Elevtrivselsmålinger på erhvervsuddannelserne vejledning til indberetning af data

Transkript

1 Elevtrivselsmålinger på erhvervsuddannelserne vejledning til indberetning af data I denne vejledning bliver det beskrevet: hvilke oplysninger, der skal indberettes i forbindelse med den obligatoriske elevtrivselsmåling på erhvervsuddannelserne forhold omkring dataansvar måleperiode struktur og flow i spørgeskemaet/indberetningen hvordan data skal leveres til Styrelsen for It og Læring via en webservice Hvilke oplysninger skal indberettes? Institutionerne skal indberette besvarelserne på den obligatoriske spørgeramme om elevtrivsel udmeldt af Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling. Indberetningen skal indeholde elevens CPR-nummer og en række baggrundsoplysninger knyttet til indberetningen bl.a. institutionsnummer, indberetningsår, kontaktperson og kontaktoplysninger. De enkelte felter er beskrevet detaljeret nedenfor. Identifikation af eleven på cpr-nummer niveau De obligatoriske spørgeskemadata indsamles på individniveau med CPR-nummer som identifikation. Dette er for at kunne beregne nye måltal for elevtrivsel, til brug i forskningsprojekter og andre statistiske opgørelser af sammenhæng mellem baggrundsfaktorer og trivsel. UNI-login kan med fordel anvendes til at identificere eleverne på individniveau ved, at eleverne anvender UNI-login ved logon til besvarelsen af elevtrivselsundersøgelsen. For information om UNI-login henvises til: UNILogin/Dokumentation Måleperiode og population Institutionerne er ansvarlige for, at eleverne besvarer spørgeskemaet om elevtrivsel i perioden 1. oktober til 1. december. Spørgeskemaet skal alene besvares af elever, der har skoleperioder i den periode.

2 Side 2 af 14 Dataansvarlig Det er institutionernes ansvar at elevtrivselsmålingerne gennemføres, og at data afleveres til Styrelsen for IT og Læring (STIL). Institutionen kan vælge at indgå en aftale med en leverandør om at gennemføre målingen og lade leverandøren stå for at indberette besvarelserne til STIL. I dette tilfælde anbefales det, at leverandøren indgår en databehandleraftale med STIL. Dermed er STIL dataansvarlig og undersøgelsen gennemføres under STILs paraplyanmeldelse til Datatilsynet J.nr Institutionerne skal ved denne model ikke anmelde undersøgelsen til Datatilsynet. Se STILs databehandleraftale med leverandørerne i bilag 1. Denne model betyder at elevtrivselsmålingen gennemføres som en statistisk undersøgelse. Leverandøren (databehandleren) må kun videregive resultatet af den enkelte institutions trivselsmåling til institutionen i anonymiseret form, dvs. på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere enkeltpersoners besvarelse. Institutionerne kan frit vælge leverandør, da alle leverandører har mulighed for at indgå en databehandleraftale med STIL. Institutionen kan alternativt vælge selv at stå for at gennemføre målingen og selv indberette besvarelserne til STIL. I denne model er institutionen selv dataansvarlig og skal selv anmelde dataindsamlingen til Datatilsynet. Dette er også tilfældet, hvis institutionen anvender en leverandør, der ikke har indgået en databehandleraftale med STIL. De indberettede besvarelser indgår i ministeriets statistikberedskab og resultaterne af elevtrivselsundersøgelsen offentliggøres i Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings datavarehus. Bemærk, at det kun er resultatet af ministeriets statistiske bearbejdning af besvarelserne, der kan bruges i administrativ sammenhæng, og kun under forudsætning af, at anvendelsen og formidling af resultaterne sker på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere enkeltpersoner, jf. persondataloven. Indberetningsstruktur Besvarelserne fra elevtrivselsmålingerne skal indberettes på to niveauer: Indberetning her angives oplysninger om den indberettende hovedinstitution dvs. institutionsnummer og kontaktoplysninger, samt informationer af mere teknisk art såsom xml-skema version og indberetningskilde (leverandør). Derudover angives en kontaktperson, som vil få tilsendt en kvittering for indberetningen. Vær opmærksom at der kun kan foretages én indberetning pr. hovedinstitution. Der kan således ikke indberettes på afdelingsniveau. Elev oplysninger på elevniveau afgives én gang pr. elev pr. indberetning. Der skal indberettes cpr-nummer og elevens besvarelser på den obligatoriske spørgeramme.

3 Side 3 af 14 Indberetningsniveau Der kan kun forekomme én rekord på dette niveau i indberetningen. Felt Beskrivelse Lovlige værdier Obligatorisk Version Indberetningsversion ift. ML-skema 1.1 SystemVersion JournalNummer Indberetningskilde, dvs. leverandørnavn og adm. system version., fx STIL indtast version 1.03 Evt. reference til internt journalnr. hos leverandør/skole 255 tegn 255 tegn IndberetningsAar Indberetningsperiode 2015 InstitutionsNummer Hovedinstitutionsnummer KontaktPerson Kontakt Navn på skolens kontaktperson, som får tilsendt kvittering adresse på skolens kontaktperson, som får tilsendt kvittering 6 cifre, kendt nr. 255 tegn * 255 tegn * *Hvis skolen ikke angiver en kontaktperson eller kontakt , vil der ikke blive fremsendt en kvittering. Elevniveau Oplysninger på elevniveau afgives én gang pr. elev pr. indberetning. Felt Beskrivelse Lovlige værdier Obligatorisk Cpr- Nummer Elevens cpr-nummer eller erstatnings cpr-nummer 10 tegn, valid datodel (for erstatnings-cprnr fratrukket dato forskydningen) 1 Er du kvinde eller mand? 1: Kvinde 2: Mand 2 Hvor gammel er du? Heltal (12-100) 3 Er du på grundforløbet eller hovedforløbet? (Vælg grundforløbet, hvis du er på det studiekompetencegivende eux-forløb på merkantile uddannelser) 1: Grundforløbet 2: Hovedforløbet 4a 1) Hvor langt er du i dit uddannelsesforløb? 1: Grundforløb 1 2: Grundforløb 2 eller øvrige forløb (herunder studiekompetencegivende eux-forløb på merkantile uddannelser eller grundforløb begyndt før 1. au-

4 Side 4 af 14 Felt Beskrivelse Lovlige værdier Obligatorisk gust 2015) 4b 2) Hvor langt er du cirka i dit uddannelsesforløb? 1: Starten af hovedforløbet 2: Slutningen af hovedforløbet 5a Jeg klarer mig godt i skolen? 5b Hvordan klarer du dig fagligt i klassen/på holdet? 1: Jeg er en af de bedste 2: Jeg er lidt over middel 3: Jeg er lidt under middel 4: Jeg er en af de dårligste 5c 6a Jeg er en person, som tit kan klare det, jeg sætter mig for? Hvor enig eller uenig er du i at? a. Jeg er forberedt til timerne 6b b. Jeg deltager aktivt i timerne Som spm6a Exspm6a Jeg er en person som a. er pålidelig når det kommer til skolearbejde Exspm6b Exspm6c b. bliver ved med at arbejde indtil tingene er klaret c. let bliver distraheret og har svært ved at høre efter Som Exspm6a Som Exspm6a Exspm6d d. godt kan lide at kende til og lære nye ting Som Exspm6a x

5 Side 5 af 14 Felt Beskrivelse Lovlige værdier Obligatorisk Exspm6e e. er koncentreret om skolearbejdet i timerne Som Exspm6a Exspm6f f. kan lide at have alle mine skoleting i god orden Som Exspm6a 7 Hvordan oplever du de faglige krav på skolen? 1: For store 2: Tilpas 3: For små Hvordan vurderer du dine undervisningsforhold på skolen (fx borde, stole, klasselokaler, laboratorier, værksteder)? Hvordan vurderer du skolens vedligeholdelse og rengøring? Hvordan vurderer du skolens indretning og udseende? 11 Hvor enig eller uenig er du i, at..? Jeg har adgang til de nødvendige lokaler, værktøjer og udstyr, når jeg har brug for det i undervisningen 12 Hvordan vurderer du forholdene på skolen som helhed? 13a Hvor enig eller uenig er du i, at? a. Jeg er motiveret for undervisningen Heltal: 1-10 (1 er lig med dårligst og 10 er lig med bedst) Heltal: 1-10 (1 er lig med dårligst og 10 er lig med bedst) Heltal: 1-10 (1 er lig med dårligst og 10 er lig med bedst) Heltal: 1-10 (1 er lig med dårligst og 10 er lig med bedst) 13b b. Jeg trives på skolen Som spm13a 13c c. Jeg kommer godt ud af det med mine holdkammerater Som spm13a 13d d. Du er glad for din skole Som spm13a 13e e. Jeg er god til at arbejde sammen med andre Som spm13a

6 Side 6 af 14 Felt Beskrivelse Lovlige værdier Obligatorisk 14a Hvor ofte syntes du at? a. Lærerne er godt forberedte 1: Altid 2: Ofte 3: Sjældent 4: Aldrig 14b b. Lærerne overholder aftaler Som spm14a 14c c. Lærerne giver mig ansvar Som spm14a 14d d. Lærerne respekterer mig Som spm14a 14e e. Lærerne giver faglig hjælp, når jeg har brug for det 14f f. Lærerne er gode til at give tilbagemelding 14g 14h på min indsats g. Lærerne opstiller klare mål for, hvad jeg skal lære h. Lærerne er gode til at forklare tingene, så jeg forstår dem Som spm14a Som spm14a Som spm14a Som spm14a 15 2) Har du en praktikplads/uddannelsesaftale eller er du i skolepraktik? 1: Praktikplads/uddannelsesaftale 2: Skolepraktik 16a 3) 16b 3) Hvor enig eller uenig er du i, at? a. Jeg fik den støtte, jeg havde brug for til at finde en praktikplads b. Min arbejdsgiver/læreplads har forberedt mig på skoleperioden 16c 3) c. Jeg var godt forberedt til at komme i praktik Som spm16a Som spm16a 17a 3) Hvor enig eller uenig er du i, at? a. Jeg lærer noget i praktikken

7 Side 7 af 14 Felt Beskrivelse Lovlige værdier Obligatorisk 17b 3) b. Jeg er glad for at være i praktik Som spm17a 17c 3) c. Jeg kan bruge det, jeg lærer i skolen, i praktikken Som spm17a 18 3) Hvordan oplever du de faglige krav i praktikken? 1: For store 2: Tilpas 3: For små 19a 4) 19b 4) Hvor enig eller uenig er du i, at? a. Jeg fik den støtte, jeg havde brug for til at finde en praktikplads b. Min skolepraktikinstruktør har forberedt mig på skoleperioden 19c 4) c. Jeg var godt forberedt til at komme i praktik på praktikcentret Som spm19a Som spm19a 20a 4) Hvor enig eller uenig er du i, at? a. Jeg lærer noget i praktikken 20b 4) b. Jeg er glad for at være i praktik Som spm20a 20c 4) c. Jeg kan bruge det, jeg lærer i skolen, i praktikken Som spm20a 21 4) Hvordan oplever du de faglige krav i praktikken? 1: For store 2: Tilpas 3: For små Note: 1 ) Betinget af spørgsmål 3. Skal kun besvares, hvis besvarelsen på spørgsmål 3 er 1: Grundforløbet 2) Betinget af spørgsmål 3. Skal kun besvares, hvis besvarelsen på spørgsmål 3 er 2: Hovedforløbet

8 Side 8 af 14 3) Betinget af spørgsmål 15. Skal kun besvares, hvis besvarelsen på spørgsmål 15 er 1: Praktikplads/uddannelsesaftale 4 ) Betinget af spørgsmål 15. Skal kun besvares, hvis besvarelsen på spørgsmål 15 er 2: Skolepraktik Flow i spørgeskemaet Nedenfor er flow i spørgeskemaet om elevtrivsel illustreret: Svar: 1 Svar: 2 4a 4b Svar: 1 Svar:

9 Side 9 af 14 Vær opmærksom på at der i webservicen valideres på om flowet i indberetningen overholdes, hvis det ikke er tilfældet afvises indberetningen. Yderligere krav til spørgeskemaet Der er følgende krav til det digitale spørgeskema: - Eleven må kun afgive en besvarelse pr. institution - Der må ikke ændres eller slettes i spørgsmålene og svarkategorierne, der er udmeldt af Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling - Spørgsmålene skal stilles i samme rækkefølge, som i det udmeldte spørgeskema - Institutionerne må gerne bede eleverne besvare yderligere spørgsmål, men disse skal placeres efter de obligatoriske spørgsmål i den samlede spørgeramme. Besvarelse af sådanne lokale spørgsmål skal ikke indberettes til ministeriet. - Det skal være muligt at logge ind og ud af besvarelsen, således at det er muligt for en respondent at vende tilbage og færdiggøre besvarelsen efter en afbrydelse Overførelse af data til Styrelsen for IT og læring Elevernes besvarelser på de obligatoriske elevtrivselsspørgsmål med tilknyttede baggrundsoplysninger skal overføres pr. institution til Styrelsen for IT og Læring via en Webservice senest 4. december. Der skal både overføres fuldstændige og ufuldstændige besvarelser til Styrelsen for IT og læring. Det tekniske format for Webservicen angives i en datainstruks her: Institutionen eller evt. leverandør vil modtage en kvittering pr. mail for overførslen af data. Kvitteringen sendes til den adresse, der er angivet på kontaktpersonen i metadata, mangler denne oplysning sendes der ikke en kvitteringsmail. Kvitteringsmailen indeholder information om antal overførte elevbesvarelser, hvis overførslen er gået godt eller en fejlbeskrivelse, såfremt hele eller dele af overførslen er fejlet.

10 Side 10 af 14

11 Side 11 af 14 Bilag 1 Databehandleraftale om behandling af personoplysninger J fr. Bestemmelserne i lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger (Persondataloven), med senere ændringer, indgås mellem den dataansvarlige: Styrelsen for It og Læring Vester Voldgade København V CVR i det følgende betegnet som STIL og yyyyyy yyyyyy CVR. xxxxxx i det følgende betegnet som databehandleren følgende aftale vedrørende behandlingen af de oplysninger, der indgår i følgende statistiske undersøgelse: Gennemførsel af trivselsundersøgelse på erhvervsuddannelserne (EUD). Generelle vilkår for data indsamlet til statistisk brug Al behandling af personoplysninger under denne databehandlersaftale sker udelukkende i videnskabeligt eller statistisk øjemed og under STILs paraplyanmeldelse til Datatilsynet J.nr af sådanne behandlinger. Det betyder, jf. persondatalovens 10, at de personoplysninger, der indgår, ikke må indgå i administrativ eller konkret sagsbehandling. Oplysningerne må heller ikke anvendes som grundlag for konkrete retlige eller faktiske foranstaltninger over for de omhandlede

12 Side 12 af 14 personer eller andre personer. Det er kun resultatet af den videnskabelige eller statistiske bearbejdning af personoplysninger, der kan bruges i administrativ sammenhæng, og kun under forudsætning af, at anvendelsen af resultaterne sker på en sådan måde, at det ikke er muligt for udenforstående at identificere enkeltpersoner. Instruks Databehandlerens behandling af data sker alene efter instruks fra STIL (den dataansvarlige). Databeskyttelseslovgivning Databehandleren er til enhver tid forpligtet til at sikre, at gældende dansk persondatalovgivning overholdes, særligt persondataloven (lov nr. 421 af 31. maj 2000 med senere ændringer) og sikkerhedsbekendtgørelsen (bekendtgørelse 528/2000 med senere ændringer). Databehandleren skal træffe de i Persondatalovens 41, stk. 3 og stk. 5, nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysningerne hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller behandles i strid med reglerne i Persondataloven. Reglerne om behandlingssikkerhed er udmøntet i Datatilsynets Vejledning til bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning udarbejdet d. 2. april (Sikkerhedsbekendtgørelsen). Såfremt opgaven omfatter behandling af fortrolige eller følsomme oplysninger, skal databehandleren overholde de supplerende sikkerhedsforanstaltninger, der er fastsat i sikkerhedsbekendtgørelsens kapitel 3. Databehandleren skal sikre, at kun personer, som autoriseres hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles. Databehandleren sikrer ved behandling af oplysninger uden for databehandlerens lokaliteter, herunder ved brug af hjemmearbejdspladser eller lignende, at dette sker i overensstemmelse med sikkerhedsbekendtgørelsen. Overførsel af personoplysningerne til tredjelande kan alene ske inden for rammerne i persondata-lovens 27. Leverandøren må ikke overføre oplysninger til et ikke-eu/eøs-land uden STILs viden og accept, da STIL skal

13 Side 13 af 14 kunne leve op til sin forpligtelse som dataansvarlig til at sikre overholdelsen af persondatalovens 27 ved overførsel af oplysninger til tredjelande. Databehandleren har pligt til på eget initiativ at søge eventuel tvivl om sikkerhedskravene og opfyldelsen heraf afklaret, herunder via STIL. Databehandleren skal uden unødigt ophold underrette STIL, hvis der konstateres svigt i sikkerheden. Databehandleren skal på STILs anmodning udlevere fyldestgørende oplysninger til STILs vurdering og kontrol af, om de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger er iværksat og overholdes. Databehandleren har pligt til at deltage i eventuelle drøftelser med Datatilsynet og indarbejde eventuelle anbefalinger og/eller påbud mv. fra tilsynet vedrørende behandling af personoplysninger som er omfattet af denne aftale. Underdatabehandlere (underleverandører) Hvis databehandleren anvender underdatabehandlere, dvs. lader andre end databehandlerens egne medarbejdere udføre dele af databehandlingen, er det databehandlerens ansvar, at underdatabehandleren efterlever betingelserne i nærværende aftale, da betingelserne også gælder for eventuelle underdatabehandlere. Databehandleren skal informere STIL om evt. underdatabehandlere ved at fremsende en kopi af en underskreven underdatabehandleraftale. Tavshedspligt vedrørende fortrolige oplysninger For databehandlerens medarbejdere gælder reglerne for ansatte i den offentlige forvaltning. Databehandleren er således generelt forpligtet til at behandle alt modtaget materiale og alle modtagne oplysninger med diskretion og fortrolighed. I forbindelse med registrering og behandling af data i projektet, er databehandleren underlagt tavshedspligt med hensyn til de fortrolige oplysninger, som kommer til databehandlerens kendskab. Videregivelse Databehandleren må ikke uden instruks fra STIL videregive oplysninger, som man kommer i besiddelse af ved udførelsen af opgaven som databehandler med mindre det fremgår eksplicit af denne aftale, jf. særlige forhold nedenfor. Databehandleren må ej heller bruge indsamlede oplysninger fra opgaven til egne andre formål. Ændringer Denne databehandleraftale kan til enhver tid ændres uden varsel, hvis ændringen

14 Side 14 af 14 er nødvendig for at overholde de til enhver tid gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger. Særlige forhold Databehandleren må kun videregive resultatet af den enkelte institutions trivselsmåling til institutionen i anonymiseret form, dvs. på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere enkeltpersoners besvarelse. Alle besvarelser af det obligatoriske spørgeskema udmeldt af ministeriet afleveres efter undersøgelsens gennemførelse til STIL på personniveau med respondentens cpr-nummer som nøgle. De nærmere krav til formater og procedure for aflevering af data til STIL fremgår af Alle besvarelser skal ved undersøgelsens afslutning slettes, anonymiseret eller tilintetgjort, således at det efterfølgende ikke er muligt at identificere enkeltpersoner, der indgår i undersøgelsen. Fristen herfor er senest 45 dage efter aflevering af endelig rapport til institutionen, forudsat at data er afleveret til STIL og STIL har kvitteret for modtagelse af data. For anerkendelse af aftalen signeres: Dato: For den dataansvarlige: Dato: For databehandleren: