KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Holmboes Allé Horsens. VUC Århus. Revisionsprotokollat af 23. november 2011

Transkript

1 KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Holmboes Allé Horsens Telefon Telefax Revisionsprotokollat af 23. november 2011 om risikovurdering, revisionsstrategi og -plan samt revision i årets løb HLO AKO / _1.DOCX KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af KPMG International Cooperative ("KPMG International"), et schweizisk kooperativ, som alle KPMG-firmaer er selvstændige og uafhængige medlemmer af.

2 Indhold 1 Indledning Risikovurdering, revisionsstrategi og -plan Risikovurdering Revisionsstrategi og -plan Revision af forretningsgange og interne kontroller m.v Tilskud fra Ministeriet for Børn og Undervisning Andre indtægter, tilgodehavender og indbetalinger Varekøb, kreditorer og udbetalinger Beholdningseftersyn Lønninger m.v Økonomirapportering og budgetprocedurer Kantinedrift It-anvendelsen Besvigelsesrisici Væsentlige regnskabsmæssige forhold af betydning for årsregnskabet Godkendelse af årsrapporten for 2010 fra UVM Ajourføring af institutionens regnskabsinstruks Sammenfatning vedrørende revision i årets løb Nye krav i lovgivning, standarder m.v Nyt paradigme til årsrapporten Ressourceregnskaber Afsluttende oplysninger m.v Bestyrelsens forhandlingsprotokol Andre ydelser end revision

3 1 Indledning Vi har påbegyndt revisionen af årsrapporten for 2011 for. I revisionsprotokollatet har vi redegjort for: vores overvejelser vedrørende risikoen for væsentlige fejl og mangler i årsrapporten (risikovurdering) den overordnede revisionsstrategi og -plan den revision, vi indtil nu har udført som led i revisionen af årsrapporten for Revisionsprotokollatet er udarbejdet til brug for bestyrelsen (Ministeriet for Børn og Undervisning og Rigsrevisionen) og forudsættes ikke anvendt af andre eller til andre formål. Revisionens mål og omfang m.v. Vores revision udføres i overensstemmelse med internationale revisionsstandarder (ISA) og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning. Ansvarsforhold for regnskabsaflæggelsen og revisionens mål og omfang er omtalt i vores revisionsprotokollat af 15. maj Revisionen af årsrapporten for 2011 udføres i overensstemmelse hermed. 2 Risikovurdering, revisionsstrategi og -plan 2.1 Risikovurdering Med henblik på at opdatere vores forståelse og kendskab til institutionen og dens omgivelser samt vurdere risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet har vi med ledelsen drøftet risikoen for væsentlige fejl og mangler i årsrapporten og de af ledelsen iværksatte tiltag til styring heraf, herunder med henblik på at forebygge, opdage og korrigere fejl. Vi har i den forbindelse vurderet de overordnede kontroller og kontrollerne inden for væsentlige specifikke regnskabsområder. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til institutionens aktiviteter, branchen, de etablerede kontroller og forhold i øvrigt har vi identificeret følgende regnskabsposter og -områder, hvortil der efter vores opfattelse er knyttet risici for væsentlige fejl informationer i årsregnskabet, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl: Regnskabspost/-område Revisionsfokus Taxameter og andre indtægter Fuldstændighed, nøjagtighed og periodisering Løn- og lønafhængige omkostninger samt øvrige omkostninger Fuldstændighed, nøjagtighed og periodisering Anlægsaktiver Tilstedeværelse og vurdering af levetider og scrapværdi 158

4 Tilgodehavender Tilstedeværelse og værdiansættelse Økonomirapportering og budgetprocedurer Rettidig udarbejdelse og informationers pålidelighed It-anvendelse og generelle it-kontroller Datasikkerhed og informationers pålidelighed Regnskabsposterne Skyldig overarbejde og Anlægsaktiver indeholder væsentlige skøn. Vi vil følge op på de skøn, ledelsen vil foretage i årsregnskabet for Revisionsstrategi og -plan På baggrund af vurderingen af risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet har vi fastlagt vores revisionsstrategi og -plan for Ved fastlæggelse af vores revisionsstrategi har vi taget udgangspunkt i bekendtgørelse nr af 12. december 2008 om revision og tilskudskontrol ved institutioner for almene voksenuddannelser (revisionsbekendtgørelsen). Med henblik på at udføre en effektiv revision har vi foreløbig valgt at basere hovedvægten af vores revision på systembaseret revision, hvor vi vurderer og ved stikprøver tester de af ledelsen etablerede registreringssystemer, forretningsgange og interne kontroller samt deres sammenhæng til regnskabsposter, noter og øvrige krævede oplysninger m.v. Herudover vil der i nødvendigt omfang blive foretaget substansbaseret revision, hvor vi tester poster i resultatopgørelse, balance, pengestrømsopgørelse, noter og andre krævede oplysninger m.v. til ekstern og anden dokumentation samt udfører sustansanalytisk revision. På baggrund af den overordnede revisionsstrategi har vi udarbejdet en revisionsplan med henblik på at reducere risikoen for, at vi ikke identificerer væsentlig fejlinformation i årsregnskabet til et acceptabelt lavt niveau. 3 Revision af forretningsgange og interne kontroller m.v. Revisionen i årets løb har til formål at undersøge og vurdere, om vi kan basere vores revision på udvalgte forretningsgange og interne kontroller. Revisionen er rettet imod forretningsgange og interne kontroller, hvor der efter vores vurdering kan være betydelig risiko for væsentlige fejlinformationer i årsregnskabet. I det følgende har vi omtalt forhold, som efter vores vurdering bør komme til bestyrelsens kendskab. 3.1 Tilskud fra Ministeriet for Børn og Undervisning Revisionen af grundlaget for institutionens modtagne tilskud fra Ministeriet for Børn og Undervisning sker ved stikprøvevis gennemgang af de kvartalsvise indberetninger til ministeriet. Samtidig afgives der erklæringer over for Ministeriet for Børn og Undervisning om indberetningerne. 159

5 Vi har herudover påset, at institutionen kvartalsvis afstemmer tilskud til oversigt fra Ministeriet for Børn og Undervisning, ligesom der sker detaljerede afstemninger af såvel aktivitet som beløbsstørrelse. 3.2 Andre indtægter, tilgodehavender og indbetalinger Vi har gennemgået og vurderet forretningsgangen og de interne kontroller på området samt vurderet, om der er en passende funktionsadskillelse mellem registrerende, disponerende og kontrollerende personer. Herudover har vi undersøgt, om forretningsgangen fungerer i overensstemmelse med institutionens beskrivelse i regnskabsinstruksen. Vi har påset, at fakturering af faktureringsmodne ydelser sker rettidigt, at debitormodulet afstemmes, og at der følges op på overforfaldne debitorer til imødegåelse af risikoen for tab. Vi har påset, at der kvartalsvis foretages afstemning af, at alle indberettede handleplanskursister er faktureret til kommuner og jobcentre. Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger. 3.3 Varekøb, kreditorer og udbetalinger Vi har gennemgået og vurderet forretningsgangen og de interne kontroller på området samt vurderet, om der er en passende funktionsadskillelse mellem registrerende, disponerende og kontrollerende personer. Herudover har vi undersøgt, om forretningsgangen fungerer i overensstemmelse med institutionens beskrivelse i regnskabsinstruksen. Vi har stikprøvevis kontrolleret grundlaget for udbetalinger, samt om der løbende er stemt af mellem kreditor- og finanssystem. Vi har endvidere stikprøvevis kontrolleret, at kreditorsaldi afstemmes til kontoudtog fra leverandører. Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger. 3.4 Beholdningseftersyn Vi har den 17. november 2011 været på uanmeldt beholdningseftersyn af likvide beholdninger på institutionens hovedkontor. I forbindelse med beholdningseftersynet har vi gennemgået og vurderet forretningsgangen, fuldmagtsforhold samt de interne kontroller omkring ind- og udbetalinger. Som led i eftersynet er institutionens likvide beholdninger afstemt til eksterne kontoudtog modtaget fra institutionens bankforbindelser. Vi har påset, at likvide beholdninger bliver stemt af løbende. Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger. 3.5 Lønninger m.v. Vi har gennemgået og vurderet institutionens forretningsgange og interne kontroller på lønområdet på grundlag af regnskabsinstruksen og oplysninger fra institutionens administrative personale. 160

6 Vi har påset, at der er en passende funktionsadskillelse mellem registrerende, disponerende og kontrollerende personer på lønområdet, gennemgået afstemningen mellem lønsystemet SD og finansbogholderiet, samt gennemgået institutionens månedlige budgetopfølgningsprocedurer. Vi har stikprøvevis revideret institutionens lønudbetaling for september 2011, og har herunder kontrolleret, at: der er udfærdiget ansættelseskontrakter, og at fastsættelsen af anciennitet er sket i overensstemmelse med reglerne herom pensionsbidrag er i overensstemmelse med gældende regler aldersbetingede tillæg, anciennitets- og stedtillæg er opgjort korrekt, og at der er dokumentation for forhold af relevans for anciennitetsberegningen variable ydelser er opgjort korrekt, dokumenteret samt attesteret i overensstemmelse med regnskabsinstruksen der foreligger kørselsbemyndigelse ved udbetaling af kørselsgodtgørelse med højeste sats udregning og udbetaling af over- og merarbejde er foretaget i henhold til gældende regler. Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger. 3.6 Økonomirapportering og budgetprocedurer Vi har stikprøvevis gennemgået institutionens økonomirapportering pr. 30. september 2011 og påset, at rapporteringen er udarbejdet på grundlag af en ajourført og afstemt råbalance. Rapporteringen er udarbejdet på baggrund af periodisering af institutionens indtægter i overensstemmelse med institutionens valgte princip. Der er foretaget enkelte periodiseringer af omkostninger, herunder periodisering af forventet overtid. Rapporteringen udarbejdes kvartalsvis og sammenholdes med budget for den tilsvarende periode, og afvigelserne forklares. Rapporteringen indeholder en opfølgning på såvel resultat, balance og likviditet. Institutionens likviditet er i høj grad påvirket af afholdte udgifter til udbedring af vandskaden i Bülowsgade. Disse udgifter indgår ligeledes ikke i budgettet for Pr. 30. september 2011 er der aktiveret omkostninger for ca. 20 mio. kr. vedrørende skadesbekæmpelse, genhusning og genopbygning. En del af disse forventes refunderet fra staten, mens resten skal bæres af institutionen. Institutionen har påbegyndt udarbejdelsen af budgettet for 2012 efter samme budgetmodel som for Kantinedrift Institutionen har i regnskabsåret opsagt samarbejdet med institutionens kantineforpagter for at få et bedre kantinetilbud til skolens kursister. På baggrund af økonomiske beregninger har institutionen vurderet, at det vil være mere økonomisk for institutionen, hvis institutionen 161

7 selv driver kantinen. Der er derfor ansat en kantineleder, der varetager den daglige drift af kantinen. For at reducere statens forpligtelser skal kantiner på uddannelsesinstitutioner som hovedregel udliciteres. Vi skal derfor anbefale, at institutionen med mellemrum udbyder kantinedriften med henblik på bortforpagtning. 3.8 It-anvendelsen Institutionen anvender it-systemer i alle væsentlige forretningsprocesser, herunder bogføring, økonomistyring og regnskabsaflæggelse. Manglende tilstedeværelse af velfungerende kontroller omkring it-anvendelsen medfører risiko for fejl i disse forretningsprocesser. Vi har gennemgået institutionens it-anvendelse med institutionens it-ansvarlige It-strategi og it-sikkerhedspolitik Rammerne for institutionens it-sikkerhed er fastlagt i en it-sikkerhedsinstruks, der er godkendt af bestyrelsen den 25. januar Generelle it-kontroller Som led i revisionen har vi gennemgået virksomhedens generelle it-kontroller. Revisionen har omfattet: adgang til programmer og data Outsourcing af it Driften af de væsentligste administrative it-systemer for er outsourcet til KMD og SD. Outsourcing af it og dermed de tilhørende kontroller fritager ikke institutionens ledelse for sit ansvar for etablering og udførelse af disse kontroller. Vi har anmodet ledelsen om at indhente erklæring fra uafhængig revisor om de generelle itkontroller hos KMD og SD i lighed med tidligere år. Efter modtagelse af denne erklæring vil vi vurdere, om de etablerede kontroller hos KMD og SD er tilfredsstillende med henblik på at sikre institutionens it-anvendelse. Sammenfatning De generelle it-kontroller er forbedret siden vores revision i november Besvigelsesrisici Vi har ikke under den hidtil udførte revision fået kendskab til besvigelser eller formodede besvigelser. 162

8 Ledelsen har oplyst, at institutionens forretningsgange og interne kontroller inden for de væsentlige områder efter deres opfattelse anses for dækkende og velfungerende til imødegåelse af risikoen for besvigelser, herunder at der eksisterer passende funktionsadskillelse. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Hvis bestyrelsen har kendskab hertil, skal dette kommunikeres til de underskrivende revisorer. 4 Væsentlige regnskabsmæssige forhold af betydning for årsregnskabet 4.1 Godkendelse af årsrapporten for 2010 fra UVM UVM har godkendt årsrapporten for for 2010 uden bemærkninger. 4.2 Ajourføring af institutionens regnskabsinstruks Institutionens regnskabsinstruks skal som udgangspunkt revideres en gang årligt for at sikre, at der løbende sker ajourføring af arbejdsgange og rutiner på regnskabsområdet. Institutionen foretager løbende opdatering af regnskabsinstruksens bilag. 5 Sammenfatning vedrørende revision i årets løb Revisionen udføres i årets løb og ved årsafslutningen. I forbindelse med den hidtil udførte del af revisionen har vi ikke konstateret væsentlige svagheder vedrørende de af ledelsen etablerede væsentlige forretningsgange og interne kontroller samt regnskabs- og informationssystemer. Vi er ikke blevet opmærksomme på forhold, som kan medføre forbehold eller supplerende oplysninger i vores revisionspåtegning på årsregnskabet. Bliver vi senere under revisionen opmærksomme på forhold, som vi vurderer, kan give anledning til forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen, vil dette blive meddelt bestyrelsen ved indførelse i revisionsprotokollen. Revisionen af årsregnskabet for 2011 kan ikke anses for afsluttet, før vi har afgivet revisionspåtegning. 6 Nye krav i lovgivning, standarder m.v. 6.1 Nyt paradigme til årsrapporten Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen har den 25. oktober 2011 udsendt udkast til nyt paradigme for udarbejdelse af årsrapporter for selvejende institutioner under Ministeriet for Børn og Undervisning. Udkastet har været i høring med tilbagemeldingsfrist den 7. november

9 Paradigmet, der skal anvendes for årsrapporten for 2011, er ikke endeligt, og der vil komme rettelser heraf. Paradigmet i sin nuværende form lægger op til følgende væsentlige ændringer i forhold til tidligere: Årsrapportens opbygning Der er i ledelsesberetningen indsat to særskilte afsnit, hvor der skal redegøres for henholdsvis årets faglige resultat i bred forstand og om målrapportering i forhold til centralt fastsatte mål. Ledelsespåtegning og revisionspåtegning flyttes, så disse indsættes bagerst i årsrapporten. Forenklinger Kravene om afgivelse af nøgletal og særlige specifikationer forenkles. De særlige specifikationskrav vedrørende momskompensation, statens selvforsikringsordning og anden tilskudsfinansieret virksomhed bortfalder. Aktiver Kolonnerne i anlægsnoten "Undervisningsudstyr" og "Andet udstyr og inventar" slås sammen til én kolonne benævnt "Udstyr og inventar". Når det endelige paradigme foreligger, vil vi informere institutionens ledelse herom. 6.2 Ressourceregnskaber Aflæggelse af ressourceregnskaber er udsat på ubestemt tid på grund af manglende ressourcer i ministeriet. 7 Afsluttende oplysninger m.v. 7.1 Bestyrelsens forhandlingsprotokol Bestyrelsens forhandlingsprotokol Vi har gennemlæst bestyrelsens forhandlingsprotokol frem til mødet den 21. september Andre ydelser end revision Vi har siden vores revisionsprotokollat af 29. marts 2011 ud over lovpligtig revision efter anmodning udført følgende opgaver for institutionen: Regnskabs- og rådgivningsmæssige opgaver Rådgivning i forbindelse med overvejelser om samling af 164

10 Momsgennemgang samt afdækning af muligheder for godtgørelse af elafgift. Sikkerhedsforanstaltninger Inden accept af nævnte rådgivnings- og assistanceopgaver har vi særskilt vurderet betydningen heraf for vores uafhængighed. Det er vores opfattelse, at de udførte opgaver enkeltvis og samlet er udført i overensstemmelse med gældende bestemmelser om revisors uafhængighed. Horsens, den 23. november 2011 KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jakob Nyborg statsaut. revisor Helle Lorenzen statsaut. revisor Revisionsprotokollat omfattende side er fremlagt på mødet den I bestyrelsen: Hans Halvorsen Carsten Riis Mogens Birkebæk formand næstformand Merete Ipsen Peter Bonfils Pauli Johansen Claus Christensen Frits Andersen Dorthe Stockfish Niels Jørgen Andreasen Rune Bak Hansen Preben Clausen forstander Daniel Olling 165