvikling af kommunens serviceydelser 5

6 Vi køber effektivt ind - og med færrest mulige omkostninger for erhvervsliv og kommune Fredensborg Kommune har et stort indkøbsvolumen, og det skal udnyttes til at sikre den rigtige kvalitet til de billigste priser ud fra en helhedsbetragtning og inden for gældende lovgivning. Det betyder, at vi på nogle områder indgår centrale indkøbsaftaler efter udbud, og at vi på andre områder finder mere fleksible løsninger. Som frikommune har vi fået og udnytter bredere rammer for at holde ressourceforbruget ved udbud og indgåelse af rammeaftaler nede uden at gå på kompromis med de økonomiske fordele ved udbuddet. Vi er omkostningsbevidste, og det gælder både selve indkøbene, men også når det handler om processen før og efter, indkøbene er foretaget. Alle indkøb og udbud skal derfor til stadighed effektiviseres således, at der bruges færrest muligt ressourcer i vores administration, i vores institutioner og områder samt hos vores nuværende og kommende leverandører. Vores indkøb skal altid være af en god kvalitet, og det er derfor de faglige medarbejdere, som formulerer krav og ønsker til alle vores indkøb under hensyn til brugernes behov og ønsker. Vi skal handle på fordelagtige vilkår, og det sikres, når vi handler på centralt indgåede indkøbsaftaler. På øvrige indkøb er der mulighed for at få købsvilkår og kontrakter set igennem af indkøbsfaglige medarbejdere. Vi tilrettelægger indkøb, så alle virksomheder små som store og lokale som globale har mulighed for at blive leverandører til kommunen Fredensborg Kommune ønsker at handle med de dygtigste leverandører uanset, om virksomheden er lille eller stor, og om virksomheden er lokal eller global. Vi indretter derfor vores indkøb og udbud, så flest mulige virksomheder har mulighed for at konkurrere om opgaven på lige og gennemsigtige vilkår. Vi handler gerne lokalt, når virksomhederne er konkurrencedygtige. Vi ønsker gode relationer med vores tidligere, nuværende og kommende leverandører, og behandler derfor alle indkøb og virksomheder professionelt. Vi køber ind under hensyn til pris, miljø, klima og samfundsansvar Fredensborg Kommune tager ansvar for vores klima, miljø og omgivende samfund, og det gælder også, når vi køber ind. Alle vores indkøb og udbud indrettes derfor under mest muligt hensyn til miljøet, klimaet og samfundet. Vi inddrager brugerne, når vi køber ind, så det sikres, at vi køber de rigtige produkter Vores indkøb skal være tidssvarende og af den rigtige kvalitet i forhold til brugernes behov. Derfor inddrages brugerne, når det er relevant i samarbejde med da faglige medarbejdere, der formulerer krav og ønsker til vores indkøb. Udbud og indkøb tilrettelægges, så erfaringer fra private og andre offentlige leverandører medvirker til innovation og udvikling af kommunens serviceydelser Fredensborg Kommune bruger udbud og indkøb som et aktivt instrument til at opnå besparelser og til at sikre innovation og udvikling af de kommunale serviceydelser gennem inddragelse af private og andre offentlige leverandører. 6

7 4. Indgåelse af indkøbsaftaler Alle varer og tjenesteydelser samt håndværkerydelser skal som udgangspunkt være omfattet af centrale og obligatoriske indkøbsaftaler. 4.1 Ansvar for indkøb og udbud Team Udbud foretager løbende en udsøgning af kommunens indkøbspotentialer for årligt at opstille en udbudsplan. Det skønnes, at der er 150 udbudspligtige områder, der skal udbydes gennemsnitligt hvert tredje år. Hertil kommer en lang række udbudspligtige engangskøb og ikke udbudspligtige tjenesteydelser og driftsopgaver. Det er fortsat de budgetansvarlige ledere, der er kontraktholdere. De budgetansvarlige ledere har dermed ansvaret for, at alle indkøb over tærskelværdierne udbydes og for at søge udbudsfaglig rådgivning hertil. Derudover skal de budgetansvarlige ledere igangsætte eller medvirke i udbud, hvis dette vurderes at kunne give en gevinst. Ligeledes er det de budgetansvarlige ledere, der er ansvarlige for, at udbud sker på lovligt grundlag, og at udbuddet lever op til relevante krav vedrørende kvalitet, service, miljø- og klimaforhold, samfundsmæssigt ansvar med videre. I forbindelse med kontraktindgåelse skal de budgetansvarlige ledere være opmærksomme på deres underskriftskompetence, jævnfør Fredensborg Kommunes Økonomihåndbog. Team Udbud understøtter lederne og har ansvaret for at tage initiativ til og gennemføre tværgående udbud. For at kunne opfylde denne målsætning skal alle kontrakter og rammeaftaler med undtagelse af kontrakter på engangskøb tilsendes Team Udbud med henblik på tilvejebringelsen af et komplet overblik over kommunens kontrakter på indkøb. Administrationen har til stadighed ansvar for at belyse og kvalificere muligheder for effektiviseringer og at bringe disse op for det politiske niveau. Team Udbud tager som led i dette arbejde initiativ til foranalyser af og/eller udbud og indkøbsarbejde, der bidrager til effektivisering. Det kan f.eks. handle om nye indkøbsformer, ændrede arbejdsgange i forbindelse med indkøb, indsnævring af leverandørfeltet, forhandling af kontraktvilkår eller konkurrenceudsættelse af interne driftsopgaver. Arbejdet tilrettelægges og gennemføres i samarbejde med de relevante centre og områder, som forventes at bidrage til arbejdet. 4.2 Typer af indkøbsaftaler Indkøbsaftaler kan indgås som: Kontrakt Rammeaftale Udbudsformen kan være: EU-udbud Annoncering Tilbudsindhentning SKI eller FM SKI Forpligtende SKI eller FM Indkøbsfællesskab Nordsjælland Andre tværkommunale samarbejder En kontrakt omhandler et specifikt indkøb, hvis omfang og volumen på forhånd er defineret. Dette vil typisk være tilfældet ved projekt- og engangskøb. En rammeaftale omfatter en ret og pligt til at handle på indkøbsaftalen, når der er behov for det. Der er altså ikke på forhånd defineret et præcist omfang eller volumen. Dette vil typisk være tilfældet ved løbende indkøb til den daglige drift. Rammeaftaler kan indgås med én leverandør, hvorved udbudspligten er løftet en gang for alle, med tre eller med flere leverandører. I det sidste tilfælde skal hver enkelt køb inden for rammeaftalen efterfølgende placeres hos den leverandør, som efter en konkret vurdering, jævnfør den beskrevne proces i udbudsmaterialet, tilbyder de mest fordelagtige vilkår. Processen herfor kan blandt andet være miniudbud, kaskademodel, direkte tildeling, e-auktion og/eller dynamisk indkøbssystem. Alle indkøbsaftaler skal indgås i fri konkurrence på gennemsigtige og lige vilkår for alle leverandører. Indhentning af tilbud skal overholde en række formkrav i henhold til gældende lovgivning. EU-udbud Indkøb af varer og tjenesteydelser, der inden for en kategori overskrider tærskelværdien på kr. (i 2014 og 2015) over en 4-årig periode, skal udbydes i henhold til gældende EU-direktiver. På bygge- og anlægsområdet er tærskelværdien kr. (i 2014 og 2015). EU-udbud skal offentliggøres elektronisk i EU-Tidende samt på 7

8 Annoncering Indkøb af varer og tjenesteydelser, der inden for en kategori overskrider tærskelværdien på kr. over en 4- årig periode, skal udbydes i henhold til Tilbudslovens afsnit II. Sådanne udbud skal som minimum offentliggøres på og Tilbuds- og øvrige tidsfrister skal placeres i rimelig afstand fra offentliggørelsen således, at interesserede tilbudsgivere - efter en konkret vurdering - er i stand til at afgive tilbud. Kommunens status som frikommune muliggør, at Tilbudslovens afsnit II fraviges, hvilket giver en bredere og mere fleksibel ramme for udbud. Tilbudsindhentning på bygge- og anlægsarbejder Indkøb af bygge- og anlægsopgaver, der inden for en kategori overskrider tærskelværdien på kr., skal udbydes i licitaion eller underhåndsbud i henhold til Tilbudslovens afsnit I. Offentlige licitationer skal som minimum offentliggøres på og Tilbuds- og øvrige tidsfrister skal placeres i rimelig afstand fra offentliggørelsen således, at interesserede tilbudsgivere - efter en konkret vurdering - er i stand til at afgive tilbud. SKI- og FM-aftaler Udbudspligtige indkøb kan foretages via Statens og Kommunernes Indkøbscentral (SKI) eller Finansministeriet (FM), som indgår tværkommunale og tværoffentlige rammeaftaler med flere leverandører på en lang række indkøbsområder. Fredensborg Kommune handler kun via SKI og FM som én samlet enhed, hvorfor institutioner og områder ikke selvstændigt kan anvende eller indgå rammeaftaler via SKI og FM. Fredensborg Kommune handler via SKI og FM, når dette skønnes fordelagtigt af økonomiske og/eller ressourcemæssige hensyn. SKI Forpligtende indkøbsaftaler SKI udbyder forpligtende indkøbsaftaler på en række områder, hvor kommuner og andre offentlige enheder forud for offentliggørelsen af udbuddet tilmelder sig indkøbsaftalen med bindende virkning. De forpligtende SKI-aftaler sikrer leverandørerne en stor omsætning, hvorfor priser og øvrige vilkår ofte er særligt fordelagtige. Fredensborg Kommune tilmelder sig som udgangspunkt til alle forpligtende SKI-aftaler med mindre dette vurderes uhensigtsmæssigt i den konkrete sag. Indkøbsfællesskab Nordsjælland og tværkommunale indkøbssamarbejder Fredensborg Kommune deltager i Indkøbsfællesskab Nordsjælland (IN), der er et udbuds- og indkøbssamarbejde på tværs af 12 kommuner. Kommunerne i IN foretager udbud på vegne af hinanden, når dette af den enkelte kommune vurderes at være hensigtsmæssigt. Fredensborg Kommunen foretager og deltager efter behov også i udbud i fællesskab med andre kommuner, når dette vurderes hensigtsmæssigt. 4.3 Indgåelse af indkøbsaftaler Når udbudsprocessen igangsættes, skal der udarbejdes et udbudsmateriale, som overordnet indeholder nedenstående elementer: Udvælgelseskriterier vedrører de overordnede krav, der stilles til tilbudsgiverne for at kunne deltage i udbuddet, typisk vedrørende tilbudsgivers økonomiske og forsikringsmæssige forhold samt referencer. Opfylder tilbudsgiverne ikke udvælgelseskriterierne, kan tilbudsgiverne ikke komme i betragtning i den videre udvælgelsesproces. Mindstekrav er de forhold i kravspecifikationen vedrørende den udbudte opgave, som tilbudsgiverne skal garantere at opfylde for at komme i betragtning i den videre udvælgelsesproces, eksempelvis vedrørende kvalitet, sortiment, service og levering, Tildelingskriterier angiver de parametre, som leverandørerne kan konkurrere på, og som dermed ikke er mindstekrav. Overordnet set kan tildelingskriterierne være: Laveste pris - hvoralle forhold på nær pris er på forhånd defineret som mindstekrav, og tilbudsgiverne konkurrerer dermed kun på prisen, eller Økonomisk mest fordelagtige tilbud - hvortilbudsgiverne kan konkurrere på en række parametre, typisk pris, kvalitet og service Tildelingskriterierne skal i begge tilfælde være beskrevet tydeligt og udformet, så der reelt kan konkurreres på opfyldelsen af de enkelte kriterier. Krav, tildelingskriterier eller kontraktbestemmelser skal for at være lovmæssige være: Tilknyttet kontraktens emne Relevante Lovfæstede Proportionelle Kontrollerbare 8

9 Sikre lige behandling af leverandører Mulige at styre og følge op på Tydelige Udbudsmaterialet skal tage udgangspunkt i det eksisterende eller ønskede kvalitets- og serviceniveau således, at udbuddet kan tilvejebringe den størst mulige prismæssige gevinst. Der skal dog tages hensyn til, at kvalitets- og serviceniveauet skal understøtte kommunens forventninger på bedst mulig vis, og at et øget kvalitets- og serviceniveau kan medføre andre økonomiske gevinster end de prismæssige. For at sikre at alle indkøbsaftaler lever op til de relevante krav og ønsker, vil der på mange områder være behov for at nedsætte referencegrupper. Referencegrupperne bistår i udarbejdelsen af kravspecifikationen og fungerer desuden som formidlere af de indgåede indkøbsaftaler til deres bagland. Referencegrupperne vil bestå af medarbejdere med faglige, erfaringseller interessemæssige kompetencer i relation til det pågældende indkøbsområde. Udbuddet skal sammensættes under hensyn til, at det så vidt muligt skal medvirke til at skabe innovation og udvikling i den kommunale opgaveløsning. Der skal således aktivt tages stilling til udbudsformen, herunder muligheden for dynamiske indkøbssystemer, konkurrencepræget dialog, funktionskrav og offentlige-private partnerskaber. På flere indkøbsområder vil der være behov for en politisk stillingtagen til og godkendelse af udbuddets omfang, vilkår og kravspecifikation. Det vurderes administrativt, om det konkrete udbud skal til behandling i et eller flere politiske udvalg eller byrådet før offentliggørelsen. Derudover vurderes det administrativt, om der er behov for eller pligt til at sende kravspecifikationen til høring i kommunens forskellige råd og udvalg eller i relevante interesseorganisationer. Som udgangspunkt ligger de politiske handlemuligheder vedrørende udbud i udarbejdelsen af kravspecifikationen og valg af udbuds- og kontraktform. Den efterfølgende tilbudsevaluering sker administrativt ud fra de fastlagte saglige og objektive kriterier Miljøforhold og sociale klausuler Miljøforhold, bæredygtighed og sociale klausuler vil altid - med mindre købet er uegnet til det - indgå som udvælgelseskriterier, mindstekrav og/eller konkurrenceparametre. Der vil ved det enkelte udbud foretages en konkret vurdering af dette. Miljøforhold og bæredygtighed kan f.eks. omfatte den udbudte genstands miljø-, sundheds-, klima-, energi-, arbejdsmiljømæssige- og/eller sikkerhedsmæssige påvirkning. Sociale klausuler kan f.eks. omfatte krav til tilbudsgiver om ansættelsesforhold og lønvilkår, om at modtage ledige i jobtræning eller om at fremme beskæftigelsen af eksempelvis langtidsledige eller andre marginaliserede grupper. Generelt skal det sikres, at kommunens indkøbsaftaler kun omfatter produkter, der overholder gældende regler og vejledninger for miljøforhold, og desuden skal det tilstræbes, at der kan vælges et miljørigtigt og bæredygtigt alternativ på alle produkt- og serviceområder, hvor dette er relevant. Det er i det enkelte udbud altid en konkret vurdering, hvor mange krav og ønsker, der skal stilles til miljøforhold, bæredygtighed og sociale klausuler, idet der skal tages højde for, hvad dette betyder for prisen på den udbudte genstand. Der skal altid anvendes kædeansvar i kontrakterne, når dette er relevant. Det gælder både, hvad angår miljøforhold, bæredygtighed og sociale klausuler. Miljøforhold og bæredygtighed Miljøforhold og bæredygtighed indarbejdes altid i kravspecifikationen, når det drejer sig om indkøb og udbud af produkter eller ydelser, som i sig selv har en stor miljøpåvirkning eller som forbruges i store mængder. Det kan f.eks. være rengøringsmidler, aftørringspapir, produkter til personlig hygiejne, strømforbrugende produkter, fødevarer, biler, kørsel eller byggeri. Miljøforhold og bæredygtighed vil indarbejdes ved eksempelvis at henvise til færdigudarbejdede bæredygtighedskriterier, som eksempelvis miljømærker, miljøvurderingsmetoder, EU-kriterier eller nationale vejledninger. Derudover kan der efter behov suppleres med eksempelvis totalomkostningsberegninger (TCO), livscyklusomkostninger (LCC), eller yderligere bæredygtighedskriterier. Sociale klausuler Sociale klausuler indarbejdes altid i kravspecifikationen, men omfanget afhænger af kontraktens genstand, hvor omfanget af sociale klausuler typisk bør være mere omfattende i bygge- og anlægskontrakter end i varekontrakter. Sociale klausuler kan omhandle hensynet til eksempelvis: Beskæftigelsesmuligheder Ordentlige arbejdsforhold Overholdelse af sociale rettigheder og arbejdstagerrettigheder Menneskerettigheder Børnearbejde Tvangsarbejde Korruption Social dumping 9

10 Social integration Lige muligheder Sociale klausuler vil indarbejdes ved eksempelvis at henvise til internationalt anerkendte konventioner, såsom ILO s kernekonventioner og/eller principperne i Global Compact-initiativet. Når det drejer sig om længevarende kontrakter med en kontraktværdi på mere end 10 mio. kr. på bygge- og anlægsområdet eller på tjenesteydelser, der har et driftselement, f.eks. rengøring og kantinedrift, er kommunen forpligtiget til efter følg eller forklar -princippet at overveje brugen af sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler. Såfremt kommunen i en konkret kontrakt vælger ikke at indskrive sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler, skal kommunen således offentliggøre begrundelsen herfor på kommunens hjemmeside. Brugen af sociale klausuler skal overholde EU-rettens principper om proportionalitet, ikke-diskrimination og ligebehandling. Det indebærer, at der f.eks. ikke kan stilles krav om danske elever, elever fra danske uddannelser eller bestemte overenskomster. Desuden skal de sociale klausuler som udgangspunkt være knyttet til kontraktens udførelse, hvorfor der eksempelvis ikke må stilles generelle krav til tilbudsgivers oprettelse af praktikpladser. Kontrol af overholdelse af miljøkrav og sociale klausuler Kontrakten skal præcisere kommunens muligheder for at håndhæve og kontrollere leverandørens overholdelse af kravene, herunder skal misligholdelsesbeføjelser og dokumentationskrav beskrives. Derudover kan eksempelvis incitamentsmodeller indarbejdes i kontrakten. Dokumentation for overholdelse af kravene i forsyningskæden, kan eksempelvis være tredjepartsrevisioner eller relevante certifikater, og her er det vigtigt, at det er leverandøren, som har bevisbyrden. Misligholdelsbeføjelser kan eksempelvis være adgang til opsigelse af kontrakten, bod eller tilbageholdelse af dele af kontraktsummen. 4.4 Gevinstrealisering En succesfuld indkøbs- & udbudspolitik bidrager markant til at opnå store gevinster, der frigør ressourcer til at varetage kommunens kerneopgaver. For at skabe en direkte kobling mellem de opnåede resultater af indkøbs- & udbudspolitikken og mulighederne for indenfor de givne budgetmæssige rammer fortsat at forbedre kvaliteten af de kommunale kerneopgaver, er der fastlagt rammer for, hvordan udbyttet af indkøbs- & udbudspolitikken fordeles mellem de samarbejdende parter. Opnåede gevinster ved indgåede indkøbsaftaler opgøres generelt med udgangspunkt i det historiske forbrug. Ved nye anskaffelser og projektkøb opgøres gevinsterne ud fra den afsatte bevilling til projektet, og hvor dette ikke på forhånd er specificeret, så med udgangspunkt i en saglig forventning til anskaffelsesværdien forud for udbuddet. Det tilstræbes, at opgørelsesmodellen aftales forud for igangsættelsen af udbudsarbejdet. De opnåede gevinster som følge af indkøbs- & udbudspolitikken, og den overordnede fordeling heraf, skal løbende dokumenteres, hvorefter de årligt afrapporteres til direktionen. Gevinsterne fordeles som udgangspunkt med 40 pct. til de institutioner og områder, som er omfattet af den konkrete indkøbsaftale, og med 60 pct. til kommunekassen. Gevinsterne opgøres så vidt muligt på institutionsniveau således, at der tages hensyn til de reelt opnåede gevinster på den enkelte institution, men gevinsterne til kommunekassen hentes almindeligvis på centerniveau af hensyn til den administrative byrde. Det understøtter referencegruppernes incitament til at udarbejde kravspecifikationerne ud fra det eksisterende serviceniveau. Fordelingen af gevinsterne understøtter institutionernes og områdernes incitament til at udabejde kravspecifikationer, som ikke giver et højere serviceniveau end nødvendigt og ønsket, da institutioner og områder selv kan beholde en del af den eventuelle gevinst opnået ved udbuddet. Modellen betyder også, at udbud og indkøbsaftaler bidrager til, at områder/institutioner kan nå det prioriteringsbidrag, der er indarbejdet i budgetterne. Opnåede gevinster efter udbud af bevillingssager realiseres med 100 pct. til kommunekassen. Derudover kan det i særlige tilfælde eller ved meget store gevinster politisk eller af direktionen besluttes, at gevinsterne realiseres centralt ved at trække hele gevinsten fra de decentrale budgetter. I tilfælde hvor en indgået indkøbsaftale samlet set medfører fordyrelser for enkelte institutioner og områder eller for kommunen som helhed, vil der som udgangspunkt ikke tilføres midler til de decentrale budgetter. Det understøtter referencegruppernes incitament til at stille rimelige krav og ønsker i kravspecifikationen. 10

11 5. Daglig håndtering af indkøb Alle indkøbsaftaler er obligatoriske for alle kommunens institutioner og områder. Det vil sige, at alle budgetansvarlige ledere skal sikre, at deres indkøb sker i henhold til aftalerne samt i øvrigt efterlever indkøbs- & udbudspolitikken. Det understreges, at indkøbsaftalerne skal anvendes uanset, om det enkelte indkøb i en helt konkret situation med fordel kan placeres hos en anden leverandør. Det vil tillige sige, at alle indkøbere er ansvarlige for at undersøge, hvorvidt et konkret indkøb er omfattet af en indkøbsaftale. Der kan findes information om indkøbsaftalerne på medarbejderportalen, og derudover informeres relevante institutioner og områder via , når der er indgået en ny central indkøbsaftale. 5.1 E-handel En succesrig indkøbs- & udbudspolitik kræver, at alle ledere og indkøbere har kendskab til og lever op til indholdet. Ligeledes kræver det, at alle ledere og indkøbere har let adgang til de rigtige informationer om de indgåede indkøbsaftaler. Derfor samles information om og adgang til kommunens indkøbsaftaler så vidt muligt i kommunens e-handelssystem, der udover et e-handelssystem også indeholder et kontraktstyringssystem. De budgetansvarlige ledere og indkøbere kan således let afgive bestillinger på de fleste hyppigt anvendte forbrugsartikler på tværs af leverandører og indkøbsaftaler, og ligeledes kan de let skaffe sig et overblik over indkøbsaftalernes vilkår. E-handelssystemet giver grundlag for en optimering af de decentrale indkøbsprocesser, idet der vil være en tidsmæssig besparelse i form af en mere strømlinet og effektiv informationssøgning samt en økonomisk besparelse i form af nemmere adgang til de forbrugsartikler, hvor der er opnået særligt fordelagtige priser. E- handelssystemet er obligatorisk at anvende, hvilket vil sige, at der som udgangspunkt ikke længere må bestilles via telefon, eller leverandørnes egne hjemmesider, når indkøbsaftalen er tilgængelig i e-handelssystemet. 5.2 Kontrol af indkøbsaftaler Kommunens institutioner og områder er ansvarlige for, at de handler til de rigtige priser og under de rigtige vilkår på de rigtige indkøbsaftaler. For at sikre en optimal anvendelse af indkøbsaftalerne, kontrollerer team udbudn samtidig løbende og stikprøvevis, hvorvidt: Leverandørerne fakturerer de korrekte priser i forhold til de afgivne tilbud Kommunens institutioner og områder handler korrekt på de indgåede indkøbsaftaler Det er et krav, at de budgetansvarlige ledere og indkøbsdisponenter reagerer, hvis en leverandør ikke lever op til det lovede eller på anden måde agerer uhensigtsmæssigt, hvorefter team udbud kontakter den pågældende leverandør. 5.3 Engangskøb og køb uden for indkøbsaftaler I tilfælde, hvor der er tale om mindre engangskøb eller gentagne køb, som samlet set ligger under tærskelværdierne, skal indkøberen sikre, at indkøbs- & udbudspolitikken alligevel efterleves. Det kan ske på følgende måder: Ved at indhente 3 samtidige og af hinanden uafhængige tilbud Ved at foretage en direkte tildeling af en kontrakt på en SKI- eller FM-aftale Ved at vælge leverandøren efter annoncering eller EU-udbud I tilfælde, hvor der findes en indkøbsaftale, men hvor den pågældende leverandør ikke kan levere et konkret produkt eller et tilsvarende, kan der undtagelsesvist handles uden for indkøbsaftalen. Aftaleleverandøren skal dog altid spørges først. 11

12 6. Konkurrenceudsættelse af interne driftsopgaver og udlicitering Konkurrenceudsættelse kan tjene som middel til at sikre højere kvalitet og større effektivitet i den lokale opgavevaretagelse. Målet er således ikke, at private skal varetage en større del af de offentlige opgaver, men at det løbende overvejes, hvorvidt det via konkurrenceudsættelse sikres, at de offentlige opgaver varetages bedst og billigst. Fredensborg Kommune tilstræber at være ambitiøs på området for konkurrenceudsættelse, og kommunen vil derfor på samtlige driftsområder til stadighed overveje, hvorvidt konkurrenceudsættelse kan medføre økonomiske besparelser og/eller en bedre opgaveløsning. Omvendt vil kommunen også være parat til at hjemtage udliciterede opgaver, hvis opgaven kan løses bedre eller billigere internt i kommunen. Følgende principper er vedtaget for konkurrenceudsættelse: Konkurrenceudsættelse forudsætter et stort arbejde med udarbejdelse af kravspecifikation og udbudsmateriale, og kommunen konkurrenceudsætter derfor kun driftsopgaver, hvor der er et væsentligt besparelsespotentiale, eller hvor det forventes at give væsentligt mere kvalitet for pengene. Fredensborg Kommune konkurrenceudsætter kun driftsopgaver, hvor markedets private leverandører kan sikre leverancer og kvalitet i opgaveløsningen. Fredensborg Kommune udfører grundige foranalyser og medtager erfaringer fra andre kommuner forud for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver. Fredensborg Kommune betragter ledere og medarbejdere som aktive medspillere i foranalyser og konkrete udbudsprocesser. 12

13 7. Leverandørpolitik Fredensborg Kommune ønsker gode og langsigtede relationer med professionelle og konkurrencedygtige leverandører. Fredensborg Kommune handler gerne lokalt, når de lokale leverandører er konkurrencedygtige, og lokale konkurrerer derfor på lige fod med øvrige leverandører. Samarbejdet skal bære præg af seriøsitet og hæderlighed, og der skal herske åbenhed og fortrolighed mellem parterne. Fredensborg Kommune ønsker at samarbejde med de bedste leverandører uanset leverandørernes størrelse. Udbud tilstræbes derfor opdelt i mindre delaftaler, når dette er hensigtsmæssigt, således at også små leverandører har mulighed for at byde på aftalerne. Kommunens leverandører forventes at tilføre kommunen relevant viden om markeds- og produktudvikling, og alle leverandører skal stille statistisk materiale om kommunens indkøb til rådighed. Ligeledes er det et krav, at leverandørerne kan tilbyde relevant konsulentbistand. Begrundet i kommunens og leverandørernes forretningsmæssige interesser, er der tavshedspligt om indholdet i aftaler, kontrakter og tilbud. Dog skal opmærksomheden henledes på, at kommunens indkøbsaftaler er underlagt såvel offentlighedsloven som forvaltningsloven. 13

14 8. Inspiration Hvis du vil vide mere, er her til inspiration angivet nogle gode links og publikationer. Der er ikke angivet links til publikationerne, da de hurtigt forældes, men publikationerne kan nemt findes ved en søgning på Google. Ansvarligt indkøb Links til hjemmesider "Den ansvarlige indkøber" er en hjemmeside hvor Erhvervs- og Vækstministeriet, Miljøministeriet, KL, Danske Regioner, Beskæftigelsesministeriet, Finansministeriet, Cabi og SKI har samlet viden om miljøkrav, EU's kriterier for offentlige grønne indkøb og nationale vejledninger. Guiden til grønne indkøb klæder dig på til at foretage grønne indkøb. Som offentligt indkøber har du nemlig mulighed for at drive markedet i en grønnere retning, reducere miljøbelastningen og spare penge på samme tid igennem de valg, som du foretager. Publikationer Konkurrence- og forbrugerstyrelsen har i 2012 udarbejdet en publikation, som omhandler karteller, monopoler og unødvendige omkostninger, da sådanne kan bringe priserne op i et leje, hvor de ikke hører hjemme. Sandsynligheden for, at kommunerne betaler for meget for sine indkøb er høj. Bliver din kommune snydt? Karteller, monopoler og unødvendige omkostninger ved udbud, Produktivitetskommissionen har i 2014 udarbejdet en række anbefalinger til, hvordan og hvornår private virksomheder kan bidrage til at øge effektiviteten i den offentlige opgaveløsning. Offentlig-privat samarbejde Finansministeriet har i 2013 udarbejdet en strategi for offentligt intelligent indkøb, da den offentlige sektor køber varer og tjenesteydelser for omkring 290 mia. kr.årligt. Når der købes ind for et beløb af den størrelse, er det yderst centralt at have øje for, hvordan der købes ind. Det er afgørende, at der købes effektivt ind, så den offentligt sektor får mest muligt værdi for indkøbskronerne. Strategi for intelligent offentligt indkøb Særligt vedr. miljø Links til hjemmesider Miljøvejledninger er Miljøstyrelsens officielle vejledninger til grønne indkøb. Som professionel indkøber kan du finde vejledninger til 46 forskellige produktområder. Der er både hjælp at hente til store indkøb og mindre her-ognu-indkøb. Blomsten og Svanen er to miljømærker, der er officielt anerkendt i Danmark. Blomsten er det europæiske miljømærke. Det blev etableret i 1992 af EU-Kommissionen. Svanen er det nordiske miljømærke, der blev etableret af Nordisk Ministerråd i Særligt vedr. energi Links til hjemmesider Energistyrelsen giver gode råd om energibesparende produkter på deres hjemmeside sparenergi.dk. På hjemmesiden kan du få et overblik over energirigtige produkter, udstyr til besparelser, beregningsværktøjer og gode tips til en energirigtig adfærd. Publikationer Energistyrelsen har i 2013 udarbejder vejledninger for indkøb af energiforbrugende produkter. Energistyrelsen anbefaler, at alle offentlige institutioner bruger indkøbsvejledningen. Indkøbsvejledning til ansvarlige for indkøb af energiforbrugende produkter Trafikstyrelsen har i 2011 og 2012 udarbejdet anbefalinger til indkøb af transportmidler. Anbefalinger indkøb af person- og varebiler Anbefalinger indkøb af busser og lastbiler 14

15 Særligt vedr. sociale klausuler Publikationer Konkurrence- og forbrugerstyrelsen har i 2013 udarbejdet en vejledning til anvendelse af sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler i udbud. Sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler i forbindelse med udbud Vejledning Konkurrencestyrelsen har i 2004 udarbejdet en vejledning i mulighederne for at tage sociale hensyn ved offentlige indkøb. Sociale hensyn ved offentlige indkøb Erhvervsministeriet udarbejdede i 2000 en vejledning i offentlige myndigheders brug af sociale klausuler i praksis. Sociale klausuler i praksis 15

16 16