Ny ansættelsesprocedure. Ansættelsessamtaler hvordan kan de gribes an?

Transkript

1 Ny ansættelsesprocedure Ansættelsessamtaler hvordan kan de gribes an? Formålet med dette papir er at give de lægefaglige specialer information om værktøjer og metoder, der kan bruges i ansættelsen og udvælgelsen af den bedst kvalificerede ansøger til den enkelte stilling. Det indeholder samtidig en opfordring til at man lader sig inspirere af modellerne og afprøve og evaluere disse. Videreuddannelsessekretariaterne vil som led i at forbedre ansættelsesprocessen tage initiativ til at opsamle og systematisere erfaringer med metoderne, og udvikle nye hvis behovet viser sig. Formidlingen af erfaringerne til ansættelsesudvalgene, særligt i begyndelsen af det nye ansættelsessystem, er en central opgave. Alle lægefaglige specialer indbydes derfor til dialog om ansættelsesmetodikker, og er tilsvarende velkomne til at arbejde videre med og formidle modellerne fx på deres hjemmesider. Interviewmodeller og kvalitet De forskellige redskaber er alle afprøvet og undersøgt i forskellige sammenhænge og har vist sig velegnede til udvælgelses- og ansættelsesopgaver. De har også forskellige fortrin og ulemper ligesom de stiller krav til ansættelsesudvalget, som skal anvende dem. Det er ansættelsesudvalgets opgave at tilrettelægge en sammenhængende og struktureret ansættelsesproces, og et professionelt gennemført interview er et afgørende element heri. Det helt grundlæggende i al udvælgelse er, at man ved hvad man går efter. Kun ved at have tydeligt opstillede kriterier for et ansættelsesforløb giver det mening at tale om at vurdere og udvælge rigtigt. En gennemskuelig proces kan også sikre, at man kan begrunde såvel tilbud om stilling som afslag. Planlæg processen Specialets faglige profil opregner de ønskede kompetencer, personlige træk og egenskaber med videre, der vægtes. Når ansættelsesudvalgene skal tage den faglige profil i brug og definere den bedst egnede metode, kan det med fordel opdele ansættelsesprocessen i forskellige stadier: Hvorfor og Hvad?: Hvad er formålet med interviewet? Hvilke kvalifikationer og kompetencer hos ansøgeren ønsker man? Hvad skal der sættes fokus på under samtalen? Hvad skal der oplyses om, og hvad ønsker man selv af oplysninger fra ansøgeren? Hvordan? Først når man har fastlagt formålet og forventningerne til interviewet, kan man beslutte sig for hvilken metode, man ønsker at bruge. Her bør man udarbejde en interviewguide. Guiden kan være stramt struktureret, fx med de konkrete spørgsmål, som ønskes besvaret under interviewet, eller være en løsere angivelse af spørgsmål og emner, man ønsker afdækket, herunder de gensidige forventninger mellem ansættelsesudvalg og ansøger. Overordnet skal ansættelsesudvalget i valget af vurderingsmetode navigere efter at metoden er relevant, det vil sige at den har en forudsigelsesværdi og kan give et

2 kvalificeret bud på, hvorvidt ansøgeren vil få succes i et hoveduddannelsesforløb. Metoden skal samtidig opleves som acceptabel af ansøgeren. Hvilke metoder, der opleves som acceptable, afhænger blandt andet af, hvordan de administreres i forhold til ansøgeren. Det er ikke nok at have de bedste værktøjer til sin rådighed, hvis ansøgeren følger ubehag og måske modvilje mod at samarbejde i vurderingsfasen. I nogle lægelige specialer er der færre ansøgere end opslåede stillinger. Her er der mulighed for at indkalde alle til samtale, give en grundigere introduktion til specialet og dermed sikre den bedst mulige afstemning af forventninger hos både ansættelsesudvalg og ansøger. Er der flere ansøgere end opslåede stillinger, kan der tidligere i processen foretages en udvælgelse, hvilket stiller andre krav til valget af metode. Her kan en udtalelse fra ansøgerens introduktionsstilling indgå i screenings-processen. Har specialet ikke en fastlagt procedure m. udtalelse /evaluering i introduktionsstillingen, skal alle ansøgere indkaldes til samtale. Eksempler på samtaleformer: 1. Multiple Mini Interview (MMI) MMI består af flere/mange korte strukturerede interviews. Over for et enkelt medlem af ansættelsesudvalget redegør ansøgeren for sine refleksioner over en bestemt case, et dilemma eller et spørgsmål. Ansøgeren roterer derefter videre til næste station, hvor det samme gentager sig omkring en ny case eller lignende. Hvert interview (en station) varer i alt 10 min. med følgende elementer: a) ansøger læser casen (1-2 min.), b) ansøgeren og intervieweren drøfter casen (5-6 min.) c) intervieweren nedskriver sin bedømmelse, mens ansøgeren går til næste station (2 min.) og forbereder denne (læser case m.v.). En station kan også have form af OSCE-opstilling (Objective structured clinical examination) med fx færdighedsafprøvning. Bedømmelse kan have form af rød (ikke egnet), gul (måske egnet) eller grøn (egnet) eller anden skala. Der bør suppleres med tekst, særligt hvis bedømmelsen er ikke egnet eller måske egnet. Når alle ansøgere har været igennem alle stationer, skal der efterfølgende ske opsamling af bedømmelsen af alle ansøgerne ved alle stationer. Dette resulterer i en frasortering af ikke egnede, en drøftelse af de måske egnede samt en prioritering af de egnede. Opmærksomheden skal være på, at afslag skal være begrundede. Derfor er prosabedømmelsen ved hver station vigtig. MMI kan stå alene eller være et supplerende element til nogle af de andre interviewmetoder, fx en samtale med formanden for ansættelsesudvalget og en YL-repræsentant, men her skal man være opmærksom på det samlede tidsforbrug.

3 Fordele fast struktur med høj grad af objektivitet og med mulighed for at gennemføre proceduren med et stort antal ansøgere på en ressourceeffektiv måde man kan tage udgangspunkt i specialets faglige profil udarbejdelsen af cases til MMI kan være en god anledning til udvalgsmedlemmerne imellem at reflektere over og behandle særlige problemstillinger, specialet har kendskab til cases til stationer vil ofte uden særlig bearbejdning kunne overføres specialerne imellem det kan være fagligt stimulerende at udarbejde cases velegnet til at minimere frafald giver mulighed for mange kontakter mellem ansøgere og uddannelsessteder giver et hurtigt, men bredt overblik over hele ansøgerfeltet Ulemper kræver udarbejdelsen af cases/opgaver/dilemmaer til stationerne, og kan af ansættelsesudvalget i begyndelsen opleves lidt fragmentarisk kan være meget afhængig af førstehåndsindtrykket (interviewerens indtryk af ansøgeren) hvis MMI anvendes som eneste interviewmetode giver det ansøgeren mindre mulighed for at gå i dybden og få afstemt forventninger og krav 1a. Speeddating-modellen Det samme som ovenstående, men uden case og færdighedsafprøvning. Udelukkende småinterviews med faste spørgsmål ved hver station. 2. Den strukturerede/kompetencebaserede samtale En kompetencebaseret samtale er en særlig form for struktureret interview, som har ydre rammer fælles med en traditionel ansættelsessamtale, dvs. ansøgeren sidder over for hele ansættelsesudvalget. Det aftales på forhånd, hvem der stiller spørgsmål (et af udvalgets medlemmer eller medlemmerne på skift med på forhånd fastlagte spørgsmål til hver interviewer). Kandidatens evner vurderes i relation til et antal specifikke kompetencer. Eksempelvis en vurdering i forhold til en faglig profils opdeling i de syv roller; akademikerrollen, medicinsk ekspert osv. Forudsætningen for, at denne metode fungerer, er overholdelse af strukturen i interviews samt en beskrivelse (kompetencemodel) af de begreber/kompetencer, der er relevante for arbejdet/uddannelsen. Hvad ligger der fx i kompetencen samarbejde? Man kunne fx blive enig om, at det betød: Arbejder godt sammen med andre mennesker. Relaterer sig til dem på en lydhør og fleksibel måde. Lytter, kommunikerer og løser konflikter på en konstruktiv måde.

4 Herved skabes en enighed om og et fælles begreb om dimensioner, der anses for vigtige for at uddannelseslægen skal kunne udføre sit arbejde/fungere i specialet. På baggrund af kompetencemodellen udarbejdes efterfølgende en struktureret interviewguide, som giver eksempler på spørgsmål, der er hensigtsmæssige i det givne speciale. Eksempel på interviewguide: Samarbejdsevne Arbejder godt sammen med andre mennesker. Relaterer sig til dem på en lydhør og fleksibel måde. Lytter, kommunikerer og løser konflikter på en konstruktiv måde. Indgår du i nogen form for arbejdsgruppe? På hvilken måde er du i kontakt med de andre? Er du på nogen måde ansvarlig for gruppen? Hvilken rolle plejer du at få i gruppen? Hvad har du fået af feedback i forhold til din måde at arbejde sammen med andre på? Medicinsk ekspert Forstår de faglige aspekter af arbejdet særligt godt. Underbygger kontinuerligt sine specialistkundskaber. Er en ressource rent fagligt for andre. Beskriv dine arbejdsmæssige specialistkundskaber med egne ord. Hvordan holder du dig opdateret med det, der sker inden for dit speciale? Synes du, at du kan følge med i tilstrækkelig grad? Vurdering/sammenligning af kompetencer. Der kan eksempelvis udarbejdes en bedømmelsesskala med 3 niveauer, hvor en sammentælling af en score kan danne et grundlag for sammenligning af kandidaterne, Alle ansættelsesudvalgets medlemmer laver bedømmelse hver for sig. 1 (point) Utilfredsstillende og alt for begrænsede indikationer på, at personen opfylder en kompetence 2 (point) Usikkerhed om, hvorvidt personen lever op til en given kompetence 3 (point) Tilfredsstillende indikatorer på, at personen lever op til en given kompetence Vurderinger sammenlignes og sammenfattes efter endt interview.

5 Fordele god mulighed for at vurdere ansøgerens helt konkrete viden på de relevante områder kan afdække ansøgerens styrker og svagheder gør det sværere for ansøgeren at tale udenom fast struktur med høj grad af objektivitet man kan tage udgangspunkt i specialets faglige profil Ulemper emneområder (begreber) skal være formuleret helt tydeligt og klart for at undgå misforståelser giver ikke nødvendigvis et retvisende billede af ansøgerens generelle kvalifikationer, men kun af vedkommendes evner på et afgrænset område 3. Den traditionelle plenumsamtale Samtale mellem ansættelsesudvalg og yngre læge Fordele er en kendt og alment accepteret metode god mulighed for at gå i dybden med enkelte spørgsmål mulighed for i vekselvirkning mellem udvalg og ansøger at stille yderligere spørgsmål i tilfælde af uklarhed og misforståelser kan give et mere nuanceret billede af både ansøger og uddannelsessted kan give god mulighed for at afstemme gensidige krav og behov Ulemper meget tidskrævende giver ikke mulighed for det samme antal samtaler som eksempelvis MMI-modellen kan være en gevinst for de velformulerede og sikre ansøgere, mens mere nervøse ansøgere kan falde igennem, uagtet deres kvalifikationer interviewene afdækker ikke konsekvent samme oplysninger forskellige interviewere tillægger den samme information forskellig vægt, og der skal derfor ske efterfølgende sammenfatning af gennemførte interview meget tyder på at interviewere tidligt i interviewet (ofte inden for de første minutter) afgør, hvad de synes om en ansøger interviewere påvirker hinanden (stor intervieweffekt). Det kan medføre at udfaldet af interviewene i højere grad afgøres af interviewerne end af den interviewede da interviewernes primære opgave ofte er at sortere ikke-egnede ansøgere fra, er de ofte mere påvirkede af ugunstige (eller negative) oplysninger om ansøgerne end af gunstige (positive) oplysninger interviewere bruger ofte mere tid i løbet af interviewet på at tale end på at lytte til ansøgeren

6 Note 1: Forskellige bedømmelsesmetoders validitet Resultaterne i et validitetsstudium beskrives vha. korrelationskoefficienten; målet på sammenhængen mellem to variable faktorer; (her) samtaleformen og resultatet fra denne (interviewerens bedømmelse) i forhold til forudsigelse af personens præstationer (mål for det relevante kriterium i specialet, fx faglig profil). Hvis korrelationskoefficienten er 0 er der ingen sammenhæng og hvis værdien er 1 er sammenhængen perfekt. Baseret på et stort antal sammenligninger over validiteten for forskellige udvælgelsesmetoder er flg. tabel opstillet (Danielsson, Malin Lindelöw, 2006). Tabel: Sammensætning over forskellige rekrutterings- og udvælgelsesmetoders validitet. 1.0 Perfekt forudsigelse af personens præstation 0,65 Rekrutteringsfirmaer 0,55 Kompetencebaserede interview 0,45 Færdighedstest og arbejdsprøvning 0,40 Gruppeøvelser og sammenligning af personlighed 0,35 Strukturerede interview og indkøringsøvelser 0,15 Typiske ansættelsesinterview og selvstændige personlighedsskalaer 0,10 Uddannelseskvalifikationer (data fra USA) >0,10 Grafologi, astrologi og frenologi 0,0 Tilfældig sammenligning mellem udvælgelse og præstation I praksis vil man sjældent finde en perfekt korrelation, men udfordringen må være at finde en metode der egner sig til netop dette speciale eller område. Eventuel i en kombination af ovennævnte metoder; fx interview og færdighedsprøve. Når rekrutteringsfirmaerne opnår en høj score, er det netop fordi de kombinerer flere forskellige metoder. Kilder: Lindelöw Danielsson, Malin, (2006): Kompetence baseret interview løsninger, der matcher ansøger og job, Frydenlund og forfatteren. J.Taylor Poul & P. O Driscol, Michaell, (1995), Struktured Employment Interviewing. Gower Publishing Limited. Dansk udgave: Det Strukturerede Jobinterview Dansk psykologisk Forlag (2001).