Samarbejdsaftale mellem VisitRanders og Randers Kommune i perioden 1/ /

Transkript

1 Samarbejdsaftale mellem VisitRanders og Randers Kommune i perioden 1/ / Samarbejdsaftalens formål Aftalen har til formål at: synliggøre og præcisere samarbejdsrelationerne mellem VisitRanders og Randers Kommune. synliggøre VisitRanders ydelser og serviceniveau i forhold til de midler, som Byrådet stiller til rådighed. synliggøre mål for udviklingsretningen. Aftalen skal være omdrejningspunkt for en regelmæssig dialog mellem Erhvervsudvalget og VisitRanders om det aktuelle og fremtidige service- og ressourceniveau samt for udviklingen af hele turismeområdet. 2. Præsentation af VisitRanders VisitRanders er en selvstændig forening med driftstilskud fra Randers Kommune og generalforsamlingsvalgt bestyrelse. Foreningens formål er at arbejde i henhold til de politiske målsætninger og i overensstemmelse med de mål og krav, der fastsættes af foreningens bestyrelse i samarbejde med Turistforeningens samarbejdspartnere og medlemmer. Bestyrelsen består af 7 medlemmer; 6 valgt af generalforsamlingen og 1 udpeget af Randers Byråd. Desuden vælges en suppleant. De af generalforsamlingen valgte medlemmer vælges for 2 år. Hvert år afgår 3 medlemmer. Genvalg er tilladt. Indtræder vakance i årets løb, supplerer bestyrelsen sig selv indtil næste generalforsamling, hvis der er behov derfor. Randers Kommune understøtter arbejdet i henhold til Lov om Erhvervsfremme. I lovgrundlaget for erhvervsudvikling for kommuner såvel som regioner nævnes turisme som eneste specifikke indsatsområde. Der tilstræbes derfor en sammenhæng mellem indsatserne på det kommunale og det regionale niveau. Turistforeningen har ca registrerede medlemmer. Et stadig stigende antal medlemmer er erhvervsvirksomheder. Kontingentet er sat lavt, idet det har været højere prioriteret, at medlemmerne særskilt finansierer aktiviteter, der sikrer konkrete projekter en høj grad af privat medfinansiering. Turistforeningen er repræsenteret i følgende netværk, bestyrelser, styregrupper m.m.: Lokale: Randers Regnskov, Underværket, Foreningen af bevaringsværdige huse i Randers, Bygningsbevaringsudvalget i Randers, Eventsekretariatet, Facadeudvalg, Det lokale beskæftigelsesråd (udpeget af DA), Fjordens og Kystens Dag, Styregruppen for Randers Fjord Naturpark, Randers Kommunes analysegruppe Regionale: Regional Koordinerings Gruppe (Midtjysk Turisme), Digitale informations-piloter, Foreningen VisitGudenå (formandskab) Side 1 af 6

2 Nationale: Dansk Turismefremme (formandskab)), Autorisationsudvalget (KL, VDK, Friluftsrådet, TS), Kontaktudvalg (VisitDenmark), Sparringsgruppe for Erhvervsministeriets Vækstteam for Turisme og oplevelsesøkonomi, Friluftsrådets Nationalkomite for Naturparker (på vegne af Dansk Turismefremme). 3. Ikrafttræden og varighed Samarbejdsaftalen træder i kraft den 1. januar 2014 og løber frem til 31. december Der er i kontraktperioden mulighed for genforhandling ved udgangen af Opfølgning og afrapportering Årsberetning: Turistforeningen laver en skriftlig årsberetning, som sammen med godkendt årsregnskab fremsendes til Randers Kommune til politisk behandling. 5. Økonomi Foreningens midler er estimeret til at fordele sig som følger: Turistinformation 30 % turistservice: gæster, erhvervsgrupper, international arbejdskraft, int. studerende, møde- /konferencegæster autoriseret grønt i-bureau, der lever op til kvalitetsstandarder defineret af nationalt Autorisationsudvalg. digital og decentral gæsteservice Guideservice sekretariat for møde- og erhvervsgrupper Markedsføring 40 % Fælles koordineret markedsføring af Randers som turist- og mødeby presse- og pr digitale medier- ad hoc markedsførings- og salgsopgaver Udvikling 30 % Vækstprojekter: 1) Gudenåen - strøm af oplevelser 2) Destination Randers 3) Digitale platforme 4) mersalgsaktiviteter, hrunder booking Øvrige projekter: 1) Pakketering og afsætning (miniferie-ophold). 2) Strategiudvikling 3Natur Randers - inspiration 4) Turismefokuseret erhvervsfremmeindsats Denne samarbejdsaftale er 4-årig, og økonomien fastlægges for budgetåret 2014 samt overslagsårene Det betyder, at når budgettet for 2014 vedtages, kendes budgettet for overslagsårene. VisitRanders modtager et driftstilskud fra Randers Kommune for levering af en række ydelser beskrevet i kapitel 7. Driftstilskuddet fra Randers Kommune udgør i år 2014 i alt kr. VisitRanders modtager et årligt bidrag til markedsføring på kr. For begge tilskud gælder, at de er angivet i 2013 prisniveau. Prisfremskrivning af såvel driftstilskud som markedsføringsbidrag vil følge Byrådets anbefalede prisfremskrivning. Side 2 af 6

3 6. Ydelser leveret af Visit Randers Randers Kommune ønsker en række ydelser leveret for tilskuddet. Ydelserne kan variere i kontraktperioden både i indhold og omfang, men forventes via løbende koordinering at kunne realiseres inden for det årlige driftstilskud og markedsføringsbidrag. Ved kontraktens indgåelse ønskes nedenstående opgaver løst.: 6.1 Løbende koordinering af samarbejde For at sikre en god, konstruktiv og løbende koordinering af indsatsen på turismeområdet, forpligtiger aftalens parter sig til informere hinanden og koordinere turisme- og markedsføringsindsatsen. Minimum en gang i kvartalet afholdes arbejdsmøder mellem Erhvervs- og Udviklingschef fra Randers Kommune og chef i VisitRanders med henblik på at koordinere samarbejdet og de verserende projekter. Til mødet kan begge parter efter aftale medbringe relevante medarbejdere efter behov. 6.2 Markedsføring af Randers kommune En væsentlig del af det samlede aktivitetsniveau drejer sig om markedsføring og profilering af Randers by og Randers Kommune. I samarbejde med et stort antal turismeaktører og andre interessenter gennemføres en række aktiviteter i h.t. Koordineret markedsføring for Randers som turist- og mødeby. VisitRanders har en bred målgruppe med stor volumen. Der skal derfor udvikles kommunikationsstrategier og kommunikationsplatforme, der effektivt kan understøtte dette. Der søges kontinuerligt samarbejde med partnere med samme målgruppe for at udnytte synergier og gennemsalgskraft. Mål: Nyhedsbreve der skal ugentligt udsendes nyhedsbreve til medlemmer og abonnenter. I nyhedsbreve skal Randers Kommune have mulighed for at få medtaget relevante informationer og nyheder, der understøtter branding, markedsføring og salg. Artikler om succesfulde lokale turistvirksomheder Der skal minimum én gang i kvartalet produceres en positiv erhvervshistorie. Historien kan bringes i nyhedsbrevet og skal forinden offentliggørelse tilgå Randers Kommune med henblik på forberedelse af yderligere eksponering. Samarbejde hjemmeside I bestræbelserne på at synliggøre hele Randers Kommune, skal nuværende og kommende initiativer og events markedsføres i et tæt samarbejde mellem Randers Kommune og VisitRanders. Denne koordinering varetages via løbende dialog mellem VisitRanders samt Randers Kommunes Erhvervs- og Udviklingsafdeling, Kommunikationsafdeling og Eventsekretariat. Annoncering af særlige initiativer VisitRanders skal på forlangende udsende særskilt materiale/invitationer/pressemeddelser på vegne af Randers Kommune direkte til medlemmer af VisitRanders. Side 3 af 6

4 Visit Randers skal arbejde med udviklingen af en interaktiv app, der kan virke som platform for den digitale formidling til besøgende turister. En interaktiv app kan samtidig levere viden om brugerens adfærd. Anvendelse af RK logo ved publicering af alt skrifteligt materiale skal RK logo med støttetekst fremgå jf. Randers Kommune s retningslinjer for anvendelse af disse. 6.3 Dokumentation og analyse VisitRanders skal i kontraktperioden arbejde med indsamling af viden og belysning af effekter ved turistmeinitiativer. Derfor skal VisitRanders løbende anvende satelitregnskab og VisitDenmarks LINE analysemodel til at beregne turismeomsætning, værditilvækst, skatteprovenu m.m. på kommuneniveau. Der skal i løbet af 2014 og 2015 udarbejdes og testes en model for en systematisk evaluering af kommunens destinationer baseret på distinationsscorecard. Målet er, at man i 2016 og 2017 systematisk kan få kortlagt alle turistdestinationers mulige optimeringspotentiale. Der indledes i løbet af aftaleperioden et samarbejde om registrering af relevante data, der udviser udviklingstendenser f.eks. beskæftigede i branchen, omsætningstal i turismesektorerne m.m. VisitRanders deltager med en medarbejder i analysegruppen i Erhvervs- og Udviklingsafdelingen. I den årlige redegørelse skal der redegøres særskilt for denne indsats. 6.4 Turistkontor Visit Randers skal drifte og servicere lokaler til kontor og informationsformidling. Lokalerne skal udstille information om kultur, natur, sport, overnatning, gastronomi, transport m.m. Turistkontoret skal være et autoriseret I-bureau, hvilket betyder, at der arbejdes efter kvalitetsstandarder defineret af et nationalt Autorisationsudvalg. Disse kvalitetsstandarter beskriver et minimumsniveau for åbningstid, sprogfærdigheder, hjemmeside, repræsentativ database over alle relevante turistinformationer på min. 3 sprog etc. Der er enighed mellem bestyrelsen i VisitRanders og Randers Kommune om, at VisitRanders placering i aftaleperioden er på Rådhustorvet 4, med mindre, VisitRanders selv vælger at placere sig et andet sted. Der også enighed om, at der i perioden kan opstå behov for at dele af foreningens funktioner vedr. gæsteservice på forsøgsbasis også kan placeres på andre lokaliteter jf. udviklingsprojekt Decentralt gæsteservice. 6.5 Detailhandel Randers Kommune ønsker at gennemføre en særlig indsats overfor de detailhandlende i kommunen med henblik på at udvikle detailhandlen og skabe flere gæster og større omsætning. Mål: VisitRanders skal i koordination med Randers Cityforening, Randers Handelsråd og Randers Storcenter understøtte bestræbelser på at fremme detailhandlens vilkår i Randers Kommune. Et særskilt punkt skal beskrive denne indsats i den årlige redegørelse fra VisitRanders. Side 4 af 6

5 6.6 Erhvervsfremme i forhold til turisme-sektor Randers Kommune ser et stort potentiale i turismen, og ønsker at sikre erhvervsaktører i turismesektoren gode betingelser for vækst. Mål: VisitRanders skal sammen med Randers Erhvervs- og Udviklingsråd udvikle værktøjer til at lave iværksættervejledning af virksomheder, der beskæftiger sig i turismesektoren. Der skal årligt gennemføres 25 virksomhedsvejledninger. VisitRanders skal medvirke til at se muligheder for nye forretningsområder i forhold til planerne om Bioplanet, Rewilding Park, Naturpark Randers Fjord m.m. VisitRanders skal medvirke til at se muligheder for yderligere initiativer i regi af Business Region Aarhus, herunder screene mulige deltagere til konkrete projekter, som eksempelvis Smagen af Østjylland. For at kunne foretage sådanne screeninger, skal Randers Kommune løbende orientere VisitRanders om de aktuelle og kommende projekter. 6.7 Eksterne turismefremmende samarbejdsrelationer VisitRanders skal gennemføre aktiviteter og skabe resultater ved et omfattende samarbejde med eksterne interessenter. Aktiviteterne skal kvalificere turismeindsatsen i Randers Kommune fagligt, eller skal via projekter og netværksaktiviteter bidrage til at styrke Randers Kommune som en destination. De eksterne samarbejder udgør ved kontraktens indgåelse Region Midtjyllands Vækst i Turismen VisitDenmark Vores Rejse Kulturaftale mellem Randers, Viborg, Silkeborg, Horsens vedr. kulturby 2017 Deltage i turismefaglige netværk og aktiviteter på national og international niveau VisitGudena mersalgsprojekt Deltagelse i aktiviteter i forbindelse med det regionale udviklingsprojekt Kystturisme. Endvidere indgås der konkrete samarbejdsaftaler med ca. 50 lokale turismevirksomheder om Markedsføring af Randers som turist- og mødeby. 6.8 Udviklingsprojekter VisitRanders deltager i en række udviklingsprojekter, der i en begrænset periode arbejder med en veldefineret problemstilling. I denne kontraktperiode skal VisitRanders og Randers Kommune prøve at etablere flere projekter, der sammen peger mod en Destination Randers og dermed styrker turismeindsatsen i Randers Kommune. Ved kontraktens indgåelse arbejder VisitRanders med følgende projekter: Side 5 af 6

6 Decentral gæsteservice I rollen som formidler af byens værtsskab og med udgangspunkt i en ambition om at yde en relevant og professionel gæsteservice iværksættes et testforløb, hvor den fysiske og digitale gæsteservice afprøves. Der etableres fysiske infopoints (bemandede og ubemandede) i h.t. gældende regler for autoriserede turistinformaion på strategiske steder. Efter en to-årig testperiode evalueres på effekter og den bedst mulige gæsteservice udvikles. Målgruppe: turister, mødedeltagere, internationale studerende, internationalt arbejdskraft, eventdeltagere og borgere. Mål: at sætte værtsskab på dagsordenen og forlænge gæsters besøgsvarighed og forbrug. Turismefokuseret erhvervsfremmeindsats Vækstprojekt Gudenåen en strøm af oplevelser NaturRanders, herunder Randers Fjord Naturpark Budget: kr eksisterende finansiering Turismevirksomhederne har ikke modtaget de tilbud som erhvervs-fremmesystemet via Væksthuset har tilbudt. Med udgangspunkt i samarbejde med Midtjysk Turisme er der iværksat et initiativ turismefokuseret erhvervs-fremmeindsats. I samarbejde med Erhvervsrådet tilbyder VisitRanders individuel vejledning inden for hvert vores fagområder. Besøgene forberedelse og opfølgning finansierers af Midtjysk Turisme. Målgruppe: mindre og mellemstore turismevirksomheder Mål: at professionalisere de mindre turismevirksomheder. Antal besøg: 50 stk. Finansiering via eksisterende bevilling Randers har sammen med de 7 Gudenåkommuner, repr. ved turismeorganisationerne, forberedt et vækstprojekt, hvis mål er at udnytte det turismepotentiale Gudenåen med tilhørende bagland, byer og landsbyer. Projektet skal forankres i og støttes af kommunerne samt indgå i Region Midtjyllands fremtidige strategier og indsatsningsområder. Etablering af formel udviklingsorganisation. Målgruppe: danskere, hollændere 45 + med højt døgnforbrug, nordmænd, tyskere og hollændere. Mål: En samlet meromsætning i de 7 kommuner på turismeområdet på 280 mio. kroner i planperioden Budget: Samlet i planperioden 7,7 mio kroner. Kommuner, Region Midtjylland, LAG, fonde m.m. Randers Kommune medfinansierer med kr pr. år i 3 år, sidste år er VisitRanders og Randers Kommune vurderer primo 2014 på en fortsættelse af projektet. Naturen spiller en større og større rolle som rejsemotiv. Derfor arbejder vi både med udviklling af Gudenåen og i naturlig forlængelse heraf også med Randers Fjord og andre naturområder i og omkring Randers. Naturen er forbundet med cykle, vandre og og løbeaktiviteter. Der er ekstraordinær behov for formidling, information og kommunikation, så benyttelse og beskyttelse følges ad. Målgruppe: det aktive outdoor segment (dk, N, S. D) der kan lide at kombinere kultur og natur Endvidere deltager VisitRanders i et internationalt netværk med forkus på erhvervsfremme på indenlandske vandveje (Network for Inland Waterways Regions and Cities). Netværket skal udarbejde en forretningsplan på bedre udnyttelse af socio economic potentials. Planen skal danne grundlag for eu-ansøgning. VisitRanders sidder desuden i styregruppen nedsat af Randers Kommune i forbindelse med certificering af Randers Fjord som Naturpark Mål: Flere gæster, tydelige oplevelsestilbud, positiv image Budget under udarbejdelse. Randers den / Randers den / Visit Randers Formand Søren Vognsen Randers Kommune Borgmester Henning Jensen Nyhuus Side 6 af 6