Forretningsplan Byforum Allerød

Transkript

1 Ejerforeningen Bymidten i Allerød Forretningsplan Byforum Allerød EN LEVENDE BYMIDTE MED HANDEL, KULTUR OG SOCIALE FÆLLESSKABER. Styregruppen for mere Liv i bymidten i Allerød

2 Forord I slutningen af 2016 satte repræsentanter for bygningsejere, handelsforeningen i Allerød og Allerød Kommune sig om bordet for at drøfte bymidten i Allerød. I kredsen var der enighed om, at bymidten i Allerød er under forandring, ligesom så mange andre bymidter blandt Danmarks 200 handelsbyer er i disse år. Stigende internethandel, større mobilitet, flere kæder og ændrede forbrugermønstre er blandt grundene til, at flere byer oplever tomme butikslokaler og et fald i antallet af borgere, der vælger at bruge deres fritid og penge i bymidten. I kredsen var der også enighed om, at opgaven med at udvikle bymidten i Allerød er fælles og kræver indsatser fra alle parter. På den baggrund opstod Styregruppen for Mere liv i Bymidten i Allerød. Gruppen har gennem årets første halvår mødtes og arbejdet på at sætte rammerne for et egentlig etableret samarbejde, som skal understøtte udviklingen af bymidten i Allerød. Gruppen ønsker med andre ord at samskabe et velfungerende operativt samarbejde om etablering og fastholdelsen af et engageret, etableret og fokuseret fællesskab om bymidten samt oprettelsen af et Byforum Allerød. Indeværende forretningsplan er den første frugt af gruppens arbejde. Forretningsplanen er oplæg til de tre stiftende parter, Allerød Handelsforening, Ejerforeningen og Allerød Byråd om dannelsen af et Byforum Allerød. Byforum Allerød skal være et non profit offentligt/privat samarbejde baseret på frivillighed. Der lægges op til, at ejere, Allerød Handelsforening og Allerød Kommune danner Foreningen Allerød Byforum, som varetager en række væsentlige opgaver i udviklingen af bymidten i Allerød som det foretrukne mødested for vores borgere. Foreningen får sin egen bestyrelse, og der nedsættes en række arbejdsgrupper, som går i dybden med konkrete opgaver. Foreningen ansætter en citymanager, som har ansvaret for at sikre fremdrift i foreningens virke og skabe resultater sammen med bestyrelsen. Ideen om byforum et etableret formaliseret samarbejde mellem handelsliv, ejere, myndigheder, foreninger og kulturelle institutioner om bylivet er blandt andet set i New York og Berlin, hvor netop samarbejdet og organiseringen af et fælles forum har skabt markante resultater for større og mindre bydele, men også i Danmark med blandt andet Holbæk Byforum og det nyligt indviede Hillerød Byforum. I denne forretningsplan præsenteres styregruppens oplæg til model for etablering, finansiering og organisering af et Byforum Allerød. Her er vores bud God læselyst Styregruppen for Mere liv i Bymidten

3 Indholdsfortegnelse 1.Baggrund og mål... 4 Baggrund... 4 Mission... 5 Vision... 5 Mål... 5 Formål... 6 Om forretningsplanen Strategisk fundament... 7 Udviklingsstrategien for Lillerød Bymidte... 7 Besigtigelse af potentialer, styrker og udfordringer i Lillerød Bymidte... 7 Potentialer... 8 Udfordringer... 8 Borgernes perspektiv Prioriterede indsatsområder... 9 Oplevelser... 9 Handel og erhverv... 9 Kommunikation Byens rum Tidsplan Etablering af Byforum Allerød Organisationsform Deltagere i byforum Bestyrelse og arbejdsgrupper Kommissorier for arbejdsgrupper Økonomi Aktiviteter Bilag... 22

4 1.Baggrund og mål Baggrund Bymidten i Allerød har længe været prioriteret politisk af byrådet i Allerød. Med vedtagelsen af Udviklingsstrategien for Lillerød Bymidte i 2012 og prioriteringen af at skabe en række byrum, der højner kvaliteten af opholdsmuligheder i bymidten, er der sat en række ambitiøse forandringsprojekter i gang i bymidten. Det er blandt den trinvise etablering af Bibliotekshaven, Kulturtorvet og senere Sportspladsen op mod skoven, samt en politisk bevilling til udbygning af Mungo Parks teatersal. Bymidten i Allerød er, som så mange andre bymidter, udfordret af blandt andet ændret forbrugeradfærd og stigende nethandel. Nye måder at leve og arbejde på, nye forbrugsmønstre og behov for oplevelser og sammenhæng mellem værdisæt og omgivelser betyder, at byerne i disse år ændrer karakter. En nylig analyse fra ICP viser, at ca. 2 pct. af dagligvareomsætningen og 20 pct. af udvalgsvareomsætningen i dag går gennem e-handelskanaler. Analysen viser endvidere, at der i fremtiden vil være færre byer med en vis bredde i udvalgsvaredetailhandelen, og dette vil påvirke lejeniveauerne og ejendomsværdierne i bymidterne, shoppingcentrene og storbutiksområderne. Planmæssige løsninger og initiativer kan ikke alene bære udviklingen af bylivet. Et rigt byliv med aktiviteter og menneskelige fællesskaber kombineret med en målrettet planmæssig prioritering kan bidrage til udvikling af byrummene, tiltrækning af nye borgere, investorer og gæster, og øge byens kvalitative værdi for borgere, såvel som handlende. Vi ved at ca personer hver dag rejser til Allerød Kommune for at komme på arbejde og næsten ligeså mange rejser ud af kommunen af samme årsag. En del af dem rejser med bus eller tog (cirka 4000 afrejser og ankomster), hvilket gør Allerød Station til et regionalt trafikknudepunkt. Samtidig ved vi, at bylivet næres af byrum, der inviterer til oplevelser og aktivitet. Et velfungerende byliv i Allerød er en forudsætning for et levende handelsliv, og et levende handelsliv er forudsætningen for at byen har et møde- og samlingssted for de mange familier, som i stigende grad vælger at bosætte sig i Allerød Kommune. I udviklingsstrategien for Lillerød Bymidte er det et formål at styrke interessebårne fællesskaber og påbegynde udviklingen både aktivitetsmæssigt, fysisk og mentalt. Det er samtidig klart, at den overordnede vision om at skabe mere liv i bymidten for borgere og handlende kalder på et tæt samarbejde mellem de forskellige parter, der har andel i, at det sker - ikke mindst butikker, udlejere/ejere og kommunen. Af flere omgange er borgere og handlende i byen blevet spurgt, hvad der skaber liv, og hvad der skal til. Ord som samarbejde, fællesskab, aktiviteter og muligheder for at mødes går igen, når Allerød-borgere giver deres syn på sagen. For at understøtte en hensigtsmæssig udvikling af bylivet i Allerød Kommune i fremtiden, lægges der derfor fra Styregruppen for Mere Liv i Bymidten op til at etablere et velfungerende operativt samarbejde om skabelsen og fastholdelsen af et engageret, etableret og fokuseret fællesskab om bymidten. Alle skal med: borgere, handlende, ejere, kulturinstitutioner, ildsjæle, foreninger, erhvervsliv og Allerød Kommune. Det skal ske gennem etablering af Byforum Allerød.

5 Mission Livet i bymidten er et stort aktiv for kommunen. Det er vi enige om at gøre en indsats for at fastholde og styrke. Vi lykkes kun, hvis vi arbejder sammen. Vi skal gøre noget andet og mere, end det vi gør i dag. Byforum Allerød skal være et non profit offentligt/privat samarbejde baseret på frivillighed. Der lægges op til, at ejere, Allerød Handelsforening og Allerød Kommune danner Allerød Byforum som en forening. Foreningen, varetager en række væsentlige opgaver i udviklingen af bymidten i Allerød, som det foretrukne mødested for vores borgere. Foreningen får sin egen bestyrelse, og der nedsættes en række arbejdsgrupper, som går i dybden med konkrete indsatsområder. Foreningen ansætter en citymanager, som har ansvaret for at sikre fremdrift i foreningens virke og skabe resultater sammen med bestyrelsen. Vision Visionen for Byforum Allerød er: En levende bymidte med handel, kulturelle og sociale aktiviteter. Bag visionen ligger et ønske om udvikle bymidten til et mødested, hvor borgere i alle aldre naturligt finder hen og samles om at nyde byens stærke kulturelle tilbud, at handle i et udvalg af special - og dagligvarebutikker samt at færdes i et livligt cafe- og restaurationsliv og i byrum med særkende og sjæl, der indbyder til ophold, inspiration, bevægelse og socialt samvær. Bymidten tiltrækker med sit udvalg af kulturtilbud, butikker, arrangementer og atmosfære handlende og besøgende fra andre byer. KUNST KULTUR HVERDAG IDRÆT DETAIL Mål Byforums mål er: At gøre bymidten mere attraktiv for alle at færdes i på alle tidspunkter At øge udbud af arrangementer

6 At øge udbud af oplevelser og forskønne byen med et særligt særpræg/profil, At begrænse butiksdød og udvikle butikkers og serveringssteders attraktionsværdi At øge tilgængeligheden til byens tilbud Udvikle byens service og attraktionsværdi At mobilisere frivillige kræfter Formål Formålet med byforum er: At skabe vækst og sammenhængskraft i bymidten i Allerød At skabe en levende, attraktiv og sammenhængende bymidte med et højt aktivitetsniveau og et rigt handelsliv At gøre bymidten i Allerød mere attraktiv for investorer At øge Allerøds attraktionsværdi for nuværende og kommende borgere At gøre bymidten i Allerød mere attraktiv at opholde sig i - gennem et forskønnet, trygt, velholdt og fortættet byrum med faciliteter, der understøtter ophold. Parterne i Styregruppen for Mere Liv i Bymidten forventer, at byforum vil medføre en række gevinster. Det er øget kundestrøm, stordriftsfordele, optimering i brug af ressourcer til markedsføring og aktiviteter, synergieffekter som følge af øget samarbejde, fornyelse og flere nye butikker. Samtidig forventes der mindre tomgang i butikslokaler og en bestyrkelse af ejendomsværdier i bymidten. Endvidere er det en forventning af Allerøds værdi som tilflytningskommune og erhvervskommune påvirkes positivt af en attraktiv og livlig bymidte. Om forretningsplanen Forretningsplanen er det bærende opstartsdokument for samarbejdet. Planen er et oplæg til model for etablering, finansiering og organisering af et Byforum Allerød. Forretningsplanen indeholder ud over de organisatoriske rammer også styregruppens strategiske prioriteringer af indsatser i udviklingen af byforums arbejde. Derfor er det også I forretningsplanen, kommissorier med opdrag til en række arbejdsgrupper kan findes sammen med en overordnet faseplan, for hvorledes byforum skal udvikles over en 4 årig periode. Forretningsplanen vil i oktober 2017 bliver udbygget på baggrund af en til den tid færdiggjort aktivitetsplan for Ligeledes vil forretningsplanen blive justeret på baggrund af byrådets prioriteringer i forbindelse med vedtagelse af Allerød kommunens budget for den kommende fire års periode. Med forretningsplanen hører ligeledes vedtægter for foreningen Byforum Allerød herunder bestyrelsens forretningsorden. Forretningsplanen forventes vedtaget i en endelig form i forbindelse med en stiftende generalforsamling for Byforum Allerød primo Januar Styregruppen stiftes Januar- maj Strategi, mål og prioriteringer Sep.-oktober Rammer, finansiering og deltagelse Okt-december Endelig plan og vedtægter Byforum Allerød åbnes

7 2.Strategisk fundament Styregruppens arbejde med at danne rammerne for og beskrive arbejdsopgaven for Byforum Allerød er baseret på en række elementer. Besigtigelse af potentialer, styrkepositioner og udfordringer i bymidten i Allerød. Allerød Kommunes Udviklingsstrategi for Lillerød Bymidte Borgeres ønsker og ideer til udvikling af bymidten, indsamlet i forbindelse med projekt Kulturtorvet ved Æblets dag 2016, Julearrangement i bymidten 2016 og Styregruppen for mere liv i bymidtens fredagsbar i april 2017 Udviklingsstrategien for Lillerød Bymidte Byrådet har med vedtagelse af udviklingsplan for Lillerød Bymidte sat klare mål for udviklingen af bymidten. Udviklingsplanen for Lillerød Bymidte indeholdt en række indsatsområder med fokus på at styrke bymidten. Blandt disse er indretningen af området, som strækker sig fra Kulturtorvet, over til Biblioteket og bibliotekshaven og videre til Sportspladsen. De første faser er realiseret. Næste fase inkluderer såvel en udvidelse af Mungo Park med nye scene som etablering af Kulturtorvet. En proces der påbegyndtes i 2016 med en inddragende borgerdialog, arrangementer i bymidten og nedsættelsen af en referencegruppe bestående af repræsentanter fra byrådet, handlende, kulturinstitutioner og ejere i byen. Et andet og centralt indsatsområde i strategien er at øge samarbejdet mellem handlende, ejere og kommunen. Styregruppens oplæg til et byforum bygger således på målsætningen i byrådets strategi. Referencegruppen for kulturtorvet, som består af repræsentanter fra kulturinstitutioner, handelsliv og ejere samt formænd for de politiske udvalg i Allerød Kommune blev præsenteret for styregruppen for mere liv i bymidtens ideer til byforum den Besigtigelse af potentialer, styrkepositioner og udfordringer i bymidten i Allerød I januar 2017 foretog et rådgivningsfirma en besigtigelse af Bymidten i Allerød. Besigtigelsen indeholder en række pejlemærker for Bymidten i Allerøds styrker og potentialer samt de udfordringer bymidten har og som byforum skal bidrage til at afhjælpe.

8 Potentialer Analysen identificerer potentialer, der kendetegner bymidten Bymidte med potentiale- solid grundstruktur og koncentreret bymidte. Bymidten er synlig i billedet og har en stærk rygrad i M.D Madsensvej Anerkendte Kulturinstitutioner - Mungo Park er det vi kendes på Kvalitetsbevidste og økonomisk ressourcestærke borgere Stationsnær bymidte med en synlig central gade God placering af ankerfunktioner supermarkeder i begge ender God parkeringsstruktur fordelt i bymidten Kultur og idræt er centralt placeret i gå afstand Kulturtorvet byder på biograf, teater, bibliotek Tæt på skov og natur Kilde: Besigtigelse af bymidten COWI 2017 Udfordringer Analysen peger ligeledes på en række udfordringer, som med fordel kan adresseres i et fokuseret samarbejde mellem kommunen og de centrale aktører i bymidten Utydelig og uforløst adgang til kulturinstitutionerne Uforløst potentiale i forhold til kundegrundlaget Få opholdssteder og mødesteder Har vi det rigtige butik- og cafe- og restaurantudbud? Flere tomme pladser i byrummet Rodede gadeudstillinger Manglende skiltning Uprogrammerede byrum Grimme bagsider Der mangler flere aktiviteter Mere markedsføring Kultur og sport fylder for lidt i bylivet Tydeliggør Allerøds identitet sæt fokus på hverdagen, kultur, kunst og idræt Kilde: Besigtigelse af bymidten COWI 2017 Borgernes perspektiv Befolkningstallet i Allerød i 2017 vokser og der er plads til flere, for der bygges boliger i takt med væksten i erhvervslivet i og omkring Allerød. Nye borgere tiltrækkes af kommunen, som et godt sted at stifte familie i og lade ens børn vokse op i. Her er: Natur alle vegne Uddannelsesmulighed fra dagtilbud til gymnasium Skoler og dagtilbud, der ligger fagligt helt i top Gode fritidsfaciliteter med gode udearealer og frie udfoldelsesmuligheder Et omfattende foreningsliv

9 Et rigt kulturliv, der omfatter det landskendte og anerkendte teater Mungo Park og Allerød Biograf Gode indkøbsmuligheder med store, velassorterede supermarkeder og rummelige parkeringsfaciliteter. Der er i 2016 og 2017 gennemført en række interview med Allerøds borgere, dels i regi af dialogen om bymidten, som fandt sted i forbindelse med kulturtorvet og dels i forbindelse med styregruppens eget arrangement i april Her har byens borgere bidraget med deres tanker og ønsker til udvikling af livet i bymidten. Blandt de gennemgående tilbagemeldinger var: Fælles arrangementer giver en følelse af, at vi hører til. Skab mere aktivitet som arrangementet i dag. Så kommer vi! Der mangler fysiske faciliteter fx legepladser. Bymidten indbyder ikke til ophold For lidt cafe- og restaurantliv i bymidten Der skal være flere arrangementer (aktiviteter som høstarrangementet skaber liv og gør det attraktivt at bruge bymidten) Vi vil gerne vide hvad der sker og hvor Nye typer af forretninger med anderledes sortiment kvalitet, flere specialvarer Bedre praktiske forhold Bedre indkøbsmuligheder og markeder/torvedage m.m. Langt de fleste ønsker handler om, at bymidten i højere grad bliver et sted, hvor folk kommer for at mødes og for at bruge deres fritid. Der skal være aktiviteter, som indbyder til længere ophold i bymidten. Derfor må der meget gerne være flere lege og motions- og legefaciliteter, kulturelle indslag og frem for alt muligheder for at bruge cafeer, restauranter, og steder at opholde sig. 3. Prioriterede indsatsområder På baggrund af ovenstående udgangspunkt er det styregruppens oplæg, at en række strategiske indsatsområder skal prioriteres som omdrejningspunkt for Byforums virke i etableringsfasen. Væsentligt for indsatsområderne er, at de varetages sideløbende med en mobilisering af endnu flere frivillige kræfter, der kan være med til at gøre byen levende, fx kulturinstitutioner, foreninger, virksomheder og borgergrupper, der alle rummer store udviklingsressourcer, som kan aktiveres i forhold til bymidten. 4 indsatsområder er prioriteret Oplevelser Indsatsen skal øge udbuddet af oplevelser, arrangementer og aktiviteter hen over alle ugens dage/året, bidrage med ideer, der kan føre til udviklingen af nye attraktioner i bymidten og optimere de besøgendes oplevelse i bymidten. Det handler om at udvikle og koordinere interessenternes mange aktiviteter og planlægge en række større og muligvis tilbagevendende events, der kan tiltrække og samle mange borgere i fælles oplevelser. Byrummet skal også være attraktivt i de dage, hvor der ikke er særligt planlagte arrangementer. Oplevelser handler derfor også om møde- og opholdssteder, faciliteter såsom udstillinger, faciliteter til bevægelse, leg, sport og hobbyer generelt. Det handler også om forskønnelse af byrummet og fortætning. Handel og erhverv Indsatsen skal forbedre udbuddet af forretninger og kundeoplevelser gennem øget fælles markedsføring og indsatser, der skal gøre det mere attraktivt at drive butik i bymidten i Allerød. Afprøve nye koncepter for

10 butiksliv baseret på midlertidighed og i processen blive klogere på hvilke detailhandelstemaer, der bedst møder borgernes ønsker. Indsatsen skal udvikle butikkers og serveringssteders attraktion gennem videndeling og fælles aktiviteter og samarbejdsforummets mulighed for at opnå en hel bydels stordriftsfordele til effektiviseringer af bygnings- og butiksdrift og vedligeholdelse skal udnyttes. Kommunikation En kommunikationsindsats skal sikre, at bymidten får en tydeligere identitet gennem narrativer og grafisk identitet, som afspejler byens særpræg og muligheder. Kommunikation skal underbygge visionsarbejdet og markedsføre bymidten som en helhed, der udfylder de fleste gæsters behov for handel, oplevelser og hyggelige opholdssteder. Indsatsen skal sikre intern videndeling mellem interessenterne om kommende arrangementer og aktiviteter, udnytte de digitale muligheder for at kommunikere om bymidten, initiere fælles koordineret markedsføring af de mange tilbud, oplevelser og aktiviteter, der allerede findes i bymidten, og synlighed af disse i gadebilledet. Byens rum Samfundsudviklingen de seneste årtier har ændret kravene til byerne. Fra blot at skulle håndtere biltrafik og parkering i nærheden af butikkerne til fysiske løsninger som understøtter f.eks. afholdelse af arrangementer og events, et øget aktivitetsniveau, social interaktion, rekreation og plads til midlertidig eller permanent ændring af byrummet i takt med udviklingen. Der er og har længe været debat om parkeringsforhold og adgangsmuligheder i bymidten. Samtidig afføder et ønsket øget aktivitetsniveau en række fysiske faciliteter som er forudsætninger for afholdelse af arrangementer og events. Indsatsområdet Byens rum omhandler de fysiske rammer og er tæt knyttet til at optimere byens fysiske forhold gennem bedre integration mellem byrum, faciliteter til aktiviteter, smartere skiltning, trafikafvikling og parkeringspolitik. Det handler også om at øge samarbejdet mellem ejere, lejere og kommunale aktører i dialogen om udvikling af byrummet og planmæssige prioriteringer.

11 Tidsplan Styregruppen ser udviklingen af byforum som en udvikling der sker over tid. Indtil videre er der lagt følgende faseplan for en 4 rig periode. Fase 0 Samskabelse (2017) Fase 1 Etablering (2018) Fase 2 Drift ( ) Opgaver 1. Udvikle en fælles ny model for et tværgående samarbejde mellem erhvervsdrivende, institutioner, ejere og kommune om Liv i Bymidten, til beslutning hos hver af parterne. 2. Initiere dialog med borgere og centrale aktører. 3. Gennemføre en række konkrete aktiviteter for borgere og handlende i initiere Mit Allerød i formidlingen og bylivets muligheder for borgere. Styring Styregruppen for mere liv i bymidten Organisering Tæt forpligtende samarbejde mellem Ejerforeningen, Allerød Handelsforening kommunale medarbejdere m.fl. Opgaver 1. Etablere og igangsætte den nye og besluttede model for samarbejdet; Byforum Allerød 2. Gennemføre en række konkrete aktiviteter for borgere og handlende i Forankre Mit Allerød i formidlingen og bylivets muligheder for borgere. Styring Byforum Allerød Organisering Bemanding med reference til Byforum Allerød, i tæt forpligtende samarbejde med øvrige medspillere. Opgaver 1. Evaluere erfaringerne fra etableringsåret 2018 og udarbejde forslag til eventuelle justeringer i organisering, styring og opgaver for samarbejdet. 2. Gennemføre en række konkrete aktiviteter for borgere og handlende i 2019 og frem. Styring Byforum Allerød Organisering Bemanding med reference til Byforum Allerød, i tæt forpligtende samarbejde med øvrige medspillere. 4.Etablering af Byforum Organisationsform Byforum organiseres som en forening. Foreningen etableres som en nonprofit offentlig/privat samarbejdsorganisation for alle bymidten i Allerøds interessenter og byggende på frivillighedsprincippet. Foreningen organiseres med vedtægter, forretningsorden, bestyrelse og revision. Alle med interesse i udviklingen af bymidten i Allerød kan optages som medlem. Det gælder foreninger, Liberale erhverv, institutioner og også enkeltpersoner. Foreningen etablerer og finansierer en sekretariatsfunktion med en lønnet medarbejder. Det bliver en citymanager, som skal udgøre det helt centrale bindeled i samarbejdet mellem handelsdrivende, kommune, udlejere, foreningsliv og en række andre aktører, som alle bidrager til livet i bymidten. Citymanageren vil udgøre et omdrejningspunkt for samskabelse og samarbejde i bymidten og agere i spændet mellem kommune, ejere, lejere, frivillige, foreninger og aktive ildsjæle samtidig med at han/hun skal stå for organisering og gennemførelse af aktiviteter og events.

12 Citymanageren skal på kort sigt skabe synlighed om livet i bymidten gennem events, aktiviteter, indretning af midlertidige byrum, koordinering parterne imellem og en målrettet kommunikationsindsats og en koordinering parterne imellem. Citymanageren har det administrative ansvar for at igangsætte langsigtede og nye initiativer. Citymanageren skal sikre at den viden, der oparbejdes via Byforum og aktiviteterne heri tilgår relevante aktører i Allerød Kommune og understøtte de forskellige arbejdsgrupper grupper med fokus på kulturel eller by- udvikling. Endvidere skal citymanageren sammen med andre, der måtte indgå som led i sekretariatsfunktionen varetage en række prioriteringer, nogle i samspil med arbejdsgrupper og bestyrelse og nogen på egen hånd. Det er f.eks. Udvikle Mit Allerød og udarbejde en egentlig kommunikations- og marketingsstrategi for Byforum. Styrke salget af Allerød som by til potentielle nye forretningsdrivende/kæder og andre nationale beslutningstagere og lave fundraising i forhold til projekter. Opbygning/vedligeholdelse af relationer mellem Byforum og de foreninger der er relevante til udførsel af events/oplevelser. Foreningen er i udgangspunktet geografisk defineret i Bymidten i Allerød som vist på dette kort. På kortet er optegnet et kerneområde som i udgangspunktet for aktiviteter i regi af Byforum. Indsatser så som fx kommunikation og markedsføring vil omfatte den samlede bymidte. Det er op til arbejdsgrupperne at definere, om hvilket område deres aktiviteter handler.

13 Deltagere i Byforum Intet byforum uden de centrale aktører Byens vigtige aktører er forudsætninger for at komme i mål med byforum og skabe en succes. Helt centralt står Allerød Kommunes mange kulturaktører, som inviteres ind i arbejdet omkring byforum. Det samme gælder foreningslivet, erhvervslivet og ikke mindst ildsjæle blandt Allerød borgere, som har lyst og mod på at bidrage til at skabe mere liv i bymidten. Der reserveres to sæder i Byforums bestyrelse til Kulturelle og frivillige aktører, ligesom det er blandt disse centrale aktører, mange arbejdsgruppemedlemmer skal findes. Ejendomsejere Bibliotek kultur og fritid Handels forening Skoler Institutioner Erhvervslivet Mungo Park Butikker Allerød på kryds og tværs Borgere/bruge re af byen Team Allerød Allerød Idrætsuni on Foreninger Lynge erhvervsforening Allerød kommune Byforum Allerød Mobilisering af flere frivillige kræfter blandt borgere, er det der kan være med til at gøre byen mere levende. For eksempel byens mange skoler og institutioner, foreninger, facebookgrupper, virksomheder og borgergrupper, der alle rummer store udviklingsressourcer, og som kan aktiveres i forhold til bykernen. Byforum handler også om at opbygge tillidsfulde netværkssamarbejder, udvikle og koordinere interessenternes mange aktiviteter. Derfor grundlægges organiseringen af Byforum med udgangspunkt i, at alle der ønsker at deltage, kan gøre det og gør det! 13

14 De stiftende parter Allerød Handelsforening, Foreningen af ejere i Bymidten i Allerød og Allerød Kommune er de tre stiftende parter af Byforum Allerød. Nedenfor er beskrevet, hvordan de nuværende tre parter i samarbejdet om etablering af Allerød Byforum, hver især og samlet, vil kunne bidrage til samarbejdet. Både i form af involvering og økonomisk medfinansiering. Parterne i samarbejdet har forskellig størrelse og vilkår, og derfor er involveringen og medfinansieringen ikke nødvendigvis den samme. Tilsvarende er det endnu ikke fastlagt hvilke øvrige parter, der skal indtræde i Byforum, og hvad de har mulighed for og interesse i at investere i samarbejdet. Medfinansiering af Byforum Investering i udvikling af ejedomme Tilpasning af huslejeniveauet og undgå tomgang Strukturering og profil i butiks og cafeudbuddet Samarbejde med kommunen om langsigtet skabelse af butiksmiljøer Deltagelse i Byforums bestyrelse. Aktivere netværk og egne samarbejdspartnere Indsats mod tomme butikslokaler i bymidten med midlertidige aktiviteter og ved tiltrækning af relevante nye Medfinansiering og deltagelse i gennemførelse af aktiviteter i Byforum Medfinansiering til bemanding af Allerød Byforum, Deltage i markedsføring og events Skabe indbydende facade og gadeustillinger Deltagelse i bestyrelse og arbejdsgrupper i det kommende Byforum. Målrettet arbejde på at øge medlemstallet i Handelsforeningen Aktivere netværk og egne samarbejdspartnere Ejerforeningen Bidrag til Byforum Egne initiativer Allerød Handelsforening Bidrag til Byforum Egne initiativer Allerød Kommune Bidrag til Byforum Egne initiaver Politiske prioriteringer Deltagelse i bestyrelse i Byforum. Medfinansiering af Byforum Allerød fra 1. januar 2018 Kulturelle aktiviteter for borgere ved for eksempel Biblioteket. Målrettet arbejde på at øge medlemstallet i Handelsforeningen Aktivere netværk og egne samarbejdspartnere Deltagelse i arbejdsgrupper 14

15 Således ser organiseringen af Byforum ud. Generalforsamling Generalforsamlingen afholdes senest 31. marts hvert år og indkaldes med mindst 14 dages og højst 28 dages varsel. Bestyrelse og arbejdsgrupper Bestyrelsen er ansvarlig for udarbejdelse af forretningsorden og tilknytningen af byforums citymanager. Byforums bestyrelse er ansvarlig for udarbejdelse af budgetter og styring af økonomien. Byforums bestyrelse er ansvarlig for, at planlægningen og prioriteringen af organisationens aktiviteter sker i samspil med de mange aktive i foreningen, således at bymidtens interessenter både har indsigt i og yder opbakning til aktiviteterne. Byforums bestyrelse er ansvarlig for udmøntning af den overordnede strategi for Byforum Byforums bestyrelse er ansvarlig for beslutningstagen efter indstilling fra arbejdsgrupper Byforums bestyrelse er ansvarlig for nedsættelse af faste og midlertidige arbejdsgrupper og løbende ajourføring af kommissorier for disse. 15

16 Allerød Kommunes Forvaltning er sekretær for byforums bestyrelse i samarbejde med citymanageren. Herunder en model der viser, hvorledes bestyrelsen sammensættes. Kommissorier for Arbejdsgrupper 5 arbejdsgrupper skal arbejde for Byforum. Medlemmer af arbejdsgrupper findes blandt foreningensmedlemmer, ildsjæle, centrale kulturaktører og videnspersoner, som ønsker at have indflydelse på udviklingen af samarbejdet om bymidten i Allerød. Allerød Kommunes repræsentation i arbejdsgrupper varetages af Forvaltningen. På de følgende sider er kommissorier for de fem grupper. Kommissorierne er ikke færdige og bliver det heller ikke, før arbejdsgrupperne stiftes, da det er vigtigt, at de deltagende parter får mest mulig indflydelse på gruppens konkrete opgaver og opdrag. Det bliver arbejdsgruppernes første opgave, at konkretisere deres kommissorier. 16

17 Kommissorium for arbejdsgruppen: Oplevelser Deltagere: Gruppen består af 9 eller flere medlemmer. Heriblandt 2 medlemmer af handelsforeningen, en repræsentant fra Allerød Biblioteker, Byforums citymanager, 2 medarbejdere fra Allerød Kommunes forvaltning og 3 medlemmer blandt frivillige aktører og kulturinstitutioner. Baggrund og formål Bymidten i Allerød skal have et øget aktivitetsniveau. Arbejdsgruppen skal øge udbuddet af arrangementer og aktiviteter hen over alle ugens dage/året, bidrage med ideer, der kan føre til udviklingen af nye attraktioner i bymidten og optimere de besøgendes oplevelse i bymidten. Det handler om at udvikle og koordinere interessenternes mange aktiviteter og planlægge en række større events, der kan tiltrække og samle borgere i fælles oplevelser. Arbejdsgruppens ansvarsområder. Arbejdsgruppen levere beslutningsoplæg til bestyrelsen Arbejdsgruppen har ansvaret for at udvikle aktivitetsniveauet i bymidten gennem planlagte arrangementer og aktiviteter af længere eller korte varighed. Gruppen er ansvarlig for aktivitetsplanen for 2018 og skal søge at inddrage og motivere frivillige kræfter til at indgå i arbejdet. Gruppens konkrete opgaver i relation til events og aktiviteter Planlægge, gennemføre og markedsføre events, der sikrer at såvel borgere som besøgende kommer til byen Koordinering mellem erhverv/detail og de mange igangværende events/oplevelser/initiativer det gælder også i koordineringen af kalendere med foreninger der afvikler aktiviteter i andre dele af Allerød Kommune. Skabe opbakning til aktiviteter hos relevante aktører og sikre koordinationen på tværs af byens aktører Relationsopbygning til leverandører af event/oplevelser Synlighed i bymidten, besøg og indsamling af ideer hos detailhandlende samt andre interessenter Ansvarlig for koordination af tilbagevendende begivenheder i byen eks. Jul, påske etc. Praktisk koordinering og drift ved større events/oplevelser Ansvarlig for årshjul for markedsførings tiltag, events, byrumsudvikling osv. Omfanget af gruppens opgaver er omfattende og derfor er det oplagt, at gruppen organiserer mindre grupper, der for eksempel tager ansvar for særlige begivenheder, enkeltstående større events og andre tiltag. 17

18 Deltagere: Kommissorium for arbejdsgruppen: Kommunikation Gruppen består af 7 eller flere medlemmer. Heriblandt 1 medlem af handelsforeningen, en repræsentant fra Allerød Biblioteker, Byforums citymanager, 2 medarbejdere fra Allerød Kommunes forvaltning og 2 medlemmer blandt frivillige aktører og kulturinstitutioner. Baggrund og formål En kommunikationsindsats skal sikre, at bymidten får en tydeligere identitet gennem narrativer, grafisk identitet, som afspejler byens særpræg og muligheder. Kommunikation skal underbygge visionsarbejdets og markedsføre bymidten som en helhed, der udfylder de fleste gæsters behov for handel, oplevelser og hyggelige opholdssteder. Indsatsen skal sikre intern videndeling mellem interessenterne om kommende arrangementer og aktiviteter, udnytte de digitale muligheder for at kommunikere om bymidten, initiere fælles koordineret markedsføring af de mange tilbud, oplevelser og aktiviteter, der allerede findes i bymidten, og synlighed af disse i gadebilledet. Arbejdsgruppens ansvarsområder. Arbejdsgruppen leverer beslutningsoplæg til bestyrelsen Arbejdsgrupper kan få opgaver fra bestyrelsen Arbejdsgruppen har ansvaret for at udvikle et oplæg til fælles narrativ og metafortælling for Bymidten i Allerød. Narrativet skal indkapsle bymidtens DNA og vil blive brugt i markedsføring af byen og prioritering af indsatser for flere af de andre indsatsområder. Gruppen er ansvarlig for at udvikle koncepter for intern videndeling og oplæg til markedsføring Gruppens konkrete opgaver i relation til events og aktiviteter Planlægge, gennemføre og markedsføre kommercielle events, der sikrer at såvel borgere som turister kommer til byen Skabe grobund for fælles kampagner Skabe synlighed i bymidten Udvikle Mit Allerød som platform for formidling Afsøge muligheder for digital profilering af arrangementer og oplevelser i bymidten. Udvikle koncept for fælles branding Faciliterer Allerød Kommunes koordinationsgruppe for oplevelser i byen. Markant øge kommunikationen om Livet i Bymidten herunder opbygning af markedsføring på sociale medier og web. 18

19 Kommissorium for arbejdsgruppen: Handel og erhverv Deltagere: Gruppen består af 5 medlemmer og sammensættes efter dialog i byforum Baggrund og formål Formålet med gruppen er at understøtte arbejdet med byforums indsatsområde Handel og Erhverv og i den forbindelse forbedre udbuddet af butikker gennem øget fælles markedsføring og indsatser, der skal gøre det mere attraktivt at drive butik i Bymidten i Allerød. Det handler også om at afprøve nye koncepter for butiksliv baseret på midlertidighed og i processen blive klogere på hvilke detailhandelstemaer der bedst møder borgernes ønsker. Endvidere skal gruppen søge muligheder for at udvikle butikkers og serveringssteders attraktion gennem videndeling, og fælles aktiviteter. Samtidig er det et formål at udnytte samarbejdsforummets mulighed for at opnå en hel bydels stordriftsfordele til effektiviseringer af bygningsog butiksdrift og vedligeholdelse. Arbejdsgruppens ansvarsområder. Arbejdsgruppen har ansvaret for at udvikle fælles og individuelle løsninger, der understøtter byforums målsætninger og formål i relation til butiksudbud, koncepter for butiksliv samt tiltag der kan udvikle tilbud til borgerne. Gruppens konkrete opgaver i relation til handel og erhverv Søge at udvikle butikkernes attraktivitet Skabe grobund for indbydende facader og gadeudstillinger Undersøge muligheder for at afprøve nye butikskoncepter Undersøge muligheder for at skabe butiksmiljøer Udvikle samarbejdet mellem handlende og ejere Udvikle samarbejdet mellem butikker Søge at optimere butiksmikset i bymidten Undersøge om handlen har de rigtige åbningstider 19

20 Kommissorium for arbejdsgruppen: Byens rum Deltagere Gruppen består af 5 medlemmer. 2 repræsentanter for ejere, 1 repræsentant fra de handlende, byforums citymanager og en medarbejder fra Allerød Kommune. Baggrund og formål Byrum, i form af torve, pladser, forbindelsesgader eller gågader, er nogle af de byggeklodser, en by består af. Rummene har stor betydning for vores oplevelse og brug af byen. Spændende og inspirerende byrum skaber ikke liv i sig selv, men er rammen for det gode byliv. Samfundsudvikling de seneste årtier har ændret kravene til byerne. Fra blot at skulle håndtere biltrafik og parkering i nærheden af butikkerne til fysiske løsninger som understøtter f.eks. afholdelse af arrangementer og events, et øget aktivitetsniveau, social interaktion, rekreation og plads til midlertidig eller permanent ændring af byrummet i takt med udviklingen. Arbejdsgruppen Byens rum arbejder i spændingsfeltet mellem planlægning af byen og konkrete fysiske initiativer og faciliteter i form af for eksempel smartere skiltning, trafikafvikling og parkeringspolitik mm. Gruppen indgår som sparringspart i forhold til ejere, lejere og kommunale aktører Gruppens ansvarsområder Gruppen arbejder for at tydeliggøre og muliggøre byforums ønsker. Gruppen er ansvarlig for at promovere og tydeliggøre byforums synspunkter og mærkesager overfor byrådet. Gruppens konkrete opgaver i relation til events og aktiviteter Gruppen afgiver høringssvar med byforums synspunkter svar f.eks. til kommuneplanen, lokalplaner, større byggesager m.m. forud for byrådets beslutninger. Følge og øve indflydelse på Bymidten i Allerøds udvikling gennem udarbejdelse af høringssvar forud for byrådets beslutninger. Understøtte formålene med Byforum, f.eks. i relation til parkering, byens udtryk eller bagsider. Samarbejde med ejere, lejere og Allerød Kommune i afsøgning af fælles muligheder for skiltning, forbedring af parkeringsmuligheder, forskønnelse m.m. Være sparringspartner for alle med ideer til byens rum. Opsøge mulige investorer med interesse i bymidten. 20

21 5.Økonomi Byforum er en investering, der kommer igen i kraft af en levende by, øget omsætning, oplevet værdi og højere livskvalitet. For parterne er Byforum en investering i egen forretning eller ejendom ved at investere i helheden. Det indebærer, at man engagerer sig i større eller mindre grad og bliver betalende medlem af Byforum. I visse tilfælde kan man også bidrage på andre måder end økonomisk (frivillige kræfter, tid, erfaringer, udstyr m.m.). Foreningens aktiviteter betales via medlemskontingenter, der kan udregnes på forskellige måder for henholdsvis kommunen, ejendomsejerne og frivillige i forhold til det udbytte, de kan få ud af samspillet. Medlemskaber tegnes for en budgetperiode på 4 år. For nuværende har Foreningen af ejere i Bymidten i Allerød og Allerød Handelsforening tilkendegivet hvorledes deres respektive økonomiske bidrag til Byforum fordeles. Efter Budgetprocessen i Allerød Kommune i 2017 vil det være afklaret i hvilket omgang byrådet har prioriteret Byforum Allerød økonomisk. Byforums samarbejdsparter vil selvstændigt bidrage til gennemførelsen af aktiviteter og oplevelser. Disse bidrag er ikke en del af byforums budget. Ejerforeningen Fase 1: kr. Forventet stigning af disse beløb i fase 2 på i størrelsesorden 30%. Handelsforeningen Fase 1: til aktiviteter forudsat at byforum levere øget aktivitetsniveau til Citymanager Allerød Kommune Kommunens bidrag fastsættes i forbindelse med vedtagelse af budgettet for Her et oplæg til budget Indtægter SUM Allerød Kommune - Foreningen af ejere i bymidten i Allerød Allerød Handelsforening aktiviteter Allerød Handelsforening ansættelse Arrangementsindtægter I alt Udgifter SUM Citymanager og revision Oplevelser og kommunikation 21

22 6.Aktiviteter Allerød Kommune har bestilt en analyse af det nuværende aktivitetsniveau og et oplæg til en samlet aktivitetsplan for I oktober præsenteres et oplæg der: Peger på steder i bymidten, der med særlig fordel kan aktiveres Definerer midlertidige tiltag, der tilfører liv og aktivitet, og hvoraf nogle kan gøres permanente. Inddrager Handelsforeningen i Allerød, Ejerforeningen i bymidten samt øvrige interessenter aktivt i arbejdet og skaber ejerskab til virkeliggørelsen af planen Bygger på en stor viden fra andre byer om succesrige tiltag, der kan inspirere udviklingen af eventprogrammet i Allerød. Tænker på tværs af detailhandel, kultur, sport og øvrige foreninger og dermed tænker bredt ift. at skabe en levende og spændende bymidte Indeholder et oplæg til Aktivitetsplan for 2018 på baggrund af den samlede analyse. Aktivitetsplanen føjes til forretningsplanen i oktober Den forventes at indeholde: Aktiviteter, der bygger på og synliggør Allerøds identitet, fx motionsløb, kunst mv. Aktiviteter, der aktiverer døde spots i bymidten (oplæg fra COWI) Noget for alle grupper børn, unge, ældre, familier og turister Indtægtsgivende aktiviteter Tilbagevendende begivenheder i fast rytme, fx en event i bymidten 1. og 3. lørdag i hver måned. Fordeling af aktiviteter hen over året, særligt for at skabe byliv i "svage" perioder som fx januar, februar, marts Events i tre kategorier: Fyrtårn: En rejse værd / Flagskib: En omvej værd / Finurligt: En oplevelse Større begivenheder, der kan trække et større antal besøgende og evt. vende tilbage 7.Bilag 22