Til dig, der vil vide mere om SKI

Transkript

1 Til dig, der vil vide mere om SKI

2

3 Velkommen til Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI). Denne brochure giver et overblik over, hvem vi er, og hvordan vi kan hjælpe offentlige organisationer til at opnå besparelser gennem et endnu mere effektivt indkøb.

4

5 SKI Statens & kommunernes indkøbs service 5 Søren Jakobsen, adm. direktør, SKI»SKI s vision er at inspirere og understøtte offentlige organisationer og deres indkøbere i at opnå indkøbsgevinster og fremme effektiv offentlig forvaltning. Veldisponerede indkøb af varer og tjenesteydelser er et af de centrale elementer i at optimere den offentlige sektor, og derfor arbejder vi grundlæggende for at forbedre serviceniveauet over for borgerne. Det er en opgave, vi er stolte over at varetage.«

6

7 SKI Statens & kommunernes indkøbs service 7 SKI s baggrund Emnet offentligt indkøb tiltrækker sig stor opmærksomhed og med god grund. Hvert år køber det offentlige Danmark varer og tjenesteydelser for godt 150 mia. kr.*, der hovedsageligt finansieres gennem skatter og afgifter. Da målet er et højt serviceniveau for borgerne, er det afgørende, at budgettet bruges mest effektivt. Det er her, Statens og Kommunernes Indkøbs Service finder sin berettigelse. Historien om SKI SKI er en offentlig indkøbscentral, som fandt sin nuværende form i 1994, da Statens Indkøb blev lagt sammen med Kommunernes Vareformidling. Begge institutioner udfyldte grundlæggende det samme formål: at bruge det offentlige indkøbsbudget som en løftestang til at sikre mængderabatter på de mest almindelige varer og ydelser til den offentlige sektor. Den opgave fører SKI stadig videre. Samtidig er vores mission at tilbyde det offentlige en nem og effektiv måde at købe de mest almindelige varer og tjenesteydelser, uden at de enkelte offentlige organisationer selv behøver at gennemføre tidskrævende EU-udbud. SKI ligger ikke inde med varer. Vi tilbyder derimod rammeaftaler, der har som formål at lade leverandører og offentlige indkøbere handle sammen på en måde, der gavner begge parter. Hvem ejer SKI? SKI drives som et aktieselskab, der ejes af staten (55 pct. af aktierne) og Kommunernes Landsforening (45 pct.). Vores indtægt er baseret på, at leverandørerne på vores rammeaftaler betaler os en andel af den omsætning, de har med grundlag i aftalerne. Andelens størrelse ligger gennemsnitligt på under én procent. I kraft af vores forretningsmodel har vi i SKI klar interesse i at etablere nyttige aftaler, der bliver brugt ofte og derved kan finansiere vores fortsatte virke. Vi er dog et not for profit-selskab. Eventuelt overskud i det enkelte år vil gå til at lancere nye rammeaftaler samt at udvikle endnu bedre metoder til at effektivisere offentligt indkøb. Indkøbscentraler En indkøbscentral er en ordregivende myndighed, der enten: indkøber varer og/eller tjenesteydelser for andre ordregivende myndigheder, eller indgår kontrakter eller rammeaftaler om bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser for andre ordregivende myndigheder. Udbudsdirektivets art. 1, stk. 10 *151 mia. kr. i Kilde: Danmarks Statistik

8

9 SKI Statens & kommunernes indkøbs service 9 EU-udbud i det offentlige Udbudsreglerne Reglerne om EU-udbud blev introduceret i begyndelsen af 1970 erne med det formål at sikre løbende konkurrenceudsættelse, gennemsigtighed, ligebehandling og ikke-diskrimination i forbindelse med offentlige indkøb. Udbudsreglerne skal give EU s erhvervsliv lige adgang til det offentlige marked, og den deraf øgede konkurrence om de offentlige kontrakter skal gøre det lettere for det offentlige at opnå besparelser gennem effektivt indkøb. I praksis betyder udbudsreglerne, at de fleste offentlige indkøb over en vis størrelse (den såkaldte tærskelværdi) skal gennem en udbudsproces efter et fast sæt af regler. De relativt komplicerede formkrav til udbudsprocessen medfører, at det kan kræve betydelige offentlige ressourcer at gennemføre EU-udbud korrekt. Konsekvensen af at overhøre udbudspligten Der har hidtil ikke været nogen nævneværdige sanktioner ved at omgå EU s udbudspligt, men et nyt kontroldirektiv er på vej i Under det nye direktiv vil konkurrerende leverandører og brancheforeninger kunne få en kontrakt med det offentlige ophævet, hvis den er blevet indgået uden om EU-udbudsreglerne. Læs mere om kontroldirektivet på Konkurrencestyrelsens hjemmeside Annonceringspligten I juni 2007 blev der i Danmark indført en annonceringspligt for offentlige indkøb. Den gælder indkøb med en samlet værdi på over kr. inden for et enkelt område og betyder pligt til at annoncere kontrakten i pressen eller et elektronisk medie, fx egen hjemmeside. Annonceringspligten bortfalder ligesom udbudspligten, hvis du handler gennem SKI s rammeaftaler. Tærskelværdier for EU-udbud Eksklusiv moms. (Beløb omsat fra euro til kr.) Varekøb Tjenesteydelser Bilag II A Tjenesteydelser Bilag II B Delkontraktydelser Statslige myndigheder kr kr kr kr. Kilde: Konkurrencestyrelsen. Læs mere om tærskelværdier på Regionale og kommunale myndigheder samt offentligretlige organer kr kr kr kr.

10 Fire fordele for SKI s kunder Stort udvalg af rammeaftaler for de mest efterspurgte varer og tjenesteydelser Fritagelse fra EU-udbud og annonceringspligt, når man benytter rammeaftalerne Gunstige priser, rabatter og leveringsvilkår Hensyn til relevante miljø-, energi- og arbejdsmiljømæssige krav

11 SKI Statens & kommunernes indkøbs service 11 Rammeaftaler hvad, hvordan, hvorfor? En genvej gennem udbudsreglerne I udbudsdirektivet åbnes der mulighed for at bruge rammeaftaler. Ved en rammeaftale forstås en løbende aftale indgået mellem en eller flere ordregivende myndigheder og en eller flere økonomiske aktører. Formålet med en rammeaftale er at fastsætte vilkårene for de konkrete købsaftaler, som på baggrund af rammeaftalen kan indgås i løbet af en given periode, især med hensyn til pris og eventuelt påtænkt mængde. SKI s arbejdsområde er at gennemføre EU-udbud på vegne af den offentlige og den halvoffentlige sektor. Udbuddene udmønter sig i rammeaftaler, der fremmer og effektiviserer offentligt indkøb. Derefter kan offentlige organisationer handle på SKI s rammeaftaler uden selv at gå i EU-udbud. Samtidig gør brug af rammeaftalerne indkøbsprocessen mere effektiv og gennemsigtig, da aftalernes vilkår er aftalt på forhånd. Leverandørerne på en rammeaftale er altid virksomheder, som er valgt ud fra en række saglige, objektive kriterier. Da de udvalgte virksomheder får adgang til det store offentlige marked gennem aftalen, kan de give attraktive priser og vilkår. En yderligere mængderabat kan også komme på tale, alt efter den enkelte ordres omfang. Grundlaget for SKI s rammeaftaler Det er SKI, der tager initiativet til at udbyde nye rammeaftaler, men det sker altid på baggrund af, hvad de offentlige indkøbere reelt har brug for. Derfor igangsættes vores nye aftaler altid med udgangspunkt i markedsundersøgelser. På den måde afdækker vi de områder, hvor mange offentlige institutioner har brug for ensartede varer eller tjenesteydelser i store mængder, og hvor der derfor er mulighed for at skabe de største effektiviseringer for den offentlige sektor. Når vores undersøgelser fastslår, at der er et tilstrækkeligt behov, der kan afhjælpes gennem en rammeaftale, inviterer vi en række af interesserede og toneangivende organisationer til at deltage i en såkaldt følgegruppe. Gruppen bliver tæt involveret i udarbejdelsen af rammeaftalen sammen med SKI, lige fra planlægningsfasen, gennem udbuddet, og til aftalen træder i kraft. Følgegruppens medlemmer er typisk eksisterende eller kommende kunder på SKI-aftaler, og på denne måde sikrer de sig, at aftalens detaljer passer til deres behov. Leverandørerne har samtidig mulighed for at tilbyde gode kommercielle vilkår og priser, fordi følgegruppens klare interesse indikerer en væsentlig volumen på den kommende rammeaftale. Følgegrupper En følgegruppe er et hold af engagerede offentlige indkøbere og teknikere, der deler deres viden og erfaring med SKI for at sikre, at vores rammeaftaler passer bedst muligt til det offentliges behov. Medlemmer af en følgegruppe får dermed reel indflydelse på kvaliteten af de rammeaftaler, som anvendes til indkøb i store dele af den offentlige og halvoffentlige sektor. Fordele for følgegruppen deltagerne i en følgegruppe vil med deres kommercielle og tekniske kompetencer få indflydelse og påvirke tilblivelsen af de rammeaftaler, som SKI indgår på vegne af hele den danske offentlige sektor. Således er følgegruppemedlemmerne med til at påvirke SKI s rammeaftalers kommercielle, produkt- og leverandørmæssige sammensætning. Hvem kan deltage i en følgegruppe? alle statslige, regionale, kommunale og halvoffentlige indkøbere kan deltage i en følgegruppe, hvis de har viden om det udbudte område, og hvis de er typiske brugere inden for området. SKI søger primært følgegruppedeltagere blandt de indkøbere, som kender og bruger vores eksisterende rammeaftaler, og blandt potentielle kunder til rammeaftaler på nye områder.

12 Sådan køber du ind gennem SKI En hurtig guide 1: Før du begynder på købet, er det vigtigt, at du kender dit behov og forbrugsmønster i detaljer. Derfor bør du overveje, hvilket produkt eller ydelse du skal bruge, samt hvilken mængde og kvalitet du behøver. Du bør også overveje, hvilke miljøkrav og leveringsbetingelser du vil stille. 3: når du har fundet frem til den objektivt bedst egnede leverandør, kontakter du leverandøren direkte, bestiller varen og oplyser dit SKI-kundenummer. Som alternativ til den direkte handel kan du bruge miniudbud eller e-auktion, hvis din ordre er særligt stor eller projektorienteret. Visse delaftaler kræver dog altid brug af miniudbud. 2: derefter går du ind på Her kan du se, om vi har en rammeaftale, der dækker dine behov. Når du har fundet rammeaftalen, kan du danne dig et overblik over aftalens opbygning og indhold samt de leverandører, du har mulighed for at handle med. Priserne og de øvrige konkurrenceparametre kan du derefter se på hvor du bruger din organisations SKI-kundenummer og password for at logge ind. 4: Husk at bede leverandøren om at registrere købet som et SKIkøb, så det bliver indmeldt til SKI. Det dokumenterer, at du har fået afløftet EU-udbudspligten. Du kan også selv bede om dokumentationen fra leverandøren, fx en gang om året. Fleksibilitet og frivillighed SKI s aftaler er et alternativ til at gennemføre egne EU-udbud.

13 Malet af Susana Errebo Skouborg Der kan være både tid og ressourcer at spare ved at handle gennem SKI. Besparelsen kan i stedet bidrage til at sikre den danske velfærd. Der er hverken minimumskrav eller loft over, hvor meget du kan købe gennem vores aftaler. Derfor kan du erhverve alt fra en enkelt kasse blyanter til komplette kontorindretninger og omfattende it-systemer gennem SKI. Prisen bliver ofte bedre for dig, jo større din ordre er. SKI s to hjemmesider Du finder oversigter over varer og leverandører på både vores generelle hjemmeside og vores mere specifikke side Hver rammeaftale har sin egen infoside på hvor der findes et link til yderligere information om samme aftale på dk. Forskellen på de to hjemmesider er, at er åben for alle, hvorimod kun er for SKIkunder og indeholder mere juridisk følsomme oplysninger, blandt andet specifikke priser. Derfor kræver denne side dit kundenummer og password for at logge ind.

14

15 SKI Statens & kommunernes indkøbs service 15 Hvad koster varen gennem SKI? Du handler altid direkte med leverandørerne, der har forskellige varer, priser og rabatniveauer. Derfor er den konkrete pris for en vare eller en tjenesteydelse afhængig af den kvalitet, mængde og leverandør, du vælger. På kan du se varernes SKI-priser, der allerede er fratrukket en vis rabat i forhold til leverandørens normale priser. Hvis du kan opnå yderligere rabat, fx volumenrabat, koordineringskøbsrabat eller anden form for rabat tilknyttet den specifikke aftale, skal denne rabat fratrækkes SKI-prisen. Resultatet er nettoprisen, som du betaler for at købe direkte fra leverandøren gennem rammeaftalen. Andre måder at handle på gennem en SKI-aftale Der er også andre måder at købe gennem SKI end det direkte køb. De enkelte rammeaftalers opbygning er meget forskellig, fordi markedsstrukturen på indkøbsområderne varierer. Derfor er der nogle måder at handle på, der passer bedst til visse aftaler. For kontormøbler er prisen som eksempel relativt nemt gennemskuelig, og derfor giver det mening at handle til nettopris. Aftalen om rådgivende ingeniørydelser kræver derimod helt andre inddelinger i erfaringsniveauer, anciennitet og specialisering hos ingeniøren. Her kan et såkaldt miniudbud ofte være en fordel. På den måde kan du som kunde opnå en fast projektpris. De forskellige handelsmåder er derfor med til at give dig konkurrencedygtige løsninger. Du kan læse mere om miniudbud, e-auktioner og andre måder at handle på gennem SKI på

16

17 SKI Statens & kommunernes indkøbs service 17 Lokal og global ansvarlighed Små leverandører velkomne hos SKI Hos SKI vil vi også gerne have små og mellemstore virksomheder som leverandører på vores aftaler. Det gælder især de steder, hvor lokal repræsentation eller faglig specialisering giver en reel merværdi for dig som kunde. To gode eksempler er vikarydelser og rådgivende ingeniørydelser. På andre produktområder, eksempelvis køretøjer, er der indgået aftaler med landsdækkende leverandører, der gør brug af lokale forhandlere. Endvidere ser SKI meget gerne og opfordrer til at mindre leverandører slår sig sammen i konsortier, som i fællesskab afgiver tilbud under et udbud af en SKI-aftale. Der er allerede sådanne konsortier på flere af vores aftaler, fx på rammeaftalen for kontorartikler, hvor over 20 mindre kontorforsyningsvirksomheder er gået sammen om at byde ind. Miljø, klima og økologi Der er rig mulighed for at købe miljørigtigt gennem SKI s rammeaftaler. Vi arbejder målrettet på at tilbyde et stort sortiment af miljørigtige og energieffektive varer i alle vores aftaler. Målet er at gøre det let for dig at vælge miljørigtigt, og derfor benytter vi os så vidt muligt af eksisterende og velkendte standarder på området, for eksempel Elsparefondens indkøbsvejledning og miljømærkerne Blomsten og Svanen. Det giver et godt overblik over mulighederne for at træffe miljørigtige valg. Det er derefter op til din organisations miljøpolitik, i hvilket omfang I ønsker at købe miljørigtigt. På samme måde er det muligt at købe fuldt økologisk gennem SKI s fødevareaftale, men det er op til dig som indkøber, hvor meget det økologiske skal fylde i jeres samlede indkøb af fødevarer. Samfundsansvar Samfundsansvar er et nyere emne inden for offentligt indkøb. Det handler om at tage hensyn til bl.a. arbejdstagerrettigheder og dermed undgå at købe varer, som er produceret under dårlige arbejdsforhold. Regeringen udsendte i 2008 en handlingsplan til fremme af virksomheders samfundsansvar. Planen sætter bl.a. fokus på samfundsansvar i relation til offentlige indkøb med udgangspunkt i FN s initiativ Global Compact. De ti principper i Global Compact handler om menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption og er indarbejdet i SKI s standardrammeaftale med leverandørerne, som fremadrettet bliver anvendt. Derfor er SKI-leverandører forpligtede til at overholde principperne i Global Compact samt til at stille tilsvarende krav til deres underleverandører. SKI vil samtidig øge indsatsen på udvalgte vareområder. Det drejer sig fx om træ, hvor SKI kan tilbyde et sortiment af varer med certifikater, der dokumenterer, at træet er bæredygtigt, samt fødevarer, hvor vi har et stort udvalg af Fair Trade-produkter. Vi ønsker at bidrage til at finde løsninger på de udfordringer, der er med at tage samfundsansvar i forbindelse med indkøb. Bl.a. derfor har SKI meldt sig ind i DIEH (Dansk Initiativ for Etisk Handel), hvis fremmeste opgave er at finde løsninger på danske virksomheders udfordringer i relation til leverandører i udviklingslande og de nye vækstøkonomier. På finder du en samlet oversigt over vareområder, hvor SKI har stillet krav til miljø og klima.

18

19 Vi håber, denne brochure har givet en grundlæggende forståelse for virksomheden SKI og vores rolle i det offentlige indkøbslandskab. Hvis du har yderligere spørgsmål, er du altid meget velkommen til at kontakte os.

20 Statens & Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen Islands Brygge København S Telefon Fax kundeservice@ski.dk Trykt på Maxi offset 250 g/m 2 papir