Projekt "Godt Tilpas" Tønder Kommune

Transkript

1 Juni 2012 SLUTEVALUERING Projekt "Godt Tilpas" Tønder Kommune

2 Indholdsfortegnelse Indledning 3 Sammenfatning 4 Resultater og projekterfaringer... 4 Forankringsscenarier Om projektet 8 Reduktion af sygefraværet 9 Øget trivsel og forebyggelse 10 Opmærksomhed på, at trivsel er en fælles opgave...10 Opmærksomhed på at forebygge nærved-sygemeldinger...10 Trivselsfokus i en tid med besparelser...11 Fastholdelse og håndtering af sygefravær 13 Fokus på tidlig og omsorgsfuld kontakt til sygemeldte...13 Fokus på at bevare kontakten til sygemeldte og få dem hurtigt tilbage...13 En kulturændring har været nødvendig 15 Viden og træning til ledelse og medarbejderrepræsentanter har kickstartet en kulturændring...15 Lokale processer har udbredt og forankret kulturændringen på hele arbejdspladsen...15 Forankringsscenarier 17 Scenarie 1 Sygefravær på dagordenen vertikalt og horisontalt...17 Scenarie 2 - Uddannelse og træning til ledelse og medarbejderrepræsentanter i trivsel og håndtering af sygefravær...18 Scenarie 3 lokale processer på arbejdspladserne...19 Scenarie 4 - Udbredelse til andre forvaltningsområder...20 Evaluering data og metode

3 Indledning I 2010 igangsatte Tønder Kommune projektet Godt tilpas, som er gennemført i perioden medio 2010 til medio 2012 (30. juni), og finansieret af Forebyggelsesfonden. Projektet har omfattet 11 plejecentre i Pleje & Omsorg og 5 døgntilbud for voksne handicappede under Social & Handicap med samlet ca medarbejdere. Projektet har dermed rettet sig mod to kommunale forvaltningsområder, der traditionelt har et højt sygefravær. Projektets mål er at: Reducere sygefraværet med 10 % over tre år via forebyggelse og øget trivsel via fremme af fastholdelse og hurtigere tilbagevenden af sygemeldte medarbejdere. DISCUS har stået for evalueringen af projektet gennem de tre år med opstartsevaluering, midtvejsevaluering og denne slutevaluering. Slutevalueringen samler op på projektets målopfyldelse og projekterfaringer. Desuden fremsættes tre scenarier for, hvordan arbejdspladserne på de to områder kan understøttes i at forankre arbejdet med trivsel, sygefravær og fastholdelse

4 Sammenfatning Denne sammenfatning er opdelt i to hovedafsnit og følger rapportens opbygning: Resultater og projekterfaringer Forankringsscenarier med anbefalinger. Resultater og projekterfaringer Reduktion af sygefraværet Sygefraværet på de to områder Social & Handicap samt Pleje & Omsorg er reduceret i perioden med 8,4 %. (Der findes ikke sammenlignelige tal for 2012). Der er indikationer på, at projektet er noget af årsagen til reduktionen. Der er ikke tilsvarende reduktion på de forvaltningsområder, som ikke har deltaget i projektet. Evalueringsinterview viser, at arbejdspladserne oplever en bedre trivsel og forebyggelse samt bedre håndtering af sygefravær og fastholdelse, end ved projektets start. Trivsel og forebyggelse Arbejdspladserne oplever, at trivsel nu i højere grad ses som et fælles ansvar. Trivsel ses ikke længere som noget, der bare kommer, uden at man gør noget aktivt. Trivsel opfattes som et fælles ansvar, ikke alene på den enkelte arbejdsplads, men i hele distriktet eller området. Derfor er der fx også kommet en større parathed til at hjælpe andre arbejdspladser i distriktet, som er underbemandede. Arbejdspladserne har fået større opmærksomhed på nærved-sygemeldinger Der er kommet en større åbenhed på arbejdspladserne omkring svære emner (herunder mistrivsel). Både ledere, medarbejderrepræsentanter og medarbejdere oplever, at de er blevet mindre berøringsangste, når de ser tegn på mistrivsel hos en ansat/kollega eller i en arbejdsgruppe. Flere ledere har fået erfaring med tilpasninger af arbejdet for en ansat mhp. at forebygge en sygemelding. Arbejdspladserne har fundet plads til trivselsfokus i en tid med besparelser Det har været en udfordring at skabe overskud og tiltro hos medarbejderne til et trivselsfokus i en tid med besparelser. Men arbejdspladserne har haft gode diskussioner om, hvordan kvalitet og faglighed kan opretholdes og prioriteres under de nye økonomiske rammevilkår. Håndtering af sygefravær og fastholdelse Ledere har opbakning til tidlig kontakt og omsorgssamtale ved sygefravær Ledere fra de deltagende arbejdspladser er opmærksomme på at tage tidlig kontakt til en sygemeldt medarbejder og er desuden blevet mere sikre i, hvordan man tager en omsorgssamtale. Medarbejdere og medarbejderrepræsentanter bakker op om denne tilgang til håndtering af sygefravær

5 Sygemeldte bevarer i højere grad kontakt til arbejdspladsen under sygemeldingen Ledere er blevet mere opmærksomme på, hvor vigtigt det er, at kontakten mellem arbejdsplads og sygemeldt vedligeholdes under sygemeldingen. Det er blevet legaliseret også blandt kollegerne, at man som sygemeldt kommer på arbejdspladsen på besøg og deltager i personalemøder, faglige møder og sociale arrangementer. Ledere har fået fokus på funktionsevne hos sygemeldte medarbejdere Ledere har fået et større fokus på de arbejdsfunktioner, som en sygemeldt medarbejder stadig kan udføre trods sygdommen. Mulighedserklæringen er taget i brug som et redskab til at skærpe dette fokus. Det har resulteret i, at flere sygemeldte fra arbejdspladserne har genoptaget arbejdet gradvist i takt med, at de har fået det bedre (fx i en delvis raskmelding eller en virksomhedspraktik). Ledere har fået erfaring med fastholdelsesplaner og kendskab til fastholdelsesordninger Ledere oplever, at workshops, pjecemateriale og enkeltsagsrådgivning i projektet har givet dem kendskab til en bredere vifte af fastholdelsesordninger, og de har fået mere erfaring med at lave konkrete fastholdelsesplaner med fleksible løsninger til sygemeldte medarbejdere. Kulturændring Det har krævet en kulturændring at implementere en ny tilgang til trivsel og sygefravær Der er rykket ved holdninger på de arbejdspladser, der har deltaget i projektet man kan sige, at der er sket en kulturændring. Sygefravær opfattes ikke længere kun som en privat sag. Der er åbenhed for at finde løsninger på sygefraværet i samarbejde med arbejdspladsen. Og der er gjort op med opfattelsen af, at syge medarbejdere bliver hjemme, til de er helt raske. Det er i dag almindeligt, at man som sygemeldt gradvis genoptager arbejdet frem til fuldtidsraskmelding. Kulturændringen er kickstartet med viden og uddannelse til ledere og medarbejderrepræsentanter Viden og træning til ledere og medarbejderrepræsentanter har medvirket til det første skridt i retning mod en fornyet tilgang til håndtering af trivsel, sygefravær og fastholdelse. At både ledere og medarbejderrepræsentanter har deltaget i uddannelsen og fået en koordineret forståelse af emnet, vurderes af begge parter som vigtigt for den videre udbredelse af de nye tilgange til trivsel, sygefravær og fastholdelse. Kulturændringen er yderligere hjulpet på vej af lokale processer på arbejdspladserne På de arbejdspladser, hvor kulturændringen er slået mest igennem, har ledelsen meget tydeligt udmeldt sine holdninger og ønsker til en anden tilgang. Og så er medarbejderne blevet inddraget i at tænke med på, hvordan denne tilgang kan udmøntes til en anden praksis. Der er igangsat forskellige lokale processer for at inddrage medarbejderne i disse drøftelser, fx temadage, temamøder eller kursusdage. De lokale processer har været et vigtigt element i den succesfulde udbredelse og implementering af de nye tilgange til sygefravær og fastholdelse

6 Forankringsscenarier Nedenfor er formuleret tre scenarier til forankring af de succesfulde elementer fra Projekt Godt Tilpas og et fjerde scenarie, der handler om udbredelse til andre forvaltningsområder. De foreslåede scenarier kan sættes i gang selvstændigt, men implementering af flere scenarier vil virke gensidigt forstærkende. Scenarie 1 Sygefravær på dagordenen vertikalt og horisontalt Det har vigtig signalværdi og stor betydning for den kommunale ledelsesmæssige prioritering af en forebyggelses- og sygefraværsindsats, at Tønder Kommune samlet set udviser tydeligt fokus på sygefravær i hele kommunen. Det sker bedst ved at holde sygefravær på dagordenen både vertikalt (oppe fra og ned i organisationen) og horisontalt (på tværs af direktion, ledelse og medarbejdere) i den samlede organisation. Der er i løbet af 2012 allerede taget centrale initiativer i Tønder Kommune, der understøtter dette fokus. Blandt andet en ny aftalestruktur mellem fagchefer og områdeledere, der indeholder mål for nedbringelse af sygefraværet. Der er også vedtaget en ny MED struktur, der etablerer og forstærker fora for tværgående samarbejde om sygefravær og trivsel. Desuden er der et igangværende arbejde med revision af kommunens værdigrundlag, der har fællestræk med det værdisæt, som ligger til grund for Projekt Godt Tilpas. Scenarie 2 - Uddannelse og træning til ledelse og medarbejderrepr æ- sentanter i trivsel og håndtering af sygefravær Der vil være et vedblivende behov for at opdatere den viden, som ledere og medarbejderrepræsentanter har erhvervet i projektperioden via sygefraværsuddannelsen og rådgivning fra trivselskonsulenten - og også for at tilbyde lignende opkvalificering til nye ledere/ medarbejderrepræsentanter. Evaluator anbefaler, at man i Tønder Kommune ser på mulighederne for, at lederuddannelsen og den kommende ny MED uddannelse indeholder en opkvalificering i håndtering af trivsel, sygefravær og fastholdelse. Desuden anbefaler evaluator, at distrikts- og områdeledere har en løbende opmærksomhed på at holde ledelsen opdateret på ny viden om håndtering af trivsel, sygefravær og fastholdelse, der kan sikre organisationens fortsatte handlekraft ved sygefravær. Scenarie 3 lokale processer på arbejdspladserne I projektet har man erfaret, at inddragelsen af medarbejderne har været vigtig for at få bred opbakning til de nye tilgange til håndtering af trivsel og sygefravær. Men disse lokale processer er også vigtige for at fastholde fokus på trivsel og sygefravær, når dagligdagen melder sig

7 Derfor anbefaler evaluator, at arbejdspladserne fortsætter med at have trivsel, sygefravær og fastholdelse på dagordenen og fortsætter med en åben dialog om disse emner. Scenarie 4 udbredelse til andre forvaltningsområder Det første forankringsscenarie retter sig mod Tønder Kommunes overordnede dagsordensættelse af trivsel og sygefravær og vil derfor have bred indflydelse i kommunen. Scenarie 2 og 3 kan også igangsættes af andre forvaltningsområder, men handler primært om at videreføre de resultater, der er skabt med den kick start, projektet har fungeret som på områderne Pleje & Omsorg og Social & Handicap. Hvis andre forvaltninger ønsker at igangsætte en lignende proces, som i dette projekt, er det vigtigt at være opmærksom på, at projektresultaterne er skabt ved en bred og intensiv projektindsats over 3 år med: uddannelsesforløb for ledere og medarbejderrepræsentanter trivsels- og sygefraværskonsulent, der rådgiver om sygefravær og fastholdelse lokale processer på arbejdspladserne

8 Om projektet Projektets mål Projektets mål er at reducere sygefraværet med 10 % over tre år via forebyggelse og øget trivsel via fremme af fastholdelse og hurtigere tilbagevenden af sygemeldte medarbejdere. 1 UDGÅET målsætning: Fremme fastholdelse af seniormedarbejdere Projektets målgruppe Projektets målgruppe er medarbejdere på de deltagende arbejdspladser fra forvaltningsområderne Pleje & Omsorg og Social & Handicap. Det særlige fokus på at fastholde medarbejdere over 50 år er udgået af projektet, som anført i fodnote. Projektets aktiviteter Projektet er gennemført med følgende aktiviteter En sygefraværsuddannelse for 20 ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter fra 6 arbejdspladser. Fokus i uddannelsen har været: o Systemiske teorier o Anerkendende kommunikation o værktøjer målrettet forbedret samarbejde, arbejdsmiljø, sygefravær, produktivitet og kvalitet Ansættelse af en sygefraværs- og trivselskonsulent med flg. primære opgaver o Afholdelse af workshops for ledere, TR, AMR om fastholdelsesmuligheder o Afholdelse af oplæg om håndtering af sygefravær o Enkelt sags rådgivning om håndtering af omsorgssamtaler, fastholdelsesplaner og fastholdelsesmuligheder o Udarbejdelse af forskelligt pjecemateriale og vedligeholdelse af hjemmeside Udarbejdelse af sygefraværsstatistik til de deltagende arbejdspladser (er ikke udarbejdet siden foråret 2011) Projektets ledelse Projektet koordineres og ledes fra Tønder Kommunes sekretariat og personaleafdeling. Der er nedsat en styregruppe med fagchefer samt ledelses- og medarbejderrepræsentanter fra de to forvaltningsområder samt evaluator DISCUS A/S. 1 Målsætning om at fremme fastholdelse af seniormedarbejdere er udgået af projektet. Det blev besluttet af projektledelse og styregruppe, da Tønder Kommune samtidig med projektet har været inde i en periode med store personalereduceringer. Projektledelsens vurdering var, at et fastholdelsesfokus - navnlig på seniormedarbejdere - var et forkert signal under disse omstændigheder

9 Reduktion af sygefraværet Projektets mål er at reducere sygefraværet med 10 % på de to områder Pleje & Omsorg og Social & Handicap over en treårig periode. De kvantitative mål i projektet kan kun delvis afdækkes, da Tønder Kommunes registrering af sygefravær er omlagt til nyt system undervejs i projektperioden. Der kan derfor ikke fremskaffes sammenlignelige data for den sidste del af projektperioden. Dokumentationen for reduktion af sygefravær dækker derfor kun 2010 og Opgørelsen i figur 1 nedenfor går kun til 2011, hvor projektet Godt Tilpas løber frem til 30. juni Tønder Kommunes centrale registrering af sygefravær viser et fald i sygefraværet på de to udvalgsområder Sundhedsudvalget samt Socialudvalget i perioden Figur 1. Udvikling i sygefraværs pct. (opgjort på sygefraværstimer) i Tønder kommune fordelt på udvalgsområder Periode Hele kommunen Sundhedsudvalget Socialudvalget Arbejdsmarkeds- Udvalget Teknik/miljø udvalget Børn og skole udvalget Økonomi udvalget ,11 4,29 5,60 4,41 4,09 3,91 2,99 2, ,36 4,67 5,33 6,57 5,57 3,85 3,41 2, ,36 4,55 5,49 5,93 3,82 3,88 4,06 1, ,22 4,67 4,72 4,32 4,20 3,83 4,10 1, ,84 3,92 3,97 4,79 5,30 3,92 3,11 2,33 Kultur og fritids udvalget Kilde: Tønder Kommune, Analyse og ledelsesinformation Som figuren viser, er sygefraværet faldet på sundhedsudvalgets område fra 4,67 pct. i 2010 til 3,92 pct. i Der er registreret et tilsvarende fald på socialudvalgsområdet fra 5,72 pct. i 2010 til 3,97 pct. i For begge områder et fald på ca. 8,4 pct. Det er ikke muligt for evaluator at fastslå en direkte sammenhæng mellem projektets aktiviteter og sygefraværet, men der er nogle indikationer på, at noget af reduktionen kan skyldes projektet: reduktionen er sket i perioden, hvor projekt Godt Tilpas er blevet gennemført reduktionen er sket på de deltagende områder og ses ikke tilsvarende hos andre områder (dog med undtagelse af økonomiudvalget) Desuden viser kvalitative interview med områdeledere, lokale ledere, medarbejderrepræsentanter (og medarbejdere i midtvejsevalueringen), at de deltagende arbejdspladser har brugt projektets tilbud og vurderer, at det har haft en effekt for trivsel og forebyggelse fastholdelse og håndtering af sygefravær I de næste to afsnit beskrives det udbytte, som arbejdspladserne oplever at have fået via projektet, og hvordan de har omsat denne viden fra sygefraværsuddannelsen og fra trivselsog sygefraværskonsulenten

10 Øget trivsel og forebyggelse På sygefraværsuddannelsen har trivsel og arbejdsmiljø været centrale temaer, og det har givet deltagerne nogle redskaber til at gå hjem og tage emnet op i egen organisation. Ledere og medarbejderrepræsentanter, der har deltaget på uddannelsen, har efter uddannelsen involveret de andre ansatte fra arbejdspladsen og i nogle tilfælde hele området i trivselsdiskussioner. Det er forskelligt, hvad der har været på dagsordenen, når de deltagende arbejdspladser har arbejdet med trivsel og forebyggelse, men et par af de gennemgående temaer har været: opmærksomhed på, at trivsel er en fælles opgave opmærksomhed på nærved sygemeldinger og hvordan man kan bevare trivselsfokus i en tid med besparelser. Opmærksomhed på, at trivsel er en fælles opgave Det banebrydende for de arbejdspladser i projektet, der har sat fokus på trivsel, er at trivsel og forebyggelse i højere grad end tidligere bliver set som et fælles ansvar. Det vurderer interviewede områdeledere, ledere og fællestillidsrepræsentanter. Trivsel ses som noget, man ikke kan vente passivt på, man skal gøre noget aktivt - og det er hele arbejdspladsens ansvar. Opfattelsen af det fælles ansvar for trivsel gælder ikke blot i den lille arbejdsgruppe, men på hele området. De deltagende arbejdspladser har fx benyttet trivselsdiskussionerne til at tale om, hvordan man kan sikre, at kollegers sygemeldinger ikke fører til mere sygefravær, når der ikke kan indkaldes vikarer. Der er i dag i højere grad en parathed i de enkelte personalegrupper til at hjælpe hinanden på tværs af områder. Fx når en naboarbejdsplads har brug for assistance til at få vagtplanen til at hænge sammen. Man bruger også i højere grad rotation, praktik og omplacering på nabo-arbejdsplads til sygemeldte medarbejdere. Opmærksomhed på at forebygge nærved-sygemeldinger Ansatte har fået større fokus på hinandens trivsel, og der er kommet en kultur og et sprog, hvor man på en positiv måde kan italesætte den mistrivsel, man ser. Det vurderer både interviewede ledere, medarbejderrepræsentanter og fællestillidsrepræsentanter fra de deltagende arbejdspladser. Uddannelsen har skærpet fokus på den anerkendende dialog, og trivselsfokus i projektet har fået arbejdspladsen som helhed til at se vigtigheden af at have en åben dialog og opmærksomhed på nærved-sygemeldinger. Fx oplever fællestillidsrepræsentanter for FOA og SL i Tønder Kommune, at tillidsrepræsentanterne, der har været omfattet af projektet, er blevet mere opmærksomme på og modige til at kontakte en kollega, der viser tegn på mistrivsel

11 Interviewede TR ere og AMR ere oplever i tråd hermed, at der er kommet en større åbenhed i dagligdagen på deres arbejdspladser om det, der almindeligvis er svært at tale om - fx konkrete og faglige vanskeligheder i opgaveløsningen, samarbejdsproblemer mellem kolleger eller problemer i privatlivet, der kan medføre stress i dagligdagen. Interviewede ledere vurderer også, at de har fået mere erfaring med at gå i dialog med en medarbejder, der viser tegn på mistrivsel og i fællesskab med denne medarbejder aftaler nogle tilpasninger i arbejdet, så man undgår en eventuel sygemelding. Et eksempel er en udekørende social- og sundhedshjælper, der havde øjenproblemer og derfor fik svært ved at køre bil i vinterperioden, hvor sneen på vejene generede hendes øjne. I fællesskab blev leder og medarbejder enige om at lave en midlertidig omplacering af medarbejderen til en indegruppe på et plejecenter i vinterhalvåret. Interviewede ledere fortæller også, at de fra trivselskonsulentens workshops er blevet mere opmærksomme på mulighederne for delvis sygemelding, og hvordan det kan være et redskab til at undgå en medarbejders fuldtidssygemelding. Der er god erfaring med at bruge delvis raskmelding til medarbejdere, der vender gradvist tilbage fra en fuldtidssygemelding, men delvis sygemelding er endnu ikke så udbredt. Lederne mener dog, at det er en ordning, der med fordel kan bruges mere, hvis man når at komme på banen i tide. Trivselsfokus i en tid med besparelser I en tid, hvor der spares og omstruktureres, kan medarbejderne let miste troen på, at der er plads til at prioritere trivsel og forebyggelse. Der er måske ikke plads til de pædagogiske aktiviteter, man før havde med beboerne/ borgerne, eller der kan ikke indkaldes vikarer ved kollegers sygdom. Det er konkrete oplevelser fra dagligdagen, som arbejdspladserne har taget op i lokale diskussioner om trivsel. Medarbejdernes bekymring går på, at stress-niveauet stiger, fordi de skal nå mere på mindre tid, eller at arbejdsglæden forsvinder, når kvalitetsstandarder må sænkes. Ledere og medarbejderrepræsentanter i projektet har i forlængelse af sygefraværsuddannelsen arbejdet lokalt med, hvordan arbejdspladsen (afdelinger og faggrupper) har kunnet finde nogle løsninger på de bekymringer for trivslen, medarbejderne har. Hvordan man sammen kan finde løsninger til at undgå, at nedskæringer går ud over arbejdsglæde og trivsel, og at kollegaers sygefravær fører til mere sygefravær. Et tema, der har været behandlet, er det krydspres både medarbejdere og mellemledere kan stå i under en tid med besparelser. Mellemlederens krydspres handler om konfrontation med nye mål og reduceret budget på den ene side og medarbejderes kvalitetsopfattelse og frustration over tidspres på den anden. Medarbejderens krydspres handler om pres fra ledelsen på den ene side og pres fra borgeren på den anden. Arbejdspladser har benyttet trivselsfokus i projektet til at italesætte og gå i dialog om dette dilemma, og i forlængelse heraf få talt om, hvilke opgaver der skal løses og ikke løses, når der bliver mindre tid ude hos borgeren

12 Social og handicap har især haft fokus på, hvordan man kan holde fagligheden i højsædet, selv om der er et reduceret budget til efteruddannelse eller til pædagogiske aktiviteter med borgeren. En af arbejdspladserne, der har deltaget i sygefraværsuddannelsen, har taget et konkret initiativ. De afholder kollega coaching på personalemøder, hvor kolleger giver hinanden faglig sparring på konkrete udfordringer i dagligdagen. Andre arbejdspladser under samme område, der ikke har deltaget i sygefraværsuddannelsen, har taget dette initiativ til sig og bruger det i en forenklet version. Arbejdspladserne har tilsyneladende opnået gode erfaringer med at tale om, hvordan opgaver løses bedst muligt inden for de givne rammer, hvordan man fordeler opgaverne ved sygefravær, og hvordan kvalitet og faglighed kan opretholdes i en tid med færre ressourcer. Derved har projektet været medvirkende til at øge trivslen og sandsynligvis også forebygge sygefravær

13 Fastholdelse og håndtering af sygefravær Fokus på tidlig og omsorgsfuld kontakt til sygemeldte De deltagende arbejdspladser har via uddannelsen samt konsulentens oplæg, workshops og rådgivning opnået en forståelse af, at det er nødvendigt at have en tidlig og god kontakt med sygemeldte. Tønder Kommunes fælles sygefraværspolitik anbefaler, at der tages kontakt til en sygemeldt medarbejder på femtedagen, men ledere fra de deltagende arbejdspladser tager i dag typisk kontakt tidligere fx på tredjedagen eller allerede første dag, hvis der er mistanke om en trivselsproblematik. Dette er modtaget positivt af medarbejderne (jf. midtvejsevalueringen). Lederne fra de deltagende arbejdspladser er desuden blevet mere sikre i, hvordan man tager en omsorgssamtale. De har gjort sig nogle overvejelser og er mere bevidste om, hvad man må spørge en sygemeldt medarbejder om. De er også blevet mere bevidste om, hvordan man kan formulere sig, så det bliver tydeligt for medarbejderen, at det ikke handler om kontrol og mistillid, men om omsorg og praktisk håndtering af sygefraværet. Flere ledere fortæller, at de har brugt konsulentens vejledning og spørgeguide til omsorgssamtalen. Interviewede fællestillidsrepræsentanter for FOA og SL vurderer, at lederne på de deltagende arbejdspladser har taget omsorgssamtalen i brug på en god og konstruktiv måde. Arbejdspladserne, der har deltaget i projektet, er i det hele taget blevet meget opmærksomme på kommunikation og sprogbrug, når de taler sygefravær generelt og specifikt med en sygemeldt medarbejder. Denne læring har en afsmittende virkning på den daglige kommunikation på arbejdspladsen, når det handler om andre svære emner (som stress og mistrivsel, samarbejdsvanskeligheder, faglige udfordringer mm). Der er medarbejderopbakning til tidlig kontakt og omsorgssamtale ved en sygemelding Det tages ikke som udtryk for mistillid, at lederen ringer, når man melder sig syg, og mange medarbejdere er begyndt selv at ringe op, før lederen når at tage kontakt. Der er forståelse for, at lederen og arbejdspladsen har brug for at høre lidt om prognoserne for fraværet for at kunne planlægge opgaveløsningen. Det fortæller både interviewede ledere, medarbejderrepræsentanter og fællestillidsrepræsentanter. Det er fortsat sådan, at man som leder ikke må spørge ind til sygdommen og årsagen til sygefraværet, men det betyder ikke, at man ikke må tale om fraværet, og om der er noget, man som arbejdsplads kan gøre for at hjælpe den sygemeldte med at vende tilbage til arbejdet. Det er der kommet en bred accept og forståelse for på de deltagende arbejdspladser. Fokus på at bevare kontakten til sygemeldte og få dem hu r- tigt tilbage Et hovedfokus i projektet har været at fastholde sygemeldte, herunder hvordan sygemeldte medarbejdere kan være aktive under sygemeldingen og komme tidligere og gradvist tilbage på arbejde efter en sygemelding

14 Interviewede ledere fortæller i tråd hermed, at de via projektet er blevet mere opmærksomme på, hvor vigtigt det er, at kontakten mellem arbejdsplads og sygemeldt vedligeholdes under sygemeldingen, og at medarbejderen kommer tilbage i egne - eller andre - arbejdsfunktioner, så snart det er muligt. Lederne mener, at de altid har været opmærksomme på at have en løbende telefonisk kontakt med en sygemeldt medarbejder, men at de i højere grad også er blevet opmærksomme på at invitere den sygemeldte med til personalemøder, faglige dage og personalearrangementer, mens sygemeldingen står på. De interviewede ledere oplever samtidig, at de er blevet bedre til at se på den funktionsevne, som den sygemeldte har trods sygdommen og dermed også se på, hvilke muligheder der er for at udfylde nogle tilpassede arbejdsfunktioner før fuld raskmelding. Lederne har fået kendskab til mulighedserklæringen som et redskab til fastholdelse. De oplever også, at de har fået flere erfaringer med at lave fleksible og tilpassede fastholdelsesplaner for sygemeldte medarbejdere. Interviewede lederne fortæller også, at de især via sygefraværskonsulentens workshops, pjecer og rådgivning fået kendskab til og erfaring med at anvende en større vifte af fastholdelsesredskaber. Fx 56 aftale virksomhedspraktik på egen arbejdsplads delvis rask-/sygemelding. Også fællestillidsrepræsentanter, TR ere og AMR ere føler sig bedre klædt på med hensyn til kendskabet til fastholdelsesmuligheder. Alle interviewede tilskriver denne udvikling de workshops og pjecer, som trivselskonsulenten har afholdt og udgivet i projektperioden. Aktiv og tilbage på job under sygemeldingen Der er også, ifølge de interviewede medarbejderrepræsentanter, kommet en åbenhed hos de ansatte over for, at man som sygemeldt kan begynde på arbejde, før man er 100 % rask. Samtidig er der kommet en forståelse hos medarbejderne for, at en sygemeldt kollega i en periode får nogle andre tilpassede arbejdsopgaver (fx administrative eller stillesiddende), end jobbet normalt indeholder, og derfor ikke nødvendigvis indgår i vagtplanen den første tid. Der er også så småt ved at komme en forståelse for, at selv om man er syg, betyder det ikke nødvendigvis, at man skal sygemelde sig på fuld tid. Der kan være opgaver, man stadig kan løse trods sygdommen, eller man kan måske byde ind med halv kraft nogle timer om dagen eller et par dage om ugen med en delvis rask-/sygemelding. På en af de deltagende arbejdspladser er der et eksempel på, at en sygemeldt medarbejder hjalp kollegerne med at klare dagens spidsbelastning. Den sygemeldte foreslog selv ved sygemeldingen, at hun kunne komme og hjælpe kollegerne henover middagstid, som normalt er den travle periode på dagen. Hun kunne ikke holde til en hel arbejdsdag under sygemeldingen, men hun vidste, at hendes fravær ville presse kollegerne, og hun kunne godt overskue at komme et par timer midt på dagen for så at gå hjem igen og hvile sig

15 En kulturændring har været nødvendig I mange år har dogmet på de deltagende arbejdspladser været, at sygefravær er en privat sag, og at syge medarbejdere ikke går på arbejde. Den kultur er blevet vendt undervejs i projektperioden. Ifølge de interviewede medarbejderrepræsentanter, ledere, områdeledere og fællestillidsrepræsentanter er det i høj grad lykkedes at få en kulturændring, så der nu er bred opbakning til en tilgang med tidlig kontakt og omsorgssamtale ved en sygemelding, løbende kontakt til arbejdspladsen under sygemeldingen og gradvis genoptagelse af arbejdet frem til fuld raskmelding. Denne kulturændring har i forskellig grad været undervejs på arbejdspladserne også inden projekt Godt Tilpas, men er blevet forstærket og kickstartet via projektet. Dels med videnstilførsel til ledelsesniveau og medarbejderrepræsentanter, dels ved de efterfølgende lokale processer, hvor medarbejderniveauet er blevet inddraget i at udfolde de nye tilgange. Viden og træning til ledelse og medarbejderrepræsentanter har kickstartet en kulturændring 20 ledere og medarbejderrepræsentanter har deltaget i projektets sygefraværsuddannelse, og mindst 50 ledere har deltaget i sygefraværskonsulentens workshops om fastholdelsesordninger. Denne videnstilførsel og træning har været det første bidrag til den kulturændring, som de deltagende arbejdspladser har oplevet. Lederne har fået et teoretisk fundament og nogle konkrete redskaber til at håndtere ledelsesopgaven med sygefravær og fastholdelse. Uddannelsen har også givet værktøjer og kommunikativ træning i at tage emner som trivsel, arbejdsmiljø, samarbejde og opgaveløsning samt sygefravær op på arbejdspladsen. Medarbejderrepræsentanter fra de deltagende arbejdspladser har også deltaget på uddannelsen, og det har været medvirkende til at skabe et godt fundament for et samarbejde mellem leder, TR og AMR om at udbrede den nye tilgang på arbejdspladsen og til andre arbejdspladser på området, der ikke har deltaget i sygefraværsuddannelsen. Lokale processer har udbredt og forankret kulturændringen på hele arbejdspladsen At leder og medarbejderrepræsentanter for en arbejdsplads har været på uddannelse og workshops om håndtering af sygefravær er ikke nok, hvis de nye tilgange til sygefravær også skal møde accept og forståelse hos de ansatte. Derfor har uddannelsen også indeholdt en forpligtelse til at igangsætte processer i egen organisation som en del af hjemmearbejdet mellem undervisningsmodulerne

16 De interviewede ledere og medarbejderrepræsentanter vurderer, at de lokale processer har været nødvendige for at få en fælles koordineret forståelse af, hvordan man tænker og agerer i forhold til sygefravær på arbejdspladsen, og for at det nye ledelsesfokus på sygefravær skulle møde opbakning fra medarbejdersiden. Fælles for de arbejdspladser, som har oplevet den mest markante forandring af, hvordan man går til forebyggelse, trivsel, sygefravær og fastholdelse er, at medarbejderne er blevet inddraget på forskellig vis i drøftelser og diskussioner om de nye tilgange til sygefravær og fastholdelse (fx på temamøder og temadage om trivsel, sygefravær og fastholdelse). Ledelsen har været tydelig omkring sine holdninger og ønsker til en anden tilgang, og medarbejderne er blevet inddraget i at tænke med på, hvordan denne tilgang kan udmøntes til en anden praksis. Trivselskonsulenten har på mange af disse temamøder og temadage deltaget med et oplæg, som har rammesat de efterfølgende diskussioner. Fx med indlæg, der udfordrer holdninger som sygefravær er en privat sag og syge medarbejdere går ikke på arbejde. Arbejdspladser, der i dag hører under området Handicap Tønder, var for få år siden to selvstændige områder. De lokale ledere på arbejdspladserne og områdelederen har i kølvandet af projektet set en oplagt mulighed for at sætte en proces i gang med at udarbejde en fælles sygefraværs- og trivselspolitik for det samlede Handicap Tønder. Den arbejdsplads fra området, der har deltaget i sygefraværsuddannelsen, har holdt oplæg om de erfaringer, man har gjort sig, og om de initiativer man har sat i gang på arbejdspladsen i forbindelse med projekt Godt Tilpas. En anden arbejdsplads har for Handicap Tønders puljemidler til uddannelse fået et kursusforløb for hele arbejdspladsen hos samme udbyder, der har kørt sygefraværsuddannelsen. Tilgangen i projekt Godt Tilpas til sygefravær og fastholdelse vil derfor sandsynligvis smitte meget af på den fælles sygefraværs og trivselspolitik, som man skal til at udarbejde i Handicap Tønder. Det vurderer områdelederen og interviewede ledere fra arbejdspladser under Handicap Tønder. Trivselskonsulenten har i slutningen af projektet netop for at understøtte dette arbejde og de arbejdspladser, der vil i gang med en lignende proces, udarbejdet et materiale, der kan bruges til at lave en lokal sygefraværs- og trivselspolitik. Derved har projektet bidraget med værktøjer, der kan bruges i en lokal forankringsstrategi til at videreføre et fokus på trivsel, sygefravær og fastholdelse. Alt materiale udarbejdet i projektet er fortsat tilgængeligt på kommunens intranet

17 Forankringsscenarier Der ser ud til, at projektet har været medvirkende til at reducere sygefraværet på de to områder, der har været omfattet af projekt Godt Tilpas - og som historisk set har haft et højt sygefravær. Evalueringsinterview viser desuden, at erfaringerne fra de deltagende arbejdspladser utvivlsomt er, at projektet har medvirket til: et forbedret koordineret samarbejde ledelse, TR og AMR imellem om trivsel og sygefravær et intensiveret ledelsesfokus på sygefravær og mere sikker viden om redskaber til håndtering af sygefravær og fastholdelse. kulturændring på arbejdspladserne vedr. trivsel, sygefravær og fastholdelse Evaluator vil i dette afsnit formulere nogle scenarier for, hvordan man fremover kan understøtte fokus og handlekraft i Tønder Kommune, når det gælder om at forebygge og håndtere sygefravær og fastholdelse. Scenarierne er i tråd med den indsats, der har været i projekt Godt Tilpas. Forankringsscenarierne er drøftet og tilpasset efter et seminar afholdt den 14. juni inden projektets afslutning. På seminaret deltog: områdeledere, ledere og medarbejderrepræsentanter for arbejdspladser, der har deltaget i projektet styregruppen inkl. chef for Pleje og Omsorg chef for sundhed ifht borgere i Tønder Kommune repræsentant for jobcentret projektledelse og evaluator fra DISCUS. På de to forvaltningsområder, der har deltaget i projektet, er den nye tilgang til trivsel og sygefravær blevet grundigt introduceret, og på nogle arbejdspladser er tilgangen også godt implementeret, mens andre arbejdspladser stadig arbejder med lokal forankring. Fokus skal derfor fastholdes i tiden fremover, og trivsel, sygefravær og fastholdelse skal stadig være på dagsordenen, hvis de gode resultater fra projektet skal fortsætte. Nedenfor er formuleret tre scenarier til forankring af de succesfulde elementer fra Projekt Godt Tilpas og et fjerde scenarie, der handler om udbredelse til andre forvaltningsområder. De foreslåede scenarier kan sættes i gang selvstændigt, men implementering af flere scenarier vil virke gensidigt forstærkende. Scenarie 1 Sygefravær på dagordenen vertikalt og horisontalt Det har vigtig signalværdi og stor betydning for den kommunale ledelsesmæssige prioritering af en forebyggelses- og sygefraværsindsats, at Tønder Kommune samlet set udviser

18 tydeligt fokus på sygefravær i hele kommunen. Det sker bedst ved at holde sygefravær på dagordenen både vertikalt og horisontalt i den samlede organisation. Vertikalt fra politisk niveau, direktion, chefniveau og ledelsesniveau og på de enkelte arbejdspladser. Horisontalt på tværs i organisationen fx i Lederforum, HovedMED udvalg, Koordinerende- MED, fagmed og områdemed samt eventuelt arbejdsmiljøgrupper, tillidsrepræsentantmøder og stormøder mellem TR og AMR niveauet. Der er i Tønder Kommune indført en ny aftalestruktur med styringsaftaler mellem fagchefer og områdeledere. Et af aftalepunkterne i styringsaftalen handler om sygefravær, og der er sat konkrete mål for reduktion af sygefraværet. Det vil sige, at der allerede er taget et centralt initiativ til at sætte sygefraværet højt på den ledelsens dagsorden. Det ligger således fremover i opgavebeskrivelsen for distrikts- og områdelederne at have fokus på sygefravær. Samtidig er Tønder Kommune i gang med at revidere kommunens fælles værdigrundlag. Der er ikke ved projektets afslutning offentliggjort noget om indholdet, men chef for Pleje & Omsorg vurderer, at den linje, der indtil nu er lagt for det nye værdigrundlag, er meget i tråd med projektets tilgang til trivsel, sygefravær og fastholdelse. Tønder Kommune har indført en ny MED struktur, som er trådt i kraft 1. januar Den nye struktur skal være med til at sikre samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere i hele organisationen. Strukturen introducerer blandt andet TRIO Med, som er en lokalt forankret MED konstruktion mellem arbejdsmiljørepræsentant, tillidsrepræsentant og ledelse. Der er således et forum, der understøtter, at det tætte samarbejde om forebyggelse og sygefravær ledelse og medarbejderrepræsentanter imellem kan fortsætte. Denne evalueringsrapport og forankringsscenarierne fremlægges i august-september for Hoved Med (direktion, HR, ledelses- og medarbejderrepræsentanter) og for Lederforum (områdeledere, fagchefer og direktion), hvilket også vil medvirke til en spredning af projekterfaringerne. Scenarie 2 - Uddannelse og træning til ledelse og medarbejderrepræsentanter i trivsel og håndtering af sygefravær Evaluator foreslår, at man ser på mulighederne for at sikre uddannelse og træning af ledere i at håndtere trivsel og sygefravær. 20 Ledere og medarbejderrepræsentanter har i projektets sygefraværsuddannelse fået vigtig viden og træning i trivsel og håndtering af sygefravær. Uddannelsen har givet redskaber til at igangsætte en lokal proces med åben dialog om holdninger til sygefravær på arbejdspladsen. Endnu flere ledere og medarbejderrepræsentanter har fået kendskab til fastholdelsesordninger på trivselskonsulentens workshops. Der vil med tiden blive behov for at opdatere denne viden og tilbyde lignende opkvalificering til nye ledere/medarbejderrepræsentanter

19 Fra sygefraværsuddannelsen i projekt Godt Tilpas er der gode erfaringer med en uddannelse, der bygger på: systemisk teori anerkendende tilgang til kommunikation træning i dialogformer træning i praktiske værktøjer til forbedring af samarbejde, arbejdsmiljø, produktivitet og kvalitet. Evaluator anbefaler, at Tønder Kommune prioriterer, at uddannelse og træning i håndtering af trivsel, sygefravær og fastholdelse fremover indgår i uddannelsesprogrammet til nye ledere. For at sikre opdateret viden er det nødvendigt at afholde kurser om forebyggelse, sygefravær og fastholdelse. De enkelte arbejdspladser indgår i større distrikter eller områder med fælles ledelse, og det vil derfor være relevant, at områdeledelsen også koordinerer denne uddannelses- og kursusaktivitet i overensstemmelse med områdets øvrige ledelses opkvalificering. Mange jobcentre har fastholdelseskonsulenter, der er specialiseret i virksomheders fastholdelse af sygemeldte medarbejdere. Distrikts- og områdeledere kan forhøre sig hos jobcentret om muligheden for at få information og/eller oplæg om de gældende fastholdelsesordninger. Der bliver i Tønder Kommune udarbejdet en ny MED uddannelse i Evaluator anbefaler, at man ser på mulighederne for, at denne uddannelse også kommer til at indeholde elementer, der omhandler håndtering af forebyggelse, sygefravær og fastholdelse. Scenarie 3 lokale processer på arbejdspladserne Projekt Godt Tilpas har især i den sidste fase vist at for at få det fulde udbytte af det ledelsesfokus på sygefravær, der er skabt med uddannelsen samt af trivsels- og sygefraværskonsulentens rådgivning, skal medarbejderniveauet inddrages. Dels kan det være nødvendigt med en kulturændring for at få bred opbakning til de nye tilgange til håndtering af trivsel og sygefravær. Dels er det vigtigt, at fokus på trivsel og sygefravær ikke forsvinder igen, når dagligdagen melder sig. Lokale processer på arbejdspladsen er medvirkende til, at de ansatte også får fokus på trivsel og sygefravær og med en koordineret tilgang kan ledere, medarbejderrepræsentanter og ansatte fastholde fokus og trække i samme retning. Konkrete elementer til at inddrage medarbejdere i drøftelser om tilgang til trivsel, sygefravær og fastholdelse kan være: at sætte trivsel og sygefravær på dagsordenen på personalemøder. En tilgang kunne være at tage en dialog om sygefraværsstatistik og om holdninger og praksis når det gælder trivsel, sygefravær og fastholdelse. at afholde en temadag om trivsel, sygefravær og fastholdelse. Temadagen kan være for en enkelt arbejdsplads, for flere arbejdspladser under samme område eller arbejdspladser med opgavefællesskab

20 at starte en proces med at udarbejde en lokal trivsels- og sygefraværspolitik - og inddrage medarbejderne i processen. Fælles uddannelsesforløb eller kursusdag for hele arbejdspladsen (evt. for puljemidler eller projektmidler) Scenarie 4 - Udbredelse til andre forvaltningsområder Der er ikke i forbindelse med evalueringen vurderet på andre forvaltningsområders eksisterende tilgange til trivsel og sygefravær, og hvorvidt der er igangsat noget lignende som projekt Godt Tilpas. Derfor er der heller ikke basis for direkte at målrette forankringsscenarierne til andre forvaltninger. Projekterfaringer og resultater formidles dog til en bredere kreds end de deltagende forvaltninger. Evaluator formidler evalueringsresultater og forankringsscenarier for Hoved MED udvalget og for Lederforum i august/september 2012, og projekterfaringer og resultaterne stilles på den måde til rådighed for andre forvaltningsområder i kommunen. Det første forankringsscenarie retter sig mod Tønder Kommunes overordnede dagsordensættelse af trivsel og sygefravær og vil derfor have bred indflydelse i kommunen. Scenarie 2 og 3 kan også igangsættes af andre forvaltningsområder, men handler primært om en videreførelse af resultaterne, der er skabt med den kick-start, projektet har fungeret som på områderne Pleje & Omsorg og Social & Handicap. Hvis andre forvaltninger ønsker at igangsætte en lignende proces, som har kørt i dette projekt, er det vigtigt at være opmærksom på, at projektresultaterne er skabt ved en bred og intensiv projektindsats over tre år med: uddannelsesforløb for ledere og medarbejderrepræsentanter trivsels- og sygefraværskonsulent, der rådgiver om sygefravær og fastholdelse lokale processer på arbejdspladserne

21 Evaluering data og metode Evalueringen er overvejende kvalitativ og processuel med det dobbeltsidede formål at beskrive projekterfaringer om, hvad der har virket i projektindsatsen samt at forankre og videreudvikle indsatsen på de arbejdspladser, der har deltaget i projektet. De kvantitative mål i projektet kan kun delvis afdækkes, da Tønder Kommunes registrering af sygefravær er omlagt til nyt system undervejs i projektperioden. Der kan derfor ikke fremskaffes sammenlignelige data for den sidste del af projektperioden. Dokumentationen for reduktion af sygefravær dækker derfor kun 2010 og Data i slutevalueringen er fra: Tønder Kommunes centrale registrering af sygefravær fokusgruppeinterview med ledere og medarbejderrepræsentanter fra de to områder Pleje & Omsorg og Social & Handicap interviews med områdeledere fra Pleje & Omsorg og Social & Handicap interviews med fællestillidsrepræsentanter for SL og FOA evalueringsworkshop og afslutningsseminar med styregruppe Foruden denne slutevaluering er der i projektperioden gennemført: en opstartsevaluering i 2010 med best practice undersøgelse blandt arbejdspladser med lav sygefraværsprocent en midtvejsevaluering i september 2011 blandt deltagende arbejdspladser et midtvejseminar