Referat fra bestyrelsesmøde Mandag, den 16. februar 2015, kl

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde Mandag, den 16. februar 2015, kl Deltagere Michael Tøgersen (MT) John Gothjelpsen (JG) Jeanette Stids-Jønsby (JSJ) Afbud Leif Schunck (LS) Henrik Helt (HH) Afbud Peter Basse (PB) Peter Kirketerp (PK) Jeanne Neumann (JN) Flemming Gottschalck (FG) Sygemeldt Jørgen Bundgaard (JB) Inviterede Karin Hansen Ole Stids-Jønsby Dansk Revision Afbud Dagsorden 1. Præsentation og godkendelse af årsregnskab 2014 Karin Hansen gennemgik det fremlagte regnskab. Hun bemærkede, at det var et meget udførligt regnskab og havde ingen supplerende bemærkninger. Det blev aftalt, at hun på generalforsamlingen gennemgik de overordnede poster i lighed med sidste år. Man blev enige om, at regnskabsføre andelene efter samme principper som sidste år. Karin Hansen kunne konstatere, at det var et flot resultat, hvor man især kunne glæde sig over, at det budgetterede underskud er blevet reduceret og næsten fjernet gennem opmærksomhed fra bestyrelsen året igennem. Karin fremlægger regnskabet for generalforsamlingen. (PK) fremlægger budget for 2015, samt pengestrømsanalysen. Bestyrelsen underskrev regnskabet og takkede Karin Hansen for revisionen og den kommende rolle på generalforsamlingen. 2. Budget 2015, korrektioner (JPB) informerede om, at der var en justering til budgettet for 2015, og at det budgetterede underskud for 2015 vil være kr Generalforsamling den 5. marts 2015 Ole Stids-Jønsby er opstillet som afløser for Jeanette, som udtræder af bestyrelsen. Der mangler suppleanter, og man drøftede forskellige muligheder. (PK) undersøger de drøftede navne gennem personlige kontakter. (JPB) fremviste skriftet til generalforsamlingen, og man var enige om, at det var et meget flot produkt, som rigeligt dækker de områder, der er krav om til generalforsamlingen. 4. Orientering fra Formand, udvalg og sekretariat a. Formand (MT) redegjorde for problemerne omkring bemanding af juniorudvalget, idet der reelt kun er en tilbage. Det er meget uheldigt set i lyset af den fine tilgang til juniorklassen i år.

2 Man blev enige om igen at prøve at trække på forældre til juniormedlemmer.(jpb) og Jenny vil udarbejde en aktivitetsliste for 2015, som sendes til navngivne forældre for at søge at motivere dem til at tage en tørn på en eller anden måde. Sportsudvalgets situation blev igen debatteret. Ole og Jeanette samarbejder i en periode med Rikke med træningslejren som den vigtigste opgave. Truppen fungerer og træningen gennemføres som aftalt i Kokkedal. Nikolaj Engstrøm indtræder som ny pro-elev. Carina indtræder som Chefpro. Juniortræningen gennemføres torsdag samt udpegede weekends. Træningstimerne er aftalt gennemført med eliten, juniorholdet, samt handicap 37+ medlemmer. Processen omkring aftaler om ny formand for sportsudvalget blev på foranledning af (PB) drøftet igen. Konklusionen blev, at personerne, som er i de beslutningsfora, som er udpeget eller valgt til at træffe beslutningerne, skal medinddrages, også selvom der er tidspres. Man skal søge at gennemføre ad hoc møder, og hvis dette ikke er muligt, så sikre sig, at der er accept af at beslutningerne træffes af en begrænset del af bestyrelse/udvalg. Bestyrelsen var enig om, at man har lært af de aktuelle problemområder. Jubilæumsbogen er næsten færdig. Vi får et elektronisk blåkopi. De leveres fra trykkeriet til klubhuset. Bogen hænger sammen økonomisk. b. Udvalg - Baneudvalget (MT) rejste igen emnerne banetilstand og de indførte restriktioner for spil til drøftelse. Der var delte meninger om hvilke beslutninger, der skulle iværksættes udover de allerede iværksatte. Man blev enige om at afvente greenkeeperens hjemkomst fra ferie. (Det blev senere besluttet, at fortsætte vinterkørsel frem til marts måned) (JG) informerede om iværksættelse af de tidligere besluttede tiltag omkring ændringen af bunker på hul 6, samt fairwaybunkers på samme hul. - Sillebroen ØKONOMI: Sidste år var der et negativt resultat på 37000, hvoraf de var førstegangs ydelse på leasing. Der var naturligvis også etableringsomkostninger, så alt i alt tåleligt, omend disse penge gerne skulle tjenes ind. I Januar var der en indtægt på og i alt har der været indtjening på indtil nu. En god slutspurt med mange bookinger vil være godt for casen. BEMANDING: Ca. 25 har været aktiveret ud af de ca. 35 der har tilkendegivet at ville hjælpe. Kalle "fører" med over 80 timer, så kæmpe tak til ham. Det kniber lidt at fastholdt interessen for at booke sig ind, men det er næsten lykkedes indtil nu. Når der har været problemer er de som regel blevet løst, bl.a. har elitedrenge trådt til med kort varsel. Der er nogle der pipper over at der rundsendes for mange mails. Jeg har bedt Jørgen og Michael om at henvise dem til mig i stedet for at de brokker sig i krogene. Generelt synes jeg det er vigtigt

3 5. Eventuelt at holde et højt info niveau og der har været mange ting at informere om. Kun en enkelt har meldt fra/kastet håndklædet i ringen pga. manglende tid/interesse. Vi forsøger at ændre lidt i bemandings og booking konceptet. BELÆGNING: Det virker som om der har været lidt dalende interesse i Februar. Især i weekenderne er det tomt. Jeg mener ikke der er grundlag for at drive rovdrift på frivillig arbejdskraft for at stå i centeret en søndag formiddag hvor der er lukket i centeret og ingen bookninger, men det er jo lidt en balance. Vigtigst er det at vi får erfaringer så vi kan være skarpe næste sæson. Vi vil forsøge at åbne op for bredere tidsbestilling, men samtidig forsøge at tilsikre at der bookes 24 timer i forvejen. Hvis der bookes senere opfordres man til at kontakte Ole eller Jørgen. NYE TILTAG: Vi skal gerne have prisen normaliseret inden sæsonafslutning. Vi kommunikerer derfor ud snarest at man frem til 28/2 kan booke tider til udgangen af april til den billige intro pris. Derefter vil prisen være 150/200 kr. resten af sæsonen! Vi forsøger at lave et KM Indoor, hvor man kan spille i hele marts og april måned. Dame - Herre og Junior række. Man tilmelder sig Golfbox og kan spille en fast bane så meget man vil POKAL og præmie afklares i nærmeste uge. Vi forsøger at lave en mandagsturnering hvor man spiller 9 huller alle mandage i Marts måned. Pris 100 kr. pr gang - Kontant præmie på procent af det indtjente præmier får gavekort til simulator. Vi forsøger at arrangere Juniortræning fra 1/3 - lørdage Aftales nærmere med Jenny på torsdag. Spørgsmål til bestyrelsen MEDLEMMER: Der er til stadighed stor interesse blandt ikke golfere for vores aktivitet. Henrik H planlægger at starte første hold op 1/3 med 8 deltagere - ville være skønt med minimum et hold mere. Potentielt er de altså igang med at betale kontingent 1/5 - god upside. KONKLUSION: Stadig masser af good vibes omkring projektet, men med en svagt aftagende interesse for både bookning og bemanding. Det er selvfølgelig noget vi skal være obs på. Samtidig er det en supervigtig fra nu og til 1/4 - det var ved denne tid sidste år at der skabtes stor interesse for nye medlemmer c. Sekretariat - Status på sponsorer 2015 Sponsorudvalg faktureret for ca hvilket hænger sammen med budgettet. - Diverse Alle begyndere får tilbudt gratis bagskab i begyndersæsonen. - Polsk samarbejdspartner Spørgsmål fra golfklub i Polen om oprettelse af venskabsklubforhold er tilgået. Det drejer sig om hele pakker med mad, og indkvartering udover spil. (JPB) og (LS) vil drøfte de muligheder, der måtte ligge for dette i forbindelse med de planlagte samtaler med Gerlev kro.

4 - (MT) opfordrede bestyrelsen til at lægge hovederne i blød for så vidt angår nye og anderledes tiltag for klubben i (JN) lovede at tage hul på den tidligere drøftede ide om opfriskning af terrassen med hyggeområder eller lignende, og vil i den forbindelse kontakte Stenløse havecenter. Forslaget er beskrevet i tidligere referater som (JN) vil opfriske. -(PB) nævnte, at Hverveudvalget snart indkalder til møde for at få skubbet hvervningen yderligere i gang. Han vil også kontakte nye medlemmer, for at se om man kan medinddrage dem i frivilligt arbejde i klubben. Det er erfaringsmæssigt en god måde at få nye ind i fællesskabet på. -(JPB) fremviste tre typer badges, som kan købes for h.h.v. 1,2 eller 3 hundrede kroner. De viser støtte til eliteholdet og kan bæres på golfbags.. (LG)resumerede resultaterne af det ekstraordinære bestyrelsesmøde og følgende blev fastslået: Referatet er godkendt Følgende fire områder er vedtaget og optages på aktivitetslisten (JPB): - Prioriteringerne i markedsføringsprojektet er Ældresagen og Turistorganisationerne. For så vidt angår kontakt til andre myndigheder udarbejdes brochurer til uddeling til besluttede interessenter. - (PB) udarbejder oplæg til gennemførelse af en bestyrelsessamling/konference om emnet frivillighed. - Der gennemføres en vision/værdi/måldebat efter generalforsamlingen. - Der gennemføres to målopfyldningsdebatter i løbet af sæsonen. Målbeskrivelserne og de operative mål var godkendt og vil blive sat på hjemmesiden, når denne er revideret(næste uge). (LS) kontakter udvalgsformænd og minder om udvalgenes revision/justering af de operative mål.

5 Nr. IVÆRENDE OPGAVER/BESLUTNINGER OPGAVE ANSVARLIG START - SLUT 1 Greenfee - Markedsføring af klubben Da flere klubber i omegnen har højere indtæger på greenfee på trods af, at priserne stort set svarer til vores, er det andre ting end prisen, som trækker. Kendskab til klubbens kvaliteter og klubbens navn har betydning LS/JB 08/12/14 - I 2 Debatforum LS/JB 16/08/14-3 Medlemsmøde den 25. sept. LS 16/08/14-4 Juniortræning i sommerperioden JB 16/08/14-5 Begynderudvalg / godkendelse til DGU kort HH 16/08/14-5 Medlemsundersøgelse JB 16/08/14-6 Historieskrivning MT 16/08/14-7 Møbler på terassen Udsendelse af en opfordring om oprettelse af en projektgruppe blandt interesserede medlemmer som kunne påtage sig at udarbejde nogle forslag LS/JB 17/11/14 - I 8 Mail til frivillige PB/JB 04/11/14-9 Greenkeeper info på hjemmeside JG 16/08/14-10 Inforstander i foyerre PK iværksætter produktion og opsætning af stander i foyerre. PK 17/11/14 - I 11 Udsendelse af budgetskemaer JB 20/10/14-12 Greenfee betaling/spil på Nordbanen om onsdagen JB 20/10/14-13 Undersøgelse af Greenfee priser hos vores omliggende klubber JB 20/10/14-14 Turneringsresultater på fjernsyn/info skærm JB 20/10/14-15 Juniorrum til brug for frivillige JB 17/11/14 - I 16 Pokalskab i restauranten JG 08/12/14-17 Greenfeebilletter - påtryk om ikke til videresalg JB 17/11/14-18 Aftale med Stiftelsen, Landbrugsministeriets godkendelse JG 08/12/14 - I 19 Golfkanalen på TV i restaurant bestilles JB 20/10/14-20 Sofagruppe fra juniorrum til restaurant JB 20/10/14 -

6 21 Indretning af mødelokale i kælderen JB/ HH 17/11/14-22 Lukning af udhæng på klubhus HH 08/12/14 - I 23 Naboarrangement, 20/11 kl JB 08/12/14-24 Kasse omkring springvand så urenheder holdes ude HH 17/11/ Blokering af tilkørsel foran klubhus for vareleverandører HH 17/11/ Skilt til Kongeegen JB 17/11/14 - I 27 Maling indendørs, tilbud på JB 17/11/14-28 Hæk bag ved 16 green / drivingrange JG / Karl 17/11/14 I 29 Vinterkørsel, nyt oplæg udsendes LS / JB 17/11/14-30 Boldopsamling - frivillig hjælp weekend og eventuelt hverdage PB / JB 20/10/14 - I 31 Infomateriale om Tjekkisk samarbejdspartner JB / JG 08/12/14-32 Baneservice 2015 PB/JB 08/12/14-33 Polsk samarbejdspartner LS/JB 16/02/15 - I 34 Uddeling af brochurer til ældresagen, turistorganisationer m.m. LS 16/02/15 - I 35 Bestyrelsessamling vedr. frivillighed PB 16/02/15-36 Vision/værdi/måldebat LS 16/02/15-37 Kontakt til udvalgsformænd vedr. revision/justering af op. Mål LS 16/02/15 -